Drei häufige Fehler im Stakeholder-Management und wie du sie vermeidest

Veröffentlicht am 15.10.2018 von Ines Bahr und Rachel Burger

„Ich hatte mir das irgendwie anders vorgestellt.“

Diesen Satz fürchtet wohl jeder Projektmanager, der gerade drauf und dran ist, ein Projekt abzugeben. Wenn er tatsächlich fällt, liegt der Fehlschlag des Projekts meist an Mängeln im Stakeholder-Management.

Drei häufige Fehler im Stakeholder-Management und wie du sie vermeidest

Es gibt eine ganze Reihe häufiger, aber vermeidbarer Fehler, die Projektmanager*innen im Umgang mit Projektbeteiligten machen. Auf drei davon wollen wir hier näher eingehen und dir Leitlinien bieten, die du im Umgang mit deiner wichtigsten Ressource nutzen kannst.

Aber von vorn: Wer oder was ist eigentlich ein „Stakeholder“?

Personen und Personengruppen, die ein berechtigtes Interesse an einem Projekt haben, bezeichnet man als „Stakeholder“ dieses Projekts. Das können Sponsoren sein oder Gläubiger, Angestellte, Gemeinschaften oder Zulieferer – und natürlich vor allem deine Kunden. Kurz gesagt: Alle, die ein Projekt beeinflussen oder von ihm beeinflusst werden könnten, sind seine Stakeholder.

Fehler Nr. 1: Fehlerhafte Identifizierung bzw. Priorisierung der Stakeholder

Bei Projektbeginn muss zuerst einmal ermittelt werden, wer eigentlich die Stakeholder eines Projektes sind und wie viel Einfluss sie darauf tatsächlich haben. Wenn hier Fehler unterlaufen, gehen unter Umständen schon in der Planungsphase wichtige Stimmen verloren. Übersieht man Stakeholder oder schätzt ihre Bedeutung falsch ein, kann das auch Langzeitfolgen haben, insbesondere, wenn man ihnen weniger Bedeutung beimisst, als ihnen zukommen müsste. Sie sehen sich in ihrem Wert herabgesetzt und gehen davon aus, dass sie auch in Zukunft nicht genug Beachtung finden werden.

Wird die Bedeutung von Stakeholdern für ein Projekt falsch eingeschätzt, können auch ihre Meinungen zum Projektfortschritt nicht mehr richtig eingeschätzt werden und eine objektive Bewertung ist nicht mehr möglich.

Am besten beugt man diesem Fehler vor, indem man zuallererst eine Liste all der Personen und Organisationen anlegt, die Einfluss auf das Projekt haben oder von ihm betroffen sein könnten. Unter Umständen kann es hier durchaus Überraschungen geben, zum Beispiel die Ehefrau vom Chef, die Medien oder Analysten.

Ist diese Liste erstellt, sollten die Stakeholder nach ihrer Bedeutung für und ihrem Einfluss auf das Projekt geordnet werden. Die britische Firma Mindtools hat hierfür ein ausgezeichnetes, wenn auch bisher leider nur auf Englisch verfügbares Tool entwickelt.

Richtlinien für das Stakeholder-Management

Mindtools empfiehlt, Stakeholder auf einer Grafik zu verorten, damit man besser einschätzen kann, wie Kommunikation und Zusammenarbeit am besten organisiert werden sollten. So reicht es zum Beispiel, Leute mit wenig direktem Einfluss, für die das Projekt nur eine geringe Relevanz hat, nur über wirklich wichtige Fortschritte zu informieren. Gleichzeitig ist es dennoch wichtig, diese Personen im Auge zu behalten, denn ihr Einfluss oder ihre Relevanz für das Projekt kann sich ändern. Menschen mit viel Einfluss, für die das Projekt wenig relevant ist, müssen natürlich trotzdem einbezogen werden. Aber Achtung: Man sollte sie nicht mit allzu vielen Details nerven.

Projektbeteiligte mit hoher Relevanz und wenig Einfluss wollen vor allem gut informiert werden. Am besten stellt man ihnen regelmäßig Informationen zum Vorgehen und dem Projektfortschritt zur Verfügung und informiert sie über Schwierigkeiten oder Etappensiege.

Stakeholder mit hoher Relevanz und großem Einfluss, also die „hohen Tiere“, sollten in den gesamten Prozess einbezogen werden: Es gilt alle ihre Anforderungen so gut wie möglich zu befriedigen.

Fehler Nr. 2: Unrealistische Versprechen gegenüber den wichtigsten Stakeholdern

Dieser Fehler ist viel verbreiteter, als die meisten Projektmanager*innen zugeben wollen. Sie versprechen immer wieder mehr, als sie halten können – auch wenn sie wissen, dass ihre Angaben zu optimistisch sind. So entstandene Ergebnisse sind oft schluderig, schlecht getestet oder übereilt fertiggestellt und dieser Pfusch kann letztendlich sogar zum Scheitern des gesamten Projektes führen. Letztendlich führt das also nur dazu, dass hinterher alle Beteiligten unzufrieden und enttäuscht sind.

Natürlich ist es gut, wenn man hohe Erwartungen an sein Team hat, nur so kann die richtige Mentalität entstehen und auch in anderen gefördert werden. Aber dennoch müssen Deadlines zu den Kapazitäten passen, die ein Team tatsächlich zur Verfügung hat. In einem früheren Artikel über Fehler im Projektmanagement habe ich geschrieben:

Gib dein Bestes, um die Anforderungen deiner Stakeholder einzuhalten, aber nimm dir auch die Zeit, um die Risiken zu berücksichtigen, die mit knappen Deadlines einhergehen. Wenn etwas einfach nicht zu schaffen ist, ist es für alle Stakeholder am besten, wenn du das geradeheraus und offen sagst – und dein Team wird die Aufrichtigkeit am meisten zu schätzen wissen.

Fehler Nr. 3: Das Fehlen einer Strategie für die Kommunikation mit Stakeholdern

Du weißt jetzt, dass eine gute Kommunikation die Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Stakeholdern ist und von deren Einfluss und der Relevanz des Projekts für die Stakeholder abhängt. Aber das ist nur dann ohne Planänderungen, Verzögerungen, Projektpleiten und andere Pannen möglich, wenn man vorab plant, wie oft und was kommuniziert werden soll.

Die Erstellung eines Planes für die Kommunikation mit Stakeholdern erfordert ein Gefühl für die Beteiligten. Nimm dir ein bisschen Zeit und schreibe dir auf, was die einzelnen Stakeholder eigentlich interessiert und welchen Herausforderungen du dich bei ihnen eventuell stellen musst. So ist ein Kunde, der gerade ein neues Büro baut, vielleicht daran interessiert, wie ein Projekt das Image seiner Firma beeinflussen könnte. Regelmäßige Updates über die Folgen für die Umwelt, Probleme in der Umgebung oder eine positive Einbeziehung der Nachbarn sollten also unbedingt kommuniziert werden.

Capterra hat einen Bericht über die Arbeitsweise von Projektmanagern herausgegeben, demzufolge 66 % aller Firmen und Organisationen Projektmanagement-Software einsetzen. Nutze Tools wie Projecis oder Coras (beide derzeit leider nur auf Englisch verfügbar), um deine Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und ihnen die für sie wichtigen Informationen zukommen zu lassen.

Du weißt noch mehr?

Projektmanager machen beim Stakeholder-Management alle möglichen Fehler. Was hätte ich hier noch erwähnen sollen? Wo bist du anderer Meinung? Sag uns in den Kommentaren, was du denkst!

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