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Dokumentenmanagementsysteme

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS System) automatisiert den Prozess der Dokumentenverwaltung von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Verteilung im gesamten Unternehmen, wodurch die Effizienz erhöht und die Kosten und die Unordnung bei der Verwaltung von Papieraufzeichnungen reduziert werden. Document-Management-Software bietet Lösungen für eine Vielzahl von Dokumentanforderungen, von Dokumenten mit geringer Spezifität und hohem Umfang, wie Standardformularen bis hin zu hochspezifischen Artikeln mit geringem Umfang, wie zum Beispiel Eins-zu-eins-Korrespondenz. DMS Software ist mit Digital IT Asset Management Software und Wissensmanagement Software verbunden.

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Legen Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente rechtssicher & zentral ab. Schaffen Sie sich effizientere Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und ein einfaches Dokumentenmanagement. Erfahre mehr über Haufe Digitale Personalakte
Mit der digitalen Personalakte von Haufe schaffen Sie den nötigen Freiraum für digitale Zusammenarbeit und bieten HR eine zentrale Kommunikationsschnittstelle für beständige Arbeitsabläufe. Durch transparente Prozesse und fristgerechte Unterzeichnung von HR-Dokumenten steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und automatisieren Ihre repetitive Tätigkeiten im operativen Bereich. Mithilfe der integrierten Rechte- und Rollenkonzepte verschaffen wir Ihnen die nötige Informationsgrundlage für mehr Rechtssicherheit und Compliance. Und DSGVO konforme Datenspeicherung in einem deutschen Rechenzentrum versteht sich von selbst. Erfahre mehr über Haufe Digitale Personalakte

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Trans.eu

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Bietet Spediteuren (Straßentransport) die Möglichkeit des Frachtmanagements 4.0. Für die TMS-Integration oder als Standalone-Lösung Erfahre mehr über Trans.eu
Trans.eu stattet Spediteure im Straßenverkehr mit fortschrittlichen Frachtmanagement-Tools aus. Es bietet wesentliche Funktionen für Disponenten, Transportmanager, Planer und Einkäufer und kann unabhängig funktionieren oder Ihr bestehendes TMS-System erweitern: -Frachtmanagementmodul für Beschaffung, Verhandlung und Transportzuweisung -Netzwerk- und Kapazitätsmanagement innerhalb eines geschlossenen Carrier- Netzwerks -Datenbank mit 21.000 Spediteuren in Europa, Eurasien und dem Nahen Osten -Communicator mit automatischer Übersetzung und Gesprächsarchivierung -Mobile App für einfache Ladungssuche und Auftragsbestätigung -Tool zur Vorhersage von Frachtmarktpreisen -Marktplatz für öffentliche, private und kommunale Frachtenbörsen -Berichtsmodul für die Kostenhistorie und Leistungsverfolgung von Spediteuren -Optimieren Sie Ihre Abläufe mit den leistungsstarken Funktionen von Trans.eu. Erfahre mehr über Trans.eu

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Webbasiertes Tool, das Unternehmen hilft, Prozesse zur Dokumentenerstellung zu automatisieren und alle Bereiche des Unternehmens zu verbinden. Erfahre mehr über Conga Document Generation
Transformiere deine Dokumentenerstellung und erstelle Prozesse, die alle Bereiche deines Unternehmens miteinander verbinden. Erstelle für deinen Geschäftsbetrieb einen einfachen, präzisen und effizienten Informationsfluss über die gesamten Dokumentationsschritte hinweg. * Richte Dokumentvorlagen, Workflows und Genehmigungen ein. * Assistentenbasierte Dokumenterstellung. * Teile Dokumente sicher und arbeite in Echtzeit zusammen an Dokumenten. * Bewahre Dokumente in einem zentralen, sicheren Cloud-Repository auf. Erfahre mehr über Conga Document Generation

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Fluid Topics verwandelt Ihre technische Dokumentation in ein personalisiertes Informationserlebnis. Erfahre mehr über Fluid Topics
Fluid Topics ist die führende Content Delivery Platform (CDP) für technische Dokumentation. Unsere CDP ist eine Softwarelösung, die alle Arten von Dokumentation sammelt und vereinheitlicht, unabhängig von der ursprünglichen Quelle und dem Format, und dann die relevanten Inhalte in jeden digitalen Kanal, jedes Gerät und jede Anwendung einspeist, im Kontext mit den Bedürfnissen und der Umgebung der Benutzer. Erfahre mehr über Fluid Topics

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Die ELO ECM Suite ist die zentrale Dokumentenmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen. Erfahre mehr über ELO ECM Suite
Mit der ELO ECM Suite bieten wir eine zentrale Low-Code-Plattform für Digitalisierung und Dokumentenmanagement. Geschäftsrelevante Dokumente legen Sie automatisiert oder manuell in Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) ELO ab – damit diese für alle Mitarbeiter zugänglich sind, die sie benötigen. Gleichzeitig bietet die ELO ECM Suite ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten: Dafür sorgen eine AES-256-Bit-Verschlüsselung, umfangreiche Berechtigungsfunktionen für Funktionalitäten, Dokumente und Archivbereiche sowie die Unterstützung unterschiedlichster Backup-Konzepte. Erfahre mehr über ELO ECM Suite

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NAGIX ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Dokumenten effizient und automatisch in vollständig zugängliche PDFs umzuwandeln Erfahre mehr über Nagix
NAGIX ist ein fortschrittliches digital zugängliches Dokumentensystem, das es Organisationen ermöglicht, effizient und automatisch! Wandeln Sie große Dokumentenmengen in UA-konforme, barrierefreie PDFs um, zum Nutzen von Sehbehinderten und in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften, die Organisationen dazu verpflichten, ihren Kunden barrierefreie Formulare und Dokumente zur Verfügung zu stellen. Erfahre mehr über Nagix

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Aha! Knowledge ist eine KI-gestützte Produktinformationszentrale – teile all deine Dokumente an einem zentralen Ort. Erfahre mehr über Aha!
Aha! Knowledge ist eine KI-gestützte Produktinformationszentrale. Erstelle interne Wikis und Produktwissensdatenbanken, um wichtige Dokumente mit Mitarbeitenden und Kunden zu teilen. Verwende KI, um schnell hochwertige Inhalte zu entwerfen, und wähle aus mehr als 100 fachkundig erstellten Vorlagen aus, um Informationen auf konsistente Weise zu erfassen. Integrierte Whiteboardfunktionen machen es einfach, visuelle Diagramme hinzuzufügen. Verwende Aha! Wissen als nahtlos integrierter Teil von Aha! Roadmaps zur Dokumentation all deiner Produktinformationen zusammen mit deinen strategischen Plänen. Erfahre mehr über Aha!

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Leistungsstarke Dokumentenmanagementsoftware-Anwendung, mit der du alle Dokumente und Informationen einfach organisieren und verwalten kannst. Erfahre mehr über M-Files
M-Files bietet eine intelligente Dokumentenmanagementplattform der nächsten Generation, die die Unternehmensleistung verbessert, indem sie Mitarbeiter dabei unterstützt, Informationen effizienter zu finden und zu nutzen. Verbessere den Workflow, erhöhe die Wiederverwendung von Informationen, beseitige Redundanz, kontrolliere Inhalte auf sichere Weise und vermeide Konflikte und Datenverluste mit einer einzigen, intuitiven Dokumentenmanagementlösung, die in Windows Explorer integriert werden kann. Tausende von Unternehmen in über 100 Ländern verwenden M-Files zur Verwaltung ihrer Geschäftsdatenanforderungen. Erfahre mehr über M-Files

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Webbasierte App zum Online-Speichern, Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und Dokumenten. Templates, Charts und Kommentare sind verfügbar.
Webbasierte App zum Online-Speichern, Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und Dokumenten. Templates, Charts und Kommentare sind verfügbar. Erfahre mehr über Google Docs

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Plattform für die Freigabe von Dateien mit der Nutzer*innen Kontakte, Fotos, Videos, Präsentationen, Aufzeichnungen und mehr speichern und freigeben können.
Plattform für die Freigabe von Dateien mit der Nutzer*innen Kontakte, Fotos, Videos, Präsentationen, Aufzeichnungen und mehr speichern und freigeben können. Erfahre mehr über Google Drive

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Speichere und teile Cloudinhalte aus Google Docs, Microsoft Office-Dateien und herkömmlichen Dateien in Dropbox.
Speichere und teile Cloudinhalte aus Google Docs, Microsoft Office-Dateien und herkömmlichen Dateien in Dropbox, sodass du alle wichtigen Dateien einfach verwalten kannst. Dropbox Business ist ein digitaler Arbeitsplatz, dem mehr als 300.000 Geschäftsteams in aller Welt und mehr als 50 % der Fortune-500-Unternehmen vertrauen, weil es Dateisynchronisierung, Kollaboration und umfangreiche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen bietet, die sich mit dem Wachstum des Teams skalieren lassen. Erfahre mehr über Dropbox Business

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Eine Suite von Collaboration-Produkten für Teams und kleine Unternehmen. Webkonferenzen, Dateifreigabe und Planung in der Cloud.
Textverarbeitung für Teams. Arbeiten Sie mit Teamkollegen oder externen Partnern an einem einzigen Dokument. Verfolgen Sie alle Änderungen durch Ihre Mitbearbeiter in Echtzeit, kommunizieren Sie über den integrierten Chat und klären Sie offene Fragen über die Kommentarfunktion. Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Ihre Dokumente über Ihr iPhone, iPad oder Android-Gerät. Nutzen Sie Chrome für Mac oder PC, um in Google Docs selbst dann zu arbeiten, wenn Sie gerade offline sind. Erfahre mehr über Google Workspace

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Zu den integrierten Anwendungen gehören E-Mail, Kalender und Adressbuch, auf das maSn 24/7 über das Internet zugegriffen werden kann.
Office 365 ist mehr als nur Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Es bietet leistungsstarke Services wie E-Mail, Online-Speicher und Teamwork-Lösungen für Unternehmen, auf die du von überall aus zugreifen kannst. Bringe Teams und Ressourcen mit Lösungen wie Microsoft Teams und Skype for Business zusammen, die die Zusammenarbeit produktiver und angenehmer machen, unabhängig davon, wo sich die Teilnehmer befinden. Erfahre mehr über Microsoft 365

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Webbasiertes Filesharing Programme, mit dem du Dateien und Fotos auf PC, Mac, Android und iOS öffnen und freigeben kannst.
Webbasiertes Filesharing Programme, mit dem du Dateien und Fotos auf PC, Mac, Android und iOS öffnen und freigeben kannst. Erfahre mehr über OneDrive

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DocuSign verändert, wie der Geschäftsablauf vor sich geht, indem es jedem ermöglicht wird, vertrauensvoll und zuversichtlich jederzeit, überall und auf jedem gerät Transaktionen zu realisieren.
DocuSign verändert, wie der Geschäftsablauf vor sich geht, indem es mehr als 250.000 Unternehmen und mehr als 100 Millionen Benutzern in 188 Ländern ermöglicht, mit Vertrauen und Zuversicht Vereinbarungen jeder Zeit, überall und von jedem Gerät zu senden, zu unterschreiben und zu managen. DocuSign ersetzt Drucken, Faxen, Scannen und Papierdokumente, um Geschäfte zu tätigen. DocuSign ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, Branche und Geographie jede Vereinbarung völlig digital zu machen, um das Leben und das Geschäft anzutreiben.45y5y Erfahre mehr über Docusign

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Verwalte den Lebenszyklus deiner Inhalte mit flexiblen Aufbewahrungszeitplänen, Aufbewahrung für eine vertretbare Offenlegung und Dispositionsverwaltung.
Erweitere deine Information-Governance-Strategie mit dem integrierten Lifecycle-Management, das dein Unternehmen benötigt, um Risiken zu reduzieren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Optimiere die Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten, die Unternehmensprozesse unterstützen, mit flexiblen Aufbewahrungszeitplänen, Aufbewahrung für vertretbares Auffinden und Dispositionsverwaltung. Erfahre mehr über Box

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Anwendungen und Desktopfreigabe und -ansicht, Anmerkungstools, Instant Messaging, Webfolien und Whiteboards.
Anwendungen und Desktopfreigabe und -ansicht, Anmerkungstools, Instant Messaging, Webfolien und Whiteboards. Erfahre mehr über Microsoft SharePoint

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monday.com Work OS ermöglicht die einfache Erstellung, Zentralisierung, Verfolgung und Automatisierung aller Dokumentprozesse in deinem Unternehmen.
Mit monday.com Work OS kannst du alle Dokumente und Formulare an einem Ort erstellen, speichern und verwalten. Automatisiere die Erstellung und Genehmigung von Dokumenten, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren, arbeite an Dokumenten in Echtzeit zusammen, teile sie und optimiere die Sicherheit, indem du sie an einem Ort zentralisierst. Verfolge und überprüfe vergangene Bearbeitungen mithilfe der Dokumentsuche und standardisiere Dokumentprozesse, um dein Team auf dem gleichen Stand zu halten. monday.com ermöglicht eine effiziente Dokumentenverwaltung in einem kollaborativen Arbeitsbereich. Erfahre mehr über monday.com

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Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams, wo Wissen und Zusammenarbeit aufeinandertreffen. Erstellen, zusammenarbeiten und Aufgaben organisieren – an einem zentralen Ort.
Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams, wo Wissen und Zusammenarbeit aufeinandertreffen. Für schnelllebige Unternehmen ist es eine zentrale Wissensquelle. Mit Confluence profitieren Teams von verbesserter Organisation und Ausrichtung in allen Bereichen: von Besprechungsnotizen über Strategiedokumente bis hin zu IT-Dokumentation. Auf diese Weise können sie schneller bessere Entscheidungen treffen und flexibler auf Veränderungen reagieren. Confluence lässt sich nahtlos mit Atlassian-Produkten wie Jira Software und Trello integrieren und ermöglicht eine optimale Anpassung mit Apps von unserem Marketplace. Erfahre mehr über Confluence

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Wrike ist eine Kollaborationssoftware für die Dokumentenverwaltung mit visueller Prüfung, Echtzeit-Zusammenarbeit und Kanban-Tafeln.
Wrike ist eine Arbeitsverwaltungssoftware, der mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen. Rationalisiere dein Dokumentenmanagement mit cloud-basierter, kontextbasierter Dateispeicherung. Teile Dokumente in nutzerdefinierten Antragsformularen und Aufgaben, verkürze deine Genehmigungszyklen durch visuelle Prüfung und kennzeichne Teamkollegen schnell für jede Dateianfrage. Beschleunige deine Bereitstellung mit über 400 Integrationen von Wrike, einschließlich anderer Dokumenten-Management-Systeme. Dokumente sind leicht zu finden und Aufgabendiskussionen und Aktualisierungen können in Sekundenschnelle eingesehen werden. Erfahre mehr über Wrike

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Erstelle, bearbeite, konvertiere, signiere und kombiniere Dokumente mit der All-in-one-PDF- und E-Signaturlösung von Adobe.
Adobe Acrobat ist eine All-in-one-PDF- und E-Signaturlösung, der Fortune-500-Unternehmen vertrauen. Mit Acrobat kannst du Dokumente erstellen, bearbeiten, konvertieren, freigeben, signieren und kombinieren – alles von einer Adobe-Plattform aus. Du kannst nahtlose digitale Erlebnisse erstellen, mit denen dein Team von jedem Gerät und von überall aus zusammenarbeiten kann. Acrobat-Lösungen lassen sich in Anwendungen integrieren, die du täglich verwendest, einschließlich Microsoft 365, Google, Workday und weitere, sodass du Dinge nahtlos erledigen kannst. Erfahre mehr über Adobe Acrobat

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Eine App, die ermöglicht, jegliche Microsoft Word-Dokumente, Excel- und Powerpoint-Dateien zu erstellen, zu bearbeiten und anzusehen.
Eine App, die ermöglicht, jegliche Microsoft Word-Dokumente, Excel- und Powerpoint-Dateien zu erstellen, zu bearbeiten und anzusehen. Erfahre mehr über LibreOffice

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Cloudbasierte und On-Premise-Projektmanagementlösung, mit der Unternehmen jeder Größe Notizen, Aufgaben, Projekte, Datenbanken und mehr verwalten können.
Cloudbasierte und On-Premise-Projektmanagementlösung, mit der Unternehmen jeder Größe Notizen, Aufgaben, Projekte, Datenbanken und mehr verwalten können. Erfahre mehr über Notion

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Die Autodesk Construction Cloud bietet erstklassige Softwarelösungen für die Vernetzung von Teams, um Bauprojekte vorhersehbarer und sicherer zu machen.
Die Autodesk Construction Cloud bietet erstklassige Softwarelösungen für die Vernetzung von Büro- und Baustellenmitarbeitern – vom Entwurf über Planung und Bauphase bis zum Betrieb. So wird Ihr Bauprojekt vorhersehbarer, sicherer und nachhaltiger. Erfahre mehr über Autodesk Construction Cloud

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Dokumentensoftware, mit der Nutzer Dokumente erstellen und veröffentlichen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und vieles mehr tun können.
Mit Microsoft Word können Nutzer Dokumente unter Verwendung der cloudbasierten Textverarbeitungssoftware erstellen, bearbeiten, speichern und freigeben. Neben der Möglichkeit, neue Dokumente zu erstellen, können Nutzer mit Microsoft Word auch vorhandene Dateien öffnen und bei Bedarf ändern. So können mehrere Nutzer innerhalb eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung problemlos Änderungen vornehmen und sie über die Cloud speichern. Microsoft Word ist eine leistungsstarke Textverarbeitungssoftware, mit der Nutzer professionelle Dokumente erstellen können. Die Anwendung verfügt über eine nutzerfreundliche Oberfläche und eine Reihe integrierter Funktionen wie Textbearbeitung, Rechtschreib- und Grammatikprüfung, die zu hochwertigeren Dokumenten beitragen. Die Anwendung enthält auch Freigabefunktionen, mit denen Nutzer an demselben Dokument mit anderen zusammenarbeiten können. Erfahre mehr über Microsoft Word

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Dokumentenmanagementsysteme: Ratgeber

Was ist ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS System) unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Speicherung und Freigabe von Dokumenten: von Standardformularen und Verträgen bis hin zur Einzelkorrespondenz. DMS Software umfasst Funktionen wie Bilderfassung, Dokumentensuche und Zugriffsverwaltung, mit denen Nutzer einfach durch Geschäftsdokumente navigieren können.

Welche Vorteile bieten Dokumenten-Management-Systeme?

Dokumenten-Management-Software kann bei der digitalen Transformation von Unternehmen behilflich sein, indem sie den physischen Papierkram überflüssig macht.

Nachstehend sind einige der Vorteile einer Dokumenten-Management-Lösung aufgezählt:

  • Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit möglich
  • Kollaboration durch Datenaustausch
  • Schutz von geschäftskritischen Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Cyberkriminalität, Ransomware und Naturkatastrophen
  • Reduzierung der für die Aufbewahrung physischer Dokumente anfallenden Kosten

Was sind typische Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen?

  • Dokumentenerfassung: Digitalisierung von gedruckten Dokumenten mit Bilderfassungstechnologie. Fortschrittliche Plattformen bieten OCR-(Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) und Suchfunktionen.
  • Dokumentenverwaltung und -ablage: Speicherung, Zugriff, Veröffentlichung und Bearbeitung von Dokumenten auf einer gemeinsamen Plattform.
  • Volltextsuche: Suche nach relevanten Dateien und Dokumenten durch die Eingabe von Stichwörtern in ein Suchfeld.
  • Zugriffskontrolle/-berechtigung: Verwaltung von Zugriffsberechtigungen für bestimmte Personen oder Gruppen sowie Kontrolle, wer Dokumente ansehen und/oder bearbeiten darf.
  • Kollaborationstools: Teilen von Dokumenten mit Einzelpersonen oder einer Gruppe von Personen und Möglichkeit zur Bearbeitung oder zum Hinzufügen von Kommentaren.
  • Dokumentarchivierung: Erstellung eines zentralen Repositories für die Speicherung vertraulicher und archivierter Daten zur späteren Verwendung.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines Dokumenten-Management-Systems beachtet werden?

  • Integrationsmöglichkeiten: Um die Dokumenten-Management-Systeme optimal nutzen zu können, muss sie sich in andere wichtige Geschäftssysteme wie Buchhaltung, CRM, HR und Buchhaltungslösungen integrieren lassen. Dank dieser Integration kann neben den Dokumentenablage- und Austauschfunktionen des DMS-Systems auch eine unternehmensweite Dokumententextsuche gemeinsam genutzt werden. Beispielsweise unterstützt eine Integration der DMS Software in die Buchhaltungslösung die Nutzer bei der Indexierung und Ablage von Buchhaltungs- und Finanzdokumenten. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn bei internen oder externen Audits auf Dokumente zugegriffen werden muss.
  • Datensicherheit: Kleine Unternehmen sind sowohl externen als auch internen Bedrohungen der Datensicherheit ausgesetzt. Externe Bedrohungen sind z. B. Hackerangriffe oder Datenschutzverletzungen. Zu den internen Bedrohungen zählt z. B. der Diebstahl von Daten durch Personal. Und da ein Dokumenten-Management-System der Speicherort für wichtige Geschäftsdokumente ist, sind diese viel anfälliger für eine Datenschutzverletzung. Um dem Datenverlust komplett vorzubeugen, muss sichergestellt sein, dass das Dokumenten-Management-System der Wahl mit den neuesten Sicherheitsprotokollen und -methoden ausgestattet ist. Dazu gehören eine AES-256-Verschlüsselung (Verschlüsselung nach der Methode AES (Advanced Encryption Standard) mit 256 Bit langen Schlüsseln) sowie eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Scannen und Imaging von Dokumenten: Mit dem Scannen und Imaging von Dokumenten können Nutzer Dokumente nicht nur scannen, sondern sie auch anhand einer Reihe von Schlüsselwörtern indizieren. Die digitale Speicherung in Kombination mit einer präzisen Indexierung erleichtert eine Suche nach diesen Dokumenten. Manche Produkte bieten auch OCR an, mit deren Hilfe handschriftliche Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden können. Käufer, die mit vielen physischen Dokumenten zu tun haben, sollten Produkte mit dieser Funktionalität favorisieren.
  • Unternehmen möchten eine engere Verflechtung von Projektmanagement Software und Dokumenten-Management-Systemen: Innerhalb eines Unternehmens wird oft teamübergreifend zusammengearbeitet. Zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz setzen Unternehmen auf vereinheitlichte Lösungen, die Zeit und Mühe beim Wechsel zwischen einzelnen Tools sparen. Aus diesem Grund möchten Unternehmen ihre Projektmanagement Lösung in das Dokumenten-Management-System integrieren, sodass die Teams gemeinsam die Dokumente verwalten und nutzen können, während sie an einem Projekt arbeiten.
  • Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist mobil: Da der Einsatz mobiler Geräte immer mehr steigt, priorisieren kleine Unternehmen Lösungen mit mobilen Funktionen. Wir können damit rechnen, dass die Anbieter immer mehr mobile Dienste wie responsive mobile Schnittstellen, mobile Apps und Kundenportale anbieten werden.