5 clevere Ideen für das Onboarding neuer Mitarbeiter in kleinen Unternehmen

Veröffentlicht am 30.9.2019 von Brian Westfall und Ines Bahr

Die ersten 90 Tage in einem neuen Unternehmen sind für neue Mitarbeiter*innen bzw. ihr Wohlergehen (und damit den Erfolg ihrer Tätigkeit bei dir) von grundlegender Bedeutung.

Sind diese ersten 3 Monate so ansprechend, dass man sich später gern daran erinnert, steigt die Wahrscheinlichkeit, einen engagierten Mitarbeiter zu finden, beträchtlich an. Sind die ersten Tage beim Onboarding neuer Mitarbeiter hingegen stressig, langweilig oder bestimmt von bergeweise umständlichem Papierkram, fällt es deinen Neuzugängen schwer, sich in ihrer neuen Rolle einzuleben. Wenn sich dieses Gefühl festigt, gehen sie bei der nächsten Gelegenheit wieder.

Onboarding

Wer sich also gegen die ganz Großen mit den ausgefeilten Mitarbeiterangeboten durchsetzen will, muss sich da schon etwas einfallen lassen, um seine Leute bei der Stange zu halten. Dazu kann ein angenehmes Onboarding neuer Mitarbeiter einen guten Teil beitragen.

Das ist natürlich leichter gesagt als getan: Wie gestaltet man einen Standardprozess so, dass er tatsächlich als erfreulich empfunden wird?

Die fünf Unternehmen, um die es in diesem Artikel gehen soll, haben das drauf, also muss es gehen. Schauen wir uns an, welche Ideen sie für sich entwickelt haben und wie du sie für dich umsetzen kannst. Oder vielleicht bringen sie dich auch auf andere Ideen?

Idee Nr. 1: Anfangsinterviews

Was es ist und wie es funktioniert

Thrive Global führt anlässlich der Einstellung Mitarbeitergespräche mit allen Neuzugängen, um herauszufinden, was ihnen wichtig ist und wie das Unternehmen ihnen in ihrem Arbeitsalltag entgegenkommen kann.

Arianna Huffington, der Gründerin von Thrive Global, zufolge ist Thrive auf diese Weise auf eine Reihe Fälle aufmerksam geworden, in denen sie ihre Angestellten besser unterstützen konnten.

Einer Mitarbeiterin war es wichtig, morgens ihre Tochter in die Schule bringen zu können. Entsprechend setzen ihre Vorgesetzten Meetings nicht allzu früh an, sodass sie auf jeden Fall teilnehmen kann. Eine andere erhielt die Möglichkeit, wegen ihres Frozen-Shoulder-Syndroms alle zwei Wochen zur Physiotherapie zu gehen.

Warum das eine gute Sache ist

Gewöhnlich fließen beim Onboarding neuer Mitarbeiter nur in eine Richtung Informationen. Tue dieses, lerne jenes, fülle das da aus und so weiter und so fort. Aber denk dran: Nicht nur du überlegst dir, ob dein Neuling tatsächlich zu dir passt, er oder sie stellt sich dieselbe Frage. Haben Neue das Gefühl, keinen zu interessieren, können sie gar kein Zugehörigkeitsgefühl entwickeln.

Und es reicht eben nicht immer aus, sich für Feedback und Anliegen aller Art offen zu zeigen, denn neue Mitarbeiter*innen sind bei so etwas häufig verständlicherweise nervös.

Ein klar umrissener und institutionalisierter Rahmen forciert hier nicht nur die Auseinandersetzung mit der Frage, sondern sendet auch eine eindeutige Botschaft: „Wir hören dir zu. Was können wir für dich tun?“

WIE SICH DAS AUCH IN KLEINEN UNTERNEHMEN UMSETZEN LÄSST:  Persönliche Gespräche sind in der Anfangszeit ausgesprochen wichtig. Solltest du dazu partout keine Zeit finden, dann behelfe dir mit einem Fragebogen. Am besten verschickst du bereits vor dem ersten Arbeitstag einen Fragebogen, damit sie sich wirklich willkommen fühlen: Kaffee oder Tee? Kuh-, Soja- oder Hafermilch? Dasselbe wiederholst du während des Onboardings und an seinem Ende (natürlich mit anderen Fragen). So erfährst du, was du gut gemacht hast und wie du die Anfangszeit für deine nächsten Neuen noch angenehmer gestalten kannst.

Idee Nr. 2: Eine Schnitzeljagd durchs Intranet

Was es ist und wie es funktioniert

Die Idee, Neuzugänge mit aufeinander folgenden Aufgaben durch das ganze Unternehmen zu schicken wie bei einer Schnitzeljagd, ist natürlich nicht neu. (Gibt es da nicht sogar eine Folge von den drei ???, in der das vorkommt?) Eine Reihe von Unternehmen hat diese Idee erfolgreich für sich umgesetzt, zum Beispiel Bazaarvoice und Glassdoor.

Auch MHS Homes gehört dazu, aber ein entscheidendes Detail ist anders: Anstatt ihre Neuzugänge tatsächlich treppauf, treppab durchs Gebäude zu schicken, setzt MHS Homes auf eine rein virtuelle Variante durch das Intranet des Unternehmens.

Neue Mitarbeiter*innen bekommen nur einen einzigen Hinweis, um die entsprechende Person im Unternehmen aufzuspüren, da ist echte Detektivarbeit gefragt.

Beispiel einer Intranet Schnitzeljagd

Ein Beispiel der Schnitzeljagd durch das Intranet von MHS Homes (Quelle)

Warum das eine gute Sache ist

Auf diese Weise erfahren deine Neuen eine ganze Menge interessante Dinge über ihre Kolleg*innen. Wer Salsa tanzt zum Beispiel oder wer zu Weihnachten die besten Kekse mit ins Büro bringt. Der Clou: Gleichzeitig machen sie sich mit den Tools, Werkzeugen und Strukturen vertraut, die sie später tagtäglich verwenden werden.

Denn wer nicht genug Zeit hatte, sich in derartige Systeme einzuarbeiten (oder wem die Arbeit damit einfach zum Halse heraushängt), der bittet später andere darum – Kolleg*innen, Vorgesetzte, die Personalabteilung – für sie Informationen herauszusuchen oder bestimmte Aufgaben zu übernehmen, was wiederum viel Zeit und damit Produktivität kostet.

WIE SICH DAS AUCH IN KLEINEN UNTERNEHMEN UMSETZEN LÄSST: Wenn du noch kein nutzerfreundliches HR-System hast, schaff dir eines an. Mit diesen Plattformen fällt es Angestellten sehr viel leichter, ihre Bedürfnisse im Bereich Personalwesen einfach selbst zu befriedigen (anstatt dich aufzustören) und sie erlauben dir, detaillierte Mitarbeiterverzeichnisse und eben solche Spiele auszuarbeiten. Wenn deine Leute nicht die Zeit haben, ausführliche Profile anzulegen, oder wenn du lieber hättest, dass deine neuen Mitarbeiter*innen sich persönlich mit ihren Kolleg*innen vertraut machen, kannst du die Schnitzeljagd ganz einfach auf das Auffinden bestimmter relevanter Tools, Informationen oder Ressourcen verlagern.

Idee Nr. 3: Lunch Roulette als Onboarding Konzept 

Was es ist und wie es funktioniert

Ein Entwickler von Warby Parker hat das Lunch Roulette erfunden, um neuen Mitarbeiter*innen das Kennenlernen ihres neuen Unternehmens zu erleichtern. Die App würfelt jede Woche nach dem Zufallsprinzip 8 Leute aus dem Betrieb zusammen, unterteilt in zwei Vierergruppen, die dann auf Firmenrechnung gemeinsam zu Mittag essen gehen.

Das Besondere: Die App sorgt dafür, dass in einer Gruppe nur Leute aus verschiedenen Abteilungen sind.

Warum das eine gute Sache ist

Mit dem Lunch Roulette schlägst du zwei Fliegen aus unserem 90-Tage-Onboardingprozess mit einer Klappe: Erstens lädst du deine Neuzugänge zum Mittagessen ein, was ihnen das Gefühl gibt, wirklich willkommen zu sein, und zweitens hilfst du ihnen dabei, auf angenehme Weise auch andere Abteilungen kennenzulernen und so einen besseren Überblick über das Unternehmen zu erhalten.

Und das Konzept geht auch in anderer Hinsicht auf. Die Auswahl ist automatisiert und randomisiert, so dass deine Personaler*innen keinen Gedanken daran verschwenden müssen, wen sie mit wem zusammenbringen wollen und wer sich vielleicht verstehen könnte.

Es gibt deinem Neuzugang eine klare Arbeitsanweisung (nämlich „Iss mit A, B und C zu Mittag“) zu einer Zeit voller schwerer Entscheidungen und Unsicherheiten. Und der Rest deiner Belegschaft wird auch gerne eingeladen und freut sich über die Anerkennung.

 WIE SICH DAS AUCH IN KLEINEN UNTERNEHMEN UMSETZEN LÄSST : Wer sich nicht extra eine App anschaffen will, bastelt sich einfach mit dem Personalverzeichnis und Excel einen eigenen Generator für die Mittagsliste. Noch einfacher wird es, wenn man diesem Vorschlag von LinkedIn folgt: In einer LinkedIn-Umfrage unter 14.000 Menschen überall auf der Welt gaben 52 % an, dass sie gerne eine Liste mit Kolleg*innen hätten, die sie während der Onboarding-Phase kennenlernen sollten. Sprich die einzelnen Abteilungen an und schaue, ob du Freiwillige findest. Dann erstellst du deine Liste und trägst in den Kalender deines Neuzugangs Geschäftsessen mit diesen Freiwilligen ein, einzeln oder in Gruppen. Damit erhält der oder die Neue ganz automatisch einen besseren Überblick über das Unternehmen.

Idee Nr. 4: Virtuelle Realität für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter 

Was es ist und wie es funktioniert

Bei der Restaurantkette Honeygrow haben Neuzugänge in der Einarbeitungsphase all die Trainings, die man so erwarten würde: Speisekarte kennenlernen, verschüttete Getränke wegwischen, Umgang mit Kunden und mehr.

Aber diese Trainings werden auf ziemlich einzigartige Weise durchgeführt: Anstatt sich durch Handbücher zu wühlen oder Videos zu schauen, setzen sich die Mitarbeiter eine Virtual Reality-Brille auf, mit der sie sich in einem echten Honeygrow-Restaurant umsehen können und vom CEO höchstpersönlich in die Geschichte und Werte des Unternehmens eingeführt werden.

Klip Collective zeigt auf Vimeo eine Vorschau der VR-Einarbeitung bei Honeygrow.

Warum das eine gute Sache ist

83 % der HR-Verantwortlichen gehen davon aus, dass ihr derzeitiges Onboarding neuer Mitarbeiter durchaus Verbesserungspotenzial bietet. Führt man sich vor Augen, wieviel vom Onboarding tatsächlich Einarbeitung ist, ist das durchaus bedenklich.

Mit einer VR-Brille macht das nicht nur mehr Spaß, es hat auch andere Vorteile: Zum Beispiel behält man Informationen besser und ist schneller vollständig eingearbeitet und produktiv.

Und VR-Technologie kann dir vielleicht sogar dabei helfen, hochqualifizierte Mitarbeiter anzuziehen: Eine 2016 von Dell und Intel durchgeführte Studie fand heraus, dass 80 % der Millenials in den USA die technische Ausstattung eines Unternehmens in Betracht ziehen, wenn sie erwägen, ob sie für dieses Unternehmen arbeiten wollen.

WIE SICH DAS AUCH IN KLEINEN UNTERNEHMEN UMSETZEN LÄSST: Natürlich ist es gerade für kleinere Unternehmen schwer, nur für ein paar Schulungen (für die sich die Technologie ja auch abseits von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwenden ließe) teure Spitzentechnologie anzuschaffen. Ähnliche Ergebnisse kannst du aber auch mit Lernplattformen erzielen. Die erleichtern nicht nur die Bereitstellung von Trainings und helfen dir, zu erfassen, wer woran teilgenommen hat und wer noch nicht, viele Learning-Content-Management-Systeme, wie diese Lösungen offiziell heißen, bieten auch eingebaute Autorensysteme, mit denen du langweilige Lernunterlagen mit Videos, Spielen und Simulationen ansprechender gestalten kannst.

Idee Nr. 5: Bezahle Neulinge dafür, dass sie kündigen

Was es ist und wie es funktioniert

Die Idee selbst stammt von Zappos und ist über 10 Jahre alt, aber sie wird in HR-Kreisen nach wie vor viel diskutiert. Und Amazon, das Zappos inzwischen übernommen hat, hat selbst eine Variante dieser Idee eingeführt – was deutlich zeigt, dass sich diese unkonventionelle Methode ihren Platz auf unserer Liste bewährt hat.

Im Grunde ist es ganz einfach: Am Ende der ersten Woche eines anstrengenden vierwöchigen Einarbeitungsprogramms macht Zappos allen Neuzugängen das Angebot. Wer zu diesem Zeitpunkt gehen möchte, erhält nicht nur die erste Woche bezahlt, sondern dazu noch 1.000 $ extra.

Warum das eine gute Sache ist

Du hast dich vielleicht für deine Neuzugänge entschieden, aber wollen sie wirklich selbst für dich tätig sein? Es ist wichtig, dass sie wirklich bei dir arbeiten möchten: Gallup hat herausgefunden, dass Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern eine bessere Kundenbindung, höhere Produktivität, Mitarbeitertreue, weniger Unfälle und eine 21 % höhere Ertragskraft haben als andere.

Bedenkt man außerdem, dass ein nicht passender Angestellter oder eine nichtpassende Angestellte dein Unternehmen auf lange Sicht Tausende kosten kann, wird klar, dass man sich von weniger motivierten Mitarbeitern am besten gleich wieder verabschiedet. Und diejenigen, die sich erst am Ende der Probezeit entscheiden, kannst du auch mit abfangen und so schneller weitermachen. Vielleicht ist sogar dein zweitliebster Kandidat aus dem Bewerbungsverfahren noch verfügbar?

Ein solcher finanzieller Anreiz macht das Scheiden leichter. Diejenigen zukünftigen Ex-Mitarbeiter*innen, die das Angebot annehmen, haben ein nettes Polster, um sich eine neue Tätigkeit zu suchen, die besser zu ihnen passt. Diejenigen, die bei dir bleiben, haben ein echtes Erlebnis und sie können (auch sich selbst) zeigen, dass es ihnen ernst ist mit dieser Stelle. Eine echte Win-win-Situation.

WIE SICH DAS AUCH IN KLEINEN UNTERNEHMEN UMSETZEN LÄSST: Vermutlich willst du nicht jedes Mal 1.000 € verlieren, nur weil sich irgendjemand anders entscheidet. Das ist total verständlich. Aber es gibt Varianten davon, die für dich vielleicht trotzdem passen. Jellyvision hat zum Beispiel eine Graceful Leave Policy, also eine kodifizierte Möglichkeit für einen eleganten Austritt aus dem Unternehmen. Das ist einfach ein Mitarbeitergespräch im Rahmen des Onboardings, in dem ihr die Gründe besprecht, aus denen deine Neuen ihre Stelle gegebenenfalls nicht mögen werden und wo du ihnen auch sagst, wie sie dir am besten mitteilen, dass sie gern gehen würden. So kannst du schnell die richtigen Erwartungen wecken und allen, die feststellen, dass sie bei dir falsch sind, den Abschied leichter machen.

Weitere Informationen zum Thema Onboarding neuer Mitarbeiter

Das Wort „Personalverantwortung“ trifft es prima: Angestellte bedeuten eine Menge Verantwortung, besonders für HR-Mitarbeiter*innen. Denen will man natürlich gerecht werden. Und doch müssen die Neuen eigentlich seit gestern produktiv sein, viel Zeit für langwierige Einarbeitungsphasen ist im Arbeitsalltag meist nicht.

Aber es ist jede Mühe wert, es mindestens zu versuchen. Ein strukturiertes Onboarding-Konzept, am besten eines, an das man später gern zurückdenkt, hat sich als großer Vorteil für die Mitarbeiterbindung und ihre Produktivität herausgestellt. Das bist du deinem Unternehmen schuldig.

Capterra bietet noch weitere Ressourcen, die dir helfen können, deine Onboarding-Checkliste zu erstellen:

 

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