Entdecke die acht beliebtesten Tools für einfache & kostenlose Zeiterfassung, mit denen du Unternehmensprozesse optimieren kannst.
In diesem Artikel
Ob kleiner Friseursalon oder mittelständisches IT-Beratungsunternehmen: Die meisten Unternehmen benötigen eine sorgfältige Arbeitszeiterfassung und Budgetierung. Mit einer Zeiterfassungssoftware können Unternehmen solche Prozesse automatisieren und optimieren. Sie können Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter gewinnen, um ihre Ressourcen optimal zu nutzen. Kleinbetriebe, die mit knappen Budgets arbeiten, können eine einfache Zeiterfassung kostenlos durchführen, mit der richtigen Software.
Welche Vorteile bringt eine Zeiterfassungssoftware?
Tools für die Arbeitszeiterfassung bieten zahlreiche Vorteile:
- Unterstützung bei der Budgetierung und Ressourcenzuweisung: Mit Zeiterfassungstools können Unternehmen Arbeitskosten analysieren und Ressourcen effizienter zuweisen.
- Unterstützung beim Projektmanagement: Die Tools helfen zu ermitteln, wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben eingeplant werden sollte und welche Fristen realistisch sind.
- Genaue Abrechnung und Rechnungsstellung: Die korrekte und einheitliche Erfassung der abrechenbaren Stunden erleichtert die fehlerfreie Rechnungsstellung.
- Höhere Mitarbeiterproduktivität: Unternehmen und Angestellte können Muster in der Zeitnutzung identifizieren, um die Produktivität und Work-Life-Balance zu verbessern.
- Datengestützte Entscheidungen: Die Informationen aus Tools für die Zeiterfassung helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Du willst einfache Zeiterfassung kostenlos durchführen? Dann findest du in diesem Artikel acht gut bewertete und in Deutschland verfügbare Tools für die kostenlose Zeiterfassung. Alle genannten Tools sind als eigenständige Gratisversion verfügbar, also nicht als Testversion, die nach einem bestimmten Zeitraum gekauft werden muss. Alle Tools haben eine durchschnittliche Gesamtbewertung von mindestens 4 von 5 Sternen erhalten und sind in Deutschland und in deutscher Sprache verfügbar. Weitere Informationen über unsere Auswahlmethodik findest du am Ende des Artikels.
1.
Die Zeiterfassungssoftware AttendanceBot vereinfacht die Erfassung von Arbeitszeiten, das Management von Urlaubsanträgen und die Schichtplanung. Dazu kommen Abwesenheitsverwaltung und Monitoring bei Hybrid- und Remote-Arbeit. Nutzer können Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen angeben, indem sie einfach „in“, „out“ und „break“ eintippen, sowie manuell Zeiten für verschiedene Projekte oder Aufgaben hinzufügen. Vorgesetzte können Erinnerungen für das Ein- und Auschecken einrichten oder einstellen, dass die Zeiterfassung nach den festgelegten Arbeitszeiten automatisch gestoppt wird. AttendanceBot kann in verschiedene Tools für die Zusammenarbeit wie Slack, Google Workspace und Microsoft Teams integriert werden, sodass keine separaten Logins erforderlich sind und Teams nicht ständig zwischen verschiedenen Softwaretools wechseln müssen.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für AttendanceBot
Hauptfunktionen der Gratisversion von AttendanceBot
- Bis zu fünf Nutzer
- Benutzerdefinierte Abwesenheitstypen und Genehmigungen
- Echtzeitberichte
- Fakturierung und Rechnungsstellung
- Stundenzettelverwaltung
- Mitarbeiterdatenbank
- Kalenderintegrationen
- Erinnerungen, Ankündigungen und Benachrichtigungen
- Zeiterfassung und Bearbeitungsmöglichkeiten
2.
Clockify ist eine kostenlose Zeiterfassungssoftware, mit der Teams fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeitsstunden über verschiedene Projekte hinweg verfolgen können. Zu den wichtigsten Funktionen gehören wöchentliche Stundenzettel und ein visuelles Zeitmanagement über Kalender. Unternehmen können mit Clockify Stundensätze für bestimmte Projekte festlegen und den Projekten Teammitglieder zuweisen. Außerdem können sie Leistungs- und Gehaltsabrechnungsberichte für Mitarbeiter erstellen, Urlaubsanträge genehmigen, Mitarbeiterrichtlinien festlegen und bezahlten Urlaub verwalten.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Clockify
Hauptfunktionen der Gratisversion von Clockify
- Unterstützung unbegrenzt vieler Nutzer
- Unbegrenzte Zeiterfassung
- Abwesenheitserkennung
- Mitarbeiterdatenbank
- App-Integrationen
- Apps für Mobilgeräte und Desktop
- Stundenzettelverwaltung
- Teamaktivitäts-Tracking
3.
Die kostenlose Zeiterfassungssoftware Everhour unterstützt Unternehmen dabei, den Zeitaufwand für Aufgaben in verschiedenen Projekten zu erfassen. Teams können Aufgaben erstellen und in verschiedene Bereiche einteilen, Zeitschätzungen hinzufügen und laufende Aufgaben überwachen. Außerdem können sie Projektpläne, Schätzungen und Ausgabenaufstellungen verwalten. Everhour lässt sich in verschiedene Projektmanagement-Tools und Kontensysteme wie GitHub, Asana und mehr integrieren, um Workflows mit dem bestehenden Technologie-Stack des Unternehmens zu synchronisieren.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Everhour
Hauptfunktionen der Gratisversion von Everhour
- Web- und iOS-App und Browsererweiterung
- Datenexport möglich
- Analyseberichte
- Abwesenheitsverfolgung
- Mitarbeiterdatenbank
- Zeitplanung für Angestellte
- Stundenzettelverwaltung
- Zentrale Aufgabenverwaltung
4.
My Hours erfasst die für Projekte aufgewendete Arbeitszeit, erstellt Berichte und sendet Rechnungen an Kunden. Nutzer können Aufgaben erstellen und organisieren und die benötigte Zeit schätzen sowie Stundenzettel überprüfen. Über ihre persönlichen Stundenzettel können die Nutzer die Arbeitszeit für verschiedene Projekte und Aufgaben protokollieren und Rechnungs- und Stundensätze sowie Budgets festlegen. Das Tool sendet automatische Erinnerungen an die Zeiterfassung, damit sie nicht vergessen wird, und ermöglicht das Kommentieren, Sperren und Genehmigen von Stundenzetteln. Auch Tools für die Zusammenarbeit wie Zapier, HubSpot, Microsoft Teams, Trello und Zero lassen sich integrieren, um die Kommunikation in Teams zu erleichtern.
Hauptfunktionen der Gratisversion von My Hours
- Bis zu fünf Nutzer
- Unbegrenzte Anzahl von Projekten und Kunden
- Festlegen von Stundensätzen
- Mitarbeiterdatenbank
- Abwesenheitsverfolgung
- Zeitleistenansicht
- Timer zur täglichen Zeiterfassung
- Ausgabenverfolgung
5. OpenProject
OpenProject ist eine Open-Source-Projektmanagement-Software, die klassische, agile und hybride Projektmanagement-Methoden unterstützt. Der Quellcode ist transparent zugänglich und bei Bedarf an spezifische Geschäftsanforderungen anpassbar. Die Plattform bietet Funktionen zur Zeiterfassung direkt in Projekten und das Dashboard liefert einen Überblick über Projektbudgets sowie eine Aufschlüsselung der aufgewendeten Zeit und der entstandenen Kosten. Nutzer können Kostenberichte erstellen, die eine detaillierte Zeitanalyse umfassen und bei der datengestützten Entscheidungsfindung helfen. Außerdem können sie individuelle Kategorien und Tags festlegen und „Work Packages“ oder Workspaces nutzen. In der Work Package-Ansicht kann die Zeiterfassung direkt mit einem Klick gestartet werden.
--PRODUCT-CARD--Hauptfunktionen der Gratisversion von OpenProject
- Gantt-Diagramme/Zeitleisten
- Projektplanung und Zeitplanung
- Agile Boards
- Abwesenheitsverfolgung
- Fakturierung und Rechnungsstellung
- Aufgabenverwaltung
- Stundenzettelverwaltung
- Mitarbeiterdatenbank
- Budgetverfolgung und Bug-Tracking
- Zugang zu einer globalen Community
6.
Quire ist ein auf die Zusammenarbeit ausgelegtes Projektmanagement-Tool, mit dem Nutzer Aufgaben planen und organisieren und Ideen in praktisch umsetzbare Aufgaben aufteilen und in einer hierarchischen Liste organisieren können. Die aufgewendete Arbeitszeit lässt sich für verschiedene Aufgaben, Projekte und Aktivitäten erfassen. Dazu kommen Funktionen wie Kanban-Boards, dynamische Zeitleisten, Aufgabenerinnerungen und interaktive Analysen. Quire ist in Drittanbieteranwendungen wie Microsoft Teams, Slack, Zapier und GitHub integrierbar, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Quire
Hauptfunktionen der Gratisversion von Quire
- Unterstützt bis zu 10 Mitglieder, 4 Projekte und 1.000 Aufgaben pro Projekt
- Verschachtelte Listenansicht
- Stundenzettelverwaltung
- Mitarbeiterdatenbank
- Benutzerdefinierte Felder
- Abwesenheitsverfolgung
- Nutzerberechtigungskontrollen
- Webzugriff sowie Android- und iOS-Apps
7.
Die Zeiterfassungssoftware Toogl Track bietet Zeiterfassung, Abrechnung, Projektverfolgung und Team-Workload-Management für kleine und mittlere Unternehmen. Das anpassbare Zeitberichts-Tool liefert detaillierte Einblicke in Muster bei der Zeitnutzung von Teams, sodass Unternehmen die Projektleistung verfolgen und die Projektrentabilität in Echtzeit bewerten können. Die Software lässt sich in verschiedene Drittanbieter-Tools wie Evernote, GitHub, Todoist, Trello und Asana integrieren, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Toggl Track
Hauptfunktionen der Gratisversion von Toggl Track
- Unbegrenzte und automatisierte Zeiterfassung
- Unbegrenzte Anzahl von Kunden und Tags
- Stundenzettelverwaltung
- Abwesenheitsverfolgung
- Mitarbeiterdatenbank
- Speicherung inaktiver Daten für bis zu sechs Monate
- Apps für Web, Mobilgeräte und Desktop
- Exportierbare Berichte
8.
Trackabi bietet Tools für die Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Erstellung von Zeitberichten und Rechnungen sowie für das Mitarbeiter-Monitoring. Teams können Urlaube planen, Kundenzahlungen verfolgen und Warnungen für überfällige Rechnungen, Projektschätzungen und Ausgaben senden. Der automatische Ein-Klick-Timer bietet Funktionen zur Überwachung der Nutzeraktivität, Abwesenheitserkennung und Screenshot-Erfassung. Trackabi lässt sich in Drittanbieter-Tools wie GitLab, GitHub, Bitbucket, Toggl und Harvest integrieren.
Diese Informationen stammen aus verifizierten Nutzerbewertungen für Trackabi
Hauptfunktionen der Gratisversion von Trackabi
- Eine mobile Zeiterfassungs-App mit GPS-Standortbestimmung
- Konfigurierbare Benutzerrollen
- Kundenverzeichnis
- Mitarbeiterdatenbank
- Stundenzettelverwaltung
- Für Kunden zugängliche Berichte
So wählst du das richtige Zeiterfassungstool für dein Unternehmen
Eine genaue und transparente Zeiterfassung ist grundlegend wichtig, damit Unternehmen ihr Personal optimal einsetzen können. Der folgende Leitfaden hilft dir, das richtige Zeiterfassungstool für dein Unternehmen zu finden:
Ausrichtung auf geschäftliche Anforderungen:
Einzel- oder Teamnutzung:
Prüfe, ob das kostenlose Tool nur für die Einzelnutzung oder für Teams bestimmt ist. Einige Tools eignen sich besser für den Einzelgebrauch, während andere Funktionen für die Zusammenarbeit im Team und das gemeinsame Projektmanagement bieten.
Tracking von Remote-Arbeit:
Wähle ein Tool, das die Zeiterfassung für Remote-Teams ermöglicht.
Projektmanagement-Integration:
Überlege, ob dein Tool in eine Projektmanagement-Software integrierbar sein sollte, damit du nahtlos Aufgaben und Projekt-Updates verfolgen kannst.
Skalierbarkeit:
Vergewissere dich, ob die Version deiner Wahl mitwachsen kann, wenn sich die Belegschaft und das Arbeitsvolumen deines Unternehmens vergrößern.
- Abrechnung und Rechnungsstellung:
Wenn du fakturierbare Stunden für Kunden erfassen musst, solltest du eine Lösung wählen, die Rechnungsstellungsfunktionen oder Integrationen mit Buchhaltungssoftware bietet.
Benutzerfreundlichkeit:
Benutzerfreundliche Oberfläche:
Vergleiche, wie einfach und intuitiv sich verschiedene Tools von allen Teammitgliedern nutzen lassen. Auch die Einrichtung sollte möglichst unkompliziert möglich sein.
Hauptfunktionen:
Automatische und manuelle Zeiterfassung:
Die Tools sollten sowohl eine automatische als auch eine manuelle Zeiterfassung bieten, damit die Erfassung immer korrekt ist und auch spontan Aufgaben hinzugefügt werden können.
Aufgabenkategorisierung:
Aufgaben sollten nach Projekt, Kunde oder Tätigkeitsart kategorisiert werden können, damit Zeiteinträge anschließend detailgenau analysierbar sind.
Kompatibilität:
- Plattformübergreifender Zugriff:
Wähle ein Tool, das auf unterschiedlichen Geräten gut funktioniert.
Methodik
Um für diesen Artikel infrage zu kommen, mussten die Softwaretools folgende Kriterien erfüllen:
1. Sie entsprechen unserer Definition von Software für die Zeiterfassung:
Software für die Zeiterfassung automatisiert die Erfassung von Arbeitszeit bzw. fakturierbarer Zeit. Zeiterfassungstools werden von Unternehmen in professionellen Dienstleistungsbranchen verwendet, um Projekte auf Basis der für Aufgaben und insgesamt aufgewendeten Zeit zu überwachen sowie um zu ermitteln, welcher Preis für eine Arbeit in Rechnung gestellt werden kann.
2. Sie bieten die folgenden Funktionen:
- Erfassung von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden
- Arbeitszeiterfassung in einem Onlinetool
- Eine Gratisversion (unbegrenzt nutzbar)
- Integrationsmöglichkeiten für andere beliebte Tools
- Funktionen für das Projektmanagement
- Möglichkeiten für die Integration in ein Abrechnungssystem oder ein integriertes Abrechnungssystem
- Eine mobile Lösung zur Nutzung bei Vor-Ort-Terminen
3. Sie haben in den vergangenen zwei Jahren mindestens 100 verifizierte Nutzerbewertungen auf Capterra erhalten haben (1. Oktober 2020 bis 1. Oktober 2022)
4. Sie wurden auf Capterra mit mindestens 4 von 5 Sternen bewertet
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