Effektiv remote arbeiten mit diesen 5 Softwaresystemen

Veröffentlicht am 17.6.2021 von Bandita Awasthi und Ines Bahr

Remote arbeiten muss nicht kompliziert sein. Die folgenden fünf Tools machen Remote-Teams das Leben leichter.

Durch die Globalisierung in der Arbeitswelt und nicht zuletzt durch die COVID-19-Pandemie wird die Remote-Arbeit immer beliebter. Gartner prognostiziert, dass die Nachfrage nach Remote-Arbeit um 30 % steigen wird, wenn die Generation Z vollständig in die Arbeitswelt eingetreten ist (Report für Gartner-Kunden verfügbar).

Effektiv remote arbeiten mit diesen 5 Softwaresystemen

Doch Remote-Arbeit ist nicht nur für die Belegschaft ein lukrativer Anreiz, sondern steigert auch die Produktivität der Angestellten. Gallup Research zufolge sind Angestellte, die 60–80 % ihrer Zeit remote arbeiten, die am stärksten engagierte Kohorte an einem Arbeitsplatz. Dies kann unmittelbar zu 40 % weniger Qualitätsmängeln und einer um 21 % höheren Profitabilität führen.

Bei allen Vorteilen bringt die Remote-Arbeit jedoch auch Herausforderungen mit sich:

  • Wie wird die Datensicherheit für Geräte außerhalb des Büronetzwerks garantiert?
  • Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einem geografisch verteilten Team?
  • Wie werden Angestellte zur Einhaltung von Deadlines und Qualität angehalten?

Diese Fragen sind komplex, aber die Antwort ist relativ einfach: Spezialisierte Softwaretools bieten für all diese Probleme eine Lösung. Wir werfen einen Blick darauf, welche Tools für effektives Remote-Arbeiten im Unternehmen besonders wirkungsvoll sind.

5 Softwaresysteme für die effektive Remote-Arbeit

1. Endpunkt-Sicherheitssoftware: Sicherheit im Unternehmen

2. Videokonferenzsoftware: Virtuelle Meetings

3. Software für die Zusammenarbeit: Projektarbeit im Team

4. Aufgabenmanagement-Software: Die Aufgaben von Remote-Teams verwalten

5. Zeiterfassungssoftware: Arbeitszeiten genau erfassen

1. Endpunkt-Sicherheitssoftware: Sicherheit im Unternehmen

Endpunkte sind alle Geräte, die mit einem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, wie Laptops, Smartphones und Server. Diese Endpunkte sind am anfälligsten für Malware-Angriffe und Viren. Endpunkt-Sicherheitssoftware beugt dem vor.

Was ist Endpunkt-Sicherheitssoftware?

Endpunkt-Sicherheitssoftware trägt dazu bei, Geräte zu sichern, die remote mit einem Unternehmensnetzwerk verbunden sind. Systemadministratoren und IT-Sicherheitsteams können so in Echtzeit und über zentralisierte Dashboards den Sicherheitsstatus einsehen und Bedrohungen verfolgen. Alle identifizierten Bedrohungen können sofort gekennzeichnet und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Üblicherweise bietet die Software Funktionen für Geräteberechtigungen und -steuerung, Web-Sicherheit, Patching und die Installation von Software-Updates.

Endpunktsicherheits-Dashboard in Webroot SecureAnywhere Endpoint Protection
Endpunktsicherheits-Dashboard in Webroot SecureAnywhere Endpoint Protection (Quelle)

Tipps zur Produktwahl

Nicht jedes Endpunkt-Sicherheitssystem deckt alle Sicherheitsaspekte von Remote-Geräten ab. Manche Tools bieten beispielsweise nur Viren- und Malware-Schutz. Achte deshalb beim Kauf darauf, ob das Tool deiner Wahl deine Sicherheitsanforderungen erfüllt.

2. Videokonferenzsoftware: Virtuelle Meetings

Durch die Pandemie wurde ein Großteil aller Business-Meetings ins Internet verlagert. Virtuelle Meetings sind zwar oft kein gleichwertiger Ersatz für persönliche Treffen, doch sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, unabhängig von geografischen Beschränkungen ihre Geschäfte zu führen.

Was ist Videokonferenzsoftware?

Videokonferenzsoftware ermöglicht virtuelle Besprechungen und die Zusammenarbeit in Videoanrufen. Oft können die Teilnehmenden im Anruf Dateien teilen und mit Kommentaren und Anmerkungen versehen.

Weitere nützliche Funktionen sind integrierte Chats, virtuelle Whiteboards und Optionen zur Anrufaufzeichnung, Bildschirmfreigabe und Verwaltung von Teilnehmenden.

Screenshot einer Videokonferenz in Cisco Webex Meetings
Screenshot einer Videokonferenz in Cisco Webex Meetings (Quelle)

Tipps zur Produktwahl

Verschiedene Tools unterstützen eine unterschiedliche Anzahl an Teilnehmenden pro Sitzung und bestimmte Funktionen wie die Einwahl per Telefon und Textnachrichten sind nicht bei allen Tools und Abonnementoptionen verfügbar. Vergleiche, wie viele Teilnehmenden ein Tool in seinen verschiedenen Preisoptionen unterstützt, und wähle die Variante aus, die in dein Budget passt und alle nötigen Funktionen bietet.

3. Software für die Zusammenarbeit: Projektarbeit im Team

Viele Arbeitgeber befürchten, dass ihre Teams weniger eng zusammenarbeiten, wenn sie remote arbeiten. Das muss jedoch nicht sein: Mit der richtigen Software sind Zusammenarbeit, Projektplanung und Kommunikation auch aus der Entfernung ganz unkompliziert.

Was ist Software für die Zusammenarbeit?

Software für die Zusammenarbeit hilft Teammitgliedern, in Kontakt zu bleiben und gemeinsam zu arbeiten oder Smalltalk zu halten. Teams können über Textnachrichten sowie Audio- und Videoanrufe kommunizieren, Status-Updates und Dokumente teilen und Fragen beantworten.

Üblicherweise bieten die Tools Gruppenchats und die Möglichkeit, Dateien freizugeben, Kommentare hinzuzufügen und Personen zu markieren.

Diskussion in Productboard
Diskussion in Productboard (Quelle)

Tipps zur Produktwahl

Frag den Anbieter, welche Teamgröße das Tool unterstützt, damit es zu deinem Team passt. Achte darauf, ob das Tool deiner Wahl in der gewünschten Preisvariante alle Funktionen bietet, die du brauchst, beispielsweise die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern.

4. Aufgabenmanagement-Software: Die Aufgaben von Remote-Teams verwalten

Projektaufgaben remote zu verwalten ist manchmal sehr komplex. Jedem Teammitglied alle nötigen Informationen zu seinen Aufgaben mitzuteilen und nach dem aktuellen Stand zu fragen kann ziemlich mühselig sein. Software für die Aufgabenverwaltung macht es möglich, all das zentral und unkompliziert zu managen.

Was ist Aufgabenmanagement-Software?

Mit Aufgabenmanagement-Tools kann ein Projekt in zusammenhängende und aufeinanderfolgende Aufgaben aufgeteilt werden. Alle Aufgaben lassen sich einzeln planen, zuweisen, priorisieren und nachverfolgen.

Wenn eine Aufgabe die festgelegte Dauer oder das Fälligkeitsdatum überschreitet, werden automatische Benachrichtigungen an die Projektleitung gesendet, damit sie die Remote-Teammitglieder kontaktieren und nach dem Stand der Dinge fragen kann.

Ein Kanban-Board in MeisterTask 
Ein Kanban-Board in MeisterTask (Quelle)

Tipps zur Produktwahl

Aufgabenmanagement-Tools bieten verschiedene Optionen zur Aufgabenvisualisierung wie Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme. Kanban-Boards können wichtige Aufgabendetails zeigen, während Gantt-Diagramme die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben genauer visualisieren. Überlege dir vor dem Kauf, welche Darstellungsweisen dein Team benötigt und bevorzugt.

5. Zeiterfassungssoftware: Arbeitszeiten genau erfassen

Heutzutage muss niemand mehr mühsam Zettel oder Excel-Tabellen ausfüllen, um Arbeitszeiten nachzuverfolgen. Es gibt eine Vielzahl von Tools, mit denen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Angestellten auch aus der Ferne verfolgen und erfassen können.

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Mit Tools für die Zeiterfassung können Teammitglieder mit einem Klick per Smartphone oder Computer angeben, wann sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen und aufhören. Manche Programme nutzen GPS, um den Standort bei Arbeitsbeginn zu registrieren. Das kann für Außendienstunternehmen nützlich sein, die ihre mobilen Arbeitskräfte nachverfolgen möchten.

Einige Zeiterfassungstools bieten außerdem Benachrichtigungen, wenn Teammitglieder von ihren Zeitplänen oder Zeiterfassungsrichtlinien abweichen.

Zeiterfassung in in WebWork Time Tracker
Zeiterfassung in in WebWork Time Tracker (Quelle)

Tipps zur Produktwahl

Zeiterfassungstools sind sowohl als eigenständige Produkte als auch als Bestandteil von Produktsuiten für die Personaleinsatzplanung oder Personalanalysen verfügbar. Welche Art von Software für dich die Richtige ist, hängt von deinen Funktionsanforderungen und deinem IT-Budget ab.

Mit den richtigen Softwaretools effektive Remote-Arbeit fördern

Funktionierende und effektive Remote-Arbeit ist Gold wert: Unternehmen, deren Angestellte 15 % produktiver arbeiten, können bis zu 8.000 $ pro angestellter Person sparen. In einem Jahr kann sich das auf Einsparungen von ganzen 4 Millionen Doller aufsummieren.

Bei diesem immensen Potenzial sollte kein Unternehmen darauf verzichten, die Remote-Arbeit im Rahmen der Personal- und Betriebsstrategie genau zu betrachten und zu optimieren.

Die folgenden Schritte helfen dir, das richtige Tool für diesen Zweck auszuwählen:

  • Lies Nutzerbewertungen: Wenn du unsicher bist, welches Tool für dein Team das Richtige ist, lies die Nutzerbewertungen auf einer unabhängigen Plattform wie Capterra, um einen unvoreingenommenen Eindruck von Leistung, Preis, Benutzerfreundlichkeit und Supportoptionen eines Tools zu erhalten.
  • Besprich dich mit dem Team: Wähle ein Tool, mit dem dein Team gut zurechtkommt – schließlich sind die Teammitglieder diejenigen, die das Tool letztendlich nutzen. Frag sie nach den Funktionen, die sie wichtig finden, und nach bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Tools. Wenn möglich, besorge eine Demoversion eures bevorzugten Tools, damit das Team herausfinden kann, ob ihm die Nutzeroberfläche zusagt.

Frag außerdem den Anbieter, ob dein Team für die Nutzung des Tools spezielle Schulungen benötigt. Falls ja: Fallen dafür Zusatzkosten an?

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Aufgabenmanagement-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Haftungsausschluss

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Der Artikel erwähnt die Bedeutung von Richtlinien für die Remote-Arbeit, aber ist in keiner Weise als Rechtsberatung oder Befürwortung bestimmter Handlungsweisen gedacht.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.