Cloud-Software für kleine und mittelständische Unternehmen – Made in Germany

Veröffentlicht am 10.9.2018 von Ines Bahr

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch und Cloud-Computing wird zum wesentlichen Wettbewerbsfaktor für jedes Unternehmen. Großunternehmen folgen dem SaaS-Trend schon seit längerer Zeit, doch auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen springen auf den Zug auf.

René Büst, Research Director bei Gartner, nennt im Interview mit Capterra die drei wesentlichen Vorteile, die sich für Unternehmen durch den Einsatz von Cloud-Software ergeben.

Die Softwarelandschaft Deutschlands – Top Cloud-Produkte für Unternehmen

 

Der große Vorteil einer Cloud-Anwendung ist, dass man sich als Unternehmer nicht mehr selbst um die Technologie, Updates, Sicherheit usw. kümmern muss. „Man hat als Kunde immer aktuelle Technologie zur Verfügung, ohne selbst etwas dafür tun zu müssen“, erklärt René Büst. Als weiteren Punkt nennt er die zentrale Datenspeicherung in einem Rechenzentrum auf Anbieterseite. Dadurch haben Unternehmen von überall aus auf ihre Unternehmensdaten Zugriff und können sowohl über Webbrowser als auch mobil auf ihre Daten zugreifen. Ein dritter Vorteil besteht in der einfachen Integration des verwendeten SaaS-Produkts mit anderen Cloud-Anwendungen durch APIs. Diesen Vorteil sollten Unternehmen nicht unterschätzen. Nutzt ein Unternehmen z. B. ein CRM-System aus der Cloud, kann es dies leicht mit einem Marketing-System oder einer IoT-Lösung verbinden und so die im CRM-System gespeicherten Kunden über einen Digital Touchpoint erreichen. Die Digital Touchpoints definieren das Kundenerlebnis. Je besser das Erlebnis ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Unternehmen den Kunden behalten und ihr Produkt verkaufen. Durch den Einsatz von Cloud-Systemen schaffen sich Unternehmen eine gute Position, um neue Technologien durch Schnittstellen zu implementieren und so stets auf die sich ändernden Anforderungen der Kunden vorbereitet zu sein. „Integration ist schon seit Jahrzehnten, seit es IT gibt, ein Riesenproblem. Die sogenannte API-Economy bietet die Möglichkeit, Lösungen einfacher miteinander zu verbinden“, erklärt René Büst im Interview.

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, in die Cloud zu wechseln, folgt der schwierigste Prozess – die Softwareauswahl. Hier stellt sich die Frage, welche Unternehmensbereiche mit Cloud-Software unterstützt werden sollen und ob deutsche oder internationale Cloud-Software zum Einsatz kommt.

Made in Germany vs. internationale Cloud-Anbieter

Internationale bzw. amerikanische Cloud-Anbieter haben verglichen mit deutschen Herstellern häufig Vorteile bezüglich Preis und Technologie bzw. Funktionsvielfalt. Wir fragten René Büst, ob die deutsche Softwarelandschaft die Unternehmensanforderungen treffen kann: „Man muss sagen, der deutsche SaaS-Markt hat in den letzten Jahren kräftig aufgeholt. Das gilt grundsätzlich, was Software angeht und auch was die Bedürfnisse der Kunden angeht. Der deutsche Markt war lange Zeit weit hinterher. Mittlerweile gibt es viele Initiativen, die auch im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig sind.“ Die Vorteile deutscher Software-Produkte liegen in der Sprache und der Lokalisierung. Die meisten internationalen Tools sind nicht in der deutschen Sprache verfügbar und stellen keinen direkten Ansprechpartner bzw. Kundensupport für Deutschland zur Verfügung. Ebenfalls kann es bei der Integration der Währung zu Problemen kommen. Weiterhin kommen rechtlichen Aspekte hinzu. Deutsche Anbieter haben in der Regel auch Rechenzentren in Deutschland, auf denen die Anwendungen und Services bereitgestellt werden. Das heißt, dass Daten in Deutschland nach deutschen Rechtsnormen gespeichert werden. Dr. Ricco Deutscher, CEO der billwerk GmbH, erklärt: „Es gibt Tools, bei denen deutsche SaaS-Anbieter eindeutig die Nase vorn haben. Das sind Tools, bei denen deutschlandspezifische Standards und Normen wie z.B. GoBD (Anforderungen des Finanzamts an die IT-gestützte Buchführung) in der Software benötigt werden, so wie es z.B. bei billwerk der Fall ist. Gerade diese spezifischen Funktionen sind in der Entwicklung aufwändig und sind für den Preisunterschied zu amerikanischen Produkten verantwortlich.“

Nach einer Untersuchung von Capterra in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Schmietendorf, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin, gibt es fünf zentrale Bereiche, die in jedem Unternehmen mit Software unterstützt werden sollten: Customer-Relationship-Management, Enterprise-Resource-Planning, Projektmanagement, Business Collaboration und Personalmanagement. Daher soll im Folgenden deutsche Top-Cloud-Software für KMU aus diesen fünf Kategorien vorgestellt werden. Die meisten Softwareanwendungen fallen in mehrere Kategorien und die Kategorien unterliegen keiner klaren Abgrenzung.

Customer-Relationship-Management-Tools

CentralStation CRM Kundenmanagement

CentralstationCRM ist die perfekte Einstiegslösung für das Kundenmanagement. Der größte Vorteil von CentralstationCRM ist seine Einfachheit: Das Programm konzentriert sich ganz auf das Wesentliche. Dadurch ist es vor allem für Startups und kleine Unternehmen geeignet, die ein übersichtliches CRM-System zur reinen Kunden- und Aufgabenverwaltung benötigen. CentralstationCRM bietet für Startups sogar eine kostenlose Version an, welche 3 Nutzer, 200 Kontakte und 20 MB Dateien beinhaltet. CentralstationCRM bietet transparente Kostenpläne und kann je nach Bedarf aufskaliert werden. Neben der Kontaktverwaltung werden den Nutzern offene Angebote samt dazugehörigen Notizen, E-Mails und Dokumenten angezeigt, wodurch sie einen guten Überblick behalten. Kontakte können aus E-Mail-Providern, Excel-Listen und XING-Accounts importiert und unterschiedliche Programme in die Software integriert werden (z.B. newsletter2go, fastbill, snapADDY und userlike). CentralstationCRM bietet eine geringe Funktionsvielfalt. Das Tool verfügt über keine mobile App und beschränkt sich auf einfache CRM-Funktionen, wohingegen viele andere Anbieter Marketing- und Vertriebsfunktionen in ihr CRM-System integrieren. Für mittelgroße Unternehmen ist die Software daher weniger geeignet.

CAS PIA Kundenmanagement

CAS PIA stellt kleinen und mittelständischen Unternehmen alle wesentlichen Kundenmanagement-Funktionen wie Kontaktverwaltung inkl. Kundenakte, Kalender, Aufgaben- und Dokumentenmanagement, integrierte E-Mail-Funktionen und geografische Kundenverteilung sowie Integrationen mit Outlook und Office zur Verfügung. Ein großer Vorteil von CAS PIA ist, dass in der Vollversion umfassende Vertriebs- und Marketing-Funktionen direkt im System integriert sind, beispielsweise zu E-Mail-Marketing, Kampagnenmanagement, Projektmanagement, Telefonanbindung und der Darstellung von Verkaufschancen. Der größte Nachteil des Tools ist seine Benutzeroberfläche: Sie ist starr und eher altmodisch gestaltet und hebt sich dadurch von vielen modern und dynamisch gestalteten Cloud-Lösungen negativ ab. CAS PIA bietet eine Android- und iPhone-App an, für die Nutzer jedoch zur Vollversion wechseln müssen. Anstelle von günstigen 4,90 € pro Nutzer und Monat in der Grundversion (7,90 € ab dem vierten Monat) kostet diese 19,90 € pro Nutzer und Monat.

weclapp Cloud-CRM-Tool

weclapp ist ein international bekanntes Cloud-CRM-Tool, welches seinen Nutzern vielfältige Funktionalitäten aus den Bereichen Kundenmanagement, Marketing und Vertrieb bietet. Zu dem Angebot gehören unter anderem Kontaktmanagement, Kampagnenmanagement, Lead- und Chancenmanagement, Chat-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie Integrationen mit Magento, MailChimp, Shopware, Gmail und Office 365. Neben der Funktionsvielfalt und dem ansprechenden und modernen Design besteht ein weiterer Vorteil in der Möglichkeit, das Tool um ERP-Module zu ergänzen. Werden ERP-Funktionen im Unternehmen gewünscht, muss somit kein neues Programm eingeführt und erlernt werden. Auch Apps für Android und iPhone sind verfügbar. weclapp ist das teuerste der vorgestellten CRM-Tools: Bei einer monatlichen Abrechnung liegt der Preis für das CRM-Modul bei 25 € pro Nutzer und Monat (20 € bei jährlicher Abrechnung).

Enterprise-Resource-Planning-Tools

weclapp ist nicht nur ein sehr gutes CRM-Tool, sondern wurde auch als ERP-System des Jahres 2017 ausgezeichnet. Unternehmen, die an der weclapp ERP-Lösung interessiert sind, erhalten alle Funktionen, die im CRM-Modul angeboten werden, automatisch und ohne Aufpreis dazu. weclapp bietet die zwei verschiedenen Module ERP Dienstleistung und ERP Handel an. ERP Dienstleistung ist auf IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen zugeschnitten und bietet Funktionen aus den Bereichen Auftragsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungserfassung sowie Finanzbuchhaltung und Banking. ERP Handel richtet sich nach den Bedürfnissen von Händlern, Produzenten und Onlineshops und stellt zusätzlich zu allen Funktionen des Dienstleistungs-Moduls noch Funktionen für Beschaffung, Lagerverwaltung, Produkt- und Artikelverwaltung, Shopanbindung und POS bereit. Der größte Vorteil neben der Funktionsvielfalt ist die bedürfnisorientierte Bereitstellung spezifischer Funktionen. Dadurch können die Anforderungen der Handels- oder Dienstleistungsunternehmen besser erfüllt werden. Die ERP-Module können mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten: Das Modul ERP Dienstleistung kostet 49 € bei monatlicher und 36 € bei jährlicher Abrechnung, das Modul ERP Handel 99 € bzw. 79 €.

Auftragsverwaltung im ERP-Handel-Modul von weclapp
Auftragsverwaltung im ERP-Handel-Modul von weclapp

myfactory ERP-Lösung

myfactory ist eine ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Das ERP-Modul fasst Handel und Dienstleistung zusammen und bietet Verwaltungsfunktionen für Einkauf, Disposition, Lagerhaltung und Verkauf sowie Kunden-, Lieferanten- und Artikelverwaltung. Außerdem gibt es ein spezielles E-Commerce-Modul für den Online-Handel und ein Produktionsplanungs- und -steuerungs-Modul (PPS) für Fertigungsunternehmen. Das E-Commerce-Modul unterstützt Unternehmen beim Erstellen und Betreiben eines Webshops, beim Gestalten der Website und beim Aufsetzen eines aufwendigen Unternehmensportals. myfactory verfügt wie auch weclapp über eine Shopanbindung in eBay und Amazon. Durch das PPS-Modul können Unternehmen ihre gesamte Produktion organisieren und Fertigungsprozesse optimieren. Das CRM-Modul ist für monatlich 39 € für einen Nutzer erhältlich. ERP kostet 79 €, eCommerce 99 € und PPS 149 € pro Monat für einen Nutzer. In jedem Modul sind die CRM-Funktionen Kontakthistorie, 360-Grad-Kundensicht, Marketing, Kampagnenmanagement, Leadverwaltung und Ticketsystem sowie die Business-Manager-Funktionen Projektmanagement, Aufgabenmanagement und mobile Smartphone-App vorhanden. Weiterhin erhalten Nutzer Zugriff auf das Finance Management System und können dadurch die Funktionen zur doppelten Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Budgetierung nutzen. myfactory hebt sich vor allem durch die Spezialisierung auf Fertigungsunternehmen ab, die weclapp nicht bietet. Im Gegensatz zu dem Konkurrenten stehen jedoch keine getrennten Spezialfunktionen für Handel und Dienstleistung zur Verfügung.

Scopevisio Unternehmenssoftware

Scopevisio ist eine Unternehmenssoftware für den Mittelstand. Durch automatisierte Workflows werden Mitarbeiter in verschiedenen Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Projektmanagement, CRM und Buchhaltung unterstützt. Die gesamten Geschäftsprozesse werden integriert abgebildet und Daten wie Kontakte, Rechnungen und Notizen stehen abteilungs- und geschäftsprozessübergreifend bereit, wodurch Nutzer einen 360-Grad-Blick über das ganze Unternehmen erhalten. Das Business-Paket von Scopevisio kostet 59,95 € pro Monat und Nutzer. Die Anwendung ist eine Unternehmenssoftware und im Gegensatz zu weclapp und myfactory kein vollständiges ERP-System. Durch eine offene API können Nutzer allerdings ihr Warenwirtschaftssystem oder PPS integrieren und erhalten somit ein komplett integriertes und prozessuales ERP-System.

Dashboard Scopevisio Finanzen
Dashboard von Scopevisio Finanzen

Business Collaboration Tools

circuit Business-Collaboration-Tool

In Circuit können Teams mithilfe von Sprach- und Videoanrufen, Screensharing, Chat und Dateifreigabe zusammenarbeiten, Online-Communities erstellen sowie Inhalte speichern und nachverfolgen. Das Tool ist eine gelungene deutsche Alternative zu Slack: Die Funktionen und das Design ähneln dem Konkurrenten sehr und auch die Benutzeroberfläche ist ebenfalls recht bunt gehalten und unterstützt Emojis. Über Android-Smartphone, iPhone, Apple Watch oder iPad können die Nutzer Gesprächsverläufe mühelos jederzeit mitverfolgen. Circuit bietet Unternehmen außerdem die Möglichkeit, ihre Daten auf eigenen Servern zu speichern. Das Kollaborationstool steht für 100 Benutzer, 3 Teilnehmer pro Telefonkonferenz und 1 GB Speicher sogar kostenlos zur Verfügung. Der größte Vorteil von Circuit sind die hohen Datensicherheitsbestimmungen, denn aus deutscher Sicht sind die Sicherheitsstandards internationaler Kollaborationsanwendungen wie Slack oder Hipchat oft unzureichend und werden von vielen Unternehmen bemängelt. Ein einziger kleiner Nachteil ist dabei die Datenspeicherung in Amsterdam, was jedoch immerhin bedeutet, dass die Daten nach europäischen – und den deutschen Bestimmungen sehr ähnlichen – Datenschutzbestimmungen behandelt werden.

Mobiles Kollaborationstool circuit
Mobile Nutzung von Circuit

Easy-PM Kollaborationssoftware

Für Unternehmen, die nach einer umfassenderen Kollaborations-Software suchen, empfiehlt sich ein Blick auf EASY-PM. Neben Funktionen für die Zusammenarbeit wie Chat, Videokonferenzen und Dokumentenmanagement integriert EASY-PM auch Projektmanagement-Funktionen wie Terminplanung und Gantt-Charts. Das Tool bietet zusätzlich ein Intranet und ein zentrales Wissensmanagement-System an. Unterschiedliche Unternehmensstandorte können in das Intranet integriert werden und das zentrales Wissens- und Informationsmanagementsystem gemeinsam nutzen. Weitere Funktionen umfassen eine zentrale Unternehmensbibliothek, Urlaubsverwaltung, Ideenmanagement und einen Unternehmenskalender. Unternehmen müssen nur die Module bezahlen, die sie auch nutzen: So kosten das Dokumentenmanagement 4,99 €, das Intranet 9,99 €, Projektmanagement & Zusammenarbeit 14,99 € und das Komplettpaket 24,98 € pro Nutzer und Monat. Das Tool ist einfach gehalten und eine gute Wahl für kleine und mittelständische Unternehmen, die nach einer übersichtlichen Lösung suchen und nicht von zu vielen Funktionalitäten überfordert werden wollen. Weniger geeignet ist die Software, wenn Unternehmen an umfassenden Projektmanagement-Funktionen in ihrer Kollaborationssoftware interessiert sind. Hier empfiehlt es sich, einen Blick auf projectfacts zu werfen.

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tool projectfacts

Projectfacts überzeugt mit einer unheimlich breiten Funktionspalette: Das Tool bietet nicht nur umfassende Projektmanagementfunktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Ressourcenplanung, sondern auch Funktionen zu Kollaboration, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Personalmanagement, Rechnungsstellung und Berichtswesen. Den Nutzern stehen alle wesentlichen Funktionen für eine effiziente Zusammenarbeit zur Verfügung, unter anderem ein Unternehmenskalender, Dokumentenmanagement und Wikis. Projectfacts ist eine hervorragende Wahl für Unternehmen, die an einem All-in-One Tool und der Abdeckung von möglichst vielen Unternehmensprozessen mit einer Cloud-Software interessiert sind. So müssen die Mitarbeiter nicht auf verschiedene Anwendungen geschult werden und können die Unternehmensverwaltung in einer ansprechend gestalteten, funktionsreichen Oberfläche vornehmen. Der Preis für eine Lizenz für 5 Nutzer plus das Basishosting der Anwendung beläuft sich auf 1020 € im Jahr. Das klingt erst mal viel, doch wenn man es auf den Betrag pro Nutzer und Monat herunterrechnet, kommt man auf 17 € und erhält somit ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis. Projectfacts ist zwar für Unternehmen jeder Größe geeignet, aber legt seinen Fokus nicht auf KMU. Das Tool ist weniger für Unternehmen gedacht, die an einer spezielleren Lösung wie einer reinen Aufgabenverwaltung oder einem Unternehmens-Chat interessiert sind: In solchen Fällen wäre eine simplere Software für spezifische Aufgaben übersichtlicher und einfacher zu bedienen. Dafür stellt der Hersteller jedoch eine speziell zugeschnittene Version für IT-Unternehmen, Agenturen, Unternehmensberatungen und Personaldienstleister zur Verfügung. projectfacts stellt seinen Nutzern eine Zeiterfassungs-App bereit, die eine unkomplizierte mobile Zeiterfassung ermöglicht (siehe Bild).

Zeiterfassungs-App von projectfacts
Die Zeiterfassungs-App (pf Time) von projectfacts

Projektmanagement-Tool macooa

macooa ist wie projectfacts eine All-in-One-Anwendung. Das Tool bietet eine deutlich schmalere Funktionspalette, spezialisiert sich jedoch auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen und bietet auf KMU zugeschnittene Funktionen an. Dazu gehören Projektmanagement-Funktionen wie Kanban-Boards, Arbeitszeitenerfassung, Projektplanung und -verwaltung, Management und Kalkulationen sowie das Budget-Management. Neben dem Projektmanagement ist auch eine einfache Kundenverwaltung in die Software integriert. Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen und übersichtlichen Bereitstellung von Vertriebsfunktionen. Dank Kontakthistorie, Vertriebspipeline, Vertriebsauswertung und Kundenanalyse können KMU Geschäfte leichter zum Abschluss bringen. macooa ist ideal für Architektur- oder Ingenieurbüros, Werbeagenturen, Beratungsunternehmen und Handwerksunternehmen, deren Arbeitsprozesse auf Projekten basieren. Die Basisversion kostet 7 € pro Nutzer und Monat und stellt eine Android- und iPhone-App bereit. Die Pro-Version für 11 € pro Nutzer und Monat bietet zusätzlich eine Sage- und FaceTime-Integration sowie uneingeschränkte Exportfunktionalitäten.

Aufgabenverwaltungstool Zenkit

Zenkit ist ein anpassbares Aufgabenverwaltungstool für Unternehmen mit einem Dashboard, das als Kanban-Board, Liste, Kalender, Tabelle oder Mind-Map genutzt werden kann. So können Unternehmen individuell Meetings planen, neue Ideen sammeln und Projektfortschritte visualisieren. Als deutsche Alternative zu Tools wie Wunderlist und Trello verfügt Zenkit sogar über eine Importfunktion, damit Kunden von Trello und Wunderlist mühelos wechseln können. Zum Funktionsumfang gehören ein Kalender, Aktivitäten-Tracker, Labels, To-Do-Listen, eine globale Suchfunktion, Kommentare und Benachrichtigen und die Software bietet eine Android- und iPhone-App. Zenkit vereint viele Funktionen der internationalen Konkurrenten in einer Software und stellt Kanban, To-Do-Listen, Terminplanung und Mind-Mapping in einer zentralen Oberfläche bereit. Dank dieser Vielfalt ist Zenkit für verschiedene Unternehmen und die Verwaltung unterschiedlicher Projekte geeignet. Seit Ende Juni ist die Software auch in deutscher Sprache (und in 7 anderen Sprachen) verfügbar. Kleine Teams (bis 5 Mitglieder) erhalten das Tool sogar kostenlos. Zenkit ist die perfekte Wahl für Unternehmen, die ein benutzerfreundliches und attraktiv gestaltetes Tool für einfaches Team- und Aufgabenmanagement suchen und nicht an umfassenderen Projektmanagementfunktionen wie Zeiterfassung oder Budgetierung interessiert sind.

Kanban-Board in Zenkit
Kanban-Board in Zenkit

Personalmanagement-Tools

Personalverwaltungstool Personio

Personio ist eine All-in-One HR-Management-Lösung für die Personalverwaltung und das Recruiting, die speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen entwickelt wurde. Das benutzerfreundliche und modern gestaltete System bietet eine breite Funktionspalette und die Besonderheit, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen Zugang zu dem System erhalten und sich dadurch am Recruiting beteiligen können. Dabei stehen ihnen umfangreiche Funktionen zu Recruiting, Mitarbeiterverwaltung, Performance- und Feedback-Management sowie Berichterstellung zur Verfügung. Personio ist nicht auf einzelne Bereiche oder Branchen spezialisiert, sondern präsentiert sich als nützliches Tool für Unternehmen aller Art. Die Software kann an individuelle Anforderungen angepasst werden, wobei diese Anpassung vom zuständigen Team vorgenommen werden muss. Unternehmen können beispielsweise den Recruiting-Prozess ihren Bedürfnissen entsprechend gestalten, indem sie Job-Kategorien, Prozessphasen und Interviewtypen definieren. Auch Arbeitszeiten sowie Urlaubs-und Krankheitstage können erfasst werden. Mitarbeiter können im Employee Self Service Gehaltszettel herunterladen sowie festgelegte Bereiche der elektronischen Personalakte einsehen und aktualisieren. Mit individuell definierten KPIs lassen sich Fortschritte transparent messen und verfolgen, um die Leistung der Mitarbeiter zu fördern. Funktionen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung ermöglichen über eine Paychex-Schnittstelle die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Preis für die Professional-Version von Personio liegt bei 349 € pro Monat für 50 Mitarbeiter.

Recruiting-Marketing-Software Talention

Die cloudbasierte Recruiting-Marketing-Software Talention setzt auf moderne Recruiting-Marketing-Methoden, um Talente zu rekrutieren und den Problemen bei der Personalbeschaffung entgegenzuwirken. Durch eine hohe Candidate Experience und zielgruppenspezifische Inhalte sollen aktive und passive Kandidaten erreicht und erfolgreich vom eigenen Unternehmen überzeugt werden. Im Gegensatz zu einigen anderen Recruiting-Systemen stellt Talention auch Funktionen zur Verfügung, um passive Kandidaten anzusprechen. Mit Werkzeugen für die Keywords- und SEO-Optimierung können Unternehmen die Reichweite von Stellenanzeigen erhöhen. Im nächsten Schritt sollen zielgruppenspezifische Inhalte bereitgestellt werden, um das Interesse von Kandidaten zu wecken und die neuen Interessenten anschließend durch E-Mail-Marketing-Kampagnen zu überzeugen. Durch die bereitgestellten Analyse-Funktionen Candidate Journey-, Campaign- und Conversion-Analytics können Unternehmen sehen, an welcher Stelle Interessenten verloren gehen, woher qualifizierte Bewerber kommen und welche Kampagne die besten Bewerber bringt. Talention hat erkannt, auf welche Weise sich die Recruiting-Prozesse in den letzten Jahren verändert haben, und vereint zahlreiche moderne Recruiting-Funktionen in einer Software. Dafür müssen Unternehmen jedoch auch einiges bezahlen. Auch wenn die Software für das Recruiting von Personal hervorragend ist, ist sie kein Ersatz für eine Personalverwaltungssoftware, die bei Bedarf zusätzlich erworben werden muss. Personio ist eher für mittelständische und weniger für kleine Unternehmen geeignet. Neben der Recruiting-Software bietet der Hersteller allerdings auch eine Software für das Bewerbermanagement an, die auch von kleineren Unternehmen sehr gut nutzbar und eindeutig einen Blick wert ist. Neben den üblichen HR-Funktionen wird auch in diesem Tool ein starker Fokus auf ausführliche Berichte und Statistiken sowie auf die Suchmaschinenoptimierung gelegt. Die Starter-Version der Recruiting- sowie der Bewerbermanagement- Software kostet jeweils 149 € im Monat pro Recruiter (für mindestens 2 Recruiter), der Preis für die Pro-Version liegt bei 199 € (min. 5 Recruiter).

Candidate Relationship Management in Talention
Candidate Journey Analytics in Talention

Welche Herausforderungen können bei der Migration einer bestehenden On-Premises-Anwendung auf eine SaaS-Software entstehen?

Unternehmen, die noch keine Software zur Unterstützung ihrer Prozesse verwenden, haben leichtes Spiel bei der Implementierung einer Cloud-Lösung. Die Implementierung dauert häufig nur einige Minuten und Nutzer können sofort beginnen, die neue Software zu erkunden. Die meisten Unternehmen fangen jedoch nicht bei null an, sondern besitzen eine On-Premises-Software und wollen in die Cloud wechseln.

Eine große Herausforderung für Unternehmen, die eine On-Premises-Lösung einsetzen, stellt die Übertragung der vorhandenen Daten in die Cloud-Anwendung dar. Muss ich am Ende noch alle Daten selbst abtippen? Das sollte natürlich nicht passieren. Eine saubere Import- bzw. Exportfunktion des bestehenden Systems ist daher sehr wichtig. René Büst meint dazu: „Es gibt natürlich Export- und Importfunktionen über CSV-Dateien. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das nicht immer reibungslos funktioniert.“

Eine weitere Herausforderung betrifft die Softwarekonfiguration. Auch wenn die Implementierung durch den Wegfall der Software-Installation deutlich vereinfacht wird, führt die Konfiguration der SaaS-Anwendung oft zu Schwierigkeiten. Die Konfiguration und Anpassung der Cloud-Software an individuelle Bedürfnisse und Prozesse muss vom Unternehmen selbst vorgenommen werden. Nur in den seltensten Fällen können Prozesse, die in einer On-Premises-Lösung aufgebaut wurden, 1:1 in die Cloud übernommen werden. Hier benötigt es oftmals eine Anpassung sowie Neudefinierung der internen Unternehmensprozesse, was zu einer schwierigen und zeitaufwendigen Aufgabe werden kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft das Passwort-Management. Anfangs ist es meist noch unkompliziert, doch je mehr SaaS-Anwendungen Unternehmen nutzen, desto schwerer wird es, sich Passwörter und Benutzernamen zu merken. „Wir Menschen sind sehr einfach gestrickt. Wir nutzen wahrscheinlich für jedes System, das wir haben, auch immer dasselbe Passwort. Für uns ist das einfach, aber wenn ein System gehackt wird oder ein Passwort rauskommt, dann kann der Hacker mit einem Passwort in alle Systeme im Unternehmen hinein“, warnt René Büst.Checkliste für die Softwareauswahl