Zeiterfassungssysteme

Einführung

Zeiterfassungssysteme bestehen aus Anwendungen, die von Personalleitern, Lohnbuchhaltern, Back-Office-Mitarbeitenden und der gesamten Belegschaft verwendet werden, um die zeitlichen Verpflichtungen, Arbeitszeiten und Aktivitäten der Belegschaft zu erfassen. Sie gewährleisten die einfache Zeiterfassung für Mitarbeiter und ermöglichen den Beschäftigten, sich bei Arbeitsbeginn anzumelden, ihre Stunden einzutragen und Urlaub zu beantragen. Außerdem können ihre Vorgesetzten damit zahlreiche Aufgaben automatisieren, wie etwa die Terminplanung, Berichterstattung, Rechnungsstellung und Lohnabrechnungsmanagement.

Zeiterfassungsanwendungen verfügen oft über fortschrittliche Tools wie Kalenderintegration, GPS-Mapping, RFID-Ausweis-Scanning und NFC-Technologie für die Zeiterfassung mit einem Smartphone. Aber das Herzstück all dieser Tools, von den komplexesten bis zu den einfachsten Lösungen, sind leistungsstarke Funktionen zur Planung und Erfassung von Arbeitsstunden.

Diese Werkzeuge werden in verschiedenen Branchen eingesetzt. Sie sind einfach aufgebaut und so konzipiert, dass sie von der gesamten Belegschaft – von der ungelernten Arbeitskraft bis hin zur Geschäftsleitung – bedient werden können. Sie gewähren den Beschäftigten in der Regel von ihren Arbeitscomputern oder mobilen Geräten aus Zugang zu ihren Arbeitsprotokollen vor Ort und außerhalb des Unternehmens. Menschen, die im Gesundheitswesen, in der Produktion und in der Logistik arbeiten, müssen in der Lage sein, auf diese Anwendungen zuzugreifen und sie auch ohne fortgeschrittene Computer- oder Programmierkenntnisse sicher und effizient zu nutzen.

Mit diesen Tools können Projektleiter und Personalverantwortliche die Aktivitäten ihrer Belegschaft planen, verfolgen und dokumentieren. Sie können ihr Personal einteilen, zuweisen, Dienstpläne erstellen und es entlohnen. Schließlich können sie ihren Kunden Rechnungen ausstellen, den Cashflow optimieren und den Informationsfluss sowie die Qualität der Daten überwachen, die automatisch an die Buchhaltung übermittelt werden. Neben der Kommunikation mit den Buchführungsprogrammen können Zeiterfassungstools auch mit Projektmanagement Anwendungen, CRM-Tools und Workflow Management Systemen verknüpft werden.

Da ihr Hauptanliegen die Verwaltung von Arbeitsstunden ist, teilt die Timesheet-Software einen Großteil ihrer Funktionen mit Arbeitszeitsoftware, Zeit- und Spesenabrechnung-Software sowie Personaleinsatzplanung Software. Häufig haben sie jedoch einige ihrer Funktionen mit Anwendungen aus einer Vielzahl von Kategorien gemeinsam, z. B. Task Management Tools, Projektmanagement Tools und PSA-Software (Professional Services Automation). Einige Tools bieten jedoch eine umfassende Unterstützung für das Finanzmanagement, die mit den Produkten aus der Kategorie Rechnungsprogramme und Faktura-Software mithalten kann. Ebenso können sie je nach Tätigkeitsbereich neben medizinischer Software und Abrechnungssoftware für Kanzleien & Rechtsanwälte eingesetzt werden oder diese gar ganz ersetzen.

Zeiterfassungssysteme unterscheiden sich stark in ihrer Komplexität, ihrem Aussehen und ihrer Nutzerfreundlichkeit. Einige dieser Tools wurden zwar für bestimmte Branchen entwickelt (z. B. Gesundheitswesen, Fertigung, Maschinenbau, Logistik), aber die meisten können in praktisch jeder Arbeitsumgebung eingesetzt werden, da sie alle folgenden Grundfunktionen bieten:

• Mitarbeiter-Zeiterfassung vor Ort und bei der Remote-Arbeit
• Erfassung der Anwesenheits- und Fehlzeiten der Belegschaft
• Möglichkeit für die Belegschaft, Freistellungen und bezahlten Urlaub zu beantragen, mit direkter Beteiligung der Vorgesetzten
• Aufzeichnungen über nutzerspezifische Stundensätze
• Berechnung von kunden- und projektspezifischen Abrechnungssätzen
• Automatisierung von Angebotserstellung, Fakturierung und Rechnungsstellung durch Verknüpfung mit der Lohnabrechnungssoftware
• Möglichkeit für Projektleiter, Personalressourcen zu planen und zuzuweisen

Was sind Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassungssysteme sind webbasierte Plattformen mit dazugehörigen mobilen Apps, die dazu dienen, die Zeit zu erfassen, welche die Beschäftigten für ihre Aufgaben und Projekte aufwenden, egal ob im Betrieb oder außerhalb. Sie können die Aktivitäten der Belegschaft erfassen und mit den Projekt- und Kundenquoten abgleichen und daraus Anwesenheits-, Leistungs- und Abschlussberichte erstellen. Da sie sich mit Rechnungsprogrammen und Faktura-Software in den Funktionen überschneiden, Angebote zu erstellen, Gebühren zu berechnen und sich mit Buchführungsprogrammen zu verknüpfen, um Transaktionen zu erleichtern und die Bücher abzustimmen, können sie im Personal- und Lohnabrechnungsmanagement eingesetzt werden.

Die Nutzerbasis für Zeiterfassungstools ist breit gefächert und vielseitig, da Fachkräfte aus dem privaten und öffentlichen Sektor in allen Branchen diese Anwendungen nutzen. Dazu gehören auch Beschäftigte in Produktionsstätten in verschiedenen geografischen Regionen mit unterschiedlichen Lohnsätzen, Lohnbestimmungen und Compliance-Beschränkungen. Für sie können Zeiterfassungsprogramme die Erfassung von Überstunden und Fehlzeiten erleichtern. In der Logistikbranche können diese Tools die Zeitplanung optimieren, Missbrauch bei der Zeiterfassung anzeigen und die Pünktlichkeit der Lieferungen sicherstellen. Im Gesundheitswesen helfen diese Tools, Zeitdiebstahl zu bekämpfen, das Risiko von Überzahlungen zu verringern und das Vertrauen der Patienten in die Dienstleistung zu stärken.

Allerdings können Beschäftigte in jedem Tätigkeitsbereich diese Tools nutzen, da sie einen schnellen Zugriff und eine zügige Bearbeitung für Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten ermöglichen. In der Regel gibt es webbasierte PC-Anwendungen und mobile Apps für iOS und Android, die Arbeitnehmer- und Managerportale mit einfacher UI und bequemen Dateneingabeoptionen bieten. Sie zielen darauf ab, die Eingabe von Arbeitsdaten und die Berichterstattung zu automatisieren, und nutzen daher Tools wie Kalender, Workflow-Diagramme und Analysen.

Je nach Anwendung können sie aber auch spezielle Werkzeuge für bestimmte Branchen enthalten. Außendienstmitarbeitende profitieren zum Beispiel von integrierten GPS-Karten- und Geo-Fencing-Funktionen, die den Standort jedes Verkäufers oder Technikers in Echtzeit anzeigen, das Risiko von Doppelbuchungen verringern und deren Daten automatisch aufzeichnen. Unternehmen können die eingebauten RFID-Ausweis-Scanner nutzen, um sich bei der Arbeit ein- und auszustempeln oder die Teilnahme an Meetings zu dokumentieren.

Mit der NFC-Technologie als Stempeluhr oder für den Zugang zum Büro mit einem Smartphone können die Beschäftigten ihre Anwesenheit melden und die Vorgesetzten können leichter gegen Fehlzeiten vorgehen. In den letzten Jahren sind Lösungen für die berührungslose Zeiterfassung, einschließlich Biometrie und Gesichtserkennung, bei Arbeitgebern beliebt geworden, die ihren Beschäftigten einen besseren Hygieneschutz bieten wollen.

Wenn Unternehmen eine Timesheet-Software einsetzen und diese zu ihrem bestehenden Softwarepaket hinzufügen wollen, müssen sie in der Lage sein, große Mengen an personenbezogenen Daten ihrer Beschäftigten zu speichern, zu verarbeiten und auszutauschen. Das kann von Arbeitnehmerprofilen, Arbeitsverträgen und Lohnsätzen bis hin zum genauen geografischen Standort und Bankdaten reichen. Während einige sicherstellen können, dass sie die grundlegenden Anforderungen an Sicherheit und Internetanbindung erfüllen, ist das bei anderen nicht unbedingt der Fall. Deshalb setzen sie auf SaaS-Cloud-Dienstleister, die all diese Anforderungen erfüllen können, unabhängig von der Unternehmensgröße, dem geografischen Standort und der Branche.

Wenn Unternehmen die Speicherung und Übertragung von Zeiterfassungsdaten an Cloud-Dienstleister auslagern, profitieren sie außerdem von einer skalierbaren Struktur, die mit ihrer Nutzerbasis wachsen kann und einen besseren Zugang zu ihrer Software von einer Vielzahl von Geräten aus ermöglicht. Wahlweise können sich Unternehmen auch für eine hybride Infrastruktur entscheiden, bei der ein Teil der Daten in der Cloud gespeichert wird, während sensiblere Informationen auf den Unternehmensservern bleiben.

Welche Vorteile bieten Zeiterfassungssysteme?

Die Vorteile der Zeiterfassungssysteme für Unternehmen und Kleinbetriebe werden vor allem von jenen Führungskräften wahrgenommen, welche die Aktivitäten und Vergütung ihrer Belegschaft überwachen. Personalverantwortliche, Teamleiter, Lohnbuchhalter und Büroangestellte führen viele zeitintensive Routineaufgaben aus. Dazu gehören die Terminplanung, die Überprüfung von Verspätungen und Nichterscheinen, die manuelle Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Verwaltung von Stundenzetteln, die Erstellung von Dienstplänen für die einzelnen Projekte und Kunden, die Koordinierung der Belegschaft bei Abwesenheit, die Verwaltung von Schichtwechseln und die Ausarbeitung von Regeln, um die Einhaltung des Zeitplans zu optimieren. Da Zeiterfassungssoftware all diese Aufgaben automatisieren kann, bietet sie zahlreiche Vorteile:

• Effektive Verfolgung für verteilte Teams: Da Unternehmen immer mehr auf Freiberufler und Fernarbeitskräfte setzen, stehen sie vor einer Reihe von Herausforderungen bei der Erfassung der Aktivitäten und Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten. Allein der Arbeitsaufwand, der mit der Überprüfung der virtuellen Mitarbeiterstempel und dem Summieren der Arbeitsstunden für alle Beschäftigten oder Auftragnehmer mit flexiblem Zeitplan verbunden ist, macht eine manuelle Zeiterfassung nahezu unmöglich. Mit Zeiterfassungssystemen, die all diese Daten sammeln und organisieren und Anwesenheit, Arbeitszeit und Lohnsätze auf einem einzigen Dashboard übersichtlich darstellen, können Führungskräfte die Leistung leichter einschätzen, die Fertigstellung vorausplanen und die zeitgerechte Bezahlung jedes Beschäftigten erleichtern. Das Tool könnte die Daten zusammenführen, Berichte erstellen, Prognosen liefern und Trends in der Leistung der Beschäftigten aufzeigen, sodass die Führungskräfte über die Informationen verfügen, die sie für ihre Personalbeurteilungen, Beförderungen und Kündigungen benötigen.
• Verwaltung und Verknüpfung der Lohnabrechnung: Lohnabrechnungen sind zeitaufwändig und die manuelle Dateneingabe ist anfällig für Fehler. Anstatt für jeden Arbeitnehmer monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich Stundenzettel, Lohnsätze, Urlaubsnachweise und Überstundeninformationen zu erfassen und einzugeben, kann die Lohnbuchhaltung ein Zeiterfassungstool damit betrauen, diese Aufgaben automatisch, in Echtzeit und ohne menschliche Beteiligung zu erledigen. Sie kann die Software so einrichten, dass die Tarife für die gesamte Belegschaft, die Kundendatenbank, die Projektliste und den Standort der Niederlassung gelten, sodass das Risiko einer Unter- oder Überbezahlung ausgeschlossen werden kann. Neben der Lohndifferenzierung kann die Anwendung auch die Umsetzung verschiedener Anreize, Leistungen oder Sanktionen unterstützen. Da einige Tools über integrierte Bildschirmaufnahmen und Geofencing-Tools verfügen, können Führungskräfte sicher sein, dass sie ihren Kunden keine arbeitsfremden Tätigkeiten in Rechnung stellen.
• Rationalisierung des Cashflows: Personalverantwortliche und Projektleiter haben oftmals wenig Erfahrung mit Buchhaltung und Zahlungsabwicklung. Doch die Geschwindigkeit, mit der sie Stundenzettel bearbeiten und ihre Projekte abschließen, wirkt sich direkt darauf aus, wie schnell das Unternehmen seinen Kunden Rechnungen stellen kann. Da Zeiterfassungslösungen die Angebots-, Rechnungs- und Abrechnungsaufgaben in Echtzeit für sie erledigen, beschleunigen sie die Zahlungen und sorgen dafür, dass die Kasse des Unternehmens gefüllt wird. Mit einem besseren Cashflow können Unternehmen ihre Kreditwürdigkeit verbessern, Investitionsprojekte finanzieren und ihr Wachstum beschleunigen.
• Zentralisierte Verwaltung: Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, den Überblick über die Personalressourcen zu behalten. Ein Zeiterfassungstool kann dabei helfen, Mitarbeiterdaten, Online-Profile, Vertragsbedingungen und Leistungsprotokolle zu verwalten. Es kann diese Daten speichern und als eine ständig aktualisierte, einheitliche Quelle der Realität für alle Niederlassungen und Standorte des Unternehmens zur Verfügung stellen.

Über welche Funktionen verfügen Zeiterfassungssysteme?

Wenn man sich die vielen Funktionen von Zeiterfassungssystemen ansieht, ist es nicht ihre Komplexität oder Vielfalt, die darüber entscheidet, wie gut sie für ein Unternehmen geeignet sind. Es ist ihr Alleinstellungsmerkmal. Ausgefallene Funktionen wie RFID-Scanning, Geo-Fencing, NFC-Zeiterfassung und Gesichtserkennung mögen auf den ersten Blick beeindrucken, aber für Unternehmen, die mehr Wert auf das Wesentliche als auf die Form legen, sind es oft die grundlegenden Funktionen, die den Unterschied ausmachen. Unternehmen können erwarten, dass sie diese grundlegenden Funktionen in ihren Zeiterfassungssystemen vorfinden:

• Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: Verfolgung von und Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden für jedes Projekt. Anstatt die abrechenbaren Projektstunden auf der Grundlage von Stechuhrzeiten zu schätzen und zu riskieren, das Gesicht zu verlieren, kann sich die Projektleitung auf Zeiterfassungstools verlassen. Sie ziehen nicht abrechenbare Stunden automatisch gemäß den Mitarbeiterprotokollen oder Bildschirmaufzeichnungen ab, leiten diese Informationen an das Management weiter und führen sie dem Rechnungsstellungsprozess zu.
• Onlinezeiterfassung: Erfassung und Generierung von Mitarbeiter- und Tätigkeitsdaten für den Zugriff über Desktop- und mobile Anwendungen mit Internetverbindung. Es wäre nachlässig von den heutigen Arbeitgebern, keine Stechuhr-Optionen für Arbeitnehmer anzubieten, die bevorzugt mobile Apps oder andere Online Zeiterfassungssysteme nutzen. Wenn sie von einem Gerät zum anderen wechseln, um auf ihre vorhandenen CRM-, Vertriebs- oder Berichterstattungsanwendungen zuzugreifen, sollten sie auch die Möglichkeit haben, die Nutzung der Geräte für die Lohnabrechnung zu berücksichtigen.
• Offlinezeiterfassung: Erfassung und Verfolgung von Mitarbeiterstunden und Tätigkeiten jetzt und in Zukunft. Mobile Beschäftigte können von Internetausfällen, Softwarefehlern und Hardwareproblemen betroffen sein, und dennoch weiterarbeiten. Ein Instrument, das nur die Online-Nutzung erfasst, lässt diese Beiträge möglicherweise außer Acht. Aber ein System, das Zeit und Tätigkeiten für die gesamte Belegschaft überwacht, mit einer Kombination aus Echtzeit- und nachträglichen Stempelungen, würde eine gerechtere Bewertung der Aktivitäten und Leistungen ermöglichen. Die Offline-Synchronisierung würde es den Projektmanagern außerdem ermöglichen, genaue Berichte über abrechenbare Stunden anzuzeigen und so Rechnungen korrekt auszustellen.
• Mitarbeiterdatenbank: Sichere Speicherung von Kontaktinformationen, Verträgen, Zeugnissen, Gehältern, Verhandlungsergebnissen, Strafregisterauszügen und sonstigen persönlichen Informationen. Es gibt unzählige Regeln, die Unternehmen in Deutschland in Bezug auf Mitarbeiterdaten befolgen müssen. Erstens dürfen Personalakten nicht länger als nötig aufbewahrt werden, und es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, sie zu entsorgen, wenn er sich von seinen Beschäftigten trennt. Zweitens sollten nur relevante Interessengruppen des Unternehmens Zugang zu diesen Unterlagen haben. Aber am wichtigsten ist, dass die Beschäftigten ihre Unternehmensunterlagen einsehen können, wann immer sie es wünschen.
• Berechnung von bezahltem Urlaub, Trinkgeld und Überstunden: Erfassung und Verwaltung von bezahltem Urlaub und Überstunden der Beschäftigten. Die Lohnbuchhaltung hat die Aufgabe, den bezahlten Urlaub und die Überstunden jedes Arbeitnehmers zu berechnen und am Ende des jeweiligen Lohnzyklus die entsprechende Vergütung zuzuweisen. In großen Unternehmen mit vielen Vollzeit-, Teilzeit- und flexiblen Arbeitskräften in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen Lohnsätzen, Vereinbarungen zu bezahltem Urlaub und nationalen Feiertagen kann diese Aufgabe sehr aufwändig sein. Zeiterfassungsprogramme machen die Zeiterfassung einfacher, vor allem, weil einige Systeme mit GPS-Standortstempeln, Geo-Fencing, Verfolgung von Produktionseinheiten, intelligenten Uhren, automatischen Trinkgeldpools und Unterstützung für die On-Demand-Bezahlung ausgestattet sind.

Die Softwareverzeichnis von Capterra enthält eine Vielzahl von Tools mit all diesen Funktionen und mehr. Die Leser können bequem das Verzeichnis nach ausgewählter Zeiterfassungssoftware durchsuchen und durch die Beispiele scrollen, um die perfekte Anwendung zu finden, die alle Kriterien erfüllt. Mit mehreren Filtern zur Eingrenzung der Liste auf bestimmte Funktionen und Highlights gibt es für jeden Unternehmenstyp, jeden Nutzer und jede Präferenz ein passendes Angebot.

Was sollte beim Kauf von Zeiterfassungssystemen berücksichtigt werden?

Beim Kauf von Zeiterfassungssystemen sollten Personalverantwortliche und andere Führungskräfte eine Reihe von Herausforderungen einkalkulieren. Diese Tools helfen, die Back-Office-Abläufe zu rationalisieren und wirken sich direkt auf den Cashflow des Unternehmens aus. Sie können sich aber auch auf die Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen und ihr Vertrauen in das Unternehmen auswirken. Unternehmen mit einer heterogenen Belegschaft sollten zum Beispiel mehrsprachige Tools bevorzugen. Hier sind ein paar Fragen, die sich Führungskräfte stellen können, bevor sie einem Zeiterfassungsprogramm den Zuschlag geben:

• Bietet sie einen mobilen Zugriff? Der mobile Zugriff ist die Grundvoraussetzung für Fernarbeitskräfte. Da sie zu verschiedenen Zeiten und an verschiedenen Orten tagsüber und nachts auf ihre Dashboards und Unternehmensdaten zugreifen müssen, sollten Entwickler und Arbeitgeber in der Lage sein, eine mobilfähige App anzubieten, sobald sie eine/-n Beschäftigte/-n einstellen. Das ist besonders wichtig für Beschäftigte im Außendienst, wie z. B. Techniker, Verkäufer und Augenoptiker, die es vorziehen, dass ihre GPS-Daten automatisch erfasst werden, anstatt sie während der Arbeit manuell in ein Terminal oder ein persönliches Gerät einzugeben.
• Ist die Software rechtssicher? Unabhängig von den Einsatzmöglichkeiten müssen die Zeiterfassungssysteme den Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Ein Unternehmen unterliegt, unabhängig davon, ob es für seine Zeiterfassung eine lokale, cloudbasierte oder hybride Struktur verwendet, der DSGVO, dem Mindestlohngesetz, den Arbeitsgesetzen und anderen Vorschriften, die die Rechte von Arbeitnehmern und Gewerkschaften regeln. Zeiterfassungstools müssen in der Lage sein, Überstunden, freie Tage und andere Lohndaten entsprechend diesen Anforderungen zu erfassen.
• Ist der Helpdesk-Support inbegriffen? Die Personalverantwortlichen können Hunderte oder Tausende von Beschäftigten aus verschiedenen Hierarchieebenen und mehreren Branchen unter ihrer Obhut und Führung haben. Gute Zeiterfassungstools sollten einer vielfältigen Belegschaft und komplexen Lohnunterschieden gerecht werden. Alles, was dem Softwaretool an Übersichtlichkeit fehlt, sollte durch einen Helpdesk ausgeglichen werden, der rund um die Uhr zur Verfügung steht, um Fragen von Beschäftigten und Führungskräften aus verschiedenen Regionen und Zeitzonen zu beantworten.

Welche Trends bei Zeiterfassungssystemen sind am relevantesten?

Die wichtigsten Trends bei Zeiterfassungssystemen verdeutlichen, dass die Nachfrage nach dieser Art von Software gestiegen ist. Das sollte nicht überraschen, denn laut Market Research Future (Link in englischer Sprache) wird der globale Markt für die elektronische Arbeitszeiterfassung in den nächsten zehn Jahren bis 2030 wertmäßig um 24 % wachsen. Software für Zeiterfassung wird sowohl von Beschäftigten als auch von Unternehmen genutzt, und ihre weltweit verstärkte Nutzung wird eine ganze Reihe neuer Herausforderungen mit sich bringen. Für vorausschauende Unternehmen und Personalabteilungen wird es immer wichtiger, auf folgende Trends bei Zeiterfassungssystemen zu achten:

• Künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch: Die Nachfrage nach schnellen und zuverlässigen Tools zur Arbeitszeiterfassung treibt den Einsatz von KI bei der Entwicklung von Timesheet-Software in die Höhe. Roboter und maschinelles Lernen können Unternehmen zwar dabei helfen, ihre Berichterstattungs- und Analysevorgänge zu automatisieren, aber diese Tools sind möglicherweise nicht in der Lage, den Wert der Zeit eines/einer Beschäftigten zu erfassen. Dies gilt vor allem für Bereiche, in denen soziale Kompetenzen den Unterschied zwischen guten und schlechten Beschäftigten ausmachen. Im Gesundheitswesen könnten KI-Algorithmen zum Beispiel zu dem Schluss kommen, dass eine Krankenschwester unnötig viel Zeit damit verbracht hat, einen Patienten zu trösten, während ihre Tätigkeit in Wirklichkeit dafür sorgt, dass der Patient bereit und willens ist, sich einer Operation zu unterziehen. Ebenso könnte ein KI-Tool fälschlicherweise einen Fall von „Buddy Punching“ (für einen Kollegen stempeln) melden, wenn ein Lagerarbeiter für einen verletzten Kollegen einspringt. Da das KI-Tool nur so gut ist wie seine Programmierung, bleibt abzuwarten, ob diese Technologie jeden Aspekt der Zeiterfassung in allen Branchen automatisieren kann.
• Die Nutzung von Biometrie und Gesichtserkennung ist im Kommen: Es besteht ein wachsender Bedarf, die Identität von Beschäftigten in Umgebungen mit mobilen und verteilten Belegschaften zu überprüfen. Die Software zur Gesichts- und Fingerabdruckerkennung ist dabei ein entscheidender Faktor, denn sie kann dazu beitragen, das Risiko von „Buddy Punching“ und aufgeblähten Anwesenheitsnachweisen zu verringern. Es gibt jedoch Bedenken bezüglich des Datenschutzes, die ausgeräumt werden müssen, bevor Arbeitgeber derartige Tools in großem Umfang einführen. Die Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten wird von der Öffentlichkeit immer genauer unter die Lupe genommen und ist ein Thema für neue Sicherheitsgesetze. Auch wenn die Überwachung in bestimmten Teilen der Welt kein Thema ist, müssen die Unternehmen darauf gefasst sein, dass sich die Regeln für Arbeitgeber verschärfen werden, vor allem wenn diese Instrumente gegen bestimmte Personengruppen gerichtet sind.
• Die verbreitete Nutzung von Chatbots ist das nächste große Ding: Unabhängig von der Softwareanwendung werden Chatbots immer mehr zu einem Teil der Nutzererfahrung. Einige Entwickler von Zeiterfassungssystemen haben damit begonnen, mit der Einführung von Chatbots in ihrer Software zu liebäugeln. Sie sollen mit den Beschäftigten in Echtzeit interagieren, um festzustellen, ob sie bei der Arbeit sind, und den Vorgesetzten mitteilen, welche Aufgaben sie gerade erledigen. Die Bots könnten auch selbst in Echtzeit Stundenzettel ausfüllen, sodass es nicht mehr nötig wäre, die einzelnen Beschäftigten regelmäßig zu überwachen. Aber wie bei allen anderen Tools für das maschinelle Lernen sind auch Chatbots nur so gut wie ihre Programmierung. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Fortschritte bei der Kodierung auf die Beschäftigten und ihre Führungskräfte auswirken werden.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Time Tracking Software Market Research Report (Zeiterfassungssysteme Marktforschungsbericht) – Market Research Future (Zugriffsdatum: Mittwoch, 23. März 2022)

2. 8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Freitag, 21. Oktober 2022)

3. Achtung Zeiterfassungspflicht! 5 Schritte zur Implementierung einer Zeiterfassung – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Freitag, 21. Oktober 2022)

4. Arbeitszeiterfassung für Start-ups: kostenlose Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage zum Downloaden – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Freitag, 21. Oktober 2022)

5. Wie erstelle ich einen Dienstplan? Dienstplan-Vorlage in Excel zum Herunterladen– Capterra Blog (Zugriffsdatum: Freitag, 21. Oktober 2022)

6. Einen effektiven Schichtplan erstellen: 3 Tipps für mehr Produktivität und Verkaufserfolg – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Freitag, 21. Oktober 2022)