Eine gute Planung ist die halbe Miete für erfolgreiche Projekte. Dafür haben wir eine Projektplan-Vorlage entworfen, die du kostenlos herunterladen kannst.
Projekte sind immer dann besonders produktiv, wenn ihnen eine gute Planung zugrunde liegt. Gemäß dem Highlander-Motto „Es kann nur einen geben”, sollte für die Konzeption des Projektplans auch eine Person zuständig sein: der Projektleiter. Für einfache Projekte empfiehlt sich eine Projektplan-Excel-Vorlage als kostengünstige Alternative zu einer Projektplanungs- oder Projekttracking-Software. In diesem Artikel präsentieren wir dir unsere kostenlos zum Download stehende Projektplan-Vorlage.
Projektplan-Vorlage: Excel hier herunterladen
Was gehört zu einem Projektplan in Excel?
Ein Projektplan soll den geplanten Umfang eines Projekts aufschlüsseln, die Kommunikation zwischen den Stakeholdern vereinfachen, Ressourcen optimal verteilen, Entscheidungen nachvollziehbar machen und dem Monitoring dienen. Er kann zudem eine Projektübersicht und die geplanten Kosten beinhalten und ist als dynamisches Dokument zu verstehen, das angepasst werden kann. Das ist besonders dann nützlich, wenn viele Stakeholder involviert sind und/oder das Projekt einen langen Zeitraum in Anspruch nimmt.
Der Vorteil der Projektplanung mit Excel ist, dass die meisten Unternehmen Excel bereits verwenden und die Mitarbeiter mit dem Programm vertraut sind. Damit entfallen sowohl die Beschaffung einer neuen Software für die Projektplanung als auch die mühselige Einarbeitung in diese. Auf der anderen Seite kann es ebenso mühsam und zeitaufwendig sein, eine Projektplanung in Excel mit Formeln und Formatierungen von Grund auf selbst zu erstellen. Deshalb haben wir das für dich übernommen und eine Excel-Projektplan-Vorlage erstellt, die du dir hier kostenlos herunterladen kannst.
Unsere Projektplan-Vorlage in Excel
Jeder Projektmanager arbeitet auf die eine oder andere Weise mit einem Projektplan. Für viele Projekte ist eine einfache Excel-Projektplanung ausreichend, anstatt ein umfangreiches Tools mit komplizierten Funktionen. Hauptelemente eines einfachen Projektplans sind die Arbeitspakete, ihre Dauer und die Verantwortlichen. Unsere Projektplan-Excel-Vorlage, die du kostenlos downloaden kannst, beinhaltet neben einer Übersicht mit einer automatisch generierten Projektübersicht sowie einer Liste mit allen relevanten Feiertagen im Kalenderjahr folgende Punkte:
- Umfang: Reflektionsfragen über den Projektumfang
- Arbeitspakete: Definition der Projektmeilensteine und Lieferergebnisse
- Ressourcen: Auflistung benötigter Ressourcen
- Zeitplan: Zuordnung der Ressourcen zu den Projekttätigkeiten zur Erstellung des Projektzeitplans sowie Grundlage für das Monitoring.
Nachfolgend findest du eine kurze Beschreibung der einzelnen Arbeitsblätter sowie eine Ausfüllhilfe. Unsere Excel-Vorlage enthält weitere Details, damit du deinen Projektplan erfolgreich erstellen kannst.
Umfang
Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer guten Planung und Klarheit! Auf dem Tabellenblatt „Umfang” findest du reflektive Fragen zum Projektumfang. Diese helfen dir und deinen Teammitgliedern nicht nur, euch ein gemeinsames Verständnis über euer Projekt zu verschaffen, sondern dienen euch als Grundorientierung und geben den Rahmen für eure Aktivitäten vor. Falls ihr euch mal in den Details des Projektalltages verliert, könnt ihr euch hier wieder vor Augen führen, warum ihr zusammengekommen seid.
Arbeitspakete
Nun geht es ins Detail. Nachdem die Ausrichtung und das Ziel beschrieben sind, geht es nun um den Weg dorthin. Beschreibe im Tabellenblatt „Arbeitspakete”, welche Arbeitspakete und Lieferergebnisse notwendig sind, um euer Projektziel zu erreichen.
Ressourcen
Nachdem du definiert hast, welche Arbeitspakete und Lieferergebnisse kritisch für den Projekterfolg sind, geht es nun um die benötigten Ressourcen, um diese Ergebnisse zu erarbeiten. Beschreibe im nächsten Tab die Ressourcen, welche dem Projekterfolg dienlich sind. Basierend auf deiner Situation kannst du auf Mitarbeiter, Externe oder Kollaborationspartner zurückgreifen.
Zeitplan
Zu guter Letzt kommen wir zum visuell herausstechendsten Teil des Projektplans, dem Projektzeitplan. Dieser zeigt alle Arbeitspakete und Tätigkeiten des Projekts in zeitlicher Abfolge (Meilensteine). Dies ist rechts in Form eines GANTT-Charts zu sehen. So hast du eine Grundlage für das Projektcontrolling, indem du nachverfolgen kannst, welche Tätigkeiten besetzt sind, den Fertigstellungsgrad definierst und das Risiko für die planmäßige Fertigstellung einschätzen kannst.
Fülle dazu die Felder im Tab „Terminplan” aus. So errechnet sich automatisch das Enddatum der einzelnen Tätigkeiten und letztendlich des ganzen Projekts, sowie der Gesamtstundenbedarf der einzelnen Tätigkeiten.
Bedenke: Auch bei bester Planung sind nicht alle Abhängigkeiten vorherzusehen. Daher betrachte dieses Template als lebendiges Dokument, nutze es als Kommunikationsgrundlage und passe es an, wenn nötig. Damit bist du bestens gerüstet für ein erfolgreiches Projekt.
Projektplan-Excel jetzt kostenlos herunterladen
Für größere Unternehmen lohnt sich die Investition in eine Projekttracking-Software. Sie unterstützt Teams bei projektbezogenen Aufgaben und verfolgt den Projektabschluss, das Budget, die Zeit und Ausgaben sowie die Ressourcenzuweisung.
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