Dieser Artikel wurde ursprünglich am 8/11/2017 veröffentlicht.

Du willst Aufgabenverwaltung kostenlos angehen? Wir helfen dir, das passende Tool zu finden, mit dieser Liste an kostenlosen Aufgabenverwaltungs-Tools. 

To-Do-Listen gehören privat wie beruflich zu unserem Alltag. Dabei haben Papierlisten bei den meisten von uns ausgedient: Mittlerweile hat die Digitalisierung selbst beim Einkaufszettel Einzug gehalten und in der Arbeitswelt ist das digitale Projekt- und Aufgabenmanagement schon lange nicht mehr wegzudenken. Moderne Aufgabenmanagement-Tools sind sehr viel mehr als nur digitale Versionen papierener Aufgabenlisten.

Mit integrierten Chats, Meeting-Funktionen, Wissensdatenbanken und gemeinsam genutzten Whiteboards dienen viele Aufgabenmanagement-Tools als umfassende Kommunikationsplattform und lassen Teams deutlich effektiver und schneller zusammenarbeiten, andere ermöglichen ein komplexes Projektmanagement mit automatisierten Arbeitsabläufen, die genau auf die Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten werden können. Während manche Tools die Teamarbeit in den Vordergrund rücken und sich auch an Großunternehmen richten, sind andere ebenso von Einzelpersonen und im privaten Gebrauch nutzbar.

Damit dir die Auswahl leichter fällt und du deine Aufgabenverwaltung kostenlos ausführen kannst, möchten wir dir die elf besten Aufgabenmanagement-Tools auf der Grundlage von Nutzerbewertungen vorstellen. Die Tools sind alphabetisch sortiert. Die gewählten Produkte wurden auf Capterra durchschnittlich mit mindestens 4,5 Sternen bewertet, haben mindestens 300 Bewertungen erhalten und bieten die zentralen Funktionen von Aufgabenmanagement-Software: Du kannst Aufgaben erstellen, bearbeiten, zuweisen und zeitlich planen sowie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und Benachrichtigungen verschicken. Nützliche Funktionen wie ein Team-Chat und Funktionen für die Zeiterfassung oder das agile Projektmanagement sind in den Tools entweder bereits integriert oder können durch Integrationen hinzugefügt werden. Du kannst jedes genannte Aufgabenmanagement-Tool kostenlos nutzen. Die vollständige Methodik der Tool-Auswahl befindet sich am Ende des Artikels.

Kostenlose Aufgabenplaner

1.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Asana (Quelle)

Asana ist ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool für Teams mit einem breiten Funktionsumfang für die Projektplanung, Zielverfolgung und Teamkommunikation. Je nachdem, welche Arbeitsweise ihr bevorzugt, kann dein Team zwischen einer Listenansicht, einer Zeitleiste (Gantt-Diagramm) und einer Kanban-Board-Ansicht wechseln oder Aufgaben in einem gemeinsamen Kalender anzeigen. Eine Workload-Übersicht zeigt, wie viel welche Teammitglieder gerade zu tun haben, und Echtzeit-Berichte liefern Einblicke in den Projektfortschritt.

Mit dem Workflow Builder von Asana kannst du Arbeitsabläufe visualisieren und automatisieren und dabei auch andere Tools einbinden, die dein Team verwendet. Du kannst beispielsweise festlegen, dass aus verschiedenen Quellen zu einer bestimmten Projektphase hinzugefügte Aufgaben direkt an einzelne Teammitglieder zugewiesen werden, dass ein Team eine Benachrichtigung in Slack erhält, wenn Aufgaben in die nächste Phase verschoben oder erledigt werden, oder dass nach einer Aktion der Aufgabenstatus geändert oder ein Jira-Ticket erstellt wird. Außerdem kannst du mit Asana Formulare erstellen und beispielsweise auf deiner Landing Page einbinden, um Anfragen direkt in Asana zu erhalten.

Asana ist auf Deutsch verfügbar und bietet neben der Webversion eine native Desktop-App sowie mobile Apps für iOS und Android.

Die kostenlose Basic-Version für Einzelpersonen oder kleine Teams erlaubt unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte und die Zusammenarbeit mit bis zu 15 Teammitgliedern. Mit einem Upgrade zur Premium-Version für sind Funktionen wie die Zeitleistenansicht, der Workflow Builder, Aufgabenvorlagen und Meilensteine verfügbar. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

2.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Basecamp (Quelle)

Basecamp bietet Teams eine Plattform für die Kollaboration in der Projektarbeit, einschließlich To-Do-Listen, einem Team-Chat, Boards für Ankündigungen und Fortschritts-Updates und einer Dateiverwaltung. Teambereiche und Gruppenchats bieten auch außerhalb der direkten Projektarbeit Raum für Zusammenarbeit und Smalltalk. Eine Aktivitätsübersicht zeigt der Teamleitung an, welche Aufgaben überfällig sind oder bald fällig werden, welche Meilensteine anstehen und wie die Aufgaben zwischen den Teammitgliedern verteilt sind.

Funktionen wie automatische Check-in-Fragen für Teams (z. B. „Woran wirst du heute arbeiten?“) helfen der Kommunikation und dem Zusammenhalt im Team und können wichtige Konversationen an einem zentralen Ort bündeln. Ähnlich wie in Slack kannst du auswählen, zu welchen Zeiten du Benachrichtigungen erhalten möchtest, um beispielsweise am Wochenende, nach Feierabend oder in konzentrierten Arbeitsphasen ungestört zu bleiben.

Mit der „Hill Chart“-Ansicht kannst du den Fortschritt eines Projektes im Detail visualisieren: Dabei geht es darum, ob sich Aufgaben in der „Figuring things out“-Phase befinden, in der die Lösung für ein Problem noch nicht klar ist, oder in der „Making it happen“-Phase, in der sie nur noch ausgeführt werden müssen.

Basecamp Personal mit bis zu 3 Projekten, 20 Nutzenden und 1 GB Speicherplatz ist unbegrenzt kostenlos nutzbar. Die Business-Version bietet unbegrenzt viele Projekte und Kunden, Teamprojekte, Projektvorlagen und das Company HQ-Dashboard zur Unternehmensverwaltung. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

3.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools ClickUp (Quelle)

In ClickUp kannst du die Aufgaben deines Teams in verschiedenen Spaces und Dashboards verwalten, per Chat kommunizieren, Ziele festlegen und Sprints oder Produkt-Roadmaps erstellen. Whiteboards und Mindmaps unterstützen dein Team bei der visuellen Zusammenarbeit. Der Focus Mode erlaubt das ablenkungsfreie Erstellen von Dokumenten, die du gemeinsam mit deinem Team bearbeiten und mit Aufgaben verknüpfen kannst. Auch eine Zeiterfassung und Berichte sind integriert.

Mit nativen Integrationen für GitHub, GitLab und Bitbucket, Agile-Dashboards, Sprint-Management- und Bug-Tracking-Funktionen sowie No-Code-Datenbanktools bietet ClickUp viele Funktionen, die besonders für agile Software-Entwicklungsteams nützlich sein können. Auch Burnup- und Burndown-Charts sowie Vorlagen für agile Arbeitsprozesse sind verfügbar und auf dem Blog von ClickUp findest du Tipps für das agile Projektmanagement.

In der Gratisversion von ClickUp erhältst du 100 MB Speicherplatz und unbegrenzt viele Aufgaben und Teammitglieder. Ein Upgrade auf die Version „Unlimited“ bietet dir unbegrenzte Integrationen, Dashboards und Speicherplatz. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

4.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Evernote Teams (Quelle)

Evernote ist vielen primär als Notiz-Tool ein Begriff, doch das auf die Zusammenarbeit ausgerichtete Evernote Teams bietet noch viel mehr als nur Notizbücher. Du kannst mit deinem Team Aufgaben erstellen und zuweisen, Zeitpläne und Erinnerungen einrichten, Google-Kalender einbinden und Inhalte gemeinsam bearbeiten.

Ein Hauptfokus von Evernote liegt auf der Verwaltung von Informationen, sei es in Form von kurzen Meeting-Notizen, Geschäftsplänen oder ganzen Firmen-Wikis. Du kannst die Notizbücher und Arbeitsbereiche so einrichten, dass sie unternehmensweit durchsuchbar sind, oder mit Zugriffskontrollen und Single-Sign-On für mehr Sicherheit sorgen. Ein Aktivitätsverlauf und detaillierte Protokolle lassen dich genau nachverfolgen, wer Informationen bearbeitet hat.

Evernote ist auf Deutsch verfügbar und bietet eine Desktop-App sowie Android- und iOS-Apps.

Die Gratisversion Evernote Free bietet Notizbücher, Aufgabenfunktionen und einen Web Clipper, ist jedoch eher für Einzelpersonen gedacht: Wenn du gemeinsame Arbeitsbereiche nutzen und im Unternehmen freigeben oder die Integrationen für Slack, Microsoft Teams und andere Tools nutzen möchtest, benötigst du ein kostenpflichtiges Evernote Teams-Konto. Mit einem Jahresabonnement erhält jedes Teammitglied zusätzlich ein kostenloses Evernote Personal-Konto und kann so private Notizen von Unternehmensinhalten trennen. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

5.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Jira (Quelle)

Jira wurde ursprünglich primär in der Softwareentwicklung eingesetzt, mittlerweile wird das Tool auch darüber hinaus von vielen Teams für das Aufgaben-, Anforderungs- und Workflow-Management genutzt. Du kannst Projekte in Scrum- und Kanban-Boards mithilfe anpassbarer Vorlagen in Arbeitsblöcke aufteilen, visuell darstellen und im Team koordinieren. Roadmaps, Berichte und Dashboards bieten einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge und du kannst per Drag and Drop Automatisierungen erstellen.

Jira ist anpassbar und eignet sich für ganz unterschiedliche Anwendungsbereiche, etwa für das Fehler- oder Risikomanagement, Reisebuchungen oder Onboarding-Prozesse. Entwicklungsteams können dank der flexiblen Architektur eigene Erweiterungen entwickeln und auf dem Atlassian Marketplace zur Verfügung stellen. Dort finden sich auch viele bereits vorhandene Erweiterungen sowie eine breite Auswahl an Integrationen.

Kleine Teams mit bis zu 10 Personen können Jira kostenlos nutzen. Der Preis der kostenpflichtigen Versionen richtet sich nach der Nutzerzahl. Durch ein Upgrade können Funktionen wie Audit-Protokolle, Projektrollen und erweiterte Zugangsberechtigungen freigeschaltet werden. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

6.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Microsoft To Do (Quelle)

Das cloudbasierte Aufgabenmanagement Microsoft To Do ist, wie der Name schon sagt, primär eine To-Do-Listen-Anwendung. Die Technologie wird vom Team hinter dem mittlerweile eingestellten Tool Wunderlist produziert, das von Microsoft aufgekauft wurde. Du kannst Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Erinnerungen hinzufügen, Dateien anhängen und Listen für andere Personen freigeben. Microsoft To Do verfügt nicht über die umfangreichen Team- und Projektmanagementfunktionen mancher anderer Tools und richtet sich somit stärker an Einzelpersonen als an Teams in Unternehmen.

Die Aufgabenverwaltungs-App ist für Desktop- und Mobilgeräte verfügbar und auch Aufgaben aus Outlook können eingebunden werden. Microsoft To Do bietet Zapier-Integrationen und funktioniert mit allen Office 365-Programmen.

Mit Microsoft To Do ist die Aufgabenverwaltung kostenlos. Kostenpflichtige Versionen von Microsoft 365 bieten Zugriff auf weitere Microsoft-Tools wie Microsoft Teams für die Teamarbeit. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

7.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Miro (Quelle)

Miro ist eine Whiteboard-Plattform für die Teamarbeit, die du anpassen und für die unterschiedlichsten Zwecke nutzen kannst, ob für Workshops, gemeinsame Meetings, agile Arbeitsabläufe, Recherche- und Ideenfindungsprozesse oder die Projektplanung. Für all diese Anwendungsbereiche stehen Vorlagen zur Verfügung, etwa für Mindmaps, Kanban-Boards, Flowcharts, Standup-Meetings, IT-Roadmaps oder Retrospektiven, aber natürlich auch für unterschiedliche Methoden der Aufgabenplanung.

Miro eignet sich für Teams der unterschiedlichsten Größen und bietet mit einer Vielzahl an Apps und Integrationen sowie Compliance- und Sicherheitsfunktionen auch großen Unternehmen eine Lösung. Innerhalb der Whiteboards kannst du Videokonferenzen starten, ohne externe Tools wie Zoom zu benötigen.

In der Free-Version können unbegrenzt viele Teammitglieder bis zu 3 editierbare Whiteboards nutzen. Ab der Team-Version gibt es unbegrenzt viele Boards und Besucher, individuelle Vorlagen und Projekte. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

8.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools monday.com (Quelle)

monday.com geht weit über das Aufgabenmanagement hinaus und bietet Teams eine zentralisierte Plattform für alle Arbeitsprozesse, Tools und Dateien. Visuelle Boards mit unterschiedlichen Ansichten wie Kanban-Boards, Kalender, Zeitleisten und Gantt-Diagrammen dienen der Verwaltung von Projekten, Teams und Aufgaben. Automatisierungen beschleunigen deine Arbeit und Zeiterfassungsfunktionen lassen dich verfolgen, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben aufgewendet wurde.

monday.com bietet Integrationen für Dropbox, Slack und mehr sowie Apps, mit denen du den Funktionsumfang erweitern und benutzerdefinierte Ansichten hinzufügen kannst. Dir stehen Workflows für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle zur Verfügung, etwa monday marketer, monday projects und monday dev. Das Tool ist auf Deutsch verfügbar und bietet mobile Apps für iOS und Android.

Für bis zu 2 Personen und bis zu 3 Boards ist monday.com kostenlos. Mit einem Upgrade bekommst du die Basic-Version für beliebig große Teams. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

9.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Notion (Quelle)

Notion ist eine Projektmanagement- und Notizsoftware, in der Teams nicht nur Projekte und Aufgaben verwalten, sondern auch Wikis und Wissensdatenbanken erstellen oder Dokumente gestalten können. Du kannst beispielsweise Meeting-Notizen mit Artikeln aus der Wissensdatenbank und mit Aufgaben verknüpfen oder Team -und Unternehmensziele festlegen und verfolgen, Roadmaps für Projekte entwerfen und in Dokumenten über Kommentare und Erwähnungen zusammenarbeiten.

Während sich Tools wie Jira oder Miro vorrangig an Teams richten, ist Notion explizit auch für die individuelle Nutzung gedacht, sei es beruflich oder privat. In der Template Gallery von Notion findest du Vorlagen für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche und du kannst das Tool als Web- oder Desktop-App (für Mac und Windows) ebenso wie als mobile App nutzen.

Die Personal-Version für Einzelpersonen ist gratis. Du kannst darin unbegrenzt viele Seiten erstellen, Dateien mit einer Größe von bis zu 5 MB hochladen und bis zu 5 Gäste zu einzelnen Seiten einladen. Ab der bezahlten Team-Version erhältst du einem gemeinsamen Arbeitsbereich für unbegrenzt viele Teammitglieder, Berechtigungskontrollen und Admin-Tools. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

10.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Todoist (Quelle)

Im To-Do-Listen-Tool Todoist kannst du deine Aufgaben mit einer Vielzahl an Funktionen und Kategorisierungsmöglichkeiten verwalten: Ordne sie in Projekten oder mit Filtern und Labels, weise Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten zu, priorisiere Aufgaben, erstelle sich wiederholende Aufgaben oder lass dich an Aufgaben erinnern, wenn du dich gerade an einem bestimmten Ort befindest. Neue Aufgaben kannst du in natürlicher Sprache eingeben, etwa „Jeden zweiten Dienstag im Monat um 11 Uhr Einladungen zur Team-Sitzung versenden“. Teammitglieder können Zuständigkeiten festlegen, Dateien freigeben, über Kommentare kommunizieren und Aktivitätsprotokolle einsehen. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

Todoist lässt sich für Produktivitätssysteme wie Getting Things Done anpassen. Individuelle Filter und Ansichten wie „Heute“ und „Demnächst“ machen es möglich, alles auszublenden, was gerade nicht relevant ist, und alternativ zur Listenansicht kannst du deine Aufgaben auch als Kanban-Boards anzeigen. Todoist bietet Web- und Desktop-Versionen ebenso wie mobile Apps und Add-ins für Firefox, Chrome und Outlook.

Die Gratisversion von Todoist ermöglicht 5 aktive Projekte und 5 Teammitglieder pro Projekt, Todoist Pro ermöglicht 300 Projekte und 25 Teammitglieder. In der Business-Version erhalten Teams neben 500 aktiven Projekten pro Mitglied einen gemeinsamen Team-Eingang und Admin- und Mitgliederrollen. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

11.

Vorstellung des Aufgabenmanagement-Tools Trello (Quelle)

Trello basiert auf Kanban-Boards und wird von Teams für die Aufgabenverwaltung genauso wie für die kreative Arbeit genutzt. Zeitleisten- und Kalenderansichten helfen bei der Projektplanung, eine Tabellenansicht und Board-Statistiken geben einen Überblick über alle Aufgaben. Du kannst Karten mit Checklisten, Fälligkeitsdaten und Anhängen versehen, Teammitglieder markieren, Kommentare und Emoji-Reaktionen nutzen und in den Karten Gespräche führen.

Du kannst in Trello zahlreiche Aktionen automatisieren und benutzerdefinierte Schaltflächen erstellen, mit den die entsprechenden Prozesse gestartet werden. Auch Integrationen für Google Drive, Evernote, Slack und zahlreiche andere Tools sind verfügbar. Trello bietet mobile Apps für iOS und Android und ist auf Deutsch verfügbar.

Die Gratisversion bietet unbegrenzte Karten und bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich. Unbegrenzt viele Boards, erweiterte Checklisten, benutzerdefinierte Felder und mehr erhältst du ab der Standard-Version. Informationen zu den Preisen findest du auf der Anbieter-Webseite.

Willst du nicht nur Aufgabenverwaltung kostenlos nutzen? 

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Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Aufgabenmanagement-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.


Methodik: 

Die ausgewählten Produkte haben mehr als 300 Bewertungen auf Capterra und eine durchschnittliche Bewertung von mindestens 4,5 Sternen. Alle Tools entsprechen der Capterra-Definition von Aufgabenmanagement-Software und verfügen über die 5 wichtigsten Aufgabenmanagement-Software-Funktionen: Benachrichtigungen, Aufgabenspezialisierung, Verschieben/Bearbeiten von Aufgaben, Verfolgen des Aufgabenfortschritts und Planen von Aufgaben. Darüber hinaus haben sie für Aufgabenmanager wichtige Funktionen wie agiles Projektmanagement und Zeiterfassung. 

Wir haben auch geprüft, ob die Produkte “nice-to-have”-Funktionen wie Zeiterfassung und Team-Chat haben. Einige der Tools haben einen Chat und eine Zeiterfassung integriert, andere ermöglichen eine einfache Integration in andere Tools. 

Capterra-Definition von Aufgabenmanagement-Software: Mit Aufgabenmanagement-Software können Gruppen von Nutzern besser zusammenarbeiten, um Projekte schnell und gründlich abzuschließen. Funktionen wie die Zeiterfassung und die Projektverfolgung stellen sicher, dass alle Projektaufgaben abgedeckt und die Fortschrittsberichte auf dem neuesten Stand sind. Weitere Funktionen sind die Erstellung von Aufgabenlisten und kollaborative Schnittstellen für alle Nutzer/innen wie der Team-Chat.

Während wir die Produkte auf der Grundlage einer objektiven Methodik auswählen und einstufen, bezahlen uns einige der in dieser Liste aufgeführten Anbieter möglicherweise für den Traffic oder Leads, die sie von unserer Seite erhalten.