Dienstagmorgen, ich bin auf dem Weg ins Büro. Meine E-Mails habe ich schon zu Hause gecheckt. Dann noch schnell meine Social-Media-Kanäle, also Twitter, Instagram und Facebook durchgesehen, anschließend noch Spiegel.de überflogen – ich bin gerüstet.
Um 9:00 Uhr komme ich im Büro an. Ich schalte meinen Laptop an. „Bling!“ Aha, schon wieder 3 neue E-Mails im Postfach. Die erste E-Mail scheint extrem wichtig zu sein. In der Betreffzeile steht „dringend“ mit drei Ausrufezeichen. Mein Chef sitzt anscheinend auf glühenden Kohlen und erwartet dringend einen Bericht von mir. Ich antworte also zügig an den gesamten E-Mailverteiler von 20 Personen und schicke ihm den gewünschten, bereits vorbereiteten Bericht. Die anderen beiden E-Mails scheinen nicht so … – „Bling!“ Meine Freundin schreibt mir über WhatsApp, ob ich heute Abend Geschirrspültabs mitbringen könnte. Kann ich, antworte ich. Zurück zu den E-Mails. „Bling!“ Max Mustermann möchte Sie als Kontakt hinzufügen. Wer war denn das noch mal – erst mal schnell sein Profil begutachten. Ach ja, der Controller des Kunden. Gut, Einladung angenommen. Jetzt aber … – „Bling!“, schon wieder eine Rückantwort per E-Mail vom Chef. Er braucht noch mehr Details zu der Grafik auf Seite fünf. Also schnell die Informationen ergänzt und zurück mit der elektronischen Post.
Nachdem ich die beiden anderen E-Mails noch beantwortet habe, mache ich mich auf, einen Kaffee zu holen. „Plong!“ Diesmal kommt ein anderes Geräusch aus meinem Handy. Eine Twitter-Nachricht, jemand hat meinen Beitrag kommentiert. Gleich mal reinschauen. Mist, im gleichen Moment poppt eine Terminerinnerung auf meinem Mobiltelefon auf. Call mit Jana in 15 Minuten. Zurück an meinem Schreibtisch mit der Tasse Kaffee in der Hand vibriert es schon wieder an meinem Oberschenkel. Menno. Mein Freund Benny fragt mich via Facebook Messenger, ob ich heute spontan Lust auf ein Bierchen hätte. Ich schicke ihm einen Daumen nach oben. „Bling!“ Ein neuer Post (und noch einer, und noch einer) in unserem neuen Slack-Channel. Ja, so direkte Kommunikation ist schon cool – gleich einmal antworten. „Bling!“: „Bitte bring auch noch Weichspüler mit!“ – „Natürlich, Schatz!“ So, jetzt wird es aber höchste Zeit für den Video-Call mit Jana. Ich öffne Skype: Mist, es startet ein Update. Zu meinem Erstaunen geht es immerhin relativ zügig.
Anschließend suche ich nach Jana in meinen Kontakten und finde sie nicht. Verdammt! Sie nutzt doch Google Hangouts, oder? Lieber noch mal die Einladung checken – hab ja noch 2 Minuten. Oh, regt mich das auf mit dieser Sucherei. Ah, da ist sie ja. Call via Bluejeans. Via was? Bluejeans – noch nie gehört. Wo finde ich das? Noch eine Minute. Bluejeans gefunden. Schnell noch installieren, zum Glück habe ich Administratorrechte. Ok, ich starte Bluejeans. Was eine Hektik. 5 Minuten später habe ich es geschafft. Jana und ich reden miteinander. Allerdings ohne Bild, denn die Kamera habe ich in der Kürze der Zeit nicht zum Laufen gebracht. Nach der 30-minütigen Nicht-Video-Konferenz schaue ich auf mein Smartphone. 10 Likes für meinen Instagram-Post von gestern Abend – sehr cool! Aber jetzt ab zum nächsten Meeting, einem Skype-Call mit 4 Kollegen. Da funktioniert wenigstens die Kamera.
Problem Geschwindigkeit
Kommunikation kann grundsätzlich in synchron und asynchron unterschieden werden. Während bei asynchroner Kommunikation der Austausch zeitlich versetzt stattfindet, erfolgt er bei der synchronen Kommunikationsform zeitgleich. Man könnte auch sagen, dass asynchrone Kommunikation immer dort auftritt, wo Lesen und Schreiben stattfindet, während synchrone Kommunikation beim Sehen und Hören auftritt. Dies bedeutet folglich, dass sowohl E-Mails auch Messenger Dienste wie WhatsApp oder Telegram in die Kategorie der asynchronen Kommunikationsmedien fallen, während das Telefon und der Live-Chat den Vertretern der direkten oder synchronen Kommunikation zuzuordnen sind.
Es gibt Wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen. – Mahatma Ghandi
Nun ist es allerdings so, dass häufig versucht wird, asynchrone Kommunikationstools quasi synchron zu nutzen. Sei es, indem in Großbuchstaben „DRINGEND“ in den Betreff der E-Mail geschrieben wird, oder alle 10 Minuten auf WhatsApp nachgefragt wird, ob jetzt dann mit der Antwort zu rechnen sei. Man könnte fast vermuten, dass die Formel Antwortzeit = Wertschätzung immer mehr zum ungeschriebenen Gesetz in Firmen wird. So wird praktisch jeder Mitarbeiter in der heutigen Zeit zwangsläufig vor der Frage stehen, ob er sich der neuen Geschwindigkeit anpasst oder bei seinem Verhalten bleibt.
Problem E-Mail
Nach wie vor ist die E-Mail der Deutschen liebstes Kommunikationsmedium.Allein 2017 wurden rund 770 Milliarden E-Mails (ohne Spamnachrichten) verschickt. Und das, obwohl ich praktisch niemanden kenne, der in seinem Beruf vom Tisch aufspringt und „Hurra“ schreit, wenn eine neue E-Mail auf seinem Monitor erscheint. Dies liegt darin begründet, dass E-Mails häufig der Ursprung von Konflikten sind oder als Zeitfresser fungieren. Der Hauptgrund für dieses Konfliktpotenzial besteht darin, dass E-Mails im Unterschied zum persönlichen Gespräch keine nonverbalen Botschaften enthalten. Durch das Fehlen dieser emotionalen Komponente kann die Nachricht sehr leicht falsch verstanden werden. Oder anders formuliert: Wir übermitteln eine Information an den Adressaten und setzen dabei voraus, verstanden zu werden, ohne es verifizieren zu können oder zu wollen. Ganz nebenbei ist es auch oft einfacher, jemandem via E-Mail ein NEIN zu schicken, als es der Person direkt ins Gesicht zu sagen.
Noch ein paar Tipps zum Umgang mit E-Mails und zur Reduktion der Flut:
- Fragen Sie sich bei der nächsten E-Mail an einen großen Verteiler, ob es wirklich nötig ist, alle Kollegen mit in die Informationsschleife zu holen. Schließlich reden Sie ja auch nicht mit jedem Kollegen beim mittäglichen Kantinenbesuch.
- Machen Sie es wie ein Manager eines DAX-Unternehmens: Wenn Sie auf einer E-Mail mit CC markiert wurden, schreiben Sie eine E-Mail mit dem Inhalt „Warum stehe ich auf CC?“ zurück. Sie werden sehen, wie schnell sich die Anzahl Ihrer CC-E-Mails reduziert.
- Löschen Sie Ihren Posteingang nach der Rückkehr aus dem Urlaub ungelesen (für die softere Variante können Sie die E-Mails auch in einen Quarantäne-Ordner schieben). In der Praxis stellte es sich heraus, dass bei den gefühlt 1000 E-Mails vielleicht 4–6 Wichtige dabei waren – und diese kamen wieder.
Problem Toolauswahl
Neue Tools gibt es täglich, auch neue Kommunikationstools. Aber welches sind die Richtigen, wie finde ich die für mich Passenden? Brauche ich unterschiedliche Tools fürs Private und die Arbeit? Laufen die digitalen Helferlein auf meiner Infrastruktur, sprich auf meinem Rechner und meinem Handy? Was kosten die Werkzeuge und nutzen meine Kollegen diese auch? Diese und noch viele Fragen mehr gilt es zu klären, wenn wir eine neue App oder eine SAS-Software in der Cloud nutzen. Und das, obwohl sich doch alle einig sind, dass Technik nur ein „Enabler“ sein soll und wir nur die Dinge vereinfachen wollen. Allerdings gibt es mittlerweile so viele „Enabler“, dass die Suche im Dschungel der digitalen Kommunikationsvereinfacher sehr mühsam werden kann.
Nehmen wir einmal das Beispiel Messengerdienste. Nahezu alle nutzen Messenger wie WhatsApp im privaten Umfeld, sei es zur schnellen Terminabsprache, für eine kleine Rückfrage oder als Informationskanal. Warum also diese Tools nicht auch im beruflichen Umfeld nutzen? Aber auch hier prasseln schon wieder Fragen über Fragen auf uns ein:
- Welches Tool nutzen die Kollegen? Wenn wir unterschiedliche Programme nutzen, wer setzt sich durch und was passiert mit den alten Applikationen, bei denen ich ja auch schon Verknüpfungen habe?
- Wie ist es mit dem Datenschutz bestellt? Vor allem, seit seit Ende Mai 2018 die neuen europäischen Datenschutzregeln gelten, wird z. B. vor der beruflichen Nutzung von WhatsApp gewarnt, da die App automatisch versucht, Zugriff auf alle Kontakte zu bekommen.
- Wie hoch sind Akku- und Datenverbrauch der App? Nicht nur der Akkuverbrauch Ihres mobilen Gerätes wird durch die Verwendung von Messengerdiensten belastet, durch die ständige Synchronisation mit Servern können auch signifikante Datenverbrauchsmengen anfallen.
Chance Slack & Co.
Aktuell sind Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts in aller Munde, die sich auf die Fahne geschrieben haben, Licht ins Dunkel zu bringen – oder, besser gesagt, eine Alternative zur E-Mail darzustellen. So setzen aktuell etwa 60 % der DAX-Unternehmen bereits Slack ein. Auf den ersten Blick handelt es sich bei diesen Tools, die sowohl asynchrone als auch synchrone Kommunikation unterstützen, um moderne Chat-Systeme. Hinter den webbasierten Lösungen verbirgt sich allerdings mehr. Man könnte z. B. das Herz von Slack als Kommunikationszentrale bezeichnen, in der alle relevanten Informationen und Nachrichten geordnet nach Themen, Aufgaben oder Teams zusammenkommen.
Diese Themengebiete oder Kanäle können Mitarbeiter nach eigenem Bedarf dursuchen, kommentieren oder abonnieren. Slack ordnet diese Themen intelligent (z. B. indem es intensiv diskutierte Themen hervorhebt) und kann so die Informationsflut im besten Falle kanalisieren. Aber Slack kann noch mehr: So lassen sich beispielsweise Dateien hochladen und andere Dienste wie Dropbox, Trello oder Twitter integrieren.
So weit so gut, aber wird mit diesen Werkzeugen nun alles besser? Ganz ehrlich – ich glaube, nein. Vielleicht werden manche Situationen einfacher zu bewältigen sein. Vielleicht führen diese Werkzeuge langfristig zur Abschaffung der E-Mail. Aber trotzdem wird Kommunikation die Königsdisziplin in unserem Berufsalltag bleiben – Kommunikationstools hin oder her.
