Wie erstelle ich einen Dienstplan? Dienstplan-Vorlage in Excel zum Herunterladen

Veröffentlicht am 28.9.2021 von Caroline Rousseau und Ines Bahr

Personalleiter stehen regelmäßig vor der schwierigen Aufgabe, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten so zu planen, dass alle Abteilungen gut arbeiten können. Hier helfen die Methoden der Personalplanung, doch die Frage bleibt: Wie gestaltet man eine umfassende Personalplanung gleichzeitig möglichst einfach und effizient? Du hast hierzu die Wahl zwischen Excel-Vorlagen und auf KMU ausgerichteter Personalplanungssoftware.

In diesem Artikel findest du eine Dienstplan-Vorlage in Excel zum Download, damit du direkt loslegen kannst.

Dienstplan-Vorlage

Was ist ein Dienstplan?

Die Dienstplanerstellung ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements in einem Unternehmen. Dabei geht es darum, wie viel Personal benötigt und wer zu welcher Zeit eingesetzt wird.

Urlaubs- und Abwesenheitskalender

Die genaue Verwaltung der Arbeits-, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten der Angestellten hilft sicherzustellen, dass der Betrieb jederzeit aufrechterhalten werden kann – und damit auch die Produktivität und das Leistungsniveau des Unternehmens. In einem Urlaubs- und Abwesenheitskalender werden Urlaube, Krankschreibungen und andere Abwesenheiten festgehalten und anhand der Mitarbeiterprofile und ihrer Kompetenzen Ersatz organisiert.

Außerdem gehört es zur Personalplanung, auf rechtskonforme Weise die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden des Personals zu überwachen. Eine gute Personaleinsatzplanung ist ein zentraler Erfolgsfaktor im Unternehmen: Sie macht es möglich, den zukünftigen Personalbedarf zu antizipieren, vereinfacht die Verwaltung von Abwesenheiten und verringert das Risiko von Planungsfehlern, indem sie schnellen Zugriff auf zuverlässige und aktuelle Informationen bietet. Gleichzeitig vereinfacht sie den Prozess der Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten.

Für eine funktionierende Personalplanung müssen die verschiedensten Informationen miteinander verknüpft werden, was den Prozess sehr komplex und zeitaufwendig machen kann. Mit unserer kostenlosen Schichtplan-Excel-Vorlage kannst du damit beginnen, die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten deines Personals zu verwalten.

Dienstplan-Vorlage in Excel für eine effiziente Planung

Unsere Excel-Dienstplan-Vorlage dient der Verwaltung von bezahlten Urlauben (B), Krankschreibungen (K) und anderen Abwesenheiten (A). Auf der ersten Registerkarte findest du eine Mitarbeiterliste und einen Jahreskalender. Trage dort in jeder Zeile den entsprechenden Buchstaben ein, wenn der oder die Angestellte an einem Tag abwesend ist. Die Tabelle rechnet automatisch die Abwesenheitstage für jeden Angestellten zusammen sowie – unten in jeder Spalte – die Zahl der Personen, die an jedem Tag abwesend sind. Die weiteren Registerkarten für die einzelnen Monate geben einen Gesamtüberblick über die Anzahl der Angestellten, die an bestimmten Tagen abwesend sind.

Schichtplan Excel-Vorlage
Screenshot unserer Schichtplan-Excel-Vorlage

Vor- und Nachteile der Dienstplan-Vorlage in Excel

Die Hauptvorteile unserer Schichtplan-Excel-Vorlage: Sie ist einfach zu nutzen, praktisch und natürlich kostenlos. Du kannst sie im Arbeitsalltag intuitiv und unkompliziert verwenden und brauchst dazu keine Vorkenntnisse, wie es bei komplizierter Software der Fall sein kann. Dank der Übersichtlichkeit der Tabelle (deren Farben du an das Corporate Design deines KMU anpassen kannst) siehst du sofort, woran du bist. Aber natürlich ist eine solche Tabelle in ihrer Nutzbarkeit begrenzt: Sie ist nicht für die Zusammenarbeit ausgelegt und nicht für größere Unternehmen geeignet. Durch die manuelle Eingabe von Informationen steigt außerdem das Risiko von Fehlern.

Die Grundfunktionen von Personalplanungs-Tools

Viele Unternehmen nutzen zur Verwaltung von Arbeitszeiten Personalplanungssoftware. Zu den wichtigsten Funktionen solcher Tools gehören die folgenden:

  • Einfache Dateneingabe: In der Software werden Abwesenheitszeiten aller Angestellten gespeichert und Aufgaben je nach Qualifikation und Verfügbarkeit der Personen verteilt.
  • Kalender: Die Software bietet eine Kalenderansicht (täglich, wöchentlich, monatlich und/oder jährlich) für alle Angestellten.
  • Benachrichtigungen: Die Software gibt in Echtzeit Warnungen aus, wenn gesetzliche Arbeitszeitbeschränkungen nicht eingehalten werden oder Unregelmäßigkeiten auftreten.
  • Filteroptionen: Mit Filtern kannst du Informationen schneller finden oder nach deinen eigenen Kriterien anpassen, was angezeigt wird.
  • Zusammenarbeitsfunktionen: Die Software bietet Möglichkeiten für die interne Kommunikation und Interaktion zwischen Personalabteilung, Angestellten und Management.

Weitere kostenlose Templates gibt’s hier:

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Personalplanungssoftware Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

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Über die Autoren

Content Analyst spezialisiert auf Trends und Herausforderungen neuer Technologien in der Berufswelt. Leidenschaften: Albert Camus, Kunst, Rätsel.

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Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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