Gerade bei ersten, kleineren Projekten ist die Versuchung groß, auf Planung zu verzichten. Es sind ja nur wenige Leute beteiligt, Tasks, Timing und Verantwortlichkeiten scheinen klar umrissen. Alles easy!
Dann beginnt das Projekt und Erwartung trifft Wirklichkeit. Irgendetwas stellt sich als erheblich komplizierter heraus, irgendwer ist krank, irgendein Dienstleister liefert nicht wie erwartet. Der Kunde ruft an, er braucht das Projekt eigentlich doch schon gestern. Wann es denn fertig sei?
Der Projektleiter muss sich eingestehen, dass er irgendwo den Überblick verloren hat. Anstehende Aufgaben kommen durcheinander, wichtige Termine werden nicht eingehalten – es wird klar: Planung muss her!
Eine einfache Lösung: Das Gantt-Chart
Wir halten fest: Wenn du an einem Projekt arbeitest, kommst du um die Projektplanung nicht herum. Planung ist das entscheidende Kriterium für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Das gilt für kleine sowie große Projekte, denn auch kleinere Projekte haben komplexe Aufgaben, bergen Risiken und müssen mehrere Projektteilnehmer koordinieren.
Im Projektmanagement haben sich Gantt-Diagramme als Planungsinstrument durchgesetzt. Gantt-Charts haben nur 2 Achsen: Auf der einen (vertikal), werden die Aufgaben im Projekt abgebildet, auf der anderen (horizontal), in welchem Zeitraum diese Aufgaben erledigt werden sollen.
Das wirkt erst einmal sehr simpel, aber selbst diese einfache Version eines Gantt-Charts bringt schon enorme Vorteile. Es wird auf einen Blick greifbar, wann was passieren soll. Zudem lässt sich einfacher mit Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben umgehen. Kann beispielsweise Aufgabe 4 erst erledigt werden, wenn Aufgabe 2 abgeschlossen ist, können die Auswirkungen von Verzögerungen in Aufgabe 2 schnell eingeschätzt und eingeplant werden. Zudem eignet sich das Gantt-Diagramm für die schnelle Erfolgskontrolle unterwegs. Ist Aufgabe 1 an Tag 3 nicht abgeschlossen, ist sofort klar, dass etwas nicht läuft, wie es sollte, und wir können uns den besten Weg überlegen, mit der Situation umzugehen.
Noch ein Riesenvorteil von Gantt-Charts: Sie lassen sich einfach und schnell anlegen und aktuell halten. Sie gehören einfach zu den effektivsten Methoden, um Aktivitäten zeitbezogen anzuzeigen. Mit Gantt-Diagrammen hast du ein einfaches Instrument der Projektplanung, das mit wenig investierter Zeit große Wirkung erzielen kann. Es ist kein Wunder, das Gantt-Charts sich als eines der am häufigsten angewandten Tools in der Projektplanung etabliert haben.
Um dein Unternehmen bei der Projektplanung zu unterstützen, haben wir ein Gantt-Chart Excel Template erstellt. Dieses Template ist schon etwas komplexer als die Abbildung oben, du kannst damit beispielsweise auch tracken, wer für welche Aufgabe zuständig ist und welche Aufgabe bereits zu wie viel Prozent abgeschlossen wurde. Aber auch, wenn sich die Komplexität etwas erhöht hat, der größte Vorteil des Gantt-Diagramms bleibt erhalten: Du siehst einfach auf einen Blick, wann was passiert.
Mit unserer Vorlage kann dein Unternehmen das Planungsinstrument ausprobieren, bevor es in eine Projektmanagement-Softwareinvestiert. Das Gantt-Chart Excel Template enthält Erklärungen, wie die einzelnen Felder auszufüllen sind, sowie Formeln, die nach Dateneingabe deinen Chart erzeugen.
So funktioniert unser Excel Template
Um ein Gantt-Diagramm erzeugen zu können, brauchst du zunächst einen detaillierten Projektplan. Die Grundidee hinter Gantt-Charts ist, zuerst Aufgaben und Teilaufgaben zu benennen und danach die benötigte Zeit dafür festzulegen. Ein Projektplan besteht also aus einer Reihe von miteinander zusammenhängenden Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen.
Wenn man beispielsweise ein Zimmer streichen möchte, kann man damit nicht beginnen, bevor man alle Möbel aus dem Zimmer gestellt hat. Man könnte allerdings die Farbe anmischen, während ein Freund alle Möbel aus dem Zimmer entfernt.
Der erste Schritt auf dem Weg zu einem Projektplan ist demnach die Erstellung eines Projektstrukturplans – eine Technik, mit der man Teilaspekte des Projekts in einzelne Aufgaben unterteilt. So gehören beispielsweise die Aufgaben „Farbe beschaffen“ und „Farbe anmischen“ zum Teilaspekt „Farbe“.
Neben den einzelnen Aufgaben muss auch definiert werden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden müssen. Man muss zum Beispiel erst die Farbe beschaffen, bevor man sie anmischt. Einmal eingetragen, wird im Gantt-Chart dann sofort ersichtlich, ob Aufgaben parallel oder nacheinander ablaufen.
Nachdem du Angaben zur Dauer und dem Startdatum der einzelnen Aktivitäten notiert hast, erstellt unsere Vorlage Balken im Gantt-Chart. Die Dauer bestimmt die Länge der Balken im Kalender. Außerdem wird das Enddatum der Aktivitäten automatisch berechnet.
Gantt-Chart Software
Neben unserem Gantt-Chart Excel Template kann für die Projektplanung auch spezielle Gantt-Software eingesetzt werden. Mit der Excel Vorlage können Unternehmen sich einen Einblick in das Planungsinstrument verschaffen. Nutze die Vorlage einfach eine Weile für deine persönliche Projektplanung, um das Tool Gantt-Diagramm kennenzulernen. Spezielle Softwarelösungen haben jedoch im Gegensatz zu Excel einige Vorteile, die einen Umstieg empfehlenswert machen. Spezialisierte Software ist erheblich leichter zu bedienen und übersichtlicher in der Darstellung. Zudem spart man sich eine Menge an manuellen Eingaben und Aktualisierungen, insbesondere, wenn die Software wichtige Daten über Schnittstellen einfach aus anderen Systemen übernehmen kann.
Zudem können Unternehmen auch in eine vollständige Projektmanagement-Software investieren. Solche bieten zusätzlich zu Planungsinstrumenten wie dem Gantt-Chart auch Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung, Projektkollaboration etc.
Teste verschiedene Lösungen, um herauszufinden, welche am besten zu deinen Anforderungen passt. Aber egal, für welche Lösung du dich am Ende entscheidest, das Gantt-Diagramm wird fast sicher ein zentraler Baustein deines Projektmanagements werden.
Weitere kostenlose Templates gibt’s hier:
