In 6 einfachen Schritten ins Projektmanagement

Veröffentlicht am 27.11.2018 von Andrew Conrad und Ines Bahr

Als Kinder wollen wir Astronaut werden, Cowboy oder Prinzessin.

In 6 einfachen Schritten ins Projektmanagement

Kaum erwachsen, stellt man fest, dass nur sehr wenige Leute tatsächlich ins Weltall fliegen können, Cowboys schlecht bezahlt werden und „Prinzessin“ gar kein Beruf ist.

Zum Glück gibt es trotzdem viele coole Tätigkeiten – beispielsweise als Projektmanager*in. Das Schöne daran: Man hilft dabei, Raumschiffe ins Weltall zu bringen, Hochhäuser zu bauen oder Apps zu entwickeln, die die Zukunft verändern können.

Was macht man als Projektmanager*in?

Projektmanager*innen planen, führen Teams, halten Projekte im Zeit- und Budgetrahmen und sind ganz insgesamt für ihren erfolgreichen Abschluss verantwortlich.

Das ist schon eine echt gute Sache.

Wie also stellt man es an, Projektmanager*in zu werden? Wie alles, was sich lohnt, erfordert das ein bisschen Geduld und Spucke. Aber am Ende dieses Projekts wird klar, wie man sich aufstellt und weiterbildet, um als Projektmanager*in in Betracht zu kommen.

Projektmanager*in werden: Der erste Schritt

Start im Projektmanagement

Wer gerne als Projektmanager*in arbeiten möchte, hat vermutlich bereits ein hohes Organisationstalent und Führungsqualitäten.

Das ist ein sehr guter Anfang. Damit kann die eigene Karriereplanung wie ein erstes, großes Projekt angegangen werden und ganz neben der zielstrebigen Umsetzung werden diese grundlegenden Fähigkeiten auch noch trainiert. Wie gesagt: eine gute Grundlage für den Weg ins Projektmanagement.

Die allerersten Schritte gelten im Grunde für jede Karriereplanung: Mit guten Noten, gesunder Ernährung, viel Bewegung und genug frischer Luft schaffst du gute Voraussetzungen, um fit für den Job zu sein. Selbstverständlich solltest du auch jegliche lächerlichen Social-Media-Posts vermeiden, die im Bewerbungsgespräch auftauchen und alles kaputtmachen können.

Schritt zwei: Private „Projektmanagement“-Erfahrung sammeln

Projektmanagement ist überall
Projektmanagement ist überall

Eigentlich ist es völlig klar: Projektmanagement lernt man nur, indem man Projekte managt. Glücklicherweise finden sich überall geeignete Projekte:

Wer mit offenen Augen durch die Welt geht, findet mühelos Gelegenheit, Organisationstalent und Führungsqualitäten einzubringen.

Ob beim Leiten von Jugendgruppen, der Koordination vom Sommerfest im Sportverein, der Organisation von Chorfahrten oder in der Obdachlosenhilfe: Im Ehrenamt geht es gar nicht ohne. Weniger formal, aber mindestens ebenso hilfreich wäre zum Beispiel die Betätigung in einer Gruppe, die Videospiele organisiert. Und hey: Die Spieleindustrie braucht viele, viele gute Projektmanager, da lassen sich nicht nur „allgemeine“ Fähigkeiten trainieren, die jeder Projektmanager braucht, sondern auch Branchenwissen erwerben und Kontakte knüpfen (und Kontakte sind das unausgesprochene höchste Gut des Projektmanagements). Gleiches gilt natürlich in allen anderen Branchen auch.

Der entscheidende Vorteil: Man kann sich so recht einfach in einen Bereich einarbeiten, in dem man hinterher tatsächlich arbeiten möchte. Und Spaß macht es auch.

Schritt drei: Soziale Kompetenzen steigern

Projektmanagement braucht soziale Fertigkeiten
Gute Projektmanager*innen arbeiten gerne (und gut!) mit anderen zusammen.

Ein Projektmanager oder eine Projektmanagerin kann nicht nur am Computer sitzen und Gantt-Diagramme erstellen und sich in Projektmanagement-Software vergraben.

Klar, auch so lassen sich sicher hier und da Projekte ganz ordentlich abschließen, aber normalerweise hat dann ein anderes Teammitglied die Aufgabe übernommen, all das Zwischenmenschliche im Projekt zu managen. Und vermutlich wird diese Person bei der nächsten Beförderungsrunde auch gegenüber eher distanzierten und wenig kommunikationsfreudigen Projektmanager*innen vorgezogen.

Denn klar ist: Projekte bestehen aus Menschen. Gute Projektmanager*innen müssen sich entsprechend bemühen, ihre Leute zu kennen und anzuleiten. Die Kommunikation im Team ist ebenso wichtig wie die praktische Seite.

Schritt vier: Projektmanagement-Tools beherrschen

Projektmanagement-Tools
Das richtige Werkzeug macht einen großen Unterschied – wenn man es zu nutzen weiß.

Mit Soft Skills kommt man ziemlich weit – vielleicht sogar bis auf die erste echte Stelle im Projektmanagement. Früher oder später braucht es aber auch ein paar technische Fähigkeiten.

Das klingt schwieriger, als es ist. Projektmanagement-Software ist dafür da, Projektmanager*innen und ihren Teams das Leben zu erleichtern, ob nun in den Bereichen Zusammenarbeit, Budgetierung, Zeitplanung oder mit etwas ganz anderem. Zu den beliebtesten Tools gehören Microsoft PPM, Jira und Basecamp, es gibt aber noch viele andere.

Natürlich muss man sich in jede neue Software erst einarbeiten, aber moderne Projektmanagement-Lösungen sind nutzerfreundlich und haben einen tollen Service. Außerdem findet man viele Informationen ganz einfach online. So bietet beispielsweise Microsoft eine große Zahl an Kursen zur Nutzung von Microsoft PPM.

Wir von Capterra haben eine Studie durchgeführt und dabei herausgefunden, dass Organisationen, die Projektmanagement-Software verwenden, ihre Projekte schneller, günstiger und besser abschließen. Entsprechend gut sieht es aus, wenn im Lebenslauf schon ein paar Tools auftauchen.

Schließlich würde man sich auch nicht als Buchhalter bewerben, ohne Programme wie Quickbooks, Freshbooks oder das gute alte Microsoft Excel zu beherrschen, oder?

Natürlich reichen Softwarekenntnisse nicht aus. Auch Fähigkeiten in den folgenden Bereichen sind nützlich:

  • Budgetplanung
  • Auftragsmanagement
  • Planung
  • Risikomanagement
  • Zeitplanerstellung

Schritt fünf: Zertifizierungen und Abschlüsse

Projektmanagement-Zertifikate

Das Projektmanagement ist bis heute eine Branche der Quereinstiege. Das ist in vielerlei Hinsicht auch sinnvoll: Wer aus einem anderen Bereich ins Projektmanagement hereinrutscht oder als ehemaliges Teammitglied in die Aufgabe hereinwächst, hat viel wertvolles Fach- und Hintergrundwissen.

Aber trotzdem kann ein „echter“ Abschluss nicht schaden. Inzwischen gibt es durchaus Studiengänge für Projektmanagement, in anderen Fächern und an Hochschulen ist es oft als Teil des Curriculums enthalten, häufig in Wirtschaftswissenschaften oder IT-lastigen Fächern.

Wer aus irgendwelchen Gründen nicht (noch einmal) studieren kann oder will, kann sich auch einfach zertifizieren lassen. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Anbietern. Die PMP-Zertifizierung (Project Management Professional) des Project Management Institute ist eine der bekanntesten Optionen.Dieses spezielle Zertifikat ist auf Menschen ausgerichtet, die bereits als Projektmanager*innen arbeiten und über viel Erfahrung verfügen, aber dasselbe Institut bietet auch den CAPM (Certified Associate in Project Management) an, der eher für Einsteiger ist.

Wir haben ein paar Kurse zusammengestellt, mit denen man sich prima auf die Zertifizierung vorbereiten kann (leider bisher nur auf Englisch).

Schritt sechs: Es geht los

Projektmanagement-Skills
Extratipp: Vorsicht vor fliegenden Schreibmaschinen.

Die Erfahrungen mit dem Management von (nicht beruflichen) Projekten sind gemacht, die sozialen Kompetenzen aufgearbeitet, die großen Projektmanagement-Tools bekannt und vielleicht sogar ein Zertifikat erworben: Es kann losgehen, Bewerbungen schreiben ist angesagt. Das ist immer heikel, ob man nun Tierpfleger im Zoo werden will oder Projektmanager*in. Wer Schritt 1–5 sorgfältig abgearbeitet hat, sollte aber mit einem gewissen Selbstbewusstsein zur Tat schreiten können.

Also ran an die Bewerbungsmappe, dann schnell noch den Anzug in die Reinigung bringen, die Bewerbungsgespräche stehen an.

Bonus: Wo finde ich Stellen für Projektmanager*innen? (Schritt fünfeinhalb)

Auf Monster.de standen in dem Augenblick, als dieser Artikel getippt wurde, ganze 10.727 Projektmanagement-Stellen in ganz Deutschland. Dazu kommen die oben bereits erwähnten Projektmanager*innen, die auf anderen Wegen an derartige Stellen kommen.

Gartner sagt zum Karriereverlauf von Projektmanager*innen:

„Ohne die Rolle bewusst angenommen zu haben, übernimmt jemand planende, führende, beaufsichtigende Aufgaben in einem Projekt. Vielleicht ist er oder sie dafür nicht ausgebildet oder hat nicht die nötigen Freigaben. Häufig spielt die Mundpropaganda eine große Rolle, wenn es darum geht, wer bereits Projekte koordiniert hat. Gegebenenfalls wird man also gebeten, das erneut zu tun. Von da aus ist man schnell an einem Punkt, wo ‚… und Projektmanager*in‘ an die Stellenbeschreibung angeheftet wird, zuerst inoffiziell, später auch auf dem Papier.“

(Aus dem englischsprachigen Text Project Manager Career Paths Are Critical to Strengthening Your PM Workforce von Matt Light.)

Ob man nun am ganz Anfang der Laufbahn oder mit beiden Beinen fest im Beruf steht, ob etablierte Baufirma oder Tech-Startup: Wichtiger als die Bezeichnung „Projektmanager*in“ sind die Fähigkeiten, die man mitbringt. Sind diese vorhanden, kommt der Zusatz „… und Projektmanager*in“ häufig bald von ganz allein.

Der letzte Schritt

Je mehr Zeit man mit dem Projektmanagement verbringt, desto häufiger hört man den Begriff „Agile“, der das Grundgerüst so gut wie jeden modernen Projektmanagements ist. Es heißt ganz einfach so viel „flexibel sein“, sich an sich verändernde Begebenheiten anpassen und in wiederkehrenden Phasen und Abläufen handeln.

Auch eine Laufbahn im Bereich Projektmanagement kann man agil angehen, indem man regelmäßig schaut, wie es in den hier aufgelisteten Bereichen derzeit aussieht. So behält man den Weg (und damit das Ziel) immer im Blick. Du hast in letzter Zeit zu viel in deinem eigenen Büro gehockt? Dann sollte man einmal beim eigenen Team vorbeischauen, wie es denen so ergeht. Deine neuen Mitarbeiter sprechen eine Sprache, bei der du kaum etwas verstehst – obwohl es Deutsch ist? Mach einen Kurs und lerne eine neue Software kennen, denke über eine neue Zertifizierung oder die Auffrischung einer alten nach.

Das Beste ist, dass jede der Fähigkeiten aus diesen sechs Schritten (möglicherweise mit Ausnahme der Zertifikate) in jedem Bereich nützlich sein kann, und zwar beruflich wie privat.

Zeitmanagement, Organisationstalent und Führungsqualitäten stehen einfach jedem gut zu Gesicht.

Du hast noch einen Tipp?

Als Projektmanager*in hast du bestimmt auch noch Tipps für Leute, die sich gerade in dem Bereich bewerben wollen. Schreib sie uns in die Kommentare oder sag es mir auf Twitter (@CapterraAC).

Suchst du nach Software fürs Projektmanagement? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Softwarelösungen für das Projektmanagement.