Diese Definition von to flow bringt das Versprechen von Workflow Management Systemen schon ziemlich genau auf den Punkt – to run smoothly with unbroken continuity – wäre es nicht schön, wenn das auch auf die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen zutreffen würde? Eingehende E-Mails werden zeitnah beantwortet, Einsatzpläne bewilligt und Urlaubsanträge bearbeitet. Fällt eine zuständige Person aus, werden ihre anstehenden Aufgaben einfach an entsprechende Stellvertreter weitergeleitet. Ein Rädchen greift ins andere. Alles läuft glatt und wie geschmiert, nichts bleibt stehen oder hängen.
Das klingt traumhaft! Wie funktioniert es?
Workflow Management Systeme funktionieren, indem sie komplexe Aufgaben in eine klare Struktur überführen und die Bewältigung der Aufgabe unterstützend begleiten. Dies beginnt üblicherweise mit einer grafischen Visualisierung der Prozesse – und oft bringt allein diese schon ein deutliches Plus an Übersicht und Klarheit. Bei der Modellierung werden eine ganze Reihe Fragen mitbedacht wie „Wie schnell muss Schritt X gegangen werden“, „Wer ist dafür zuständig?“, „Was, wenn diese Person nicht da ist?“. Um dies leisten zu können, erlauben es viele Workflow Management Systeme, Rollen zu definieren oder Stellvertreterregeln aufzustellen. Das Ziel ist, dass das System die entsprechenden Arbeitsabläufe semi-automatisiert begleitet, bis diese erfolgreich sind. Das könnte beispielsweise so aussehen: Eine Anfrage geht über das Online-Kontaktformular des Unternehmens ein. Die E-Mail zu bearbeiten erscheint nun als Aufgabe in der Queue eines entsprechend zugewiesenen Mitarbeiters. Er entscheidet, die E-Mail an den Vertrieb weiterzuleiten und als zeitkritisch zu markieren. Das System setzt die E-Mail nun oben in die Queue eines Mitarbeiters mit der entsprechenden Rolle im Vertrieb. Bearbeitet er sie nicht innerhalb von drei Stunden, wird ihr Status auf Orange gesetzt und der Mitarbeiter erhält eine Push-Nachricht auf sein Handy, die auf die Dringlichkeit hinweist.
Jeder dieser Schritte ist vordefiniert und bei der Planung der Abläufe festgelegt worden. Gute Workflow Management Systeme ermöglichen dabei die übersichtliche Modellierung und Automatisierung auch komplexer Abläufe.
Workflow Management Systeme … ist das was für uns?
Ob dein Unternehmen von Workflow Management Systemen profitieren könnte, klären diese beiden Fragen:
Frage 1) Gibt es in deinem Unternehmen viele komplexe Abläufe und Aufgaben, mit vielen Beteiligten, die aufeinander abgestimmt werden müssen?
Frage 2) Gleicht die tatsächliche Bewältigung dieser Aufgaben und Abläufe oft eher einem Improvisationstheater, in dem die Rollen auf Zuruf verteilt werden?
Du hast Frage 1 mit „Ja“ beantwortet und Frage 2 ist zumindest unangenehm nah an der Wahrheit? Dann könnte dein Unternehmen von einem Workflow Management System profitieren. Dabei stehen viele Tools zur Auswahl. Um dir deine Suche nach dem passenden Tool etwas zu vereinfachen, hier eine Übersicht zu einigen der besten Systeme der Branche.
Unsere Auswahlkriterien:
- DSGVO-konform
- mindestens 4 Sterne auf Capterra
- über 50 Bewertungen auf Capterra
- Cloud-basiert
Nintex spezialisiert sich auf die Automatisierung von Geschäftsabläufen. Sei es im Sales, beim Onboarding neuer Mitarbeiter, in der Gehaltsbuchhaltung, im unternehmensinternen IT-Support oder beim Kundensupport – überall wo sich Geschäftsprozesse automatisieren lassen, lässt sich mit Nintex Produktivität (und Papier) sparen. Im Drag & Drop-Designer lassen sich Geschäftsprozesse schnell und ohne große IT-Kenntnisse visualisieren, umsetzen und bei Bedarf anpassen.
Nintex bietet auf seiner deutschsprachigen Website keinen Standardpreis, sondern eine kostenlose Testversion sowie eine Demo. Dass der Einstiegspreis im englischsprachigen Raum bei 950 $ im Monat liegt, zeigt aber, dass Nintex nicht auf die ganz kleinen Unternehmen zielt.
Clarizen kommt mit großem Funktionsumfang, der über ein reines Workflow Management System hinausgeht. Die Lösung vereint Elemente aus den Bereichen PPM, ERP, Projektmanagement und Workflow Management. Mit Clarizen lassen sich viele Aufgaben besser modellieren und ausführen – es gilt aber vor einer Implementierung zu prüfen, ob das System nicht in Konkurrenz zu bestehenden Lösungen aus anderen Bereichen als dem Workflow Management tritt. Zu den Vorteilen, die Benutzer am meisten begeistern, gehören der Funktionsumfang und die umfassende Anpassbarkeit, auch wenn diese Vorteile höhere Komplexität bei der Implementierung und eine gewisse Lernkurve nach sich ziehen.
Clarizen lässt sich 30 Tage kostenlos testen. Bei der Anschaffung haben Sie die Wahl zwischen der Enterprise Edition und der Unlimited Edition. Die Preisgestaltung hängt am Ende aber dennoch von deinen individuellen Anforderungen ab, sodass Clarizen keine Standardpreise anbietet.
Process Street setzt auf Simplizität – statt eines Projektmanagement-PPM-Workflow-Visualisierungs-HR-Manager-ERP-Swiss-Army-Knife-Multi-Tool-Systems erhältst du hier eine einfache Lösung, die sich darauf konzentriert, das gut zu machen, was sie tut: dich dabei unterstützen, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Dafür werden Prozesstemplates und Checklisten angelegt, mit denen der Fortschritt getrackt und für alle Teammitglieder transparent gemacht werden kann.
Preislich geht es mit dem Basispaket für 12,5 USD los. Hier können bereits unbegrenzt viele Checklisten angelegt werden, außerdem gibt es Reporting-Funktionen zur Fortschrittskontrolle und auch die Integration mit mehr als 1.000 externer Apps ist bereits möglich. Von dort steigt der Preis moderat bis zum Professional Paket für 37,50 USD/Monat. Hierbei kommen Features Genehmigungsstufen, Rollenverwaltung und Abhängigkeiten hinzu. Für Unternehmen mit umfassenderen Ansprüchen, gibt es außerdem noch das Enterprise Paket, bei dem der Preis individuell bestimmt wird.
Accelo ist ein System für die Automatisierung von Workflows mit starkem Kundenbezug, zielt also besonders auf Prozesse in den Bereichen Kundenverwaltung, Vertrieb, Kundenservice und Rechnungsverwaltung. Dank des aufgeräumten Interface lassen sich Aufgaben, Trigger und ganze Prozessverläufe spielend leicht festlegen. Insbesondere der integrierte Gantt Chart hilft dabei, die Übersicht zu bewahren und alle Aufgaben fristgerecht abzuschließen.
Die Kosten für Accelo variieren mit der Zahl der Benutzer, dem gewählten Paket und der Art der Zahlung (monaltich vs. jährlich). Los geht es bei etwa(!) 40 €/Monat. Das Premiumpaket gibt es beispielsweise für 89 €/Monat bei einer Mindestzahl von drei Benutzern.
monday.com ist ein Projektmanagementtool, das auch starke Funktionen zur Visualisierung und Umsetzung von Workflows hat. Dabei sind die Macher des Tools (zurecht) stolz auf die Flexibilität ihres Produkts. monday.com kommt mit einer großen Zahl an vordefinierten Workflow-Templates, die sich einfach und umfassend anpassen lassen. Auch bei der Visualisierung der Workflows im Unternehmen bietet monday.com viele Möglichkeiten, sodass immer klar ist, wie „die Arbeit durch dein Unternehmen fließt“. Dabei lassen sich Statuschecks ebenso einfach festlegen wie Verantwortlichkeiten – außerdem kannst du problemlos alle wichtigen Infos in Form von Texten, Zahlen, Links und mehr bereitstellen.
Das monday.com darauf ausgelegt ist von kleinen zu großen Unternehmen zu skalieren, zeigt die Preisgestaltung. Die Kosten hängen ab von der Benutzerzahl und dem gewählten Paket. Los geht es bei 39€/Monat und 5 Benutzern im Basispaket. Bei 100 Nutzern im Pro Paket liegen wir dann bei 1.599€/Monat. Darüber hinaus gibt es dann noch das Enterprise Paket sowie spezielle Angebote für Unternehmen, die mehr als 200 Benutzer benötigen. Wer monday.com gleich für ein ganzes Jahr kauft, spart noch einmal 18 %.
