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Ressourcen in den Griff bekommen mit dem Kosten- und Ressourcenplanung Excel Template

Veröffentlicht am 11.12.2019 von Ines Bahr

Wie viele Mitarbeiter benötige ich, um das Projekt termingerecht fertigzustellen? Befinde ich mich mit der Materialanschaffung im Budget? Welche ungeplanten Kosten fallen in meinem Projekt an? Um diese und weitere Fragen beantworten zu können, wird in Projekten eine Kosten- und Ressourcenplanung durchgeführt. 

kosten- ressourcenplanung

Beginnen wir einmal mit der Definitionen des Begriffs Ressource. Laut der DIN 69901 bezeichnet eine „Ressource“ im Projektmanagement ein für die Durchführung einer Aufgabe notwendiges Mittel. Dabei ist „Ressource“ ein Oberbegriff sowohl für Mitarbeiter als auch für Sachmittel oder Finanzmittel. Und genau diese Ressourcen bzw. Einsatzmittel gilt es nun im Sinne des Projekterfolges möglichst effizient und effektiv zu planen.

Um deinem Unternehmen dabei zu helfen, haben wir ein kostenloses Kosten- und Ressourcenplanung Excel-Template für dich erstellt. 

Was ist bei der Kosten- und Ressourcenplanung zu beachten?

Vor der Kosten- und Ressourcenplanung muss wie beim Gantt-Chart auch erst einmal ein Projektstrukturplan erstellt und die einzelnen Vorgänge in eine Ablaufreihenfolge gebracht werden. Nun gilt es für jeden Vorgang den Bearbeitungsaufwand zu schätzen. 

Sobald die Aufwände abgeschätzt sind, können Ressourcen und/oder Teammitglieder den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden. Diese Zuordnung wird am besten von dem Projektleiter gemeinsam mit dem Team durchgeführt. Sobald dies für den nächsten Planungsabschnitt (z. B. Meilenstein oder Sprint) durchgeführt ist, solltest du dir das Belastungsprofil einer jeden Ressource genauer ansehen. Wird eine Maschine versehentlich parallel eingesetzt oder wurde ein Teammitglied zu viel oder zu wenig eingeplant? Falls dies der Fall sein sollte, musst die deine Planung anpassen, bzw. deine Ressourcenzuordnung überdenken. 

Das entscheidende Schlagwort hier heißt Kapazität. Als Kapazität wird die Verfügbarkeit einer Ressource einschließlich des verfügbaren Volumens bezeichnet. Wird beispielsweise ein Mitarbeiter für mehr als 100 % seiner Kapazität eingeplant, spricht man von Überlast. Entsteht diese Überlast, weil die Person für zwei konkurrierende oder parallele Vorgänge eingeplant ist, handelt es sich um einen Ressourcenkonflikt.

Ressourcenkonflikte können aber auch über Projektgrenzen hinweg entstehen. Wird der Mitarbeiter noch für Aufgaben in der Linie benötigt oder wollen andere Projekte des Unternehmens auf die gleiche Ressource zur gleichen Zeit zugreifen? Ein ebenfalls häufig verwendeter Begriff in diesem Kontext der Projekt-Ressourcenplanung ist der, der Engpassressource. Hierbei handelt es sich um eine Ressource, die aufgrund von begrenzter Kapazität oder Mehrfachbelastung zum gewünschten Zeitpunkt nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Ferner kann ihre Kapazität nicht einfach erweitert werden, besonders unter Berücksichtigung der Rendite des Projektes.

Der Einsatz von Tools zur Kosten- und Ressourcenplanung

In der Praxis setzt der Projektleiter für die Kosten- und Ressourcenplanung ein Tool ein. Projektmanagement-Software oder Excel-Vorlagen bieten die Möglichkeit, Arbeitspakete inklusiver Ressourcenverwaltung elektronisch durchzuführen. 

Das Kosten- und Ressourcenplanung Excel Template kann für kleine Projekte genutzt werden. Sobald das Projekt jedoch wächst oder es sich um ein kompliziertes Projekt mit vielen Arbeitspaketen handelt, empfiehlt sich der Umstieg auf eine vollständige Projektmanagement- bzw. Projektplanungssoftware

Der große Vorteil von Softwareprogrammen ist, dass diese Ressourcenkonflikte automatisch erkennen und bei der Auflösung mithilfe von Analysedaten helfen. Zudem generiert die Software automatisch ein Gantt-Chart inklusiver aller Abhängigkeiten. 

Wie funktioniert unser Kosten- und Ressourcenplanung Excel Template 

Das Kosten- und Ressourcenplanung Excel Template ist ein einfaches Formular, um dir schnell einen Überblick über die anfallenden Kosten in deinem Projekt zu verschaffen. Die Vorlage beinhaltet drei Reiter, wobei der erste Reiter Basisdaten zur Erfassung deiner projektspezifischen Rahmendaten dient. Pflege hier deine allgemeinen Projektdaten und die Kostenarten ein (von internen und externen Personalkosten, bis hin zu Material- und Lizenzkosten). Weise dann im Bereich Ressourcen deinen Personen, Dienstleistungen und Materialien die entsprechenden Typen, Einheiten und Kosten zu. Unter Typen kannst du zwischen internen und externen Kosten unterscheiden, bei den Einheiten, ob es sich um Stundensätze (für Personen) oder Pauschalbeträge handelt. Während die Stundensätze über die Projektlaufzeit fix sind, wird bei den Pauschalbeträgen unterschieden, ob es sich um geplante Kosten oder Änderungskosten handelt.

Im zweiten Reiter Übersichtsplan kannst du nun alle Arbeitspakete deines Projektstrukturplans eintragen. Benenne hierzu das entsprechende Arbeitspaket, versehe es mit dem zugehörigen PSP-Element und weise die entsprechende Ressource zu. Du kannst nur Ressourcen auswählen, welche du in den Basisdaten hinterlegt hast. Trage nun im grünen Bereich „geplante Kosten“ die prognostizierte Menge ein und der entsprechende Preis wird automatisch errechnet. Solltest du aufgrund von Changes Änderungskosten haben, so vermerke deren Menge im roten Bereich „ungeplante Kosten“. Das Feld „Freigabe erfolgt am“ hat nur Auswirkungen auf die ungeplanten Kosten. Erst wenn hier ein Freigabedatum der Aufwände vermerkt wird, gehen die Kosten automatisch in die Gesamtkostenrechnung ein.

Der dritte Reiter ist der Bereich Auswertungen. Hier erfolgt ein Kostenüberblick nach Projektphasen bzw. Meilensteinen und Kostenarten. Darüber hinaus erhältst du ein Diagramm über die prozentuale Verteilung der Kostenarten. Zu guter Letzt gibt es auch eine Auswertung hinsichtlich der Change Requests. Mittels Säulendiagramm siehst du das Verhältnis von geplanten Kosten zu allen eingereichten Änderungskosten und den tatsächlichen Gesamtkosten. Die tatsächlich entstandenen Kosten durch Änderungen kannst du der Tabelle „Genehmigte Change Requests“ entnehmen.

Mit der Kosten- und Ressourcenplanung beenden wir unsere Reihe an herunterladbaren Excel Templates, um deinem Unternehmen eine kostenlose Alternative für die Planung von kleinen Projekten bereitzustellen.

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten.