Die 5 besten Softwaretools für die digitale Ablage

Wie viel Zeit hast du schon damit verschwendet, nach einem verlorenen Dokument zu suchen? Fällt es dir schwer, deine digitale Ablage zu organisieren? Wir helfen dir weiter! Wir haben für dich eine Liste der fünf Top-Softwaretools für die digitale Ablage und das Dokumentenmanagement zusammengestellt, die von Nutzern mit mindestens 4,4 von 5 Sternen bewertet wurden.

Der Wechsel von der physischen Aufbewahrung von Dokumenten zu einer digitalen Ablage bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: mehr Sicherheit, die Möglichkeit der Cloud-Speicherung und eine verbesserte Zusammenarbeit. In anderen Worten: Ein zentralisiertes digitales Ablagesystem hilft Unternehmen, organisiert zu bleiben und die Informationsflut im Griff zu behalten.

​​Was ist die digitale Dokumentation?

Bei der digitalen Dokumentation werden Dateien und Dokumente digital und somit papierlos gespeichert. Wenn du z. B. eine Papierrechnung einscannst und in eine PDF-Datei umwandelst, handelt es sich um ein digitales Dokument. Dokumentenmanagementsoftware oder DMS bietet üblicherweise Funktionen für die digitale Dokumentation sowie weitere Bereiche der Dateiverwaltung wie Uploads, Freigaben, Abrufe, Sicherheit und Backups.

Weshalb ist es so wichtig, über Backups von Dokumenten zu verfügen?

Bei einem Backup werden üblicherweise Kopien von wichtigen Dateien und Daten gespeichert, die genutzt werden können, um ein Unternehmen im Fall eines Datenverlusts zu schützen. Dieser Prozess wird auch als betriebliche Wiederherstellung bezeichnet. Der Zweck eines Backups besteht darin, eine Kopie wichtiger Daten zu erstellen, damit sie wiederhergestellt werden können, wenn sie beschädigt werden oder verloren gehen. Häufige Gründe für Datenverluste sind Hardware- oder Softwarefehler, Datenbeschädigungen, böswillige Angriffe (Viren oder Malware) oder das versehentliche Löschen von Daten.

Was sollte man bei der digitalen Dokumentation beachten?

Mit einem zentralisierten Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen ihre Dateien und Dokumente effektiv verwalten, Kosten reduzieren und das Risiko für den Verlust wichtiger Geschäftsunterlagen verringern. Für den Übergang zu einem papierlosen Unternehmen empfehlen sich folgende Schritte:

1. Wähle wichtige Geschäftsdokumente aus und lade sie in die Software hoch. Bei diesem Schritt ermittelst du, welche Dateien wichtig genug sind, um gespeichert zu werden, und solltest außerdem doppelte oder veraltete Versionen von Dokumenten löschen.
2. Erstelle Ordner und Unterordner an einem zentralen Ort. So kannst du Dateien und Dokumente zukünftig bei Bedarf effizient auffinden.
3. Lege eine standardmäßige Namenskonvention für alle Dokumente fest und behalte sie durchgehend bei.
4. Lege gegebenenfalls Sicherheitsregeln und -vorschriften fest und erteile Zugangskontrollen und Berechtigungen für autorisierte Nutzende.
5. Richte einen Datensicherungsprozess ein und sorge dafür, dass regelmäßig Backups von allen Dokumenten erstellt und auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Welche Dokumente sollten digital gespeichert werden?

Bei digitalisierten Dokumenten ist die Wahrscheinlichkeit geringer als bei Papierdokumenten, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden. Daher gibt es viele Arten von Geschäftsdokumenten, die idealerweise digital aufbewahrt werden sollten. Dazu gehören:

●  Dokumente der Personalabteilung wie Gehaltsabrechnungen, Verträge von Angestellten, Versicherungsinformationen, Verordnungen und Richtlinien

●  Kundenbezogene Informationen wie Verträge, Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen.

●  Dokumente für die interne Zusammenarbeit wie Steuerunterlagen, Geschäftspläne, Styleguides, Marketingmaterialien und Verkaufsberichte.

●  Rechtliche Dokumente wie Eigentumsurkunden, Testamente, Treuhanddokumente oder Inventarunterlagen 

Die 5 besten Softwaretools für deine digitale Ablage

In diesem Artikel haben wir eine Liste mit den fünf Top-Softwarelösungen für die digitale Ablage zusammengestellt.Die Tools wurden anhand von spezifischen Kriterien ausgewählt: Sie haben z. B. eine durchschnittliche Nutzerbewertung von mindestens 4,4 von 5 Sternen und mehr als 1.000 Bewertungen innerhalb der letzten zwei Jahre erhalten. Die vollständige Methodik für die Auswahl der Tools findest du am Ende des Artikels. Die Tools sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. 

1.

Box

• Gesamtbewertung: 4,4/5
• Benutzerfreundlichkeit: 4,4/5
• Kundenservice: 4,2/5 
• Funktionen: 4,4/5
• Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,3/5

Das Dokumentenmanagementsystem Box bietet Funktionen für Dateispeicherung und -freigabe, Content Management, Zusammenarbeit, E-Signatur, Veröffentlichung und Workflow-Verwaltung in einer zentralen Plattform. Über den integrierten Cloud-Speicherplatz können die Nutzer Dokumente und Dateien in beliebiger Zahl und Größe speichern, teilen und remote nutzen. Außerdem bietet die Software Integrationen mit weiteren Plattformen wie Google Workspace und Slack. Box unterstützt Teams bei der Zusammenarbeit und ermöglicht es ihnen, von überall aus Aufgaben zuzuweisen, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten und Dateien sicher innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu teilen.

Weitere nützliche Funktionen umfassen die Versionskontrolle von Dateien, die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten und Dateien, vorgefertigte Workflow-Vorlagen für Abteilungen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Box bietet ein „virtuelles Whiteboard“ namens Box Canvas, mit dem Teams per Chat, Notizzettel, Abstimmungen und mehr effektiv zusammenarbeiten können. Die Software bietet keine kostenlose Version. Weitere Informationen zu den verschiedenen kostenpflichtigen Versionen findest du auf der offiziellen Website des Tools. 

2.

Confluence

• Gesamtbewertung: 4,4/5
• Benutzerfreundlichkeit: 4,2/5
• Kundenservice: 4,3/5 
• Funktionen: 4,3/5
• Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,3/5

Confluence ist eine für die Remote-Arbeit optimierte Workspace- und Dokumentenmanagementsoftware, in der Teams an einem Ort zusammenarbeiten können. Das Tool bietet ein zentrales Dashboard zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten. So können Nutzer eine bessere Dokumentation für ihre Teams erstellen. Sie können Seiten, Anhänge und Bereiche mit Keywords kennzeichnen und organisieren, etwa nach Meeting-Typen oder Projektnamen. Außerdem bietet Confluence Integrationen mit anderen nützlichen Tools wie Slack, Microsoft Teams, Dropbox, Google Drive und Trello. 

Weitere zentrale Funktionen sind die Dokumentenaufbewahrung und -archivierung, Dateifreigabe und Versionskontrolle. Nutzer können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und aktualisierte Versionen mit Änderungsnachverfolgung veröffentlichen. Auch der Versionsverlauf wird gespeichert. Über den personalisierten Feed des Tools gelangen die Nutzer schnell zu kürzlich genutzten Bereichen, in Arbeit befindlichen Dokumenten und Entwürfen und bleiben über aktuelle Aktivitäten und beliebte Dokumente auf dem Laufenden. Das Tool ist als Gratisversion für bis zu 10 Nutzer oder 3 Agenten verfügbar und bietet eine Speicherkapazität von bis zu 2 GB. Weitere Informationen zur kostenpflichtigen Version findest du auf der offiziellen Website des Tools. 

3.

Google Workspace

• Gesamtbewertung: 4,7/5
• Benutzerfreundlichkeit: 4,6/5
• Kundenservice: 4,3/5 
• Funktionen: 4,6/5
• Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,6/5

Die Business-Lösungen von Google Workspace bieten mehrere Integrationen, mit denen Nutzer alle Geschäftsprozesse zentral verwalten können. Das Softwarepaket umfasst Gmail und Google Calendar ebenso wie Business-Versionen von Google Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets und Slides. So können Teams anwendungsübergreifend mit Tabellenkalkulationen, Chats, E-Mails oder Videoanrufen arbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen. Die Nutzer können Office-Dateien mit verschiedenen Tools speichern, teilen und über die modernen Zusammenarbeitsfunktionen von Google gemeinsam bearbeiten, ohne dass Dateien konvertiert werden müssen. 

Weitere nützliche Funktionen sind elektronische Signaturen, Versionskontrollen, Dokumentenarchivierung und -aufbewahrung sowie unbegrenzter Cloud-Speicherplatz. Das Tool verfügt über integrierte Kontroll-, Verschlüsselungs- und Verifizierungsfunktionen, sodass Mitarbeitende von überall aus arbeiten können und eventuell sogar ein VPN überflüssig wird. Die Nutzer können ihre geschäftlichen E-Mails benutzerdefiniert anpassen, mehr Cloud-Speicherplatz für Google und Drive erhalten, längere Gruppenvideoanrufe mit Funktionen wie Umfragen und Aufzeichnungen nutzen, Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen wie die zweistufige Authentifizierung aktivieren, den Business-Support nutzen und mehr. Das Tool bietet keine kostenlose Business-Version. Weitere Informationen zu den kostenpflichtigen Versionen findest du auf der offiziellen Website. 

4.

Microsoft 365

• Gesamtbewertung: 4,6/5
• Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5
• Kundenservice: 4,3/5 
• Funktionen: 4,6/5
• Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,3/5 

Microsoft 365 bietet ein Paket mit vielen nützlichen Tools wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und OneDrive. Nutzer können in Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint in Echtzeit zusammenarbeiten oder sie offline nutzen. Mit der OneDrive-App können sie Dokumente und Dateien mit integrierter Ransomware-Erkennung und geräteübergreifendem Wiederherstellungsschutz speichern. Die OneNote-App in Microsoft 365 bietet ein funktionsübergreifendes digitales Notizbuch. Zu den Funktionen der verschiedenen Anwendungen gehören Versionskontrollen, Dateifreigabe und Dokumentenarchivierung und -aufbewahrung. 

Außerdem können Nutzer an einer Datei arbeiten und sie direkt in OneDrive oder SharePoint speichern, sodass die Änderungen auf allen synchronisierten Geräten aktualisiert werden. Außerdem können sie Zugriffs- oder Gast-Links bereitstellen, um Dateien mit externen Kontakten zu teilen. Die Dateien lassen sich auf einem PC oder Mac und auf mobilen Geräten aufrufen und synchronisieren. Für das E-Mail-Hosting bietet Microsoft 365 ein 50 GB großes Postfach. Business-E-Mails können auf mobilen Geräten ebenso wie auf Tablets, Desktops und im Web verwaltet werden. Mit der Word-Anwendung können Nutzer Dokumente speichern, klassifizieren und mit Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens teilen. Das Softwarepaket bietet keine Gratisversion. Weitere Informationen zu den kostenpflichtigen Versionen findest du auf der offiziellen Website. 

5.

Notion

• Gesamtbewertung: 4,7/5
• Benutzerfreundlichkeit: 4,3/5
• Kundenservice: 4,5/5 
• Funktionen: 4,6/5
• Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,6/5

Die Dokumentenmanagement-Software Notion bietet einen vernetzten Arbeitsbereich, in dem Nutzer ihre Dokumente und Projekte gemeinsam verwalten können. Der typische Stil des Tools ist eine stichpunktartige Textdarstellung, wobei zahlreiche weitere Funktionen hinzukommen – etwa „Toggles“, mit denen Nutzer ausklappbare Abschnitte zu ihren Dokumenten hinzufügen können. Außerdem lassen sich Bilder und Videos direkt aus Loom oder YouTube in den Dokumenten einbetten oder selbst hochladen. Die Funktionen umfassen interne und externe Dateifreigaben, die Dokumentenarchivierung und -aufbewahrung und die Versionskontrolle. 

Außerdem können Nutzer für jede Dokumentseite Emojis und Titelbilder hinzufügen, um ihrem Markenimage Ausdruck zu verleihen. Die „Synced Blocks“-Funktion ermöglicht es, Inhalte automatisch zu aktualisieren: Wenn Nutzer eine Änderung in einem bestimmten Dokument vornehmen, wird sie auch überall sonst übernommen. Außerdem bietet die Software Integrationen mit Plattformen wie Slack, Figma und Jira. Ein weiterer Vorteil ist die Vorlagengalerie, über die Nutzer angepasste Dokumente erstellen können. Notion ist als kostenlose Version verfügbar. Alle Informationen zu den kostenpflichtigen Versionen findest du auf der offiziellen Website des Tools.