Produktivität steigern: 8 Methoden hochproduktiver Angestellter

Veröffentlicht am 7.10.2020 von Andrew Conrad und Ines Bahr

Immer mehr Teams arbeiten im Homeoffice und nicht allen fällt es leicht, dabei motiviert zu bleiben. Mit den folgenden Tipps kannst du erfolgreich die Produktivität steigern.

Produktivität steigern- 8 Methoden hochproduktiver Angestellter

Wir alle kennen eine solche Person: Sie hat immer einen ordentlichen Schreibtisch, macht täglich um 16 Uhr Feierabend und schafft es dennoch, eher mehr statt weniger als nötig zu erledigen und jedes Quartal neues Lob zu erhalten. Und wir fragen uns, mit einem etwas neidischen Blick: Wie schafft sie das bloß?

Meist steckt dahinter kein großes Geheimnis, sondern eher kleine, aber konsequent umgesetzte Strategien. Für dich als Teamleiter*in stellt sich die Frage, wie du die Produktivität vom Rest deines Teams so steigern kannst, dass sie das Niveau deiner produktivsten Angestellten erreichen.

So könnte dein Team mit weniger Ressourcen und in kürzerer Zeit mehr erreichen und alle Teammitglieder würden von neuen Erfolgserlebnissen und mehr Freizeit profitieren.

8 Methoden, mit denen hochproduktive Angestellte ihre Produktivität steigern

Es gibt einige Methoden und Gewohnheiten, die viele besonders produktive Menschen gemeinsam haben.

Gib diese Empfehlungen an dein Team weiter, damit alle davon profitieren oder sie gleich gemeinsam ausprobieren können.

Taten sagen dabei mehr als Worte: Setze die Tipps selber um und zeige, wie schon ein paar kleine Veränderungen das ganze (Arbeits-)Leben ändern können.

1. Unangenehmes zuerst erledigen

Im Projektmanagement gibt es den Spruch: „Eat the frog first“ – iss als Erstes den Frosch. Damit ist gemeint, gleich mit einer schwierigen Aufgabe in den Tag zu starten, um sie hinter sich zu haben.

Besonders produktive Angestellte entscheiden sich gleich zu Beginn des Arbeitstags für eine Aufgabe von ihrer To-do-Liste, die sie besonders ungern machen und die andere vielleicht tagelang aufschieben würden, und erledigen sie gleich als Erstes: die Planung für ein Meeting mit dem Management, eine E-Mail an einen Anbieter, ein Telefonat mit einem komplizierten Stakeholder …

Das ist nicht einfach, aber es lohnt sich. Das wichtigste Ziel ist, vom negativen Gefühl vor einer schwierigen Aufgabe (Nervosität, Angst, Selbstzweifel) zum positiven Gefühl nach der Erledigung zu gelangen (Selbstvertrauen, Optimismus, Erfolgserlebnisse). Hochproduktive Angestellte lassen sich von diesem guten Gefühl erfolgreich durch den ganzen Tag tragen.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Führe eine To-do-Liste und erledige als Erstes die herausforderndste oder unangenehmste Aufgabe, bevor du zu einfacheren Dingen übergehst. Wenn es einem deiner Teammitglieder schwer fällt, eine schwierige Aufgabe anzugehen, kannst du von deinen Erfahrungen und dem Erfolg mit dieser Methode erzählen.

2. Strategisch Pausen einlegen

Profisportler*innen wissen: Pausen sind genauso wichtig wie das Training selbst. Man könnte sie sogar als Teil des Trainings betrachten, denn sie sind die Zeit, in der die Muskeln sich regenerieren und aufbauen. Wer seine Leistung steigern will, plant die Pausen strategisch ein und nimmt sie genauso ernst wie den Workout – und wer sie vernachlässigt, läuft Gefahr, sich zu verletzen und startet mit wenig Energie in die nächste Runde.

Daraus können wir für unseren Arbeitsalltag so einiges lernen: Da wir Menschen sind und keine Cyborgs, schwinden unsere Aufmerksamkeit und Detailgenauigkeit mit der Zeit. Eine 20-minütige Pause nach den ersten Momenten der Unkonzentriertheit kann bewirken, dass wir danach wieder stundenlang fokussiert arbeiten können.

Laut Meg Selig von Psychology Today stärken Pausen die physische und emotionale Gesundheit, steigern unsere Produktivität, Motivation und Kreativität, lassen uns bessere Entscheidungen treffen und verbessern die Gedächtnisleistung.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Mache „richtige“ Pausen, in denen du aufstehst und deinen Computer verlässt: Mach einen kleinen Spaziergang, setz dich mit einem Buch oder Sudoku in den Pausenraum oder koche Tee und frage die anderen, ob sie sich zu dir gesellen wollen.

Sprich mit deinem Teammitgliedern darüber, dass sie – auch wenn es kontraintuitiv klingt – ihre Produktivität steigern können, indem sie für kurze, strategische Zeiträume nicht arbeiten. Eine einfache und effektive Möglichkeit, dies umzusetzen (ohne nach jeder Viertelstunde Arbeit 20 Minuten Pause zu machen), ist die Pomodoro-Technik, die wir in Tipp 4 vorstellen.

3. Sich bewegen und dehnen

Bewegung bringt neue Energie und Konzentration, besonders, wenn Tipps 2 und 3 kombiniert und die Pausen für etwas sportliche Betätigung genutzt werden.

Wenn du nicht gerade ein Fitnessstudio neben dem Büro hast, muss das natürlich nicht heißen, gleich ein ganzes CrossFit-Training in die Kaffeepause zu packen, auch wenn du damit den Rest des Teams durchaus beeindrucken könntest.

Alltagstauglicher sind kurze Herz-Kreislauf-Trainings: ein schneller Spaziergang oder leichtes Joggen, Yoga, Treppensteigen oder ein paar Freiübungen draußen auf einer Wiese.

Falls du dich fragst, warum Angestellte ihre Produktivität steigern, indem sie ihren Computer eine halbe Stunde lang für ein Workout verlassen: Regelmäßige sportliche Betätigung verbessert erwiesenermaßen Konzentration, Gedächtnisleistung, geistige Ausdauer, Stimmung und Kreativität.

Julia Dellitt vom SELF Magazine erzählt, dass ihr regelmäßiges Training in der Mittagspause sie „zu einer produktiveren Mitarbeiterin und besseren Teamleiterin“ gemacht hat, die vor allem weniger gestresst ist und generell viel stärker auf genügend Bewegung achtet als zuvor.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Schlag deinem Team vor, Besprechungen gelegentlich im Gehen durchzuführen: Ein Spaziergang in der Sonne ist doch viel reizvoller als ein schlecht beleuchtetes Büro! Falls du ein (aktuell oder dauerhaft) virtuelles Team führst, kannst du ein Brainstorming per Audioanruf durchführen und dem Team vorschlagen, Kopfhörer aufzusetzen und dabei spazieren zu gehen. Nutze auch selbst jede Gelegenheit, etwas Bewegung oder ein Training einzuschieben, damit die anderen sehen, dass es in Ordnung ist. Erzähle ihnen, dass bereits leichte sportliche Betätigung die Produktivität steigern und für mehr Konzentration sorgen kann.

4. Die Pomodoro-Technik nutzen

 

Pomodoro Technik
Eine klassischer für die Pomodoro-Technik verwendeter Timer in Form einer Tomate (Quelle)

Wenn wir schon länger im Projektmanagement tätig bist, bist du mit der Pomodoro-Technik vermutlich schon vertraut.

Sie wurde vor drei Jahrzehnten während seines Studiums von Francesco Cirillo entwickelt und gehört noch heute zu den beliebtesten Zeitmanagementmethoden weltweit.

Die Pomodoro-Technik funktioniert so:

  • Wäre eine Aufgabe, die du erledigen willst.
  • Stell dir einen Timer auf 25 Minuten. (Der klassische Pomodoro-Timer ist eine Küchenuhr in Form einer Tomate, aber es gibt mittlerweile auch zahlreiche Apps, die speziell für die Pomodoro-Methode entwickelt wurden, und nichts spricht dagegen, einfach den Timer deines Smartphones zu nutzen.
  • Arbeite an der Aufgabe, bis der Timer klingelt. Damit das System funktioniert, musst du in den 25 Minuten wirklich konzentriert arbeiten.
  • Danach hast du eine fünfminütige Pause, in der du kurz spazieren gehen, ein Getränk holen oder dich mit einem Kollegen unterhalten kannst.
  • Merk dir mit einer Liste, einer App, eine Reihe von Perlen oder einfach nur einem Notizzettel, wie viele Pomodoro-Intervalle du bereits erledigt hast. Nach vier „Pomodoros“ wird es Zeit für eine längere Pause von 15–30 Minuten, in der du dich bewegen, etwas essen oder einfach nur faulenzen kannst.

Das Schöne an der Pomodoro-Technik ist, dass sie auf sehr unkomplizierte Weise eine gesunde Balance zwischen Arbeitszeit und Pausenzeit schafft.

5 Schritte der Pomodoro-Technik
Die 5 Schritte der Pomodoro-Technik

Wenn ich dich auffordern würde, dich vor dem Mittagessen für drei Stunden hinzusetzen und auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, wäre es nicht unwahrscheinlich, dass du die Motivation verlierst und deine Gedanken schweifen lässt. Wenn du dich aber nur 25 Minuten lang auf dieselbe Aufgabe konzentrieren und dann eine Pause einlegen sollst, dürfte es dir sehr viel leichter fallen, 25 Minuten lang produktiv zu bleiben.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Kaufe gleich ein ganzes Set Tomaten-Timer, die du an dein Team verteilen kannst. So hast du den perfekten Anlass, ihnen die Vorteile der Pomodoro-Technik nahezubringen.

5. Den Tag produktiv beenden

Wer seinen Arbeitstag damit beschließt, einen trockenen Donut zu essen und eine Dreiviertelstunde lang Katzenvideos zu gucken, trägt keinen Impuls der Produktivität in den nächsten Tag. Stattdessen fühlst du dich unproduktiv und träge und bist schlimmstenfalls den Rest des Abends lang unzufrieden mit dir selbst.

Morgens hast du Mühe, dort weiterzumachen, wo du aufgehört hast, und hast am frühen Nachmittag keinen Elan mehr – und der Kreislauf beginnt von vorn.

„Es spielt eine zentrale Rolle, wie wir den Tag beenden, denn das beeinflusst maßgeblich, wie der nächste Tag beginnt“, sagt Lynn Taylor, Arbeitsplatzexpertin und Autorin, auf Forbes.

„Diese ersten und letzten Eindrücke bestimmen sehr stark, wie wir unsere Arbeit, unsere Einstellung und unser Produktivitätsniveau wahrnehmen. Das Ende des Tages stellt die Weichen für morgen und der Beginn des Tages stellt die Weichen für den Tag.“

Hochproduktive Angestellte zählen nicht die Stunden bis zum Feierabend, sondern setzen sich eine überschaubare Aufgabe als Ziel für das Ende des Tages. So können sie mit einem Erfolgsgefühl statt eines schlechten Gewissens den Computer ausschalten und mit einem guten Gefühl am nächsten Morgen weitermachen.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Beende alle offenen Aufgaben und aktualisiere deine To-do-Liste, bevor du mit dem Team nach Feierabend in eine Bar gehst. Schreib den anderen über euren bevorzugten Kommunikationskanal: „Hey Leute, ich mach noch schnell diese Mail fertig und aktualisiere meine To-do-Liste für morgen, dann komme ich mit!“

Es geht nicht darum, damit anzugeben, sondern um Gelegenheiten, bei denen du erzählen kannst, wie diese Methode dir zu mehr und Energie Produktivität am nächsten Tag verhilft.

6. Mit der räumlichen Umgebung die Denkweise verändern

Die Arbeit von zuhause aus stellt uns alle vor neue Herausforderungen, doch manche von uns haben mehr Optionen, um mit ihnen umzugehen. Wenn du zu Hause ein richtiges Büro mit höhenverstellbarem Schreibtisch, angenehmer Beleuchtung, zwei Monitoren und guter Kaffeemaschine hast, bist du hervorragend ausgestattet. Wenn du momentan allerdings 23 Stunden des Tages in einer kleinen Einzimmerwohnung verbringst, ist dein Risiko für einen Burnout sehr hoch.

Es ist wichtig, Arbeitsplatz und Ruhebereiche getrennt zu halten, selbst wenn nur wenig Platz zur Verfügung steht. Wenn du auf dem Bett oder dem Sofa arbeitest, bist du erstens stärker in Versuchung, dich beispielsweise mit dem Fernseher oder einem Mittagsschlaf abzulenken, und hast zweitens später am Tag größere Schwierigkeiten, den mentalen „Arbeitsmodus“ zu verlassen und dich zu entspannen. Du musst das bequeme Sofa nicht den ganzen Arbeitstag über ungenutzt lassen – schließlich sind Pausen erlaubt und notwendig und solange du sie zeitlich beschränkst, kannst du sie ruhig mit einem Nickerchen verbringen.

Wenig Platz erfordert Kreativität: Meine Frau und ich wohnen in einer kleinen Zweizimmerwohnung und sie hat ihren Schreibtisch in einer Ecke des Schlafzimmers aufgestellt, während ich am Esstisch arbeite. Ein Kollege von mir hat sich einen Tisch in die Garage gestellt. Falls du diesen Artikel in der Zukunft nach dem Ende der COVID-19-Pandemie liest, hast du vielleicht auch die Möglichkeit, in einem Café oder einer Bibliothek zu arbeiten, um Arbeits- und Wohnbereich zu trennen.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Achte bei Videokonferenzen darauf, dass der hinter dir sichtbare Raum ordentlich ist, egal ob es sich um dein Büro, dein Wohnzimmer oder an einem schönen Tag auch deine Terrasse handelt. Wenn du an Meetings teilnimmst, während du mit einer Schale Müsli in der Hand und einem Haufen Wäsche im Hintergrund auf deiner Couch liegst, wird der Rest des Teams denken, dass die Arbeit dir egal ist.

7. Technologie zum eigenen Vorteil nutzen

Wenn dir produktives Arbeiten schwer fällt, machst du dir möglicherweise Vorwürfe wegen deiner vermeintlichen mangelnden Disziplin oder Konzentrationsfähigkeit. Aber vielleicht sind es auch die dir zur Verfügung stehenden Tools, die dich zurückhalten.

Einer Kurzumfrage von Gartner zufolge (vollständiger Bericht für Kunden verfügbar) gaben 54 % der Personalverantwortlichen an, dass mangelhafte oder unzureichende Technologie und Infrastruktur die größten Hinderungsgründe für effektive Remote-Arbeit in ihrem Unternehmen seien.

Wenn dir seit dem Umzug ins Homeoffice ein externer Monitor oder eine Maus fehlen und du nicht mehr wie gewohnt arbeiten kannst, frag bei der IT-Abteilung an, ob sie dir die nötige Ausrüstung beschaffen können. Fragen schadet nie!

Es ist einfach, den Bedarf an Dingen zu erkennen, die du bereits einmal gehabt hast, aber wie findest du heraus, ob dir noch etwas fehlt, das erst durch die veränderte Situation notwendig geworden ist? Bezüglich der Software kannst du die IT-Abteilung um eine Überprüfung deines Systems bitten, um sicherzugehen, dass du über die aktuelle Version von allen nötigen Softwarelösungen verfügst. Die IT-Abteilung sollte dir im Homeoffice – zumindest weitestgehend – denselben Support bieten wie vor Ort im Büro.

Außerdem kann es hilfreich sein, deine Kolleg*innen nach ihren Tipps für Tools und Technologien zu fragen, die ihnen selbst dabei helfen, ihre Produktivität zu steigern. So findest du heraus, was vielleicht für dich selbst gut passt.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Berichte deinem Team von deinen technologischen Erfolgen und Errungenschaften. Erzähl ihnen beispielsweise, dass du deinen externen Monitor aus dem Büro nach Hause bringen konntest, oder schreib ihnen: „Ich hab eine richtig gute kostenlose GTD-App gefunden, das hilft mir wirklich dabei, meinen Zeitplan im Blick zu behalten!“

8. Das Potenzial des Teams nutzen

Auch in anderen Bereichen lohnt es sich, das Team um Hilfe zu bitten: Wer Dinge gemeinsam angeht, kommt oft deutlich schneller voran. Das bedeutet nicht, den ganzen Arbeitstag im Team-Chat zu verbringen oder sämtliche Aufgaben zu delegieren. Doch es ist auch keine gute Idee, sich komplett zu isolieren in der Hoffnung, dadurch produktiver zu sein.

Wir sind produktiver, wenn wir gemeinsam mit Freund*innen arbeiten. Auch wenn eine räumliche Zusammenarbeit durch die Pandemie vielerorts unmöglich geworden ist, gibt es immerhin zahlreiche Tools, mit denen virtuelle Treffen ein Kinderspiel sind.

Allzu viele Meetings können jedoch bekanntermaßen den Arbeitstag zu stark unterbrechen, sodass einmalige Fragen lieber im Chat beantwortet werden sollten.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Warte nicht darauf, dass jemand anderes die nächste virtuelle Kaffeepause vorschlägt oder den Chat im Kommunikationstool mit einer Frage belebt, sondern mach selbst den ersten Schritt. Behalte aber auch die Zeit der anderen im Blick: Ein tägliches einstündiges gemeinsames Frühstück wird sehr schnell zu viel.

Was ist dein Produktivitätsgeheimnis?

Den Tag mit einem Erfolgserlebnis beginnen, regelmäßige Pausen machen, sich bewegen, im Gespräch bleiben und den Tag positiv beenden: Mit diesen Tipps kannst du es schaffen, dass dein ganzes Team so handelt wie seine produktivsten Mitglieder. Und selbst wenn sie nur ein paar der Empfehlungen umsetzen, kann das schon einen spürbaren Unterschied machen.

Welche Methoden nutzen die produktivsten Mitglieder in deinem eigenen Team? Erzähl es uns in den Kommentaren!

Auf dem Blog von Capterra findest du noch mehr Tipps zum Thema Produktivität und Homeoffice:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

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