8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools 

Veröffentlicht am 22.12.2017 von Ines Bahr

In meinem ersten Job war ich als Handlanger im Forschungsbereich eines kleinen HR-Consulting-Unternehmens tätig. Wie das beim Consulting so ist, stellten wir unsere Arbeit den Kunden auf Stundenbasis in Rechnung.

Ich war noch blutiger Anfänger und hatte natürlich keine Ahnung, wie ich meine Arbeitszeit genau erfassen sollte. Ich war an die Arbeit an der Uni gewöhnt: Dort wurden wir danach bezahlt, ob wir auftauchten, nicht danach, wie viele Stunden wir an einem bestimmten Projekt arbeiteten.

Es fiel mir nicht leicht, mich daran zu gewöhnen, meine Zeit zu stoppen. Beim kreativen Arbeiten habe ich oft eine Unmenge an Tabs offen. So sieht mein Bildschirm gerade aus, während ich an diesem Artikel arbeite.

Artikel über die besten kostenlosen Zeiterfassungstools    

Ich bin jemand, der ständig mit dem Spannungsfeld zwischen ADS, Kreativität und dem pünktlichen Einhalten von Deadlines zu kämpfen hat. Ich springe zwischen Facebook, Hangouts, beruflichen Mails und Spesenabrechnungen hin und her. Meine Aufmerksamkeit schwankt, sodass ich oft vergesse, die Zeiterfassung zu starten oder anzuhalten. Meine Arbeitsstunden genau zu berechnen war nicht mehr als ein optimistischer Traum.

Gleichzeitig haben wir uns auf Tools verlassen, die uns die Zeiterfassung nicht wirklich einfacher machten. Wir nutzten Trello, um unsere Projekte zu verwalten. In dem Tool notierten wir unsere Arbeitsstunden auf den Kanban-Karten. Zu Trello kam noch ein weiteres kostenloses Onlinetool mit einfachen Start- und Stop-Schaltflächen hinzu. In diesem musste wir jedes Mal aufzeichnen, wenn wir an einem Projekt arbeiteten. Für mich bedeutete das, dass ich ständig zwischen Tabs wechseln musste und nicht vergessen durfte, überhaupt meine Zeit zu stoppen.

Kurz gesagt: Es war ein Desaster.

Seit ich vor ein paar Jahren in die Welt der Projektmanagementsoftware eingestiegen bin, stellte ich fest, dass in meinem alten Job schlicht hochwertige Business-Tools fehlten. Zugegeben, die genutzten Tools waren kostenlos, aber auch an kostenloser Zeiterfassungssoftware gibt es Besseres als das System, das wir hatten.

8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools

Ich machte mich also auf die Suche. Ich warf einen Blick auf alle Zeiterfassungstools, die…

  • eine Freemium-Version anbieten (nicht nur eine kostenlose Testversion mit zeitlicher Beschränkung)
  • mindestens eine kostenlose Integration mit einem beliebten Tool bieten
  • über Projektmanagementfunktionen verfügen
  • in ein Abrechnungssystem integriert werden können oder selbst eines haben
  • eine mobile Lösung für Besuche vor Ort bieten
  • einen Wow-Faktor haben

Nachdem ich etwa 500 Zeiterfassungstools im Capterra-Verzeichnis durchgesehen hatte, waren es diese acht Tools, die in den mir wichtigen Bereichen besonders herausstachen. Natürlich ist nicht jede hier genannte Lösung für jedes Unternehmen das Richtige. Nimm dir die Zeit, Funktionen und Preise zu vergleichen, und sag mir in den Kommentaren, ob ich ein tolles Tool vergessen habe!

Ich habe die Zeiterfassungstools alphabetisch geordnet, denn bei so vielen unterschiedlichen Funktionen ist es kaum möglich, von „besser“ oder „schlechter“ zu sprechen.

1. AccountSight

AccountSight Zeiterfassung Software

Viele Nutzer loben AccountSight für seine faire Preisgestaltung, die Funktionen und den Kundenservice.

So war beispielsweise ein Nutzer begeistert davon, das System schon „in nur zehn Minuten!“ nutzen zu können, während ein anderer schrieb: „Insgesamt ist die Software die perfekte Onlinelösung, um Projektkosten nachzuverfolgen. Die Preise sind wirklich angemessen und der Kundenservice ist unübertroffen. Ich kann die Software wärmstens empfehlen.“

Tatsächlich gibt es kaum eine Rezension, die den Kundenservice von AccountSight nicht erwähnt.

Auch die Zeiterfassungsfunktionen werden von Unternehmen und Beratern gleichermaßen lobend hervorgehoben. Nutzer können ihre Stundenzettel gesammelt via Excel einreichen oder ihre Zeit einfach online erfassen. Manager können Stundenzettel direkt in der Anwendung genehmigen oder ablehnen. Du hast vergessen, deine Zeit aufzuzeichnen? AccountSight sendet dir regelmäßig Erinnerungen, damit du dran denkst, die Uhr einzuschalten. Wenn ich das nur bei meinem ersten Job gehabt hätte…

Wichtige Gratisintegration(en): Paypal, QuickBooks, eSign Genie für elektronische Signaturen

Buchhaltungsfunktionen: Nutzer verwenden AccountSight zur Verwaltung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Firmenmitteln. Außerdem bietet AccountSight die Integration mit QuickBooks Desktop und QuickBooks Online.

Preis: Gratis für einen Nutzer, zwei Kunden, zwei Projekte, unbegrenzte Rechnungen und unbegrenzte Zeit- und Kostenerfassung. Die erweiterte Version von AccountSight (unbegrenzt viele Kunden und Projekte) kostet 10 USD pro Person für Teams von unter fünf Personen. Wenn dein Team größer ist, kannst du dich auf Rabatte freuen.

2. Due.com

Due.com Zeiterfassung Software

Du bist Freiberufler und suchst nach einem kostenlosen Rechnungssystem mit Zeiterfassungsfunktionen? Dann wirf einen Blick auf Due.com.

Due.com ist ein relativ neues Tool (es wurde erst 2015 ins Leben gerufen), das sich nicht um die altmodische Vorstellung schert, man könne während einer Arbeitsphase nur an einer Aufgabe arbeiten. Nutzer können an mehreren Projekten arbeiten, während Due.com im Hintergrund läuft, alles aufzeichnet, was du tust, und diese Informationen in deine Rechnungen überträgt. Das Tool bietet benutzerdefinierte Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen, die du online per E-Mail versenden kannst.

Die Gratisversion ist ziemlich umfangreich: Nutzer können auf alle Zeiterfassungsfunktionen zugreifen, in mehreren Währungen arbeiten und unterschiedliche Steuersysteme auf ihre Rechnungen anwenden. Sei aber gewarnt: Due.com ist nur kostenlos, solange du keine Zahlungen über das Rechnungssystem des Tools verarbeitest.

Außerdem gibt es keine mobile App. Wenn du eine Gratissoftware zur Rechnungsstellung suchst, könntest du auch in unserer Liste von Rechnungstools fündig werden.

Wichtige Gratisintegration(en): Basecamp

Buchhaltungsfunktionen: Anpassbare Angebote, Kostenvoranschläge und Rechnungen

Preis: Gratis, solange du keine Zahlungsverarbeitungsfunktionen nutzt. Die niedrigste Verarbeitungsgebühr beginnt bei 2,8 % ohne monatliche oder jährliche Gebühr.

3. Hubstaff

Hubstaff Zeiterfassung Software

Hubstaff wird in 41 Rezensionen auf Capterra nahezu perfekt bewertet. Nutzer loben die Funktion, zufällige Screenshots zu erstellen (damit Manager und Kunden überprüfen können, ob das Team wirklich arbeitet, wenn es das behauptet), das Stechuhrsystem und die Berichterstellungsfunktionen. Hubstaff bezeichnet sich selbst als den „genauesten Desktop-Timer“ und arbeitet hart daran, seinem Ruf gerecht zu bleiben.

Das Gratissystem eignet sich am besten für einen einzelnen Nutzer, der mehreren Beteiligten eine transparente Übersicht bieten muss. Kleine Teams können die gesamten Funktionen der App kostenlos nutzen. Teams entscheiden sich meist für das Upgrade, wenn die Verwaltung der Daten des kleinen Teams mühsam wird. Hubstaff schränkt ansonsten seine Funktionen nicht ein, sodass Nutzern die über 30 Gratisintegrationen zur Verfügung stehen.

Neben den kostenlosen Integrationen und der unbegrenzten Nutzung durch einen Nutzer sind es die Vorlagen für Stundenzettel und aufgabenspezifische Berichterstellungsfunktionen, die Hubstaff von anderen kostenlosen Zeiterfassungstools abheben. Als Kleinunternehmen oder Freiberufler sollte es deinen Ansprüchen genügen.

Wichtige Gratisintegration(en): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk und Zoho

Buchhaltungsfunktionen: Stundenzettel, Lohn- und Gehaltsabrechnung, erweiterte Berichterstellungsfunktionen und Integrationen.

Preis: Gratis für einen Nutzer. Upgrades ab 5 USD/Monat

4. Ronin

Ronin Zeiterfassung Software

An alle Berater, Gewerbetreibende, Anwälte und Inhaber kleiner Unternehmen: Ronin ist vielleicht die beste Zeiterfassungs-App für euch.

Dabei ist zu betonen: Ronin funktioniert am besten für eine Person. Mit der Gratis-App kommst du sonst nicht sehr weit – sie ermöglicht nur zwei Kunden (mit einer Kontaktperson pro Kunden) mit einem Arbeitsplatz – aber wie auch einige der oben genannten Tools bietet Ronin seinen Gratisnutzern dennoch gute grundlegende Funktionen. Meist entscheiden sich Nutzer für das Upgrade, um Zugriff auf zusätzliche Mitarbeiter, die Zahlungsintegration und benutzerdefinierte Domains zu bekommen.

Wenn die Basisversion von Ronin mit Zapier-Integration, Projektmanagement-Tool, Kostenvoranschlägen, Rechnungen und Zahlungsstatus dir aber reicht, gibt es keinen Grund für ein Upgrade. Falls du doch mal für mehr Funktionen zahlen musst, kostet es dich nur 15 USD im Monat – das ist nicht viel mehr als eine Dose Einhornfleisch. (Im Ernst. Zumindest fast.)

Wichtige Gratisintegration(en): Zapier

Buchhaltungsfunktionen: Rechnungen, Kostenvoranschläge, Ausgaben, wiederkehrende Rechnungen und mehrere Währungen.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 15 USD/Monat

5. Tick

Tick Zeiterfassung Software

Ein ungewöhnlich großes Projekt steht an und du willst nicht nur für diesen Anlass ein teures Projektmanagement-Tool anschaffen? Hier kommt Tick ins Spiel – und du wirst es so klasse finden, dass du es sicher noch öfter benutzt.

Wenn du schon mal einen Timer benutzt hast, findest du schnell raus, wie Tick funktioniert. Zu den coolsten Funktionen gehört, dass es Nutzern in jeder Zeitkarte automatisch aktuelle Infos zum Zeitbudget anzeigt. Jetzt musst du dein Budget nie mehr in nervigen und nutzlosen Tabellen überwachen!

Außerdem hat Tick eine begeisterte Nutzerbasis. Über 900 Rezensionen auf Capterra geben dem Tool durchschnittlich 4,5 Sterne für seine Benutzerfreundlichkeit, den Kundenservice und die allgemeinen Funktionen. Vor kurzem schrieb ein überzeugter Nutzer: „Das Tool befreit die Arbeit von Spekulationen. Jetzt kann ich mich endlich ganz auf meine Aufgaben konzentrieren!“

Wer will nicht gern eine App nutzen, die einem hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren?

Wichtige Gratisintegration(en): Asana, Basecamp, FreshBooks, QuickBooks, Trello und Zapier

Buchhaltungsfunktionen: Budgetverfolgung auf Aufgaben- und Projektebene, Zeitberichte nach Kunden oder Person und zahlreiche Integrationen für Buchhaltungssoftware.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 19 USD/Monat für zehn Projekte

6. todo.vu

todo.vu Zeiterfassung Software

todo.vu ist nicht nur auf die Zeiterfassung spezialisiert, sondern es ist sogar ein umfassendes Tool für Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und Abrechnung (nach dem Upgrade). Im Gegensatz zu vielen anderen der hier genannten Optionen erfordert es keine Integrationen, um ein vollständiges System zu sein.

Die Gratisversion ist eindrucksvoll: Ein Nutzer erhält Zugriff auf 100 MB Speicher, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie CRM-Funktionen wie Kundenverwaltung und die Möglichkeit, Aufgaben von Dritten zu erhalten.

Freiberufler und kleine Unternehmen werden sich über die kostenlosen Projektmanagement- und CRM-Funktionen freuen, aber sie müssen eine zusätzliche Anwendung für Abrechnungsfunktionen nutzen. Die größte Stärke von todo.vu liegt allerdings in seinen Berichterstellungsfunktionen (vor allem Zeitmanagement-Analysen), die den Preis für das Upgrade allemal wert sind.

Derzeit bietet die Gratisversion eine eingeschränkte Integration mit FreshBooks.

Wichtige Gratisintegration(en): FreshBooks

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-Integration und Kundenverwaltung; die meisten Buchhaltungsfunktionen erfordern ein Upgrade.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 5 USD pro Nutzer und Monat

7. Toggl

Toggl Zeiterfassung Software

Genau wie Tick ist auch Toggl unter unseren Rezensenten sehr beliebt. Das Tool kann sich über eine Bewertung von 4,5 von 5 Sternen auf Capterra und über 200 Rezensionen freuen.

Amanda Gibbs berichtet in ihrer Rezension im Februar 2017 von ihrem Nutzererlebnis:

Ich habe Toggl in den letzten Jahren als schnelle und kostengünstige Möglichkeit genutzt, um aufzuzeichnen, wie viel Zeit ich mit welchem Projekt verbrachte, und mir die Verteilung meiner Zeit anzeigen zu lassen. Die Software bietet in der kostenlosen Grundversion (die ich selbst nutze) zahlreiche Funktionen und grundlegende Berichte. Das Tool ist angenehm und minimalistisch gestaltet, die Zeiterfassungsseiten sind unkompliziert und einfach zu nutzen. Ich kann das Tool jedem empfehlen, der nach einer grundlegenden Zeiterfassungssoftware sucht.

Toggl funktioniert auf Windows, OS X, Linux, Android und iOS und in nahezu jedem Browser. Du kannst deine Zeit direkt in Toggl erfassen und dann über eine der zahllosen Integrationen exportieren (unter anderem Asana, Atlassian Jira, Basecamp, FreshBooks, Github, Google Docs, Open Project, QuickBooks, Salesforce, Slack, Teamwork und Trello).

Außerdem können Nutzer ihre Zeit offline erfassen und die Daten später synchronisieren. Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Toggl erstellt alle 24 Stunden ein Backup an mehreren physischen Standorten und speichert alle Daten auf Rackspace. Damit erfüllt es die Compliance-Anforderungen von ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor und SSAE16.

Für ein Upgrade entscheiden sich Nutzer meist aufgrund der Aufgabenverwaltungsfunktionen (Projekte werden ansonsten nicht in Aufgaben unterteilt). Außerdem ist es mit der Basisversion nicht möglich, fakturierbare Preise festzulegen oder ein Team mit mehr als fünf Nutzern zu erstellen.

Wichtige Gratisintegration(en): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho und über 85 weitere Integrationen mit der Chrome-Erweiterung für Toggl

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-Integration und Kundenverwaltung; die meisten Buchhaltungsfunktionen erfordern ein Upgrade.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 5 USD pro Nutzer und Monat

8. Trigger

Trigger Zeiterfassung Software

Trigger steht auf dieser alphabetischen Liste zwar ganz hinten, aber das heißt noch längst nicht, dass es den letzten Platz verdient hätte. Die Anwendung ist bemerkenswert benutzerfreundlich und entwickelt sich zu einer leistungsstarken Alternative zu Trello und Asana – und im Gegensatz zu diesen beliebten Projektmanagement-Tools hat Trigger eine Zeiterfassung.

Und das alles kostenlos!

Dabei haben wir die kostenlosen CRM-Funktionen von Trigger noch gar nicht erwähnt. Das Vertriebsteam kann seine Kundenkommunikation im Blick behalten und die App verknüpft diese Informationen mit den entsprechenden Projekten. Aufgaben können auf der Detailebene genau eingesehen werden und alle Zeitdaten können bestimmten Aufgaben zugewiesen werden – selbst in der Gratisversion musst du dich also nicht mit ungeordneten Tabellen herumschlagen. Unternehmen können mithilfe von Trigger somit herausfinden, welche Kunden für ihr Geschäft am besten sind und welchen zu viel Zeit gewidmet wird.

Außerdem bietet die Anwendung Vorlagen und Speicher, sodass Projektmanager nicht bei jedem neuen Projekt von vorne beginnen müssen.

Dazu gibt es Stundenzettel, automatisierte Rechnungen und Online-Berichte. All diese Informationen können mit Xero, FreshBooks und Zapier synchronisiert werden. Genau wie andere Tools auf dieser Liste funktioniert die Zeiterfassung mit einem einfachen Klick (oder alternativ manuell) und alle Daten werden in Rechnungen, Stundenzettel und Berichte übertragen.

Wichtige Gratisintegration(en): Basecamp, FreshBooks, Drive, Dropbox, Slack, Xero, Zapier

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-, Saasu- und Xero-Integration; Rechnungsfunktionen sind mit dem Upgrade verfügbar.

Preis: Gratis für drei Teammitglieder, fünf aktive Projekte, fünf Kunden und grundlegende Berichte. Upgrades sind ab 15 AUD (etwa 11 USD) pro Nutzer und Monat verfügbar.

 

Welches Zeiterfassungstool nutzt du? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren.

 

Originaltext von Rachel Burger.