Dieser Artikel wurde ursprünglich am 17/10/2019 veröffentlicht.

Inklusive kostenloser Burn-Down-Chart Excel Vorlage zum Download

Das Burn-Down-Chart in Excel

In diesem Artikel

Schon klar! Agile Teams arbeiten nicht mit klassischen Milestones und Deadlines. Ein Punkt ist ja gerade, nicht alle Arbeitsschritte im Voraus durchplanen zu wollen. Dennoch ist es wichtig, den Projektfortschritt abschätzen zu können: Wie viel Arbeit steht im aktuellen Sprint noch an? Liegt dein Team im Plan oder arbeitet es zu langsam? Welche Ressourcen sind noch wie lange für welche Aufgabe gebunden? All dies sind häufig gestellte Fragen in agilen Projekten. Als Tool, um sie zu beantworten, hat sich in der agilen Welt das Burn-Down-Chart etabliert.

Erfahrene Projektteams sowie Teams, die viele Aufgaben zugleich bearbeiten, nutzen meist Scrum-Software. Kleinere Teams, die neu in der Welt des agilen Projektmanagements sind, müssen aber nicht sofort in eine umfangreichere Softwarelösung investieren. Das Burn-Down-Chart bietet solchen Teams alles, was sie brauchen, um ein Gefühl für die agile Arbeitswelt zu entwickeln, bevor sie diese Entscheidung treffen. Genau für diesen Zweck haben wir ein Burn-Down-Chart Excel Template erstellt. Damit kann dein Unternehmen (oder ein einzelnes Team) agile Luft schnuppern, ohne gleich ein Commitment für den dauerhaften Umstieg machen zu müssen. Die Burn-Down-Chart Excel Vorlage enthält Erklärungen, die dir zeigen, wie du die einzelnen Felder ausfüllst. Außerdem sind auch schon alle Formeln enthalten, um nach der Dateneingabe das Diagramm mit dem verbleibenden Arbeitsumfang zu erzeugen.

Das Burn-Down-Chart Excel Template von Capterra

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Die Hauptmerkmale agiler Projekte

Scrum und Kanban sind agile Methoden, die in aller Munde sind. Das Ziel des agilen Projektmanagements ist es, einen Rahmen zu definieren, in dem Teams möglichst effektiv arbeiten können. Dabei zeichnen sich agile Methoden durch Flexibilität und Transparenz aus. Es geht nicht darum, im Voraus einen exakten Plan zu erarbeiten – in agilen Projekten ist zu Beginn oft sogar das Projektziel nur in Umrissen erkennbar. Stattdessen kommt es darauf an, sich in iterativen Zyklen immer näher an ein Endergebnis hinzuarbeiten, das die Kundenwünsche erfüllt (die unter Umständen auch erst im Projektverlauf klar herausgearbeitet werden). Dies zeigt auch, warum Übersicht und Transparenz so wichtig sind. Wenn nicht zu 100 % klar ist, wo es hingehen soll, ist es umso wichtiger, zumindest zu wissen, wo man gerade steht und wie die nächsten Schritte aussehen. Kanban erzeugt die nötige Übersicht mithilfe des sogenannten Kanban Boards, das den Workflow im Projekt visualisiert. In Scrum Projekten dienen kurze Feedbackschleifen in täglichen Standup Meetings dem gleichen Zweck. Darüber hinaus setzt Scrum zur Visualisierung auf das Burn-Down-Chart Tool.

Laut einer Studie von StepStone, sind 57 % der befragten Fach- und Führungskräfte mindestens eine der abgefragten agilen Arbeitsmethoden bekannt. Und die Mehrheit (55 %) derjenigen, die mit agilen Arbeitsformen bereits vertraut sind, setzen diese auch ein. Agile Methoden werden als schneller, flexibler und somit erfolgreicher wahrgenommen. Um agile Arbeitsmethoden erfolgreich umzusetzen, sollten Führungskräfte als Vorbilder agieren und ihre Mitarbeiter aktiv fördern. Agile Arbeitsmethoden erfordern von den Mitarbeitern eine neue Denk- und Arbeitsweise, bei der Flexibilität, schnelle Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen im Fokus stehen. Unternehmen, die diesen Wandel erfolgreich umsetzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihre Mitarbeiter motivieren und binden.

Scrum im Überblick

Anwendung

Scrum ist eine Methode zum agilen Arbeiten, die in der Softwareentwicklung entstanden ist. Sie eignet sich besonders gut zur Entwicklung komplexer Lösungen und Produkte und kommt daher vor allem in den Bereichen IT und Engineering zur Anwendung. Scrum setzt auf einen fortwährenden und erfahrungsbasierten Ansatz der Verbesserung, mit dem Ziel, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Verschwendung zu minimieren.

Arbeitspakete

Um diese Ziele zu erreichen, setzt Scrum bei der Abarbeitung der zu bewältigenden Arbeiten auf das Pull-Prinzip. Das Team bestimmt demzufolge, welche und wie viele Arbeitspakete es in der nächsten Zeit durchführt. Hierfür holt sich das Team selbstständig Aufgaben aus einem Pool unerledigter Arbeiten. Anschließend schätzt das Team den relativen Aufwand pro Arbeitspaket unter Berücksichtigung der Komplexität und des damit verbundenen Risikos. Dieser Aufwand wird für eine Sprintdauer aufaddiert und ergibt somit eine teamabhängige Geschwindigkeit. Nachdem sich ein Team eingependelt hat, also verlässlich schätzt und ähnliche Durchschnittsgeschwindigkeiten pro Sprint abliefert, wird diese Messgröße für folgende Sprints als Richtwert herangezogen.

Sprints

Scrum setzt auf sogenannte WIP („Work in progess“) – Limits. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitsaufträgen pro Arbeitsabschnitt durchgeführt werden können. Die Zahl der Arbeitspakete wird in Scrum-Projekten durch die Dauer eines Sprints, in der Regel 1-4 Wochen, begrenzt.

Rollen

In jedem Scrum-Projekt sind die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam fest vorgeschrieben und haben zugewiesene Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Tools

Scrum-Teams können entweder auf Excel-Vorlagen, agile Projektmanagementsoftware oder auf spezielle Scrum-Software zurückgreifen. Welches Tool am besten für dein Unternehmen geeignet ist, hängt von dem Umfang der Aufgaben ab.

In großen Scrum-Projekten müssen die Aufgaben in eine Vielzahl an Teilaufgaben (Storypoints) heruntergebrochen werden, damit der Aufwand realistisch geschätzt werden kann. Dies führt zu einer hohen Menge an Anforderungen, die am besten in einer fortgeschrittenen Software verwaltet werden. Für kleinere Scrum-Projekte oder zum Einstieg in die agile Arbeitswelt können IT-Teams die kostenlose Sprintplanungsvorlage von Capterra nutzen.

Auch für die Anwendung des Excel Templates ist es wichtig, mit der Idee der Storypoints vertraut zu sein und zu wissen, was ein Burn-Down-Diagramm eigentlich leisten soll. Daher gehen wir auf diese Konzepte noch einmal näher ein.

Das Burn-Down-Chart – Visualisierung leicht gemacht

Eines der wichtigsten Tools in Scrum-Projekten ist das Burn-Down-Chart. Dieser visualisiert, wie viel Arbeit zum aktuellen Zeitpunkt noch zu erledigen ist.

Dafür gibt das agile Team zum Start eines Sprints an, welche Aufgaben es in diesen Sprint erledigen will. Zudem schätzt es, welche dieser Aufgaben wie viele Storypoints wert sind. Je nach Komplexität der Aufgabe werden die Storypoints geschätzt. Die Schätzung beginnt mit 1 für „sehr einfach“ und setzt sich fort mit 2 für „einfach“, 3 für „schwieriger“, 5 für „noch schwieriger“ usw. Fun Fact: Die Zahlenfolge für diese Bewertung entspricht der Fibonacci-Folge. Der sprunghafte Anstieg der Zahlenfolge soll sicherstellen, dass die steigende Unsicherheit bei steigender Komplexität adäquat berücksichtigt wird.

Die Summe aller Storypoints wird dann in das Burn-Down-Diagramm für Tag 0 eingetragen (X-Achse = Tage, Y-Achse = verbleibende Storypoints). Am Ende jedes Tages wird geprüft, welche Stories (Aufgaben) abgeschlossen wurden. Die verbleibenden Storypoints werden im Diagramm für den entsprechenden Tag eingetragen.

Verbindet man alle eingetragenen Punkte, ergibt sich die Kurve, die den realen Projektverlauf zeigt (Dunkelblau im Diagramm unten). Verbindet man die Storypoints an Tag 0 mit der X-Achse für den letzten Tag des Sprints, ergibt sich die sogenannte Ideallinie (Gelb im Diagramm unten). Liegt der reale Verlauf unter der Ideallinie, schließt das Projektteam Aufgaben schneller als geschätzt ab. Steigt der reale Verlauf über die Ideallinie, gerät das Team in Verzug.

Das Burn-Down-Chart Excel-Template von Capterra

Hat man einmal verstanden, wie das Burn-Down-Chart funktioniert, lässt es sich sehr einfach anlegen, pflegen und verstehen. Das macht ihn zu einem einfachen, aber sehr wichtigen Tool der agilen Projektverwaltung, mit dem Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam stets den Überblick darüber haben, ob Projektanforderungen und Fristen eingehalten werden können. Somit dient das Burn-Down-Chart auch dem Risikomanagement und als Frühwarnsystem. Probleme, Engpässe sowie Abweichungen von geschätzten Storypoints und tatsächlicher Umsetzung werden schnell erkannt. Auch können die Informationen aus dem Diagramm für die Kommunikation mit Kunden verwendet werden. Gerade Kunden, die noch nicht an die agile Umsetzung von Projekten gewöhnt sind, haben manchmal Schwierigkeiten damit, keine festen Zusagen für feste Deadlines zu erhalten. Schnell entsteht der Eindruck, es würde irgendwie vor sich hingearbeitet, ohne dass etwas Konkretes dabei herumkommt. Das Burn-Down-Diagramm kann hier ein tolles Hilfsmittel sein, das Projektfortschritte visualisiert und greifbar macht. Die Fähigkeit, Fortschritte jederzeit aufzuzeigen, zeigt dem Kunden, dass das Team professionell und verlässlich arbeitet.

Burn-Down-Charts leicht gemacht: starte deine agile Projektplanung

Der Umstieg auf agiles Arbeiten ist kein ganz kleiner Schritt. Und einfach mal auf Verdacht, ein neues Tool für agiles Projektmanagement einzuführen, kann unnötig Zeit (und Geld) verschlingen. Unsere Empfehlung: Zumindest kleinere Teams können sich einfach die Burn-Down-Chart Excel Vorlage herunterladen und damit los experimentieren. Am besten wählen du und dein Team dafür ein Projekt aus, das nicht zu neuartig und relativ einfach zu erledigen ist. So könnt ihr euch darauf konzentrieren, was für einen Unterschied die agile Methode für das Projekt macht, und ihr wisst immer, dass ihr zur Not auf alte Routinen zurückgreifen könnt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

HIER GEHT’S NOCHMAL ZU UNSERER KOSTENLOSEN BURN-DOWN-CHART VORLAGE IN EXCEL

Weitere kostenlose Templates gibt’s hier:

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser agiles Projektmanagement-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.