Top 9 der kostenlosen und Open Source Software für Personalverwaltung

Veröffentlicht am 19.12.2017 von Ines Bahr

Ich habe jedes Mal ein etwas schlechtes Gewissen, wenn ich im Supermarkt Gratisproben koste.

Ich weiß, dass sie genau dafür da sind, und ich weiß auch, dass mich die Mitarbeiter, die Schälchen mit Chips oder Käse verteilen (oder in manchen Läden sogar Gläser mit hervorragendem Rotwein), damit nur zum Kaufen animieren wollen.

Aber trotzdem …

Die Top 9 der kostenlosen und Open Source Software für Personalverwaltung

Ich fühle mich, als würde ich ihre Großzügigkeit ausnutzen, indem ich Kostproben verspeise, ohne anschließend ihre Waren zu kaufen.

Irgendwann fand ich heraus, dass genau das ein bekanntes Prinzip der Sozialpsychologie ist. Unternehmen zählen darauf, dass wir uns schlecht dabei fühlen, den „Gefallen“ einer kostenlosen Probe nicht zu erwidern – was dazu führt, dass sie mehr verkaufen.

Sobald ich dies wusste, wurde es viel leichter für mich, Kostproben anzunehmen, ohne mich sofort schuldig zu fühlen und den Drang zu verspüren, schnellstmöglich den wertenden Blicken der anderen Kunden zu entfliehen. (Ja, es kann amüsant sein, mich in sozialen Situationen zu beobachten …)

Kostenlose Software für Personalverwaltung

Alle in diesem Artikel genannten Software für Personalverwaltung sind kostenlos – und zwar richtig kostenlos, nicht so wie Gratisproben, die dir nach einer kurzen Testzeit ein schlechtes Gewissen einreden. Sie bleiben dauerhaft gratis (auch wenn manche ein paar Einschränkungen haben) und viele davon sind hervorragende Optionen für kleine Unternehmen und Startups.

Bei den folgenden 9 Produkten unterscheide ich zwischen Gratis- und Freemium-Angeboten (d. h. Produkten, die bis zu einem bestimmten Punkt gratis sind) und Open Source Systemen. Open Source Software ist ebenfalls kostenlos, doch einige Open Source Programme erfordern einen größeren Zeitaufwand oder Programmierkenntnisse, um eingesetzt werden zu können. Ich habe sie zunächst nach Kategorie und anschließend alphabetisch sortiert.

Gratis / Freemium

1. Apptivo

Apptivo Software für Personalverwaltung

Dieses Freemium-Produkt ist für bis zu 3 Nutzer kostenlos, aber beschränkt die Datenspeicherung für Gratiskonten auf 500 MB (im Vergleich zu 3 bis 10 GB, die nach dem Upgrade verfügbar sind). Die Gratisversion bietet zudem keinen Telefonsupport und keinen vollständigen Zugriff auf mobile Apps.

Vorteile / Nachteile

Apptivo ist als Palette von cloudbasierten „Apps“ konzipiert und nicht als einzelnes Softwareprodukt. Das verleiht dem Tool eine große Flexibilität und ermöglicht es den Nutzern, nach eigenem Ermessen die Funktionen auszuwählen, die sie brauchen. Mit HR-Apps für Mitarbeiterdaten, Rekrutierung, Urlaubsverwaltung und Teamkommunikation lässt sich unkompliziert ein grundlegendes HR-Tools für die meisten Anforderungen erstellen.

Andererseits ist Apptivo nicht speziell als HR-Tool entwickelt worden: Es umfasst Funktionen für zahlreiche andere Geschäftsbereiche wie Customer Relationship Management, Finanzen, Projektmanagement und Marketing. Somit ist es weniger als andere Tools auf HR-Manager ausgerichtet, denen möglicherweise Funktionen zu Schulungen und Leistungsbeurteilung fehlen.

2. HR.my

HR.my Software für Personalverwaltung

Dieses Gratistool gibt es schon seit ein paar Jahren, doch es ist noch immer auf das Wesentliche reduziert und konzentriert sich auf die wichtigsten Funktionen wie Abwesenheitsverwaltung, Employee Self Service und Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. HR.my ist als kostenloses Onlinetool verfügbar und wird von Crysanth Software betrieben und aktualisiert, einem Unternehmen mit Sitz in Malaysia, das fortlaufend neue Features und Updates veröffentlicht.

Vorteile / Nachteile

HR.my wird kontinuierlich und aktiv weiterentwickelt, wobei häufig auch Nutzervorschläge umgesetzt werden. Außerdem ist anzunehmen, dass das Tool dauerhaft kostenlos bleiben wird, denn es soll offenbar hauptsächlich das Interesse an anderen, kostenpflichtigen Tools des Entwicklers stärken und dafür Traffic generieren.

Obwohl HR.my webbasiert ist, wirkt das Erscheinungsbild etwas veraltet: Wenn du Wert auf Ästhetik legst, wirst du hier vielleicht nicht glücklich. Außerdem schränkt der Fokus auf Malaysia einige Funktionen für Nutzer in anderen Ländern ein, vor allem wenn es um die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht.

3. teamdeck

Teamdeck Software für Personalverwaltung

Die Zeiterfassungs- und Planungssoftware teamdeck ist unkompliziert und bietet gleichzeitig umfassende Funktionen. Die Zeitplanung ist ausgereifter als so manche Planungstools, die ich kenne: Manager können bestimmte Arbeits- oder Aufgabentypen zuweisen und sehen, an welchen Projekten ein Teammitglied zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet. Für anspruchsvolle Arbeiten oder für Manager mit Hang zum Mikromanagement ist das genau das Richtige.

Teamdeck ist für bis zu 6 Nutzer kostenlos.

Vorteile / Nachteile

Beschäftigst du dich gern im Detail damit, was deine Mitarbeiter so treiben? Dann wirst du teamdeck lieben. Wenn nicht, wird die Detailgenauigkeit dich möglicherweise eher frustrieren oder nerven. Nutzern zufolge gibt es auch ein paar Möglichkeiten zur Integration in andere Software.

4. Zoho People

Zoho People Software für Personalverwaltung

Dieses HR-Tool ist für fünf Mitarbeiter-Logins und zehn Mitarbeiterprofile kostenlos. Als webbasierte Software kann People in zahlreiche andere Tools von Zoho integriert werden (und davon gibt es viele).

Vorteile / Nachteile

Zoho ist ein großes, etabliertes Unternehmen und seine HR-Systeme verfügen erwartungsgemäß über ein professionelles Erscheinungsbild und Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Mitarbeiterdaten und Employee Self Service.

Allerdings bietet die Gratisversion nur einen eingeschränkten Funktionsumfang, du musst also auf einige der erweiterten Funktionen verzichten. Außerdem ist der Speicher auf 250 MB beschränkt.

Open Source-HR-Software

5. IceHrm

iceHRm Software für Personalverwaltung

IceHrm bietet sowohl eine gehostete Version (kostenlos für bis zu fünf Mitarbeiter, danach 2 USD je Mitarbeiter und Monat) als auch die Option, den Quellcode kostenlos herunterzuladen und deine eigene Instanz zu hosten.

Vorteile / Nachteile

Die Benutzeroberfläche von IceHrm ist im Vergleich zu anderen Open Source Lösungen ziemlich modern und macht das Tool besonders benutzerfreundlich. Die Funktionen umfassen Abwesenheitsverwaltung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Mitarbeiterdaten und das Hochladen von Dokumenten sowie die Möglichkeit, Berichte im .csv-Format herunterzuladen. Auch ein zuverlässiger Support bei Problemen macht diese Open Source Software für Personalverwaltung attraktiv.

Allerdings richtet das Tool sich eher an kleinere Unternehmen und bietet großen Unternehmen möglicherweise nicht den Funktionsumfang, den sie benötigen.

6. Jorani

Jorani Software für Personalverwaltung

Dieses Open Source Tool ist eher ein Nischenprodukt: Es dient hauptsächlich der Abwesenheits- und Überstundenverwaltung.  In diesen Bereichen bietet es dafür Funktionen zur Genehmigung von Abwesenheits- und Überstundenanfragen, integrierte Berichte, die Darstellung von Organisationsstrukturen und einen Kalender, der anzeigt, wer verfügbar und wer im Urlaub ist.

Vorteile / Nachteile

Jorani ist ein klar gestaltetes System, das sich auf das konzentriert, was es besonders gut kann. Wenn du nur ein kostenloses Tool zur Abwesenheitsverwaltung und -erfassung brauchst und es selbst hosten kannst, ist Jorani eine tolle Option. Wenn du allerdings weitere oder umfassendere Funktionen oder ein komplexes Tool benötigst, ist Jorani wahrscheinlich nicht ideal.

7. OrangeHRM

OrangeHRM Software für Personalverwaltung

Diese Open Source Software für Personalverwaltung verfügt über eine kostenpflichtige SaaS-Version inklusive Support und Hosting sowie eine kostenlose Quellcode-Version, die du selbst hosten kannst (der Downloadlink auf der Website von OrangeHRM ist nur für registrierte Nutzer zugänglich, aber du kannst den Quellcode auch ohne Registrierung auf SourceForge herunterladen).

OrangeHRM gehört zu den beliebtesten kostenlosen HR-Softwareprodukten und besteht aus einem modularen System mit einem Marktplatz, in dem man maßgeschneiderte Module und Plugins erwerben kann.

Vorteile / Nachteile

Keine Frage, OrangeHRM ist wirklich umfangreich: Es gibt Module für alles von der Abwesenheitsverwaltung und Rekrutierung bis hin zu Leistungsmanagement und Zeit- und Anwesenheitserfassung. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und der unkomplizierten Installationsmöglichkeit über einen bestehenden LAMP-Stack ist OrangeHRM eine gute Option für jedes Unternehmen, das die Zeit und Ressourcen für das Hosting einer Open Source HR-Anwendung aufbringen möchte.

Der Support von Orange ist kostenpflichtig und wurde von einzelnen Nutzern als unzureichend beschrieben.

8. Sentrifugo

Sentrifugo Software für Personalverwaltung

Sentrifugo ist ein Open Source HRMS-Tool mit allen Funktionen größerer und kostenpflichtiger HR-Softwarepakete:  Leistungsbeurteilung, Employee Self Service, zahlreiche integrierte Berichte, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und Funktionen für Rekrutierung und Vorstellungsgespräche.

Vorteile / Nachteile

Wenn du eine robuste und umfangreiche Software für Personalverwaltung benötigst und technisch versiert genug bist, um eine Open Source Installation zu bewerkstelligen, ist Sentrifugo definitiv einen Blick wert. Viele Nutzer vergleichen den Funktionsumfang mit dem von OrangeHRM. Gleichzeitig gibt es Nutzer, denen die zahlreichen verfügbaren Funktionen und Module zu komplex erscheinen.

Unser Ehrenplatz

9. Odoo

Wir haben Odoo bereits in unserem Artikel zu kostenlosen Open Source ERP-Systemen genannt, doch es hat auch hier eine Erwähnung verdient: Das Tool verfügt über ein robustes HR-Modul mit Funktionen zu Rekrutierung, Ausgabenverwaltung, Leistungsbeurteilung sowie Zeit- und Anwesenheitserfassung. Odoo ist für eine Anwendung und bis zu 50 Nutzer kostenlos. Auch wenn es sich um ein ERP-System und nicht um ein spezielles HR-System handelt, lohnt es sich, mal einen Blick darauf zu werfen.

Gibt es noch mehr Gratis- oder Open Source Software für Personalverwaltung?

Kennst du großartige Gratis- oder Open Source Software für Personalverwaltung, die ich in dieser Aufzählung vergessen habe? Nutzt du Tools mit spezielleren Funktionen, zum Beispiel zur Zeiterfassung, die hier unbedingt erwähnt werden sollten?

Oder hast du Tipps für Lebensmittelläden mit den leckersten Gratisproben?

Erzähl es in den Kommentaren!