Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz: Wie die Überwachung von Mitarbeitern kommuniziert werden soll

Veröffentlicht am 11.5.2022 von Ines Bahr

Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum Arbeitgeber ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz überwachen. Wir schauen uns an, welche Vor- und Nachteile die Überwachung von Mitarbeitern hat, welche Aktivitäten am Arbeitsplatz überwacht werden und wie die Überwachung am besten vermittelt werden sollte. 

Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz

Der War of Talents steigt immer weiter. Daher müssen Führungskräfte im Bereich Compliance und Datenschutz durch Transparenz Vertrauen schaffen, um die Produktivität und Bindung von Mitarbeitern zu gewährleisten. 

Die Krise hat bei einigen Unternehmen dazu geführt, dass Mitarbeiterüberwachung erstmalig eingesetzt wurde. 6 % der in einer aktuellen Capterra Studie befragten Mitarbeiter geben an, dass die Überwachung in der Krise eingeführt wurde. 17 % sagen, dass sie bereits vorher Praxis war. Es ist besonders wichtig eine klare, prägnante und maßgeschneiderte Kommunikation darüber zu erstellen, wie, wann und warum Mitarbeiter überwacht werden.

Capterra führte im Februar eine Online-Umfrage mit 708 Mitarbeitern aus deutschen Unternehmen durch, um die Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz zu untersuchen. In diesem Artikel schauen wir uns die Umfrageergebnisse an und geben Managern und Personalabteilungen Tipps, wie Überwachungsmaßnahmen kommuniziert werden sollen. Die vollständige Studienmethodik befindet sich am Ende des Artikels.

23 % der deutschen Unternehmen setzen Software für die Mitarbeiterüberwachung ein

Unternehmen nutzen Software zur Mitarbeiterüberwachung, um die Produktivität zu überwachen und aufrechtzuerhalten, die Stimmung unter den Mitarbeitern zu bewerten und Coaching-Möglichkeiten für ihre neue hybride Belegschaft zu finden. 

Der Einsatz dieser Technologie ist immer weiter verbreitet. Immerhin gaben 23 % der von uns befragten deutschen Arbeitnehmer an, dass ihr Unternehmen sie mit Software überwacht. 14 % geben an, dass sie gar nicht wissen, ob sie überwacht werden oder nicht. Jedoch hat die Kommunikation mit den Mitarbeitern darüber, wie sie überwacht werden, nicht Schritt gehalten. 16 % der überwachten Mitarbeiter geben an, dass niemand in ihrem Unternehmen mit ihnen darüber kommuniziert, welche ihrer Daten gesammelt werden und wozu sie verwendet werden, 23 % wurde die Mitarbeiterüberwachung nur mündlich mitgeteilt. 

Wie die Mitarbeiterüberwachung kommuniziert wird

Von denjenigen, die überwacht werden und darüber informiert wurden, fühlten sich einige unter Druck gesetzt, die Überwachungsmaßnahmen durch ihren Vorgesetzten anzunehmen. Auch dies macht es umso wichtiger, die Maßnahmen entsprechend zu kommunizieren. Wenn die Überwachung eingesetzt wird, um zu einem besseren Mitarbeitererlebnis und einer höheren Jobsicherheit beizutragen, sollte dies auch kommuniziert werden.

Druck der Mitarbeiter, die Mitarbeiterüberwachung anzunehmen

Es ist ein gutes Zeichen, dass der Großteil der Mitarbeiter (68 %) angibt, dass die Arbeitsumgebung durch die Überwachung nicht mehr oder weniger unangenehm geworden ist als zuvor. Für 23 % ist die Arbeitsumgebung unangenehmer geworden, für 9 % sogar angenehmer. 

Vor- und Nachteile der Mitarbeiterüberwachung 

Unternehmen, die ihre Belegschaft nicht ausreichend über die Überwachungsmaßnahmen informieren, laufen Gefahr, dass Mitarbeiter das Schlimmste über die Verwendung der durch ihren Arbeitgeber gesammelten Daten annehmen. So denken 36 % der in unserer Umfrage überwachten Mitarbeiter, dass ein System für die Mitarbeiterüberwachung eingeführt wurde, um zu überprüfen, ob zu den angegebenen Zeiten gearbeitet wird. Die Überwachungsmaßnahmen können der Belegschaft jedoch auch Vorteile bringen. 

Wir fragten Mitarbeiter aus Deutschland (überwachte und unüberwachte) welche Vor- und Nachteile die Überwachung für sie hat bzw. hätte. Die Meisten (67 %) finden, dass die Mitarbeiterüberwachung allgemein negativ für das Unternehmen ist. Die größten Bedenken werden in folgenden Bereichen wahrgenommen: 

  • ​​Eindringen in die Privatsphäre 65 %
  • Negative Auswirkungen auf das Vertrauen 63 %
  • Mehr Stress für das Personal51 %
  • Negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral 51 %
  • Angestellte fühlen sich unter Druck gesetzt, länger zu arbeiten (z. B. ihnen zustehende Pausen nicht einzuhalten und/oder Überstunden zu leisten) 50 %

Erhöhter Stress unter der Belegschaft und Vertrauensprobleme sind Konsequenzen, die sich Arbeitgeber bewusst machen müssen, wenn sie Überwachungsmaßnahmen einsetzten. Die Vorteile der Mitarbeiterüberwachung sollten die negativen Aspekte ausbalancieren. 

Dies sind die meist wahrgenommenen Vorteile der Mitarbeiterüberwachung: 

  • Arbeitgeber haben einen besseren Überblick darüber, wer besonders viel oder wenig Arbeit leistet 42 %
  • Arbeitgeber haben einen besseren Einblick in den täglichen Geschäftsbetrieb 41 %
  • Fehler können erkannt werden, bevor sie schwerwiegend werden 38 %
  • Das Unternehmen hat Arbeitsnachweise für Angestellte (Erhöhung meiner Arbeitsplatzsicherheit) 29 %
  • Manager können Arbeitsaufgaben einfacher anhand der Arbeitsbelastung von Angestellten verteilen 29 %

Es ist Interessant zu sehen, dass viele wahrgenommenen Vorteile für den Arbeitgeber und nicht für den Arbeitnehmer gelten. Das macht es für Unternehmen wichtig zu kommunizieren, wie die Überwachung tatsächlich den Arbeitnehmern zugute kommt. 

Die Überwachungsmaßnahmen können genutzt werden, um Mitarbeiter zu identifizieren, die besonders viel Arbeit leisten und diese zu belohnen oder sicherstellen, dass sie für den erfolgreichen Abschluss von Projekten/Arbeiten auch anerkannt werden. Auch können Arbeitgeber Aufgaben fairer zuteilen und Mitarbeiter vor Fehlern schützen. Es kann verhindert werden, dass Mitarbeiter Überstunden leisten oder um eine bessere Work-Life-Balance zu fördern.

Es ist wichtig Maßnahmen einzuführen, die Mitarbeitern helfen und dies auch richtig zu kommunizieren. Führungskräfte, die für die Einhaltung der Vorschriften und den Schutz der Privatsphäre zuständig sind, müssen ihren Mitarbeitern proaktiv die Grundlagen der Mitarbeiterüberwachung vermitteln: das Was, Wann, Wie, Warum und Wer.

Was Arbeitgeber über die Überwachung von Mitarbeitern kommunizieren sollten

1. Welche Arten von Daten werden gesammelt

Informiere deine Mitarbeiter über die verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten, die gesammelt werden. Denke daran, dass diese Daten möglicherweise nicht im Rahmen ihrer täglichen Arbeit erhoben werden, sondern im Rahmen anderer Prozesse, wie z. B. bei der Rekrutierung, dem Onboarding, der Gehaltsabrechnung oder der Kommunikation am Arbeitsplatz. 

Die überwachten Teilnehmer geben an, dass folgende Daten an ihrem Arbeitsplatz gesammelt werden: 

Überwachung von Mitarbeitern: diese Aktivitäten werden überwacht

Die Belegschaft profitiert am meisten von dem Zeit- und Arbeitslastenmanagement. Hier wird nicht nur sichergestellt, dass Mitarbeiter keine Überstunden machen und ihre Pausenzeiten einhalten, sondern auch, dass die Projektplanung und Aufgabenteilung erleichtert werden. Die befragten Arbeitnehmer geben jedoch auch an in Tätigkeiten überwacht zu werden, die ihre Privatsphäre stark beeinträchtigen, wie z. B. die Überwachung von Computeraktivitäten in 27 % der Unternehmen. 

Tipp für KMU: Setze Überwachungsmaßnahmen mit Bedacht ein: Verwende Videoaufzeichnung des Bildschirms nur zu Schulungszwecken, um die Privatsphäre deiner Belegschaft zu respektieren (z. B. bezüglich Passwörtern oder persönlicher Korrespondenz). 

2. Wann werden die Daten erfasst

Während die meisten Überwachungen während der Geschäftszeiten stattfinden, erfassen einige Unternehmen persönliche Daten von Mitarbeitern auch außerhalb der Geschäftszeiten. Gib an, zu welchen Zeiten die verschiedenen Arten von Daten erfasst werden, und weise auf Situationen hin, in denen die Datenerfassung kontinuierlich oder passiv erfolgen kann (z. B. Sofortkommunikation über vom Unternehmen gesponserte Apps auf privaten Mobiltelefonen). Gebe auch an, wie lange die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter aufbewahrt werden sollen.

3. Wie werden die Daten erfasst

Die Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche Geräte, Kanäle und Plattformen für die Erfassung ihrer Daten verwendet werden. Die Mitarbeiter werden auch daran interessiert sein, wie ihre Daten verwaltet und geschützt werden.

In der Mitteilung sollten die folgenden Fragen angesprochen werden:

  • Welche Geräte werden zur Erfassung personenbezogener Daten verwendet und welche nicht (z. B. Arbeitscomputer, private Geräte, mit denen sich Mitarbeiter über ein Firmen-VPN anmelden)?
  • Wie werden Mitarbeiterdaten gespeichert? 
  • Wie plant das Unternehmen, die Daten vor böswilligen Akteuren zu schützen?
Tipp für KMU: Mithilfe von Cybersecurity Software kannst du Mitarbeiterdaten schützen. Die Software soll den unbefugten Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten verhindern. Diese Art von Software schützt Unternehmen vor Datendiebstahl, bösartigen Daten und Systemnutzung durch Dritte.

4. Warum werden die Daten gesammelt und verwendet

Stelle maßgeschneiderte Mitteilungen bereit, in denen der Zweck der Datenerfassung angegeben wird, der Zweck mit der Marke oder den Werten des Unternehmens verknüpft wird und klargestellt wird, wie die Daten sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter beim Erreichen seiner Ziele zugute kommen. Je mehr die Mitarbeiter verstehen, warum ihre Daten gesammelt werden, desto eher fühlen sie sich in der Lage, eine Entscheidung zu treffen, und desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie zu einer Entscheidung gedrängt werden.

5. Wer hat Zugang zu den Daten 

Informiere die Mitarbeiter darüber, wie ihre Daten intern eingeschränkt werden oder nicht. Gib an, welche Funktionen oder Rollen (z. B. Personalvertreter, Manager usw.) Zugang zu personenbezogenen Daten haben werden.

Wie Unternehmen ihre Überwachungspolitik kommunizieren sollten

Es ist nicht nur wichtig, was Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mitteilen, sondern auch wie sie es tun. Im Folgenden findest du einige Aspekte, die bei der Gestaltung einer vertrauenswürdigen und für die Mitarbeiter leicht verständlichen Kommunikation beachtet werden sollten. 

Entferne den juristischen Fachjargon: Vermittle zunächst Informationen in einfacher, klarer Sprache. Streiche oder erkläre alle juristischen oder technischen Begriffe oder Abkürzungen.

Mache die Kommunikation übersichtlich: Stelle die wichtigsten Informationen (das Was, Wie, Wann und Warum) in den Vordergrund und verwende, wann immer möglich, Aufzählungszeichen anstelle langer Absätze.

Maßgeschneiderte Kommunikation über vertrauenswürdige Kanäle: Auf die Mitarbeiter zugeschnittene Mitteilungen werden häufiger gelesen und sind leichter zu merken. Es ist zwar ineffizient, auf einzelne Mitarbeiter einzugehen, aber es ist hilfreich, ein Gleichgewicht zwischen der Effizienz einer pauschalen Kommunikation und der Relevanz einer individuellen Kommunikation zu finden. 

Verantwortliche für Compliance und Datenschutz können mit ihren Personal- und Kommunikationspartnern zusammenarbeiten, um Kommunikation auf die jeweilige Rolle zuschneiden: Nicht alle Funktionen unterliegen der gleichen Überwachung oder Datenerfassung. Einige Funktionen, wie z. B. die eines Kundendienstmitarbeiters, unterliegen möglicherweise einer stärkeren Überwachung als andere. Statt pauschale E-Mails zu verschicken, solltest du die Kommunikation so gestalten, dass die Art der erfassten Daten eingegrenzt wird und der Zweck der Datenerfassung auf die spezifische Rolle des Mitarbeiters abgestimmt ist.

Wie die Überwachung von Mitarbeitern kommuniziert werden soll
Quelle: Gartner (der vollständige Report ist für Gartner-Kunden zugänglich)

Zusammenfassung 

Die Mitarbeiterüberwachung wird häufig negativ aufgefasst. Es gibt jedoch auch einige Vorteile die aus ihr für die Mitarbeiter entstehen können. Unternehmen sollten Aktivitäten überwachen, die zum Wohl der Mitarbeiter führen und nicht um sie zu kontrollieren. Die Überwachung kann genutzt werden, um Aufgaben besser im Team zu verteilen, besonders fleißige Mitarbeiter zu identifizieren und zu belohnen und Problembereiche aufzudecken in denen durch Schulungen und Training nachgeholfen werden kann. 

Damit deine Belegschaft nicht das Schlechteste annimmt, wenn die Überwachung angekündigt wird, achte darauf, wie du die Maßnahmen am besten kommunizierst. In der untenstehenden Grafik fassen wir noch einmal für dich zusammen, was für dein Unternehmen zu beachten ist. 

Infografik über die richtige Kommunikation der Mitarbeiterüberwachung

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Mitarbeiterüberwachung-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Methodik:

Um die Daten für diesen Bericht zu sammeln, führten wir im Februar 2022 eine zweiteilige Online-Umfrage durch. Die Umfrage wurde an 1422 Teilnehmer versandt, von denen 716 Verbraucher für die Teilnahme ausgewählt wurden. Die Auswahlkriterien für die Teilnehmer lauten wie folgt:

  • Wohnsitz in Deutschland
  • über 18 Jahre alt
  • Teilnehmer wissen, was Software für die Mitarbeiterüberwachung ist

Von diesen Teilnehmern geben 158 Mitarbeiter an, mit Software am Arbeitsplatz überwacht zu werden.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.