Führen auf Distanz: Ein Projektmanagement-Leitfaden für Remote-Teams

Veröffentlicht am 15.1.2020 von Eileen O'Loughlin und Ines Bahr

Führen auf Distanz: Ein Projektmanagement-Leitfaden für Remote-Teams

header image - führen auf distanz

Flexible Arbeitsregelungen sind zunehmend beliebt, doch sie bringen Herausforderungen mit sich, auf die nicht jede Projektleitung vorbereitet ist. Die folgenden Best Practices helfen Remote-Teams und lokalen Teams bei der erfolgreichen Zusammenarbeit.

Unternehmen machen immer häufiger Gebrauch von flexiblen Arbeitsregelungen, um talentierte Köpfe anzulocken und an sich zu binden. Doch Führen auf Distanz ist nicht immer einfach und wenn dein flexibles Arbeitsmodell weniger attraktiv ist als das von anderen, verlierst du schnell Arbeitskräfte an die Konkurrenz:

Eine Gallup-Studie ergab, dass 51 % der Arbeitnehmer*innen ihren bestehenden Job für einen Job mit flexiblen Arbeitszeiten kündigen würden und 37 % für einen Job, der es ihnen ermöglich, zumindest teilweise remote zu arbeiten.

Räumliche und zeitliche Distanz macht Projekte jedoch um einiges komplexer und erfordert Methoden, Tools und Softskills, die nicht unbedingt zum traditionellen Aufgabenfeld des Projektmanagements gehören.

Angestellte setzen flexible Arbeitsbedingungen immer stärker voraus und Projektleiter*innen müssen schleunigst dafür sorgen, dass sie mit dieser Entwicklung Schritt halten.

Dieser Artikel soll Empfehlungen für den Umgang mit fünf Herausforderungen geben, die das Führen auf Distanz und das Management verteilten Personals mit sich bringen.

Doch zunächst: Denkst du, du bist bereit dafür, ein Remote-Team zu leiten? Mach diesen schnellen Test und finde heraus, ob du den Herausforderungen gewachsen bist.

Neben Tipps für das Führen auf Distanz teilen wir in diesem Artikel auch die Ratschläge von Projektfachleuten, die aktuell Remote-Teams führen und erzählen, wie sie diese Probleme angehen.

 

1.Koordination über mehrere Zeitzonen hinweg

 DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Wenn Angestellte am selben physischen Standort arbeiten, können sie direkt und spontan kommunizieren und zusammenarbeiten. Sobald sie jedoch über mehrere Orte und Länder und vielleicht sogar mehrere Zeitzonen verteilt sind, werden deutlich mehr Vorausplanung und Koordination erforderlich.

Europa erstreckt sich über vier verschiedene Zeitzonen (oder, wenn man für die Definition den gesamten Kontinent zugrunde legt, sogar sieben) und auch in den USA gibt es sechs verschiedene Zeitzonen. Je nachdem, wo auf der Welt sich die Angestellten befinden, ist die Wahrscheinlichkeit nicht gering, dass jemand seinen Arbeitstag beginnt, während jemand anderes ihn schon beendet.

 SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Lege Erwartungen und Grundregeln fest und nutze Tools zur Zusammenarbeit.

Kollaborationstools ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit, egal wo sich andere Teammitglieder befinden. Natürlich ist es schwierig, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder zur gleichen Zeit online sind, wenn man von niemandem verlangen möchte, zu ungewöhnlichen Zeiten zu arbeiten. Daher ist es ratsam, überlappende Zeitpläne anzustreben.

Halte die Standorte, Zeitzonen und üblichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen schriftlich fest. Hebe dann die Zeiten hervor, die sich überschneiden. Die Informationen zu den zeitlichen Überschneidungen sollten immer aktuell gehalten werden und für alle leicht auffindbar sein, zum Beispiel in einem gemeinsamen Diskussionsforum oder einem gemeinsam genutzten Kalender.

Wenn beispielsweise Jonas in München arbeitet und Jane in Austin (Texas), sollten beide wissen, dass sie Meetings und Anrufe am besten zwischen 8 und 10 Uhr CDT vereinbaren, dann ist es in München 15 bis 17 Uhr.

Wichtig ist auch: Gehe nicht davon aus, das alle über den geografischen Standort der anderen Bescheid wissen. Es ist eine gute Idee, den eigenen Standort und die Zeitzone als Status im Kollaborationstool einzustellen, insbesondere wenn man auf Reisen ist oder außerhalb des normalen Standorts arbeitet.

status screenshot slack

Der Standort als Status in Slack

Die zeitzonenübergreifende Zusammenarbeit wirkt sich auch darauf aus, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert. Plane Projekte also entsprechend.

Wenn eine Aufgabe schätzungsweise vier Stunden dauert, aber von Jonas (in Deutschland) und Jane (in den USA) gemeinsam bearbeitet werden muss, kann es aufgrund der begrenzten Überschneidung ihrer Arbeitstage nötig sein, diese Arbeit auf zwei Tage zu verteilen.

2. Ohne gemeinsamen Standort ein Gemeinschaftsgefühl schaffen

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Geburtstagskuchen in der Kantine, Smalltalk am Wasserspender, Teamausflüge, gemeinsame Abendessen: All dies bietet Gelegenheit, einander auch außerhalb der eigentlichen Arbeit auf lockere Weise kennenzulernen und eine gemeinsame Kultur und ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln.

Wo Teams remote arbeiten, fehlen diese Interaktionen natürlich und es kann schwierig sein, einen Gemeinschaftssinn zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Auch hier ist Kollaborationssoftware ein nützliches Werkzeug:

  • Schaffe spezielle digitale Räume zum Feiern von besonderen Ereignissen (z. B. Geburtstagen und Arbeitsjubiläen)
  • Plane Teambindungsaktivitäten, bei denen das Team nicht am selben Ort sein muss (z. B. ein Buchclub oder virtuelle Spiele)
  • Sende regelmäßig nicht-arbeitsbezogene Nachrichten, um persönliche Interaktionen und Bindungen zu fördern (z. B. indem du Teammitglieder dazu einlädst, Fotos ihrer Haustiere zu teilen, oder nach einem bevorstehenden Urlaub fragst, auf den sie sich freuen)

basecamp automatisierte nachrichten screenshot

Automatisierte Nachrichten in Basecamp (Quelle)

Um mithilfe von Technologie erfolgreich ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen, müssen Manager*innen aktiv vorgehen und mit gutem Beispiel vorangehen.

Sie sollten eine kommunikative und lockere Atmosphäre schaffen, indem sie gute Wünsche aussprechen, am Buchclub teilnehmen und auch etwas über sich selbst erzählen, wenn sie das Team zum Austausch anregen.

Wenn die Manager*innen sich keine Mühe geben, tut es auch das Team nicht.

3. Effektive Kommunikation ohne persönlichen Kontakt

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Remote-Angestellte sind zur Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und dem Management hauptsächlich auf schriftliche Kommunikation angewiesen, in Form von E-Mails, Direktnachrichten, Kommentaren und mehr. Leider ist schriftliche Kommunikation anfällig für Missverständnisse und Fehlkommunikation.

Wir Menschen kommunizieren schließlich auch durch unseren Tonfall und unsere Sprechweise und mehr noch durch nonverbale Hinweise wie Mimik und Körpersprache.

Gleichzeitig neigen wir im Schriftlichen dazu, uns eher kurz zu fassen, was zwar grundsätzlich nichts Schlechtes ist, aber nicht immer zum besseren Verständnis beiträgt.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Hier ist die Lösung einfach: Nutze so oft wie möglich Videokonferenzen, um die Interaktion von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen.

  • Meetings zwischen zwei Personen sollten immer per Videokonferenz stattfinden. So können Manager*innen nicht nur besser herüberbringen, wie sie die Leistung der Angestellten wahrnehmen, sondern auch durch verbale und nonverbale Zeichen besser wahrnehmen, wie es den Angestellten geht. Dies hilft ihnen, rechtzeitig zu merken, ob jemand beispielsweise unsicher ist, was ein bevorstehendes Projekt betrifft, oder gar kurz vorm Burnout steht.
  • Bitte bei Teammeetings alle Teammitglieder (auch diejenigen, die vor Ort sind), sich in die Videokonferenz einzuwählen, anstatt dass die lokalen Teammitglieder in einem Raum zusammenkommen. So sorgst du dafür, dass alle das Meeting auf die gleiche Weise erleben: Remote und vor Ort arbeitende Teammitglieder können gleichermaßen zur Diskussion beitragen sowie verbale und nonverbale Signale wahrnehmen und darauf reagieren, ohne dass die Remote-Mitglieder einen Nachteil haben.

skype konversation führen auf distanz
Videokonferenz mit Skype (
Quelle)

 

4. Mit Technologie kommunizieren und zusammenarbeiten

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Für die Kommunikation und Kollaboration mit Remote-Teams und das Führen auf Distanz brauchst du die richtige Technologie. Tatsächlich nutzen die meisten Teams gleich mehrere Tools für unterschiedliche Zwecke. Schwierig wird es, wenn Funktionen verschiedener Tools sich überschneiden.

E-Mails überschneiden sich beispielsweise mit Chat-Tools und die meisten Chat-Tools bieten Videogespräche, die wiederum auch mit Videokonferenzsoftware möglich wären.

Wenn nicht klar festgelegt ist, welchen Zweck jedes einzelne Tool hat, oder du stillschweigend davon ausgehst, dass die Leute ein Tool schon so verwenden werden, wie du es dir vorstellst, kann das Ganze nur schiefgehen.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Zuallererst: Triff keine Annahmen. Sei offen mit deinen Erwartungen und stelle etwas lieber zu oft klar, statt dass die anderen sich fragen, wie sie ein zur Verfügung gestelltes Tool denn nun verwenden sollten.

Zweitens: Verwechsle das Setzen klarer Richtlinien nicht mit mangelndem Vertrauen. Richtlinien sorgen für Vorhersehbarkeit, die wiederum Vertrauen schafft, anstatt es zu verringern.

Erstelle einen Kommunikationsplan und eine Toolhierarchie und überlege dir, wie du die Einhaltung dieser Richtlinien durchsetzt. Wenn jemand dir eine E-Mail zu einem aktuellen Projekt schickt, bitte darum, die Frage in euer Kollaborationstool oder die Projektmanagementsoftware zu kopieren, damit alle projektbezogene Kommunikation an einem zentralen Ort gespeichert ist.

Dein Kommunikationsplan und die Richtlinien zur Tool-Nutzung sollten folgende Punkte umfassen:

  • Die gewünschte Kommunikationshäufigkeit: Wie häufig sollen sich Remote-Teammitglieder melden und wie häufig haben sie Nachrichten von dir zu erwarten?
  • Das bevorzugte Tool für unterschiedliche Arten der Kommunikation: Lege beispielsweise fest, dass Chats für alle nicht dringenden oder informellen Dinge und E-Mails für formellere Anfragen genutzt werden sollen und sämtliche projektbezogenen Konversationen im gemeinsamen PM-Tool stattfinden sollen.

5. Welche Angestellte sind für die Remote-Arbeit geeignet?

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Genau wie man zum Führen auf Distanz bestimmte Techniken, Tools und Softskills benötigt, braucht man auch zum Remote-Arbeiten eine bestimmte Kombination aus Arbeitsmoral, technischer Versiertheit und persönlichen Fähigkeiten.

Nur weil jemand im Büro großartige Arbeit leistet, muss das nicht zwingend heißen, dass diese Person auch die Richtige für die Remote-Arbeit ist. Und wenn nicht, kann sich das negativ auf die Produktivität des restlichen Teams auswirken.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Arbeite mit der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass du die richtigen Leute für Remote-Rollen einstellst.

Lege der Personalverwaltung eine Liste der Eigenschaften vor, auf die sie bei der Auswahl achten soll. Mithilfe einer Wertungsliste können sie die Kompetenz der Kandidat*innen in diesen Bereichen einordnen und dir dann die besten Personen für die nächste Runde Vorstellungsgespräche präsentieren.

Bei diesen Gesprächen sollten die Manager*innen konkret fragen, wie die Kandidat*innen mit den oben genannten Herausforderungen umgehen würden.

Unter anderem solltest du auf die folgenden Qualitäten achten:

  • Sie sind sich dessen bewusst, dass Remote-Arbeit einsam sein kann, und ergreifen Maßnahmen, um sich nicht isoliert zu fühlen.
  • Sie verstehen, dass das Arbeiten ohne Aufsicht ein Mehrfaches an Kommunikation erfordert, und betrachten dies nicht als Belastung.
  • Sie wissen, dass es beim Remote-Arbeiten leicht zu Fehlkommunikation und Fehlinterpretationen kommen kann, und zögern nicht, Fragen zu stellen oder Sinn und Absicht von etwas zu klären.
  • Sie fühlen sich wohl damit, Technologien zur Kommunikation zu verwenden, und betrachten Richtlinien für die richtige Nutzung der Tools nicht als unnötiges Mikromanagement oder Zeichen für mangelndes Vertrauen.

screenshot scorecard führen auf distanz

Scorecard für ein telefonisches Bewerbungsgespräch in der Recruiting-Software Greenhouse (Quelle)

Ressourcen zum Führen auf Distanz

Die obigen Tipps helfen dabei, die Herausforderungen beim Führen auf Distanz zu überwinden und Warnsignale für ineffektive Zusammenarbeit in Remote-Teams zu erkennen.

Wirf einen Blick in unser Softwareverzeichnis, um die richtigen Kollaborationstools für dein Team zu finden: Filtere nach den benötigten Funktionen oder der durchschnittlichen Nutzerbewertung (z. B. 3 von 5 Sternen).

Unser letzter Tipp: Lerne von deinen Kolleg*innen! Die folgenden Tipps von Geschäftsführer*innen und Manager*innen, die selbst für Remote-Teams verantwortlich sind, sollen dir Ideen für Best Practices für dein eigenes Unternehmen geben.

Kim Turnage ist Director of Leadership Consulting bei Talent Plus, Inc. und leitet remote ein Team von 15 Führungsberater*innen. Die Hälfte des Teams arbeitet in der Unternehmenszentrale, die andere Hälfte von zuhause aus. Es gibt Teammitglieder in allen Zeitzonen der USA sowie in Singapur.

Zum Thema Recruiting:

„Wir können den richtigen Leuten beibringen, unsere Softwareplattformen zu nutzen. Wir [suchen nach] hochleistungsfähigen Machern, die einfallsreich Probleme lösen und einen natürlichen Antrieb zum Aufbauen positiver Beziehungen haben. Sie möchten miteinander kommunizieren und in Kontakt treten, also sorgen sie durch proaktive und positive Kommunikation dafür, dass dies geschieht.”

Kommunikation mithilfe von Technologie:

 

„Ich habe mindestens einmal pro Woche ein persönliches Gespräch mit jedem Teammitglied und auch dazwischen bleiben wir nach Bedarf in Kontakt.
Als Managerin muss man wissen, wer mehr Gesprächszeit braucht oder auf wen man zutreten muss, damit er oder sie die Fragen stellen kann, die er/sie in einer größeren Gruppe nicht stellen würde. Es ist wichtig, auf diese individuellen Unterschiede einzugehen.”
Shilonda Downing ist die Gründerin von Virtual Work Team, einem Onlineunternehmen, das Unternehmen administrativ unterstützt.

Zum Thema Recruiting:

„Es ist sehr wichtig in Erfahrung zu bringen, wie zuversichtlich Angestellte mit Technik umgehen. Für Remote-Arbeit muss man üblicherweise ziemlich technisch versiert sein, da man verschiedene Softwareprogramme nutzt, um mit dem Team zu kommunizieren und Aufträge für Kunden zu erledigen. Ich bin überzeugt davon, dass jeder unabhängig von Alter oder Status den Umgang mit Technik erlernen kann. Dennoch fällt es manchen leichter als anderen, sie einzusetzen und effektiv zu nutzen.” 

Kommunikation mithilfe von Technologie:

„Ich erwarte von meinem Remote-Team eine sehr gute Kommunikation. Wenn man ungesehen arbeitet, muss man sicherstellen, dass das Team und die Kunden jederzeit wissen, welche Aufgaben erledigt wurden, was noch zu tun ist und wozu es Fragen gibt. Ich möchte niemals einem Teammitglied hinterherlaufen müssen, um auf den neuesten Stand gebracht zu werden. Mikromanagement kann ich nicht leiden – und den meisten Teammitgliedern geht es genauso.”
 David Jackson ist CEO bei Fullstack Labs, einem 50-köpfigen Software-Beratungsunternehmen, in dem etwa das halbe Team remote arbeitet.

Richtlinien für Remote-Teammitglieder aufstellen:

„Formuliere klare und deutliche Richtlinien für das, was von remote Arbeitenden erwartet wird:
  • Benötigen sie zuhause ein privates Büro, in dem sie arbeiten können?
  • Zu welchen Zeiten wird von ihnen erwartet, dass sie arbeiten?
  • Können sie mitten am Tag lange Pausen machen und frühmorgens oder abends arbeiten oder sollen sie zu den Standard-Geschäftszeiten verfügbar sein?
  • Erwartest du von ihnen, dass sie jeden Tag zu bestimmten Zeiten online sind?
  • Wie schnell müssen sie auf Nachrichten von Teammitgliedern reagieren?”

Kommunikation mithilfe von Technologie:

„Wir raten zu Videokonferenzen für wichtige Gespräche oder wenn Kunden oder Angestellte mit etwas unzufrieden sind. Wir wollen nicht, dass wichtige Gespräche über [ein Chat-Tool] geführt werden, denn dort gibt es zu viel Potential für Missverständnisse, was alles nur schlimmer machen würde.
Wir erwarten, dass alle Angestellten konstruktives Feedback entweder persönlich oder per Videokonferenz geben. Wegen dem hohen Risiko von Fehlkommunikation darf Feedback nicht per E-Mail oder [einem Chat-Tool] gegeben werden: Die Gefahr ist zu hoch, dass das Feedback nicht richtig aufgenommen oder umgesetzt wird. Gelobt werden darf öffentlich, aber anderes Feedback soll privat und von Angesicht zu Angesicht erfolgen.” 

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

 

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten.