Was ist Bewerbermanagement-Software?

Veröffentlicht am 20.9.2018

Der Profifußball hat mit Sicherheit einen der härtesten Bewerbungsprozesse der Welt.

Trainer und Manager entscheiden sich für die Spieler, von denen sie glauben, dass sie die besten Leistungen erbringen werden und am besten ins Team passen. Vorher muss jedoch jedes Team herausfinden, was eigentlich die eigenen Bedürfnisse sind und wer sie am besten erfüllen kann.

Welche Position(en) müssen wir besetzen? Wie messen wir das Potential einer Person? Wie kann dieser Spieler unser Team voranbringen?

Vorteile von Bewerbermanagement-Software

Vielleicht ist es in deinem Büro nicht ganz so spannend wie bei der Fußballweltmeisterschaft (oder aber du bist so wie ich und findest deinen Job viel interessanter als Sport), aber gewisse Gemeinsamkeiten gibt es trotzdem.

Wenn du willst, kannst du dich dabei auf ein nützliches Tool stützen, das bestimmt nicht jede Fußballmannschaft besitzt: Ich spreche von Bewerbermanagement-Software (bzw. Applicant Tracking Software / ATS). Sie unterstützt Unternehmen dabei, Einstellungsprozesse zu organisieren und zu automatisieren.

Das richtige Tool fürs Bewerbermanagement kann sich als unheimlich hilfreich erweisen, aber nur, wenn du weißt, was es für dich tun kann und wie du es verwendest.

Bevor du eine solche Lösung erfolgreich in deinen Workflow implementieren kannst, musst du ihre Funktionen kennen – und genau darum soll es hier gehen.

Bewerbermanagement-Software: Das gehört dazu

Wie jeder wirklich gute Fußballer kann auch Bewerbermanagement-Software unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Manche Systeme erfüllen nur ein paar auf die eigentliche Bewerbungsphase bezogene Funktionen, während andere alles von der Rekrutierung bis zum Onboarding abdecken. Die meisten können an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens angepasst werden.

Es gibt ein paar Hauptkomponenten, die ein gutes Bewerbermanagement-System ausmachen. Die stelle ich dir im weiteren Verlauf vor.

Bewerber-Tracking

Klingt komisch? Heißt aber so.

Beim Bewerber-Tracking geht es darum, den Prozess eines Bewerbers oder einer Bewerberin von einer Phase im Einstellungsprozess zur nächsten zur verfolgen. Ein Tracking-System ermöglicht es dir vor allem, im Blick zu behalten, welche Bewerber*innen sich in welcher Phase befinden. So vermeidest du Verwirrung und unschöne Situationen (zum Beispiel, dass jemand in einem stressigen Bewerbungsgespräch sitzt und du erst nach der Hälfte der Zeit merkst, dass du die falsche Bewerbungsmappe in der Hand hältst).

Zu diesem Zweck speichert das Tool alle Änderungen am Bewerberstatus, den Dokumenten und den ausgetauschten Informationen. Außerdem zeichnet es auf, welche Nutzer diese Änderungen durchgeführt haben –sehr hilfreich, wenn dein gesamtes Rekrutierungsteam im selben System arbeitet.

Jobvite Bewerbermanagement-Software
Ein Kandidatenprofil in Jobvite (Quelle)

Automatisierte E-Mails

Natürlich ist es nicht gerade angenehm, Bewerber*innen abzulehnen, aber ohne geht es leider nicht. Niemand schreibt gerne E-Mails, die eine Menge Enttäuschung hervorrufen werden.

Wäre es nicht einfacher, wenn du nur eine solche Mail verfassen müsstest und der Rest von deiner Software erledigt würde? Ein gutes Bewerbermanagement-System kann das. Stell es so ein, dass abgelehnte Bewerber*innen automatisierte E-Mails erhalten und du hast auch gleich noch mehr Zeit und Muße für andere Aufgaben. So verhinderst du auch, dass jemand unerträglich lange auf eine Antwort warten muss.

Kandidatenfilter

Gelegentlich bewerben sich Leute auf Jobs, für die sie eigentlich nichtqualifiziert sind. Mal ist es ein Missverständnis, mal wollen sie es einfach ausprobieren. Ganz gleich, was sie dazu bewogen hat: Es ist nun deine Aufgabe, etwas mit dieser Bewerbung anzufangen, ohne dich unnötig aufhalten zu lassen.

Ein Bewerbermanagement-System löst das Problem für dich, indem es ungeeignete Personen aus der Auswahl entfernt, bevor du ihren Lebenslauf überhaupt zu Gesicht bekommst. Diesen Prozess kannst du automatisieren.

Gleichzeitig dient die Software als Ranking-Tool und zeigt die vielversprechendsten Kandidat*innen für offene Positionen ganz oben auf der Liste an. Du musst beim Einstellen der Filter allerdings mit Fingerspitzengefühl vorgehen und genau die richtigen Keywords angeben, damit du nicht versehentlich die Falschen aussortierst.

Datenanalysesysteme

Du denkst, du hast deinen Einstellungsprozess perfekt im Griff. Aber ist das wirklich der Fall? Um das zu erfahren, brauchst du die richtigen Informationen – und die kann ein Bewerbermanagement-Tool dir bieten.

Das System erfasst die Produktivität deines Teams, deine Bewerberzahlen, die Dauer einzelner Bewerbungsphasen und die allgemeine Zufriedenheit der Bewerber*innen. Mit diesen Daten hat jedes Recruiting-Team eine belastbare und somit wichtige Grundlage, um sich zu verbessern.

Datenanalyse in breezy
Datenanalyse in breezy (Quelle)

Funktionen zur digitalen Speicherung

Bewerbermanagement-Software speichert sämtliche Dokumente zu Bewerbungen (und das sind bekanntlich ganz schön viele) in einer  Datenbank. Du kannst alle Dateien und Informationen zu allen Kandidat*innen an einem zentralen Ort einsehen, anstatt dich durch endlose Papierstapel oder Ordner wühlen zu müssen.

Die Cloud macht es möglich, diese Informationen auch unterwegs, bei Bewerbungsgesprächen oder in Meetings per Tablet oder Smartphone abzurufen. All das bedeutet: Du musst nie mehr gelangweilt neben dem Drucker stehen und darauf warten, dass er endlich die benötigten Dokumente ausspuckt.

Tools zur Planung von Bewerbungsgesprächen

Mit einem Bewerbermanagement-Tool kommt es nie mehr zu Terminüberschneidungen. Einige Systeme nutzen eigene Kalender, während andere Microsoft Outlook oder den Google Calendar integrieren.

Sie helfen dir und deinen Bewerber*innen dabei, unkompliziert einen passenden Zeitpunkt für Bewerbungsgespräche zu finden – üblicherweise mithilfe einer ansprechenden und praktischen Benutzeroberfläche. Erinnerungen sorgen dafür, dass du nicht verspätet oder unvorbereitet bei einem Bewerbungsgespräch auftauchst.

JobScore Bewerbermanagement-Software
Bewerbungsgespräch-Planung in JobScore (Quelle)

Eine Stellenbörse

Hast du keine Lust mehr, dich durch ein Dutzend Stellenbörsen zu klicken und immer wieder dieselben Informationen zu kopieren und einzufügen? Mit einem Bewerbermanagement-System kannst du Stellenangebote mit einem Klick auf mehreren Stellenbörsen veröffentlichen und alle Stellenausschreibungen deines Unternehmens in einer zentralen Benutzeroberfläche verwalten.

Wenn du zu diesem Zweck auch Twitter und Facebook nutzen willst, könnte ein System mit Social-Media-Schnittstelle das Richtige für dich sein.

Onboarding-Tools

Manche Bewerbermanagement-Systeme sind nur für den Bewerbungsprozess selbst gedacht, also bis zu dem Moment, in dem eine Person erfolgreich eingestellt wurde. Andere Systeme kümmern sich auch um den Onboarding-Prozess, also die Phase, in der du neue Angestellte durch Schulungen mit ihren neuen Aufgaben vertraut machst und nachverfolgst, ob sie ihre Sache gut machen.

(Falls deine Software diese Funktion nicht bietet, du sie aber gern nutzen würdest, kannst du auch nach spezieller Onboarding-Software schauen.)

Personalanforderungs-Tools

Du musst nicht länger E-Mails von sämtlichen Abteilungsleitungen abarbeiten, in denen du immer wieder gefragt wirst, wann eine offene Stelle endlich besetzt wird. Bewerbermanagement-Systeme können Personalanforderungen von dem Moment an verwalten, in dem deine Kollegen ein weiteres Teammitglied benötigen, und zwar bis jemand für den Job gefunden wurde (und manchmal darüber hinaus).

Alle, die Zugriff auf die Software haben, können die Personalanforderung einsehen und sich so über den Stand der Dinge informieren und abschätzen, wie bald die Stelle vermutlich besetzt wird. Keine lästigen, drängelnden E-Mails mehr, in denen man dich fragt, was es Neues gibt!

Wie wirst du deine Bewerbermanagement-Software nutzen?

Bist du bereit, dein Team mit einem Bewerbermanagement-System zu verstärken? Wirf gleich einen Blick in die Capterra-Datenbank zu Bewerbermanagement-Software, um die beste Option zu finden. Unsere Datenbank bietet dir leistungsstarke Filter: Du kannst zum Beispiel nach bestimmten Funktionen suchen und unterschiedliche Tools direkt vergleichen.

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