24 Fragen und Antworten zu Projektmanagement-Software

Veröffentlicht am 4.6.2018 von Ines Bahr

Projektmanagement-Software FAQ

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software oder PM-Software hilft dir, dafür zu sorgen, dass das Budget, der Umfang und der Zeitrahmen von Projekten eingehalten werden. Sie wird häufig von Projektmanagern und anderen Beteiligten verwendet. Projektmanagement-Software umfasst üblicherweise Funktionen zur Ressourcenverwaltung, Dateifreigabe und Aufgabenverwaltung.

Welche Vorteile bringt Projektmanagement-Software meinem Unternehmen?

Untersuchungen zu Projektmanagement-Software (engl.) haben ergeben, dass diese Tools die allgemeine Teamkommunikation, die Qualität finaler Projekte und die Kundenzufriedenheit verbessern. Außerdem kann Projektmanagement-Software effektiv dafür sorgen, dass pünktlich fertige Ergebnisse geliefert werden und das Budget eingehalten wird. In Unternehmen und Büros ist sehr häufig die ein oder andere Form von Projektmanagement-Software vorhanden – schließlich handelt es sich um Systeme, die dafür gedacht sind, die gesamte Kommunikation und Produktstrategie eines Unternehmens systematisch zu verwalten.

Was kostet Projektmanagement-Software?

Wenn man kostenlose Projektmanagement-Tools außer Acht lässt, findet man abonnementbasierte PM-Software in jeder Preisklasse zwischen 2,50 € pro Person und Monat bis hin zu mehreren tausend Euro im Monat. Einmalige Kosten beginnen bei etwa 100 €. Weitere Informationen zu den Kosten für das Projektmanagement findest du in unserem Preis-Leitfaden (engl).

Was sind häufige Funktionen von Projektmanagement-Software?

Unseren Studien zufolge (engl.) interessieren sich Käufer von Projektmanagement-Software am meisten für Funktionen zu Dateifreigaben, Zeiterfassung, E-Mail-Integration, Gantt-Diagrammen und fürs Budget-Management.

Was ist die beliebteste Projektmanagement-Software?

Capterra veröffentlicht jedes Jahr eine Liste der beliebtesten Softwarelösungen für das Projektmanagement (engl.). Zu den beliebtesten Projektmanagement-Lösungen gehören derzeit Microsoft ProjectWrikeAtlassian JIRABasecamp und Podio.

Wer sollte Projektmanagement-Software erwerben?

Projektmanagement-Software wird in den unterschiedlichsten Branchen verwendet, von Unternehmensdienstleistungen über das Gesundheitswesen bis hin zur Softwareentwicklung. Unter den Nutzern sind Praktikanten genau wie Vorstandsvorsitzende, da viele Projekte die unterschiedlichsten Beteiligten betreffen. Am häufigsten wird Projektmanagement-Software jedoch von Projektmanagern und Unternehmern eingesetzt.

Wer sollte keine Projektmanagement-Software erwerben?

Viele Einzelpersonen nutzen Projektmanagement-Software, obwohl ein Tool zur Aufgabenverwaltung eigentlich besser für ihre Zwecke geeignet wäre. Aufgabenverwaltungssoftware ist optimal, um einzelne Aufgaben mit unbestimmten Deadline zu erledigen. So sind beispielsweise sich wiederholende Aufgaben wie „Monatlichen Budget-Bericht fertigstellen“ besser für ein Aufgabenverwaltungstool als für Projektmanagement-Lösungen geeignet. Größere Unternehmen könnten sich andererseits wiederum von Projektmanagement-Software eingeschränkt fühlen, wenn sie mit einer großen Zahl sehr komplexer Projekte umgehen müssen. In diesem Fall solltest du über das Upgrade auf eine Software zur Verwaltung von Projektportfolios nachdenken.

Sollte ich eine Demo-Version von Projektmanagement-Tools testen, bevor ich sie kaufe?

Ja. Die meisten Leute testen zwei oder drei unterschiedliche Optionen, nachdem sie ihre ersten Recherchen zur Projektmanagement-Software beendet haben.

Wie viele Projektmanagement-Tools sollte ich testen, bevor ich mich zum Kauf entscheide?

Die meisten Käufer von Projektmanagement-Software (55 %) testen zwei oder drei Produkte. Wer zu viele Demoversionen ausprobiert, fühlt sich möglicherweise von der Entscheidung überfordert und ist später weniger zufrieden mit seiner Auswahl: Ein Großteil derjenigen, die sehr unzufrieden mit ihrer Projektmanagement-Software sind, haben zuvor vier oder mehr unterschiedliche Lösungen getestet.

Was ist agile Projektmanagement-Software?

Agile Projektmanagement-Software ist Software, die hauptsächlich für die agile Softwareentwicklung gedacht ist. Diese Softwarelösungen bieten üblicherweise Funktionen zur agilen Berichterstellung und Erfassung von Messdaten, Kommunikationstools für lokale und verteilte Teams sowie Feedback-Optionen für Projektanalysen. Hier findest du unsere Liste der besten Softwarelösungen für das agile Projektmanagement (engl.)

Was ist Projektmanagement-Software für Gantt-Diagramme?

Gantt-Diagramme sind Balkendiagramme, die aufzeigen, wie viel Arbeit in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden muss. Gantt-Diagramm-Projektmanagementsoftware wird genutzt, um diese Diagramme zu erstellen. In unserer Liste der besten Projektmanagement-Tools für Gantt-Diagramme (engl.) haben wir bereits erwähnt, dass die meisten Leute nach Software suchen, die mehr als nur Diagrammfunktionen bietet. Sie entscheiden sich für Programme, die auch der Projektplanung, der Zusammenarbeit und dem Ressourcenmanagement dienen.

Was ist Kanban-Projektmanagement-Software?

Bei traditionellen Kanban-Systemen werden Karten auf Tafeln angeordnet. Mit diesen Karten kennzeichnen Nutzer, welche Arbeitsaufgaben von einer Karte repräsentiert werden, wie viel Arbeit im entsprechenden Projekt noch zu erledigen ist und wann die Karte fällig ist. Üblicherweise werden die Karten auf der Tafel zwischen unterschiedlichen Varianten von „Zu erledigen“, „Wird bearbeitet“ und „Ist erledigt“ verschoben. Kanban-Software digitalisiert diesen Prozess, um ihn einfacher zu gestalten und eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wirf einen Blick auf unsere Liste der besten Kanban-Software (engl.)

Welche Projektmanagement-Programme sind am besten für kleinere, mittlere und große Teams und für Großunternehmen geeignet?

Die meiste Software im Projektmanagement-Softwareverzeichnis ist für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMUs) geeignet. Große Unternehmen sollten das Verzeichnis nach der angestrebten Nutzerzahl filtern. Besonders Großunternehmen sollten auch die Tools im Verzeichnis der Projektportfolio-Management-Software in Betracht ziehen.

Welche Projektmanagement-Software ist am besten für IT-Teams geeignet?

IT-Teams nutzen häufig Projektmanagement-Tools, die auf agilen Methoden basieren. Auf der Suche nach der richtigen Projektmanagement-Software sollten sie auf Funktionen wie Bug Tracking, Zusammenarbeit, Problem-Management, Statusverfolgung und Tests beziehungsweise QA-Management achten.

Welche Projektmanagement-Software ist am besten für Marketing-Teams geeignet?

Marketing-Teams sollten bei Projektmanagement-Software auf Funktionen für Budget-Management, Zusammenarbeit, Dateifreigabe, Ideenmanagement, Statusverfolgung und Aufgabenverwaltung achten.

Was ist der Unterschied zwischen webbasierter und installierter Projektmanagement-Software?

Auf webbasierte Projektmanagement-Software greifen die Nutzer über das Internet zu. Die Daten werden auf der Remote-Hardware des Softwareunternehmens gespeichert. Installierte Projektmanagement-Software befindet sich lokal auf deinem Computer. Es ist wie der Unterschied zwischen Google Docs und Microsoft Word: Ersteres wird von Google online gespeichert und bereitgestellt, während Letzteres lokal auf dem Computer des Nutzers gespeichert wird.

Was ist Open-Source-Projektmanagement-Software?

Open-Source-Software ist Software, bei der der Urheberrechtsinhaber der Öffentlichkeit die Erlaubnis gegeben hat, den Quellcode zu verändern und zu verbreiten. Weil der Code jedem zur Verfügung steht, werden viele Open-Source-Programme gemeinschaftlich entwickelt. Open-Source-Projektmanagement-Software ist Software mit Projektmanagement-Funktionen, die auf diese Weise entwickelt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und ITSM-Software?

Projektmanagement-Software und IT-Servicemanagement-Software bieten einige Funktionen, die sich überschneiden. IT-Servicemanagement-Software dient häufig der Ausführung von Projekten und bietet Funktionen für Änderungsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit. Die Software ist jedoch stärker darauf fokussiert, IT-Dienste für Kunden bereitzustellen, während sich Projektmanagement-Software ausschließlich auf die Planung und Ausführung von Projekten konzentriert.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und Software zur Verwaltung von Projektportfolios?

Einzelprojekte werden gruppiert und in Portfolios zusammengefasst. Projektportfolios können sich über ein Unternehmen, eine Abteilung oder andere Bereiche erstrecken, die Einzelprojekte organisieren. Projektportfolio-Management-Software und Projektmanagement-Software teilen häufig gemeinsame Funktionen, beispielsweise zu Budget-Management, Problem-Management, Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung. Die Verwaltung von Projektportfolios konzentriert sich auf das große Ganze und bietet manchmal auch die Ebene einzelner Projekte. Bei Projektmanagement-Software ist es genau umgekehrt: Sie unterstützt einzelne Projekte, aber bietet nicht unbedingt einen Überblick über alle Projekte.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und Risikomanagement-Software?

Das Risikomanagement ist häufig ein Teil des Projektmanagements: Es geht um die Identifizierung, Evaluierung und Minderung von Risiken und Unsicherheiten in einem Unternehmen. Im Projektmanagement befasst sich das Risikomanagement speziell mit den Risiken, die mit einem Projekt verbunden sind. Risikomanagement-Software bietet Tools zum Untersuchen und Minimieren von Risiken, beispielsweise für die Geschäftsprozess-Steuerung, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) und das Compliance-Management. Im Rahmen von Projektmanagement-Software sind Funktionen für das Risikomanagement auf einzelne Projekte beschränkt, wenn sie überhaupt vorhanden sind.

Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenverwaltungssoftware und Projektmanagement-Software?

Aufgabenverwaltungssoftware wird häufig von Einzelpersonen verwendet. Sie bietet Checklisten für einzelne Aktionen und kann dabei auch nicht projektspezifische Aufgaben umfassen. Projektmanagement-Software ist meist für die Zusammenarbeit mehrerer Personen gestaltet und wird speziell für Projekte und Projektaufgaben verwendet, die durch einen bestimmten Zeitrahmen, ein Projekt und einen bestimmten Umfang definiert sind.

Was für Berichte kann ich mit Projektmanagement-Software erstellen?

Unterschiedliche Projektmanagement-Lösungen bieten unterschiedliche Funktionen zur Berichterstellung. Die meisten Projektmanagement-Tools verfügen über Berichte zu Budget und Ressourcenmanagement, während andere beispielsweise eine Zeiterfassung und Statusberichte bieten.

Gibt es kostenlose Projektmanagement-Software?

Ja! In Capterras Liste der 10 besten Gratis-Projektmanagementlösungen findest du die drei hervorragenden kostenlosen Optionen Wrike, Asana und Taiga-io. Lies dir die Vor- und Nachteile durch, um das beste System für deine spezifischen Anforderungen zu finden.

Welche Nachteile hat die Nutzung von Projektmanagement-Software?

Die Implementierung strikter Projektmanagement-Richtlinien kann möglicherweise die Kreativität dämpfen und somit Innovationen verringern. Außerdem kann Projektmanagement-Software den Blick der Teammitglieder auf den Wirkbereich der Software beschränken und bewirken, dass sie sich nur noch auf Deadlines konzentrieren und das „große Ganze“ aus dem Blick verlieren.

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