Mit diesen 5 Tipps erstellst du ein gutes Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Veröffentlicht am 18.12.2018 von Ines Bahr und Halden Ingwersen

Ganz ehrlich: Ich liebe meine Arbeit.

Ich habe gleich nach dem College hier angefangen, eine Professorin hat mich einer ihrer ehemaligen Studentinnen vorgestellt und deren Unternehmen war auf der Suche nach neuen Mitarbeitern. Diese ehemalige Studentin ist heute eine geschätzte Kollegin. (Vielen Dank, Rachel!) Ohne diese Empfehlung hätte ich diesen Job vielleicht nie bekommen oder wäre gar nicht erst auf das Unternehmen aufmerksam geworden.

Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm Titel

Das Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Mittlerweile ist ein Jahr vergangen. Ich bin mit meiner Stelle sehr zufrieden und betrachte mich deshalb als Beweis dafür, dass Empfehlungen funktionieren. Und das sage nicht nur ich, das sagen auch viele verschiedene Studien.

Empfohlene Mitarbeiter*innen leisten bessere Arbeit als ihre nicht über Empfehlungen gekommenen Kolleg*innen und bleiben länger im Unternehmen. Außerdem sind sie schneller und kostengünstiger in der Einstellung und im Onboarding.

Beinahe zwei Drittel aller Arbeitgeber in den USA haben ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm und ich frage mich: Was denkt sich eigentlich das letzte Drittel? Falls du für dein Unternehmen auch gern ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einrichten (oder ein bestehendes runderneuern) möchtest, interessieren dich diese 5 Tipps bestimmt:

1. Setze Anreize für deine aktuellen Angestellten

Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Es reicht nicht, ein neues Programm aufzusetzen, deine Mitarbeiter*innen müssen es auch nutzen.

Möglicherweise empfinden sie es als riskant, ihren Freund*innen ihren Arbeitgeber zu empfehlen.

Warum? Zum Beispiel, weil …

  • … dieser Freund dann möglicherweise doch nicht qualifiziert ist.
  • … jene Freundin vielleicht ein peinliches Anschreiben verschickt.
  • … es auf mich zurückfallen könnte, wenn sich jemand im Bewerbungsgespräch danebenbenimmt.
  • … der- oder diejenige am Ende viel besser sein könnte als ich.
  • … Empfehlungen in meiner Mitarbeiterbeurteilung nicht honoriert werden. Warum sollte ich mir also die Mühe machen?
  • … mir mein Unternehmen relativ egal ist. Warum sollte ich denen helfen?
  • … mir meine Tätigkeit gegenüber geschätzten ehemaligen Kollegen peinlich ist!

Diese Bedenken könnten dein Unternehmen wiederum ausgezeichnete Bewerber kosten.

Entsprechend ist ein auch für Mitarbeiter attraktives Empfehlungsprogramm eine gute Sache. Also sorge dafür, dass es sich für sie lohnt. Um das zu erreichen, könntest du …

  • … finanzielle Anreize setzen
  • … erfolgreiche Empfehlungen in die Mitarbeiterbewertung einbeziehen
  • … die empfohlenen Bewerber*innen immer zur ersten Bewerbungsrunde einladen
  • … dafür sorgen, dass Teamleitung und Vorgesetzte immer wissen, wer welche ausgezeichneten Kolleg*innen empfohlen hat
  • … dafür sorgen, dass die Chefetage immer weiß, wer welche ausgezeichneten Kolleg*innen empfohlen hat
  • … das ganze Jahr über Empfehlungen annehmen, nicht nur während du gerade offene Stellen ausgeschrieben hast
  • … besonders erfolgreichen Empfehler*innen offen deinen Dank aussprechen

Wenn du immer noch Mühe hast, Anreize zu finden, über die sich deine Mitarbeiter*innen tatsächlich freuen, schau in unsere Liste mit 40 Ideen zur MItarbeiteranerkennung, da findest du noch mehr Vorschläge, die du anpassen kannst. Auf jeden Fall solltest du deine Dankbarkeit für die harte Arbeit zeigen, mit der deine Angestellten die perfekten Bewerber*innen zu dir holen.

2. Überlege, wie du dein Empfehlungsprogramm technisch umsetzt

Beim Versuch, ein neues Mitarbeiterempfehlungsprogramm einzurichten, wird schnell klar, wie schwierig es sein kann, derartige Prozesse zu organisieren.

Du willst es auf „dem altmodischen Weg“ versuchen? Stell dich auf einen Schreibtisch voller unleserlicher Post-Its ein („äh, wie heißt die nochmal? Christine? Christiane? Christian?“), auf langwierige E-Mail-Konversationen, in denen du auf- und abscrollst, bis du endlich gefunden hast, was du suchst, schlecht erstellte Tabellen, volle Posteingänge und ein blinkendes Licht am Telefon, weil deine unzufriedenen Angestellten und die vergessenen Bewerber*innen nochmal nachhaken wollen.

Ganz ehrlich: Der altmodische Weg ist nicht das Gelbe vom Ei.

E-Mails und Post-Its verschwinden gerne mal auf Nimmerwiedersehen und damit ist die Empfehlung vergessen. Das Schlimmste ist, dass deine Teamleiter*innen im Bewerbungsgespräch vielleicht kalt erwischt werden, wenn ihr Gegenüber den Kontakt im Unternehmen erwähnt. Da kommt schnell die Frage auf, wer das eigentlich ist und ob noch andere Informationen irgendwo untergegangen sind. Unangenehm! Immerhin hätte irgendwo in diesen 52 Mails ja auch noch etwas anderes stehen können.

Das alles lässt sich recht einfach vermeiden. Und zwar durch die Verwendung von Bewerbermanagement-Software mit einem eigenen Empfehlungsportal. Eine derartige Lösung macht dir das Leben leichter – ganz anders als die nervigen Post-Its. Und das in vieler Hinsicht:

  • Alles wird an zentraler Stelle zusammengefasst.
  • Empfehlungen werden von „normalen“ Bewerbern getrennt abgelegt, sodass die Einstellenden wissen, woran sie sind.
  • Mitarbeiter*innen können Informationen zu den empfohlenen Kandidat*innen ablegen, sodass die Personalabteilung dem nicht hinterherlaufen muss.
  • Es erleichtert deinen Angestellten die Empfehlung von Kandidat*innen.
  • Wenn doch etwas schiefgeht und dir im Gespräch plötzlich entscheidende Informationen fehlen, kommst du mit ein paar Klicks in eine Akte mit allen Eckdaten.

Ein Empfehlungsportal oder ein entsprechender Bereich kann dir helfen, die empfohlenen Kandidat*innen über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg im Blick zu behalten. Unter der Vielzahl der Programme haben zum Beispiel Breezy HR, JobScore und WorkTaps entsprechende Funktionen.

3. Erwarte mehr und frage auch danach

Mitarbeiterempfehlungsprogramm 2

Nur weil dein Bewerber oder deine Bewerberin irgendwen kennt, kannst du ihn oder sie natürlich nicht einfach ungeprüft einstellen.

Wer sich wirklich für eine Stelle interessiert, ist gut vorbereitet, hat sich über dein Unternehmen informiert und weiß über die Unternehmenskultur und die zur Stelle gehörenden Aufgaben Bescheid.

Beziehungen können diese Vorbereitung nicht ersetzen (und die fachliche Eignung natürlich erst recht nicht, aber das ist vermutlich klar). Jemand mit Kontakten in deinem Unternehmen sollte mehr über die zu besetzende Position wissen, nicht weniger.

Also hake nach, wenn du solche Kandidat*innen fragst, was sie über die Stelle wissen. Sie sollten mindestens parat haben, was jeder mit einer kurzen Google-Suche hätte herausfinden können, und haben hoffentlich von ihren Kontakten zusätzliche Informationen über dein Unternehmen erhalten – mehr als nur „der Kaffee ist wirklich gut“. Zu den Fragen, die du so jemandem stellen könntest, gehören:

  • Was unterscheidet uns von unseren Wettbewerbern?
  • Was erwarten Sie sich von Ihrer Arbeit für uns?
  • Haben Sie irgendwelche negativen Eindrücke von unserem Unternehmen?
  • Was genau spricht Sie an unseren Werten an?

4. Tritt mit allen empfohlenen Bewerber*innen in Kontakt – auch, wenn du sie ablehnen wirst

Auch abgelehnte Bewerber*innen sollten ein gutes Bild von deinem Unternehmen haben. Wenn sie mit den gemachten Erfahrungen zufrieden waren, sind sie häufig trotzdem – oder gar erst recht – gute Markenbotschafter.

Leider machen Bewerber*innen nicht immer gute Erfahrungen.

Und da wir heute alle ständig online sind, erzählen sie natürlich auf Facebook oder Twitter von besonders miesen Erlebnissen bei einem Vorstellungsgespräch. Oder es landet gleich bei Kununu oder Glassdoor.

Hat ein Mitarbeiter deiner Firma eine Bewerberin empfohlen, ist das gute Gefühl besonders wichtig. Denn sie kennt jemanden im Unternehmen, der höchstwahrscheinlich hören wird, wie das Gespräch ablief. Wenn der Prozess eine Tortur war, kann das auch negativen Einfluss auf die Zufriedenheit des Mitarbeiters mit seiner Stelle haben.

Bewerber*innen wollen beachtet werden und Gehör finden, auch wenn sie hinterher vielleicht schlechte Nachrichten erhalten. Also ist es eine gute Idee, jeden empfohlenen Kandidaten bzw. jede Kandidatin kurz per Telefon oder E-Mail darüber zu informieren, ob er oder sie die Stelle erhalten hat oder nicht.

Aber klar ist auch: Gute Kommunikation ist viel mehr als eine Benachrichtigung über den Erhalt oder Nichterhalt einer Stelle. Diese Benachrichtigung ist nur der letzte (im doppelten Wortsinn: bei Ablehnung der allerletzte, bei Annahme der zuletzt stattgefundene) Berührungspunkt in einer langen Reihe offener Gespräche und Mitteilungen. Sobald eine Empfehlung eingeht, solltest du dich bei der Person melden, die sie ausgesprochen hat. Frage nach dem Grund für die Empfehlung und danach, wer die Idee angestoßen hat: Deine Mitarbeiterin oder ihre Freundin? Sie erzählen dir sicher gern ihre Geschichte.

5. Schaffe aktiv Mentorschaften

Mitarbeiterempfehlungsprogramm 3

Mentor*innen sind ein toller Weg, um neuen Angestellten den Weg ins neue Arbeitsleben zu erleichtern. Das Mentoring beruht auf persönlichen Beziehungen und ist im Grunde ein personifizierter Onboarding-Prozess, der gleichzeitig auch noch eine echte Weiterbildungskomponente hat. Ein derartiges Mentorenprogramm lässt sich einfach aufsetzen oder verbessern, es gibt sogar spezielle Software dafür.

Wenn dein neuer Mitarbeiter oder die neue Kollegin über eine Empfehlung kamen, kannst du ihnen mit einem Mentor, den sie bereits kennen, einen Vorsprung verschaffen. So kann die Kennenlernphase deutlich ungezwungener verlaufen oder einfach übersprungen werden, was die Eingewöhnung zusätzlich verbessert.

Es kann natürlich sein, dass das in deinem Unternehmen nicht funktioniert. Natürlich musst du übertriebene Cliquenbildung und die sich daraus ergebende Unterteilung in verschiedene, unverbundene Gruppen verhindern. Aber wenn sich deine Mitarbeiter*innen die Mühe machen, Kontakte vorzuschlagen, werden die beiden vermutlich sowieso Zeit miteinander verbringen wollen. Da kannst du es genauso gut zum Vorteil deines Unternehmens nutzen und die Kompetenzen beider verbessern.

Denke kritisch über den oder die Neue nach und auch darüber, von wem die Empfehlung kam. War der oder die Empfehlende vielleicht früher schon als Mentor*in tätig und hat deutlich mehr Branchenerfahrung als der neue Mitarbeiter? Oder ist es der Freund eines Freundes, die Freundin einer ehemaligen Mitbewohnerin oder ein Kommilitone der Schwester – also jemand mit ähnlicher Berufserfahrung?

Versuche, Paare zusammenzustellen, von denen beide Seiten etwas haben. So vermeidest du gleichzeitig Unwohlsein und förderst den Erfahrungsaustausch. Achte bei der Zusammenstellung unter anderem auf:

  • unterschiedliche Branchenerfahrung
  • gemeinsame Karriereziele
  • ähnliche Interessen im Privatleben
  • Mentor*innen, die die zu besetzende Position kennen (zum Beispiel, weil sie selbst dort tätig waren) oder eine Position bekleiden, die dein Mentee anstrebt

Wenn du derartige Details einbeziehen kannst, wird dein Mentorenprogramm davon deutlich besser.

Wie sieht dein Mitarbeiterempfehlungsprogramm derzeit aus?

Hast du bereits ein erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm? Oder fängst du gerade erst mit der Planung an? Empfindest du Mitarbeiterempfehlungen als hilfreich oder als Zeitverschwendung? Ich würde mich freuen, wenn du in den Kommentaren von deinen Erfahrungen berichtest.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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