Die 5 wichtigsten Fähigkeiten fürs erfolgreiche Projektmanagement

Du arbeitest im Projektmanagement?

Dann weißt du, dass es noch lange nicht damit getan ist, Listen anzulegen, die dein Team entlang eines Gantt-Diagramms abarbeitet. Es geht nicht nur darum, Fehler zu erkennen, agile Methoden zu erlernen oder mit einer neuen PMP-Zertifizierung anzugeben.

Im Gegenteil. Erfolgreiche Projektmanager*innen brauchen viele verschiedene Fertigkeiten. Welche genau, hängt immer auch ein wenig von der jeweiligen Branche ab. Hier sagen wir dir, welche Fähigkeiten du brauchst, um in den Olymp der gutbezahlten PMs aufzusteigen – und auch, wie du in dem Beruf überhaupt Fuß fassen kannst.

Egal, ob du derzeit mit einem Kurs deine Effizienz steigern, deinen Lebenslauf polieren oder eine erste Stelle im Projektmanagement ergattern willst oder im Gegenteil vor der Aufgabe stehst, einen qualifizierten PM für dein Unternehmen zu finden: Mit diesen Fähigkeiten kommst du definitiv ans Ziel.

1. Kommunikationsfähigkeit

Kein Zweifel: Kritikfähigkeit (sowohl beim Erhalten konstruktiver Kritik als auch beim Geben von Feedback), ein kommunikativer Umgang mit den Stakeholdern und die sorgfältige Beantwortung von E-Mails sind eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche (und zufriedene!) Projektmanager*innen. Die meisten Projekte scheitern infolge mangelhafter Kommunikation.

Mit einer gewissen Umsicht lässt sich das gut vermeiden, denn es geht tatsächlich um Kommunikation, nicht um Charme. Natürlich hilft ein gewisses Charisma dabei, dein Team anzuspornen oder deinen Stakeholdern eure Prozesse näherzubringen, aber wichtig ist vor allem, dass alle Beteiligten sämtliche für sie wesentlichen Informationen erhalten. Im Projektmanagement lässt sich „Kommunikation“ darauf herunterbrechen, dass Ziele klar formuliert, Erwartungen sorgfältig erfasst und angesprochen und quantifizierbare Ergebnisse zügig weitergegeben werden.

Also: Klare, sorgfältige und zeitnahe Kommunikation – das kriegst du hin.

2. Organisationstalent

Natürlich ist es kein Problem, wenn dein Schreibtisch nach Arbeit aussieht und du dreckiges Geschirr nicht sofort wegräumst. Wenn du aber vergisst, wo du grundlegende Informationen für das aktuelle Projekt abgelegt hast, sieht die Sache schon ganz anders aus.

Gute Projektmanager*innen sind in der Lage, Ordnung zu halten. Da Projekte so eng an den Kalender gebunden sind, ist es natürlich verlockend, nach Abschluss einfach alle Unterlagen zu entsorgen. Fragt man erfahrene Kollegen, tut das aber so gut wie keiner: Was für ein Projekt funktioniert hat, lässt sich vielleicht für ein anderes wiederverwenden. Es gibt keinen guten Grund, das Rad jedes Mal neu zu erfinden.

Überhaupt: Im Projektmanagement gibt es jeden Tag eine Vielzahl von Berichten, Deadlines, Aufgaben, Meetings, Risikobewertungen und Qualitätsproblemen. Ohne Organisationstalent verliert man als Projektmanager*in schnell den Überblick über das tägliche Aufgabenmanagement.

Aus gutem Grund verlassen sich viele Projektmanager*innen auf Projektmanagement-Software, um die Kontrolle über ihre To-Do-Listen zu behalten. (Zu den beliebtesten Lösungen gehören Microsoft Project Online, Jira von Atlassian, Podio, Wrike und Basecamp.) Mit diesen Programmen können sie alle Projekte gleichzeitig im Blick behalten, Berichte erstellen, mit Teams und Kunden kommunizieren, Tickets verwalten, Gantt-Diagramme erstellen und sogar stundengenau abrechnen.

3. Verhandlungsgeschick

Nicht nur zu Beginn eines neuen Projektes ist Verhandlungsgeschick gefragt, sondern auch im weiteren Verlauf. Glaubt man der Association for Project Management, werden „klassische Verhandlungen meist mit Lieferanten geführt, wenn es zum Beispiel um Vertragsbedingungen geht. Informelle Verhandlungen dienen der Lösung von Konflikten oder der internen Beschaffung von Ressourcen.“ Anders ausgedrückt: Wer mit Menschen arbeitet und eine gewisse Entscheidungsbefugnis hat, muss verhandeln können.

Eine gute Verhandlungsführung beruht auf vier Grundpfeilern:

• Respektiere dein Gegenüber. Hitziges Diskutieren oder zu schnelles Abtun anderer Meinungen sorgt nur für schlechte Stimmung. Wenn du mit deinem Team kommunizierst, tue das sachlich, aufmerksam und freundlich.

• Versuche nicht, zu „gewinnen“. In einer Verhandlung geht es darum, dass hinterher alle ihre Interessen wiederfinden, nicht um Sieg oder Niederlage.

• Fördere Offenheit. Man kann nur schlecht über etwas verhandeln, wenn man nicht alle Variablen kennt. Leichter geht es, wenn du „Regeln“ festlegst, oder vielleicht eher Ziele: „In diesem Meeting wollen wir eine Lösung für die nächste Bereitstellung finden“ zum Beispiel, oder „Über das Qualitätsproblem von Montag reden wir hier heute nicht“.

• Habe keine Scheu, Dritte einzubeziehen. Egal ob es um Probleme mit einem Teammitglied oder mit einem Kunden geht: Bringe ruhig jemanden aus der Personalabteilung, den Chef der IT oder einen anderen Dritten als Vermittler mit an den Tisch. Das kann Wunder wirken.

4. Führungsqualitäten

Ich habe schon viel über „ servant leadership“ geschrieben, aber manches kann gar nicht oft genug gesagt werden.

Was ist wichtiger: Das Unternehmen oder das Team? Ohne Unternehmen würde es das Team gar nicht geben, aber kein Unternehmen wäre ohne sein Team lebensfähig. Entsprechend solltest du beide in deinen Entscheidungen ungefähr gleich stark gewichten. Gelegentlich muss das Team Vorrang vor kurzfristigen Unternehmensentscheidungen haben, manchmal ist es aber auch andersherum. Zu viele Projektmanager*innen glauben, sie wären nur dem Umsatz verpflichtet. Was ihnen nicht bewusst ist: Dieser Umsatz beruht auf der langfristigen Unterstützung aller Beteiligten.

Also fördere dein Team und dein Unternehmen gleichermaßen. Wenn ein Teammitglied einen Fehler macht, schau zuerst, was du tun kannst, um ihm oder ihr zum Erfolg zu verhelfen. Ist der Fehler systemimmanent, ist es an dir, dich schützend vor deine Leute zu stellen und für sie zu sprechen. Übernimm Verantwortung für die Entwicklung deines Teams und dein Leben im Projektmanagement wird unendlich viel einfacher.

5. Technische Fähigkeiten

Selbst wenn du nicht in der IT arbeitest, kommst du heute beruflich nicht mehr um ein gewisses technisches Verständnis herum. Wenn du tatsächlich technische Teams managst, steigt diese Notwendigkeit sprunghaft an.

CIO erklärt das mit den Worten von Bob Herman, dem Eigentümer der Tropolis Group: „Ein wirklich guter Projektmanager, eine wirklich gute Projektmanagerin braucht ausreichend technische Kenntnisse, um selbst einige der Projektaufgaben übernehmen zu können.“ Und weiter: „Wer sich einen Teil der Projektaufgaben selber zuweist und diese dann erfolgreich und pünktlich beendet, verschafft sich den für die Führung eines Projektteams nötigen Respekt.“

Wenn du genau weißt, was du von deinem Team brauchst und wie sie das (auch technisch) erreichen, bist du geradezu automatisch gut in deinem Job. Genauso, wie du als Scrum-Master Scrum gelernt hast, musst du als Projektmanager*in lernen, was du da eigentlich managst.

Du weißt noch mehr?

Diese Liste ist natürlich bei weitem nicht vollständig. Wenn dir noch andere Fähigkeiten einfallen, die du für erfolgreiche Projektmanager und Projektmanagerinnen für unerlässlich hältst, dann sag uns das in den Kommentaren!

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