8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools 

Veröffentlicht am 15.5.2020 von Ines Bahr

Update 15. Mai 2020: Die kostenlosen Zeiterfassungstools dieser Liste wurden aktualisiert.

Seit ich vor ein paar Jahren in die Welt des Projektmanagements eingestiegen bin, stellte ich fest, dass mir für die Erledigung meines Jobs die richtige Software fehlte – eine einfache Zeiterfassung.

Ich machte mich also auf die Suche und warf einen Blick auf alle Zeiterfassungstools, die…

  • eine Freemium-Version anbieten (nicht nur eine kostenlose Testversion mit zeitlicher Beschränkung)
  • Integration mit anderen beliebten Tools bieten
  • über Projektmanagementfunktionen verfügen
  • in ein Abrechnungssystem integriert werden können oder selbst eines haben
  • eine mobile Lösung für Besuche vor Ort bieten
  • einen Wow-Faktor haben

Kostenlose Zeiterfassungstools

Nachdem ich etwa 500 Zeiterfassungstools im Capterra-Verzeichnis durchgesehen hatte, waren es diese acht Tools, die in den mir wichtigen Bereichen besonders herausstachen. Natürlich ist nicht jede hier genannte Lösung für jedes Unternehmen das Richtige. Nimm dir die Zeit, Funktionen und Preise zu vergleichen, und sag mir in den Kommentaren, ob ich ein tolles Tool vergessen habe!

Ich habe die Zeiterfassungstools alphabetisch geordnet, denn bei so vielen unterschiedlichen Funktionen ist es kaum möglich, von „besser“ oder „schlechter“ zu sprechen.

8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools

1. AccountSight

AccountSight Zeiterfassung Software

Viele Nutzer loben AccountSight für seine faire Preisgestaltung, die Funktionen und den Kundenservice.

So war beispielsweise ein Nutzer begeistert davon, das System schon „in nur zehn Minuten!“ nutzen zu können, während ein anderer schrieb: „Insgesamt ist die Software die perfekte Onlinelösung, um Projektkosten nachzuverfolgen. Die Preise sind wirklich angemessen und der Kundenservice ist unübertroffen. Ich kann die Software wärmstens empfehlen.“

Tatsächlich gibt es kaum eine Rezension, die den Kundenservice von AccountSight nicht erwähnt.

Auch die Zeiterfassungsfunktionen werden von Unternehmen und Beratern gleichermaßen lobend hervorgehoben. Nutzer können ihre Stundenzettel gesammelt via Excel einreichen oder ihre Zeit einfach online erfassen. Manager können Stundenzettel direkt in der Anwendung genehmigen oder ablehnen. Du hast vergessen, deine Zeit aufzuzeichnen? AccountSight sendet dir regelmäßig Erinnerungen, damit du dran denkst, die Uhr einzuschalten.

Wichtige Integration(en): Paypal, QuickBooks, eSign Genie für elektronische Signaturen

Buchhaltungsfunktionen: Nutzer verwenden AccountSight zur Verwaltung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Firmenmitteln. Außerdem bietet AccountSight die Integration mit QuickBooks Desktop und QuickBooks Online.

Preis: Gratis für einen Nutzer, fünf Kunden, fünf Projekte, unbegrenzte Rechnungen und unbegrenzte Zeit- und Kostenerfassung. Die erweiterte Version von AccountSight (unbegrenzt viele Kunden und Projekte) kostet 10 USD pro Person für Teams von unter fünf Personen. Wenn dein Team größer ist, kannst du dich auf Rabatte freuen.

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2. Harvest

Harvest Zeiterfassung

Harvest ist eine Zeiterfassung, die alle Kundenzahlungen und die Rechnungsstellung/Mahnungen verwaltet. Harvest eignet sich ideal für Freiberufler, die Zeit und Rechnungen erfassen müssen. Das beliebte Tool erhält 4,5 Sterne von knapp 400 Nutzern auf Capterra. Nutzer wiederholen immer wieder, wie unkompliziert und leicht zu handhaben Harvest ist. Für Erstbenutzer ist es leicht, die Navigation auf der Plattform zu erlernen.

Das Besondere in Harvest ist, dass Nutzer in der Gratisversion uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen haben. Die Version ist lediglich durch die Zahl der Nutzer und Projekte eingeschränkt. Bist du an einer Zeiterfassung für lediglich 1-2 Projekte interessiert und möchtest Buchhaltungsfunktionen gratis nutzen, bist du bei Harvest genau richtig. Ebenfalls stehen die Integrationen, die Harvest anbietet, bereits in der Gratisversion zur Verfügung und Nutzer erhalten Datensicherheit auf Bankebene.

Wichtige Integration(en): Basecamp, Asana, Trello, Quickbooks, Zendesk, Slack und Zapier.

Buchhaltungsfunktionen: Kostenerfassung, Rechnungen & Schätzungen, fakturierbare Zeit und Ausgaben automatisch in Rechnungen ziehen, Dashboard mit einer Übersicht zu allen Rechnungen

Preis: Kostenlos für einen Nutzer und 2 Projekte, Upgrade für 12 USD/Monat

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3. Hubstaff

Hubstaff Zeiterfassung Software

Hubstaff wird in über 1000 Rezensionen auf Capterra nahezu perfekt bewertet. Nutzer loben die Funktion, zufällige Screenshots zu erstellen (damit Manager und Kunden überprüfen können, ob das Team wirklich arbeitet, wenn es das behauptet), das Stechuhrsystem und die Berichterstellungsfunktionen. Hubstaff bezeichnet sich selbst als den „genauesten Desktop-Timer“ und arbeitet hart daran, seinem Ruf gerecht zu bleiben.

Das Gratissystem eignet sich am besten Freiberufler und ist für einen einzelnen Nutzer kostenlos. Nutzer entscheiden sich meist für das Basic Upgrade, wenn sie eine Integration in ein anderes Tool freischalten wollen. Sind Nutzer an unbegrenzten Integrationen, Screenshots und vielen weiteren Funktionen zu Schichtplanung  und Rechnungsstellung interessiert, kann auf die Premium Version upgegradet werden.

Wichtige Integration(en): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk und Zoho

Buchhaltungsfunktionen: Stundenzettel, Lohn- und Gehaltsabrechnung, erweiterte Berichterstellungsfunktionen und Integrationen.

Preis: Gratis für einen Nutzer. Upgrades ab 7 USD/Monat

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4. Ronin

Ronin Zeiterfassung Software

An alle Berater, Gewerbetreibende, Anwälte und Inhaber kleiner Unternehmen: Ronin ist vielleicht die beste Zeiterfassungs-App für euch.

Dabei ist zu betonen: Ronin funktioniert am besten für eine Person. Mit der Gratis-App kommst du sonst nicht sehr weit – sie ermöglicht nur zwei Kunden (mit einer Kontaktperson pro Kunden) mit einem Arbeitsplatz – aber wie auch einige der oben genannten Tools bietet Ronin seinen Gratisnutzern dennoch gute grundlegende Funktionen.

Meist entscheiden sich Nutzer für das Upgrade, um Zugriff auf zusätzliche Mitarbeiter, die Zahlungsintegration und benutzerdefinierte Domains zu bekommen.

Wichtige Integration(en): Zapier

Buchhaltungsfunktionen: Rechnungen, Kostenvoranschläge, Ausgaben, wiederkehrende Rechnungen und mehrere Währungen.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 15 USD/Monat

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5. Tick

Ein ungewöhnlich großes Projekt steht an und du willst nicht nur für diesen Anlass ein teures Projektmanagement-Tool anschaffen? Hier kommt Tick ins Spiel – und du wirst es so klasse finden, dass du es sicher noch öfter benutzt.

Wenn du schon mal einen Timer benutzt hast, findest du schnell raus, wie Tick funktioniert. Zu den coolsten Funktionen gehört, dass es Nutzern in jeder Zeitkarte automatisch aktuelle Infos zum Zeitbudget anzeigt. Jetzt musst du dein Budget nie mehr in nervigen und nutzlosen Tabellen überwachen!

Außerdem hat Tick eine begeisterte Nutzerbasis. Über 1400 Rezensionen auf Capterra geben dem Tool durchschnittlich 4,5 Sterne für seine Benutzerfreundlichkeit, den Kundenservice und die allgemeinen Funktionen. Ein überzeugter Nutzer schrieb: „Das Tool befreit die Arbeit von Spekulationen. Jetzt kann ich mich endlich ganz auf meine Aufgaben konzentrieren!“

Wer will nicht gern eine App nutzen, die einem hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren?

Wichtige Integration(en): Asana, Basecamp, FreshBooks, QuickBooks, Trello und Zapier

Buchhaltungsfunktionen: Budgetverfolgung auf Aufgaben- und Projektebene, Zeitberichte nach Kunden oder Person und zahlreiche Integrationen für Buchhaltungssoftware.

Preis: Kostenlos; Upgrade ab 19 USD/Monat für eine unbegrenzte Zahl an Nutzern

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6. todo.vu

todo.vu Zeiterfassung Software

todo.vu ist nicht nur auf die Zeiterfassung spezialisiert, sondern es ist sogar ein umfassendes Tool für Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und Abrechnung (nach dem Upgrade). Im Gegensatz zu vielen anderen der hier genannten Optionen erfordert es keine Integrationen, um ein vollständiges System zu sein.

Die Gratisversion ist eindrucksvoll: Ein Nutzer erhält Zugriff auf 100 MB Speicher, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie CRM-Funktionen wie Kundenverwaltung und die Möglichkeit, Aufgaben von Dritten zu erhalten.

Freiberufler und kleine Unternehmen werden sich über die kostenlosen Projektmanagement- und CRM-Funktionen freuen, aber sie müssen eine zusätzliche Anwendung für Abrechnungsfunktionen nutzen. Die größte Stärke von todo.vu liegt allerdings in seinen Berichterstellungsfunktionen (vor allem Zeitmanagement-Analysen), die den Preis für das Upgrade allemal wert sind.

Wichtige Integration(en): FreshBooks

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-Integration und Kundenverwaltung; die meisten Buchhaltungsfunktionen erfordern ein Upgrade.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 9 USD pro Nutzer und Monat

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7. Toggl

Toggl Zeiterfassung Software

Genau wie Tick ist auch Toggl unter unseren Rezensenten sehr beliebt. Das Tool kann sich über eine Bewertung von 4,6 von 5 Sternen auf Capterra und über über 1000 Rezensionen freuen.

Ein Nutzer berichtet: Ich habe Toggl in den letzten Jahren als schnelle und kostengünstige Möglichkeit genutzt, um aufzuzeichnen, wie viel Zeit ich mit welchem Projekt verbrachte, und mir die Verteilung meiner Zeit anzeigen zu lassen. Die Software bietet in der kostenlosen Grundversion (die ich selbst nutze) zahlreiche Funktionen und grundlegende Berichte. Das Tool ist angenehm und minimalistisch gestaltet, die Zeiterfassungsseiten sind unkompliziert und einfach zu nutzen. Ich kann das Tool jedem empfehlen, der nach einer grundlegenden Zeiterfassungssoftware sucht.

Toggl funktioniert auf Windows, OS X, Linux, Android und iOS und in nahezu jedem Browser. Du kannst deine Zeit direkt in Toggl erfassen und dann über eine der zahllosen Integrationen exportieren (unter anderem Asana, Atlassian Jira, Basecamp, FreshBooks, Github, Google Docs, Open Project, QuickBooks, Salesforce, Slack, Teamwork und Trello).

Außerdem können Nutzer ihre Zeit offline erfassen und die Daten später synchronisieren. Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Toggl erstellt alle 24 Stunden ein Backup an mehreren physischen Standorten und speichert alle Daten auf Rackspace. Damit erfüllt es die Compliance-Anforderungen von ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor und SSAE16.

Für ein Upgrade entscheiden sich Nutzer, wenn sie zusätzlich Projektmanagement-Funktionen benötigen oder ein Team mit mehr als fünf Nutzern erstellen wollen.

Wichtige Integration(en): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho und über 85 weitere Integrationen mit der Chrome-Erweiterung für Toggl

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-Integration und Kundenverwaltung; die meisten Buchhaltungsfunktionen erfordern ein Upgrade.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 9 USD pro Nutzer und Monat

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8. Trigger

Trigger Zeiterfassung Software

Trigger steht auf dieser alphabetischen Liste zwar ganz hinten, aber das heißt noch längst nicht, dass es den letzten Platz verdient hätte. Die Anwendung ist bemerkenswert benutzerfreundlich und entwickelt sich zu einer leistungsstarken Alternative zu Trello und Asana – und im Gegensatz zu diesen beliebten Projektmanagement-Tools hat Trigger eine Zeiterfassung.

Und das alles kostenlos!

Aufgaben können auf der Detailebene genau eingesehen werden und alle Zeitdaten können bestimmten Aufgaben zugewiesen werden – selbst in der Gratisversion musst du dich also nicht mit ungeordneten Tabellen herumschlagen. Unternehmen können mithilfe von Trigger somit herausfinden, welche Kunden für ihr Geschäft am besten sind und welchen zu viel Zeit gewidmet wird.

Dazu gibt es Stundenzettel, automatisierte Rechnungen und Online-Berichte. All diese Informationen können mit Xero, FreshBooks und Zapier synchronisiert werden. Genau wie andere Tools auf dieser Liste funktioniert die Zeiterfassung mit einem einfachen Klick (oder alternativ manuell) und alle Daten werden in Rechnungen, Stundenzettel und Berichte übertragen.

Wichtige Integration(en): Basecamp, FreshBooks, Drive, Dropbox, Slack, Xero, Zapier

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-, Saasu- und Xero-Integration; Rechnungsfunktionen sind mit dem Upgrade verfügbar.

Preis: Gratis für drei Teammitglieder, fünf aktive Projekte, fünf Kunden und grundlegende Berichte. Upgrades sind ab 11 USD pro Nutzer und Monat verfügbar.

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