Eingangsbestätigung bei Bewerbungen – nur ein Must-have oder geht da noch mehr?

Veröffentlicht am 10.9.2019 von Ines Bahr und Tim Verhoeven

Es gibt Themen im Recruiting die klingen auf den ersten Blick langweilig, nicht wirklich wichtig und werden dementsprechend häufig sträflich vernachlässigt. Insbesondere bei Themen oder Prozessen, die in der Praxis in hohem Maß standardisiert und / oder automatisiert sind, kommt dies häufiger vor. Die gemeine Eingangsbestätigung ist beispielsweise so ein Fall. Jeder nutzt sie, jeder kennt sie, jeder erwartet sie, aber trotzdem ist kaum eine Eingangsbestätigung wirklich differenzierend formuliert. Oder kannst du dich an eine richtig gute oder sympathische Eingangsbestätigung erinnern? Wohl kaum – damit bist du nicht allein.

Muss das denn so sein oder geht dies auch anders? Dieser Frage widme ich mich in den nächsten Zeilen und versuche dabei euch ein paar Hilfestellungen zu geben, um das bestmögliche aus euren Eingangsbestätigungen herauszuholen.

Eingangsbestätigung Bewerbung

Was ist eine Eingangsbestätigung?

Eine Eingangsbestätigung ist eine in der Regel automatisch verschickte E-Mail, welche Bewerber direkt im Anschluss nach Versand  ihrer Bewerbung erhalten. Diese E-Mail wird häufig automatisiert aus dem Bewerbermanagementsystem verschickt, sobald der letzte Schritt der Bewerbung abgeschlossen wurde. Wenn es keinen Automatismus gibt, wird eine Eingangsbestätigung händisch per E-Mail verschickt, möglichst zeitnah im Anschluss an die Bewerbung. Beide Formen haben gemein, dass es sich um eine Standardkommunikation handelt.

Welchen Zweck hat eine Bewerbungseingangsbestätigung?

Die Eingangsbestätigung soll in erster Linie dem Bewerber bestätigen, dass seine Bewerbung auch wirklich eingegangen ist. Diese Funktion wurde schon weit vor der Einführung von Online-Bewerbungen genutzt und hat dort auch ihren Ursprung. Bewerbungen per Post konnten auch mal durch Missgeschicke nicht wie geplant beim Empfänger ankommen. Daher sorgte die Eingangsbestätigung für Gewissheit, dass die Bewerbungsunterlagen auch tatsächlich angekommen sind. Auch heute erwarten Bewerber eine Eingangsbestätigung, da dies absoluter Standard ist.

Was gehört alles in eine Eingangsbestätigung?

Die Minimal-Anforderung einer Eingangsbestätigung ist die Bestätigung des Eingangs der Bewerbung. In der Regel sollte dort auch genannt werden, auf welche Stelle man sich beworben hat und dass man zeitnah auf den Bewerber zukommt. Wenn es eine Bewerbungsfrist oder andere Frist gibt, bis zu der es eine Rückmeldung gibt, dann kann man diese auch direkt nennen, damit die Bewerber realistische Erwartungen haben.

Was sind die häufigsten Fehler bei Eingangsbestätigungen?

Gemäß der 2-Faktoren-Theorie von Frederick Herzberg gibt es Motivatoren – also Ereignisse, welche eher dazu neigen Leute zu begeistern und deren Fehlen, beziehungsweise negative Ausprägung eher nicht als Manko angesehen wird. Und es gibt Hygienefaktoren – also Ereignisse deren Fehlen beziehungsweise negative Ausprägung eher als Manko angesehen wird und deren positive Ausprägung eher selten zu Begeisterung führt. Eine Eingangsbestätigung ist ganz klar ein Hygienefaktor.

Das bedeutet, dass alles, was hier vergessen oder falsch gemacht wird, einen sehr faden Beigeschmack bei Bewerbern hinterlassen wird.

Deutlich schwerer hingegen ist es, durch eine großartige Eingangsbestätigung einen positiven Effekt bei Bewerbern zu erzielen. Wie es jedoch möglich sein kann, lesen wir hier.

Kann ich mit der Eingangsbestätigung meine Employer Brand stärken?

Um die Antwort direkt vorweg zu nehmen: Ja, man kann mit einer gut und sorgfältig formulierten Eingangsbestätigung einen Mehrwert für die Employer Brand erzielen. Wenn man dann auch noch bedenkt, dass man damit jeden Bewerber erreicht und dies in der Regel mit keinem weiteren Aufwand, sofern die Eingangsbestätigung automatisiert verschickt wird, dann ist es schon fahrlässig, hier mit einer 08/15-Antwort zu arbeiten.

Es geht aber auch anders. Wenn ich mich wirklich in die Situation eines Bewerbers hineinversetze, dann werde ich relativ schnell, viele Dinge finden, die sinnvoll in eine Eingangsbestätigung passen können. Gleichzeitig gibt es bestimmt auch noch Themen, die ich als Arbeitgeber transportieren möchte, die auch noch eine sinnvolle Ergänzung sein können. Was das jeweils konkret sein könnte, lesen wir im Folgenden.

5 Tipps für eine richtig gute Eingangsbestätigung für Bewerbungen

1. Persönlicher Ansprechpartner:

Eingangsbestätigungen wirken sehr häufig bürokratisch und unpersönlich. Dies kann man ändern, indem man die E-Mail personalisiert und einen persönlichen Ansprechpartner hinterlegt, der sich kurz vorstellt, gerne auch mit kleinem Bild. So kann man direkt einen persönlicheren Kontakt zum Bewerber aufbauen

2. Next Steps:

Bewerber wollen nach der Bewerbung natürlich wissen, wie es weiter geht im Prozess. Selbst, wenn man den Prozess schon auf der Website beschrieben hat, macht es noch einmal Sinn, die nächsten Schritte kurz zu skizzieren. Innerhalb der nächsten x Tage oder Wochen gibt es eine Rückmeldung. Danach folgen x persönliche Interviews, Telefoninterviews, Online-Tests, Assessment-Center o.ä.

Sehr zu empfehlen ist auch, noch einmal den kompletten Prozesszeitraum aufzuzeigen. In etwa so: Der gesamte Auswahlprozess wird in etwa 3-4 Wochen in Anspruch nehmen, bis Sie im besten Fall ein Vertragsangebot von uns erhalten.

3. Markenbotschaft:

Warum muss eine Eingangsbestätigung bei allen Unternehmen gleich klingen? Nutzt die Sprache, die ihr auch in euren Werbebotschaften nutzt. Überlegt euch, wie ihr die Eingangsbestätigung formulieren würdet, wenn ihr dem Bewerber persönlich sagen wollt: Danke, dass du dich beworben hast! Ihr werdet sehen, dass die E-Mail plötzlich viel mehr nach eurem Unternehmen klingt.

4. FAQ:

Es gibt wiederkehrende Fragen, die man als Arbeitgeber antizipieren kann und direkt in eine FAQ packen kann. Der Begriff steht für „frequently asked questions“, also häufig gestellte Fragen. Beispiele hierfür sind: Ab wann kann ich nach dem Stand meiner Bewerbung fragen? Es haben sich Daten geändert – wie kann ich diese ändern? Wie lange muss ich auf meine Rückmeldung warten? Etc. Hierbei spielt es auch keine Rolle, ob man die Informationen schon an einem früheren Zeitpunkt erwähnt hat. Lieber einmal zu viel, als einmal zu wenig.

5. Zielgruppenspezifikation:

Nutzt die Eingangsbestätigung, um eure verschiedenen Zielgruppen unterschiedlich anzusprechen. Jemand, der sich bei euch um eine Ausbildung bewirbt, wird sicherlich andere Fragen und Erwartungen haben, als jemand, der sich bei euch als Sales-Director bewirbt. Daher ist hier eine unterschiedliche Ansprache sehr sinnvoll.

Fazit

Es gibt nicht die eine perfekte Eingangsbestätigung, die für alle Situationen, Arbeitgeber oder Bewerber passt. Genau deswegen sollte man sich die Zeit nehmen, sich ein Set an verschiedenen Eingangsbestätigungen zu erstellen, die auf die eigenen Bedürfnisse, sowie die Bedürfnisse eurer jeweiligen Zielgruppe abgestimmt sind. Damit nutzt ihr einen Kanal, der sonst in der Regel mit nichtssagenden 08/15-Nachrichten bestückt ist und macht daraus eine Kommunikation, die ein positives Markenerlebnis erzeugen kann.

 

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