Die Unternehmensstrategie muss an die Corona-Krise angepasst werden. Ein Pandemieplan soll die Sicherheit der Arbeitnehmer in den Vordergrund rücken und Betriebsunterbrechungen minimieren. Beachte bei der Erstellung deines Pandemieplans unsere Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall. 

Checkliste - 10 Dinge für den Krisenfall

Noch Anfang 2020 hatten alle Unternehmen ambitionierte Pläne für das Jahr aufgestellt, doch nun, zwei Monate später, hat das neue Coronavirus COVID-19 seine ganz eigenen Pläne.

Das hoch infektiöse Virus verbreitet sich immer weiter und niemand kann sagen, wann ein Ende der Pandemie in Sicht sein wird. Personalabteilungen auf der ganzen Welt stehen vor der fast unmöglichen Aufgabe, gleichzeitig die Sicherheit der Angestellten und den Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Dabei müssen sie schnellstens handeln: Personalverantwortliche können nicht abwarten, wie sich die Krise entwickelt, sondern müssen sofort reagieren.

Die Herausforderungen sind riesig und wir möchten dabei helfen, sie bestmöglichst zu bewältigen. Die folgenden zehn an den Leitfaden von Gartner angelehnten Fragen sollen dir helfen, einen durchdachten Plan zu erstellen, um in deinem Unternehmen auf COVID-19 zu reagieren.

An den Coronavirus angepasste Unternehmensstrategie: Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall

1. Kann unser Unternehmen mit Fehlzeiten von 25 % oder mehr umgehen?

COVID-19 kommt Unternehmen aus zwei Gründen teuer zu stehen. Erstens kann es nach einer Infektion zwei bis 14 Tage dauern, bis erste Symptome auftreten, sodass ein hohes Risiko besteht, dass Angestellte, ohne es zu wissen, andere anstecken und das Virus sich schnell im Unternehmen verbreitet. Zweitens dauert es durchschnittlich zwei Wochen, bis an COVID-19 Erkrankte sich wieder erholt haben, wobei die Zeitspanne bei einem schweren Krankheitsverlauf deutlich länger sein kann.

Unternehmen sollten sich somit darauf einstellen, einige Zeit lang nicht zu 100 % arbeiten zu können. Falls du dies noch nicht getan hast, identifiziere die kritischen Geschäftsfunktionen und Teams, die du unbedingt brauchst, um den Betrieb auch dann am Laufen zu halten, wenn ein großer Teil der Angestellten nicht arbeiten kann. Bei der Kapazitätsplanung und dem Setzen von Zielen solltest du Abwesenheitsraten von mindestens 25 % einkalkulieren.

2. Sind die Angestellten bereichsübergreifend geschult und könnten mehrere Aufgaben erfüllen, falls Krankheit zu hohen Fehlzeiten führt?

Gibt es Vertriebspersonal, das im Kundendienst einspringen könnte? Können Front-End-Entwickler Aufgaben im Back-End übernehmen, damit die Website online bleibt? Sobald du die kritischen Geschäftsfunktionen identifiziert hast, solltest du sicherstellen, dass genug Personal bereichsübergreifend in der Lage ist, diese Aufgaben zu erfüllen.

Falls nicht, solltest du überlegen, Zeitarbeiter*innen einzustellen oder Ressourcen wie Wissensmanagement-Datenbanken und Mentorschaftsprogramme bereitzustellen, damit Angestellte sich in kurzer Zeit weiterbilden und lernen können.

3. Können deine Angestellten remote arbeiten?

Selbst Unternehmen, die Remote-Arbeit sehr ablehnend gegenüberstehen, sind nun gezwungen, sie in Betracht zu ziehen. Es gibt keine bessere Möglichkeit, die Verbreitung von COVID-19 im Unternehmen zu verhindern, als die Angestellten zuhause zu lassen.

Analysiere die unterschiedlichen Rollen in deinem Unternehmen und teile sie in drei Gruppen auf:

  • Personen, die nicht remote arbeiten können (Kassierer*innen, Fließbandarbeiter*innen)
  • Personen, die mit großem Aufwand remote arbeiten können (Vertriebsteams)
  • Personen, die problemlos remote arbeiten können (Wissensarbeiter*innen)

Mithilfe dieser Analyse kannst du Richtlinien dafür aufstellen, wer wann von zuhause arbeiten wird. Diese Richtlinien sollten auch Angestellte berücksichtigen, die zu den Risikogruppen gehören, wie ältere Personen und Personen mit chronischen Erkrankungen, um die Gefahr schwerer Infektionsverläufe zu verringern.

Diese Artikel können dir zusätzlich dabei helfen, dein Remote-Arbeitsprogramm auf die Beine zu stellen:

4. Welche Infrastruktur wird für das Home Office benötigt?

In einer Umfrage von Gartner nennen 54 % der Personalverantwortlichen mangelhafte oder unzureichende Technologie und Infrastruktur als größte Hinderungsgründe für effektive Remote-Arbeit. Je nachdem, welche Art von Arbeit ausgeführt wird, benötigen deine Arbeitskräfte meist Folgendes:

Checkliste 10 Dinge für den Krisenfall mit GoToMeeting

Eine Präsentation für Remote-Teammitglieder in GoToMeeting (

Source
)

Außerdem musst du deine Technologie- und IT-Richtlinien aktualisieren, sodass sie für die Nutzung im Home Office gemietete Geräte, Sicherheitsbedenken und technischen Support berücksichtigen.

Tools für das Remote arbeiten findest du hier: 13 Software-Deals zur Unterstützung beim Arbeiten von zuhause

5. Wird unser Unternehmen Reisen überwachen, einschränken oder ganz vermeiden?

Allgemein haben Unternehmen drei Optionen, wenn es um Reiseeinschränkungen geht:

  • Nicht zwingend notwendige Reisen untersagen
  • Reisen in besonders stark betroffene Hochrisikogebiete untersagen
  • Sämtliche Reisen untersagen

Die aktuelle Situation ändert sich von Tag zu Tag. In vielen Ländern und Regionen gibt es bereits strenge Ausgangssperren, Grenzschließungen und Reiseverbote, der Flugverkehr ist teils stark eingeschränkt. Das Auswärtige Amt hat eine Reisewarnung für nicht notwendige Reisen bis mindestens Ende April 2020 ausgesprochen. Auch vor Reisen im Inland wird gewarnt. Angesichts der Situation ist eindeutig zu empfehlen, nach Möglichkeit sämtliche Reisen zu vermeiden. Falls das unmöglich ist, sollte man die Informationen des Auswärtigen Amts und anderer offizieller Stellen genau verfolgen und Empfehlungen unbedingt berücksichtigen. Informiere deine Angestellten so früh wie möglich über Entscheidungen und erkundigt euch, ob ihr Tickets und Hotelkosten für nicht angetretene Reisen erstattet bekommen könnt.

6. Welche Maßnahmen sorgen für Hygiene am Arbeitsplatz?

Coronaviren können auf Oberflächen abhängig vom Material und der Umgebung mehrere Tage lang überleben. Engagiere einen professionellen Reinigungsdienst, der während der Pandemie alle Arbeitsplätze regelmäßig gründlich reinigt, und stell sicher, dass dabei sorgfältig vorgegangen wird:

  • Oberflächen sollten vor der Desinfektion mit Reinigungsmittel oder Seife und Wasser gereinigt werden.
  • Verwendet werden können verdünnte haushaltsübliche Bleichlösungen, alkoholische Lösungen mit mindestens 70 % Alkohol oder Desinfektionsmitteln mit nachgewiesener Wirksamkeit, die mindestens dem Wirkungsbereich „begrenzt viruzid“ entspricht.
  • Während des ganzen Reinigungsprozesses sollten Einmalhandschuhe und Schutzkittel getragen werden, auch beim Umgang mit Abfällen.
  • Nach der Reinigung sollten die Handschuhe ausgezogen und die Hände sofort gründlich mit Wasser und Seife gewaschen werden.

7. Welche Sicherheitsmaßnahmen sind nötig, um unsere Angestellten während der Arbeit zu schützen?

Dieser Punkt ist besonders wichtig. Angestellte, die sich nicht vorsichtig genug verhalten, können eine Gefährdung für alle darstellen. Gleichzeitig möchte man Panik und Angst möglichst vermeiden.

Die wichtigste Grundlage sind Richtlinien für die Remote-Arbeit, die es den Angestellten nach Möglichkeit erlauben, von zuhause zu arbeiten. Zusätzlich können folgende Schritte dazu beitragen, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und Ängsten entgegenzuwirken:

  • Lass deinen Angestellten grundlegende Informationen zu COVID-19 zukommen, beispielsweise zu den Übertragungswegen und Krankheitssymptomen.
  • Platziere am Arbeitsplatz Desinfektionstücher und geeignetes Handdesinfektionsmittel mit mindestens 60 % Alkohol. Achte darauf, dass an allen Waschbecken genügend Seife und Papierhandtücher vorhanden sind.
  • Erinnere deine Angestellten an die richtige Handwaschtechnik sowie die Hygiene beim Husten und Niesen und hänge dazu Plakate auf.
  • Informiere deine Angestellten auch darüber, welche Maßnahmen nicht oder nur unter bestimmten Umständen sinnvoll sind (z. B. das Tragen von Mundschutzmasken durch gesunde Personen) und wie man unnötigen Kontakt miteinander vermeidet (z. B. zwei Meter Abstand halten und kein Händeschütteln!).
  • Passe Urlaubsregelungen nach Bedarf an, um erkrankten Angestellten entgegenzukommen, und rufe alle dazu auf, sich krankzumelden, sobald sie erste Symptome bemerken.

Bei allen Überlegungen sollten die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Beteiligten an erster Stelle stehen, und das solltest du auch klar kommunizieren.

8. Wie können reisende Angestellte nach Hause gebracht werden, insbesondere wenn sie krank sind?

In den unterschiedlichen Ländern herrschen zunehmend strengere Reisebeschränkungen, die sich tagtäglich ändern können, genau wie die Verfügbarkeit von Zug- und Flugverbindungen. Vor allem bei Fernreisen besteht das Risiko, dass Reisende irgendwo gestrandet sind. Falls Reisen absolut unvermeidbar sind, solltest du ein Infopaket zusammenstellen, das du deinen Angestellten per E-Mail oder über das Intranet des Unternehmens zur Verfügung stellst.

Darin sollten deine Angestellten die Kontaktdaten von Personen im Unternehmen finden, die sie kontaktieren können, falls sie Hilfe benötigen, sowie eine Liste lokaler Organisationen und seriöser Informationsquellen wie der WHO (Weltgesundheitsorganisation) und dem Auswärtigen Amt.

Außerdem sollte im Voraus geklärt sein, welche Optionen zur Verfügung stehen, wenn Angestellte länger im Ausland festsitzen als erwartet: Können sie beispielsweise von dort aus weiterarbeiten oder bezahlten Urlaub nehmen? All das sollte rechtzeitig besprochen werden.

Wichtig ist auch, sich vor Reiseantritt genau zu erkundigen, wie man am Reiseort im Falle des Verdachts auf eine COVID-19-Infektion vorgehen sollte.

9. Wie gehen wir im Ernstfall vor?

In einer Krisensituation ist es wichtig, dass alle wissen, was genau im Ernstfall zu tun ist, und keine Unsicherheit darüber herrscht. Formuliere Schritt-für-Schritt-Anweisungen für deine Angestellten, die sie darüber informieren, was sie tun sollen, wenn sie den Verdacht haben, sie könnten sich mit COVID-19 infiziert haben, oder wenn sie Kontakt mit einer infizierten Person hatten.

Diese Anweisungen sollten die folgenden Punkte umfassen:

  • Kontaktdaten der Manager*innen, die informiert werden sollen, sowie mitzuteilende Informationen (z. B. Aufenthaltsorte im Unternehmen im Zeitraum vor der Infektion)
  • Informationen dazu, wie man bei Symptomen vorgehen und wen man kontaktieren soll, z. B. die Kontaktdaten des lokalen Gesundheitsamts
  • Die dringende Aufforderung, sich im Verdachtsfall sofort selbst zuhause in Quarantäne zu begeben

Dein Personalverwaltungssystem kann behelfsmäßig dazu dienen, COVID-19-Fälle in deinem Unternehmen zu dokumentieren und genau im Blick zu behalten, wie sich die Situation im Laufe der Zeit entwickelt, indem alle neuen Fälle sofort notiert werden.

Informiere dich bei zuständigen Behörden darüber, wie du bei Verdachtsfällen im Unternehmen vorgehen sollst. Hotlines für Unternehmen findest du beispielsweise auf der Website vom Bundeswirtschaftsministerium.

10. Gibt es ein geschultes und repräsentatives Krisenmanagementteam, das Bereitschaftspersonal umfasst?

Ein Krisenmanagementteam aus Führungspersonen und Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen kann deiner Personalabteilung helfen, Informationen schnell zu verbreiten, für die Verwaltung und Durchsetzung deines Coronavirus-Plans zu sorgen und im Notfall Hilfe zu leisten.

Dieses Team kann nicht nur Fragen beantworten und Angestellten auf die richtigen Ressourcen verweisen, sondern auch die wichtige Aufgabe übernehmen, sich kontinuierlich über die aktuellsten Neuigkeiten und Anweisungen von Behörden und Gesundheitsorganisationen zu informieren und Strategien entsprechend anzupassen, wenn sich die Situation verschlechtert.

Weitere Ressourcen zum Thema COVID-19

Niemand weiß, wie lange die Coronavirus-Pandemie noch dauern wird. Die Situation ändert sich von Tag zu Tag und Unternehmen müssen ständig informiert bleiben, um ihre Unternehmensstrategie schnell anpassen zu können.

Aktuelle Informationen zum Coronavirus für Unternehmen findest du beispielsweise auf der Website der Industrie- und Handelskammer. Folge uns außerdem auf Facebook, Twitter oder LinkedIn, um über unsere neuesten Artikel und Ressourcen zu COVID-19 informiert zu bleiben.

Auf unserer Übersichtsseite zu Geschäftskontinuität in Zeiten des Coronavirus-Ausbruchs findest du eine Liste unserer bisherigen Ressourcen zu diesem Thema.

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