Kollege Roboter: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement

Veröffentlicht am 8.1.2019 von Ines Bahr und Rachel Burger

Schon im Laufe der nächsten 5 Jahre könnte die Integrierbarkeit von künstlicher Intelligenz (KI) für Apps entscheidender werden als ihre mobilen oder cloudbasierten Funktionen.

In einem kürzlich erschienenen Bericht von Gartner mit dem Titel Conversational AI to Shake Up Your Technical and Business Worlds legen die Autoren Tom Austin, Mark Hung und Magnus Revang dar, dass KI schon 2021 so tief im Bewusstsein aller Arbeitnehmer*innen angekommen sein wird, dass die KI-Integration unverzichtbar sein wird. (Kunden von Gartner können den gesamten Bericht einsehen.)

Voraussichtlich setzen Unternehmen dann auf virtuelle Assistenzsysteme (so ähnlich wie Siri oder Alexa), die sogenannte Conversational AI, anstatt auf einzelne Anwendungen. Die Autoren schreiben:

„Wir gehen davon aus, dass man nicht mehr mit Dutzenden, vielleicht Hunderten von Apps hantieren wird (typischerweise nutzt jede*r heute 4–6 Apps), sondern dass im [Geschäfts-]Leben eine Vielzahl von Systemen zum Einsatz kommen wird, die über die Bedürfnisse und Vorlieben einzelner Mitarbeiter*innen Bescheid wissen, auf deren Geheiß Aufgaben übernehmen und aus eigenem Antrieb in beinahe jedem Zusammenhang Unterstützung leisten.“ (Übersetzung von uns.)

Als ich den Bericht erstmals gelesen hatte, war ich ganz aufgeregt. Wer hätte nicht gerne ein Helferlein, das alle Systeme an einem Ort zusammenführt und abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen und Umgebungen die passende Hilfe bietet?

Projektmanager*innen berichten, dass Projekte meist infolge ineffektiver Kommunikation scheitern. Systeme, die die Verständigung untereinander reibungsloser gestalten und effektiv miteinander und mit Endnutzer*innen kommunizieren, sind also mit Sicherheit eine Investition wert.

Trotz der potentiellen Vorteile stehen viele der KI am Arbeitsplatz sehr skeptisch gegenüber. Oliver Yarbrough, Projektmanager bei NCMA, schrieb zum Beispiel kürzlich bei LinkedIn: „[KI] ist in der Lage, größere Datensätze zu analysieren und schneller genauere Analysen bereitzustellen als Menschen. Das Ergebnis: Gutbezahlte Projektmanagementstellen werden durch effizientere Maschinen ersetzt.“

In der Financial Times ergänzt Andrew Hill: „Die meisten [Manager*innen] werden sich besondere Fähigkeiten aneignen müssen, ob nun kreative oder technische, die von Maschinen noch nicht beherrscht werden.“ (beide Übersetzungen von uns)

Diejenigen Projektmanager*innen, die sich nicht spezialisieren (und zwar in all ihrer Menschlichkeit und mit den Fähigkeiten, die sie als Menschen haben), werden Probleme haben, ihre Stellen zu halten.

Maschinen sind nicht zu menschlicher Intuition fähig, aber dennoch müssen wir uns darauf einstellen, dass die KI uns erhalten bleibt. Sie wird ganz zwangsläufig die Abläufe in Unternehmen verändern – und das ist eine gute Sache.

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement

Angesichts der Unmengen an Informationen zu künstlicher Intelligenz, ihren Unterarten und ihren Folgen für Projektmanager*innen wollen wir mit diesem Artikel:

  • Ein paar Begriffe aus dem Umfeld der KI verständlich definieren
  • Die Vorteile von KI für Unternehmen erläutern
  • Die zunehmende Verschränkung von Projektmanagement und KI ausleuchten
  • Die Auswirkungen der KI auf den Berufsstand der Projektmanager*innen bis 2020 vorhersagen
  • Anstehende Herausforderungen für Projektmanager*innen hervorheben
  • Darlegen, wie man sich heute auf die KI vorbereitet

Dieser Artikel soll dir dabei helfen, dich darauf einzustellen, wie die künstliche Intelligenz am Arbeitsplatz das Projektmanagement beeinflussen wird, und dir aufzeigen, wie du dich darauf vorbereiten kannst. So oder so wird die KI den Status quo verändern. Am Ende dieses Textes sehnst du es dir vielleicht sogar schon herbei.

Was genau ist eigentlich künstliche Intelligenz?

„Künstliche Intelligenz“ ist ein Sammelbegriff für Technologien, die über Routineberechnungen hinaus in tiefe Analysen vorstoßen, wie sie bisher nur von Menschen gemacht werden konnten.

Science-Fiction hat hier viel Verwirrung gestiftet: Wenn wir „intelligent“ hören, denken wir „menschenähnlich“. Das ist aber bisher nicht die Richtung, in die sich KI entwickelt, und wird es vermutlich auch nicht werden.

Betrachten wir diese Problemstellung durch das Prisma der Menschlichkeit in der KI:

  • Konzepte, die Menschen nur schwer in Worte fassen können (zum Beispiel gesunder Menschenverstand, Pathos oder Vernunft), kann ein Computer nicht lernen.
  • „Intelligenz“ bezeichnet im Zusammenhang mit ausgefeilten Maschinen hauptsächlich die Fähigkeit, Informationen wie Gesichter, Stimmen oder Texte korrekt zuordnen und Muster erkennen zu können. Diese Prozesse sind zwar äußerst eindrucksvoll, aber meilenweit von menschlicher Intelligenz entfernt.
  • Bisher können Maschinen ausschließlich auf Grundlage regelbasierter Systeme gestaltet werden.

Mit anderen Worten: Ava aus „Ex Machina“, Andrew aus „Der 200 Jahre Mann“ und HAL 9000 aus „2001: Odyssee im Weltraum“ werden sich so schnell nicht auf deine Stelle bewerben.

Wie profitieren Unternehmen von künstlicher Intelligenz am Arbeitsplatz?

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement - Vorteile

Sowohl große Unternehmen als auch Verbraucher*innen verwenden seit Jahrzehnten KI – im weiteren Sinne. Dazu gehören Dinge wie:

  • Die Erkennung von Kreditkartenbetrug
  • Algorithmen zur Empfehlung von Musik oder Filmen (z. B. bei Spotify oder Netflix)
  • Geschätzte Ankunftszeiten von Lieferdiensten
  • Spamfilter in E-Mailprogrammen
  • Spracherkennung und virtuelle Assistenten wie Siri oder Cortana

Mal ehrlich: Wann denken wir da schon drüber nach?

Doch dieses schrittweise Vordringen der künstlichen Intelligenz in den Alltag von Unternehmen und Verbraucher*innen hat weitreichende Folgen. Künstliche Intelligenz ist ein derartiger Wettbewerbsvorteil, dass Unternehmen es sich im Grunde bald nicht mehr leisten können, nicht mitzumachen.

Gartner sieht voraus, dass „2019 Plattformen mit KI bisher marktführenden Unternehmen 30 % der Einkünfte abgraben werden“ und dass „bis 2019 mehr als 10 % neuer Mitarbeiter*innen in IT-Abteilungen hauptsächlich damit beschäftigt sein werden, Skripte für Bot-Interaktionen zu schreiben“. (Der ganze Bericht „Predicts 2017: Artificial Intelligence“ ist für Gartner-Kunden auf Englisch verfügbar.)

Insgesamt treiben drei verschiedene Entwicklungen Unternehmen aller Art dazu, in den nächsten Jahren in KI zu investieren, während die Lösungen komplexer und leistungsfähiger werden. Und zwar:

  1. Das verbesserte Verständnis zwischen Mitarbeiter*innen und Maschinen. Nie wieder jemanden einstellen, der dann erst Excel lernen muss: Programme werden so intuitiv, dass sie von allen genutzt werden können. Endnutzer*innen können sich ein persönliches Nutzererlebnis schaffen, bei dem sie von ihren Programmen wirklich verstanden
  2. Das Ende der Abteilungsgrenzen. Wenn KI-Netzwerke Anwendungen miteinander verknüpfen, verbinden sie auch Endnutzer*innen – und damit Menschen.
  3. Automatisieren, was automatisiert werden kann. Es ist die Automation, die Angestellten am meisten Angst macht: Keiner will von einem Roboter ersetzt werden. Und doch sind die möglichen Kostenersparnisse für Unternehmen ein großer Anreiz.

Ein verbessertes Verständnis, glattere Kommunikation, reibungslosere Zusammenarbeit und höhere Produktivität: Das klingt ganz nach den Aufgaben eines Projektmanagers bzw. einer Projektmanagerin – und so bangen nicht wenige um ihre Rolle. Fragen wir uns also, welchen Einfluss die KI auf das Projektmanagement haben wird.

Was ist Projektmanagement-KI?

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement - Projektmanagement-KI

Projektmanagement-KI ist ein integriertes System, das ohne menschliches Zutun Projekte verwalten kann. Mit künstlicher Intelligenz bewehrte Bots können nicht nur automatisierte Aufgaben übernehmen, sondern auch Erkenntnisse ableiten und auf deren Grundlage Prozessvorschläge machen, Einsichten ins Team geben oder sogar Projektentscheidungen treffen.

So gibt es bereits Technologien, oder wird sie in naher Zukunft geben, die Folgendes können:

  • Dem richtigen Mitarbeiter oder der richtigen Mitarbeiterin die richtige Aufgabe zuweisen. In Erweiterung des Erfolgs von Bewerbermanagementsystemen nutzen Personaler*innen in Zukunft zusätzliche Technologien, um ihre Einstellungsprozesse weiter zu verbessern. Ideal, ein Hersteller von KI-basierter Bewerbermanagementsoftware, fand heraus: „Unternehmen, die KI-basierte Bewerbersoftware verwenden, verzeichnen eine Performance-Steigerung von 20 %, die Einnahmen pro Mitarbeiter*in steigen um 4 % und die Fluktuation sinkt um 35 %. Man stelle sich vor, dass dieselben Werte bei der Zusammenstellung von Projektteams möglich sind.“
  • Persönliche Leerlaufzeiten automatisch verkürzen. Bei KI braucht man sich über den Begleitaufwand keine Gedanken machen: Sie kann sich an das Arbeitstempo jedes Teammitglieds anpassen und in Abhängigkeit davon stetig Aufgaben zuweisen, ohne die Person zu überfordern. Anwendungen, die das bereits können, werden weiter unten noch besprochen.
  • Ein Umfeld für das Wissensmanagement schaffen. Verlässt jemand ein Unternehmen, nimmt er oder sie ein beträchtliches, nichtübertragbares Wissen mit. Mit Projektmanagement-KI können Verhaltensmuster am Arbeitsplatz gesammelt und so das Mitarbeiterwissen erfasst werden. Damit können Beständigkeit und Qualität erhöht werden und es ist nicht mehr nötig, regelmäßig „das Rad neu zu erfinden“. Das ist zwar in weiten Teilen noch theoretisch, wird aber vermutlich in den nächsten ein, zwei Jahren für innovative, große Unternehmen verfügbar und danach schnell an Beliebtheit zunehmen.
  • Eine sichere Arbeitsumgebung schaffen. In Unternehmen mit wechselnden Arbeitsbedingungen kann KI für das menschliche Auge unsichtbare Warnzeichen erfassen, die die Wahrscheinlichkeit von Unfällen am Arbeitsplatz erhöhen. Ein KI-basiertes Projektmanagementsystem für den Bau könnte zum Beispiel die Maschinenleistung beobachten, die Luftqualität auswerten oder Gesichtsausdrücke von Arbeiter*innen festhalten und so unsichere Arbeitsumfelder erkennen und umgehend die entsprechenden Beteiligten warnen.
  • Unermüdlich objektiv und wachsam bleiben. Wo Menschen müde werden, wenn sie ein fertiggestelltes Projekt oder Bauteil einer letzten Prüfung unterziehen, bleibt ein KI-System immer aufmerksam. Es macht keine Abstriche und keine Ausflüchte, nur, weil nach einem langen Arbeitstag die Konzentration nachlässt.

Natürlich gibt es bisher kein einzelnes System, das all diese Funktionen umfasst, doch Projektmanager*innen aller Branchen werden diese arbeitsverändernden Vorteile mit Sicherheit bald selbst erleben.

Bietet Projektmanagement-Software derzeit schon KI-Funktionen?

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement - Software

Im Augenblick verfügen noch nicht viele Projektmanagement-Lösungen über eine eigene KI, die Branche entdeckt die Möglichkeiten des Maschinenlernens und der künstlichen Intelligenz erst langsam für sich.

Aber es gibt ein paar Ausnahmen.

Die sichtbarste Form der künstlichen Intelligenz in Projektmanagement-Programmen sind sicherlich Chatbots. So haben sich zum Beispiel Cisco Webex Teams, ehemals bekannt als Cisco Spark, und Redbooth mit der Plattform api.ai zusammengetan, um einen Bot zu erstellen, der Teammitgliedern Fragen stellt. Etwa „Was steht heute an?“, „Sag mir, woran mein Team gerade arbeitet“ oder „Was ist gerade dringend?“.

Stratejos übernimmt für agil arbeitende Softwareentwicklungs-Teams ähnliche Aufgaben wie eine Slack-Integration. Weitere Siri-ähnliche Tools werden in den nächsten Jahren sicher an Bedeutung gewinnen.

Außerdem gibt es einige leistungsstärkere Projektmanagement-Plattformen mit eingebauten KI-Funktionen. Zum Beispiel:

Rescoper. Die Plattform wirbt damit, dass sie die repetitiven Aufgaben des Projektmanagements übernimmt und es Teams so ermöglicht, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren – also genau das, was KI-basierte Anwendungen tun sollten. Die Projektmanagement-Lösung passt die Ansicht eines jeden Nutzers automatisch so an, dass sie auf seine (oder ihre) Rechte zugeschnitten ist. Sie weist abhängig von Auslastung und Aufgabendauer Aufgaben zu und warnt, wenn sie „glaubt“, dass ein Projekt den Zeit- oder Budgetrahmen überschreiten wird.

ClickUp. ClickUp ist ein erst kürzlich erschienenes Tool für das Projektmanagement und in seiner Art einzigartig. Derzeit ist es noch in der Betaphase und die Algorithmen können jetzt schon so einiges:

  • Das für eine Aufgabe geeignetste Teammitglied identifizieren und dem/der Betreffenden diese Aufgabe zuweisen
  • Automatisiert und abhängig von der Relevanz im Kontext Nutzer*innen in Kommentaren markieren
  • Benachrichtigungen und Updates visualisieren
  • Unerreichbare Fristen vorhersagen
  • Den falsch eingeschätzten Zeitbedarf für einzelne Aufgaben korrigieren

„Wir sehen derzeit im Bereich Projektmanagement nur eine langsame Einstellung auf KI und Maschinenlernen“, sagte mir Zeb Evans, der CEO von ClickUp. „Ich habe das nachdrückliche Gefühl, dass aktuelle Projektmanagement-Software nicht funktional, dafür aber umständlich und schrecklich komplex ist. Das habe ich in meinem letzten Unternehmen sechs Jahre lang ertragen, bevor ich es verlassen habe und beschloss, mich der Sache anzunehmen.“

Und er hat schon beachtliche Ergebnisse erzielt. Er erläutert: „Die geschlossene Betaversion hat sich als ausgesprochen leistungsstark erwiesen … Wir können mit Sicherheit sagen, dass die händischen Aufgaben um mindestens 20 % reduziert werden können, sobald die nötige Datenmenge erreicht ist.“

Mit dem Ergebnis wäre wirklich jede*r Projektmanager*in zufrieden.

Mit Clickup in der Vorreiterrolle werden sicher weitere Projektmanagement-Programme mit starker KI erscheinen. Polydone, ein Projektmanagement-System auf Kanban-Basis, verspricht seinen Nutzer*innen bereits: „In naher Zukunft werden künstliche Intelligenz und Maschinenlernen in Polydone zur Verfügung stehen. Das Ziel ist eine noch weitergehende Automatisierung und eine noch genauere Einschätzung von Fristen und Budgets der bearbeiteten Projekte.“

Welche Probleme bringt künstliche Intelligenz im Projektmanagement mit sich?

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement - Probleme

Natürlich bedeuten automatisierte Projektmanagementfunktionen nicht das Ende aller Laufbahnen im Projektmanagement.

„Künstliche Intelligenz im Projektmanagement kann zeitfressende Aufgaben übernehmen und Projektmanager*innen so ein bisschen Zeit sparen, indem sie zum Beispiel Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenträgt und hübsche PowerPoint-Präsentationen erstellt oder Daten aus inkompatiblen Systemen miteinander abgleicht. Die wichtigste Aufgabe von Projektmanager*innen sind aber Mitarbeiterführung und Kommunikation. Das lässt sich nicht automatisieren.“

Dieses Zitat stammt von Alan Zucker, dem Gründer von Project Management Essentials. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Projektmanagement ist er skeptisch, dass KI mehr können wird, als nur langwierige Aufgaben zu automatisieren. Er schließt: „Die zentrale Aufgabe des Projektmanagers oder der Projektmanagerin, nämlich die erfolgreiche Fertigstellung des Projektes sicherzustellen, bleibt erhalten.“

Einige gehen sogar so weit, zu erwarten, dass Projektmanager*innen mit KI ihre Teamführungsfähigkeiten besser verwalten können. Ji-A Min von Ideal sagte mir dazu:

„Einer Umfrage zufolge sind Projektmanager*innen bei 51 % der Leute unbeliebt, sie seien faul, schmückten sich mit fremden Federn, planten unrealistisch und hätten nicht das nötige technische Verständnis. Automatisierte Projektmanager*innen können so programmiert werden, dass sie eben keine menschlichen Fehler haben. Dass sie keine voreingenommenen Entscheidungen treffen oder es nicht am nötigen Grundwissen fehlt oder an der nötigen Sorgfalt. Darüber hinaus wird ihre Leistung mit der Zeit immer besser, weil die Algorithmen immer genauer werden, je größer ihre Datenbasis ist.“

Mit anderen Worten: KI kann menschliches Versagen ausgleichen und gleichzeitig Projektmanager*innen zu noch besseren Projektmanager*innen machen. Denken wir kurz über die folgenden, tagtäglich von PMs durchgeführten Arbeiten nach:

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement - Mensch vs Maschine

Ganz offensichtlich lassen sich Führungsaufgaben nicht an Roboter übergeben. Und das wird auch nicht kommen. KI fehlt einfach das für gute Führung nötige Feingefühl. Emotionale Intelligenz gilt nicht umsonst als eine der wichtigsten Eigenschaften von Projektmanager*innen. Die lässt sich nicht so einfach ersetzen.

Avisha NessAiver, Entwicklungsleiter bei Simply Physics, bringt es auf den Punkt: „Erfolgreiche Projektmanager*innen können Unwägbarkeiten ausgleichen. Sie halten die Fähigkeiten und Gefühlswelten von vielen verschiedenen Menschen im Gleichgewicht (und wir wissen alle, wie unvorhersehbar Menschen sein können) und führen sie im chaotischen Alltag eines Unternehmens zum Erfolg.“

Das im Projektmanagement vorherrschende Chaos kann nur ein Mensch wirklich überstehen. Und mit der Unterstützung von KI gelingt das am allerbesten.

Wie sieht die Zukunft des Projektmanagements angesichts der KI am Arbeitsplatz aus?

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement - Zukunft

Das Projektmanagement wird sich verändern.

Das beschäftigt natürlich jeden, der in dem Bereich arbeitet. Aber seien wir mal ehrlich:

  • Das Projektmanagement hat Oracle überlebt und die 1977 veröffentliche Projektmanagement-Software Artemis.
  • Es hat 1979 die ersten digitalen Tabellen überlebt.
  • Es hat 1986 überlebt, als Carnegie Mellon Capability Maturity Software herausgebracht, ein fünfstufiges Projektmanagement-System nach Reifegraden.
  • Das Projektmanagement hat überlebt, als später viel weiter fortgeschrittene Projektmanagement-Lösungen erschienen, etwa Microsoft Project, Jira oder Slack.

Das Berufsbild hat sich in den letzten 50 Jahren stark verändert. Heute ist alles effizienter und produktiver, der verbesserten Nutzung – und Nutzbarkeit – von Projektmanagementlösungen sei Dank. Es wird sich weiterentwickeln, weiter gedeihen, auch in einer Ära der KI. Oder wie siehst du das? Hast du schon selbst künstliche Intelligenz im Projektmanagement eingesetzt? Freust du dich auf die neuen Möglichkeiten oder zögerst du noch, weil du dir nicht vorstellen kannst, wie sie deinen Alltag beeinflussen wird? Hat die künstliche Intelligenz deine Arbeit vielleicht schon fest im Griff?

Ich würde mich freuen, in den Kommentaren weiterzudiskutieren.

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