So hat „Getting Things Done“ mein Leben verändert: 5 Dinge, die ich gelernt habe

Es ist der Abend eines langen Arbeitstages, die Uhr zeigt 23:20. Ich trage ein altes „Peanuts“-Shirt und eine graue, zu weite Jogginghose und starre auf den Entwurf dieses Blogartikels. Im Hintergrund läuft leise der Fernseher. Mein Freund Garrett sieht nur halb hin. Er wischt auf seinem iPad durch stummgeschaltete YouTube-Videos von Shinsuke Nakamura.

23:30 Uhr: Garrett steht auf und kommt abwesend vom Sofa zu mir herüber. Er wendet den Blick von der Wrestling-Show ab, die er sich angesehen hat, beugt sich über meine Schulter und betrachtet meine Notizen zum Artikel über „ Getting Things Done“, den du gerade liest. Er führt meine Maus auf einen Tab mit rotem Logo in der rechten oberen Ecke meines Bildschirms.

Klick.

Dort, wo zuvor mein Text zu sehen war, erscheint Todoist. Garrett schmunzelt beim Anblick meiner To-Do-Liste und küsst mich grinsend auf die Wange. Er hakt meine letzte Aufgabe für den Tag ab: Artikeleinleitung schreiben.

„Sieht aus, als wärst du fertig. Lass uns schlafen gehen.“

Wie jeden Abend in den letzten sechs Monaten wird das Todoist-Fenster weiß und sagt mir, dass ich meinen Abend genießen soll. Ich fühle mich entspannt, organisiert, produktiv und zufrieden mit meinem Tag.

Es ist Tag 752, zwei Jahre und 21 Tage, seit ich begonnen habe, David Allens berühmtes Produktivitätsmethode „Getting Things Done“ (GTD) zu nutzen. Ich habe gelernt, meine Zeit und mein Stressniveau im Griff zu behalten. Ich habe herausbekommen, wann ich am besten arbeite und wann ich eine Pause brauche, auf welche Aktivitäten ich mich mühelos fokussieren kann und für welche ich mich bewusst anstrengen muss.

An dieser Stelle möchte ich die Produktivitätsmethode teilen, die ich mir angewöhnt habe: eine angepasste Variante von GTD, die nicht nur zum Kern meiner Produktivität am Arbeitsplatz wurde, sondern auch zum Teil meiner ganz persönlichen Identität. Ich beschreibe einige Hintergründe zu GTD und das, was ich daraus gelernt habe, bevor ich dir zeige, wie du mit meiner Methode deine eigene Produktivität verbessern kannst.

• Weshalb ich „Getting Things Done“ in meinem Leben brauche
• Was ist „Getting Things Done“ und wie funktioniert es?
• Ein kurzer Disclaimer
• 1.Es gibt keine „Work-Life-Balance“.
• 2.Plane deine Pläne.
• 3.Produktivität und Glück sind eng verflochten.
• 4.Kein Produktivitäts-Tool allein kann ein kaputtes System reparieren.
• 5.Sowohl Menschen als auch Methoden haben ihre Grenzen.
• Weitere Lektionen aus „Getting Things Done“?

Weshalb ich „Getting Things Done“ in meinem Leben brauche

Als mein Freund Nick zum ersten Mal versuchte, mir das Buch von David Allen auszuleihen, wollte ich gar nicht näher analysieren, wie ich meine Zeit plante. Ich wusste natürlich, dass es ein Desaster war: Meine Prioritäten schwankten zwischen „Mit dem Rauchen aufhören“ oder „100 Klassiker lesen, bis ich 30 bin“ und kurzfristigen Zielen wie „Artikel zum Thema Projektmanagement und Elternschaft schreiben“.

Ich wusste (so ungefähr), was ich an einem Tag erledigen musste, aber jegliche Aufgabenplanung, die über die aktuelle Woche hinausging, konnte ich unmöglich im Kopf behalten. Wie jemand, der sich halbherzig an einer Diät versucht, versuchte ich mich an Dutzenden von ineffizienten Produktivitäts„systemen“, um nach ein oder zwei Wochen wieder aufzugeben. Ich ließ beispielsweise ungelesene E-Mails als Erinnerung in meinem Posteingang, notierte Aufgaben und Rechercheergebnisse in fünf verschiedenen Notizbüchern (ich konnte nie nur eins haben, weil ich es immer wieder verlor) und hatte nicht selten 20 oder 30 Tabs offen, um mich an all das zu „erinnern“, was ich noch zu bearbeiten hatte.

Meine Produktivität ging auf und ab, ohne jemals sehr effizient zu sein.

Als Nächstes probierte ich traditionelle Organisationsmethoden aus. Ich erstellte Online-Checklisten und markierte langfristige Ziele in meinem Kalender (sodass sie mir zwangsläufig erst genau dann wieder begegneten, wenn ich die Woche aufschlug, in der sie eigentlich erledigt sein sollten).

Nachdem sich weder an meiner Produktivität noch an meiner Zufriedenheit nennenswert etwas änderte, testete ich strenger geregelte Produktivitätssysteme, beispielsweise „ Don’t Break the Chain“ (wo man die Tage markiert, an denen man auf ein Ziel hinarbeitet, und im Wettbewerb mit sich selbst versucht, eine möglichst lange „Kette“ zu erreichen), „ Eat the Frogs First“ (wo man morgens als Erstes die schwierigsten Aufgaben erledigt und Einfaches für später aufhebt) oder Timeboxing (wo man Zeiten im Kalender freihält, in denen man nur an bestimmten Aufgaben arbeitet).

Mir jeder dieser Methoden war ich ein paar Tage lang produktiv, dann gab ich das System wieder auf.

Diese fehlgeschlagenen Produktivitätssteigerungsversuche haben mir die alten Probleme hinterlassen:

• Furchtbar chaotische Zimmer, eine ungeputzte Küche und ein zugemüllter Schreibtisch
• Die ewige Selbstbelügung, ich würde „irgendwann“ mit dem Rauchen aufhören, zum Leidwesen meiner Zähne und meines Selbstwertgefühls
• Ständiges Neuplanen von Terminen, vom Briefing bis zum Arzttermin
• Verpasste Deadlines bei Steuererklärung, Telefonrechnungen, der Rückgabe von Bibliotheksbüchern und wichtigen beruflichen Projekten
• Ein Posteingang mit über 700 ungelesenen E-Mails
• Begonnene Projekte, die nie beendet wurden, obwohl andere sich auf mich verlassen haben
• Die Entscheidung für Ignoranz gegenüber diesen Problemen anstelle von Selbstreflexion, die mich dazu brachte, mehr zu übernehmen, als ich bewältigen konnte

Und dabei habe ich die psychologischen Auswirkungen dieser Desorganisation noch gar nicht erwähnt. Als die Unordnung am größten war, fühlte ich mich …

• Deprimiert. Warum schafften es alle anderen, ihre Aufgabenliste abzuarbeiten, nur ich nicht?
• Nervös. Ich wusste nie, ob ich nicht doch etwas vergessen hatte.
• Unter Druck. Vor dem Schlafengehen ließ ich meinen Tag vor meinem inneren Auge vorbeiziehen und versuchte angestrengt, mich zu erinnern, ob ich wirklich alles Nötige erledigt hatte.
• Wie eine Last. Ich hasste es, meine Mitarbeiter – und mich selbst – zu enttäuschen, indem ich durch meine Zerstreutheit immer wieder Deadlines verpasste.
• Gehetzt. Wenn mir eine Aufgabe in den Kopf kam, hatte ich das Gefühl, sie sofort erledigen zu müssen, damit sie nicht wieder aus meiner Erinnerung verschwand.
• Voller Unklarheit. Ich wusste nie, wie ich meine Prioritäten setzen sollte. Mir war nicht klar, was ich realistischerweise an einem Tag erledigen konnte, und das führte zu einem Teufelskreis aus Prokrastination und Überforderung. Da ich nur eine vage Vorstellung von meinen Prioritäten hatte, erschien mir mein eigenes Stressniveau unvorhersehbar und – schlimmer noch – mehr oder weniger starker, aber ständig vorhandener Stress wurde zur Normalität.

Ich war besessen davon, die richtige Produktivitätsmethode zu finden, und abonnierte Websites wie Inc. und die Harvard Business Review, um irgendwie herauszufinden, was die Ursache meiner Ineffizienz war.

Früher hatte ich die meisten Leseempfehlungen von Nick abgelehnt (ich lese lieber Romane als Sachbücher, besonders, wenn es um das Lesen längerer Werke geht, weil man viele Sachbücher auch in der Länge eines Artikels zusammenfassen kann), doch Nick bestand darauf, dass ich „Getting Things Done“ las (deutscher Titel: „Wie ich die Dinge geregelt kriege“). Er überraschte mich sogar mit dem Buch, als wir uns zum Kaffeetrinken trafen.

„Glaub mir, Rachel. Das wird dein Leben ändern.“

Skeptisch nahm ich ihm das Buch aus den Händen … und vergaß es erst mal im Auto.

Zwei Monate später (es war Samstag, der 25. April 2015) forderte Nick das Buch zurück. Mir fiel ein, dass sich das vergessene Buch vermutlich unterm Fahrersitz befand, also beeilte ich mich, es hervorzuholen und zu lesen, um es dann seinem Besitzer zurückzugeben.

Am Sonntag, den 26., hatte ich das Meisterwerk von David Allen durchgelesen und war fest entschlossen, die „Getting Things Done“-Produktivitätsmethode umzusetzen (und zwar diesmal wirklich).

Was ist „Getting Things Done“ und wie funktioniert es?

„Getting Things Done“ ist ein unkompliziertes System zum Erfassen von Ideen und Planen von Aufgaben, das helfen soll, gleichzeitig produktiver zu werden und den Kopf freizukriegen. Ein Blogger schrieb scherzhaft, das System solle eigentlich nicht „Getting Things Done“ – also: „Dinge geregelt kriegen“ – heißen, sondern „Dinge auf eine viel bessere Art geregelt kriegen als wenn man sie einfach geschehen lässt, was im Endeffekt meist nicht sonderlich cool ist“.

So funktioniert es:

Zuerst schreibst du absolut alles auf, was du zu tun hast. Egal ob Arbeit, Familie oder Fingernägel schneiden. Hauptsache, du nimmst sämtliche Aufgaben, die du erledigen musst, egal wo und wofür, und schreibst sie auf. Wenn neue Aufgaben dazukommen, schreib sie einfach unten auf die Liste.

Diese unorganisierte Liste wird als Eingang oder Inbox bezeichnet.

Wenn du so weit bist, frag dich bei jedem Punkt, ob er durchführbar ist. Wenn nicht, dann streich ihn. (Wenn du dir zum Beispiel mit 30 wünschst, du hättest als Kind Spanisch gelernt, ist das logischerweise keine sinnvolle Aufgabe. Verabschiede dich von ihr und arbeite an etwas Umsetzbarem wie „Bis zum Costa Rica-Urlaub übernächstes Jahr genug Spanisch lernen, um einfache Gespräche führen zu können“.)

Wenn etwas umsetzbar ist und innerhalb von weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, tu es sofort!

Wenn es umsetzbar ist, aber geplant, verschoben oder delegiert werden muss, mach das ebenfalls sofort.

Erstelle Projektordner für größere Aufgaben, die zwei oder mehr Schritte umfassen. Zerlege jede einzelne Aufgabe in kleine Teilaufgaben, die einfach zu erledigen sind, bis das ganze Projekt aus gut durchführbaren Aufgaben besteht.

Die nachstehende Grafik veranschaulicht das Ganze.

Nehmen wir zum Beispiel diesen Blogartikel.

Die Idee, einen Blogartikel über meine Erfahrungen mit „Getting Things Done“ zu schreiben, kam in meinen Eingang. Das ist machbar, die Durchführung würde aber länger als zwei Minuten dauern und das Projekt muss in kleine Aufgaben unterteilt werden.

Als Nächstes habe ich einen Ordner erstellt und die folgenden Aufgaben notiert:

• Auf Quora andere nach ihren Erfahrungen mit „Getting Things Done“ fragen (zur Recherche und als Brainstorming für meine eigenen Erfahrungen)
• Ein Dokument für den Entwurf erstellen
• Mit Google Analytics recherchieren, welche Keywords am besten für diesen Artikel geeignet sind
• Einen Titel für den Artikel finden und das Keyword im Dokument notieren, damit ich es nicht vergesse
• Per Brainstorming alles aufschreiben, was ich durch GTD gelernt habe
• Die fünf wichtigsten Lektionen auswählen und nach Wichtigkeit sortieren
• Per Brainstorming wichtige Erinnerungen im Zusammenhang mit den einzelnen Lektionen notieren
• Eine Gliederung für den restlichen Artikel entwerfen

Während ich dies schreibe, habe ich die obigen Aufgaben erledigt und noch viele weitere Schritte vor mir.

Die langen Listen, die entstehen, wenn man Aufgaben auf diese Weise in kleine Teilaufgaben zerlegt, können GTD- Nutzer schnell überfordern. Allen empfiehlt drei Methoden, um einem Zuviel an Aufgaben entgegenzuwirken:

1. Versieh deine Aufgaben mit „Kontexten“, beispielsweise wenn du etwas nur erledigen kannst, wenn du in der Stadt bist oder wenn jemand Bestimmtes bei dir ist.
2. Nutze einen Kalender, um die Aufgaben zu planen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Sammle ansonsten alle Aufgaben in einem „Nächste Schritte“-Ordner, den du durchgehen kannst, sobald du Zeit hast.
3. Erstelle „Irgendwann“- und „Vielleicht“-Listen für Aufgaben, die aktuell keine Priorität haben.

Sieh deine Aufgaben ab jetzt einmal wöchentlich durch, um Ordnung zu halten. Bei deiner „Wochendurchsicht“ solltest du Folgendes beachten:

• Erstell eine „Trigger“-Liste, die dazu da ist, dich an Aufgaben zu erinnern, die du noch nicht notiert hast. Zu meinen Triggern gehören beispielsweise Sätze und Wörter wie „Muss ich zurückrufen“, „Facebook“, „Geburtstage checken“, „Autoreparaturen“ und eine Menge Namen von Leuten, darunter mein Chef, mein Freund und meine besten Freunde.
• Speicher alles, was du lesen willst, gesammelt an einer anderen Stelle, da die „nächsten Schritte“ sonst schnell von zu lesenden Artikeln und Dokumenten überfüllt sind.
• Nutze ein nach Datum sortiertes Ablagesystem für physische Dinge, die du an einem bestimmten Tag brauchen wirst oder die dich an diesem Tag an etwas erinnern sollen.

Der – allerdings englischsprachige – Blogartikel „ GTD in 15 minutes“ erklärt dieses Ablagesystem, das beispielsweise aus einem Hängeregister mit Mappen für jeden Monat und jeden Tag des Monats bestehen kann, folgendermaßen:

Die Idee dahinter ist, einen Ort für Dinge zu schaffen, die du an einem bestimmten Tag brauchst (zum Beispiel Konzertkarten) oder die dich an etwas erinnern sollen, das du voraussichtlich an einem bestimmten Tag tun willst. (Denk dran: Der Kalender ist nur für Dinge, die wirklich zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen.) Ein gutes Beispiel sind Notizen von einer Vorlesung, die du nicht so wirklich verstanden hast („Ich will das in ein paar Wochen noch mal lesen, wenn mein Unterbewusstsein es verarbeitet hat“). Jeden Tag öffnest du nach dem Aufstehen die Mappe mit dem aktuellen Datum. Du steckst die Konzertkarten in deiner Tasche, entscheidest, dass du heute den Hund zum Friseur bringen willst, aber schiebst die Vorlesungsnotizen noch drei Tage weiter, weil du doch keine Zeit hast. Sobald die Mappe leer ist, steckst du sie nach hinten hinter die anderen, sodass die Mappe vom nächsten Tag vorne ist. Am Ende eines Monats öffnest du die Mappe für den nächsten und organisierst deren Inhalt, indem du alles in die richtigen Tagesmappen steckst.

Sind das alles gerade etwas zu viele Informationen? Das liegt daran, dass die meisten Erklärungen von „Getting Things Done“ zu einfach sind.

Allens Buch umfasst über 200 Seiten an Recherchen und Begründungen dazu, warum dieses System funktioniert, wie man richtig verwendet und weshalb du überlegen solltest, es auf dein Leben anzuwenden. Es wird dir die Methode deutlich besser erklären, als ich es jemals könnte, weshalb ich dir empfehle, es selbst zu lesen.

 Woher kommt „Getting Things Done“?

David Allen, der Autor von „Getting Things Done“, sagte einmal: „ Ich hatte 35 Berufe, bevor ich 35 war“. In seinen Zwanzigern traf auf Mystiker und Hellseher, die ihn dazu inspirierten, „alles aufzugeben – die Ausbildung, Drogen, seine erste Ehe, sein Zuhause“ und sich dem „ Movement of Spiritual Inner Awareness (MSIA)“ anzuschließen. So seltsam es auch klingt, aber diese Kirche (manche würden sie eher als Sekte bezeichnen) legte den Grundstein für „Getting Things Done“.

In den nächsten fünf Jahren hatte er die verschiedensten Gelegenheitsjobs, beispielsweise als Landschaftsgärtner, an einer Glasdrehbank oder als Mopedverkäufer. Dabei befolgte er streng die Lehren der MSIA-Bewegung (die von manchen als Sekte betrachtet wird). Als John-Roger, der Anführer der Bewegung, sogenannte „Insight Seminars“ startete, die das persönliche Wachstum seiner Anhänger vorantreiben sollten, war Allen begeistert und wurde schließlich selbst zum Trainer. Seine  Erfahrungen mit Insight prägten die erste Version von „Getting Things Done“, die er innerhalb der nächsten 25 Jahre weiterentwickelte.

2001 veröffentlichte er die erste Auflage von „Getting Things Done“ und das Buch wurde schnell ein internationaler Bestseller. 2005 bezeichnete Wired die Produktivitätsmethode als „ neuen Kult für das Informationszeitalter“ und 2007 nannte das Time Magazine „Getting Things Done“ „ das Business-Selbsthilfebuch seiner Zeit“.

Ich bin froh, dass ich nichts von der spirituellen Grundlage von GTD wusste, bevor ich das Buch las. Sonst hätte ich es wahrscheinlich abgelehnt und als New-Age-Geschwafel abgetan. Zum Glück habe ich das nicht, denn das System funktioniert.

Ein kurzer Disclaimer

Die fünf Lektionen aus „Getting Things Done“, die ich nachfolgend beschreibe, stammen ausschließlich aus meiner persönlichen Erfahrung. Das oben beschriebene GTD-Konzept entspricht dem, was Allen in seinem Buch darlegt. Ich habe seine Methoden im Laufe der Jahre bei der Anwendung immer weiter verändert, bis ich ein Modell gefunden habe, das für mich passt.

Manche kommen vielleicht am besten damit zurecht, die GTD-Methode unverändert zu übernehmen. Das, was ich euch darstelle, wird hoffentlich für andere hilfreich sein. Ich bin mir sicher, dass manche von euch bereits einen eigenen GTD-Workflow entwickelt haben, und würde mich freuen, in den Kommentaren unter dem Artikel davon zu hören!

Jetzt will ich dir aber ohne weitere Umschweife von den fünf Dingen erzählen, die ich unter all dem, was ich von GTD gelernt habe, am wichtigsten finde.

1. Es gibt keine „Work-Life-Balance“. Arbeit und Freizeit gleichen einander nicht aus, sie gehen ineinander über.

Bevor ich „Getting Things Done“ kennenlernte, ging ich davon aus, dass die Produktivität bei der Arbeit irgendwie anders war als die Produktivität zuhause.

Als ich aufwuchs, war mein Vater oft beruflich auf Reisen. Er verschwand für ein paar Tage und kehrte mit Geschenken aus fremden Städten und Ländern zurück, kleinen Kostbarkeiten wie Matrjoschkas, ungarischer Schokolade und einmal einem Smash Mouth-T-Shirt aus San José.

Doch es waren nicht seine Geschenke, die mich so glücklich machten, ihn zu sehen. Er stellte seine Laptoptasche ab, zog seinen Mantel aus, legte sein Portemonnaie auf den Schrank und schaltete dann sein wuchtiges Handy aus (er war BlackBerry-Early-Adopter und brauchte etwas zu lange, um sich davon wieder loszusagen).

Das Handy gab einen Ton von sich, während es sich abschaltete, ein Ton, der signalisierte, dass jetzt Zeit zum Spielen war – Zeit, in der ich die ungeteilte Aufmerksamkeit meines Vaters genießen würde. Die Arbeit war vorbei. Das Leben begann. Ich dachte damals, dass mein Arbeitsleben als Erwachsener ähnlich sein würde.

Mittlerweile bin ich berufstätig und habe das mit der „Work-Life-Balance“ versucht, aber irgendwie erweist es sich als wenig effizient und wenig erfreulich. Durch „Getting Things Done“ habe ich verstanden, dass ich dem Phantasiebild einer vergangenen Ära des Arbeitens hinterherjagte, in der LinkedIn, Facebook, Arbeits-E-Mails und Candy Crush noch nicht ständig auf denselben tragbaren Geräten um unsere Aufmerksamkeit konkurrierten. Vor „Getting Things Done“ glaubte ich, wenn ich zuhause war, höchstens gelegentlich auf den Haushalt oder die nächste große Putzaktion bezogene Aufgaben aufschreiben zu müssen.

Jetzt ist das anders. Diese Arbeitsaufgaben – ja, Hausarbeiten sind Arbeit – halte ich schriftlich fest und plane sie in meinem Kalender, nicht anders als die Dinge, die ich für meinen Job erledigen muss. Genauso gehe ich vor, wenn ich mich daran erinnern will, meine Mutter anzurufen oder Geburtstagsgeschenke zu kaufen.

Auf gewisse Weise habe ich durch „Getting Things Done“ begriffen, dass es keine Rolle spielt, wofür ich Zeit und Mühen verwende, sondern dass ich es tue. (Ich habe das Buch von David Allen übrigens in der ursprünglichen Version von 2001 gelesen, die aktualisierte Variante kenne ich noch nicht.)

Diese Methode zwingt mich, absolut alles aufzuschreiben, was eine Aufgabe für meine „Inbox“ sein könnte. Letztes Mal waren da unter anderem:

• Daniel zurückschreiben und für seinen Bericht danken (Arbeit)
• Katzenfutter kaufen (Zuhause)
• Saga Deluxe Edition Book One noch mal lesen (Freizeit)
• Details für Geschäftsreise mit Lisa klären (Arbeit)
• Sofa absaugen (Zuhause)
• Artikel lesen: „ The Step-by-Step Guide to Syndicating Content (Without Screwing up Your SEO)“ (Arbeit)

All das hatte ich zu erledigen und mein Gehirn teilt die Aufgaben nicht auf magische Weise auf „Arbeit“ und „Anderes“ auf. Ich lernte, einen Zeitplan für das zu erstellen, was ich an einem Tag erledigen musste – und zwar für alles, von Lebensmitteleinkäufen bis zum Auswerten von Tabellen – sodass ich alles schaffe und nicht von Stress und Überforderung geplagt werde (und zwar weder zuhause noch bei der Arbeit).

Als ich mit GTD anfing, hatte ich im Büro meine To-Do-Liste auf meinem zweiten Monitor geöffnet und das war’s. Die App, die ich dafür verwendet habe (und schließlich wieder deinstalliert, aber dazu später mehr), funktionierte noch nicht mal auf meinem Smartphone. Wenn ich nachmittags das Büro verließ, verließ ich auch meine To-Do-Liste.

Und dann?

Auch wenn ich zuhause versucht habe, möglichst wenig an die Arbeit zu denken, hatte ich gelegentlich kreative Einfälle. Ich sagte mir, ich würde mich daran erinnern, bis ich zurück im Büro war, hatte aber zwangsläufig das meiste im Laufe der folgenden 16 Stunden wieder vergessen. Oder ich konzentrierte mich so sehr darauf, die Idee nicht zu vergessen, dass ich den Abend kaum genießen konnte.

An dem Beispiel sieht man deutlich, warum Allen so großen Wert darauf legt, sämtliche Ideen aufzuschreiben. Doch für mich steckt noch viel mehr dahinter: Du kannst nicht kontrollieren, wann du einen Einfall hast . Das perfekte Urlaubsgeschenk für meinen Freund kam mir während einer Mitarbeiterbesprechung in den Sinn und um zwei Uhr nachts, vor einem Feiertag, überlegte ich mir spontan ein Projekt, das Capterra 13 Millionen Dollar einbringen sollte.

Der Versuch, „Getting Things Done“ nur auf mein Arbeitsleben anzuwenden, war ein Fehler. Mittlerweile ist das Prinzip Teil meines gesamten Lebens und ich bin damit sowohl glücklicher als auch produktiver als früher.

2. Plane deine Pläne.

Einer der größten Fehler, die viele bei den ersten Schritten mit GTD begehen, besteht darin, ihre Aufgaben nicht in ausreichend kleine „nächste Schritte“ aufzuteilen. Anfangs habe auch ich genau das falsch gemacht.

Meine Lieblingsgeschichte über jemanden, der in „nächsten Schritten“ hängen bleibt, handelt von Drew Carey (ja, der Drew Carey, der Komiker und Schauspieler). Carey engagierte David Allen, um seine eigenen Produktivitätsprobleme zu lösen. Seine Geschichte, die im populärpsychologischen Buch „ Willpower“ (deutscher Titel: „Die Macht der Disziplin“) veröffentlicht wurde, ist Folgende:

Bei der Durchsicht der Papiere, unbeantworteten E-Mails und unerledigten Aufgaben in seinem Computer und seinem Kopf ordnete er sie Dutzenden persönlichen und unternehmerischen Projekten zu. Das ist typisch: Allens Klienten verfolgen in der Regel zwischen dreißig und hundert Projekte, jedes mit mehreren Aufgaben, deren Sichtung, Ordnung und Aufarbeitung jeweils einen oder zwei Tage in Anspruch nehmen. Nachdem Carey die Projekte identifiziert hatte, musste er für jedes einen konkreten nächsten Schritt benennen … Während Carey sein Zeug durchackerte, saß Allen den ganzen Tag bei ihm im Büro. „Der hat echt dagesessen und mir dabei zugeschaut, wie ich meine E-Mails abgearbeitet habe“, erzählt Carey. „Immer, wenn ich ins Stocken gekommen bin, hat er mich gefragt: „Was ist los?“ Und wenn ich es ihm gesagt habe, hat er mir geantwortet: „Tu dies.“ Und das habe ich dann gemacht. Er war total entschieden. Nur ein paar Mal hat er gesagt: „Du kannst dies oder das machen. Was willst du?“ …

Wenn dir beim Gedanken an die hundert Projekte, die du in einzelne Schritte aufteilen musst, nicht schaudert, hast du dich noch nicht genau genug damit beschäftigt. Selbst für diesen einfachen Blogartikel waren 16 unterschiedliche Aufgaben vonnöten und wie Carey oben andeutet, kann man sich schnell verzetteln, während man versucht herauszufinden, was die nächste Aufgabe sein sollte.

Wenn man „Getting Things Done“ korrekt anwendet, ist das Identifizieren der nächsten Schritte sogar das Schwierigste am ganzen System. Schnell ist man in Versuchung, eine Abkürzung zu nehmen. Ich habe mit GTD beispielsweise (erfolgreich!) mit dem Rauchen aufgehört. Beim ersten Versuch bin ich allerdings gescheitert.

Warum?

Meine Aufgabe lautete:

• „Mit dem Rauchen aufhören“.

Da der einzige Punkt auf meiner Liste in Wirklichkeit das Nichtstun war, ging ich im ersten Anlauf davon aus, das Rauchen aufzugeben sei eine einzelne Aufgabe. Eine Aufgabe, die zwar viel Willenskraft erforderte, aber an einem Tag erledigt werden konnte.

Von wegen!

Um Nichtraucher zu werden, waren eine ganze Menge Schritte nötig und es war ein großes Projekt. Ich brauchte über ein Jahr, um all die kleinen Dinge zu ermitteln, die ich brauchte und tun musste, um endlich wirklich aufzuhören.

Meine endgültige Aufgabenliste sah am Ende ungefähr so aus: (Einige dieser „Aufgaben“ sind fast schon als eigene Projekte zu betrachten. Ich habe die diversen „kalter Entzug“-Aufgaben gelöscht, die ich regelmäßig erstellt hatte, weil es einfach nicht funktionierte.)

• In Chrome einen Lesezeichen-Artikel erstellen, um Artikel über das Aufhören zu speichern.
• Kostengünstige Methoden recherchieren, mit denen andere Raucher zwischen 20 und 30 aufgehört haben.
• Ekelbilder von kaputten Zähnen von Rauchern ansehen, um die Motivation aufrechtzuerhalten (wöchentlich).
• Online-Hilfegruppen für Menschen in meinem Alter beitreten, die mit dem Rauchen aufhören wollen.
• Beobachten und Notizen dazu machen, welchen Problemen andere begegnen und wie die Community ihnen hilft, mit dem Verlangen, zu rauchen, umzugehen.
• Eine neue Methode auswählen, um mit dem Rauchen aufzuhören.
• Zigarettenzahl reduzieren (wöchentlich).

Und wenn das nicht funktionierte (nicht jede Methode ist für jeden das Richtige), begann ich von vorne:

• Eine neue Methode auswählen, um mit dem Rauchen aufzuhören.
• Das im Forum am häufigsten als hilfreich erwähnte Buch bestellen: „Endlich Nichtraucher!“ von Allen Carr.
• Kapitel 1–14 von „Endlich Nichtraucher!“ lesen (Samstag).
• Notizen zu Kapitel 1–14 von „Endlich Nichtraucher!“ machen (Samstag).
• „Endlich Nichtraucher!“ zu Ende lesen (Sonntag).
• Notizen zu den restlichen Kapiteln von „Endlich Nichtraucher!“ machen (Sonntag).
• QuitNow! PRO herunterladen, um nachzuverfolgen, wie viele Zigaretten ich nicht geraucht habe (Sonntag).
• Aschenbecher leeren und wegwerfen (Sonntag).
• Müll wegbringen (Sonntag).
• Zigaretten aus der Handtasche wegwerfen (Sonntag).
• Zigaretten aus dem Wohnzimmer wegwerfen (Sonntag).
• Zigaretten aus dem Schlafzimmer wegwerfen (Sonntag).
• Zigaretten aus dem Auto wegwerfen (Sonntag).
• Engen Freunden per SMS mitteilen, dass ich mit dem Rauchen aufgehört habe. Sie um Unterstützung bitten (Sonntag).
• Zigaretten im Büro wegwerfen (Montag).
• QuitNow! Pro nutzen (Täglich).
• Meinen Eltern und Brüdern per E-Mail erzählen, dass ich aufgehört habe, und sie zum Feiern zum Essen einladen (Freitag).
• Mich offiziell als Ex-Raucherin bezeichnen (drei Monate später; Ende des Projekts).

Das ist sehr viel mehr als nur „mit dem Rauchen aufhören“, oder?

Doch indem ich jeden Schritt in kleine Aufgaben aufteilte, war es mir endlich möglich, diese furchtbar schlechte Angewohnheit zu beenden. Ich habe am 23. Juli 2016 mit dem Rauchen aufgehört, und das endgültig.

Das Projekt ist erledigt.

Durch das Erstellen dieser kleinen Aufgaben wurde es deutlich einfacher, mit dem Rauchen aufzuhören, als wenn ich mich nur auf meine Willenskraft verlassen hätte. Jeder Schritt fühlte sich folgerichtig, ja sogar natürlich an, womit das Mammutprojekt „Mit dem Rauchen aufhören“ deutlich besser zu bewältigen war.

Man könnte also sogar behaupten, dass „Getting Things Done“ mir somit gewissermaßen das Leben gerettet hat.

Natürlich ist der Nikotinentzug ein extremes Beispiel dafür, wie man Projekte in kleine, schaffbare Aufgaben aufteilen kann, um nicht den Verstand zu verlieren. Es zeigt jedoch deutlich, wie wichtig es ist, sich in diesem Fall an Allens Vorgaben zu halten und sich die Zeit dafür zu nehmen, genauestens festzuhalten, wie man ein Projekt angehen will.

Drew Carey stimmt zu:

„Wenn ich früher einen Stapel Papier gesehen und nicht gewusst habe, was das alles ist, dann habe ich Panik bekommen“, gesteht Carey. „An dem Tag, an dem nichts mehr in meinem Eingangsordner war – keine Anrufe, keine E-Mails, nichts, kein Blatt Papier –, hatte ich das Gefühl, dass eine Last von mir abgefallen ist. Ich hatte das Gefühl, ich komme gerade vom Meditieren aus der Wüste. Ich hatte keine Sorgen mehr. Ich war euphorisch.“

Dieses Gefühl der Euphorie bringt mich zu meiner nächsten Lektion: Mehr Effizienz ist gut für die geistige Gesundheit.

3. Produktivität und Glück sind eng verflochten.

Welche Probleme ich mit der Produktivität hatte, habe ich ja schon dargestellt. Zur Erinnerung:

Ich habe Aufträge zu spät fertiggestellt.

Bei Treffen mit Freunden war ich verspätet.

Ich vergaß wichtige Termine.

Ich fühlte mich gleichzeitig unproduktiv und gehetzt.

Ich hatte kein richtiges Aufgabenverwaltungssystem und fühlte mich mies und unzulänglich.

Viele Untersuchungen bestätigen, dass ein schlechtes Selbstwertgefühl mit einer niedrigen Effizienz zusammenhängt, aber ich glaube, dass Ursache und Wirkung hier noch nicht eindeutig geklärt sind. Klar, psychische Probleme verringern die Produktivität, doch kann sich umgekehrt vielleicht auch eine gesteigerte Produktivität positiv auf die psychische Gesundheit auswirken?

Nach meiner persönlichen Erfahrung mit „Getting Things Done“ bin ich mir völlig sicher: Ja, sie kann! Und das mit sofortiger Wirkung.

Der Grund liegt für mich auf der Hand: Wenn man seine Arbeit als wertvoll und sinnvoll empfindet und an einem Tag mehr erledigen kann, fühlt man sich besser und ist zufriedener mit sich selbst.

Allen geht natürlich noch einen Schritt weiter.

Er erklärt seine Gedanken in einem TEDx-Talk:

Das Zitat, das mich am meisten beeindruckte, war Folgendes (wir haben das englische Original für dich übersetzt):

Ich nutze einen Begriff aus dem Kampfsport: „Mind like water“ („Geist wie Wasser“). Eine Wasserfläche reagiert immer absolut angemessen auf physikalische Kräfte. Sie reagiert nicht über, sie reagiert aber auch nicht zu wenig. Du wirfst einen Kiesel hinein. Sie kräuselt sich kurz. Schon ist sie wieder ruhig und im Gleichgewicht. Du wirfst einen Felsbrocken hinein. Was tut die Wasserfläche? Nun, sie reagiert genauso, nur stärker. Sie tut das ohne jede Emotion. Sie wird nicht nervös, wenn der Stein auf sie zufliegt. Sie wird nicht wütend auf den Stein, der ihr ruhiges Leben gestört hat. Sie ist sofort wieder ruhig und im Gleichgewicht.

Wenn dein Leben organisiert ist, bist du in der Lage, auf neue Reize angemessen zu reagieren, egal ob das in der Situation bedeutet, in Ruhe einen Bericht zu Ende zu schreiben, der seit Monaten ansteht, oder aufzuspringen, um ein krankes Kind von der Schule abzuholen. Notfallreaktionen sind auch nur Notfällen vorbehalten. Sie sollen sich nicht ständig in einer unklaren To-Do-Liste widerspiegeln, die du im Kopf zu behalten versuchst.

Dabei würde jeder Panik bekommen. Mich erstaunt fast, dass Therapeuten „Getting Things Done“ nicht häufiger empfehlen. Ich wette, dass es manchen ihrer Kunden helfen könnte.

Natürlich ist mein Beispiel ein Einzelfall und vielleicht hängen meine Erfahrungen auch damit zusammen, dass ich aus einer Umgebung stamme, in der viel Wert auf eine hohe Arbeitsmoral gelegt wird. Ich wette aber, dass diese Lektion nicht nur auf mich zutrifft. Erzähl es mir in den Kommentaren, wenn GTD auch auf dich eine solche Wirkung hatte.

4. Kein Produktivitäts-Tool allein kann ein kaputtes System reparieren.

Ich bin nicht nur Bloggerin.

Ich bin nicht nur Technikbloggerin.

Ich bin nicht nur eine Technikbloggerin, die zu Produktivitätsthemen schreibt.

Ich bin eine Bloggerin, die Projektmanagement-Software und Aufgabenverwaltungssoftware testet und darüber berichtet, um damit ihren Lebensunterhalt zu verdienen.

Ich habe mich mit einer ganzen Menge Produktivitätstools beschäftigt, die speziell dafür entwickelt wurden, deine persönliche Produktivität zu erhöhen. Ich rede von Tools, von denen du einige wahrscheinlich selbst schon mal ausprobiert hast, zum Beispiel

Glaub mir: Ich weiß, was diese Tools versprechen und was sie wirklich leisten können.

Diese Produktivitäts-Tools sind großartig, wenn sie richtig eingesetzt werden … doch das Schwierigste beim Einführen eines neuen Systems ist es, herauszufinden, wie man sie richtig einsetzt. Das gilt eben auch für Systeme zum Managen der Effizienz.

Als ich lernte, „Getting Things Done“ einzusetzen, habe ich verschiedene kostenlose GTD-Tools getestet.

Als Erstes nutzte ich Producteev, ein Tool, das mittlerweile eingestellt wurde. Das System war gleichzeitig System recht langsam und ich überforderte es mit falsch gekennzeichneten Projekten.

Für den Anfang war Producteev keine schlechte Option, aber ich wechselte schon bald zu

Wrike ist ein Tool, das ich – aus heutiger Sicht – auch jetzt wieder zufrieden nutzen könnte. Damals machte ich zwei Fehler mit Wrike. Erstens spielte ich mit den erweiterten Optionen herum, obwohl ich nur die Freemium-Version nutzen wollte. Als der kostenlose Test der Pro-Version auslief, machte sich der Funktionsverlust für mich negativ bemerkbar. Zweitens begann ich, mit dem System ein paar Teamprojekte zu verwalten, was Wrike in meinem Kopf zu einem „Büro-Tool“ statt einem „Rachel-Tool“ machte. Ich zog weiter – und landete bei Todoist.

Wie der Schuh von Aschenputtel passt

Nichtsdestotrotz bin ich überzeugt davon, dass ich am Ende bei einem anderen Tool gelandet wäre, wenn ich Todoist als Erstes ausprobiert hätte. Es gibt eine Menge tolle Aufgaben-Tools für „Getting Things Done“, aber keins davon nützt dir viel, wenn du es nicht korrekt anwendest.

5. Sowohl Menschen als auch Methoden haben ihre Grenzen.

Ich nutze keine Kontexte.

Ich habe den „Irgendwann“-Ordner schon im ersten halben Jahr aufgegeben.

Ich habe nie einen „Vielleicht“-Ordner erstellt.

Ich plane all meine Aufgaben im Kalender und nicht nur die mit fixen Deadlines. Einzige Ausnahme: die Aufgaben auf meiner Wunschliste.

Ich habe eine Wunschliste.

Ich habe herausgefunden, dass die GTD-Methode für mich nicht perfekt funktioniert. Das ist völlig in Ordnung, denn ich weiß jetzt, was für mich die wichtigsten Punkte sind, die ich daraus mitnehme:

• Ideen erfassen
• Projekte in Aufgaben aufteilen
• Die Zwei-Minuten-Regel
• Die Wochendurchsicht

Die Kontextmarkierungen fand ich eher ablenkend, weil ich mich üblicherweise nur an einer Handvoll Orte aufhalte (zuhause, im Auto und im Büro), wenn ich nicht zu einem bestimmten Zweck irgendwo hingehe (zum Beispiel einkaufen).

Je länger ich GTD nutze, desto klarer wird mir, dass es für mich eher stressig als hilfreich ist, mich allzu streng an die vorgeschlagene Methodik zu halten. Ich habe gelernt, das zu behalten, was mir wichtig ist, und alles Überflüssige zu streichen.

Weitere Lektionen aus „Getting Things Done“?

Ich kann nicht im Einzelnen sagen, warum GTD funktioniert (oder nicht). Aber ich weiß, dass diese Produktivitätsmethode mein Leben verändert, vielleicht sogar mein Leben und meine Karriere gerettet hat. Ich weiß, wann ich mich auf die Arbeit konzentrieren und wann ich meine Lieblingsserie gucken sollte, und ich weiß, wann es Zeit ist, schlafen zu gehen.

Ich bin neugierig auf deine Gedanken zu diesem Artikel. Hast du schon mal darüber nachgedacht, „Getting Things Done“ auszuprobieren? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Bist du zu den gleichen Schlüssen gekommen wie ich oder siehst du die Dinge anders – und warum? Welche Tools nutzt du?

Ich freue mich auf deinen Kommentar!

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