So stellst du das perfekte Software-Toolset zusammen

Veröffentlicht am 16.9.2021 von Bandita Awasthi und Ines Bahr

Ein durchdachtes Software-Toolset kann für den Erfolg deines Unternehmens entscheidend sein. Wir zeigen dir, wie du bei der Softwareauswahl am besten vorgehst.

So stellst du das perfekte Software-Toolset zusammen

Ohne Software kann heutzutage selbst das kleinste Unternehmen kaum erfolgreich bestehen. Kleine und mittelgroße Unternehmen nutzen einer Untersuchung von 2021 zufolge durchschnittlich 73 Softwaretools, bei Großunternehmen sind es ganze 175 Tools. Das bedeutet nicht, dass du unbedingt auch so viele Tools einsetzen musst, aber es lohnt sich, einmal genau zu betrachten, welche Bereiche du mithilfe von Software verbessern und effizienter gestalten kannst.

Damit du auch langfristig gut mit ihnen arbeiten kannst, solltest du die Tools in deinem Software-Toolset aufeinander abstimmen. Vor der Auswahl gilt es zu bedenken: Welche Art von Softwaretools braucht dein Unternehmen? Welche Prozesse profitieren von der Automatisierung? Ist eine Softwarelösung auch langfristig die richtige Wahl? Und die wichtigste Frage: Arbeiten die gewählten Tools gut zusammen?

Du solltest also erst einen Plan und eine Strategie haben, bevor du loslegst und Software kaufst. Dieser Artikel zeigt auf, wie eine solche Strategie aussehen kann und was du bei der Softwareauswahl bedenken solltest.

Software-Toolset Checkliste

Was ist ein Software-Toolset?

Ein Software-Toolset oder Software-Stack ist eine Mischung aus oft cloudbasierten Softwaretools, mit denen ein gemeinsames Geschäftsziel erreicht werden soll. Sie sind entweder direkt ineinander integriert oder arbeiten auch ohne Integration gut zusammen (wie z. B. Microsoft Excel und SpreadsheetWeb).

Unternehmen können über mehrere Software-Toolsets für unterschiedliche Bereiche wie Marketing oder die App-Entwicklung verfügen.

Bei der Softwareauswahl empfiehlt es sich, folgendermaßen vorzugehen:

Schritt 1: Finde heraus, welche Prozesse du automatisieren solltest

Betrachte deine wichtigsten Geschäftsprozesse und zerlege sie in einzelne Schritte. Es kann hilfreich sein, die Schritte auf einer Linie darzustellen oder auf Haftnotizen zu notieren, die du anschließend nacheinander anordnest.

Überlege, wie die verschiedenen Schritte innerhalb des Prozesses zusammenhängen und mit anderen Prozessen interagieren, und versuche herauszufinden, welche Punkte effizienter gestaltet werden könnten. Frage dich:

  • Gibt es Bereiche, in denen ein Prozess verlangsamt wird?
  • Finden in den Prozessen mehrere Abnahmen, Genehmigungen oder Übergaben statt?
  • Ist ein bestimmter Prozess zu lang und umfasst mehr als 10 Schritte? Kann dies vereinfacht werden?
  • Gibt es überflüssige Schritte, die wenig Mehrwert bieten?
  • Gibt es Engpässe in einem Prozess?

Mit diesen Fragen findest du Bereiche, in denen deine Prozesse an Effizienz verlieren. Jeder davon kann Möglichkeiten zur Automatisierung bieten.

 Profitipp

Vergiss bei der Suche nach zu automatisierenden Prozessen nicht die betrieblichen Faktoren. Gibt es besonders komplexe Prozesse mit hohen Fehlerkosten und einem höheren Risiko für menschliche Fehler? Gibt es Prozesse, die zu Transparenzzwecken eine ständig aktuelle Dokumentation erfordern und auf veralteten Systemen laufen, die allmählich zu teuer werden?

Solche Details sind wichtig, um ein vollständiges Bild aller Risiken und Ineffizienzen zu bekommen.

Schritt 2: Triff die Auswahl zwischen branchen- und prozessspezifischen Tools

In vielen Bereichen musst du dich zwischen branchenspezifischen und prozessspezifischen Tools entscheiden.

Branchenspezifische Tools wurden auf die Best Practices einer Branche abgestimmt, während prozessspezifische Tools einfacher einzurichten und zu nutzen sind. Prozessspezifische Tools sind in der Regel günstiger: Meist handelt es sich um handelsübliche Lösungen, die eventuell weniger Anpassungsmöglichkeiten bieten.

Branchenspezifische Tools umfassen Lösungen wie E-Commerce-Software, Bankensoftware oder Bausoftware. Zu prozessspezifischen Tools gehören beispielsweise Software zur Rechnungserstellung, Marketing-Automatisierungssoftware oder CRM-Software.

Konzentriere dich bei der Entscheidung auf deine zentralen geschäftlichen Herausforderungen und überlege, ob sie spezifisch deine Branche betreffen. Wenn du beispielsweise im Bankwesen tätig bist und mit Schwierigkeiten bei der Kreditvergabe zu tun hast, solltest du eine Software speziell für die Kreditvergabe wählen. Wenn deine Herausforderungen hingegen branchenunabhängige Prozesse wie das Rechnungsmanagement oder die Lead-Generierung betreffen, empfiehlt sich ein Tool, das auf diese Prozesse zugeschnitten ist.

 Profitipp

Überlege, ob du eine All-in-One-Softwareplattform oder spezialisierte Tools bevorzugst und ob du dich für handelsübliche Softwareprodukte oder eigens entwickelte Lösungen entscheiden möchtest. Hier spielen weniger deine geschäftlichen Herausforderungen eine Rolle, sondern mehr die betrieblichen Verpflichtungen wie Projektzeitpläne, Ressourcenkapazität und IT-Budget.

Schritt 3: Lies Nutzerbewertungen und Erfahrungsberichte von anderen aus deiner Branche

Eine von uns durchgeführte Umfrage* (siehe Umfrage-Methodik am Ende des Artikels) ergab, dass kleine und mittelgroße Unternehmen, die vor der Entscheidung für eine Softwarelösung Nutzerbewertungen und Softwarekataloge zu Rate zogen, fünf Monate weniger für die Entscheidung benötigten als diejenigen, die soziale Medien und Websuchen nutzten (22 statt 27 Monaten).

Auf die folgende Weise kannst du Nutzerbewertungen bei der Softwaresuche optimal nutzen:

  • Such nach Bewertungen, die sich speziell auf deine Branche oder Prozesse beziehen und somit für deine Belange relevant sind.
  • Such nach Bewertungen, die die Stärken und Schwächen der Software beleuchten. Eventuell werden auch wichtige Funktionen erwähnt, die in einem Tool fehlen.
  • Such nach wiederkehrenden Punkten in den Bewertungen, beispielsweise häufiges Lob oder Kritik für bestimmte Funktionen, die Benutzeroberfläche oder die Benutzerfreundlichkeit. Wenn viele Personen auf dieselbe Schwierigkeit stoßen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es dir ähnlich geht.

 Profitipp

Versuch, mit Personen in Kontakt zu kommen, die die Software bereits nutzen. Sie können dir von ihren Erfahrungen in der Praxis erzählen und mögliche Zweifel ausräumen. Stell ihnen Fragen zum Produkt und zur Implementierung: Musste die Lösung an ihre Anforderungen angepasst werden? Wenn ja, warum? Wie zeitaufwendig war die Implementierung? Wie hilfsbereit ist der Support? Welche Kosten fallen während der Nutzung an? Gab es Rückmeldungen von Endnutzern?

Schritt 4: Plane langfristig

Damit du nicht auf Probleme stößt, wenn dein Unternehmen wächst, solltest du beim Zusammenstellen deines Software-Toolsets langfristig denken.

Als Beispiel soll uns Stacy Caprio dienen, die Gründerin von Growth Marketing. Ihr Unternehmen wählte eine beliebte Software zur E-Mail-Marketingautomatisierung. Sobald sie mehr als 2.000 Abonnenten hatten, wurde das Tool jedoch zu kostspielig und sie hatten keine andere Wahl, als zu einem anderen Anbieter zu wechseln.

Damit du nicht gleich wieder nach einer neuen Software suchen musst, sobald du mit einem Tool gut zurechtkommst, achte auf die folgenden Kriterien:

  • Anpassungsmöglichkeiten: Es ist von Vorteil, wenn du eine Softwareplattform im Laufe der Zeit an deine Wünsche und Anforderungen anpassen kannst. So kannst du beispielsweise Zusatzfunktionen hinzufügen, wenn dein Unternehmen nach einiger Zeit neue Produkte oder Dienstleistungen anbietet.
  • Skalierbarkeit: Wenn dein Unternehmen wächst und neue Standorte hinzukommen, fallen auch mehr Daten an. Diese wachsenden Datenmengen sollte die Software deiner Wahl problemlos bewältigen können.
  • Integrationsmöglichkeiten: All deine Tools sollten Drittanbieter-Integrationen ermöglichen. Dies ermöglicht den nahtlosen Datenaustausch zwischen den Tools und erleichtert die Arbeitsabläufe.
  • Kosteneffizienz: Manche Tools werden zu teuer, wenn deine Anforderungen sich ändern. Sprich daher mit dem Anbieter nicht nur über die aktuellen Preisoptionen, sondern auch über diejenigen, die du in der Zukunft benötigen könntest.

 Profitipp

Triff all diese Entscheidungen nicht alleine, sondern beziehe die Teams mit ein, die am häufigsten mit dem Software-Toolset arbeiten werden. Bei prozessspezifischen Tools ist meist eindeutig, um welche Teams es sich handelt. Bei branchenspezifischen Tools hilft ein Blick darauf, welche Teams von den entsprechenden geschäftlichen Herausforderungen am stärksten betroffen sind.

Besprich deine Überlegungen mit diesen Teams: Sie kennen die Prozesse aus erster Hand und wissen am besten, wo Schwierigkeiten liegen könnten. Gleichzeitig können sie gut einschätzen, wie sich ihre Anforderungen im Laufe der Zeit entwickeln werden.

Nächste Schritte

Sobald du weißt, was du von einem Tool erwartest und was deine Entscheidungskriterien sind, geht es an die endgültige Auswahl:

  • Triff eine engere Wahl: Erstell eine Auswahlliste von drei bis fünf Produkten. Notiere und vergleiche Faktoren wie den Preis, Bereitstellungs- und Supportoptionen, Integrationen, Funktionsumfang, Nutzerbewertungen und Schulungsangebote.
  • Sammle praktische Erfahrungen: Probiere, wenn möglich, kostenlose Testversionen der Produkte aus deiner Liste aus. So gewinnst du einen ersten Eindruck davon, wie sich ein Tool in der Praxis bewährt. Gib deinen Teams die Gelegenheiten, die Testversionen zu nutzen und eventuelle Bedenken zu äußern.
  • Vereinbare eine Demo: Wenn keine kostenlose Testversion verfügbar ist, vereinbare eine Produktpräsentation mit dem Anbieter. Auch so kannst du die Funktionen genauer in Augenschein nehmen und Fragen klären. Erstelle vor dem Demotermin eine Liste mit wichtigen Fragen, die du stellen möchtest, und sorge dafür, dass du dich zu dem Zeitpunkt bereits gut mit der Software auskennst.

Sobald du alle Fragen geklärt hast und die Leistung der Tools einschätzen kannst, wird es Zeit für die endgültige Entscheidung. Besprich vor dem Kauf die Vertragsbedingungen mit dem Anbieter, finde heraus, ob du einen Rabatt bekommen kannst und welche Zahlungsoptionen es gibt, und achte darauf, dass die Verantwortlichkeiten des Anbieters nach dem Kauf klar definiert sind.

Der ganze Prozess kann eine Weile dauern, aber die Sorgfalt lohnt sich: Auf diese Weise zahlst du nur für das, was du brauchst, und kannst dich auf ein Software-Toolset freuen, in dem alle Lösungen reibungslos zusammenspielen und dir auch noch in einigen Jahren ein effizientes Arbeiten ermöglichen.


Informationen zur Umfrage „Small-Business Software Buying Trends“ von Capterra

Capterra hat im Juli und August 2018 eine Umfrage unter 420 kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in den USA, Deutschland und Frankreich durchgeführt. Bei der Auswahl der Teilnehmenden wurde darauf geachtet, dass sie angesichts ihrer Unternehmensgröße und ihres Umsatzes als KMU qualifiziert waren. Die qualifizierten Teilnehmenden hatten Entscheidungsfunktionen inne oder einen maßgeblichen Einfluss auf die Softwarekaufentscheidungen in ihrem Unternehmen.

Sie mussten innerhalb der letzten 12 Monate mindestens eine Softwarelösung im Wert von 5.000 USD oder mehr erworben haben. Die Teilnehmenden mussten mindestens eine Managementfunktion innehaben und die Softwarekaufentscheidungen in ihrem Unternehmen beeinflussen.

Haftungsausschluss: Die Ergebnisse repräsentieren keine „globalen“ Ergebnisse oder den Markt als Ganzes, sondern die Ansichten der Befragten und ihrer Unternehmen.

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.