Die 13 Top kostenlosen und Open-Source CRM Tools

Veröffentlicht am 28.11.2017 von Ines Bahr

Sowas wie ein kostenloses Mittagessen gibt es nicht. Das ist eine der traurigsten Wahrheiten in meinem Leben, direkt neben meinem hohen Studentenkredit und dem Fakt, dass Justin Bieber niemals mit mir sprechen wird.

Aber es gibt gute Nachrichten! Selbst wenn mein Mittagessen heute nicht umsonst sein wird, gibt es doch kostenlose Customer Relationship Management Software.

Kostenlose CRM Tools fallen in zwei Kategorien – kostenlos, aber mit Einschränkungen (auch Freemium genannt) und Open-Source.

Die Freemium-Version kann auf die Anzahl der möglichen Nutzer & Kontakte, den Speicherplatz oder Funktionen beschränkt sein.

Open-Source bietet seinen Nutzern dagegen ein uneingeschränktes und voll funktionierendes CRM-System. Der Vorbehalt ist, dass dein Unternehmen eine Person (oder ein Team) benötigt, welche(s) das System installieren und konfigurieren kann. Aufgrund dessen ist Open-Source CRM extrem anpassbar, was von Vorteil sein kann. Die meisten Anbieter von Open-Source CRM stellen eine vorkonfigurierte Version und/oder Installation und Support gegen Aufpreis bereit.

Wo kann man diese kostenlosen CRM-Systeme finden? Hier haben wir eine Liste für dich zusammengestellt. Wirf einen Blick auf das Vergleichschart und lies mehr Infos über die Systeme, die dich interessieren.

Die Beschreibung der Tools folgt keiner bestimmten Reihenfolge. Jede Software ist anders und dient manchen Unternehmen besser als anderen.

1. SuiteCRM

SuiteCRM ist eine Open-Source Alternative zu SugarCRM und basiert auf der Open-Source Version SugarCRM Community Edition, welche ab Juli 2017 nicht mehr unterstützt wird. Ein Nutzer meint: “SuiteCRM ist das Beste aus allen Welten. Das Tool basiert auf Open-Source Sugar, benutzt jedoch Open-Source Add-ons, um es beinahe so gut oder fast noch besser als das kostenpflichtige Sugar zu machen.”

SuiteCRM bietet einen kostenlosen Support in Foren an und einen kostenpflichtigen Support, der sich in drei Ebenen aufgliedert, basierend auf der Antwortzeit und der maximalen Stundenanzahl des Supports. Der Preis hierfür beginnt ab $2,000 pro Jahr.

SuiteCRM selbst bietet keine deutsche Version der Software an, aber ein deutsches Sprachpaket wird von diligent zum kostenlosen Download bereitgestellt.

2. CapsuleCRM

Capsule ist kostenlos für bis zu 2 Nutzer im Monat, mit 10 MB Speicherplatz und 250 Kontakten. Durch ein Upgrade erhält man 2 GB Speicherplatz, 50.000 Kontakte und Integrationen mit Tools wie Mailchimp und Freshbooks.

Capsule’s beste Funktion, laut vieler strahlender Nutzer, ist die Fähigkeit mit mindestens 33 anderen Softwareanwendungen zu integrieren, zu denen Mailchimp, Freshbooks und Gmail gehören.

Den Nutzerbewertungen zufolge ist der einzige Bereich, in dem Capsule Defizite aufweist, der Kundensupport. Capsule veröffentlicht einen FAQ Bereich und hilfreiche Artikel auf seiner Webseite. Benötigst du jedoch Hilfe nach den Arbeitszeiten, bist du verloren. Weiterhin wird kein direkter Telefonservice angeboten. Du musst ein Formular ausfüllen und Capsule ruft dich dann innerhalb eines Arbeitstages an.

3. Insightly

Insightly behauptet auf seiner Homepage, die Nummer 1 der Online-CRM für kleine Unternehmen zu sein. Ich habe keinen Beweis, der diese Aussage belegt. Ich kann euch jedoch sagen, dass Insighlty ein tolles, kostenloses Programm und eine sehr freundliche Webseite anbietet.

Insightly ist für zwei Nutzer, 2.500 Einträge (Ein Eintrag wird als jeder gespeicherte Posten definiert, vom Kontakt bis zur Notiz), 200 MB Speicherplatz und zwei benutzerdefinierte Felder kostenlos. Die Freemium-Version beinhaltet auch erweiterte Berichterstattungsfunktionen und 10 E-Mails pro Tag. Für $12 pro Nutzer im Monat kannst du zur Basis-Version upgraden, wodurch du 25.000 Einträge und 1GB Speicherplatz bekommst.

Die Funktion, die Insightly im Vergleich zu anderen CRM-Systemen hervorstechen lässt, ist das eingebaute E-Mail-Marketing-System. Die Freemium-Version hat sehr eingeschränkten Zugang zu diesem System. Dies stellt jedoch kein großes Problem dar, da kleine Unternehmen oft nicht die notwendigen Ressourcen für aufwendige E-Mail-Marketing Aufgaben haben. Wächst dein Unternehmen jedoch, kann dir Insighlty Geld sparen, da du nicht in ein extra E-Mail-Marketing-System investieren musst.

Insightly ist großartig für kleine Unternehmen, so wie sie es auch auf ihrer Homepage behaupten. Für viele kleine Unternehmen sind zwei Nutzer auch mehr als genug. Allerdings haben viele Nutzer bemängelt, dass Insigthly für größere Unternehmen nicht ideal geeignet sei. Das liegt daran, dass die Funktionalitäten des Tools nicht leistungsfähig genug sind, um die Anforderungen großer Unternehmen zu erfüllen. Zum Beispiel fehlt es der E-Mail Integration an einigen Nutzerfunktionalitäten, die andere CRM-Plattformen mit Selbstverständlichkeit anbieten. An dieser Stelle ist ebenfalls zu erwähnen, dass Insightly Kundensupport nur in dessen Online-Community anbietet.

4. Really Simple Systems

Really Simple Systems behauptet, das beste CRM-System für kleine Unternehmen zu sein. (Aber es behauptet nicht, die Nummer 1 der online CRM-Systeme für kleine Unternehmen zu sein, also herrscht keine Rivalität mit Insightly.)

Really Simple Systems stellt ein kostenloses System für 2 Nutzer bereit, welches 100 Accounts (Unternehmen mit denen du zu tun hast), unbegrenzte Kontakte innerhalb dieser Accounts, 100 MB Speicherplatz und kostenlosen Kundensupport beinhaltet. Wenn du bereit für ein Upgrade bist, bietet Really Simple Systems drei verschiedene Kostenpläne für wachsende Unternehmen an.

Kunden lieben Really Simple Systems, da es sehr einfach zu bedienen ist und exzellenten Kundensupport liefert. Ich hatte Probleme damit, genannte Nachteile und Schwachstellen in den Nutzerbewertungen zu finden.

Mir ist es allerdings gelungen, einen Nachteil zu finden, den man im Hinterkopf behalten sollte. Die Bewertung von Cloudpro lobt im Allgemeinen die Software, bemerkt jedoch, dass Really Simple Systems eingeschränkte Funktionalitäten hat und deshalb besser in kleinen als in großen Unternehmen funktioniert.

Die Version 5.0, die im März 2017 rauskam, hat ein flottes, neu gestaltetes Interface und einen Haufen an neuen Funktionen.

5. FreeCRM

Hier ist ein anderes CRM-System, welches behauptet, die Nummer 1 in etwas zu sein. Dieses Mal ist die Behauptung, die Nummer 1 unter den kostenlosen CRM-Anwendungen zu sein (technisch gesehen herrscht hier wieder keine Rivalität).

Die kostenlose Version enthält 100 Nutzer, 100.00 Kontakte und alle Basis-Funktionen. Das Upgrade zu der CRM Pro Version kostet $29.95 pro Nutzer im Monat für mehr Funktionen, Speicherplatz und Support. Zwei große Nachteile der kostenlosen Version sind, dass nur das erste Jahr umsonst ist und es keinen Kundensupport gibt.

Warum lohnt sich die Anschaffung von FreeCRM dann? Erstens ist die Pro Version eines der erschwinglichsten CRM-Systeme für mittlere und große Unternehmen auf dem Markt. Zweitens ist FreeCRM eine webbasierte Lösung. Das bedeutet, dass du keine kostspielige und zeitaufwendige Infrastruktur entwickeln musst, um die Software zu hosten. So gut wie jeder kann FreeCRM mit Leichtigkeit bedienen.

6. Bitrix24

Mir gefällt Bitrix sehr, da sehr flexible Kostenpläne angeboten werden. Für einen komplett kostenlosen Account bekommst du 12 Nutzer, 5 GB Speicherplatz und die Möglichkeit mit diesem Speicherplatz alles zu machen, was du willst.

Es wird sogar noch besser. Die Kosten für ein Upgrade, um eine unbegrenzte Nutzeranzahl und 50 GB Speicherplatz zu erlangen, belaufen sich auf €99. Möchtest du allerdings nur ein paar Nutzer hinzufügen, hat Bitrix genau das Richtige für dich. Für €39 pro Nutzer im Monat bekommst du 12 zusätzliche Nutzer. Weiterhin gibt es die Möglichkeit für €199/Monat den Speicherplatz auf eine unbegrenzte Größe zu erweitern.

Bist du auf der Suche nach einem installierten CRM-System, kannst du das auch bei Bitrix finden (jedoch nicht kostenlos). Für einen einmaligen Betrag von €2.990 bekommst du die installierte CRM Software für kleine Unternehmen (geeignet für 50-500 Nutzer).

Das zum Preis.

Insgesamt meinen die Nutzer, dass Bitrix ein sehr einfach zu bedienendes System ist. Weiterhin ist die integrierte Dokumentenmanagement-Funktion extrem hilfreich. Bitrix hebt sich durch seine Funktionsvielfalt von anderen CRM-Systemen ab. Im Folgenden findest du eine (stark verkürzte) Liste an Funktionen, die in der kostenlosen Version zur Verfügung stehen:

  • Projektmanagement-Funktionen wie: Aufgabenmanagement, Gantt-Charts, Zeitverfolgung (das Bitrix-System ist sogar eines unserer kostenlosen Projektmanagement-Software Favoriten)
  • Integriertes E-Mail-Marketing
  • Telefonanlage-Funktionen wie: Anrufaufzeichnung und Dial-Out aus dem CRM
  • Vertriebsautomatisierung
  • Verkaufstrichter + Berichterstattung
  • Fakturierung
  • Vertriebsteam-Management

Der von vielen Nutzern genannte Nachteil von Bitrix betrifft dessen Ästhetik. Ein Nutzer nennt als Beispiel eine störende, blinkende Uhr in der Ecke des Systems, die Nutzer daran erinnert, die Zeit aller Aktivitäten zu stoppen.

7. Raynet

Raynet vermarktet sich selbst als ein einfach-zu-bedienendes, alles-erledigendes CRM-System. Die kostenlose Version umfasst zwei Nutzer, 150 Accounts, 50 MB Speicherplatz und vollen Kundensupport. Für nur $19 pro Nutzer im Monat kann auf 20.000 Accounts und 1 TB Speicherplatz aufgestockt werden.

Raynet’s System ist ästhetisch sehr ansprechend. Es verfügt über „Account Karten“ (siehe oben) in denen du die meisten Informationen, die du über deine Kunden brauchst, sammeln kannst; einschließlich dem Wert des Kunden für dein Unternehmen. Somit sind Kundendaten auf einen Blick sichtbar.

Raynet ist ein recht neues Unternehmen, mit Hauptsitz in Tschechien. Nutzer bezeichnen das Raynet als sehr intuitiv und angenehm für das Auge.

8. vTiger

vTiger ist ein Open-Source CRM, das ebenfalls auf Sugar basiert. vTiger war ursprünglich ein Teil von Sugar, die beiden Tools sind jedoch separate Wege gegangen.

Während du die Open-Source Version für dich selbst kostenlos downloaden und installieren kannst, bietet vTiger eine vorkonfigurierte Ultimate-Version für $30 pro Nutzer im Monat an. Zusätzlich bietet der Anbieter Installation, Support, Hardware und/oder Verwaltung für einen Aufpreis ab $700 an. Die kostenpflichtige Version integriert unteranderem mit MailChimp, Intuit und Paypal.

vTiger bietet ein breites Sortiment an Funktionen für geringe Kosten an, selbst auf der vorkonfigurierten Ebene. Diese Funktionen umfassen Abrechnungen, Inventar-Tracking und Projektmanagement-Funktionen; alles Features, die normalerweise für ein CRM-System unüblich sind.

Nutzerbewertungen zufolge hat das Tool den großen Nachteil, dass es Kompatibilitätsprobleme mit PHP 5.6 und drüber hat.

9. ZohoCRM

Zoho ist einer der ganz Großen, was Business Software anbelangt. Daher ist es wirklich cool, dass der Softwareanbieter auch eine kostenlose Version bereitstellt. Diese CRM Version ist kostenlos für 10 Nutzer und 25.000 Einträge. Die Version beinhaltet unter anderem Social CRM und eine App. Ein Upgrade (mehr Nutzer, Funktionen und 100.000 Einträge) gibt es für €12 pro Nutzer im Monat.

Zoho ist bekannt für dessen einfache Bedienung und hochentwickelten Import-Funktionen. Daten können zwischen verschiedenen Zoho Tools (Zoho Books, Zoho Reports, etc.) durch Import einfach geteilt werden.

Leider ist Zoho nicht so funktionsreich, wie die andere CRM-Systeme in diesem Artikel. Ein Nutzer nennt als Nachteil von Zoho, dass beim Export von Daten in Excel keine Kommas in den Einträgen sein dürfen, da das Tool sonst die Einträge zerteilt.

10. Zurmo

Die Open-Source Software Zurmo ist einzigartig auf dieser Liste, da Gamification-Elemente verwendet werden. In Zurmo werden Anreize geschaffen, um aus Nutzern bessere Mitarbeiter zu machen. Das Tool setzt Ziele oder „Missionen“ (welche unterschiedlich für verschiedene Nutzertypen sind) und verteilt Abzeichen auf dem Weg zur Zielbeendigung. Es ist ebenfalls möglich andere Mitarbeiter in Missionen herauszufordern und eine Belohnung zu gewinnen (z.B. ein Gutschein).

Momentan ist das größte Manko von Zurmo, dass die Software ziemlich neu am Markt ist – was für eine Open-Source Lösung von Nachteil sein kann. Zurmo’s Open-Source Version mangelt es an einigen Basisversionen wie Social CRM. Dieses Problem wird jedoch wahrscheinlich bald gelöst.

Zurmo’s vorkonfigurierte Version wurde zu einem eigenen cloudbasierten Gamification-CRM-System namens CRM.me. Die Kosten eines Upgrades starten bei $35 pro Nutzer im Monat.

11. Hubspot CRM

Hubspot hat eine CRM-Software auf den Markt gebracht. Das Tool ist 100% kostenlos. Hubspot CRM hat einige „besondere Funktionen“, wie Click-to-call, für die du aber bezahlen musst. Das CRM-System ist kein Produkt, mit dem Hubspot viel Geld verdienen will. Warum? Weil Hubspot’s Hauptprodukt dessen phänomenales Marketingautomatisierungs-Tool ist und das CRM als Brücke dienen soll, dieses zu benutzen.

Nachdem das gesagt ist; lasst uns einen Blick darauf werfen, was Hubspot’s CRM besonders macht. Der Marketingautomatisierungsspezialist bietet in seinem CRM-System einige beeindruckende Datenerfassungsfähigkeiten an. Normalerweise müssen alle Daten von einer Vertriebsperson in das CRM eingegeben werden. Das ändert sich langsam. Hubspot hat einen Fuß vor dem Wettbewerb, da das Unternehmen bereits vor einiger Zeit herausgefunden hat, wie man Daten über Personen unter anderem aus ihren Internettätigkeiten und E-Mail-Engagement-Raten zieht. Diese Fähigkeit implementiert Hubspot erfolgreich in sein CRM Tool. Die Data-Tracking Funktionen der Software haben der Konkurrenz so einiges voraus.

Es ist wichtig im Hinterkopf zu behalten, dass Hubspot’s CRM eine sehr leichte Software ist. Sie ist für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die davor noch nie ein CRM genutzt haben. Die Software ist neu auf dem Markt und wird eventuell noch weiter ausgebaut.

12. InStream

InStream ist ein ziemlich neues CRM, welches spitze für kleine Unternehmen ist. Das Tool gibt es kostenlos für einen Nutzer und 100 Kontakte, es beinhaltet unbegrenzte Listen, soziale Integrationen und Basis Integrationen. Die Upgrade Kosten belaufen sich auf $10 pro Nutzer im Monat.

Eine Funktion, die InStream großartig für kleine Unternehmen macht, ist dessen Vorschlagsfunktion. InStream liefert Vorschläge dazu, welche folgenden Maßnahmen der Nutzer bei einem potenziellen Kunden planen soll.

InStream ist so neu, dass es immer noch als leichtes CRM bezeichnet werden kann. Darum ist das Tool für kleine Unternehmen ideal, aber schwierig für größere Unternehmen zu nutzen.

13. Agile CRM

Agile CRM wurde 2012 eingeführt und hat seitdem viele positive Nutzerbewertungen erhalten. Die kostenlose Version kann von bis zu 10 Nutzern bedient werden, beinhaltet 1000 Kontakte und unbegrenzte Deals, Aufgaben und Dokumente. Das Tool ist erstaunlicherweise auch sehr funktionsreich, und umfasst z.B. benutzerdefinierten Datenfelder, Lead-Scoring und E-Mail Tracking.

Die kostenlose Version bietet sogar Marketing und Service Funktionen an, weshalb sich Agile CRM auch stolz als „All-in-One CRM“ bezeichnet.

Agile CRM wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt. Wachsende Unternehmen können jedoch auf eine kostenpflichtige Version für $8.99 pro Nutzer im Monat upgraden, wenn die kostenlose Version nicht mehr ausreicht. Erweiterte Funktionen umfassen unter anderem Telefonie, Gamification und Social Media Integrationen.

Ehrenvolle Nennungen

CRM ist eine Kategorie, in der es sehr viele kostenlose und Open-Source Anwendungen gibt. Es lohnt sich ebenfalls einen Blick auf SugarCRM, OpenCRX, EspoCRM und Xtuple zu werfen.

Letztendlich gibt es eine ganze Reihe an günstigen CRM Optionen, die du ebenfalls in Betracht ziehen solltest, auch wenn diese nicht kostenlos sind. Sie könnten jedoch perfekt zu den Bedürfnissen deines Unternehmens passen.

Gibt es weitere tolle kostenlose und Open-Source CRM Anwendungen da draußen, die ich vergessen habe? Dann teile diese doch bitte in den Kommentaren.

Wenn du dich immer noch wunderst, ob dein Unternehmen überhaupt ein CRM-System benötigt, dann wirf einen Blick auf diesen Artikel über CRM. Hier erkläre ich was CRM ist und wie es für dich von Vorteil sein kann.