Update: Der Artikel zu Budget für Mitarbeiterschulungen wurde am 06. November aktualisiert
Es wird Zeit, über das Budget für 2021 nachzudenken. Da kommt natürlich auch die Frage auf: Wie viel solltest du für Mitarbeiterschulungen einplanen?
Die Antwort ist gar nicht so einfach. Als Personalverantwortliche*r eines kleinen oder mittleren Unternehmens (KMU) weißt du, dass das nötige Budget für Mitarbeiterschulungen ziemlich hoch ausfallen kann.
Du weißt, dass viele Angestellte sich mehr Schulungen von ihren Arbeitgebern wünschen und dass das Lernen und Sich-Weiterentwickeln ein wichtiger Bestandteil einer positiven Mitarbeitererfahrung sind – und auch, dass Unternehmen, die mehr in Mitarbeiterschulungen investieren, mit höheren Umsätzen und Gewinnen rechnen können.
Was du vielleicht noch nicht weißt, ist, wie du all das in eine konkrete Zahl verwandeln kannst. Genau hier liegt die Herausforderung.
Beim Gedanken, alles stehen und liegen zu lassen und erst mal einen Budgetentwurf zu schreiben, kann diese Aufgabe so einschüchternd wirken, dass du sie lieber gar nicht erst antastest. Schließlich ist niemand dazu verpflichtet, ein genaues Budget für Mitarbeiterschulungen aufzuschlüsseln, oder? Nein.
Aber hier ist der Grund, weshalb du es trotzdem tun solltest: KMU, die kein genau aufgeschlüsseltes Schulungsbudget erstellen, werden nur dann Geld für Schulungen ausgeben, wenn sie einen Überschuss erwirtschaften. Das führt schnell dazu, dass sie weniger investieren als nötig wäre, um Top-Talente zu motivieren und zu halten.
Wenn du beim Schulungsbudget den Worten Taten folgen lässt, sorgst du dafür, dass sich dein Unternehmen der Schulung und Förderung seiner Angestellten finanziell verpflichtet, um die besten Mitarbeiter*innen an sich zu binden sowie ihre Motivation und Produktivität zu erhöhen. In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Kostenkategorien, die jedes Schulungsbudget für Mitarbeiter umfassen sollte, und stellen zwei benutzerfreundliche Tools vor, mit denen du jetzt sofort einen ersten Budgetentwurf erstellen kannst. Außerdem geben wir dir ein paar Tipps, wie du bei Mitarbeiterschulungen Geld sparen kannst.
Die vier wichtigsten Kostenkategorien in jedem Schulungsbudget
Bei Mitarbeiterschulungen für KMU geht es längst nicht mehr nur darum, Kästchen für die Compliance abzuhaken. Schulungen gelten mehr und mehr als strategische Maßnahme, mit denen Unternehmen nicht nur wichtige Fähigkeiten entwickeln und Arbeitskräfte in ihren täglichen Aufgaben motivieren und unterstützen, sondern auch talentierte Köpfe anziehen können, denen ihre eigene Weiterbildung wichtig ist.
Dementsprechend stark sind auch die Ausgaben für Schulungen in den letzten Jahren gestiegen:
Durchschnittliche Ausgaben kleiner Unternehmen für Mitarbeiterschulungen, 2012–2017
Datenquelle: Annual Training Industry Report, Training Magazine. Kleine Unternehmen wurden als Unternehmen mit 100–1.000 Angestellten definiert (Quelle).
Für kostenbewusste KMU kann diese Zahl erst mal erschreckend klingen. Wo geht dieses ganze Geld hin?
Die Antwort variiert von Unternehmen zu Unternehmen, doch im Allgemeinen sind es vier Kostentypen, die im Budget für Mitarbeiterschulungen berücksichtigt werden sollten.
So sollte dein Budget für Mitarbeiterschulungen aussehen
1. Schulungspersonal (~50 % des Budgets)
Egal ob du dich entscheidest, Schulungen auszulagern oder Schulungspersonal intern zu beschäftigen, du brauchst in deinem Unternehmen Leute, die für die Mitarbeiterschulungen verantwortlich sind.
Dieses Team kümmert sich darum, Schulungsmaterialien zu entwickeln, die Kurse den Lernenden bereitzustellen (persönlich in Schulungen vor Ort oder mithilfe von Schulungssoftware) und die Ergebnisse an die Führungsetagen zu kommunizieren.
Man kann nicht pauschal für jedes Unternehmen sagen, welches Verhältnis von Ausbildenden zu Lernenden sinnvoll ist, aber ein*e Schulungsleiter*in je 50 Angestellte ist ein guter Ausgangswert. Dazu kommt noch Personal für IT- oder Supportzwecke und schnell können die Personalkosten die Hälfte deines Schulungsbudgets ausmachen.
2. Schulungstools und -technologien (~25 % des Budgets)
Wie stellst du deinen Angestellten die Schulungen bereit?
Für Präsenzschulungen musst du entsprechende Räumlichkeiten – inklusive aller nötigen Ausstattung wie Schreibtischen, Whiteboards und Beamern – mieten oder selbst schaffen. Für Remote-Schulungen brauchst du eine Plattform für eine Art virtuelles Klassenzimmer. Wenn du Onlinekurse nutzt, brauchst du Computer, ein Learning Management System (LMS) und ein Autorensystem.
Wenn dein Unternehmen zu den zahlreichen Betrieben gehört, die Blended Learning einsetzen (also Lernformen, die die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und E-Learning kombinieren und als besonders effektiv gelten), musst du die Kosten für die Tools und die Ausstattung für beides berücksichtigen.
Planst du, nächstes Jahr endlich ein gutes LMS anzuschaffen oder ein lange benötigtes Upgrade für dein bestehendes System durchzuführen? Es gibt zahlreiche kostengünstige Optionen, die sich auch kleinere Unternehmen leisten können. Pass aber auf, dass du nicht an der falschen Ecke sparst: Auf Optionen für Support und Systemwartung solltest du nicht verzichten.
3. Schulungsinhalte (~20 % des Budgets)
Kurse ohne fundierte Inhalte sind wie Autos ohne Motoren: Sie bringen dich nirgendwohin.
Bei der Budgetplanung solltest du sorgfältig alle Themen überdenken, die du im kommenden Jahr behandelt wissen willst. Als Nächstes musst du entscheiden, ob die Inhalte für jedes Thema unternehmensintern entwickelt werden (was kostenintensiver, aber auch passgenauer ist) oder fertig aus einer externen Quelle erworben werden sollen (kostengünstiger, aber auch allgemeiner).
Bei Präsenzschulungen können die Inhalte beispielsweise aus Papiermaterialien und -tests, Präsentationen, Videos oder Vorträgen von externen Fachleuten bestehen.
Für Online-Schulungen müssen E-Learning-Kurse entweder intern von Grund auf erstellt oder von einem Drittanbieter erworben werden.
An dieser Stelle solltest du auch die Kosten für Inhalte und Prüfungen bedenken, die erforderlich sind, um Zertifizierungen zu erhalten (oder nicht zu verlieren).
4. Sonstiges (~5 % des Budgets)
Unter diesen letzten Punkt fällt alles, was im Laufe des Jahres auftauchen kann, beispielsweise:
- Reisekosten und Tagesspesen für Workshops und Konferenzen
- Rückerstattung von Unterrichtsauslagen
- Beratungskosten
Falls du in einem multinationalen Unternehmen arbeitest, kommen möglicherweise auch Übersetzungs- oder Lokalisierungskosten hinzu. Das Schöne an der Kategorie „Sonstiges“ ist, dass du die einzelnen Posten frei nach der individuellen Situation deines Unternehmens auswählen kannst.
Methode zur schnellen Berechnung eines vorläufigen Schulungsbudgets
Jetzt, wo du weißt, welche Posten du berücksichtigen musst, wird es Zeit, an die Zahlen zu gehen.
Falls dein Unternehmen in der Vergangenheit bereits ein Budget für Mitarbeiterschulungen hatte, hast du eine gute Vorlage. Vergleich einfach die seit Jahresbeginn aufgelaufenen Kosten mit dem ursprünglich veranschlagten Budget und passe das Budget für nächstes Jahr entsprechend an.
Doch auch wenn du komplett von vorne beginnst, musst du dir keine Sorgen machen. Wir wollen dir eine Methode vorstellen, mit der du schnell und unkompliziert ein ungefähres Schulungsbudget ermitteln kannst.*
*Diese Tools dienen der Überschlagung erster, ungefährer Zahlen. Diese Schätzungen müssen danach an deine individuellen Umstände und Anforderungen angepasst werden.
Die Methode: Nach Gesamtlohn berechnen
Eine gute Faustregel besagt, dass Unternehmen etwa 1 bis 5 % ihres Gesamtlohns für Schulungen aufwenden sollten, je nachdem, wie wichtig ihnen Fortbildungen im Unternehmen sind.
Sobald du also über eine ungefähre Schätzung deiner insgesamten Lohnkosten für das nächste Jahr verfügst, kannst du auch eine sinnvolle Schätzung für dein Schulungsbudget entwerfen.
Nutze unseren Rechner, um diese Methode jetzt zu testen:
Schulungsbudget-Rechner zum Herunterladen
VORTEILE DIESER METHODE:
Indem du dein Schulungsbudget von den Lohnkosten abhängig machst, stellst du sicher, dass du im Verhältnis zur Gehaltsabrechnung nicht zu viel für Schulungen ausgibst. Gleichzeitig hast du mit dieser Methode mehr Flexibilität, um das Budget Gruppen zukommen zu lassen, die mehr Schulungen benötigen als andere.
NACHTEILE DIESER METHODE: Wenn deine gesamten Lohnkosten in Millionenhöhen sind, macht es einen riesigen Unterschied, ob du 1 % oder 5 % in Schulungen investiert. Außerdem kann es in Zeiten einer hohen Mitarbeiterfluktuation schwierig sein, den Gesamtlohn einzuschätzen.
So kannst du bei Mitarbeiterschulungen Geld sparen
Egal, wie viel Mühe du dir gegeben hast und wie gut du argumentierst, du weißt, was höchstwahrscheinlich als Nächstes passieren wird: Dein Finanzvorstand wird sich dein Budgetentwurf ansehen und dir sagen, dass er zu hoch ist und Einsparungen nötig sind.
Selbst wenn dein Vorstand deinen Budgetvorschlag wundersamerweise im ersten Durchlauf abgesegnet, ist es wichtig, Bereiche in deinem Budget für potentielle Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne auszumachen. So hast du zukünftig mehr Flexibilität, falls sich die Anforderungen oder Prioritäten ändern.
Die folgenden Möglichkeiten könnten sich für Einsparungen anbieten:
- Nutzergenerierte Inhalte nutzen. Deine eigenen Mitarbeiter*innen verfügen über eine ganze Menge Wissen, das dem gesamten Unternehmen zugute kommen kann. Bestehendes Wissen für wiederverwendbare Schulungen zu nutzen gibt nicht nur deinen besten Arbeitskräften die Chance, ihr Können zu zeigen, sondern lässt dich gleichzeitig bei der Erstellung von Inhalten Geld sparen. Weitere Infos dazu findest du beispielsweise hier.
- Starte ein Mentoring-Programm. Die wachsende Zahl an Mentoring-Programmen in Unternehmen jeder Größe erhöht nicht nur den Wohlfühl-Faktor für die Mitarbeiter*innen. Mentorschaften bieten eine Möglichkeit für kosteneffiziente informelle Schulungen, bei denen gleichzeitig wichtige Führungsqualitäten trainiert werden.
- Nutze die Möglichkeiten von Smartphones. Gartner zufolge werden sich 2022 mehr als 75 % der in Unternehmen genutzten Smartphones im Besitz der Angestellten befinden (die gesamten Studienergebnisse stehen Gartner-Kund*innen auf Englisch zur Verfügung). Nutze diesen Umstand und behalte mobile Geräte beim Erstellen von Schulungen im Hinterkopf, damit deine Angestellten zu Hause lernen können und du bei den Ausgaben für Technik sparen kannst.
