Rechnungen schreiben leicht gemacht: Rechnungsvorlage in Word/Excel

Veröffentlicht am 20.10.2021 von Ines Bahr

Kostenlose Rechnungsvorlage zum Downloaden

Rechnungsvorlage

Je nachdem, welche Anforderungen an die Fakturierung gestellt werden, können Excel und Word bei den meisten grundlegenden Aufgaben helfen. Auch Unternehmen, die nur wenige Rechnungen im Monat schreiben und nicht viele Kunden und Artikel haben, können mit einer Rechnungsvorlage arbeiten. Unsere Vorlage ermöglicht es, durch die Eingabe von Basisinformationen, Rechnungen mit automatischen Berechnungen zu erstellen.

Wie funktioniert unsere Rechnungsvorlage? 

Unsere Rechnungsvorlage gibt es hier zum Download.

Screenshot der Rechnungsvorlage
Screenshot der Rechnungsvorlage

Die Tabelle in der Word-Datei lässt sich per Doppelklick in Excel bearbeiten und automatische Berechnungen benutzen. 

Wie funktioniert’s:

  • Gib in Excel die Einheit sowie den Einzelpreis der erbrachten Leistung ein 
  • Der Gesamtpreis samt Steuern wird folglich berechnet und in deine Rechnungsvorlage in Word übertragen
  • Fülle die Felder Absender und Ansprechpartner aus
  • Passe das Datum und die Rechnungsnummer an
  • Gebe noch dein Konto und deine Steuernummer an
  • und schon kannst du deine Rechnung per E-Mail verschicken

Was gehört auf eine Rechnung?

Diese Pflichtangaben müssen auf deine Rechnung:

  • dein vollständiger Name und die vollständige Anschrift deines Unternehmens 
  • die Projektnummer
  • das Rechnungsdatum
  • eine eindeutige Rechnungsnummer
  • die vom Finanzamt erteilte Steuernummer deines Unternehmens oder die Umsatzsteuer-ID
  • Menge und Bezeichnung der erbrachten Leistung 
  • den Leistungszeitraum der erbrachten Leistung
  • die aufgeschlüsselten Beträge
  • den geltenden Steuersatz 
  • den zu zahlenden Endbetrag

Wann brauche ich eine Faktura-Software?

Wer einen besseren Überblick über Kunden, Artikel und gestellte Rechnungen bekommen möchte, sollte jedoch in eine Faktura-Software investieren. Auch Unternehmen, die viele Produkte und Kunden haben tun sich mit einer Software deutlich leichter. 

Das sind wichtige Vorteile einer Faktura-Software

Der Einsatz von Faktura-Software hat viele Vorteile. Hier sind die Wichtigsten zusammengefasst: 

  • In einer Faktura-Software können Zahlungseingänge für Rechnungen erfasst werden, um so den Überblick zu behalten, welche Rechnung bereits bezahlt wurden.
  • Faktura-Software verfügt oft über ein Mahnwesen, falls ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt. Darin können Zahlungserinnerungen automatisiert werden sowie Mahnungen erstellt werden. Dabei können Mahnkosten, Verzugszinsen und Fälligkeitsfristen hinterlegt werden.
  • Waren und Dienstleistungen können in der Software anlegt werden. Bei der Rechnungserstellung kann der Artikel ausgewählt und der Rechnung hinzufügt werden.
  • Das Gleiche gilt für Kunden. Kundendaten können gespeichert und den Rechnungen schnell hinzugefügt werden.
  • Unternehmen sparen sich Zeit durch die Automatisierung der Details. Rechnungssoftware vergibt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer und setzt das aktuelle Datum ein.
  • Ein weiterer wichtiger Vorteil von Faktura-Software ist die Integrationsmöglichkeit in andere Systeme, beispielsweise Buchhaltungssysteme oder Online-Shops. Dies kann dir bei der jährlichen Steuererklärung helfen bzw. so kannst du Bestellungen aus deinem Online-Shop direkt in deiner Rechnungssoftware sehen. 

Wie finde ich die richtige Faktura-Software? 

Unternehmen, die auf der Suche nach einer passenden Software sind, sollten sich folgende Fragen stellen: 

  • Welche Funktionen brauche ich in der Software (Kundendatenbank, Mahnwesen, Branding, Integrationen etc.)? 
  • Wie viele Rechnungen schreibe ich pro Monat?
  • Wie viele Mitarbeiter benötigen einen Zugang zu dem System? 
  • Welche Schnittstellen benötige ich, um die Faktura-Software in andere Systeme zu integrieren? 
  • Ist das System bei Unternehmenswachstum skalierbar?
  • Reicht eine einfache Software, die Rechnungen automatisiert oder gibt es weitere Prozesse, die von der Software automatisiert werden können? 

Bis Unternehmen das richtige Rechnungsprogramm gefunden haben, können sie mit unserer Vorlage arbeiten. Wir haben auch weitere kostenlose Templates für Unternehmen erstellt, um vor allem kleinen Unternehmen das Leben etwas zu erleichtern. 

Weitere kostenlose Templates gibt’s hier:

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Faktura-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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