Update November 2022: Die kostenlosen Zeiterfassungstools dieser Liste wurden aktualisiert.

Die Zeiterfassungspflicht ist da. Wir stellen dir 8 kostenlose Zeiterfassungstools vor, damit dein Unternehmen für die neue Gesetzesvorlage vorbereitet ist und eine einfache Zeiterfassung kostenlos durchführen kann.

Kostenlose Zeiterfassungstools

Was ist Zeiterfassung und wann brauche ich ein Zeiterfassungstool?

Die Zeiterfassung gehört für viele in der ein oder anderen Weise zum Arbeitsalltag. Wer freiberuflich und nach Stundenhonorar arbeitet, braucht eine Möglichkeit, den Zeitaufwand für Projekte genau zu erfassen, um später die richtige Summe auf die Rechnungen an Kunden zu schreiben. Wer einschätzen möchte, wie lange ein Projekt insgesamt dauern wird und welches Budget dafür benötigt wird, tut gut daran, die Dauer der einzelnen Projektaufgaben zu notieren. 

In manchen Teams und Unternehmen wird die Zeiterfassung erst durch die Arbeit im Homeoffice relevant: Viele Unternehmen ermöglichen mittlerweile flexiblere Arbeitszeiten, bei denen die Angestellten selbst entscheiden können, wann sie arbeiten, aber dennoch ein gewisses Zeitpensum erreichen und dafür ihre Arbeitszeiten dokumentieren sollten. All das ließe sich mit Excel-Tabellen erledigen, doch solche manuellen Vorgehensweisen sind gleichermaßen mühsam und fehleranfällig. 

Daher lohnt sich die Nutzung eines Zeiterfassungstools, in dem man das Tracking mit einem Klick starten oder die Zeit sogar automatisch erfassen lassen kann. Neben der reinen Zeiterfassung bieten die meisten dieser Tools noch zahlreiche weitere Funktionen: Freelancer, Teammitglieder und Vorgesetzte können mit ihnen die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit analysieren, vergleichen und grafisch darstellen, die Arbeitszeit einzelner Personen überblicken, Zeitbudgets und Prognosen erstellen, Kosten kalkulieren und mehr.

Zeiterfassungspflicht in Deutschland 

Am 14. Mai 2019 hat der Europäischen Gerichtshofs (EuGH) beschlossen, dass „Arbeitgeber aus allen Ländern der Europäischen Union die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen müssen.“ Lange bestand zwar für deutsche Unternehmen kein großer Handlungsdruck, da das Bundesarbeitsministerium die für die Umsetzung nötigen Gesetze der Zeiterfassungspflicht erst entwerfen musste. 

Deshalb gilt das Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 als Paukenschlag und drängt die Politik nun zu einer schnellen Handlung. Das Bundesarbeitsgericht meinte darin: Alle Arbeitgeber in Deutschland stehen bereits jetzt in der Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Die Regierung muss nun mit einem deutschen Gesetz nachbessern, da es in der Praxis noch kein Gesetz in Deutschland gibt.  Das Arbeitsrecht in Deutschland muss dann auf das Europäische Arbeitsrecht angepasst werden. Solange die Entscheidungsgründe des Beschlusses noch nicht abgefasst und veröffentlicht sind, steht nicht fest, in welchem Umfang Maßnahmen zu einer Implementierung einer Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung zu treffen sind.

Wir können uns jedoch sicher sein, dass die Zeiterfassungspflicht kommt und daher und aufgrund der weiteren genannten Vorteile empfehlen wir Unternehmen rechtzeitig, in Zeiterfassungstools zu investieren. 

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über kostenlose Zeiterfassungstools, mit denen du eine einfache Zeiterfassung durchführen kannst. Informationen dazu, nach welchen Kriterien wir die Tools ausgewählt haben, findest du am Ende des Artikels.

Kostenlose Zeiterfassungs-Tools

1.

Vorstellung des Zeiterfassungstools ClickUp (Quelle)

ClickUp ist ein Tool für die Projekt- und Teamarbeit, dessen Funktionsumfang über die Zeiterfassung hinausgeht: Teams können im cloudbasierten Tool Projekte planen und verfolgen, Ziele setzen, Aufgaben verwalten und zuweisen und die Kommunikation im Team an einem zentralen Ort zusammenführen. Aufgaben und Workflows lassen sich beispielsweise in Tabellen oder Zeitleisten, Gantt-Diagrammen, Mindmaps oder Kalenderansichten anzeigen, gemeinsam bearbeiten und mit Kommentaren versehen. Online-Dokumente und Whiteboards erleichtern die kreative Zusammenarbeit und Echtzeit-Dashboards zeigen auf einen Blick z. B. an, welchen Status die aktuellen Aufgaben in einem Projekt haben, welche Punkte noch genehmigt werden müssen, welche Aufgaben in der aktuellen Woche Priorität haben und wieviel Zeit für Aufgaben bisher getrackt wurde. Viele Prozesse lassen sich automatisieren, etwa die automatische Zuweisung von Aufgaben oder die Synchronisierung mit anderen Tools. Die Zeiterfassung ist per Desktopversion, App oder Chrome-Browsererweiterung möglich. Die Zeit kann automatisch gestoppt oder Zeiteinträge manuell hinzugefügt werden. Dabei lassen sich die Einträge mit Notizen und Labeln versehen, als fakturierbar oder nicht fakturierbar kennzeichnen, sortieren, filtern und bearbeiten oder mit vorherigen Schätzungen vergleichen.

ClickUp bietet Integrationen und Importmöglichkeiten für zahlreiche andere Tools wie Toggl, Zapier oder Slack. Mit sogenannten ClickApps kann der Funktionsumfang erweitert werden: Es gibt z. B. ClickApps für Tags und Sprints, aber auch für die Zeiterfassung. Das Tool kann mit 100 MB Speicherplatz und unbegrenzt vielen Aufgaben kostenlos verwendet werden. In den kostenpflichtigen Versionen gibt es erweiterte Zeiterfassungsfunktionen wie Stundenzettel, Berichte und Widgets.

2.

Vorstellung des Zeiterfassungstools DeskTime (Quelle)

DeskTime ist eine Software speziell für die Arbeitszeiterfassung mit zusätzlichen Funktionen für das Personalmanagement. Die Zeiterfassung kann automatisch erfolgen: Nach der Installation der Desktopanwendung für Mac, Windows oder Linux verfolgt DeskTime automatisch, wieviel Zeit eine Person auf welchen Websites und in welchen Anwendungen verbringt, und diese Zeit kann im Nachhinein als produktiv, neutral oder unproduktiv einkategorisiert werden. Auf Wunsch werden dabei auch die Titel von URLs und Dokumenten erfasst, um leichter zu erkennen, an welchem Projekt gearbeitet wurde. Natürlich ist auch die manuelle Zeiterfassung über den Browser möglich. Teams können den Zeitaufwand für einzelne Projekte analysieren und in detailgenauen Berichten visuell darstellen, die potenziellen Projektkosten je nach Stundensatz der Mitarbeitenden einschätzen und die Produktivität von Teammitgliedern überblicken. Außerdem können Teamverantwortliche Schichten, Abwesenheiten und Buchungen verwalten, die zeitlichen Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder einsehen und Burnout entgegenwirken, indem sie sie regelmäßig an Pausen erinnern.

Das Tool richtet sich an Freelancer und Unternehmen jeder Größe und bietet Integrationen für Tools wie Google Kalender, Gitlab, Basecamp und Zapier. Die Gratisversion DeskTime Lite ermöglicht die automatische und manuelle Zeiterfassung, die Nutzung der mobilen Apps für iOS und Android und das URL- und App-Tracking. In den kostenpflichtigen Versionen sind weitere Funktionen wie Produktivitätsberechnungen, das Tracking von Inaktivität, Kostenkalkulationen, benutzerdefinierte Berichte und Pomodoro-Timer verfügbar. Die Enterprise-Version kann über eine API angepasst werden.

3.

Vorstellung des Zeiterfassungstools Harvest (Quelle)

Harvest ist ein webbasiertes Zeiterfassungstool mit Berichts-, Analyse- und Rechnungsstellungsfunktionen. Die Zeiterfassung ist über den Browser ebenso möglich wie über eine Desktop-App und mobile Apps. Automatisierte Erinnerungen helfen Teams, die Zeiterfassung nicht zu vergessen. Visuelle Berichte geben einen Überblick über die fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeitszeit in Produkten, die internen Kosten, die Teamkapazität und das verbleibende Budget. Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich in Rechnungen übertragen, die dank PayPal- und Stripe-Integration auch gleich direkt in Harvest bezahlt werden können. Für eine einfachere Buchhaltung können die Rechnungen und Zahlungen in QuickBooks Online oder Zero übertragen werden.

Für eine Person und bis zu zwei Projekte ist Harvest kostenlos nutzbar. Die Pro-Version bietet unbegrenzt viele Projekte für beliebig viele Teammitglieder. Teams mit mehr als 50 Mitgliedern, gemeinnützige Organisationen, Bildungseinrichtungen und Studierende erhalten einen Rabatt.

4.

Vorstellung des Zeiterfassungstools Homebase (Quelle)

Homebase richtet sich an kleine Unternehmen, die ihre Zeitpläne, Arbeitsstunden, Personal und Zahlungen verwalten möchten. Zentral ist dabei die digitale Stechuhr, mit der Teammitglieder Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen, Überstunden und bezahlte Auszeiten erfassen können. Zum Ein- und Ausstempeln können sie Android-Tablets und -Smartphones, iPads, iPhones, Computer und POS-Geräte nutzen. Auch der GPS-Standort von Teammitgliedern kann erfasst werden, was das Tool besonders für im Außendienst tätige Teams interessant macht. Vorsitzende können sich benachrichtigen lassen, wenn Angestellte noch nicht eingestempelt haben, obwohl eine Schicht bereits beginnen sollte, und Chatfunktionen vereinfachen die Teamkommunikation. Auch Dokumente und Ankündigungen können versendet werden. Automatisierte Online-Stundenzettel geben einen Überblick über die Arbeitszeiten der einzelnen Personen.

Die Basisversion von Homebase für einen Standort mit unbegrenzt vielen Angestellten ist kostenlos nutzbar. Die kostenpflichtigen Versionen bieten umfassendere Funktionen wie Performance-Tracking, Funktionen für den Außendienst oder Personalverwaltungsfunktionen.

5.

Vorstellung des Zeiterfassungstools Hubstaff (Quelle)

Auch Hubstaff ist ein Zeiterfassungstool, das sich besonders an remote oder im Außendienst arbeitende Teams richtet. Die Hubstaff-Plattform besteht aus verschiedenen Tools, die ineinandergreifen: Hubstaff Time für Zeiterfassung, Stundenzettel und Budgeting, Hubstaff Desk für das Aktivitäts-, App- und URL-Tracking und die automatisierte Gehaltsabrechnung und Hubstaff Field für das Nachverfolgen der Aufträge und Standorte von Teammitgliedern im Außendienst, wobei eine automatische Zeiterfassung per Geofencing möglich ist (das heißt, wenn das Teammitglied sich an einem bestimmten Ort befindet, wird automatisch die Zeiterfassung gestartet oder beendet). Dazu kommen Hubstaff Tasks für das agile Projekt- und Aufgabenmanagement und Hubstaff Talent für die Suche nach neuen Mitarbeitenden.

Ähnlich wie DeskTime ermöglicht auch Hubstaff eine automatische Zeiterfassung mit Produktivitätsstatistiken. Die erfassten Zeiten lassen sich in Analysen der täglichen und wöchentlichen Aktivitäten und in Stundenzetteln anzeigen, auf deren Grundlage Rechnungen erstellt werden können. Aktivitätsberichte zeigen, welche Mitarbeitenden gerade eventuell Probleme haben und Hilfe benötigen. Auch Projektkosten und -budgets können verwaltet und Meldungen angezeigt werden, wenn ein Budget fast ausgeschöpft ist.

Hubstaff ist als App für iOS, Android, Linux und Chrome verfügbar. Sowohl Hubstaff Time als auch Hubstaff Desk können von einer Person kostenlos genutzt werden, wobei nur begrenzte Berichts- und Zahlungsfunktionen zur Verfügung stehen. Die kostenpflichtigen Versionen bieten zusätzlich Integrationen und weitere Funktionen wie Kunden- und Projektbudgets, Stundenzettel-Genehmigungen, tägliche und wöchentliche Limits und Warnmeldungen für die Zeiterfassung und eine öffentliche API.

6.

Vorstellung des Zeiterfassungstools Jibble (Quelle)

Jibble ist eine vollständig kostenlose Zeiterfassungssoftware, die ebenfalls Funktionen für im Außendienst tätige Teams wie eine Standorterkennung bietet. Angestellte können ihre Arbeitszeit über Mobilgeräte oder Browser tracken und angeben, an welchen Aufgaben und Aktivitäten und für welche Projekte und Kunden sie gerade arbeiten. Falls einmal keine Internetverbindung verfügbar ist, ist dies auch offline möglich und die Daten werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Tablets können als Terminal eingerichtet werden, über das die Angestellten einstempeln können – auf Wunsch auch automatisch per Gesichtserkennung. Eine Pin-Eingabe kann die Gesichtserkennung als Sicherheitsfunktion ergänzen. Das Ausstempeln erfolgt entweder manuell oder automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt oder dann, wenn die Person einen bestimmten Ort betritt oder verlässt. Das Dashboard von Jibble zeigt an, wer gerade eingestempelt ist. Auch Pausen- und Urlaubszeiten sowie Überstunden (und separate Stundensätze für Überstunden) lassen sich verwalten.

Jibble kann in Microsoft Teams oder Slack integriert werden, sodass Teams z. B. direkt in Slack ihre Arbeitszeit erfassen, Meldungen erhalten und Stundenzettel einsehen können. Unabhängig von der Teamgröße ist Jibble dauerhaft kostenlos nutzbar.

7.

Vorstellung des Zeiterfassungstools My Hours (Quelle)

Auch My Hours macht die Zeiterfassung kostenlos möglich und bietet zusätzlich Funktionen für die Aufgabenverwaltung. Teams können Projekte und Aufgaben erstellen und den Aufgaben eine Beschreibung, einen Stundensatz und ein Aufgabenbudget zuweisen. So überblicken sie, welcher Anteil des Budgets für ein Projekt bereits ausgegeben ist und welche Projekte am profitabelsten sind. Über das Dashboard lassen sich Berichte und Analysen erstellen und exportieren, etwa um Projektanalysen und Belege für die getätigte Arbeitszeit an Kunden zu senden. Zeiteinträge von Teammitgliedern können über Genehmigungs-Workflows akzeptiert oder abgelehnt werden. Funktionen zur Anwesenheits- und Abwesenheitsverfolgung vereinfachen die Personalverwaltung und Lohnabrechnung sowie das Umverteilen von Arbeitsaufgaben, wenn eine Person vertreten werden muss.

Die kostenlose Version von My Hours bietet unbegrenzt viele Teammitglieder und Projekte und ermöglicht die Zeiterfassung und Berichterstellung genau wie das Festlegen von Stundensätzen. In der Pro-Version gibt es weitere Funktionen wie das Erstellen von Rechnungen, Genehmigungs-Workflows und die Budgetverwaltung.

8.

Vorstellung des Zeiterfassungstools Toggl Track (Quelle)

Toggl Track ist ein Zeiterfassungstool für Freelancer sowie Teams jeder Größe. Zeiteinträge können per Timer oder manuell erstellt werden und die Timeline-Funktion ermöglicht über die Desktop-Version die automatische Zeiterfassung, indem ähnlich wie bei DeskTime und Hubstaff Aktivitäten automatisch erkannt werden. Teammitglieder können sich beim Öffnen bestimmter Softwaretools daran erinnern lassen, das Tracking zu starten, und häufig genutzte Zeiteinträge oben anpinnen. Außerdem können sie mit Zeitschätzungen für Projekte oder einzelne Aufgaben ein Ziel oder Zeitbudget festlegen und davon abhängige Warnmeldungen senden lassen. Exportierbare Berichte geben Aufschluss über die fakturierbare oder nicht fakturierbare aufgewendete Zeit je Projekt oder Aufgabe und können durchsucht und gefiltert werden. Im Dashboard finden sich Projektprognosen, Budgets und Einnahmen-Ausgaben-Vergleiche, das Team-Dashboard informiert über die aktuelle Kapazität der einzelnen Teammitglieder. 

Von manchen der in diesem Artikel genannten Tools unterscheidet sich Toggl dadurch, dass es explizit keine Funktionen für das Monitoring von Mitarbeitenden anbietet, so wie eine Standortverfolgung oder Bildschirmaufnahmen. Das Team von Toggl spricht sich für Vertrauen und Autonomie statt Überwachung aus und informiert in Blogartikeln ausführlich darüber, wie Unternehmen dies im Arbeitsalltag und bei der Remote-Arbeit umsetzen können.

Toggl ist als Webversion, Desktopanwendung, iOS- und Android-App sowie Erweiterung für Google Chrome und Firefox verfügbar. Das Tool bietet Integrationen und Browsererweiterungen für zahlreiche Softwarelösungen und Plattformen wie Asana, Evernote, GitHub, GitLab, Todoist, Google Kalender und Salesforce sowie APIs und Automatisierungen. Die Gratisversion ermöglicht eine unbegrenzte Zeiterfassung mit beliebig vielen Berichten, Kunden und Tags, exportierbaren Berichten, automatisierten Triggern, Pomodoro-Timer und Desktop-Aktivitätstracking. Die kostenpflichtigen Versionen bieten Zusatzfunktionen wie favorisierte Zeiteinträge, Projektvorlagen, Projektzeitschätzungen und -warnungen, Jira- und Salesforce-Integrationen und die Anzeige der getrackten Zeit in externen Kalendern.

Mehr zur Zeiterfassung

Wenn du Hilfe brauchst, Zeiterfassung einzuführen, dann wirf einen Blick auf unseren Artikel „5 Schritte zur Implementierung einer Zeiterfassung”.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Zeiterfassungstools Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken. 


Methodik

Um für diesen Artikel infrage zu kommen, mussten die Softwaretools folgende Kriterien erfüllen:

1. Sie entsprechen unserer Definition von Software für die Zeiterfassung:

Software für die Zeiterfassung automatisiert die Erfassung von Arbeitszeit bzw. fakturierbarer Zeit. Zeiterfassungstools werden von Unternehmen in professionellen Dienstleistungsbranchen verwendet, um Projekte auf Basis der für Aufgaben und insgesamt aufgewendeten Zeit zu überwachen sowie um zu ermitteln, welcher Preis für eine Arbeit in Rechnung gestellt werden kann.

2. Sie bieten die folgenden Funktionen:

  • Erfassung von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden
  • Arbeitszeiterfassung in einem Onlinetool
  • Eine Gratisversion (unbegrenzt nutzbar)
  • Integrationsmöglichkeiten für andere beliebte Tools
  • Funktionen für das Projektmanagement
  • Möglichkeiten für die Integration in ein Abrechnungssystem oder ein integriertes Abrechnungssystem
  • Eine mobile Lösung zur Nutzung bei Vor-Ort-Terminen

3. Sie haben in den vergangenen zwei Jahren mindestens 100 verifizierte Nutzerbewertungen auf Capterra erhalten haben (1. Oktober 2020 bis 1. Oktober 2022)

4. Sie wurden auf Capterra mit mindestens 4 von 5 Sternen bewertet

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