Was ist HR Software?

HR Software wird auch als HRIS (Human Resources Information System) oder HRMS (Human Resources Management System) bezeichnet. HR Tools helfen Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten in Bezug auf Kontaktdaten, Anwesenheit, Lohnabrechnung, Schulung und Leistungen. Die meisten HRMS lassen sich in Personalbeschaffungs- bzw. Bewerbermanagement Software und in Lohnprogramme integrieren.

Vorteile eines HR Tools

Das HR-Personal muss eine Reihe von Aufgaben erfüllen: Darunter zählen beispielsweise

• die Erfassung von Mitarbeiterdaten,
• die Verwaltung von digitalen Personalakten und Papierkram,
• das Management von Compliance,
• die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Manuell durchgeführt können die Komplexität und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten für die Fachkräfte in der Personalabteilung belastend sein, insbesondere in kleinen Unternehmen mit weniger Fachkräften.

So unterstützt Personalmanagement Software das Unternehmen, indem grundlegende HR-Funktionen automatisiert werden, und damit die verschiedenen Prozesse effizienter und produktiver werden. Nachfolgend werden Methoden beschrieben, mit denen eine moderne HR Lösung die Effizienz einer Personalabteilung verbessert:

• Erhöhung der Produktivität: HR-Prozesse umfassen eine Reihe von administrativen Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Einhaltung von Vorschriften und die Lohnabrechnung des Personals. Manuell durchgeführt sind diese Prozesse zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine HR Lösung unterstützt bei der Automatisierung dieser Prozesse durch die Bereitstellung digitaler Datensätze von Mitarbeiterdaten und Compliance-Informationen. Darüber hinaus können Lohnabrechnungsprozesse aus der Software heraus gesteuert und damit manuelle Fehler minimiert werden.
• Einfacher Zugriff auf Informationen: HR Programme ermöglichen es den Nutzern, Informationen zu Personal, Compliance, Leistungsbeurteilung und Lohnabrechnung in einer zentralen Datenbank zu speichern, die über die Cloud allen autorisierten Fachkräften zugänglich ist. Mithilfe des Datenrepositories können Nutzer auch ein unternehmensweites HR-Self-Service-Portal implementieren, in dem das Personal auf seine eigenen Informationen, wie etwa Compliance-Zertifikate, Lohnabrechnungen und Urlaubstage, zugreifen kann.
• Verbesserte Datensicherheit und Compliance: Heutige Unternehmen werden mit mehr Datensicherheitsrisiken konfrontiert als je zuvor. Datensicherheitsrisiken bestehen sowohl extern, wie etwa Hacking, als auch intern, wie Diebstahl durch Personal. Kritische HR-Daten, wie z. B. personenbezogen Daten des Personals und Lohnabrechnungsdaten, können bei Missbrauch zu schweren Strafen führen. Dies bringt die Notwendigkeit strenger Datensicherheitsrichtlinien innerhalb der Personalabteilung mit sich. Eine HR Software bietet den Nutzern nicht nur einen sicheren Datenzugriff, sondern ermöglicht es ihnen auch, die Downloads kritischer Dokumente und Verträge durch das Personal zu überwachen. Darüber hinaus stellt eine cloudbasierte HR Lösung sicher, dass der Datenspeicherort sowohl regionalen als auch globalen Vorschriften wie PII und der DSGVO entspricht.

Typische Funktionen einer HR Software

• Mitarbeiterdatenbank: Pflegen der Daten des gesamten Personals, das aktuell im Unternehmen arbeitet.
• Mitarbeiter-Lebenszyklus-Management: Verfolgung verschiedener Phasen des Lebenszyklus einzelner Angestellter, wie z. B. Personalbeschaffung, Onboarding Prozess, Verwaltung von Leistungen, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung.
• Performance-Management: Verwaltung von Performance-Beurteilungen (vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) sowie Aufzeichnung von Performance-Bewertungen und Feedback der Führungskräfte.
• Onboarding: Onboarding-Management bei neuen Mitarbeitern. Nutzer können Compliance-Dokumente und I-9-Verifizierungsdokumente verfolgen.
• Employee-Self-Service: Bereitstellung eines Portals für Angestellte, in dem sie sich anmelden und bestimmte Funktionen selbstständig ausführen können, z. B. ihre personenbezogenen Daten einsehen, wichtige Dokumente hochladen, Unternehmensrichtlinien und Compliance-Zertifikate ansehen usw.
• Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Befähigung des Personals, Arbeitszeiten zu protokollieren, Anwesenheit zu markieren und Urlaub zu beantragen. Diese Daten können in Lohnprogramme exportiert und dann zur Berechnung der Zahlungen für das Vertragspersonal verwendet werden.

Tipps für den Kauf eines HR Programms

• Arten von HR Software: Personalsoftware bietet eine Vielzahl an Funktionen. Die Unterscheidung zwischen Kernfunktionen und optionalen Funktionen kann für das Personalmanagement in kleinen Unternehmen verwirrend sein. Ausgehend von den Kernbereichen lassen sich HR Systeme wie folgt einteilen:
  • Leistungen/Lohnabrechnung
  • Personalbeschaffung
  • Performance
  • Schulung
  • Talent Management
  • Personal

Käufer sollten die für ihr Unternehmen relevanten Arten von HR Management Software sorgfältig auswählen und entsprechende Kaufentscheidungen treffen.

• Datenanalyse: Neben der Unterstützung der HR-Fachkräfte bei der täglichen Arbeit hilft das HR System auch bei der Formulierung von Einstellungs- und Mitarbeiterführungsstrategien durch Analyse-gesteuerte Berichte. Beispielsweise können Berichte über die historischen Daten zum Hintergrund eines Kandidaten den Personalvermittlungen wertvolle Informationen über wichtige Einstellungsentscheidungen liefern. Dazu gehören Arbeitserfahrungsbereiche eines Kandidaten für eine optimale Performance in einer Jobfunktion und die für diese Funktion erforderlichen Kompetenzen des Kandidaten. Außerdem können Berichte über die Performance des Personals in verschiedenen Bereichen dem Management helfen, die Qualifikationsdefizite zu bewerten und die Schulungsleitung bei der entsprechenden Planung von Schulungen zu unterstützen.

Relevante Trends in der HR Software

• Chatbots treiben die Automatisierung in der HR Software voran: Chatbots finden aufgrund ihres Kommunikationsumfangs Anwendung bei der Personalbeschaffung und ermöglichen einfache Interaktion mit Bewerbern (Talent Pool) über verschiedene Orte und Zeitzonen. Chatbots unterstützen auch die HR-Support-Funktionen, indem sie die grundlegenden Fragen des Personals zu HR-Richtlinien und HR-Prozessen beantworten. Da diese Technologien Einzug in den Bereich der Software für die Personalverwaltung halten, wird erwartet, dass Chatbots eine Reihe von Prozessen in den HR-Abteilungen ergänzen werden.

• Unternehmen setzen maschinelles Lernen ein, um die Prozesse von HR Systemen effizienter zu gestalten: Maschinelles Lernen verändert die Art und Weise, wie HR-Fachkräfte arbeiten, indem es ihnen in Echtzeit Einblicke in die Prozesse und Unterstützung bei den Prozessen bietet. Zum Beispiel kann ein HR Management Tool bei der Personalbeschaffung helfen, Bewerbungen in die engere Wahl zu ziehen, indem sie Lebensläufe und Bewerberdaten analysiert. Maschinelles Lernen kann Führungskräfte auch bei der Performance-Beurteilung unterstützen, indem sie das Personal nach verschiedenen Parametern wie Peer-Reviews, Umsatz, Anzahl der Projekte usw. bewerten können. Diese Lösungen können Führungskräfte auch dabei unterstützen, die zukünftige Performance eines Mitarbeiters auf der Grundlage historischer Daten vorherzusagen.

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