Kostenloses CRM: Die 5 besten kostenlosen CRM-Tools

Update Oktober 2023: Die kostenlosen CRM-Systeme dieser Liste wurden aktualisiert.

Je mehr Kunden ein Unternehmen hat, desto nützlicher und wichtiger ist eine CRM-Software. Sie zeigt auf einen Blick alle wichtigen Informationen zu einzelnen Kunden oder Leads an und gibt Teams zahlreiche Werkzeuge an die Hand, mit denen sie das Kundenerlebnis verbessern und Kunden stärker an sich binden können. Für Unternehmen gibt es auch kostenloses CRM - wir stellen die besten Programme vor. 

Das Thema CRM – also Customer Relationship Management – ist für alle Unternehmen relevant, die mehr als eine kleine Handvoll von Kunden bedienen. Es umfasst die unterschiedlichsten Aspekte bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen, angefangen vom zentralen und datenschutzkonformen Speichern der Kundendaten über das Lead Management und die Gestaltung von Kundeninteraktionen bis hin zur Optimierung von Prozessen im Kundensupport. Die Bezeichnung „CRM“ kann dabei sowohl für die genannten Strategien und Prozesse stehen als auch für CRM-Systeme, also Softwaretools, die Kundeninformationen strukturiert speichern und Unternehmen bei der Pflege ihrer Kundenbeziehungen unterstützen.

Erst einmal: Für wen ist kostenloses CRM geeignet?

Kleine Unternehmen und Start-ups mit begrenzten finanziellen Ressourcen können von kostenlosen CRM-Systemen profitieren, da sie eine kosteneffektive Möglichkeit bieten, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Einzelunternehmer, Selbstständige und Freiberufler, die allein arbeiten oder ein kleines Team leiten, können von kostenlosen CRM-Tools profitieren, um Kundenkontakte und -termine zu organisieren.

Ebenfalls können Unternehmen kostenloses CRM zunächst einmal ausprobieren, bevor sie in ein Upgrade bzw. eine kostenpflichtige Lösung investieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass kostenlose CRM-Software in der Regel begrenztere Funktionen bietet als kostenpflichtige Alternativen. Für größere Unternehmen oder Organisationen mit umfangreichen Anforderungen an Kundenbeziehungsmanagement kann eine kostenpflichtige CRM-Lösung besser geeignet sein. Bei der Auswahl einer CRM-Software sollte man auch die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Organisation berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung den Anforderungen gerecht wird.

Viele CRM-Systeme lassen sich in Buchhaltung und E-Mail-Marketing Lösungen integrieren. Damit können Rechnungen von Kunden einfach nachverfolgt und E-Mails und Newsletter verschickt werden. Zwei Tools unserer Liste sind auch E-Mail-Marketing Lösungen.

Die besten kostenlosen CRM-Systeme

In diesem Artikel möchten wir kostenlose CRM-Software vorstellen, die besonders gut bewertet sind. Die kostenlosen CRM-Systeme sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt und unsere Auswahlkriterien finden sich am Ende des Artikels.

1.

EngageBay

Gesamtbewertung: 4,6/5

Bewertungen: 345

Das kostenlose CRM-System EngageBay bietet Marketing-, Vertriebs- und Supportteams eine zentrale Plattform, über die sie Kontakte und Aufträge verwalten, den Vertrieb automatisieren und Termine planen können. Für die Marketing-Automatisierung können die Teams Formulare und Landing Pages erstellen, Vorlagen für E-Mails gestalten und Drip-Kampagnen anlegen und automatisiert ausführen, etwa nach einem bestimmten Zeitplan oder auf Basis von auslösenden Ereignissen für den E-Mail-Versand (etwa wenn jemand die Website zum ersten Mal besucht oder den Warenkorb verlässt). Eine Auswahl von anpassbaren E-Mail- und Videovorlagen ist bereits in EngageBay verfügbar. Teams können ihre E-Mail-Kontaktlisten per Tags oder mithilfe des automatisierten prädiktiven Lead Scorings segmentieren, um Marketing-E-Mails zielgerichtet an die richtigen Personen zuzustellen. Echtzeitanalysen in Form von visuellen Dashboards geben Einblick in die Öffnungs- und Klickraten. Teams können auf Basis von Vorlagen eigene Landing Pages sowie Formulare und Pop-ups für die Lead-Erfassung erstellen und mit A/B-Tests mehrere Versionen vergleichen. Funktionen für das Multichannel-Marketing – etwa für SMS-Kampagnen, das Planen von Social-Media-Beiträgen und Social Listening – helfen dabei, Leads aus verschiedenen Kanälen zusammenzuführen und möglichst viele potenzielle Kunden zu erreichen. Die Helpdesk-Funktionen umfassen die Verwaltung von Supporttickets einschließlich Makros und Automatisierungsoptionen. Ein Live-Chat über ein anpassbares Widget ermöglicht Teams den unkomplizierten Kontakt zu ihren Kunden. 

EngageBay bietet zahlreiche Integrationen, etwa für Shopify, QuickBooks, Mailgun, Zoom, LinkedIn und Zapier. Die Gratisversion ermöglicht bis zu 250 Kontakte und 1.000 E-Mails mit Branding und bietet grundlegende Funktionen für Support, Kontakt- und Ticketmanagement. Für eine höhere Zahl an Kontakten wird eine der kostenpflichtigen Versionen benötigt, die zusätzlich weitere Funktionen wie Automatisierungsoptionen, Workflows, Push- und Desktop-Benachrichtigungen, eigene Domains für Landing Pages und die Anrufaufzeichnung bieten.

2.

Flowlu

Gesamtbewertung: 4,8/5

Bewertungen: 296

Das kostenlose CRM Flowlu ist ein breit angelegtes Tool für das Business Management und umfasst neben CRM-Funktionen auch Funktionen für die Projektplanung, Zusammenarbeit, finanzielle Verwaltung und Rechnungsstellung sowie das Erstellen von Wissensdatenbanken. Das cloudbasierte Tool ermöglicht auch verteilten Teams mit unterschiedlichen Standorten eine nahtlose Zusammenarbeit. Teams können Projekte, Aufgaben und Workflows mit Gantt-, Kanban- und GTD-Ansichten, Checklisten und Unteraufgaben planen und organisieren, die für Aufgaben benötigte Zeit erfassen und Berichte erstellen. Dank E-Mail-Integration können Marketing-Teams die Kundenkommunikation direkt in Flowlu verwalten, E-Mails an Leads senden und sich benachrichtigen lassen, wenn Leads E-Mails öffnen oder Links anklicken. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich regelbasiert automatisieren, etwa für das Follow-Up oder das Anlegen von Aufgaben und Projekten. Auch die Telefonie kann in Flowlu CRM eingebunden werden, um Kunden direkt anzurufen, Anrufe zu protokollieren oder aufzuzeichnen oder anhand von Anrufen neue Kontakte, Geschäftschancen oder Aufgaben zu erstellen. CRM-Berichte und Statistiken geben einen Überblick über den Sales Funnel, die Konversionsraten, mögliche Gründe für entgangene Geschäftschancen und die Summen der bisherigen und potenziellen Umsätze durch aktuelle und bereits gewonnene Leads. Dabei können mehrere Pipelines für verschiedene Produktarten mit unterschiedlichen Vertriebsprozessen und -szenarien erstellt werden. Kundeninformationen wie personenbezogene Daten, Kundentermine, Rechnungen, bisherige Interaktionen und kundenbezogene Aufgaben lassen sich im CRM-System genauso verwalten wie Dateianhänge, Notizen und beliebige über benutzerdefinierte Felder hinzugefügte weitere Informationen. Bei neuen Interaktionen werden Teams auf Wunsch in Echtzeit benachrichtigt und können per @-Erwähnungen innerhalb von Aufgaben und Kommentaren miteinander kommunizieren. 

Für bis zu 2 Nutzer ist EngageBay mit 1 GB Speicherplatz für unbegrenzt viele Kontakte, Projekte und Aufgaben kostenlos verwendbar. Die kostenpflichtigen Versionen ermöglichen höhere Nutzerzahlen und bieten mehr Speicherplatz sowie erweiterte Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, API und Webhooks, E-Mail-Integration, erweiterte Berichte und eigene Logos und Domains. 

3.

Monday sales CRM

Gesamtbewertung: 4,7/5

Bewertungen: 354

Auch die kostenlose CRM-Software monday.com geht weit über ein reines CRM-System hinaus und bietet Teams eine zentrale cloudbasierte Plattform für das Verwalten von Projekten, Kunden, Teams und Aufgaben. Die Lösung basiert auf visuellen Boards mit unterschiedlichen Ansichten wie Kalendern, Zeitleisten, Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards und Vorlagen für die verschiedensten Anwendungsfälle, etwa für Scrum-Methoden. monday sales CRM gehört zu den verschiedenen in monday.com verfügbaren anpassbaren Workflows und kann flexibel am eigenen Vertriebszyklus ausgerichtet werden. Über personalisierte E-Mail-Vorlagen und die Integration von E-Mail-Konten können Teams die Kommunikation mit ihren Kontakten in monday sales CRM zentralisieren und Interaktionen verfolgen. Außerdem können sie Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben erstellen, Leads automatisch an Teammitglieder zuweisen, Erinnerungen für Aufgaben einrichten und sich benachrichtigen lassen, wenn Leads eine E-Mail öffnen. In anpassbaren Dashboards werden Daten analysiert und visuell aufbereitet, etwa zu Umsatzzielen und -prognosen, der aktuellen Vertriebspipeline oder den Fortschritten des Teams. 

Neben monday sales CRM stehen monday work management, monday dev, monday marketer und monday projects zur Verfügung, sodass Unternehmen nicht nur ihre Kunden, Projekte und Marketingaktivitäten, sondern auch andere Arbeitsprozesse und die Softwareentwicklung innerhalb der Lösung verwalten können. monday.com bietet Integrationen für die unterschiedlichsten Tools wie Outlook, Microsoft Teams, Pipedrive oder Excel und der Funktionsumfang kann durch Apps erweitert werden. Bis zu zwei Teammitglieder können monday.com mit 500 MB Speicherplatz für bis zu 1.000 Elementen dauerhaft kostenlos nutzen. Größere Teams profitieren in den kostenpflichtigen Versionen je nach Preisstufe von weiteren Funktionen wie Zeitleisten, Gantt- und Kalenderansichten, Formelspalten, Integrationen und Automatisierungen, Gastzugriff, Berechtigungen mit mehreren Ebenen, iOS- und Android-Apps sowie erweiterten Berichten und Analysen.

4.

Sendinblue

Gesamtbewertung: 4,7/5

Bewertungen: 354

Sendinblue bietet eine zentrale Plattform für Vertrieb und Kundenkommunikation, die eine Marketingplattform und ein kostenloses CRM-System umfasst. Transaktions-E-Mails und automatisierte Kampagnen für das E-Mail-Marketing können ebenso versendet werden wie Marketing-SMS, WhatsApp-Kampagnen und Push-Benachrichtigungen an Kunden. Dazu kommen Funktionen für den Live-Chat mit Websitebesuchern einschließlich Chatbot, Segmentierungsoptionen und personalisierte Landing Pages und Anmeldeformulare für die Leadgenerierung. Heatmaps zeigen, worauf Kunden beim Lesen eines Newsletters reagieren, und Analysen der Öffnungs- und Klickraten, eine KI-gestützte Versandzeitoptimierung sowie A/B-Tests ermöglichen die weitere Optimierung. Im Sales CRM von Sendinblue können Teams beliebig viele Kontakte, Deals und Kundenaktivitäten verwalten, eigene Pipeline-Phasen festlegen und den Status offener Deals im Vertriebstrichter verfolgen. Zusätzlich können sie individuelle Buchungsseiten erstellen, über die Kunden Meetings buchen und direkt per Videoanruf im Browser durchführen können. Auch Funktionen für die Vertriebsautomatisierung sind geplant. Sendinblue beschreibt das CRM-System als insbesondere für kleine Unternehmen konzipiert.

Sendinblue ist DSGVO-konform, TÜV-geprüft und die Daten werden auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland gehostet. Das kostenlose Paket von Sendinblue bietet bis zu 300 personalisierte E-Mails am Tag, Zugriff auf E-Mail-Editor und Vorlagengalerie, SMS- und WhatsApp-Kampagnen, individuell anpassbare Anmeldeformulare und die Verwaltung unbegrenzt vieler Kontakte und Attribute samt erweiterter Segmentierung. Für Unternehmen, die nur die CRM-Funktionen nutzen möchten, ist die kostenlose Version vielleicht bereits ausreichend. Der Preis der kostenpflichtigen Versionen Starter und Business richtet sich nach dem monatlichen E-Mail-Versandvolumen und den hinzugebuchten optionalen Funktionen, etwa dem Versand von E-Mails ohne Sendinblue-Logo.

5.

SendPulse

Gesamtbewertung: 4,5/5

Bewertungen: 426

SendPulse vereint E-Mail-Marketing-, CRM- und Automatisierungstools und bietet Chatbots für die Kundenkommunikation über Facebook Messenger, Telegram, WhatsApp und Instagram. Leads können über die Chatbots ebenso erfasst werden wie über Anmeldeformulare und Landing Pages und lassen sich anschließend in Listen und Kanban-Boards organisieren. Teams können eigene Vertriebspipelines und Szenarien erstellen, um den Vertriebsprozess zu optimieren, und darauf abgestimmte automatisierte E-Mails einrichten. Bei neu erstellten Deals erhalten die Mitglieder des Vertriebsteams eine Benachrichtigung und können sofort reagieren. Automatisierungsfunktionen beschleunigen häufige Aufgaben wie das Einordnen von Kunden in Phasen des Vertriebszyklus oder Zuweisen von Kunden an Teammitglieder abhängig von festgelegten Faktoren. Neben E-Mails können auch SMS, Web-Push-Benachrichtigungen oder Chatbot-Nachrichten auslöserbasiert automatisch versendet werden. 

Das CRM-Tool von SendPulse ist vollständig kostenlos nutzbar, die weiteren integrierten Tools (z. B. Chatbots, Landing Page Builder, Web Push, Transaktions-E-Mails oder ein Onlinekurs-Builder) stehen großteils sowohl in einer kostenlosen als auch einer kostenpflichtigen Version zur Verfügung. Die Gratisversion für das E-Mail-Marketing bietet beispielsweise alle Grundfunktionen und ermöglicht bis zu 500 Abonnenten und bis zu 15.000 E-Mails, die kostenpflichtige Standard-Version mit zusätzlichen Funktionen richtet sich preislich nach der Größe der E-Mail-Liste. Die Pro- und Enterprise-Versionen bieten einen noch größeren Funktionsumfang, etwa Tags, Segmentierungsfunktionen und – in der Enterprise-Version – beliebig viele Landing Pages.