Studie zur Softwareauswahl: 58 % bereuen einen aktuellen Softwarekauf

Capterra befragte 348 Entscheidungsträger aus Deutschland in einer neuesten Studie zur Softwareauswahl zu ihren Softwarekäufen im Jahr 2023, welche Käufe sie bereut haben und welche Auswirkungen das hatte. Was werden die Entscheidungsträger tun, um ihre Software-Auswahlprozesse für 2024 zu verbessern? Schau dir unsere Umfrageergebnisse an, um das herauszufinden.

6 von 10 Käufern bereuen einen Softwarekauf in den letzten 18 Monaten

Verschiedene Faktoren können dazu führen, dass Käufer ihre Softwareauswahl bereuen: Ein Missverhältnis zwischen dem, was versprochen wurde, und dem, was die Software geliefert hat, eine negative Erfahrung mit dem Anbieter, durch die die Zusammenarbeit belastet wurde oder eine falsche Einschätzung des Unternehmens welche Funktionen gebraucht werden, um die Unternehmensprozesse in der Software darzustellen.

Knapp sechs von zehn Käufern (58 %) bereuen einen Softwarekauf in den letzten 12-18 Monaten. Fast die Hälfte dieser Käufer (27 %) bereuen sogar mehrere Käufe, 31 % bereuen einen Softwarekauf.

Aber abgesehen von der Enttäuschung sind die meisten Unternehmen letztlich mit Problemen konfrontiert, die sie nicht leicht überwinden können. Mehr als die Hälfte der reumütigen Käufer (57 %) sagen, dass die finanziellen Einbußen einen erheblichen Einfluss auf die langfristige Geschäftsentwicklung haben werden.

Besonders schmerzhaft sind Fehlkäufe für kleinere Unternehmen. Diese haben meistens weniger finanzielle und zeitliche Ressourcen, um diese zu überwinden. So sagen 81 % der Unternehmen mit 11-19 Angestellten, dass der letzte Fehlkauf deutliche oder enorme Auswirkungen auf ihre Leistung hat. Bei Unternehmen mit 20-49 Angestellten sind es 68 %.

Welche Folgen hat die falsche Softwareauswahl? 

Abgesehen von den offensichtlichen finanziellen Auswirkungen gibt es noch andere Wege, wie sich eine schlechte Kaufentscheidung auf ein Unternehmen auswirken kann.

Als größte Auswirkungen nannten die Befragten, dass die Anschaffung zu viel Geld kostete, dass die Mitarbeiter die Tools nicht gerne benutzten und dass die Nutzung der Software zu kompliziert sei. Die Folge ist, dass die Mitarbeiter nicht bereit sind, die Software zu nutzen und/oder dass das Potenzial der Software nicht voll ausgeschöpft wird.

Softwarekäufe können aufgrund versteckter Kosten und zusätzlicher Ausgaben für Implementierung, Anpassung, Schulung und Support teurer werden als erwartet. Um unerwartete Kostenüberraschungen zu vermeiden, müssen Einkäufer umfassende Nachforschungen anstellen und sich um transparente Preisangaben bemühen.

Hierzu gehört Anbietern folgende Fragen zu stellen: 

• Wie hoch sind die Kosten für die Einführung (z.B. für die Installation, Einrichtung und Schulung)?
• Sind Betriebskosten (z.B. für Support und Wartung) sowie die Kosten für Veränderungen (z.B. für Anpassungen, Updates) einmalig oder fortlaufend?
• Wie hoch sind die zusätzlichen Kosten, wenn bestimmte Bereiche, die Anzahl an Benutzern oder bestimmte Funktionen hochskaliert werden müssen? 
• Lässt sich die Software in die bereits vorhandene Tool-Palette integrieren oder fallen hierfür weitere Kosten an? 
• Wie lange ist die Kündigungsfrist, wenn die Software nicht mehr benötigt oder durch eine andere ersetzt wird?

Für eine erfolgreiche Softwareauswahl, die von der Belegschaft akzeptiert wird und den Geschäftszielen dient, ist es besonders wichtig, Mitarbeiter von Anfang an in den Software-Auswahlprozess zu involvieren. Die Angestellten sind im Endeffekt diejenigen, die die Software nutzen müssen. Sie sollten mit Funktionalitäten und der Benutzeroberfläche arbeiten können.

Um weiterhin sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter mit den neuesten digitalen Tools wohlfühlen, können Unternehmen ein gut geplantes Onboarding durchführen. Arbeitgeber können ein Schulungsportal im Intranet des Unternehmens einrichten, um die Beschäftigten über laufende Schulungen auf dem Laufenden zu halten und ihnen zu erklären, welche Ziele mit der Software erreicht werden sollen und warum sie wichtig ist.

Und was führt zum Bedauern eines Softwarekaufs? 

Ein Fünftel (21 %) der reumütigen Käufer kündigte ihren Vertrag und 27 % ersetzten ihre Software durch die eines anderen Anbieters. Abgesehen von einer möglicherweise unvollständigen oder ungenauen Bewertung des Geschäftsbedarfs können die Faktoren, die zum Bedauern des Kaufs führen, auch mit dem gekauften Produkt oder dem Anbieter selbst zusammenhängen. Die größten Beschwerden liegen bei unseren Studienteilnehmern darin, dass die Software zu wenige Funktionen hat und dass der Anbieter die Erwartungen nicht erfüllt hat.

Für Teams, die auf der Suche nach einer neuen Software sind, ist es entscheidend, vorher genau festzulegen, welche Funktionen benötigt werden und ob diese auch in der Software vorhanden sind. Es gibt viele Anbieter, die eine kostenlose Testversion oder eine Produktdemonstration anbieten. Dies sollte unbedingt gemacht werden, damit Unternehmen einen ersten Einblick in die Benutzeroberfläche des Tools bekommen und abschätzen können, ob es nutzerfreundlich ist. Achte bei der Demonstration darauf, ob Suchfelder, verschiedene Filteroptionen und Drag-and-Drop-Funktionalitäten vorhanden sind, um den Umgang mit der Software zu vereinfachen. Um Schwierigkeiten bei der Nutzung zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter, die später auch mit dieser Software arbeiten werden, unbedingt in diesen Schritt involviert werden.

Diese 3 Dinge würden Softwarekäufer beim nächsten Mal anders machen

Unternehmen können das Risiko von Fehlkäufen mindern, indem sie vor der Investition in Software fundiertere Entscheidungen treffen. Doch was würden die Befragten, die diese Erfahrung gemacht haben, bei künftigen Käufen tun? Die größte Änderung, die die Befragten an ihrem nächsten Software-Auswahlverfahren vornehmen würden, ist vorher sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich zu den Software-Auswahlkriterien einig sind und Sicherheitsprüfungen durchführen (mit jeweils 30 %). 28 % finden es wichtig, Ziele und gewünschte Ergebnisse klarzustellen.

1. Die richtigen Software-Auswahlkriterien aufstellen

Die sorgfältige Beurteilung und Auswahl des passenden Anbieters ist entscheidend. Dies umfasst nicht nur die Bewertung der Funktionalitäten der Software und ihre Kompatibilität mit bestehenden Systemen, sondern auch die Überprüfung der Erfolgsbilanz des Softwareanbieters, seiner Supportleistungen und seiner Fähigkeit, sich den sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Die neue Software sollte benutzerfreundlich sein und Schulungen beinhalten, damit Mitarbeiter sie gerne nutzen. Sie sollte flexibel anpassbar und skalierbar sein. 

2. Sicherheitsprüfung 

Durch eine Sicherheitsprüfung können potenzielle Schwachstellen in der Software identifiziert werden. Diese Schwachstellen können von Angreifern genutzt werden, um in das System einzudringen und sensible Daten zu stehlen oder die Integrität der Software zu gefährden. Durch die Identifizierung von Sicherheitslücken können Maßnahmen ergriffen werden, um das Risiko von Sicherheitsverletzungen zu minimieren. Viele Branchen und Regierungen haben Vorschriften und Standards für die Sicherheit von Software. Eine Sicherheitsprüfung hilft sicherzustellen, dass die Software diese Vorschriften und Standards erfüllt, was rechtliche Probleme und Geldstrafen vermeiden kann.

3. Ziele und gewünschte Ergebnisse klarstellen 

Der Erfolg oder Misserfolg einer Software-Implementierung ist unter anderem deshalb so schwer zu bestimmen, weil "Erfolg" oder "Misserfolg" nicht genau definiert sind. Unternehmen wissen, dass sie eine Software brauchen, um einen bestimmten Bedarf zu decken, aber viele gehen nicht so weit, tatsächlich zu messen, ob die Software diesen Bedarf erfüllt oder nicht. Ganz gleich, ob das Ziel darin besteht, die Kundenzufriedenheit um 10 % zu steigern oder das Risiko eines Cyberangriffs um 60 % zu senken: Definierte, messbare Ziele bei der Anschaffung von Software können dabei helfen, festzustellen, ob die Softwareauswahl die richtige war.

Was ist für die Softwareauswahl entscheidend  

Die Einführung von Software kann schief gehen, was dazu führt, dass der Kauf von Tools bereut wird. Software, die weniger Funktionen als gedacht hat, trifft Unternehmen am stärksten. Das kann daran liegen, dass Unternehmensziele und Softwareanforderungen nicht eindeutig festgelegt wurden. Auch das Verhalten des Anbieters spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung des Kauferlebnisses, wobei sich unerfüllte Erwartungen als größtes Problem herausstellen.

Um das Bedauern der Softwarekäufer zu mindern, muss eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfinden, um die Ziele und gewünschten Ergebnisse des Unternehmens vor dem Kauf der Tools zu klären: Dazu gehört es die Belegschaft von vornherein in den Auswahlprozess einzubeziehen, die Ansprüche an die Software genau festzulegen und mit dem Anbieter alle entsprechenden Details zu klären.