Vor allem junge und wachsende Unternehmen stehen irgendwann vor der Notwendigkeit, neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Aber Mitarbeiter sind, vor allem im Dienstleistungsbereich, auch der größte Kostenfaktor. Daher ist es bereits ab dem ersten Mitarbeiter wichtig, die eigenen Personalkosten und die Zuteilung und Anforderungen von Arbeitsressourcen gründlich zu planen und gut im Blick zu haben. Um dich und dein Unternehmen dabei zu unterstützen, stellen wir dir einen P ersonalkostenrechner in Excel kostenlos zum Download zur Verfügung.
Personalkostenrechner für Start-ups: Personalkosten berechnen mit dieser Excel-Vorlage
1. Welche Kosten sind für die Personalkostenrechnung relevant?
Die Personalkosten kosten dich nicht nur das Bruttogehalt deiner Mitarbeiter, sondern auch Lohnnebenkosten wie beispielsweise die Arbeitgeberanteile der gesetzlichen Sozialversicherung. Bei der Kalkulation ist es wichtig, alle Kostenpositionen zu berücksichtigen. Insgesamt gehören zu diesen verpflichtenden zusätzlichen Kosten folgende Positionen:
- Arbeitgeberanteile der gesetzlichen Sozialversicherung
- Insolvenzgeldumlage
- Umlage für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Umlage für Mutterschaftsaufwendungen
Aus all diesen verpflichtenden Anteilen ergibt sich pro Person ein individueller Faktor für die Berechnung des Arbeitgeberanteils. Dieser Faktor liegt immer knapp über 21 Prozent.
Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, deinen Mitarbeitern weitere Leistungen zur Verfügung zu stellen. Auch diese müssen in der Personalkostenplanung aufgenommen werden. Das können beispielsweise folgende Positionen sein:
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Freiwillige Sozialleistungen
- Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
- Erfolgsabhängige variable Gehaltsbestandteile
Du solltest alle zusätzlichen Positionen mit in die Personalkostenplanung aufnehmen. Erkundige dich im Zweifel bei deinem Steuerberater, ob die zusätzlichen Gehaltsbestandteile sozialversicherungspflichtig sind, und multipliziere diese Kosten erneut mit dem Faktor für den Arbeitgeberanteil.
Zusätzlich zu den Personalkosten solltest du wissen, welche allgemeinen Kosten den Arbeitsstunden im Unternehmen zugeordnet werden. Diese allgemeinen Kosten werden üblicherweise Gemeinkosten oder Umlagen genannt. Darunter fallen beispielsweise
- Büroräumlichkeiten
- Betriebsmittel (Büromaterialien, Telefon, …)
- Ausstattung der Arbeitsplätze
- Buchhaltungskosten
Nachdem du diese Kosten zu den Personalkosten addiert hast, können auf dieser Basis Projektbudgets kalkuliert und im Dienstleistungsbereich Stundensätze festgelegt werden.
2. Wie funktioniert unser Personalkostenrechner?
Das erste Tabellenblatt beinhaltet eine Übersicht über die gesamten Personalkosten. Pro Person werden alle Kosten in einer Zeile aufgeführt. Die verfügbaren Stunden und der Faktor für den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung werden im zweiten Tabellenblatt pro Mitarbeiter berechnet und müssen manuell übertragen werden.
Die Gemeinkosten des Unternehmens inklusive aller internen Leistungen werden gleichmäßig auf alle produktiven verrechenbaren Stunden aller Mitarbeiter aufgeteilt. Beispielsweise werden Kosten für ein Sekretariat, das nicht in Kundenprojekten oder anderen budgetierten Projekten arbeitet, zu den „Gemeinkosten Personal“ gezählt.
Das zweite Tabellenblatt dient dazu, die Kosten und verfügbaren Stunden einer Person genauer aufzuschlüsseln. Daraus lassen sich weitere Erkenntnisse für einen bestimmten Mitarbeiter ziehen.
Die gesetzlichen Vorgaben für die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung sind veränderlich. Auch wenn die Abweichungen im Normalfall nicht groß sind, sollten sie im Rahmen der jährlichen Budgetplanung kontrolliert werden.
3. Personalkosten berechnen mithilfe von Excel oder einer speziellen Software?
Für die ersten Schritte ist die Personalkostenrechnung in Excel sehr gut geeignet. Wächst das Unternehmen jedoch und werden die Teamkonstellationen komplexer, steigen auch die Anforderungen an eine Personalkostenrechnung und wir empfehlen den Einsatz einer Software.
Vorteile einer Software gegenüber Excel:
- Direkte Integration in andere Systeme (z.B. Buchhaltung oder Einsatzplanungen)
- Datenschutz und Berechtigungssysteme sorgen für Schutz vor unbefugtem Zugriff, Kopien, Weitergaben und Löschungen
- Höhere Stabilität und geringere Fehleranfälligkeit durch manuelle Fehler
Bis du die passende Software gefunden hast, arbeite gerne mit unserer Vorlage weiter. Gefällt euch die Vorlage? Wir haben noch weitere kostenlose Templates erstellt, um junge und vor allem kleine Unternehmen zu unterstützen.
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