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Aufgabenmanagement Tools

Mit einem Aufgabenmanagement Tool oder Task Management Tool können Nutzergruppen kohäsiver zusammenarbeiten, um Projekte schnell und gründlich abzuschließen. Funktionen wie Zeiterfassung und Projektverfolgung stellen sicher, dass alle Projektaufgaben abgedeckt und Fortschrittsberichte auf dem neuesten Stand sind. Weitere Funktionen eines Aufgabenplaners umfassen automatische Zeitplanung und Zeitleiste, E-Mail-Synchronisierung, Erstellen von Listen, kollaborative Benutzeroberfläche für alle Nutzer und Aufgabenerinnerungen. Task Management Software ist mit Projektmanagement Software, Ideenmanagement Software, PSA Software (Professional Services Automation), Zeit- und Spesenerfassung Software und Workflow Management Software verbunden.

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Ninety ist eine Plattform mit wichtigen Tools, die dein Team benötigt, um sich zu konzentrieren, sich aufeinander abzustimmen und erfolgreich zu sein. Erfahre mehr über Ninety
Jede Organisation verfügt über ein Betriebssystem. Die einzige Frage lautet: Wie gut gestaltet, wie umfassend und wie effektiv ist es? Ninety ist eine führende cloudbasierte Unternehmens-Betriebssystem-Plattform. Tausende von Unternehmen nutzen ihre Konzepte, Tools und Disziplinen, um ihren Fokus, ihre Ausrichtung und ihren Erfolg zu fördern. Mit Ninety kannst du dein vorhandenes Betriebssystem von einer Reihe von getrennten Tools und Tabellen zu einer einzigen einfachen, intelligenten und leistungsstarken Anwendung aktualisieren. Erfahre mehr über Ninety

Funktionen

  • Termin-Fristenmanagement
  • Zeitverfolgung
  • Ressourcenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Werkzeuge zur Zusammenarbeit
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  • Workflow-Management
  • Projekt-Nachverfolgung
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  • Aufgabenliste
  • Priorisierung
  • Kommentare / Notizen
Deutschland Lokales Produkt
Stackfield vereint alle Funktionen wie Teamchat, Projektverwaltung und Videokonferenzen an einem Ort und erfüllt dabei die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit Erfahre mehr über Stackfield
Stackfield ist ein All-in-One Collaboration Tool aus Deutschland mit allen Funktionen, die Teams für die Zusammenarbeit brauchen: Teamchat, Aufgaben- und Projektverwaltung, Videokonferenzen, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und vieles mehr. Stackfield ist nicht nur DSGVO-konform, sondern erfüllt die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Dabei ist Stackfield der einzige Anbieter, der das gesamte Projektmanagement und ganze Workflows Ende-zu-Ende verschlüsselt. Über 10.000 Unternehmen nutzen Stackfield, um ihre Projekte zu verwalten, besser im Team zu kommunizieren und ihre Ziele zu erreichen. Erfahre mehr über Stackfield

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Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im agilen Bereich bietet Jira Teams die passenden Tools und Best Practices, um einen soliden Grundstein für Wachstum zu legen. Erfahre mehr über Jira
Jira ist für agile Teams das Softwareentwicklungstool erster Wahl. Kleine und große Teams – von 2 bis 20.000 Mitgliedern – nutzen Jira, um jeden Schritt ihres Workflows zu verwalten, von der Planung über die Lieferung bis zum Release. Native Roadmaps ermöglichen die Strukturierung von Aufgaben, um das große Ganze im Blick zu behalten. Mit der No-Code-Automatisierungs-Engine von Jira sparen Teams Zeit und verbessern die Leistungsfähigkeit durch die unkomplizierte Automatisierung von Aufgaben und Prozessen. Und mit einer kostenlosen Edition können Teams mit bis zu zehn Benutzern die Vorzüge von Jira nutzen – kostenlos, für unbegrenzte Zeit. Erfahre mehr über Jira

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Quire ist ein kollaboratives Projektmanagement-Tool zum Organisieren von Aufgaben und Unteraufgaben in einer einzigartigen baumartigen Struktur. Erfahre mehr über Quire
Quire ist ein Tool für das kollaborative Projektmanagement, mit dem Nutzer Aufgaben einfach in einer baumartigen Struktur planen und organisieren können. Dabei werden Ziele erreicht, indem Ideen in ausführbare Aufgaben unterteilt werden, die in einer hierarchischen Liste organisiert sind. Erfahre mehr über Quire

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Verwalte Aufgaben effizient mit Zoho Projects. Nutze die nahtlose Kollaboration, verfolge den Fortschritt in Echtzeit und halte Fristen problemlos ein. Erfahre mehr über Zoho Projects
Zoho Projects ist ein umfassendes Aufgabenmanagement-Tool, das eine Vielzahl von Funktionen bietet, mit denen Teams organisiert und produktiv bleiben können. Mit Zoho Projects kannst du problemlos Aufgaben erstellen und zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt verfolgen. Die intuitive Nutzeroberfläche des Tools macht es Teammitgliedern leicht, zusammenzuarbeiten und auf dem Laufenden zu bleiben. Mit Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Baselines, Erinnerungen und Priorisierung stellt Zoho Projects sicher, dass Teams jederzeit auf Kurs bleiben und Aufgaben pünktlich erledigen. Erfahre mehr über Zoho Projects

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Deutschland Lokales Produkt
MeisterTask ist ein webbasiertes Aufgaben- und Projektmanagementtool, das sich perfekt für die Verwaltung deiner Aufgaben eignet. Erfahre mehr über MeisterTask
Einfach, agil und sicher: MeisterTask ist ein intuitives Aufgaben- und Projektmanagement Tool aus Deutschland, mit dem Teams gemeinsam und ortsunabhängig Projekte verwalten können. Der große Fokus auf Datensicherheit der Firma Meister ist nur einer der Gründe, warum unzählige Unternehmen auf diese Task-Management-Lösung setzen. Mitarbeiter finden sich auch ohne intensive Schulungen schnell in dem Tool zurecht und können die flexiblen Kanban-Boards einfach an ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Praktische Automationen, visuelle Zeitleisten und detaillierte Berichte machen das Tool zur idealen Lösung für alle Arten von agilen Projekten. Erfahre mehr über MeisterTask

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Die Workflows von bob helfen, klare Prozesse festzulegen, Mitarbeitende an kommende Projekte zu erinnern und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Erfahre mehr über Bob
Die Workflows von bob helfen, klare Prozesse festzulegen, Mitarbeitende an kommende Projekte zu erinnern und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Keine Engpässe und keine Missverständnisse mehr. Das Manager-Toolkit erledigt das ganze Organisieren und Erinnern, sodass du dich nicht um Kleinigkeiten sorgen brauchst. bob ist die perfekte Lösung für Unternehmen mit über 80 Mitarbeitenden. Erfahre mehr über Bob

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Ein Tool von jetBrains zur Problemverfolgung & zum agilen Projektmanagement. Unterstützt Scrum und Kanban. Cloud oder vor Ort. Kostenlos für 10 Benutzer. Erfahre mehr über YouTrack
Agiles Projektmanagement-Tool von JetBrains. YouTrack dient als alleiniger Ort, um deine Projekte zu verwalten, Arbeit für zukünftige Versionen , Sprints und Iterationen zu planen, und deine täglichen Aufgaben, Fehler und Kundenwünsche zu verfolgen. Es spricht deine Sprache und ist so flexibel, Deinen genauen Prozess zu verfolgen. Unterstützt Scrum und Kanban. Cloud oder vor Ort. Kostenlos für 10 Benutzer. Erfahre mehr über YouTrack

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Das Aufgabenmanagement wurde mit besonderer Berücksichtigung des Gastgewerbes entwickelt. Verwalte Aufgaben abteilungsübergreifend direkt von deinem Smartphone aus. Erfahre mehr über Unifocus
Weniger Technologie ist für Hotels besser. Diese cloudbasierte Lösung rationalisiert die Verwaltung von Arbeit, Zeitplänen, Zeit und Anwesenheit, Aufgaben und Umfragen auf einer nutzerfreundlichen Plattform. Die KI berücksichtigt all deine Geschäftseingaben, um alles von Zeitplänen bis hin zu Housekeeping-Aufgabenzuweisungen bereitzustellen – optimiert für dein Hotel. Vereinfache deine Punktlösungen mit einer Plattform und erledige mehr. Erfahre mehr über Unifocus

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Aufgabenmanagement mit Asana AI optimieren: Vereinfachen Sie Workflows, machen Sie Ihr Team effizienter und erhalten Sie bessere Daten. Erfahre mehr über Asana
Asana erleichtert Ihnen das Aufgabenmanagement mit KI-gestützten Funktionen, die Ihre Workflows optimieren, die Teamarbeit fördern und bessere Ergebnisse liefern. Verwalten Sie Aufgaben, behalten Sie die Leistung im Blick und reagieren Sie schnell auf sich ändernde Prioritäten. Asana unterstützt Ihr Team dabei, schneller ans Ziel zu kommen – mit Projektvorlagen, Zielmanagement und der Möglichkeit, Fortschritte automatisch nachzuverfolgen. Nutzen Sie die KI-gestützten Analytik-Tools, um die Ressourcenverteilung zu verbessern. Ob beim Erstellen von Kampagnen, bei der Einführung neuer Produkte oder beim Onboarding – Asana gibt Ihnen die Tools an die Hand, mit denen Sie intelligenter arbeiten können. Erfahre mehr über Asana

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Die Baumanagementsoftware ermöglicht die reibungslose, effiziente Umsetzung großer, komplexer Bauprojekte. Erfahre mehr über EIDA Solutions
EIDA ist eine leistungsstarke Softwareplattform, die alle Facetten komplexer Bauprojekte für den Pharma- und Technologiesektor digitalisiert, verbindet und optimiert. Eine spezialisierte, flexible Lösung zur Optimierung von Projekten und zur Reduzierung des Risikos von Verzögerungen. EIDA bietet vollständige, praktische, maßgeschneiderte Lösungen. Die Software wird genau nach deinen Bedürfnissen eingerichtet und führt alle Beteiligten durch den Prozess. Eine einfach zu bedienende, intuitive Plattform, die in weniger als zwei Wochen einsatzbereit gemacht werden kann. Erfahre mehr über EIDA Solutions

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Eine Software-Suite für kleine professionelle Dienstleistungsunternehmen mit Modulen für Projektmanagement, Zeiterfassung, Ausgaben und Rechnungsstellung. Erfahre mehr über Avaza
Avaza ist eine Software-Suite für kleine Unternehmen. Die Lösung umfasst Module für Projektmanagement und Zusammenarbeit, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Ausgabenmanagement, Angebots- und Rechnungsstellung. Du kannst wählen, ob du Aufgaben in einer Listenansicht oder als Kanban-Tafel anzeigt haben möchtest. Avaza bietet außerdem leistungsstarke Berichtsfunktionen. Ziehe Dateianhänge per Drag-and-Drop-Funktion in Aufgaben. Verwende Avaza in der Cloud und greife von jedem Gerät aus darauf zu, egal ob über Desktop, Tablet oder Handy. Erfahre mehr über Avaza

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Upwave – Aufgabenmanagement für Teams leicht gemacht Erfahre mehr über Upwave
Upwave ist perfekt für alle Teams, die einen Ort brauchen, um zu planen, Fortschritte zu verfolgen und Arbeit zu erledigen. Delegiere Aufgaben auf beliebige Weise, lege Fristen fest, teile Dateien, gib Kommentare ab und erledige Dinge. Flexibilität, die zu deinem Team passt. Egal, ob du eine Veranstaltung planst, tägliche oder monatliche Aufgaben verwaltest; Organisiere sie so, wie du es willst. Arbeite an jedem Ort. Behält alle deine Informationen an einem Ort, der für alle in deinem Team auf allen Geräten zugänglich ist. Erfahre mehr über Upwave

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Deutschland Lokales Produkt
Mit awork arbeitet dein Team besser und glücklicher zusammen: Aufgaben koordinieren, Team planen, Zeiten erfassen. 4.000+ Teams lieben awork. Jetzt kostenlos testen! Erfahre mehr über awork
awork ist das Taskmanagement-Tool, mit dem du all deine Vorhaben easy umsetzt: intuitiv, freundlich, aus Europa. Plane alle Tasks an einem Ort – in Listen, Boards, Gantt-Charts oder direkt im Kalender deines Teams. So ist immer klar, wer was erledigt und wann die nächste Deadline ansteht. Mit Projekt- und Aufgabenvorlagen und smarten Automatisierungen sparst du wertvolle Zeit im Projektalltag. Aufgaben-Kommentare halten alle auf dem neuesten Stand ohne lästige E-Mail-Schleifen. Dank der integrierten Zeiterfassung weißt du, wie lange eine Aufgabe wirklich gedauert hat. 4.000+ Teams lieben awork. Jetzt kostenlos testen! Erfahre mehr über awork

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Einfache Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Dienstleistern um Content zu erstellen und freizugeben. Kreiere smarte Workflows. Manage Zugriffsrechte. Gib präzises Feedback. Erfahre mehr über CELUM
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Aufgabenmanagementtool für Agile-Softwareentwicklung, -PM, -Testmanagement und -Problemverfolgung mit Arbeitszeittabelle, Audit-Protokoll und Berichterstattung. Erfahre mehr über JunoOne
juno.one ist ein All-in-one-Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Teams auf Kurs bleiben und ihre Ziele erreichen können. Mit seiner intuitiven Nutzeroberfläche und den anpassbaren Workflows macht es juno.one Teams einfach, Aufgaben über mehrere Projekte hinweg zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen. Die Echtzeit-Updates und Kollaborationsfunktionen ermöglichen es Teammitgliedern, nahtlos zusammenzuarbeiten, während die erweiterte Berichterstattung Einblicke in den Projektfortschritt und die Teamleistung bietet. Mit juno.one kann sich dein Team auf das, was wichtig ist, konzentrieren. Erfahre mehr über JunoOne

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Ermöglicht Unternehmen, alles zu planen, zu organisieren und zu verfolgen – Aufgaben, Kunden, Projekte und Funktionen. Erfahre mehr über Lumeer
Einfache und schnelle Planung, Organisation und Verfolgung aller Aufgaben deines Teams. Lumeer bietet dir ein extrem einfaches visuelles Aufgabenmanagement. Jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist, warum es wichtig ist und wie es zu tun ist. Beseitige unnötige Synchronisierungsmeetings, endlose E-Mail-Threads und verwirrende Tabellenkalkulationen. Extreme Flexibilität gibt jedem die Freiheit, den perfekten Workflow zu erstellen, deinen Fortschritt zu verwalten und zu verfolgen. Flexibilität, um sich an die heutige Arbeitsweise deiner Teams anzupassen und mit deinen Bedürfnissen zu wachsen. Erfahre mehr über Lumeer

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Schnelles Design-Review mit schnellem, visuellem Feedback, das alle Beteiligten auf den gleichen Stand bringt. Erfahre mehr über Volley
Mit Volley kannst du schnell und einfach Feedback auf jeder Website erfassen. Sogar auf Staging-Sites. Mit der Browsererweiterung kannst du Notizen und Feedback gezielt zu bestimmten Designfunktionen hinterlassen und Anhänge hinzufügen. Volley rendert pixelgenaue Screenshots als Teil des Feedbacks und ermöglicht so ein besseres Verständnis aller Kommentare. Keine Telefonspiele mehr per E-Mail. Notizen werden an den ausgewählten Arbeitsbereich geliefert und können auch automatisch an Trello oder Jira gesendet werden. Erfahre mehr über Volley

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Bitrix24 ist eine kostenlose Teamaufgaben- und Projektmanagementlösung, die von über 15 Millionen Teams verwendet wird. Cloud-, mobile, Open-Source-Editionen Erfahre mehr über Bitrix24
Suchst du nach den besten kostenlosen Aufgabenmanagement-Tools für Teams? Lasse dich von Bitrix24 beeindrucken. Ja, du erhältst eine unbegrenzte Anzahl an kostenlosen Teams und Aufgaben. Immer noch nicht beeindruckt? Wie wäre es, wenn die Lösung die Nachverfolgung von Freizeit, Unteraufgaben, Aufgabenvorlagen und Aufgabenrollen bieten würde? Lust auf mehr? OK, Gantt-Diagramme, gemeinsam genutzte Kalender, Aufgabendelegierung, Aufgabenberichte und Supervisor-Ansicht gehört alles dazu. Möchtest du, dass das Team-Aufgabenmanagement absolut einfach wird? Du kannst es haben. Bist du ein Power-User? Kein Problem. 15 Millionen Teams nutzen Bitrix24. Erfahre mehr über Bitrix24

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Ein Tool für die visuelle Zusammenarbeit, das eine gemeinsame Perspektive für dein Team und für jedes Projekt schafft – auf eine flexible, lohnende Weise, die auch noch Spaß macht.
Vom Vertrieb über Marketing und HR bis hin zum operativen Geschäft: Teams können Trello so gestalten und anpassen, dass es zu ihren einzigartigen Anforderungen und Arbeitsstilen passt. Dank über 100 Integrationen mit anderen wichtigen Tools wie Google Drive, Slack oder Jira ist Trello ein pulsierender, flexibler Projekt-Hub für teamübergreifende Zusammenarbeit – und das unabhängig vom Arbeitsort. Trello macht Teamarbeit zu einer wahren Freude, indem es Transparenz bietet und board- sowie teamübergeifend funktioniert. Erfahre mehr über Trello

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Weltweit vertrauen Millionen auf Basecamp - alles an einem Ort, was du brauchst, um deine Arbeit zu erledigen.
Gruppen-Chat allein ist nicht genug. Basecamp kombiniert *alle* die Tools, die Teams zusammen an einem Ort brauchen: Message-Boards, Termine, To-do-Listen, Gruppen-Chat, Dokumente und Dateispeicher und vieles mehr. Statt überall verstreuten Sachen, findest du alles, an dem du gerade arbeitest, an einem optiminierten, organisierten Platz. Jeder weiß, was zu tun ist. Nichts wird durch die Ritzen schlüpfen. Du weißt immer ganz genau, was los ist. Erfahre mehr über Basecamp

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Bringe deine Teams zusammen und vereinheitliche deinen Workflow. Erstelle Informationen, arbeite zusammen und speichere Informationen an einem Ort.
Evernote Business bringt deine Teams zusammen. Erstelle Dokumente, arbeite an Projekten und speichere Informationen an einem Ort. Teammitglieder können von jedem Gerät aus auf Notizen und Dateien zugreifen, sie bearbeiten, hochladen und teilen können, auch wenn sie offline sind. Bringe Ordnung in das Chaos und finde schnell die Informationen, die du brauchst, mit leistungsstarken Suchfunktionen und Integrationen in Tools, die du bereits hast. Vereinheitliche deinen Workflow mit Evernote Business. Erfahre mehr über Evernote Teams

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Das einfache, programmierfreie Design macht es jedem leicht, Workflows in wenigen Minuten zu erstellen, sodass das IT-Team Zeit für das hat, worauf es ankommt.
Lasse deine Nutzer und Teams wiederholbare Arbeiten auf ihre eigene Weise automatisieren. Das einfache, programmierfreie Design macht es jedem leicht, Workflows in wenigen Minuten zu erstellen, sodass das IT-Team Zeit für das hat, worauf es ankommt. Eine flexible Schnittstelle und eine Reihe leistungsstarker Funktionen helfen dir bei der Automatisierung sowohl von einfachen Aufgaben als auch von anspruchsvollen Prozessen. Das Ergebnis: bessere Workflows wie eine optimierte Inhaltsüberprüfung, standardisierte Mitarbeitereinstellung und beschleunigte Vertragsgenehmigungen. Erfahre mehr über Box

Funktionen

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Weise Aufgaben auf der offenen Plattform von monday.com überall und jederzeit zu und stelle sicher, dass dein gesamtes Team immer auf dem neuesten Stand ist.
monday.com Work OS ist eine offene Plattform, die Teams mit maßgeschneiderten Lösungen zusammenbringt, um Kommunikationsbarrieren zu überwinden und alle aufeinander abzustimmen. Nicht nur bei einfachen Aufgaben, sondern auch bei komplexen Projekten. Greife auf einfache Weise auf alle Fortschrittsaktualisierungen, Budgetgenehmigungen und mehr auf einer Plattform zu und sieh auf einen Blick, woran dein gesamtes Team arbeitet. Egal, ob du zu Hause oder unterwegs ohne WLAN bist, mit monday.com kannst du auf wichtige Informationen zugreifen und schnell bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen. Erfahre mehr über monday.com

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ClickUp ist ein herausragendes Aufgabenmanagement-Tool mit vollständig anpassbaren und proprietären Funktionen, die es unentbehrlich machen.
Mit Funktionen wie Aufgaben, Unteraufgaben, Erinnerungen, Aufgabenprioritäten, Zeiterfassung, nutzerdefinierten Ansichten, Zielen, Abhängigkeiten und nutzerdefinierten Statusmeldungen bietet ClickUp alles, was du zur Verwaltung von Aufgaben für jedes Projekt oder Team benötigst. ClickUp ist ein herausragendes Aufgabenmanagement-Tool, das all deine Aufgabenanforderungen in einer einzigen Anwendung vereint und von über 100.000 Teams in Unternehmen wie Airbnb, Google und Uber verwendet wird. ClickUp wurde für den persönlichen Gebrauch und Teams aller Größen und Branchen entwickelt und ist ein unentbehrliches Tool für das Aufgabenmanagement. Erfahre mehr über ClickUp

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Aufgabenmanagement Tools: Ratgeber

Einführung

Task Management Tools (zu Deutsch: Aufgabenmanagement Tools) ermöglichen es Gruppen von Fachleuten als Teil eines Teams zusammenzuarbeiten, um Projekte abzuschließen. Diese Anwendungen helfen bei der Automatisierung der Aufgabenzuweisung, Überwachung und Fortschrittsberichterstattung und minimieren so die Arbeitsbelastung für Teammitglieder und ihre Leads. Gleichzeitig sorgen sie für Transparenz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen. Task Management Programme sind vielen Fachkräften in Unternehmen von Nutzen, einschließlich Projektmanagern, Programmmanagern und Produktmanagern. Sie sind bestens geeignet für den Einsatz in kollaborativen Umgebungen wie Webentwicklung, Immobilienverwaltung, Gesundheitsverwaltung, Werbung, Finanzen, Bauwesen und Ingenieurwesen, aber auch im Außendienst, in der Marktforschung und in der politischen Werbung sowie der NGO-Werbung. Grundsätzlich hilft eine Task Management Anwendung Teamleitern, die Projektarbeit zu orchestrieren und die Produktivität des Teams zu steigern, indem die verfügbaren Talente und Ressourcen optimal genutzt werden, um die Projektziele in möglichst kurzer Zeit zu erreichen. Eine solche Anwendung hat gewöhnlich eine kalenderbasierte Anzeige mit farblich gekennzeichneten Aufgaben, manuellen und automatischen Eingabemöglichkeiten, Terminerinnerungen und automatischen Fortschrittskontrollen. Durch die Zusammenführung der Ziele, Checklisten und Aufgabendateien des Teams auf einem einzigen Dashboard können Teammitglieder den Fortschritt synchronisieren, verfolgen und an messbaren OKR (Objectives and Key Results) zusammenarbeiten. Diese Anwendungen sind im Wesentlichen Tools zur Aufgabenverfolgung und Fortschrittsberichterstattung und teilen einige ihrer Funktionen mit Projektmanagement Tools, Workflow Management Systemen, Ideenmanagement Software und Home Office Software. Aber es gibt auch noch den Aspekt des Budgets. Da Budgets oft bei der Zuweisung und Überwachung von Zeit, Talent und Ressourcen ins Spiel kommen, fallen sie oft in Kategorien wie Zeit- und Spesenabrechnung-Software und Anforderungsmanagement Tools. Auf diese Weise können die Fachkräfte in einem Unternehmen zwischen der Verwendung mehrerer spezialisierter Tools oder eines einzigen, umfassenderen Tools für mehrere Projekte wählen. Während sich viele Unternehmen in Deutschland noch immer auf Excel-Tabellen zur Aufgabenverwaltung verlassen, verwenden die meisten eine Kombination von Tools, um ihre Projekte, Aufgaben und Ressourcen zu verwalten. Tatsächlich verwenden laut einer Capterra-Studie 46 % der deutschen KMU Projektmanagement Tools, 24 % Zeiterfassungstools und 18 % Task Management Tools. Task Management Tools variieren in Design und Funktionalität, je nach Zielnutzer. Einige wurden für sehr spezifische Branchen wie Engineering, Webentwicklung und Gesundheitswesen erstellt. Die meisten sind jedoch standardmäßig branchenübergreifend einsatzbereit und funktionieren in praktisch jeder Teamumgebung, da sie alle über einige grundlegende Funktionen verfügen:

  • Erfassung von Zielen und Projektorganisation
  • Erstellung von neuen und sich wiederholenden Aufgaben und Unteraufgaben
  • Zuweisung von Aufgaben an die richtigen Beschäftigten
  • Verfolgung von Teamaktivitäten und Projektfortschritten in Echtzeit
  • Zusammenarbeit mit Teammitgliedern bei Dateien und Aufgaben über das gleiche Dashboard
  • Überprüfung des Engagements der Teammitglieder und Koordinierung zur Abdeckung von Aktivitätslücken
  • Ermittlung von Engpässen und Herausforderungen, Aktualisierung der Aufgaben nach Bedarf
  • Erfassung der Arbeitsstunden und Vergleich mit den ursprünglichen Prognosen

Was sind Task Management Tools?

Task Management Tools dienen dazu, Fachkräfte in Deutschland bei der Durchführung ihrer Arbeit im Team zu unterstützen, indem sie Aufgaben plant, über Fortschritte berichtet und die für Projekte aufgewendete Zeit verfolgt. Als Teil des Projektmanagements ist Aufgabenmanagement für den Erfolg eines Projekts unerlässlich, denn es versetzt Unternehmensleiter in die Lage, ihre Projekte in umsetzbare und quantifizierbare Aufgaben aufzuteilen und sie nacheinander zu organisieren, um einen reibungslosen Aufgaben- und Informationsfluss innerhalb der Teams zu gewährleisten. Mit Task und Team Management Software können Projektmanager einzelne Aufgaben und den Einsatz von Teammitgliedern planen, verteilen, terminieren und überwachen. Dies trifft auf viele Sektoren zu, etwa Gesundheitswesen, Ingenieurwesen, Übersetzung, Immobilienverwaltung, Softwareentwicklung, Marktforschung, Sicherheitsverwaltung und Versicherung. Teamleiter, die für das Aufgabenmanagement zuständig sind, können zahlreiche Rollen einnehmen, sei es Projektmanager, Stationsleiter, Programmmanager, Vertragsmanager, Objektmanager, Produktmanager oder praktisch jede andere Art von Führungsposition im Unternehmen. Während einige Tools für bestimmte Branchen konzipiert sind, versuchen die meisten, den Bedürfnissen einer vielseitigen Nutzergruppe gerecht zu werden. Daher ist die UI in der Regel frei von Code und so entwickelt, dass sie den Bedürfnissen von Personen mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen gerecht wird. Task Management Anwendungen sind oft webbasiert, aber viele Entwickler bieten auch Android- und iOS-Apps an, um die Dateneingabe und -überwachung für verteilte Teams und interne Teams zu erleichtern. Während einige Unternehmen proprietäre Task Management Programme als Teil ihres Software-Stacks entwickeln können, entscheiden sich die meisten für Cloud-Anwendungen, die über SaaS-Abonnements verfügbar gemacht werden. Andere entscheiden sich für das Hybridmodell, das die Funktionen der gekauften Anwendung voll ausschöpft, sensible Daten jedoch auf dem Firmenserver speichert. Abhängig von der Art des Projekts können Teamleiter ihre Softwaretools zur Aufgabenverwaltung für Funktionen verwenden, die für diese Art von Anwendung spezifisch sind, einschließlich Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Scrum-Sprints, Burndown-Diagrammen und anderen Frameworks und Methoden, die ihre Arbeit automatisieren und sicherstellen können, dass ihre Projekte Früchte tragen. Wer mehr über diese Methoden erfahren möchten, für den bietet Capterra eine Vielzahl von Online-Ressourcen an, darunter: kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlagen im offiziellen Blogbeitrag.

Welche Vorteile bieten Task Management Tools?

Die Vorteile von Task Management Tools liegen vor allem darin, dass sie Unternehmen in Deutschland helfen, die Lebenszyklen von Projekten zu kürzen. Ganz gleich, ob es darum geht, Kommunikation im gesamten Unternehmen zu ermöglichen, die gleichzeitige Zusammenarbeit an mehreren Projekten zu erleichtern oder Engpässe und Herausforderungen zu erkennen bevor sie eskalieren – die Funktionen eines Task Management Programms bringen Einsparungen. Genau betrachtet kann man die Vorteile von Task Management Anwendungen wie folgt klassifizieren:

  • Erhöhte Produktivität: Teamleiter können ein Projekt in kleinere Abschnitte unterteilen, Aufgaben an bestimmte Teams vergeben, Teilaufgaben an Teammitglieder ihrer Wahl zuweisen und Ressourcen so verteilen, dass alle Aufgaben abgedeckt sind. Dadurch kann dafür gesorgt werden, dass alle Beschäftigten über denselben Wissensstand verfügen, Verschwendung kann minimiert und die Gesamteffizienz verbessert werden. Man kann Aufgaben sofort Beschäftigten zuordnen und Projektaktualisierungen in Echtzeit senden, um sicherzustellen, dass alle im Team ihre Rolle und ihre Reihenfolge im Ablauf kennen.
  • Optimierte Arbeitsabläufe: Wie andere Arbeitsverwaltungssoftware auch, sind Task Management Programme sehr geschickt darin, Nutzer auf Aufgaben hinzuweisen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, mehr Zeit erfordern oder für andere Projekte nachteilig sind. Anstatt Beschäftigten nachzulaufen und Fortschrittsberichte anzufordern, kann man mit Mitarbeiter Task Management Software sofort auf alle benötigten Informationen zugreifen. Mit diesen Tools können Projektmanager andere Aufgaben neu zuordnen oder priorisieren, um die Arbeitslast zu verringern, Umgehungsmöglichkeiten zu finden oder ihre Optionen neu zu bewerten. Da nun alle Projektinformationen allen Beteiligten jederzeit zur Verfügung stehen, können Teamitglieder proaktiv eingreifen, um sich gegenseitig zu helfen und Rückstände abzubauen.
  • Realistische Budgetierung: Mit einer konstanten, genauen und leicht zugänglichen Aufzeichnung der für jedes Projekt aufgewendeten Zeit, Beschäftigten und Ressourcen erleichtern Task-Manager Tools Unternehmen die Budgetierung für aktuelle und zukünftige Projekte. Nicht alle Task Management Tools für Unternehmen lassen Nutzer ihre Ausgaben und Anforderungen protokollieren, aber die meisten lassen zumindest die Eingabe von Arbeitsstunden zu. Diese Informationen können an die Buchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- und Finanzabteilungen weitergegeben werden, um allgemeine Kosten und Gehälter zu prognostizieren und erforderliche Rechnungsanpassungen durchzuführen.
  • Zentralisierte Verwaltung: In großen Unternehmen mit verteilten Teams ist es mit Task-Manager Software leichter, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Teamkollegen können aus der Ferne und sicher darauf zugreifen und auch nur die Informationen sehen, für die sie berechtigt sind. Dadurch kann man in Echtzeit zusammenarbeiten, sodass regionenübergreifende Projekte ohne Zeitzonenbeschränkungen ihre Ziele erreichen.

Über welche Funktionen verfügen Task Management Tools?

Die Funktionen von Task Management Tools sind so vielfältig wie die Anwendungen selbst. Aber alle Online-Arbeitsmanagement-Tools, von den rudimentärsten bis zu den komplexesten, verfügen über mindestens acht grundlegende Attribute. Die häufigsten Funktionen von Task Management Tools sind folgende:

  • Bearbeitung und Aktualisierung von Aufgaben: Bearbeitung und Aktualisierung von Aufgaben basierend auf Projektanforderungen und Ressourcenverfügbarkeit. Dies kann mithilfe von Dropdown-Menüs, Drag-and-Drop-Tools, manueller Eingabe, automatischer Eingabe und anderen Tools, die den Arbeitsaufwand für Teamleiter minimieren und keine Programmierkenntnisse erfordern, durchgeführt werden.
  • Bearbeitung und Priorisierung von Teilaufgaben: Unterteilung von Aufgaben in umsetzbare Teilaufgaben, um sie auf einer Mikroebene zu verwalten. Auf diese Weise können Nutzer sie auf einen Blick sehen, die jeweiligen Abhängigkeiten verstehen und nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren, um den Projektabschluss zu beschleunigen.
  • Aufgabenplanung: Planung und Zuweisung von Aufgaben, Einteilung von Zeit und Ressourcen für die jeweiligen Teilaufgaben. Mit dieser Funktion können Nutzer von Team Management Software Zeitrahmen für ihre Projekte aufstellen, Fristen festlegen, Nutzern Aufgaben zuordnen und die Zahl der Stunden schätzen, die die Beschäftigten für die jeweiligen Aufgaben aufbringen sollten. Die Software kann auf ein und demselben Dashboard Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Scrum-ähnliche Sprints, nutzerdefinierte Anfrageformulare, automatische Aufgabenzuweisungen und gemeinsame Arbeitsabläufe enthalten.
  • Aufgaben-Tags: Markierung von Aufgaben und Unteraufgaben mit Tags und Etiketten zur besseren Organisation. Damit können Aufgaben kategorisiert und sortiert werden, wobei häufig eine farbliche Codierung je Prioritätsstufe verwendet wird. Mit Tags und Etiketten können Nutzer außerdem Informationen zu den ihnen zugewiesenen Aufgaben direkt über URL-Links und E-Mail-Benachrichtigungen hinzufügen, anstatt den gesamten Kalender nach ihren Aufgaben durchsuchen zu müssen.
  • Aufgaben- und Projektverfolgung: Verfolgung des Projektfortschritts über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Initiierung bis zum Abschluss. Software zur Auftragsverfolgung kann die meisten Phasen eines Projekts abdecken, darunter Planung, Ausführung, Überwachung, Kontrolle und Abschluss. Mit diesem Tool können Manager die wichtigsten Leistungsindikatoren im Auge behalten, denn viele Tools sind auch mit integrierten Analysen und Berichten ausgestattet. Mit Techniken, wie sie in Das Burn-Down-Diagramm – Ein Effizientes Tool für agile Teams beschrieben werden, können Teamleiter dann auch die für die Fertigstellung benötigte Zeit abschätzen und mit der ursprünglichen Schätzung vergleichen.
  • Warnungen und Benachrichtigungen: Nachverfolgung von Meilensteinen, Fristen und Aktualisierungen und Benachrichtigung von Teammitgliedern und anderen Beteiligten in Echtzeit. Task Management Tools sollten Nutzer in Echtzeit benachrichtigen können, wenn eine neue Aufgabe erstellt, eine Aktualisierung durchgeführt oder ein Meilenstein erreicht wird, oder wenn es einen Fehler im System gibt. Dies kann per E-Mail, Browser-Popup, Push-Benachrichtigung und/oder In-App-Benachrichtigung erfolgen.
  • Verwaltung wiederkehrender Aufgaben: Kopieren und Planung von Aufgaben zu bestimmten Zeiten des Tages, der Woche, des Monats oder des Jahres. In Branchen wie Marketing, Gesundheitswesen, Immobilienverwaltung, Buchhaltung und Technik gibt es einige Aufgaben, die repetitiv und obligatorisch sind. Anstatt jedes Mal ein Projektmanagement-Szenario von Grund auf zu erstellen, kann der Teamleiter nun die Projekterstellung automatisieren und Aufgaben planen, um redundante Arbeit zu vermeiden.
  • Zeiterfassung: Erfassung der Zeit, die von den jeweiligen Teammitgliedern für ihre Aufgaben benötigt wird. Auf diese Weise kann ein Teamleiter Ressourcenzuweisung, Entwicklung und Engagement der Teammitglieder nachverfolgen. Mit der Zeit kann ein solches Task Management Tool sogar Muster im Aktivitätsniveau der Teammitglieder aufzeigen, die Projektbeteiligung in verschiedenen Teams vergleichen und Teammitglieder identifizieren, die eine überragende Leistung bringen oder mit ihren Kollegen nicht Schritt halten können.

Das Softwareverzeichnis von Capterra enthält Task Management Programme mit diesen und vielen anderen Funktionen. Wer an bewährten Anwendungen interessiert ist, möge gerne durch das Verzeichnis gehen, um nach der idealen Task Management Anwendung für sein Unternehmen zu suchen, die Ergebnisse zu filtern, sodass genau der Kandidat übrig bleibt, der alle richtigen Kriterien für sein Unternehmen erfüllt.

Was sollte beim Kauf von Task Management Tools berücksichtigt werden?

Beim Kauf von Task Management Tools sollte man weniger nach der Ästhetik gehen, sondern eher auf Praktikabilität achten. Wie in Herausforderungen im Projektmanagement beschrieben, macht die Bewältigung der drei wichtigsten Herausforderungen des Projektmanagements den Wert einer Anwendung aus: Kommunikation, Transparenz und Umfang. Daher müssen Unternehmer beim Kauf von Task Management Tools drei Dinge beachten:

  • Erfüllen sie die geschäftlichen Anforderungen? Je nach Art des Unternehmens ist ein einfacher, schnörkelloser Task-Tracker möglicherweise nicht ausreichend für die Erfüllung der Anforderungen. Führungskräfte, die in erster Linie an Wachstum denken, dürften sich eher für eine skalierbare Software vom Typ SaaS entscheiden, die entweder in bestehende Tools integriert werden kann oder eine API-Verknüpfung bietet, damit man unterwegs seinen Software-Stack entwickeln und komplexer werden kann. Deutsche Unternehmen können Tools finden, die ihre Erwartungen erfüllen, ohne das Budget zu sprengen, indem sie Tarifpläne und Funktionen im Capterra Verzeichnis direkt vergleichen.
  • Sind diese Tools marktspezifisch? Zwar sind die meisten Task Management Anwendungen für ein breites Publikum geeignet, bestimmte Branchen erfordern jedoch marktspezifische Tools. Nutzer aus dem Gesundheitswesen, der Logistik, des Baugewerbes oder der Übersetzungsbranche müssen vielleicht feststellen, dass es nur eine Handvoll Anwendungen gibt, die ihre Anforderungen in Bezug auf Komfort, Funktionalität, Compliance und Legalität erfüllen. Wenn es um die Verwaltung von Unternehmensaufgaben geht, ist dies für derartige Software umso wichtiger, da sich die Arbeits- und Datenschutzgesetze von Land zu Land stark unterscheiden können.
  • Erleichtern sie die Transparenz? Kommunikation und Sichtbarkeit machen gutes Projektmanagement aus. Online-Arbeitsmanagement-Tools, welche die Zusammenarbeit in Echtzeit, die übersichtliche Visualisierung und den sofortigen Datenzugriff für alle Beteiligten nicht erleichtern, erfüllen diese grundlegenden Anforderungen nicht. Mit Echtzeit-Zugriff auf Kanban-Boards und Gantt-Diagramme können die Beschäftigten die Ergebnisse ihrer Arbeit direkt sehen, bleiben gleichzeitig über Änderungen auf dem Laufenden und bekommen auch mit, woran ihre Kollegen arbeiten. Nicht zuletzt ist es ebenso wichtig, mehrsprachige und geräteübergreifende Inhalte anzubieten, wie Datenzugriff in Echtzeit, Push-Benachrichtigungen bei Aktualisierungen und Terminerinnerungen.

Die wichtigsten Trends für Task Management Tools spiegeln den Wandel von einem traditionellen, auf Excel-Tabellen basierenden Projektmanagement zu einer anspruchsvolleren geschäftsspezifischen Technologie wider. Da solche Tools viele Phasen und Aufgaben des Projektmanagements automatisieren und rationalisieren, kann man davon ausgehen, dass immer mehr deutsche Unternehmen anfangen werden, sie einzusetzen. Sicherlich werden einige Firmen eigene Tools entwickeln, aber viele werden sich an Dienstleister wenden, die sich schnell an diese neuen Trends bei Task Management Tools anpassen können:

  • Zunehmende Abhängigkeit von KI: Künstliche Intelligenz ist heute fester Bestandteil von Task Management Programmen. Dies ist das Ergebnis der ständig wachsenden Nachfrage nach schnellerer und effizienterer Arbeit, was natürlich den Wettbewerb vorantreibt. Unternehmen in ganz Deutschland automatisieren ihre Arbeitsabläufe durch die Integration von künstlicher Intelligenz in ihre Geschäftsprozesse und entledigen sich dadurch solcher Probleme wie Verschwendung und Redundanz. Nun können maschinelles Lernen und Bots komplexe Vorgänge automatisieren und beschleunigen, aber nicht greifbare Indikatoren fallen dabei durch das Raster. Maschinen können die Bedeutung menschlicher Interaktion nicht quantifizieren. Für eine Maschine ist die beste Arbeitskraft die, die am schnellsten und effizientesten arbeitet, und sie erkennt nicht den Wert derer, die vielleicht langsamer, aber effektiver sind. Maschinen kennen keine Soft-Skills und keine Interaktion mit indirekten Ergebnissen, was in Berufen im Gesundheitswesen aber den größten Teil des Arbeitstages ausmachen kann. Ein KI-Tool ist nur so gut wie seine Programmierung, und genau das ist der Schwachpunkt vieler Task Management Lösungen: Ihre Programmierung ist für Endnutzer nicht sichtbar oder zugänglich.
  • Wachstum des IoT: Branchen wie das Baugewerbe, die Logistik, das Gesundheitswesen und der Vertrieb verlassen sich heute alle auf den Input von IoT-Geräten, um zu bestimmen, wann welche Aufgaben eingeleitet oder ein Projekt durchgeführt werden sollen. Beschäftigte werden beispielsweise damit beauftragt, einen Sensor zu reparieren oder auf einen Kunden an einem Helpdesk-Terminal zuzugehen. Laut einer Gartner-Studie, die in Digitalisation’s Impact on PPM Practices and the PMO (Die Auswirkungen der Digitalisierung auf PPM-Verfahren und das Projektmanagementbüro) zitiert wird, wird das IoT bei der Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung immer entscheidender. Projektmanager und Unternehmen suchen nach Tools, die ihre Bedürfnisse in Bezug auf Teamgröße, Zusammenarbeit, Layout, Funktionen und Anpassungsfähigkeit erfüllen. Dabei kann man schnell von Trends und Medienberichten überwältigt werden und vergisst, sich auf die wichtigsten Funktionen für bestimmte Unternehmen oder Projekte zu konzentrieren.
  • Mobile Bereitschaft ist ein Muss: Mobiler Zugriff ist nun schon seit geraumer Zeit eine wichtige Voraussetzung. Task Management Tools, die auch mobil genutzt werden können, ermöglichen Nutzern, ihre Aufgaben nachzuverfolgen, zusammenzuarbeiten, Berichte zu erstellen und von jedem Ort und zu jeder Zeit miteinander zu kommunizieren. Für Beschäftigte an entfernten Standorten sind mobile Apps unverzichtbar, da sie von Anfang an rund um die Uhr Zugriff auf Projekt-Dashboards benötigen. Die Weiterentwicklung mobiler Geräte dreht sich jedoch um Modelle mit zwei Bildschirmen und um faltbare und biegsame Modelle. Dieser wichtige Trend dürfte weitere Herausforderungen für Task Management Anwendungen mit sich bringen.
  • Chatbot-Nutzung ist der nächste große Hype: Nutzer haben sich daran gewöhnt, dass es in praktisch jeder Anwendung, auf die sie zugreifen, Chatbots gibt. Bots können bei der Automatisierung von Aufgaben, Workflows, Berichten, Benachrichtigungen und praktisch jedem anderen Aspekt der Aufgabenverwaltung helfen. Und sie können auch neue Nutzer durch die verschiedenen Abschnitte des Dashboards führen und Möglichkeiten zur Automatisierung ihrer Arbeit vorschlagen. In ähnlicher Weise können sie helfen, den Task-Manager mit anderen internen Tools wie Kundendatenbanken, Wissensdatenbanken und Berichtsarchiven zu verknüpfen. Aber die Qualität ihrer Arbeit steht in direktem Verhältnis zu der Qualität ihres Codes, und darüber hinaus sind sie anfällig für soziale Voreingenommenheit.
  • Knappere Fristen: Für wettbewerbsfähige Unternehmen ist Schnelligkeit eine Grundvoraussetzung, und die Fristen werden jedes Jahr knapper. Da sie mehr Software integrieren und mehr ihrer Aufgaben automatisieren, erwarten Unternehmen, dass sich ihre Projektzeitrahmen anpassen, wodurch das Risikomanagement und die Integrationsphasen der Projektlebenszyklen verkürzt werden. Unternehmen sollten jedoch auch das Änderungsmanagement und die damit verbundenen Herausforderungen berücksichtigen und Zeit für die Implementierung neuer Software budgetieren und zuweisen.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Das Burn-Down-Diagramm – Ein Effizientes Tool für agile Teams – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 29. September 2022)

  2. Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 29. September 2022)

  3. Behalte mit unserem Gantt-Chart Excel Template den Überblick in Projekten – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 29. September 2022)

  4. Herausforderungen im Projektmanagement – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 29. September 2022)

  5. Digitization’s Impact on PPM Practices and the PMO (Die Auswirkungen der Digitalisierung auf PPM-Verfahren und das Projektmanagementbüro) – Gartner (Zugriffsdatum: Montag, 18. April 2022)