Der Artikel wurde ursprünglich am 21.11.2021 veröffentlicht.
Personalverwaltungssoftware unterstützt Unternehmen beim Recruiting und Onboarding neuer Angestellter und hilft ihnen, die Anwesenheit und Leistung von Mitarbeitern zu verfolgen. In diesem Artikel möchten wir fünf kostenlose HR-Softwaretools vorstellen, die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) in Deutschland all diese Funktionen bieten.
In diesem Artikel
Mit Personalverwaltungssoftware können Unternehmen ihre Aufgaben und Prozesse im Personalbereich verwalten und optimieren. Die Software unterstützt Personalverantwortliche bei Personalbeschaffung, Onboarding, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anwesenheitsverfolgung, Terminplanung und Leistungsmanagement.
Sie dient als zentrale Datenbank für alle Personaldaten und automatisiert grundlegende Personalverwaltungsprozesse wie Zeiterfassung, Personalakquise und Lohn- und Vorteilsverwaltung.
In diesem Artikel findest du die fünf am besten bewerteten kostenlosen HR-Softwarelösungen auf Capterra, aufgelistet in alphabetischer Reihenfolge. Wir haben uns bei der Auswahl auf HR-Software beschränkt, die in Deutschland als kostenlose Version verfügbar ist. Jede Software hat eine Gesamt-Nutzerbewertung von mindestens 4,1 von 5 Sternen erhalten und bietet vielfältige Funktionen, die für die Personalverwaltung relevant sind, z. B. eine Mitarbeiterdatenbank, Anwesenheitstracking und Berichte. Weitere Informationen über unsere Auswahlmethodik findest du am Ende des Artikels.
Hier findest du eine Übersicht über alle 5 kostenlosen HR-Tools:
1.
Bitrix24 bietet neben Funktionen für Zusammenarbeit, Customer Relationship Management (CRM), Vertrieb und Projektmanagement die Funktionen einer Personalverwaltungssoftware: Unternehmen können mit dem Tool Anwesenheiten verfolgen, Abwesenheiten genehmigen, ein Mitarbeiterverzeichnis führen, Leistungsberichte bestellen und Arbeitsabläufe automatisieren.
Bitrix24 Kosten
Die Gratisversion kann von unbegrenzt vielen Personen genutzt werden und bietet 5 GB Speicherplatz auf Bitrix24. Dazu kommen mehr als 35 Tools für die Aufgabenstellung und einen privaten oder öffentlichen Chat. Außerdem bietet Bitrix24 eine mobile App, Organigramme, Kalender, eine Wissensdatenbank, ein Kontaktzentrum, Onboarding-Funktionen, ein Selbstbedienungsportal und einen Website-Builder.
Das Upgrade auf eine Bezahlversion bietet Zugriff auf Aufgabenbewertung und -delegierung, integrierte Telefonie, mehr als 600 Apps vom Bitrix24-Marketplace, CRM-Analysen, Rechnungsfunktionen sowie Funktionen für die Veröffentlichung auf bis zu zehn Websites.
2.
Homebase ist eine kostenlos nutzbare Personalverwaltungssoftware für kleine Unternehmen. Mitarbeiter können sich über PCs, Tablets, Smartphones und Point-of-Sale-Geräte remote anmelden und ihre Arbeitszeiten erfassen. Über farbcodierte Dienstpläne im Planungsmenü kann das Management Aufgaben erstellen und teilen. Mit dem integrierten Tool für die Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich Arbeitsstunden kalkulieren, Abrechnungen teilen und Steuerdokumente einreichen.
In der Homebase-App sieht das Management Umsätze in Echtzeit. Angestellte erhalten im Voraus Zugriff auf ihr Gehalt und Zahlungen und Gehaltsabrechnung werden automatisch abgeglichen. Teams können Geburtstage oder Meilensteine im Teamplan festhalten und am Ende jeder Schicht Feedback sammeln.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Homebase
Homebase Kosten
Homebase Basic ist für bis zu 20 Angestellte und einen Standort kostenlos. Nutzer können Stundenzettel für bis zu 90 Tage speichern, Nachrichten in Echtzeit versenden, Lohnvorteile anbieten und POS-Geräte integrieren.
Das Upgrade auf die Essentials-Version bietet dem Management Zugriff auf erweiterte Kommunikations- und HR-Funktionen wie benutzerdefinierte Überstunden und Pausen, Schichttausch, Abwesenheitsanfragen, Remote-Einstempeln mit Fotoerfassung, Echtzeiterinnerungen und die Speicherung von Stundenzetteln für mehr als vier Jahre. Die Plus-Version umfasst Funktionen für Rekrutierung, Leistungsbeurteilung und Onboarding, ein Self-Service-Portal und Möglichkeiten zum Festlegen von Berechtigungen. Die All-in-One-Version bietet zusätzlich Funktionen für Gehaltsabrechnung, Business Intelligence (BI),Compliance und Arbeitskostenmanagement.
3.
Das Personalverwaltungssystem von monday.com legt den Fokus auf die Zusammenarbeit im Team. Personalverantwortliche können das Tool so anpassen, dass die Informationen angezeigt werden, die ihnen wichtig sind, etwa eine Tabelle der Rekrutierungspipeline mit farbcodierten Jobrollen und Kandidatenbewertungen. Möglich ist z. B. auch ein Workload-Board mit farbigen Markierungen, die Engpässe und nicht-nachhaltige Arbeitsbelastungen aufzeigen.
Vorgesetzte und Teammitglieder können ihre Arbeitszeiten tracken oder auf PCs oder Mobilgeräten manuell eintragen. Nutzer können nicht nur ihre Arbeitszeit erfassen, sondern auch ein Zeitprotokoll für jedes Element in einer Tabelle anzeigen und herunterladen. Das Management sieht im Time Tracking-Widget Überstundenwarnungen für bestimmte Boards.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für monday.com
Monday.com Kosten
monday.com ist für zwei Administratoren kostenlos nutzbar. Die Gratisversion bietet drei Boards, mehr als 200 Vorlagen, acht Spaltentypen und die Zusammenarbeit mit einem weiteren Teammitglied. Um sie zu nutzen, muss man sich einfach nur für die 14-tägige kostenlose Testversion anmelden.
Am Ende des Testzeitraums ist das Upgrade auf vier Bezahlversionen möglich: Basic, Standard, Pro oder Enterprise. Die erste Version bietet bis zu 40 Aktivierungen, 5 GB Speicherplatz und benutzerdefinierte Dashboards mit einem einzelnen Board-Element. Die Pro- und Enterprise-Versionen umfassen Zeiterfassungsfunktionen, Abwesenheitsverfolgung, ein Self-Service-Portal und Funktionen für Onboarding und Leistungsbeurteilungen.
4.
In der HR-Software von Wrike können Teams auf alle für das Personalwesen wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort zugreifen. Die anpassbaren Workflows vereinfachen komplexe Abläufe in der Personalverwaltung. Dashboards bieten in Echtzeit Einblicke in Aufgabenfortschritt, Projektleistung und Ressourcenmanagement. Dazu kommen Berichterstellungs- und Analysefunktionen für detailgenaue Informationen über den Arbeits- und Zeitaufwand von Teams, ihre Budgets und mehr. Diese Daten lassen sich in praktisch umsetzbare Erkenntnisse verwandeln, um die Teamleistung und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Wrike
- Benutzerfreundlichkeit
- Kundenservice
- Preis-Leistungs-Verhältnis
Verifizierte Reviewer
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"Tägliche Nutzung für Selbstorganisation und teamübergreifende Projekte vereinfachen die Kommunikatio..." Die ganze Bewertung lesen
Wrike Kosten
Die Gratisversion von Wrike kann als Webanwendung, Desktop-Version und mobile App genutzt werden und bietet Projekt- und Aufgabenverwaltungstools zum Planen von Aufgaben, Zuweisen von Ressourcen und Anhängen von Dateien an Projekte. Auch Drag-and-Drop-Kanban-Boards und Tabellenansichten sind verfügbar. Stundenzettel und Diagramme zur Arbeitsbelastung erhalten Nutzer mit der 14-Tage-Testversion aller Bezahlversionen außer der Team-Version.
Insgesamt sind vier Bezahlversionen verfügbar: Die Basisversion „Team“ konzentriert sich auf das Teammanagement und ist für 2–25 Nutzer und 20 Mitarbeiter verfügbar. Sie bietet unbegrenzt viele Projekte, Aufgaben, Felder und Formulare. In den Versionen Business, Enterprise und Pinnacle kommen Onboarding, Self-Service-Portale, Stundenzettel, Arbeitslastdiagramme und Zeiterfassungstools hinzu.
5.
Zoho People unterstützt Personalverantwortliche beim Rekrutieren, Onboarden, Verwalten und Unterstützen von Angestellten. Die Software bietet eine Datenbank mit Personaldaten für verschiedene Zweigstellen sowie Übersichten über Arbeitsbeginn und -ende der Mitarbeiter, Urlaube und Abwesenheiten. Vorgesetzte können Schichten planen sowie Stundenzettel und Leistungsübersichten einsehen. Über Self-Service-Funktionen erhalten Angestellte Zugriff auf relevante Informationen und können Anwesenheiten eintragen, Urlaub beantragen und Selbstbeurteilungen durchführen.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Zoho People
Zoho People Kosten
Die Personalverwaltungssoftware kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Es gibt eine Gratisversion mit 250 MB freiem Speicherplatz für bis zu fünf Nutzer. Sie bietet eine Mitarbeiterdatenbank, Unterstützung für mehrere Organisationseinheiten, Abwesenheitsgenehmigungen, Urlaubsverfolgung und standardisierte Berichte. Allerdings sind in dieser Version weder Stundenzettel noch Anwesenheitsverfolgung, Onboarding-Funktionen oder Abwesenheits-Scores verfügbar. Auch Anpassungsoptionen, Analysen, Integrationen, Warnmeldungen und LMS (Lernmanagementsystem) gibt es nur in den Bezahlversionen.
Es sind vier Bezahlversionen verfügbar: Essential HR umfasst Zeitmanagementfunktionen und Tools für das Onboarding von Bewerbern und Mitarbeitern. Die Professional-, Premium- und Enterprise-Versionen bieten außerdem die Anwesenheitserfassung mit Gesichtserkennung, biometrische Integrationen, Mitarbeiterkiosks, Schichtpläne und geografische Einschränkungen. Dazu kommen Zeiterfassung, Stundenzettel-Planungsfunktionen, Tools für die Rechnungsstellung, Leistungsbewertungen, 360-Grad-Feedback und Selbstbeurteilungen.
Wann lohnt sich die Bezahlversion einer Personalverwaltungssoftware?
Auch wenn manche Entwicklungsteams ihre Personalmanagement-Software kostenlos anbieten, reicht Freeware für die Anforderungen wachsender KMU selten aus. Meist ist Zeit für ein Upgrade, wenn ...
- ... die Software nicht genug Nutzerkonten bietet
- ... Anwesenheitsdaten nicht in Gehaltsberichte übertragen werden
- ... keine Funktionen für Zeiterfassung, Schichtplanung und Stundenzettel verfügbar sind
- ... keine Leistungsberichte oder Optionen zur Belohnung von Mitarbeitern verfügbar sind
- ... Angestellte sich nicht über das Tool zum Arbeitsbeginn melden, Schichten tauschen und Selbstbeurteilungen vornehmen können
So wählst du die richtige Personalverwaltungssoftware für dein Unternehmen
Sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose HR-Software kann eine gute Wahl für dein Unternehmen sein. Richte dich bei der Wahl des Personalverwaltungssystems nach den Bedürfnissen deiner Angestellten. Die Software deiner Wahl sollte den Fokus darauf legen, das Wohlergehen deiner Belegschaft sicherzustellen und ihre Leistung zu belohnen, statt sie mithilfe immer neuer technologischer Möglichkeiten strenger zu überwachen (wie Gesichtserkennung, biometrische Anmeldung zum Arbeitsbeginn oder geografische Einschränkungen). Je nach Branche solltest du dich für ein Tool mit besonders hohen Sicherheitsvorkehrungen entscheiden, um einem Datendiebstahl vorzubeugen.
Methodik
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, mussten die fünf Softwaretools mit Stand August 2023 den nachfolgenden Kriterien entsprechen:
- Die Software entspricht der Marktdefinition von Personalverwaltungssoftware: „Personalverwaltungssoftware (HR-Software) dient als Datenbank für Mitarbeiterdaten. Sie unterstützt Personalverantwortliche und Mitarbeiter der Personalabteilung dabei, Angestellte zu rekrutieren, zu verwalten, mit ihnen zu interagieren und sie in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen.“
- Alle gelisteten Tools bieten eine Gratisversion.
- Sie bieten die folgenden Kernfunktionen:
- Mitarbeiterprofile
- Mitarbeiterdatenbank
- Berichterstellung
- Zeit- und Anwesenheitsmanagement
- Die gelisteten Tools haben in den letzten zwei Jahren (21. August 2021 bis 21. August 2023) mindestens 20 Nutzerbewertungen erhalten. (Alle Produkte in unserer endgültigen Auswahl haben mindestens 60 Bewertungen.)
- Sie haben eine durchschnittliche Gesamtbewertung von mindestens 4,1/5 Sternen.
- Aus der durch diese Auswahl entstandenen Liste haben wir die fünf Tools mit den meisten Nutzerbewertungen in den letzten zwei Jahren ausgewählt.
