Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software

Veröffentlicht am 30.9.2021 von Brian Westfall und Ines Bahr

Die wahren Anschaffungskosten von Software: Fällt es dir schwer, dein Softwarebudget zu planen, oder machen versteckte Kosten dir Sorgen? Wir sehen uns näher an, welche Anschaffungskosten Software mit sich bringt und worauf du achten solltest.

Software Anschaffungskosten

 Dieser Artikel soll allgemeine Informationen zu geschäftlichen Überlegungen liefern. Er kann in keiner Weise finanzielle Ratschläge erteilen oder eine bestimmte Vorgehensweise empfehlen. Wende dich für Ratschläge zu deiner speziellen Situation an deine Buchhaltung oder Finanzberatung.

In einer idealen Welt wäre der Kauf von Software so einfach wie der Kauf eines neuen Regenschirms. Du triffst eine Auswahl, dir wird ein Preis angezeigt, du bezahlst ihn – fertig!

Doch wenn du bereits verschiedene Softwareoptionen für dein Unternehmen recherchiert hast, weißt du, dass es nicht so einfach ist. Softwareanbieter nutzen nicht nur völlig unterschiedliche Preismodelle, sondern oft gibt es auch noch versteckte Kosten bei der Nutzung ihrer Systeme.

 Wenn du die tatsächlichen Kosten für den Kauf und Betrieb einer Software also nicht genau kennst, besteht das realistische Risiko, dass dein angedachtes Budget am Ende nicht reicht.

In diesem Artikel schlüsseln wir die fünf Hauptkomponenten auf, die die Anschaffungskosten von Software ausmachen. Diese Informationen sollen dir helfen, eine fundierte Software-Kaufentscheidung zu treffen und dich dabei sicher zu fühlen.

Gut informiert beim Softwarekauf: Die Anschaffungskosten von Software verstehen

Kostenkomponente 1 der Anschaffungskosten von Software: Die eigentliche Softwarelizenz

Die Softwarelizenz – also der Preis, den du dafür bezahlst, die Software zu besitzen und zu nutzen – macht einen großen Teil des Softwarepreises aus. Die Lizenzgebühr kann deutlich steigen, wenn dein Unternehmen größer wird.

Es gibt zwei zentrale Preismodelle für Softwarelizenzen: unbefristete Lizenzen und Abonnementmodelle.

Bei einer unbefristeten Lizenz zahlst du im Voraus einen einmaligen Preis und besitzt die Software auf unbestimmte Zeit. Dieses Preismodell existiert schon am längsten. Es wird üblicherweise für Software genutzt, die „On Premises“, also lokal vor Ort bereitgestellt wird: Du lädst sie herunter und installierst sie auf einem lokalen Computer oder Server.

Das E-Mail-Programm Postbox ist ein Beispiel für eine unbefristete Preisgestaltung: Du kannst eine Lifetime-Lizenz der Software für 59 $ erwerben und sie damit unbegrenzt nutzen.

Bei einem Abonnementmodell zahlst du für die Nutzung der Software eine monatliche oder jährliche Gebühr. Wenn du nicht mehr bezahlst oder deinen Vertrag nicht verlängerst, kannst du die Software nicht länger nutzen. Heutzutage werden die meisten Softwarelösungen als Abonnement angeboten, vor allem, wenn sie über die Cloud bereitgestellt werden (Software-as-a-Service oder SaaS). In diesem Fall wird die Software auf den Servern des Anbieters gehostet und du greifst über das Internet auf sie zu.

Tipp: Viele Softwareanbieter bieten die Wahl zwischen einem Monats- und einem Jahresabonnement. Das Jahresabonnement ist meist billiger und bindet dich dafür länger vertraglich. Allerdings ist nicht jedes Jahresabonnement automatisch günstiger. Rechne nach, welche Option in deiner Situation günstiger ist.

Basecamp ist ein Beispiel für als Abonnement mit Pauschalpreis angebotene Software: Das Projektmanagementsystem ist für 99 $/Monat verfügbar.

Neben Pauschal-Abonnements gibt es auch Abonnements, deren Gebühren von Faktoren wie Verbrauch, Unternehmensgröße oder Nutzerzahl abhängen.

  1. VerbrauchsbasiertePreise richten sich danach, wie häufig du eine Software oder Services tatsächlich verwendest. Bei der Fakturierungsplattform Cheddar zahlst du beispielsweise 99 $ monatlich plus eine Gebühr je nach Zahl der Transaktionen im System.
  2. Größenbasierte Preise richten sich nach der Größe deines Unternehmens, etwa deiner Kunden- oder Angestelltenzahl. WebHR, eine Softwareplattform für Personalabteilungen, verwendet dieses Modell: Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern zahlt 1,82 $ pro Mitarbeiter und Monat.
  3. Nutzerbasierte Preise richten sich nach der Zahl der Personen, die eine Software nutzen. Ein Beispiel ist die CAD-Software Onshape, die in der Professional-Version 2.100 $ pro Nutzer und Jahr kostet.

Tipp: Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Named-Lizenzen und Concurrent-Lizenzen. Bei Named-Lizenzen hat jeder Nutzer einen eigenen Login und alle Nutzer können die Software gleichzeitig nutzen. Bei Concurrent-Lizenzen erhältst du eine bestimmte Anzahl an Logins, die von beliebigen Personen genutzt werden können, wobei jedoch nur die festgelegte Personenzahl gleichzeitig angemeldet sein kann. Wenn du ein Team von 20 Personen hast, die die Software gleichzeitig nutzen müssen, solltest du Named-Lizenzen für diese 20 Personen erwerben. Wenn jedoch immer nur fünf dieser Personen die Software gleichzeitig nutzen, könnten Concurrent-Lizenzen für fünf Nutzer günstiger sein.

In den meisten Fällen hast du beim Software-Preismodell keine freie Wahl: Nur wenige Anbieter bieten sowohl unbefristete Lizenzen als auch Abonnements an.

Wenn du die Wahl hast oder verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Preismodellen miteinander vergleichst, wäge die Vor- und Nachteile ab und überlege, was für dein Unternehmen am besten passt.

Anschaffungskosten Software: Unbefristete Lizenz vs. Abonnement

Kostenkomponente 2 der Anschaffungskosten von Software: Hardware

Es mag offensichtlich erscheinen, aber bei der Softwarewahl solltest du auch die Kosten für die Hardware einkalkulieren, die du brauchst, um die Software zu betreiben. Besonders bei On-Premises-Deployments ist das wichtig: Hier musst du unter Umständen nicht nur einen Server anschaffen, auf dem die Software läuft, sondern auch neue Geräte mit dem richtigen Betriebssystem. Wenn du bisher Macs nutzt und die gewünschte Software nur für Windows erhältlich ist, stehen dir hohe Kosten bevor.

SaaS-Lösungen sind über einen Webbrowser zugänglich und damit deutlich flexibler, was die Hardware betrifft. Du kannst meist über jegliche Computer, Tablets und Smartphones auf sie zugreifen. Unternehmen können Geld für Hardware sparen, indem sie ihren Mitarbeitern erlauben, eigene Geräte mitzubringen. In diesem Fall sollten sie umfassende BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) aufstellen, damit keine IT-Sicherheitslücken entstehen.

Es gibt bestimmte Arten von Software, die auch einen Hardwarekauf erfordern: Biometrische Anwesenheitssysteme nutzen etwa einen Fingerabdruckscanner, um Personen zu identifizieren, und benötigen die entsprechende Hardware.

Stechuhren von uAttend
uAttend bietet auf seiner Website Stechuhren an, die mit der Software kompatibel sind (Quelle)

Manche Softwarelösungen kannst du nur mit der passenden Hardware der Anbieter nutzen, andere Anbieter lassen dir die freie Wahl.

Kostenkomponente 3 der Anschaffungskosten von Software: Implementierung

Einige Anbieter berechnen eine einmalige Gebühr für die Implementierung und Inbetriebnahme der Software nach dem Kauf. Neben der grundlegenden Installation und Einrichtung können die Implementierungskosten auch Services wie die folgenden abdecken:

  • Benutzerdefinierte Anpassung der Software
  • Datenmigration aus früheren Systemen
  • Integration in aktuelle Systeme

Wenn du die Implementierung selbst erledigen kannst, verzichten die Anbieter möglicherweise auf diese Gebühr. Bei der ERP-PlattformOdoo kannst du beispielsweise auswählen, ob du die kostenfreie Self-Service-Implementierungsoption bevorzugst oder kostenpflichtig Hilfe bei der Implementierung in Anspruch nimmst.

Implementierungsoptionen von Odoo
Implementierungsoptionen von Odoo (Quelle)

Als Faustregel gilt: Die Implementierung von On-Premise-Systemen ist teurer als die von cloudbasierten Lösungen. Komplexere Systeme sind dabei teurer als einfachere Anwendungen.

In manchen Fällen kann die Implementierung dich genauso viel – oder mehr – kosten wie die eigentliche Softwarelizenz. Frag die Anbieter nach den Details ihrer Implementierungsoptionen und passe dein Budget entsprechend an.

Kostenkomponente 4 der Anschaffungskosten von Software: Schulungen

Die meisten Softwarelizenzen umfassen den Zugriff auf Hilfeleitfäden und Supportforen, aber einige Anbieter bieten kostenpflichtig zusätzliche Schulungen an. Je nach Komplexität der gewählten Software und je nachdem, ob sie eine zentrale Rolle in deinem Unternehmen spielen wird, können Schulungen eine sehr lohnende Investition sein. So werden deine Angestellten schneller mit der Plattform vertraut und können alle Funktionen nutzen.

Schulungen gibt es in unterschiedlicher Form, die verschieden teuer sind:

  • Vor-Ort-Schulungen am Standort des Anbieters
  • Schulungsanbieter, die in dein Unternehmen kommen
  • Virtuelle Webinare
  • E-Learning-Kurse zum Selbststudium

Große Softwareanbieter bieten gelegentlich auch Zertifikate an, mit denen Nutzer nachweisen können, dass sie sich mit der Plattform auskennen. Salesforce bietet beispielsweise verschiedene Zertifikate an, die preislich zwischen 200 und 6.000 $ liegen.

Administrator-Zertifikate von Salesforce
Administrator-Zertifikate von Salesforce (Quelle)

Egal für welche Art von Schulungen du dich entscheidest: Plane in dein Budget nicht nur die aktuellen Nutzer ein, sondern auch künftige neue Angestellte, die den Umgang mit dem System erlernen werden.

Kostenkomponente 5 der Anschaffungskosten von Software: Support

Manchmal sind sie bereits in den Lizenzkosten enthalten, doch oft werden Supportkosten auch separat ausgewiesen und umfassen die Wartung, Upgrades oder einen Premium-Kundenservice.

Kunden von Adobe können zum Beispiel mit dem Adobe Platinum Maintenance and Support Program für eine Gebühr von etwa 20 % des Lizenzpreises einen priorisierten, rund um die Uhr verfügbaren Kundensupport buchen.

Gelegentlich umfasst der Support auch Beratungsoptionen und regelmäßige Treffen mit Kundenbetreuern, die deine Ziele mit dir besprechen und dir helfen, den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen. Das Marketingsystem HubSpot bietet vier verschiedene Beratungsoptionen für 400 bis 1.600 $ monatlich an.

Beratungsoptionen von HubSpot

Je nach angebotenen Supportoptionen kann ein Anbieter dir einiges an Arbeit abnehmen (z. B. Anbieter von Software für die Gehaltsabrechnung, die deinem Unternehmen die Abrechnung abnehmen).

Rechne aus, ob es für dich günstiger ist, solche Aufgaben intern zu erledigen oder sie auszulagern.

Tipps: So sparst du bei den Anschaffungskosten von Software

Softwarepreise sind selten so einfach, wie es auf der Website eines Anbieters erscheint. Es gibt eine Menge versteckte Kosten und wenn du sie nicht einkalkulierst, wird dein Softwarebudget schnell zu klein.

Achte auf jeden der genannten Faktoren, um die Kosten in Schach zu halten.

Diese Tipps helfen dir, die Software-Anschaffungskosten weiter zu senken

  • Versuch immer, zu verhandeln. Viele Anbieter weichen nicht von ihren Preisen ab, vor allem, wenn sie sie veröffentlicht haben. Doch einige bieten auf Anfrage Rabatte an, besonders wenn du Add-ons oder zusätzliche Dienstleistungen erwirbst, die dich zu einem besonders wertvollen Kunden machen.
  • Überlege, was du zukünftig wirklich brauchst und was du nur gerne hättest. Es lohnt sich wenig, viel Geld für teure Software auszugeben, wenn du dann nur die Hälfte der Funktionen nutzt. Liste deine tatsächlichen Anforderungen auf, kaufe erschwingliche Software, die diese Anforderungen erfüllt, und skaliere später.
  • Behalte deine Preisstufe genau im Blick. Viele Anbieter bieten verschiedene Preisstufen an: Für einen höheren Preis bekommst du mehr Nutzer, mehr Speicherplatz, mehr Funktionen usw., und wenn du das Limit der aktuellen Stufe überschreitest, musst du für die nächstteurere Stufe zahlen. Wenn deine Preisstufe also 10 bis 25 Nutzer ermöglicht, kostet der Wechsel von 11 zu 12 Nutzern dich nichts, aber der 26. Nutzer kann einen großen Preissprung bedeuten.
  • Recherchiere kostenlose und Open-Source-Systeme sorgfältig. Es gibt durchaus gute kostenlose und Open-Source-Systeme, aber sei vorsichtig. Viele „kostenlose“ Lösungen sind das nur, weil sie dich bei Speicherplatz, Nutzerzahl oder Funktionsumfang stark einschränken. Open-Source-Software erfordert immer noch IT-Personal, das sie einrichtet, anpasst und wartet, und das kostet wiederum Geld. Lies das Kleingedruckte, bevor du dich auf etwas festlegst.
Bist du auf der Suche nach Software für dein Business? Wirf einen Blick auf unser Software-Verzeichnis,  um das passende Tool zu finden.

Hinweis: Die in diesem Artikel erwähnten Softwareanbieter dienen ausschließlich als Beispiele, um verschiedene Preismodelle zu veranschaulichen. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die genannten Preisstrategien sind nicht nur bei diesen Unternehmen, sondern auch bei zahlreichen anderen Softwareanbietern zu finden.

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.