Bereite deine Bewerbung als Projektmanager vor: Dies sind die häufigsten 10 Fragen

Veröffentlicht am 27.6.2019 von Ines Bahr und Rachel Burger

Bild von einem Bewerbungsgespräch

Du hast dich auf eine Stelle beworben und in deinem Anschreiben als Projektmanager bzw. Projektmanagerin dargestellt – und zwar so erfolgreich, dass du nun zum Gespräch eingeladen worden bist.

Wer sich einmal auf eine Stelle im Projektmanagement beworben und ein paar Bewerbungsgespräche hinter sich gebracht hat, weiß: Allgemeine Fragenkataloge reichen zur Vorbereitung für eine Bewerbung als Projektmanager meist nicht aus.

Natürlich wird man auch da gelegentlich dazu aufgefordert, „etwas über sich selbst zu sagen“ oder seine „größten Stärken aufzuzählen“, aber andere Fragen sind recht speziell auf die Tätigkeit des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin zugeschnitten. Um diese soll es hier gehen.

Interviewfragen bei der Bewerbung als Projektmanager

In Vorbereitung auf diesen Artikel habe ich mit einer Reihe Personaler*innen gesprochen und mich durch Informationen auf Glassdoor und LinkedIn gewühlt, ich wollte wissen, welche Fragen in Bewerbungsgesprächen für Projektmanager*innen besonders häufig gestellt werden – und auch gleich herausfinden, wie man sie am besten beantwortet.

Vor allem wollen sich die Leute auf der anderen Seite des Tisches versichern, dass du das Zeug zum Projektmanager hast. So sagt zum Beispiel Nat Wilkes, Senior Project Manager bei Wildebeest:

Da Projektmanager und Projektmanagerinnen üblicherweise mit jedem im Unternehmen zu tun haben, versuchen wir, unsere Bewerber*innen auch mit jedem zusammenzubringen, bevor wir eine Entscheidung fällen. Ich bin ja selber Projektmanager und habe mehrfach Bewerbungsgespräche absolviert. Mein Rat wäre, im Interview neben der eigenen Vielseitigkeit vor allem auch das diplomatische Geschick zu demonstrieren: Gesucht wird jemand, der Unmögliches wahr werden lässt und noch den schwierigsten Kunden zufriedenstellen kann. Das gilt es, unter Beweis zu stellen.

Also: Versteh dich mit jedem und verdeutliche, dass die Projekte des Unternehmens mit dir zu einem erfolgreichen Abschluss kommen werden.

Ich habe hier die 10 Fragen zusammengetragen, die in Bewerbungsgesprächen für Projektmanager*innen am häufigsten gestellt werden.

1. Warum interessiert Sie diese Aufgabe?

Eine Frau vor blauem Hintergrund

Andere Varianten derselben Frage:

  • Warum sind Sie heute zu diesem Gespräch gekommen?
  • Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?
  • Erzählen Sie mir etwas über sich.

Diese Fragen sind natürlich in Bewerbungsgesprächen ganz allgemein beliebt, nicht nur in solchen für Positionen im Projektmanagement. Trotzdem habe ich sie aufgenommen, denn sie sind es aus gutem Grund: Mit diesen Fragen will dein Gegenüber sich einen Überblick darüber verschaffen, mit wem er es eigentlich zu tun hat und warum ihr zueinander passen könntet.

Am besten antwortest du mit einem kurzen Überblick über deinen Werdegang oder dein Anschreiben für diese Projektmanager-Stelle. Umreiße kurz, was dich an der Stellenanzeige angesprochen hat und lasse ein paar Details zu deiner bisherigen Tätigkeit einfließen. Auch sollte klar werden, was dich als Person ausmacht.

Das heißt natürlich nicht, dass du deine Scheidung oder die Auswahl deiner Leistungskurse begründen sollst, aber dein*e Gesprächspartner*in sollte hinterher wissen, warum du deiner Meinung nach gut auf diese Stelle passen würdest, wie du deine Entscheidungen triffst und was dich als Kandidaten auszeichnet.

2. Sagen Sie uns etwas über Ihre organisatorischen Fähigkeiten

Andere Varianten derselben Frage:

  • Wie setzen Sie bei Ihrer Arbeit Prioritäten?
  • In welchen Situationen hat Ihr Organisationstalent Ihnen in der Vergangenheit dabei geholfen, Ihre Projekte im Griff zu behalten?
  • Wie organisieren Sie eine typische Arbeitswoche?

Evan Harris, CEO von SD Equity Partners, unterstreicht, wieso du in einem Bewerbungsgespräch für eine Stelle im Projektmanagement unbedingt auf deine organisatorischen Fähigkeiten hinweisen musst:

Erwartbar ist (auch) die Frage, mit welchen Strategien du Ordnung und Überblick behältst. Das ist eigentlich keine schwere Frage, denn wir alle haben ja Strategien, um dies auch sicherzustellen. Trotzdem ist es hilfreich, sich im Vorfeld Gedanken hierüber zu machen, sodass man dann einen klaren Überblick über die eigene Vorgehensweise geben kann.

Klar eigentlich: Nichts belegt Organisationstalent und Weitsicht so sehr wie eine gut strukturierte Antwort, oder? Außerdem macht er einen Vorschlag, wie man eine derartige Antwort aufziehen könnte:

Am besten überlegt man sich ein oder zwei Beispiele, Gelegenheiten, in denen die eigenen organisatorischen Fähigkeiten dabei geholfen haben, ein Projekt in der Spur zu halten oder bei aufkommenden Problemen mit der nötigen Flexibilität zu reagieren. Wer sein eigenes Organisationstalent mit echten Beispielen untermauern kann, kann seinem Gegenüber gleichzeitig beweisen, dass die eigenen Taktiken auch tatsächlich funktionieren.

Also: Überleg dir ein paar kurze Anekdoten, die illustrieren, wie du Projekte voranbringst – ganz egal, ob du lieber auf Papier oder mit Projektmanagement-Software arbeitest. Letzten Endes wollen deine Gesprächspartner*innen sich nur vergewissern, dass du alle Einzelheiten deines Projekts im Blick behalten und koordinieren kannst.

3. Es ist bestimmt schon vorgekommen, dass sich die Stakeholder in einem von Ihnen betreuten Projekt nicht einigen konnten. Geben Sie uns ein Beispiel hierfür und sagen Sie uns, wie sie damit umgegangen sind.

Andere Varianten derselben Frage:

  • Wie sieht es aus, wenn Sie „von unten führen“ müssen?
  • Wie verbessern Sie die Zusammenarbeit einzelner Stakeholder?
  • Welche Soft Skills sind für Projektmanager*innen besonders wichtig?

Monster.com weist darauf hin, dass Unternehmen nach Projektmanager*innen suchen, die alle Beteiligten an einem Strang ziehen lassen können.

Wenn dir dein Gegenüber diese Frage stellt, will er, dass du mit einer Anekdote zeigst, dass du diese Fähigkeit tatsächlich hast. Überleg dir also Gelegenheiten aus deinen bisherigen Projektmanagement-Tätigkeiten, mit denen du belegen kannst, dass du die hier erwarteten Vermittlerfähigkeiten besitzt.

4. Haben Sie schon erlebt, dass ein Projekt gescheitert ist? Was ist passiert?

Bild mit gerissener Einkaufstüte

Andere Varianten derselben Frage:

  • Erzählen Sie mir von einer Gelegenheit, bei der Sie gescheitert sind.
  • Welche Herausforderungen haben Sie im Umgang mit Projekten schon erlebt? Wie sind Sie damit umgegangen? Was haben Sie gelernt?
  • Können Sie sich an eine Gelegenheit erinnern, bei der Sie aus Ihren Fehlern gelernt haben? Was ist passiert?

Es kommt in den besten Unternehmen vor: Projekte scheitern. Die Ursache spielt letztlich keine Rolle, ob sie zu groß oder zu teuer geworden sind oder das Lieferdatum nicht eingehalten werden konnte – es kommt aufs Gleiche heraus. Das ist immer unangenehm, und noch unangenehmer wird es, wenn man beim Vorstellungsgespräch danach gefragt wird.

Glücklicherweise wollen die Leute auf der anderen Seite vom Tisch meist gar nichts über das Scheitern selbst wissen, sie interessiert vielmehr, wie du stressige Situationen bewältigst. Also lege am Anfang ganz kurz dar, was eigentlich passiert ist. Sei hierbei so knapp wie möglich und nimm am besten ein Beispiel vom Anfang deiner Laufbahn. Dann erläutere, wie du damit fertiggeworden bist.

Lily Zhang schreibt für The Muse: „Versuch gar nicht erst, zu verbergen, dass nicht alles lief wie geplant. Ein Bewerbungsgespräch kann nur dann erfolgreich sein, wenn dein Gesprächspartner dir auch glaubt, also hilft Verschleiern hier nicht weiter.“

Also sei ehrlich, wenn du die Situation darlegst und schildere, was du getan hast. Und dann gehe über zu dem Teil, der deinen Personaler tatsächlich interessiert: Dem, was du aus deinem Scheitern gelernt hast. Zeige, dass du auch persönlich gewachsen bist und weshalb du inzwischen besser mit ähnlichen Situationen umgehen kannst.

5. An welcher Art von Projekt würden Sie lieber nicht arbeiten?

Andere Varianten derselben Frage:

  • Welche Projekte interessieren Sie am meisten? Warum?
  • Arbeiten Sie lieber mit introvertierten oder extrovertierten Kollegen zusammen?
  • Berichten Sie uns von einem Projekt, das für Sie weniger angenehm war.

Natürlich wollen wir alle glauben, dass wir mit jedem Projekt klarkämen. Aber in Wahrheit glänzen die meisten Projektmanager*innen nur in einem recht kleinen Bereich.

Wenn du bei der Bewerbung als Projektmanager darlegst, dass du an allem gleich gern arbeitest, sagt das entweder,

  1. dass du nicht weißt, wovon du redest, oder
  2. dass du nicht gern über deine Schwächen sprichst.

Beides wirft ein eher schlechtes Licht auf dich.

Also sei ehrlich. Du arbeitest am liebsten in der Softwareentwicklung? Prima. Kreative Marketingkampagnen liegen dir im Blut? Ausgezeichnet. Keine zehn Pferde bringen dich dazu, die Koordinierung eines Bauprojektes zu übernehmen? Völlig in Ordnung. Sag das einfach klar und deutlich, nicht nur dein Gegenüber ist dir dankbar, dein zukünftiges Ich ist es erst recht.

6. Sind Sie mit Projektmanagement-Tools vertraut?

Andere Varianten derselben Frage:

  • Mit welcher Projektmanagement-Software haben Sie bisher gearbeitet? Gibt es eine bestimmte Softwarelösung, mit der Sie besonders gerne arbeiten?
  • Wie dokumentieren Sie Ihre Projektfortschritte (am liebsten)?
  • Haben Sie weitere IT-Kenntnisse? Können Sie coden?

Projektmanagement-Software ist heute ein zentraler Bestandteil der Projektmanagement-Landschaft. Mit einem guten System kann man den Überblick über anstehende und erledigte Aufgaben behalten, die Kommunikation verbessern und ganz allgemein die Produktivität steigern. Wer einen Projektmanager oder eine Projektmanagerin einstellt, will deshalb nicht nur wissen, ob er oder sie schon mit Systemen wie Lean, Kanban oder Agile gearbeitet hat, sondern auch, ob die betreffende Person diese Methoden mit den entsprechenden Softwarelösungen begleiten kann.

Am besten versuchst du noch vor deinem Gespräch, herauszufinden, welche Programme dein (hoffentlich) zukünftiger Arbeitgeber verwendet. Führe an, mit welchen Programmen du in der Vergangenheit gearbeitet hast und lege dar, wie sich diese Fähigkeiten auf die Unternehmenslösung übertragen lassen.

7. Legen Sie Ihre Projektmanagements-Prozesse dar.

Eine Frau mit den Zahlen 123

Andere Varianten derselben Frage:

  • Beschreiben Sie uns ein Projekt, das Sie betreut und zum Abschluss gebracht haben. Wie sind Sie dabei vorgegangen?
  • Welche Erfahrung haben Sie mit Agile, Lean, Kanban bzw. Wasserfall-Methoden im Projektmanagement gemacht?
  • Ordnen Sie die Begriffe Menschen, Prozesse und Produkt nach ihrer Bedeutung für den Projekterfolg.

Mit dieser Frage verfolgen Personaler*innen gleich zwei Ziele:

  1. Bist du mit der von deinem Wunscharbeitgeber verwendeten Methode vertraut?
  2. Kannst du gut kommunizieren?

An dieser Stelle solltest du kurz darlegen, wie du bisher mit deinem Team kommuniziert hast und warum diese Herangehensweise für euch gut funktioniert hat.

Mache dabei klar, dass die Zusammenarbeit ein wichtiger Faktor ist. Unternehmen, die echte Projekthelden suchen, wollen oft Leute, die dienend führen, anstatt von oben herab zu delegieren. Wenn du an dieser Stelle also dein Team in den Mittelpunkt stellst und verdeutlichst, dass dir am Erfolg der Gruppe mehr liegt als an deinem eigenen, bist du hier auf dem richtigen Weg.

8. Wie gehen Sie mit schwierigen Kollegen um?

Andere Varianten derselben Frage:

  • Hatten Sie schon Leute in Ihrem Team, die Probleme mit der Erledigung ihrer Aufgaben hatten? Wie sind Sie damit umgegangen?
  • Wie gehen Sie mit Teammitgliedern um, die sich nicht unterordnen wollen, mit teaminternen Konflikten oder mangelhafter Kommunikation?
  • Wie gehen Sie mit renitenten Kunden um?

Wenn alle Beteiligten ihre Teilergebnisse rechtzeitig und in der gewünschten Qualität abliefern, läuft das Projektmanagement leicht von der Hand. Leider hat man es immer wieder mit Einzelnen zu tun, denen das aus verschiedenen Gründen schwerfällt. Bei diesen Fragen geht es darum, wie du mit derartigen (zwischen-)menschlichen Problemen umgehst.

Am besten überlegst du dir vorher, wie du bisher mit Störenfrieden und Querulanten umgegangen bist und welche Ansätze sich noch anbieten könnten, dann hast du schneller eine Antwort parat. Unterfüttere das Ganze beispielhaft mit einer Situation, mit der du bei einem deiner bisherigen Arbeitgeber konfrontiert warst. Wenn du gar nicht sicher bist, worauf dein Gegenüber hinauswill, frag ruhig nach: Vielleicht denken sie ja an etwas ganz Bestimmtes.

9. Welche Eigenschaft ist Ihrer Meinung nach die wichtigste Eigenschaft eines Projektmanagers bzw. einer Projektmanagerin? Warum?

Andere Varianten derselben Frage:

  • Was sind Ihre Stärken, was Ihre Schwächen?
  • Welche Fragen habe ich noch nicht gestellt?
  • Was macht für Sie die perfekte Stelle aus?

Mit dieser Frage wollen sie letztendlich herausfinden, ob du die Aufgabenbeschreibung verstanden hast und über die entsprechenden Fähigkeiten verfügst. Außerdem gibt sie dem Personaler oder der Abteilungsleiterin die Gelegenheit, etwas mehr über deine bisherige Laufbahn im Projektmanagement zu erfahren und darüber, was dir in deiner Funktion wichtig ist.

Antworte ehrlich. Es ist unerheblich, ob du hier Kommunikation, Risikomanagement, Prozesse oder etwas ganz anderes hervorhebst: Bei dieser Gelegenheit kannst du darlegen, dass du gut zur Kultur des Unternehmens passt, bei dem du dich bewirbst. Das machst du, indem du unter Beweis stellst, dass dir dieselben Dinge wichtig sind wie deinem zukünftigen Team. Lass dir also Zeit und lege sorgfältig dar, warum dir eine Fähigkeit wichtig erscheint.

10. Wie viele Tankstellen hat Berlin?

Frau lehnt sich an

Andere Varianten derselben Frage:

  • Wie viele Konzertflügel gibt es Ihrer Meinung nach in München? Wie sind Sie auf diese Zahl gekommen?
  • Wie überkommen Sie Ihre eigene Selbstzufriedenheit?
  • Welche vergangene Erfahrung hat Sie auf diese Gelegenheit vorbereitet?

Wie in jedem anderen Bewerbungsgespräch werden bei der Bewerbung Projektmanager natürlich auch mit Verhaltensfragen und Case Studies konfrontiert.

Mit Verhaltensfragen wollen Personaler*innen üblicherweise herausfinden, wie man in der Vergangenheit mit dieser oder jener Situation umgegangen ist. Davon versprechen sie sich Einsichten über deine Persönlichkeit, deine Prioritäten und deine Fähigkeiten. Der Grundgedanke dahinter ist, dass die bereits gemachten Erfahrungen auch das zukünftige Verhalten prägen werden.

Vielleicht wird dir auch eine Case Study vorgelegt, ein Fallbeispiel, bei dem du deinen Geschäftssinn unter Beweis stellen oder aufzeigen sollst, wie du die Produktivität steigern würdest. Glaubt man Glassdoor, sind derartige Fallstudien bei Unternehmen ab etwa 1.000 Mitarbeiter*innen gang und gäbe. Dein Gegenüber konfrontiert dich dabei mit einer Frage, deren Antwort du eigentlich nicht kennen kannst (zum Beispiel die nach den Tankstellen) und steht seinerseits für deine Rückfragen zur Verfügung.

Auf beide Arten von Fragen kann und muss man sich sorgfältig vorbereiten. Natürlich kann man im Vorfeld nicht wissen, welche Verhaltensfrage einem gestellt wird. Aber überleg dir vorher ein Muster für deine Antwort.

  • Zuallererst gibst du etwas Kontext für deine Anekdote.
  • Dann beschreibst du, wie du in der Situation vorgegangen bist,
  • bevor du darlegst, welche Ergebnisse du so erzielen konntest.
  • Von da aus schlägst du einen Bogen zurück zur Ausgangsfrage.

Bei den Case Studies gibt es eine Vielzahl an Büchern und Onlinequellen, die dir zeigen, wie du damit am besten umgehst. Da brauchst du aber vermutlich gar nicht sonderlich viel Zeit drauf verwenden, es sei denn, das Unternehmen, bei dem du dich bewerben möchtest, hat mehr als 1.000 Mitarbeiter*innen.

Hier findest du eine übersichtliche Liste für den Umgang mit Fallstudien. Wir fügen unsere eigene hinzu:

  • Aufmerksam zuhören und Stichpunkte notieren
  • Rückfragen stellen, besonders, wenn etwas nicht klar ist
  • Darlegen, welchen Ansatz du bei der Lösung des dargelegten Problems verfolgen würdest
  • Auch auf das nonverbale Feedback achten: So erkennst du, ob du auf dem richtigen Weg bist
  • Wirf ruhig Zahlen in den Raum, auch wenn du dir nicht sicher bist
  • Erarbeite ein Ergebnis und stelle es kurz vor

Wie sind deine Bewerbungsgespräche gelaufen?

Wenn du dich bereits auf Projektmanagement-Stellen beworben hast, hast du vielleicht ein paar Tipps für deine Kollegen parat. Magst du sie mit uns teilen? Was hättest du vor deinem letzten Gespräch gern gewusst?

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