5 Warnsignale für Kommunikationsprobleme in virtuellen Teams

Veröffentlicht am 14.9.2018 von Ines Bahr

Lass uns ehrlich sein: Es gibt keine Patentlösung, um die Zusammenarbeit in deinem Team zu messen und zu beurteilen. Viele haben es versucht und manche haben sogar wissenschaftliche Abhandlungen zu dem Thema geschrieben, jedoch mit dem cleveren Disclaimer: „Dies ist keine Empfehlung zur Verwendung eines bestimmten Tools, sondern eine Auswahl an Referenzen, die beim Thema Zusammenarbeit hilfreich sein können.“

5 Warnsignale für Kommunikationsprobleme in virtuellen Teams

Experten weisen darauf hin, dass es wenig sinnvoll ist, die Zusammenarbeit in Zahlen messen zu wollen:

„Eine Messgröße anzuwenden, bei der es sich letztendlich um ein generalisiertes/standardisiertes Modell zu Vergleichszwecken handelt, bedeutet, den besonderen Charakter der Zusammenarbeit zu verneinen und somit auch die Zusammenarbeit als solche.“ –Jim Sniechowski, PhD

Was nun?

Ganz einfach: Ignoriere die Zahlen, konzentrier dich darauf, wo du in diesem Moment stehst, und finde heraus, was du verbessern kannst.

Der 5-stufige Pfad zur virtuellen Teamkommunikation

Als Erstes: Stell sicher, dass dein Team zusammenarbeitet. Es gibt fünf Stufen, die jedes Team erklimmen muss, um zum ultimativen Kommunikationserfolg zu gelangen: der Zusammenarbeit.

Fünf Stufen der Zusammenarbeit im Team
Die fünf Stufen der Zusammenarbeit

Lass mich die fünf Stufen näher erklären.

  1. Netzwerken: Das Team wurde gerade erst zusammengestellt. Die Mitglieder wissen, dass sie für dasselbe Unternehmen arbeiten, doch sie wissen nicht viel übereinander. Ihre Rollen sind noch kaum festgelegt und es gibt wenig Kommunikation, daher fällen sie alle Entscheidungen unabhängig voneinander.
  2. Kooperation: Wenn die Bindungen innerhalb des Teams stärker werden, wird das Netzwerken zur Zusammenarbeit. Auch wenn die Kommunikation noch formell ist, teilen sich die Mitglieder häufiger  Informationen mit als zuvor. Auf dieser Stufe sind die Rollen grob definiert, doch Entscheidungen werden unabhängig voneinander und ohne Rücksprache getroffen.
  3. Koordination: Koordinierte Teams sind gut organisierte Teams, und gut organisierte Teams produzieren Resultate. An diesem Punkt werden Ressourcen und Informationen durch eine häufige Kommunikation regelmäßig zwischen den Mitgliedern weitergegeben und gemeinsam genutzt. Die Rollen sind klar definiert und einige Entscheidungen werden gemeinschaftlich getroffen.
  4. Zusammenschluss: Mittlerweile weiß das Team, dass Ideen und Ressourcen intensiv und umfassend geteilt werden sollten, um hochwertige Ergebnisse zu erreichen. Kommunikation findet regelmäßig statt und hat eine hohe Bedeutung. Die Stimme von jedem einzelnen Mitglied findet Gehör.
  5. Zusammenarbeit: Es herrscht eine Atmosphäre der gegenseitigen Unterstützung und Rücksichtnahme. Jedes Mitglied hat das Gefühl, Teil von etwas Größerem zu sein und dort hinzugehören. Bei der Entscheidungsfindung ist Konsens ein Muss und gegenseitiges Vertrauen fördert die regelmäßige Kommunikation.

Erst wenn dein Team diese fünfte Stufe erreicht hast und du spürst, dass sie sich zusammengehörig fühlen und einander völlig vertrauen, kannst du von „richtiger“ Zusammenarbeit sprechen.

Der Zweck dieser Reihenfolge liegt nicht in der Frage: „Ist Zusammenarbeit im Team etwas Gutes?“

Es geht darum, herauszufinden, ob etwas falsch läuft. Die folgenden fünf Warnsignale zeigen, dass die Zusammenarbeit möglicherweise nicht so reibungslos verläuft, wie der Manager es hofft.

5 Warnsignale bei der Remote-Zusammenarbeit im Team

Stell dir folgende Situation vor:

Ein Team soll eine Website für einen bestimmten Kunden erstellen. Das Team besteht aus fünf Mitgliedern: einem Webdesigner, einer Grafikdesignerin, zwei Webentwicklerinnen und einem Projektmanager.

Stell dir vor, dieser Projektmanager oder diese Projektmanagerin bist du.

Alle Teammitglieder sind einander völlig fremd: Sie leben in verschiedenen Teilen des Landes und da die Arbeit remote erfolgt, werden sie sich vermutlich niemals persönlich kennenlernen.

Es ist ein perfekter Nährboden für Probleme:

1. Wiederkehrende Fehler

Auch wenn der Webdesigner und die Webentwicklerin klare Anweisungen bekommen haben, wurden Bilder auf der Website nicht optimiert und die Ladezeit ist schlimmer als der Versuch, über ein altes Modem Netflix zu gucken. Designer und Entwicklerin wurden an die Projekterwartungen erinnert.

Das Problem bleibt jedoch bestehen.

Wiederkehrende Fehler als Zeichen für schlechte Teamkommunikation

Unnötige Fehler sind das häufigste Zeichen für eine mangelhafte virtuelle Kommunikation.

Die Lösung?

Finde die Ursache des Problems heraus und suche einzeln das Gespräch mit den Teammitgliedern. (Derjenige, der behauptet, es gebe kein Problem, ist nicht selten seine Ursache.) Frag das Team nach seinen Ansichten zum Grund für die schlechte Teamleistung und bitte es um Verbesserungsvorschläge.

Stelle anhand von deinem Team-Feedback einen Handlungsplan mit konkreten Schritten auf und präsentiere ihn, wenn beide Parteien anwesend sind. Ihre Reaktionen sind ein gutes Zeichen dafür, ob deine Lösung akzeptabel und durchsetzbar ist.

2. Mangelndes Feedback

Die Grafikdesignerin hat ihre Arbeit am Logo der Website beendet und es allen Beteiligten präsentiert. Du gibst innerhalb der ersten zehn Minuten dein Feedback.

Innerhalb der nächsten Stunde gibt nur ein weiteres Mitglied seine Meinung ab. Danach (auch wenn alle online sind und den Post zweifellos gesehen haben) … nichts!

Facepalm

In diesem Fall kann das Ausbleiben von Feedback zweierlei bedeuten:

  • Entweder glauben die Teammitglieder, es sei nicht ihre Aufgabe, Kommentare zu Arbeiten in einem Bereich abzugeben, auf den sie nicht spezialisiert sind (auch wenn es ein Fünf-Personen-Team ist und sie eindeutig zu allen Formen der Kommunikation aufgefordert wurden).
  • Oder sie sind der Ansicht, die Arbeit anderer verdiene ihre Zeit – und ihre Worte – nicht.

Die Lösung für den ersten Fall ist offensichtlich: Mach deutlich, dass Feedback mehr als willkommen ist, egal von wem es kommt.

Im zweiten Fall solltest du jedoch eventuell darüber nachdenken, die Struktur und Zusammensetzung des Teams zu ändern.

3. Ständige Direktnachrichten an dich als Manager

Scheint dein Team aus Petzen und Lästermäulern zu bestehen?

Lästernde Teammitglieder

Nicht selten wird die Projektmanagement-Software eines Teams missbraucht, um dem Manager Beschwerden über alles Mögliche zu senden. Das Problem dabei ist der unterschiedliche Tonfall zwischen diesen Direktnachrichten und dem Gruppenchat des Teams.

Die Teammitglieder sind zwar zurückhaltend und höflich, wenn sie miteinander chatten, aber in der direkten Kommunikation mit dir offenbart sich eine Menge Ärger und Feindseligkeit gegenüber den restlichen Mitgliedern.

Eventuell ist an dieser Stelle eine radikale Maßnahme angebracht: Bring das ganze Team an einem Ort zusammen, ermögliche es ihnen, sich persönlich kennenzulernen, und organisiere bei Bedarf ein paar Teambuilding-Übungen.

Wenn du das Problem einfach ignorierst, lässt du zu, dass sich Frustration aufbaut, bis es zur Explosion kommt…

Schlechte Teamkommunikation

…und das Team vom Erdboden verschwindet. (Oder so.)

4. Mitglieder beteiligen sich nicht am Plauder-Channel

Dein Webentwickler ist online, aber beteiligt sich kaum oder überhaupt nicht an lockeren Offtopic-Chats in Slack oder eurer Slack-Alternative.

Fehlende Kommunikation im Team

Auch wenn das einfach bedeuten kann, dass er keine Zeit mit belangloser Plauderei verschwenden will, kann es auch darauf hinweisen, dass er den Eindruck hat, dass das Team seine persönlichen Ansichten und Meinungen nicht respektiert.

Falls sich das als zutreffend erweist, besteht die Gefahr, dass er sich im Laufe der Zeit immer stärker aus Diskussionen heraushält, die zu Meinungsverschiedenheiten und Auseinandersetzungen führen könnten.

Am Ende hast du einen Mitarbeiter, der nur noch das Produkt liefert, ohne Vorschläge oder Feedback zu äußern. Das ist keine gesunde virtuelle Teamkommunikation, sondern ein Rezept für ein mittelmäßiges Endprodukt.

5. Verdächtig ähnliche Lösungen tauchen auf

Genau wie mangelnde Zusammenarbeit ein Hindernis sein kann, könnte sich auch zu starke Zusammenarbeit als ernsthaftes Problem erweisen.

Zu viel Kommunikation im Team

Studien von Mark Klein (MIT) und seinen Kollegen zum Thema Collaborative Design fanden heraus, dass die Kreativität von Individuen durch Zusammenarbeit stark unterdrückt werden kann:

„Der kollaborative Designprozess ist in der Regel teuer und zeitaufwändig, da starke Abhängigkeiten zwischen Designentscheidungen es schwierig machen, zu einem einzigen Design zusammenzufinden, das diese Abhängigkeiten berücksichtigt und für alle Beteiligten akzeptabel ist.“

Noch problematischer ist es, dass kollaborative Designprozesse den Forschungen zufolge die Kreativität reduzieren. Grund dafür ist „die Tendenz, zuvor erfolgreiche Designs schrittweise zu ändern, statt radikal unterschiedliche und möglicherweise bessere Designs zu untersuchen“.

In anderen Worten: Es ist schwierig, eine Methode der Zusammenarbeit zu finden, die für alle funktioniert – vor allem, wenn man dabei zu gleicher Zeit den Input jedes Einzelnen wertschätzen und berücksichtigen, Vertrauen innerhalb des Teams aufbauen und die besten Entscheidungen für alle Beteiligten und für das Endprodukt fällen muss.

Einfach ausgedrückt: Wenn es zu viele unterschiedliche Beiträge gibt, kann die Kreativität Einzelner weniger bewirken, sodass zwar nutzbare, aber selten bahnbrechende Lösungen entstehen.

Klein und seine Forscherkollegen haben ein paar Tipps parat, wie du dieses Problem reduzieren kannst:

  • Teste neue Ideen mit schrittweisen, agilen Änderungen.
  • Schaffe „Strategien des Entgegenkommens“, mit denen jedes Teammitglied dazu angeregt wird, sich nicht nur an Gesprächen zu beteiligen, sondern auch die bestmögliche Lösung zu suchen, selbst wenn das bedeutet, sich von eigenen Ideen zu verabschieden.
  • Sorge dafür, dass es klare Projektanforderungen gibt, an die das Team sich halten kann.
  • Halte das Team klein, um ein Zuviel an Kommunikation zu vermeiden.

Misserfolge wirken stärker als Erfolge

Wenn diese Warnsignale auftauchen, solltest du augenblicklich handeln, um die virtuelle Kommunikation deines Teams in die richtigen Bahnen zu lenken.

Verantwortlichkeit für die Teamkommunikation

Schließlich gilt: Nur gelegentlich kannst du die Lorbeeren für erfolgreiche Ergebnisse deines Teams einheimsen, aber für Fehlschläge bist du letztendlich jedes Mal verantwortlich.

Halte deine Augen und Ohren offen, kümmere dich um die Bedürfnisse deines Teams und gib ihnen Anleitung, wenn sie nicht weiterkommen. Letztendlich kannst du zwar die Zusammenarbeit nicht messen, aber garantiert die Erfolge, die dein Team erreicht.

Offene Fragen zur virtuellen Teamkommunikation

Welche Maßnahmen kennst du, um für eine gesunde Kommunikation in deinem Remote-Team zu sorgen? Was denkst du über diese Lösungen? Wie können wir am besten mit der Zunahme virtueller Teams umgehen? Welche Tools sind am besten für die Online-Zusammenarbeit geeignet und welche funktionieren einfach nicht?

Auf diese und ähnliche schwierige Fragen müssen viele Unternehmen weltweit Antworten finden, um ihre Kommunikationsstruktur neu zu überdenken. Ich bin neugierig, zu erfahren, welche Änderungen du umgesetzt hast, um die Remote-Kommunikation zu fördern, und was du über virtuelle Zusammenarbeit im Allgemeinen denkst. Erzähl uns deine Antworten und Gedanken in den Kommentaren!

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