Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen: Die 5 besten Gratis- und Open-Source-Tools

Veröffentlicht am 22.11.2021 von Brian Westfall und Ines Bahr

22.11.2021: Der Artikel Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen erhielt ein Update

Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen mit diesen 5 besten Tools

Eine gute Personalverwaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg jedes wachsenden Unternehmens. Sie bietet eine zentrale Datenbank für sämtliche Daten deiner Angestellten und macht es möglich, wichtige Aufgaben im Personalwesen zu automatisieren, von der Zeiterfassung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Verwaltung von Vergünstigungen und Leistungsbeurteilungen.

Viele HR-Tools sind jedoch nicht gerade billig und wenn dein Unternehmen noch kein großes IT-Budget hat, ist es von Vorteil, wenn deine Personalverwaltung Software kostenlos nutzen kann, bevor sie sich für eine Premiumlösung entscheidet. Es gibt zahlreiche Gratis- oder Open-Source-Tools, die oft alle Funktionen bieten, die dein kleines Unternehmen braucht.

Wir haben fünf der laut Nutzerbewertungen besten kostenlosen und Open-Source-Personalverwaltungstools herausgesucht. Jedes dieser Produkte hat im vergangenen Jahr mindestens 10 Bewertungen auf Capterra mit einer durchschnittlichen Mindestbewertung von 4 von 5 Sternen erhalten (weitere Informationen zu unseren Auswahlkriterien findest du am Ende des Artikels). Die Produkte sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt.

Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen: mit diesen 5 Tools

  1. Bitrix24

4,0/5,0
452 Nutzerbewertungen

  • Gratisversion: Inklusive 5 GB Speicherplatz und Zugang zu Selbsthilfematerialien. Die Gratisversion von Bitrix24 kann normalerweise von bis zu 12 Personen genutzt werden, doch aufgrund der COVID-19-Pandemie bietet Bitrix24 diese Version für unbegrenzt viele Nutzer an.
  • Upgrade-Kosten: Upgrades sind ab 34 $/Monat für fünf Nutzer und 24 GB Speicherplatz verfügbar. Während der Geschäftszeiten steht der Support per Live-Chat zur Verfügung.

Bitrix24 ist ein Alleskönner und bietet Tools für die verschiedensten Geschäftsanforderungen vom Customer Relationship Management und Kundensupport über Videokonferenzen bis hin zu Dokumentenspeicherung und Projektmanagement. In der kostenlosen Personalverwaltungssoftware kannst du ein Organigramm des Unternehmens erstellen, die Informationen aller Angestellten verwalten und eine Wissensdatenbank mit allen Materialien zu Personalverwaltungsprozessen pflegen, auf die deine Mitarbeiter zugreifen können.

Bitrix24 bietet On-Premises- und Cloud-Bereitstellungsoptionen sowie mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

Mitarbeiterverzeichnis in Bitrix24
Mitarbeiterverzeichnis in Bitrix24 (Quelle)

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2. Fluida

4,6/5,0
14 Nutzerbewertungen

  • Gratisversion: Die Gratisversion von Fluida für bis zu 10 Nutzer umfasst ein Unternehmensverzeichnis, Funktionen für die Zeit- und Anwesenheitserfassung und E-Mail-Support.
  • Upgrade-Kosten: Die kostenpflichtige Version von Fluida ist ab 1 € pro Nutzer und Monat verfügbar und bietet Zusatzfunktionen wie erweiterte Berichte, Exportoptionen und Support per Live-Chat.

Die Software zur Personalverwaltung und Anwesenheitserfassung stammt aus Italien und ist weltweit nutzbar. Mit dem kostenlosen Personalverwaltungstool können Personalverantwortliche bezahlte Abwesenheiten und Überstunden verwalten, ein Mitarbeiterverzeichnis pflegen und in einem gemeinsamen Kalender sehen, wer im Büro und wer auswärts oder im Homeoffice arbeitet. Wenn Angestellte Urlaub beantragen, werden Benachrichtigungen angezeigt und automatisch Anwesenheitsberichte erstellt.

Gegen Aufpreis sind Hardware-Geräte zur Überwachung des Mitarbeiterstandorts und des Arbeitsbeginns im Büro verfügbar. Fluida ist cloudbasiert und über jeden Webbrowser auf beliebigen internetfähigen Geräten nutzbar.

Nutzer-Dashboard in Fluida
Nutzer-Dashboard in Fluida (Quelle)

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3. Freshteam

4,2/5,0
30 Nutzerbewertungen

  • Gratisversion: Die kostenlose Version der Personalverwaltungssoftware Freshteam erlaubt bis zu 50 Mitarbeiter und 3 gleichzeitig veröffentlichte Stellenangebote und bietet Grundfunktionen für das Bewerber- und Personalmanagement sowie die Zeit- und Anwesenheitserfassung. Der Support per Telefon und E-Mail ist inklusive.
  • Upgrade-Kosten: Die günstigste kostenpflichtige Version von Freshteam kostet 1 € pro Mitarbeiter und Monat plus 59 € Plattformgebühren monatlich und bietet mehr Stellenangebote, Anpassungsmöglichkeiten, erweiterte Zeit- und Anwesenheitsfunktionen und Support per Live-Chat.

Freshteam ist das Personalinformationssystem (HRIS) von Freshworks und das erste Tool auf unserer Liste, das auch Bewerbermanagementfunktionen bietet. Recruiter können einen separaten Posteingang für Bewerbungen nutzen, bis zu drei Stellenausschreibungen veröffentlichen, eine grundlegende Karriere-Website erstellen, Bewerber verfolgen und mit einer Scorecard für Bewerbungsgespräche bewerten sowie Mitarbeiterempfehlungen verwalten.

Die Gratisversion von Freshteam bietet außerdem einen Organisationsplan, ein Mitarbeiterverzeichnis und eine grundlegende Urlaubsverwaltung. Das Tool ist cloudbasiert und verfügt über mobile Apps für iOS und Android.

Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen mit Freshteam
Organisationsplan in Freshteam (Quelle)

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4. Homebase

4,6/5,0
723 Nutzerbewertungen

  • Gratisversion: Die Gratisversion von Homebase unterstützt unendlich viele Mitarbeiter an einem Standort und bietet Funktionen für Zeiterfassung, Mitarbeiterplanung, Personalverwaltung und Bewerbermanagement. Der Support per Telefon, Live-Chat und E-Mail ist inklusive.
  • Upgrade-Kosten: Das Upgrade auf die Essentials-Version kostet 14 $ monatlich pro Standort und bietet Funktionen für das Leistungsmanagement, GPS-Verfolgung von Außendienstmitarbeitern und die automatische Schichtplanung.

Homebase ist in erster Linie eine Plattform für die Zeiterfassung und Terminplanung. Mit der Gratisversion können Angestellte ein- und ausstempeln, Abteilungsleitungen können Pausen und Überstunden verfolgen und die Personalverwaltung kann tägliche Zeit- und Anwesenheitsberichte herunterladen. Die Funktion zum Erstellen von Zeitplänen kann individuell angepasst werden und erfasst Urlaubsanträge automatisch.

Außerdem kannst du mit Homebase Mitarbeiterinformationen verwalten, Stellenausschreibungen in Jobbörsen veröffentlichen und den Bewerberstatus verfolgen. Homebase ist cloudbasiert und verfügt über mobile Apps für iOS und Android.

Mitarbeiterplanung in Homebase
Mitarbeiterplanung in Homebase (Quelle)

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5. HRLocker

4,5/5,0
20 Nutzerbewertungen

  • Gratisversion: Die Gratisversion von HRLocker richtet sich an Start-ups und Kleinstunternehmen und unterstützt bis zu vier Mitarbeiter mit zentralen Funktionen für das Personalwesen, Onboarding/Offboarding und Abwesenheitsmanagement. Der Support ist auf Selbsthilferessourcen beschränkt.
  • Upgrade-Kosten: Upgrades sind ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat für mindestens 15 Mitarbeiter verfügbar und bieten einen eigenen Ansprechpartner sowie Support per E-Mail und Telefon.

Die aus dem Vereinigten Königreich stammende Personalverwaltungssoftware richtet sich an Startups auf der ganzen Welt. Neben einer Mitarbeiterdatenbank und Funktionen für das Dokumenten- und Abwesenheitsmanagement bietet HRLocker standardisierte Berichte, automatisiert Mitarbeiter-Onboarding- und Offboarding-Prozesse und hebt wichtige Mitarbeiterinformationen in einem HR-Dashboard hervor.

Das cloudbasierte Tool verfügt über mobile Apps für iOS und Android.

 Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen mit HRLocker
Abwesenheitsmanagement in HRLocker (Quelle)

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Personalverwaltungssoftware kostenlos nutzen

So wählst du die richtige kostenlose oder Open-Source-Personalverwaltungssoftware

Wenn du kostenlose Software für die Personalverwaltung vergleichst, solltest du Folgendes im Blick behalten:

  • Überlege, wie schnell dein Unternehmen wächst: Kostenlose Personalverwaltungssysteme beschränken oft die Datenmenge, die gespeichert werden kann, oder sie können nur bis zu einer bestimmten Mitarbeiterzahl genutzt werden. Wenn du dieses Limit ohnehin bald überschreiten wirst, könnte es sich lohnen, von vornherein eine kostenpflichtige Option zu wählen
  • Schau nach, was ein Upgrade kostet: Vielleicht planst du bereits, irgendwann ein Upgrade durchzuführen, oder du befürchtest, du könntest die Limits der Gratisversion versehentlich überschreiten (das passiert recht häufig). Informiere dich deshalb unbedingt darüber, was die nächste Preisstufe kostet.
  • Stell das Mitarbeitererlebnis in den Mittelpunkt: Wenn ein Produkt über Selbstbedienungsfunktionen für Angestellte verfügt, achte darauf, dass sie intuitiv und einfach zu nutzen sind. Wenn die Angestellten nicht finden, was sie suchen, und frustriert sind, musst du ihre Anfragen an die Personalabteilung trotzdem weiter manuell beantworten.
  • Sei dir deiner IT-Beschränkungen bewusst: Wenn du Open-Source-Software an deine Anforderungen anpassen willst (ein Vorteil des Zugriffs auf den Quellcode), benötigst du dafür erhebliche IT-Ressourcen. Falls du über keine eigene IT-Abteilung oder wenigstens einzelnes IT-Personal verfügst, ist Open-Source-Software, die beste angepasst werden muss, nicht die beste Option.

Nützliche Fragen, die du Anbietern bei der Auswahl kostenloser Personalverwaltungssoftware stellen solltest

Informiere dich ausführlich über verschiedene kostenlose und Open-Source-Personalverwaltungstools und stelle den Anbietern folgende Fragen:

  • Welche Supportoptionen bieten Sie an? Häufig stellen Anbieter den Support bei kostenlosen Produktversionen in Rechnung oder bieten ihn gar nicht erst an. Sobald Schwierigkeiten auftreten, wird das zum Problem. Frag nach, wann und auf welche Weise (per Telefon, Chat oder E-Mail?) du den Support erreichen kannst und welche Kosten anfallen.
  • Wie leicht kann Ihr Produkt in andere Systeme integriert werden? Vermutlich ist die kostenlose Personalverwaltungssoftware nur ein Teil einer Reihe von Softwarelösungen, die du jetzt oder zukünftig für das Personalmanagement in deinem Unternehmen verwendest. Stell sicher, dass sie nahtlos in andere HR-Systeme integriert werden kann.
  • Welche Arten von Berichten können erstellt werden? Gratistools müssen an irgendeiner Stelle sparen, und meist geschieht dies bei den Berichten. Wenn die standardmäßig angebotenen Berichtsoptionen nicht ausreichen, achte darauf, dass deine Personalabteilung die Möglichkeit hat, eigene Berichte zu erstellen und anzupassen.
  • Gibt es bereits veröffentlichte Fallstudien? Eine Fallstudie hilft dir einzuschätzen, ob ein Gratisprodukt anderen Kunden einen wirklichen Mehrwert bietet. Wenn ein Anbieter keine Fallstudien anbietet und zögert, dich mit anderen Kunden in Kontakt zu bringen, solltest du das Produkt eher skeptisch betrachten.
Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser HR Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

So sind wir bei der Auswahl vorgegangen

Dieser Artikel wurde am 12. März 2021 aktualisiert. Die für diesen Artikel berücksichtigten Produkte mussten folgende Kriterien erfüllen:

  • Eine kostenlose eigenständige Version der Software ist verfügbar (keine Testversion, die nach einem begrenzten Zeitraum einen Produktkauf erforderlich macht).
  • Sie erfüllen unsere Definition von Personalverwaltungssoftware: Personalverwaltungssoftware (HR-Software) dient als Datenbank für Mitarbeiterdaten. Ein Produkt wurde als Personalverwaltungssoftware klassifiziert, wenn es über drei Kernfunktionen verfügte: Mitarbeiterprofile, eine Mitarbeiterdatenbank und Berichtsfunktionen.

Produkte, die dieser Definition entsprechen, mussten außerdem zum Zeitpunkt der Veröffentlichung mindestens 10 von Nutzern eingereichte und zwischen dem 1. März 2020 und dem 1. März 2021 veröffentliche Bewertungen auf Capterra mit einer Mindestgesamtwertung von 4 von 5 Sternen aufweisen.

Hinweis: Inhalte dieses Artikels, die in Nutzerbewertungen veröffentlichte Ansichten wiedergeben, stellen nicht die Meinung von Capterra dar.

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.