Die wahren Anschaffungskosten von Software: Fällt es dir schwer, dein Softwarebudget zu planen, oder machen versteckte Kosten dir Sorgen? Wir sehen uns näher an, welche Anschaffungskosten Software mit sich bringt und worauf du achten solltest.
Dieser Artikel soll allgemeine Informationen zu geschäftlichen Überlegungen liefern. Er kann in keiner Weise finanzielle Ratschläge erteilen oder eine bestimmte Vorgehensweise empfehlen. Wende dich für Ratschläge zu deiner speziellen Situation an deine Buchhaltung oder Finanzberatung.
In einer idealen Welt wäre der Kauf von Software so einfach wie der Kauf eines neuen Regenschirms. Du triffst eine Auswahl, dir wird ein Preis angezeigt, du bezahlst ihn – fertig!
Doch wenn du bereits verschiedene Softwareoptionen für dein Unternehmen recherchiert hast, weißt du, dass es nicht so einfach ist. Softwareanbieter nutzen nicht nur völlig unterschiedliche Preismodelle, sondern oft gibt es auch noch versteckte Kosten bei der Nutzung ihrer Systeme.
Wenn du die tatsächlichen Kosten für den Kauf und Betrieb einer Software also nicht genau kennst, besteht das realistische Risiko, dass dein angedachtes Budget am Ende nicht reicht.
In diesem Artikel schlüsseln wir die fünf Hauptkomponenten auf, die die Anschaffungskosten von Software ausmachen. Diese Informationen sollen dir helfen, eine fundierte Software-Kaufentscheidung zu treffen und dich dabei sicher zu fühlen.
Gut informiert beim Softwarekauf: Die Anschaffungskosten von Software verstehen
Kostenkomponente 1 der Anschaffungskosten von Software: Die eigentliche Softwarelizenz
Die Softwarelizenz – also der Preis, den du dafür bezahlst, die Software zu besitzen und zu nutzen – macht einen großen Teil des Softwarepreises aus. Die Lizenzgebühr kann deutlich steigen, wenn dein Unternehmen größer wird.
Es gibt zwei zentrale Preismodelle für Softwarelizenzen: unbefristete Lizenzen und Abonnementmodelle.
Bei einer unbefristeten Lizenz zahlst du im Voraus einen einmaligen Preis und besitzt die Software auf unbestimmte Zeit. Dieses Preismodell existiert schon am längsten. Es wird üblicherweise für Software genutzt, die „On Premises“, also lokal vor Ort bereitgestellt wird: Du lädst sie herunter und installierst sie auf einem lokalen Computer oder Server.
Das E-Mail-Programm
ist ein Beispiel für eine unbefristete Preisgestaltung: Du kannst eine Lifetime-Lizenz der Software für 59 $ erwerben und sie damit unbegrenzt nutzen.Bei einem Abonnementmodell zahlst du für die Nutzung der Software eine monatliche oder jährliche Gebühr. Wenn du nicht mehr bezahlst oder deinen Vertrag nicht verlängerst, kannst du die Software nicht länger nutzen. Heutzutage werden die meisten Softwarelösungen als Abonnement angeboten, vor allem, wenn sie über die Cloud bereitgestellt werden (Software-as-a-Service oder SaaS). In diesem Fall wird die Software auf den Servern des Anbieters gehostet und du greifst über das Internet auf sie zu.
ist ein Beispiel für als Abonnement mit Pauschalpreis angebotene Software: Das Projektmanagementsystem ist für 99 $/Monat verfügbar.
Neben Pauschal-Abonnements gibt es auch Abonnements, deren Gebühren von Faktoren wie Verbrauch, Unternehmensgröße oder Nutzerzahl abhängen.
- Verbrauchsbasierte Preise richten sich danach, wie häufig du eine Software oder Services tatsächlich verwendest. Bei der Fakturierungsplattform zahlst du beispielsweise 99 $ monatlich plus eine Gebühr je nach Zahl der Transaktionen im System.
- Größenbasierte Preise richten sich nach der Größe deines Unternehmens, etwa deiner Kunden- oder Angestelltenzahl. , eine Softwareplattform für Personalabteilungen, verwendet dieses Modell: Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern zahlt 1,82 $ pro Mitarbeiter und Monat.
- Nutzerbasierte Preise richten sich nach der Zahl der Personen, die eine Software nutzen. Ein Beispiel ist die CAD-Software , die in der Professional-Version 2.100 $ pro Nutzer und Jahr kostet.
In den meisten Fällen hast du beim Software-Preismodell keine freie Wahl: Nur wenige Anbieter bieten sowohl unbefristete Lizenzen als auch Abonnements an.
Wenn du die Wahl hast oder verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Preismodellen miteinander vergleichst, wäge die Vor- und Nachteile ab und überlege, was für dein Unternehmen am besten passt.
Kostenkomponente 2 der Anschaffungskosten von Software: Hardware
Es mag offensichtlich erscheinen, aber bei der Softwarewahl solltest du auch die Kosten für die Hardware einkalkulieren, die du brauchst, um die Software zu betreiben. Besonders bei On-Premises-Deployments ist das wichtig: Hier musst du unter Umständen nicht nur einen Server anschaffen, auf dem die Software läuft, sondern auch neue Geräte mit dem richtigen Betriebssystem. Wenn du bisher Macs nutzt und die gewünschte Software nur für Windows erhältlich ist, stehen dir hohe Kosten bevor.
SaaS-Lösungen sind über einen Webbrowser zugänglich und damit deutlich flexibler, was die Hardware betrifft. Du kannst meist über jegliche Computer, Tablets und Smartphones auf sie zugreifen. Unternehmen können Geld für Hardware sparen, indem sie ihren Mitarbeitern erlauben, eigene Geräte mitzubringen. In diesem Fall sollten sie umfassende BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) aufstellen, damit keine IT-Sicherheitslücken entstehen.
Es gibt bestimmte Arten von Software, die auch einen Hardwarekauf erfordern: Biometrische Anwesenheitssysteme nutzen etwa einen Fingerabdruckscanner, um Personen zu identifizieren, und benötigen die entsprechende Hardware.
Manche Softwarelösungen kannst du nur mit der passenden Hardware der Anbieter nutzen, andere Anbieter lassen dir die freie Wahl.
Kostenkomponente 3 der Anschaffungskosten von Software: Implementierung
Einige Anbieter berechnen eine einmalige Gebühr für die Implementierung und Inbetriebnahme der Software nach dem Kauf. Neben der grundlegenden Installation und Einrichtung können die Implementierungskosten auch Services wie die folgenden abdecken:
- Benutzerdefinierte Anpassung der Software
- Datenmigration aus früheren Systemen
- Integration in aktuelle Systeme
Wenn du die Implementierung selbst erledigen kannst, verzichten die Anbieter möglicherweise auf diese Gebühr. Bei der ERP-Plattform
kannst du beispielsweise auswählen, ob du die kostenfreie Self-Service-Implementierungsoption bevorzugst oder kostenpflichtig Hilfe bei der Implementierung in Anspruch nimmst.
Als Faustregel gilt: Die Implementierung von On-Premise-Systemen ist teurer als die von cloudbasierten Lösungen. Komplexere Systeme sind dabei teurer als einfachere Anwendungen.
In manchen Fällen kann die Implementierung dich genauso viel – oder mehr – kosten wie die eigentliche Softwarelizenz. Frag die Anbieter nach den Details ihrer Implementierungsoptionen und passe dein Budget entsprechend an.
Kostenkomponente 4 der Anschaffungskosten von Software: Schulungen
Die meisten Softwarelizenzen umfassen den Zugriff auf Hilfeleitfäden und Supportforen, aber einige Anbieter bieten kostenpflichtig zusätzliche Schulungen an. Je nach Komplexität der gewählten Software und je nachdem, ob sie eine zentrale Rolle in deinem Unternehmen spielen wird, können Schulungen eine sehr lohnende Investition sein. So werden deine Angestellten schneller mit der Plattform vertraut und können alle Funktionen nutzen.
Schulungen gibt es in unterschiedlicher Form, die verschieden teuer sind:
- Vor-Ort-Schulungen am Standort des Anbieters
- Schulungsanbieter, die in dein Unternehmen kommen
- Virtuelle Webinare
- E-Learning-Kurse zum Selbststudium
Große Softwareanbieter bieten gelegentlich auch Zertifikate an, mit denen Nutzer nachweisen können, dass sie sich mit der Plattform auskennen.
bietet beispielsweise verschiedene Zertifikate an, die preislich zwischen 200 und 6.000 $ liegen.
Egal für welche Art von Schulungen du dich entscheidest: Plane in dein Budget nicht nur die aktuellen Nutzer ein, sondern auch künftige neue Angestellte, die den Umgang mit dem System erlernen werden.
Kostenkomponente 5 der Anschaffungskosten von Software: Support
Manchmal sind sie bereits in den Lizenzkosten enthalten, doch oft werden Supportkosten auch separat ausgewiesen und umfassen die Wartung, Upgrades oder einen Premium-Kundenservice.
Kunden von Adobe können zum Beispiel mit dem Adobe Platinum Maintenance and Support Program für eine Gebühr von etwa 20 % des Lizenzpreises einen priorisierten, rund um die Uhr verfügbaren Kundensupport buchen.
Gelegentlich umfasst der Support auch Beratungsoptionen und regelmäßige Treffen mit Kundenbetreuern, die deine Ziele mit dir besprechen und dir helfen, den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen. Das Marketingsystem
bietet vier verschiedene Beratungsoptionen für 400 bis 1.600 $ monatlich an.
Je nach angebotenen Supportoptionen kann ein Anbieter dir einiges an Arbeit abnehmen (z. B. Anbieter von Software für die Gehaltsabrechnung, die deinem Unternehmen die Abrechnung abnehmen).
Rechne aus, ob es für dich günstiger ist, solche Aufgaben intern zu erledigen oder sie auszulagern.
Tipps: So sparst du bei den Anschaffungskosten von Software
Softwarepreise sind selten so einfach, wie es auf der Website eines Anbieters erscheint. Es gibt eine Menge versteckte Kosten und wenn du sie nicht einkalkulierst, wird dein Softwarebudget schnell zu klein.
Achte auf jeden der genannten Faktoren, um die Kosten in Schach zu halten.
Diese Tipps helfen dir, die Software-Anschaffungskosten weiter zu senken - Versuch immer, zu verhandeln |
Hinweis: Die in diesem Artikel erwähnten Softwareanbieter dienen ausschließlich als Beispiele, um verschiedene Preismodelle zu veranschaulichen. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die genannten Preisstrategien sind nicht nur bei diesen Unternehmen, sondern auch bei zahlreichen anderen Softwareanbietern zu finden.
