Zur gleichen Zeit, in der viele Arbeitgeber mehr Pflichttage im Büro einführen, haben die Inflation und die steigenden Kosten dazu geführt, dass sich die Arbeitnehmer stärker denn je bewusst sind, was sie ausgeben, um zur Arbeit zu gehen. Tatsächlich geben 36 % der Arbeitnehmer an, dass sie eine Gehaltskürzung in Kauf nehmen würden, um von zu Hause zu arbeiten.

Studie zur Rückkehr ins Büro und höheren Mitarbeiterausgaben

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Unternehmen eine gelungene Hybridstrategie aufstellen, die von den Mitarbeitern akzeptiert wird und wie sie ihre Angestellten motivieren können (finanziell und nicht-finanziell), mehr an den Arbeitsort zu kommen. Wir befragten 2.716 Angestellte aus den USA, Kanada, Brasilien, Mexiko, Großbritannien, Frankreich, Italien, Deutschland, Spanien, Australien und Japan, um mehr über die Kosten zu erfahren, die den Arbeitnehmern bei der Arbeit vor Ort oder im Büro entstehen. Der Artikel fokussiert sich auf die Antworten aller Studienteilnehmer. Die vollständige Methodik befindet sich am Ende des Artikels.

Warum Mitarbeiterausgaben jetzt ein wichtiges Thema sind 

Während der COVID-19-Pandemie haben viele Beschäftigte von zu Hause aus gearbeitet und dabei oft zum ersten Mal erfahren, wie Arbeit sein kann, ohne alle Kosten (finanzielle sowie zeitliche) zu tragen, die mit dem täglichen Gang ins Büro verbunden sind. Es überrascht daher nicht, dass viele Beschäftigte dauerhaft in einer zumindest hybriden Arbeitsumgebung arbeiten möchten. 42 % geben an, dass sie am liebsten durchgehend remote arbeiten würden und 43 % bevorzugen ein hybrides Arbeitsmodell. Lediglich 15 % würden lieber durchgehend vor Ort arbeiten. Unter den befragten Angestellten aus Deutschland sieht die Verteilung fast gleich aus: 45 % wollen am liebsten immer remote arbeiten, 45 % in einem hybriden Modell und nur 10 % durchgehend vor Ort.

Umfrage zur Rückkehr ins Büro: Präferenzen in der Arbeitsorganisation

Dennoch haben viele Arbeitgeber im letzten Jahr die Anzahl der vorgeschriebenen Tage im Büro erhöht. 20 % sagen, dass sie aktuell an mehr Tagen vor Ort arbeiten als vor 12 Monaten. Von diesen 20 % findet es mehr als die Hälfte (57 %) negativ, dass sie mehr Tage vor Ort arbeiten müssen. 

Angesichts der Tatsache, dass Arbeitgeber von ihren Beschäftigten verlangen, wieder häufiger ins Büro zurückzukehren, haben die Beschäftigten jetzt ein schärferes Bewusstsein dafür, was sie ausgeben, um zur Arbeit zu gelangen und dort den Tag zu verbringen. Es kann nicht mehr als selbstverständlich angesehen werden, dass Angestellte die gesamten Kosten, die es benötigt, vor Ort zu arbeiten, alleine tragen müssen.

Der Gang ins Büro ist mit beträchtlichen Ausgaben verbunden, die sich auf die finanzielle Situation der Arbeitnehmer auswirken können. Kombiniert man das mit der Überzeugung, dass sie ihre Arbeit auch außerhalb des Büros gut erledigen können und das auch lieber tun, riskieren Unternehmen eine Gegenreaktion. Die Ausgaben für die Arbeit, wer sie trägt und warum, stehen immer mehr zur Diskussion. Unternehmen, die Talente anziehen und binden wollen, sollten nicht nur versuchen, die perfekte Hybridstrategie zu finden, sondern auch die Ausgaben direkt angehen.

Die Gehälter haben mit den Ausgaben der Mitarbeiter nicht Schritt gehalten

Unseren Umfrageteilnehmern zufolge sind unter anderem die Kosten fürs Essengehen und Benzin gestiegen, was es teurer macht, an den Arbeitsplatz zu fahren und sich dort zu verpflegen. Auch Nebenkosten und Lebensmittel sind teurer, was die Kosten im Home-Office steigert.

60 % aller Studienteilnehmer (unabhängig von dem Arbeitsmodell, in dem sie arbeiten) sagen, dass ihre Kosten für die Arbeit gestiegen sind. Dahingegen geben 63 % an, dass ihre Lohnerhöhung nicht mit ihren Ausgaben Schritt gehalten hat. Unter den deutschen befragten Angestellten geben sogar 64 % an, dass ihre Ausgaben gestiegen sind und ebenfalls 63 %, dass Gehaltserhöhungen damit nicht Schritt gehalten haben. 

Die Kosten der Angestellten, die vollständig oder teilweise vor Ort arbeiten, haben sich mehr erhöht, als die der Mitarbeiter, die vollständig remote arbeiten. Den insgesamt größten Kostenanstieg verzeichnen die Hybrid-Mitarbeiter. Das könnte an den Kosten für die Arbeitsmittel, Internet, Nebenkosten usw. liegen, die zu Hause anfallen, sowie für die zusätzlichen Kosten für die Fahrt ins Büro. Dies macht es für Unternehmen umso wichtiger, Hybrid-Angestellte mit finanziellen Anreizen zu motivieren, an den Arbeitsort zu kommen.

Gestiegene Arbeitskosten in verschiedenen Arbeitsmodellen

36 % unserer weltweiten Studienteilnehmer sagen, dass sie eine Gehaltskürzung in Kauf nehmen würden, um remote arbeiten zu können. Diese Prozentzahl liegt bei unseren deutschen Angestellten sogar bei 38 %. Die Kosten (finanzielle und zeitliche), die sie benötigen, um an ihren Arbeitsplatz zu pendeln, sind nicht der einzige Grund dafür, sind aber mitentscheidend bei dieser Rechnung. Die Mitarbeiterausgaben sind nach der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, der Zeitersparnis und dem geringeren Stress der viertwichtigste Grund, warum Arbeitnehmer es vorziehen, von zu Hause aus zu arbeiten.

Unternehmen sollten daher an ihrer Return-to-Office-Strategie arbeiten und ihren Angestellten Anreize bieten, um die Motivation zu erhöhen, wieder mehr ins Büro zu kommen. Diese Anreize sollten ein Mix aus finanziellen und nicht-finanziellen Anreizen sein.

Stelle eine gelungene Hybridstrategie auf, um die Mitarbeiterstimmung zu verbessern 

Wir haben 3 Tipps für Unternehmen, inklusive Beispiel, wie sie ihre Return-to-Office-Strategie aufstellen und an ihre Angestellten kommunizieren können.

1. Vermittle einen klaren Grund für die Anforderungen an die Arbeit vor Ort: Unternehmen, die ihre Return-to-Office-Richtlinien mit einem klaren Grund für die Arbeit vor Ort kommunizierten, verzeichneten positive Auswirkungen auf das Engagement, den Ermessensspielraum und die Mitarbeiterbindung. 

Du kannst Anreize mit Vorträgen, Vor-Ort-Schulungen oder Cross-funktionalen-Meetings schaffen. In diesem Fall kannst du als Grund für die Anwesenheit Lern-und Weiterbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter kommunizieren.

2. Motiviere deine Mitarbeiter, ins Büro zurückzukehren, anstatt eine Vorschrift zu erlassen: Mitarbeiter sind motiviert, weil sie sich kompetent, unabhängig und verbunden fühlen wollen. Wenn du deine Büroräume und Nutzungsrichtlinien so gestaltest, dass sie diese Gefühle ansprechen, motivierst du deine Mitarbeiter dazu, vom Büro aus zu arbeiten, ohne dass du sie dazu zwingen musst. 

Organisiere ein Team-Meeting, einen Kaffee-Klatsch im Büro oder ein Mittagessen außerhalb an dem Tag, an dem deine Teammitglieder ins Büro kommen sollen. Wenn die Angestellten den Bürotag mit positiven Emotionen und einem Gefühl der Verbundenheit abspeichern, kommen sie lieber.

3. Beteilige die Arbeitnehmer an der Gestaltung der Richtlinien: Beschäftigte, die die Arbeitsorganisation ihres Teams mitgestalten dürfen, zeigten ein höheres Engagement und einen höheren Ermessensspielraum. 

Lasse dein Team abstimmen, welcher Tag ihnen am Besten passt, um sich für ein gemeinsames Team-Meeting zu treffen, anstatt den Tag selbst festzulegen. Lasse sie bei der Gestaltung des Meetings an diesem Tag mitbestimmen.

Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg einer Hybrid-Arbeitsstrategie. Unternehmen sollten transparent kommunizieren und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter gut informiert sind über Änderungen, Updates und Unternehmensziele. Regelmäßige Meetings, virtuelle Townhall-Sitzungen und offene Kommunikationskanäle können dabei helfen.

5 Möglichkeiten, um Angestellte fürs Büro zu motivieren

Wir wir im vorherigen Abschnitt gesehen haben, ist es am wirkungsvollsten, Mitarbeiter zu motivieren, an ihren Arbeitsort zu kommen, anstatt feste Regeln für die Anwesenheit festzulegen. Im Folgenden werden wir dir fünf verschiedene Möglichkeiten vorstellen, die von unseren weltweiten Umfrageteilnehmern am wichtigsten betrachtet werden, um lieber vor Ort zu arbeiten.

1. Kostenloses oder subventioniertes Essen

76 % würden lieber mehr vor Ort arbeiten, wenn der Arbeitgeber ihnen Essen kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung stellt. 

Kostenlose Mahlzeiten im Büro ersparen den Mitarbeitern Zeit und Mühe, um ihr eigenes Essen vorzubereiten oder außerhalb des Büros nach einer Mahlzeit zu suchen. Ebenfalls ist es ein zusätzlicher Anreiz, ins Büro zu kommen, da Angestellte so ihre Ausgaben reduzieren können. Das gemeinsame Essen im Büro fördert soziale Interaktion und ermöglicht den Mitarbeitern, sich außerhalb der Arbeitszeit besser kennenzulernen und zu vernetzen. Dies kann das Gefühl der Zugehörigkeit zum Team stärken, die Bürokultur verbessern und auch die Wertschätzung seitens des Arbeitgebers erhöhen.

2.Flexible Arbeitszeiten

69 % geben an, dass sie durch frei wählbare Zeiten lieber öfter ins Büro kommen würden. 

Die Einführung flexibler Arbeitszeiten ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Arbeitstag entsprechend ihren persönlichen Bedürfnissen zu gestalten. Dies kann dazu beitragen, die Work-Life-Balance zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Flexible Arbeitszeiten können weiterhin den Pendelverkehr reduzieren, da Mitarbeiter außerhalb der Stoßzeiten reisen können. Dies kann Stress und Zeit sparen und dazu beitragen, dass Mitarbeiter lieber zum Arbeitsort kommen.

3.Pendlervergünstigungen 

Für 64 % machen es die Erstattung von Parkgebühren/Transportkosten attraktiver, an ihren Arbeitsort zu kommen. 

Unternehmen können die Pendlerfreundlichkeit verbessern, indem sie bei der Standortwahl die Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln berücksichtigen, Mitarbeiter bei der Organisation von Fahrgemeinschaften unterstützen und ihnen Parkgebühren und/oder Transportkosten zumindest teilweise rückerstatten.

4. Wellnessangebote vor Ort 

57 % würden lieber vor Ort arbeiten, wenn dort Wellness-Programme wie ein Fitnessraum oder Yoga-Kurse angeboten würden.

Unternehmen können Programme und Initiativen zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz einführen, wie z.B. Fitnesskurse, Ernährungsberatung oder Mentoring-Programme zur Stressbewältigung. Durch diese Angebote kommen Angestellte gerne und auch freiwillig ins Büro.

5. Financial-Wellness-Leistungen 

Für 44 % machen es finanzielle Leistungen wie z.B. Schulungen oder Beratung zur Budgetverwaltung attraktiver, an den Arbeitsort zu kommen. 

Lern-und Weiterbildungsmöglichkeiten sind für die Motivation von Angestellten sehr wichtig. Arbeitgeber, die solche bereitstellen, erhöhen nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern auch die Lust, vor Ort daran teilzunehmen.

Neben den oben genannten Tipps sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Büros über die neueste Technologie verfügen, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Dies kann die Einrichtung von modernen Kollaborationstools sowie von ergonomischen Arbeitsplätzen umfassen.

Das Hybridmodell weiter verbessern

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter durch verschiedene Angebote motivieren, mehr ins Büro zu kommen, anstatt sie zur Rückkehr zu zwingen. Die Mitarbeiterausgaben sind neben der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, dem geringeren Stress und der Zeitersparnis einer der Hauptgründe, warum Arbeitnehmer es vorziehen, von zu Hause aus zu arbeiten. Unternehmen, die Mitarbeitern helfen, Kosten zu sparen und/oder ihnen Kosten rückerstatten, steigern die Anzahl an Tagen, an denen Mitarbeiter vor Ort arbeiten wollen. 

Nicht nur finanzielle Anreize sind jedoch entscheidend für Mitarbeiter. Die Verbundenheit zwischen Angestellten kann durch das Hybrid-Modell etwas verloren gehen. Die Stärkung der kulturellen Verbundenheit ist der Schlüssel für einen erfolgreichen und nachhaltigen hybriden Arbeitsplatz. Tage im Büro oder an der Arbeitsstelle sind wichtig, um sich mit Kollegen auszutauschen, eine Bindung mit ihnen und mit dem Unternehmen aufzubauen und sich mit den Unternehmenszielen verbunden zu fühlen.

Wie geht es weiter?

Das Thema Mitarbeiterausgaben betrifft auch Remote-Angestellte. Auch sie leiden unter höheren Kosten wie Strom- und Heizkostenabrechnung oder Anschaffungskosten für Büromöbel. Im zweiten Teil dieser Studie werden wir uns anschauen, welche Kosten von Unternehmen und welche von Angestellten getragen werden sollten. Wir werfen hierfür einen Blick auf die Unterschiede in für Remote und vor Ort Angestellte.

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Methodik

Die Capterra-Umfrage zu den Mitarbeiterausgaben 2024 wurde im März 2024 online unter 2.716 Befragten in den USA (n=250), Kanada (n=250), Brasilien (n=244), Mexiko (n=245), Großbritannien (n=248), Frankreich (n=244), Italien (n=250), Deutschland (n=246), Spanien (n=246), Australien (n=248) und Japan (n=245) durchgeführt. Ziel der Studie war es, mehr über die Kosten zu erfahren, die den Arbeitnehmern bei der Arbeit vor Ort oder im Büro entstehen. Die Befragten wurden auf Voll- oder Teilzeitbeschäftigung geprüft.