Buchhaltungssoftware - Seite 16

Geschrieben von Lisa Morris und Ines Bahr

Wichtige Informationen zum Kauf von Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware vereinfacht das Finanzmanagement eines Unternehmens, indem sie Aufgaben wie die Nachverfolgung von Verbindlichkeiten (Kreditoren) und Forderungen (Debitoren), die Bearbeitung von Rechnungen (Fakturierung) und die Führung genauer Finanzunterlagen (Hauptbuch) automatisiert. Dabei sind alle nötigen Buchhaltungsfunktionen integriert, um eine Echtzeitübersicht über die finanzielle Situation des Unternehmens zu bieten.

Software für die Buchhaltung wird von verschiedensten Fachkräften wie Buchhaltern, Rechnungsprüfern, Geschäftsinhabern, Finanzmanagern und Betriebsteams eingesetzt, um ihre Bücher in Ordnung zu halten, Ausgaben zu überwachen, Berichte zur finanziellen Leistung des Unternehmens zu erstellen und Steuervorschriften einzuhalten.

Die meisten auf dem Markt verfügbaren Buchhaltungsprogramme werden mit einem Monatspreis angeboten, der bei Tools auf Einstiegsniveau üblicherweise zwischen 13 und 299 $ (12 - 274 €) liegt und ein bis vier Nutzer unterstützt. Abonnements für erweiterte Systeme und Premiumversionen können bis zu 499 $ (457 €) pro Monat kosten. [1] Fast die Hälfte (47 %) der Buchhaltungssoftware-Käufer, mit denen die Beratungsteams von Capterra in den letzten zwei Jahren gesprochen haben, haben weniger als 210 $ (192 €) pro Monat budgetiert. [2]

Erstmalige Käufer von Buchführungsprogrammen sollten ihr Budget, ihre Nutzerzahl, spezifische Anwendungsfälle und benötigte Integrationen bei der Auswahl berücksichtigen. Stelle gemeinsam mit allen Stakeholdern eine Liste wichtiger Fragen zusammen, um das beste System für eure Anforderungen zu finden. Dabei können Fragen wie die folgenden hilfreich sein:

• Wie einfach ist es, benutzerdefinierte Finanzberichte zu erstellen, zu verwalten und zu teilen?
• In welchen Fällen und auf welche Weise zeigt das System Fehler bei der Bankabstimmung an?
• Lässt die Software sich reibungslos in unsere bestehenden Systeme integrieren, um eine umfassende Datenkonnektivität zu gewährleisten?
• Wie einfach ist es, die Unternehmensausgaben zu überwachen, und wird angezeigt, wie sich die Ausgaben im Laufe der Zeit verändern?
• Wie einfach ist es, Rechnungen für Kunden zu verwalten, einschließlich der Einrichtung regelmäßiger Rechnungen für Stammkunden?
• Wie überwacht die Software Nutzeraktivitäten und setzt Autorisierungsprotokolle durch?

Welche ist die am häufigsten bewertete Buchhaltungssoftware?

Capterra ermittelt die beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer auf der Grundlage einer proprietären Mischung aus Benutzerbewertungen und Beliebtheit und hilft kleinen Unternehmen so, die effektivste Buchführungslösung für ihre Bedürfnisse zu finden. Hier sind die fünf am häufigsten bewerteten Produkte für diese Kategorie:

Diese Rankings werden durch die Kombination von verifizierten Nutzerbewertungen und öffentlich zugänglichen Daten zur Beliebtheit in Websuchen ermittelt:

• Bewertungs-Score: Relativer Score der Software auf Basis der von Nutzern auf Capterra abgegebenen Bewertungen, normalisiert nach Anzahl und Aktualität der Bewertungen.
• Beliebtheits-Score: Relative Beliebtheit der Software auf Basis von Trends in Websuchen und der Onlinepräsenz der Produkte.

Was ist Buchhaltungssoftware?

Buchführungsprogramme helfen Unternehmen, ihre täglichen Finanzen im Blick zu behalten. Sie funktionieren wie ein digitaler Assistent, der alle Geldein- und -ausgänge des Unternehmens verzeichnet, die Transaktionen ordentlich in einfache Kategorien einordnet und einen Überblick über die finanzielle Leistung des Unternehmens gibt.

So müssen Unternehmen Ausgaben nicht in Tabellen oder auf Papier nachverfolgen und können Transaktionen erfassen, Rechnungen erstellen und senden sowie detailgenaue Finanzberichte erstellen.

Prognosen von Gartner zufolge wird der weltweite Markt für Finanzmanagement-Software bis 2026 vermutlich auf 24,4 Milliarden Dollar geschätzt werden. [3]

Capterra verzeichnet 1.081 verschiedene Buchhaltungsprodukte, für die allein im vergangenen Jahr 6.762 verifizierte Nutzerbewertungen veröffentlicht wurden. [4]

Preisgestaltung von Buchhaltungssoftware

Die meisten auf dem Markt verfügbaren Buchhaltungssoftwareprodukte werden auf monatlicher Basis abgerechnet. Einstiegsversionen kosten durchschnittlich 144 $ (132 €) pro Monat und unterstützen einen bis vier Benutzer. Premiumversionen und erweiterte Abonnements kosten typischerweise etwa 312 $ (285 €) pro Monat.

• Buchhaltungssysteme auf Einstiegsniveau bieten die Hauptfunktionen Hauptbuch, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Finanzberichterstattung und Bankabstimmungen.
• Premiumversionen oder erweiterte Produkte kosten meist mehr und bieten Zusatzfunktionen wie Einkunfts- und Bilanzaufstellungen, Ausgabenverfolgung, Rechnungsstellung und Fakturierung sowie Bestandsverwaltung.

Fast die Hälfte (47 %) der Käufer von Buchhaltungssoftware, mit denen die Beratungsteams von Capterra in den letzten zwei Jahren gesprochen haben, haben weniger als 210 $ (192 €) pro Monat budgetiert.

Erstmalige Käufer sollten Folgendes wissen:

• Üblicherweise entstehen im Voraus Kosten für Einrichtung, Anpassung und Datenmigration.
• Für Wartung und Kundensupport fallen meist wiederkehrende Kosten an.

Manche Anbieter bieten Gratisversionen ihrer Softwaren an, die jedoch meist einen deutlich geringeren Funktionsumfang haben und keine große Nutzerzahl ermöglichen.

Viele Produkte bieten zudem kostenlose Testversionen, damit die Nutzer das System ausprobieren können, bevor sie sich für einen längerfristigen kostenpflichtigen Vertrag entscheiden. Sobald Nutzer ihre Auswahlliste auf eine kleine Zahl an Produkten eingegrenzt haben, sind Testversionen eine gute Option, um vor der endgültigen Entscheidung sicherzustellen, dass das Produkt auch allen gefällt.

Funktionen von Buchhaltungssoftware, von Nutzern bewertet

Alle Buchhaltungstools bieten grundlegende Funktionen, die ein Unternehmen für die Bilanzierung benötigt, etwa für das Hauptbuch und den Bankkontoabgleich. Dazu kommt meist eine Reihe weiterer üblicher Funktionen.

Gut bewertete Kernfunktionen von Buchhaltungssoftware

• Erstellung von Finanzberichten: Berichte zur Beurteilung der finanziellen Leistung des Unternehmens erstellen. 90 % der Rezensenten stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Hauptbuch: Das Hauptbuch bzw. die zentrale Buchführung erfasst und zentralisiert alle finanziellen Transaktionen. 86 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Bankabstimmung: Buchhaltungsunterlagen mit Kontoauszügen abgleichen, um Diskrepanzen festzustellen. 82 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Verfolgen, welche Beträge das Unternehmen Gläubigern oder Lieferanten schuldet (Kreditoren) und welche ausstehenden Beträge Kunden dem Unternehmen schulden (Debitoren). 77 % der Nutzer stufen die Kreditorenbuchhaltung und 73 % die Debitorenbuchhaltung als unverzichtbare oder sehr wichtige Funktionen ein.

Gut bewertete häufige Funktionen von Buchhaltungssoftware

Aus der Analyse unserer proprietären Nutzerbewertungsdaten geht hervor, dass Nutzer einige weitere gängige Buchhaltungsfunktionen wertvoll finden:

• Gewinn- und Bilanzrechnungen: Aufstellungen zur Finanzlage des Unternehmens einschließlich Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu einem bestimmten Zeitpunkt anzeigen. 92 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Ausgabenverfolgung: Alltägliche Unternehmensausgaben wie Käufe und Rechnungen detailgenau dokumentieren und Geldflüsse verfolgen. 80 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Fakturierung und Rechnungsstellung: Rechnungen an Kunden oder Klienten erstellen, verwalten und senden. 81 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Payroll-Management: Auf Mitarbeitergehälter bezogene Prozesse, Daten, Steuern und Dokumente effizient verwalten. 73 % der Nutzer stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von Buchhaltungssoftware

Reibungslosere Finanzverwaltung: Nutzer geben an, dass sie mit einer Buchhaltungssoftware ihre Finanzen besser im Griff haben, indem sie alle finanziellen Aktivitäten über eine zentrale Plattform steuern und unkompliziert Finanzeinblicke in Echtzeit erhalten.

„Ich mag es, Finanzprozesse zentral verwalten und automatisieren zu können, von der Buchhaltung und Assetverwaltung bis zur Finanzplanung und Datenanalyse.“

– Mark P., Finanzanalyst für Verbrauchsgüter

Verbesserte Teamzusammenarbeit: Nutzer schätzen den zentralen Zugriff auf Finanzdaten, der Prüfprozesse vereinfacht und die Teamproduktivität steigert. So werden Aufgaben wie die Prüfung von Rechnungen und Abschlüssen schneller erledigt und Teams müssen nicht mehr darauf warten, dass andere Beteiligte ihnen benötigte Dateien senden.

„Es ist sehr nützlich, dass alle im Buchhaltungsteam problemlos an denselben Dingen arbeiten können (Rechnungen, Berichte usw.).“

– Hannah H., HR- und Buchhaltungsspezialistin für Computersoftware

Unterstützt wachsende kleine Unternehmen: Nutzer sehen in Buchhaltungssoftware einen hohen Mehrwert zur Unterstützung des Wachstums ihres kleinen Unternehmens, besonders bei All-in-One-Lösungen, die alle nötigen Funktionen an einem Ort vereinen. Insbesondere für Start-ups ist das ideal: Wenn das Unternehmen wächst, können sie die Software problemlos um neue Funktionen erweitern.

„Viele Module bieten die Möglichkeit, die Implementierung zu erweitern, wenn das Unternehmen im Laufe der Zeit wächst und sich verändert.“

– Phillip S., Senior Accountant im Versicherungswesen

Optimierte Buchführung: Nutzer schätzen, wie stark die Software Buchhaltungsprozesse erleichtert, indem sie Transaktionen automatisch mit Beschreibungen erfasst und alle Informationen an einem Ort leicht zugänglich macht.

„Sehr effektive Buchhaltungsfunktionen: Alle finanzbezogenen Dokumente, Dateien, Verträge, Rechnungen und Quittungen sind gut organisiert und leicht auffindbar.“

– Robert M., Buchhalter für eine gemeinnützige Organisation

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit Buchhaltungssoftware

Für die meisten Rezensenten von Buchhaltungssoftware sind Probleme bei der Bedienung ein unmittelbarer Grund für eine negative Wahrnehmung. Langsame Verbindungen, Verzögerungen im System und Fehler bei Updates, die Arbeitsabläufe unterbrechen, sind häufig genannte Probleme. Wenn der Kundensupport nur langsam reagiert oder ineffektive Lösungen anbietet, verschärft sich dieses Problem zusätzlich.

Auch die Preise sind insbesondere bei vielen Nutzern aus kleinen Unternehmen ein Grund für Bedenken. Fast die Hälfte (47 %) der Interessenten, die eine Buchhaltungslösung suchen, verwenden bereits ein Buchhaltungstool, aber überlegen, aus Kostengründen – dicht gefolgt von einem unzureichenden Funktionsumfang – den Anbieter zu wechseln.

Um diese Schwierigkeiten zu umgehen, solltest du dir vor dem Kauf Produktdemos ansehen und dich von Beratern informieren lassen. Alternativ dazu bieten fast 45 % der auf Capterra gelisteten Buchhaltungsprogramme eine kostenlose Testversion an, mit der du sowohl die Basisfunktionen als auch erweiterte Funktionen testen und so einfacher die richtige Lösung finden kannst.

Wofür wird Buchhaltungssoftware verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für Buchführungsprogramme analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Die Buchhaltung digitalisieren: Unternehmen digitalisieren mit Buchhaltungssoftware alle buchhalterischen Aufgaben von der Vertriebsdokumentation bis zum Abgleich von Kontoauszügen. So reduzieren sie Fehler und beschleunigen die Dateneingabe.
• Automatisierte Rechnungsstellung: Nutzer versenden mit Buchführungsprogrammen Rechnungen automatisch und richten wiederkehrende Rechnungen ein, um eine einheitliche und professionelle Rechnungsstellung zu gewährleisten.
• Ausgabenverfolgung: Nutzer überwachen mit Buchhaltungssoftware die Ausgaben und Einnahmen ihres Unternehmens und machen es so leichter, Transaktionen zu genehmigen oder abzulehnen sowie Budgets zu kontrollieren.
• Steuerverwaltung: Buchhaltungssoftware macht es leichter, steuerlich absetzbare Beträge zu identifizieren und vierteljährliche oder jährliche Steuererklärungen vorzubereiten.
• Verbesserte Finanzberichterstattung: Unternehmen nutzen Buchführungssoftware, um Berichtszyklen zu verkürzen und Finanzabschlüsse regelmäßiger und mit größerer Genauigkeit zu erstellen. So können sie detailgenaue anpassbare Berichte erstellen und für eine fundierte Entscheidungsfindung nutzen.

Viele Buchhaltungslösungen sind auf bestimmte Branchen zugeschnitten:

• Buchhaltungspraxismanagement-Software
• Buchhaltungssoftware für Autohäuser
• Bau-Buchführungssoftware
• Kirchen-Buchhaltungssoftware
• Software für die Leasing-Bilanzierung
• Nonprofit-Buchhaltungssoftware

Wer verwendet Buchhaltungssoftware?

Buchführungsprogramme gehören zu den ersten Softwaretools, die Unternehmen implementieren, um ihre Finanzen zu verwalten. Sie sind für alle Unternehmensgrößen und -funktionen relevant und unverzichtbar für die unterschiedlichsten Fachkräfte mit finanzieller Verantwortung:

• Buchhalter
• Rechnungsprüfer
• Buchprüfer
• Amtlich zugelassene Buch- und Rechnungsprüfer (Certified Public Accountants, CPAs)
• Finanzmanager
• Betriebsmanager

Die meisten Unternehmen, die uns in den letzten zwei Jahren bezüglich Buchhaltungssoftware kontaktiert haben, sind Inhaber von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 1 Mio. € und kleinen Teams mit fünf oder weniger Angestellten und Softwarenutzern. Die zwei wichtigsten Käufersegmente unter diesen Unternehmen sind gemeinnützige Organisationen (15 %) und Wirtschaftsprüfungsunternehmen (9 %) einschließlich Certified Public Accountants (CPAs).

Typische Nutzer sind Gründer oder Eigentümer, leitende Mitarbeiter, Finanzvorstände, Buchhalter und Schatzmeister.

Häufige Integrationen von Buchhaltungssoftware

Analysen unserer umfangreichen Nutzerbewertungsdatenbank zeigen, dass Buchführungsprogramme am häufigsten mit Software für Zahlungsverarbeitung, Gehaltsabrechnung und CRM integriert werden. Durch diese Integrationen in häufig genutzte Systeme profitieren Nutzer davon, dass Finanzinformationen aus verschiedenen Quellen automatisch in ein zentrales Buchhaltungssystem übertragen werden.

Die meisten Käufer (68 %) bevorzugen integrierte Buchhaltungssuiten gegenüber eigenständigen Buchführungslösungen. Dabei handelt es sich um Komplettlösungen für eine breite Palette an Buchhaltungsanforderungen wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Gehaltsabrechnung, um verschiedene Geschäftsabläufe problemlos zu verbinden.

Die Zukunft der Buchhaltungssoftware: Aktuelle Trends

Die Software, die Unternehmen in Deutschland bereits am meisten angeben zu nutzen ist Buchhaltungungs und Finanzsoftware. [5] Was neu ist, ist die wachsende Rolle künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung. Unternehmen betrachten die Nutzung von KI in der Buchhaltung mit Zuversicht. In einer Capterra-Umfrage (nur auf englisch verfügbar) gaben 80 % der KMU an, dass sie durch die Implementierung von KI-Lösungen im Finanzbereich einen positiven ROI erzielen konnten. Durch generative KI gestützte Systeme helfen, lange Rechtsdokumente und Finanzberichte zu lesen, auszuwerten und zusammenzufassen. Je besser KI große Datenmengen analysieren kann, desto wertvoller wird sie für Buchhalter werden. Wenn du gerne Software mit KI-Funktionen nutzen möchtest, frage deine bestehenden Anbieter nach ihren Plänen zur Implementierung von KI- und ML-Technologie in ihren Produkten.

Cyberangriffe werden immer ausgereifter und häufiger. Sicherheitsbedenken (39 %) stehen bei Unternehmen in Deutschland an erster Stelle, wenn es um die Planung neuer Investitionen in Software geht. [5] Der Umgang mit Geld und die Verarbeitung sensibler Daten sind der Kern der Finanzbranche. Suche daher einen Softwareanbieter, der robuste Funktionen zum Schutz der Datenintegrität bietet, um Unternehmensrisiken zu verringern und Ausfallzeiten oder Betriebsunterbrechungen vorzubeugen.

Steigende Nachfrage nach Beratung in der Buchhaltung: Obwohl die Automatisierung voranschreitet und KI Routineaufgaben vereinfacht, sind das menschliche Urteilsvermögen und menschliche Initiativen im Finanzwesen weiterhin von zentraler Bedeutung, wenn strategische Entscheidungen getroffen werden (etwa bei der Wahl der besten Methode zur Bestandsbewertung) oder komplexe Probleme zu lösen sind (etwa bei der Auslegung von Steuergesetzen in einer bestimmten Situation). Unternehmen ist dies bewusst und sie suchen nach Buchhaltern, die Software unterstützend einsetzen, um eigene Erkenntnisse zu untermauern und hochwertige strategische Ratschläge zu bieten.

Quellen

1. Software-Preisinformationen auf Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Die vollständige Methodik findest du hier. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen.

2. Methodik hinter den Daten aus Capterra-Beratungsgesprächen: Die Ergebnisse basieren auf Daten aus Telefongesprächen, die das Beratungsteam von Capterra mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen geführt hat, die nach Buchhaltungssoftware gesucht haben. Für diesen Report haben wir telefonische Interaktionen des vergangenen Jahres analysiert. Die vollständige Methodik findest du hier.

3. Software Market Insights: Accounting and Finance, Gartner

4. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Erfahre mehr über unseren Verifizierungsprozess für Bewertungen.

5. und [a]. Capterra’s Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.