Der Weg zu deinem Change-Management-Plan

Veröffentlicht am 11.12.2018 von Andrew Conrad und Ines Bahr

Als Kinder in der Schule oder später als Angestellte einer Firma nehmen wir immer wieder an Probealarmen teil, um zu lernen, wie wir uns in gefährlichen Situationen verhalten sollen und uns im Notfall in Sicherheit bringen.

Der Change-Management-Plan ist für Projektmanager*innen wie ein Probealarm, der Anpassungsprozesse für geplante und ungeplante Änderungen beschreibt, sodass sie wissen, wie sie gemeinsam mit ihrem Team vorgehen sollen.

Nicht jede Veränderung basiert jedoch auf einer Katastrophe wie einem Feuer oder drastischen Budgetkürzungen, vielmehr handelt es sich häufig um Routineanpassungen wie neue Angestellte, ein neues Gebäude oder neue Software und Tools.

Wichtig dabei ist (wie wir beim Probealarm gelernt haben), im Voraus einen Plan zu haben. Neue Projektmanagement-Software sollte den Mitarbeitern beispielsweise nicht erst am Tag der Neueinführung vorgestellt werden.

Change Management

Das Change Management ist im Wesentlichen nicht sehr anders als das Projektmanagement. Schließlich geht es auch beim Projektmanagement darum, sich im Laufe eines Projekts immer wieder an Änderungen anzupassen.

Wo liegt nun der Unterschied? Einfach gesagt befasst sich Change Management mit Menschen und Projektmanagement mit Aufgaben. Beim Change Management liegt der Fokus auf dem Coaching von Mitarbeiter*innen, sodass sie auch unter veränderten Bedingungen weiterhin ihre Aufgaben erfüllen können.

Im Folgenden werden einige Richtlinien zur Erstellung eines Change-Management-Plans beschrieben.

Die Komponenten des Change-Management-Plans

Einige Veränderungen lassen sich einfach nicht voraussagen, z. B. wenn eine beliebte Führungsperson kurzfristig eine Firma in Dubai, dem Land der Drohnen-Taxis, hochzieht. Dein Unternehmen muss sich nun auf eine neue Führungsstruktur einstellen.

Ein gut durchdachter Change-Management-Plan greift sowohl unerwartete als auch planbare Probleme sowie deren Lösungen auf. Ein Umzug in ein neues schickes Bürogebäude mit Kaffeebar und Yoga-Raum geschieht nicht von heute auf morgen. Auch wenn du bei solchen großen Veränderungen manchmal mehrere Jahre für die Planung zur Verfügung hast, müssen dabei auch besonders viele Aspekte beachtet werden, so wie die Verteilung der Schreibtische und Sitzplätze, die Anbindung an den Nahverkehr oder Parkplätze.

Jedes Change Management unterteilt sich in drei Hauptphasen: Planung, Zielformulierung/Konzeption und Umsetzung/ Kontrolle. Sehen wir uns diese drei Phasen genauer an.

1. Planung

Auf den ersten Blick mag es redundant erscheinen, aber die erste Phase jedes soliden Change-Management-Plans ist Planung. Sie kann u. U. mehrere Monate, aber auch nur einige Tage in Anspruch nehmen. Je mehr Gedanken du dir im Voraus machst und je besser du sie strukturierst, desto glatter wird sie ablaufen.

Change Management - Planung

Zu dieser Phase gehören die folgenden Schritte:

  • Ermittle, inwieweit die Veränderung dein Unternehmen beeinflusst. Risikomanagement-Tools können dich bei der Vorbereitung auf unvorhergesehene Kosten unterstützen und mithilfe eines Organigramms kannst du feststellen, welche Teams und Einzelpersonen besonders betroffen sind.
  • Stell ein Change-Management-Team zusammen. In diesem Team sollte jede von der Veränderung betroffene Abteilung vertreten sein. Genau wie bei Kickoff-Meetings zu Beginn von neuen Projekten sollte sich das gesamte Team im Voraus treffen, um sicherzustellen, dass alle an Bord sind und jeder seine Meinung äußern kann.
  • Leg einen Zeitrahmen fest. An dieser Stelle sind deine Projektmanagementfähigkeiten gefragt. Mit Tools wie Gantt-Diagrammen, Burndown-Charts und Meilensteinen legst du Start- und Zielpunkt, d. h. die vollständige Implementierung, fest und welche Meilensteine wann erreicht werden müssen, um den Zeitplan einzuhalten.

2. Zielformulierung/Konzeption

Dies ist der wichtigste Aspekt des Change Management, denn in dieser Phase findet die Veränderung tatsächlich statt. Der Tag des Umzugs ist gekommen, der neue CEO tritt seine Stelle an oder ein Mitarbeiter führt während eines Projekts eine neue Kollaborationssoftware ein. Bei guter Planung sollte diese Phase reibungslos ablaufen.

Change Management - Zielformulierung

Zu dieser Phase gehören die folgenden Schritte:

  • Training und Support. Wie viele Trainingsvideos die Mitarbeiter sich auch ansehen oder wie lang sie mit der neuen Software herumspielen, am ersten Tag treten unweigerlich Probleme auf. Eine designierte Kontaktperson oder der Support auf der Schnellwahltaste sollten hier Abhilfe schaffen.
  • Kommunikation. Gerade während Umbruchphasen kann ein Mangel an Kommunikation dazu führen, dass das Team sich allein gelassen fühlt. Wichtig ist hier, nicht einfach nur zu sagen, wann und warum die Änderungen vor sich gehen, sondern während des gesamten Prozesses einen Dialog aufrechtzuerhalten und sich mit Problemen und Bedenken direkt bei ihrem Auftreten zu befassen.
  • Anpassung. Egal wie gut geplant wurde, bei der Implementierung zeigt sich meist, dass weitere Anpassungen nötig sind. Möglicherweise funktioniert das Formatierungs-Feature in deinem neuen CMS nicht und du musst bis zur Lösung weiterhin in Google Docs arbeiten. Oder der neue Scrum Master liebt frische Luft und möchte seine täglichen Meetings auch im Februar draußen halten, sodass du im Namen des Teams vermitteln musst.

3. Umsetzung/ Kontrolle

Du hast die anstehende Veränderung erfolgreich geplant, dein neuer Server ist nicht in die Luft geflogen und deine Mitarbeiter*innen haben erfolgreich weitergearbeitet und dabei noch nicht mal eine Deadline verpasst. Herzlichen Glückwunsch! Deine Arbeit ist jedoch noch nicht ganz abgeschlossen. In deiner Funktion als Change Manager gehört es zu deinen Aufgaben, sicherzustellen, dass die anfängliche Euphorie über eine neue Software oder einen neuen Arbeitsplatz nicht verfliegt oder gar umschlägt. Langfristige Zufriedenheit mit der neuen Situation ist dein Ziel.

Change Management - Kontrolle

Zu dieser Phase gehören die folgenden Schritte:

  • Nachschulung. Deine neue Software wird ständig mit neuen Features aktualisiert und es liegt in deiner Hand, dein Team dementsprechend zu schulen. Eine solche Nachschulung ist außerdem der ideale Zeitpunkt, um herauszufinden, ob die Software richtig genutzt wird, und um Feedback einzuholen.
  • Fortlaufende Kommunikation. Dir ist sicher aufgefallen, dass Kommunikation in jeder Phase des Change Management von höchster Wichtigkeit ist. Betrachten wir noch einmal das Beispiel mit dem Umzug in das neue Gebäude: In der ersten Woche sind alle wahrscheinlich noch ganz aufgeregt und freuen sich über ihren neuen Arbeitsplatz. Sobald sich aber alle eingewöhnt haben, solltest du nachfragen, wie die neue Cafeteria ankommt, ob mit den Parkplätzen alles in Ordnung ist, oder ob jemand nur noch im Home Office arbeitet, weil es in eurem Büro spukt.
  • Beobachte die Situation. An dieser Stelle schließt sich der Kreis. Nachdem die Änderung vollständig implementiert wurde und du dir keine Sorgen mehr machen musst, dass dein Team seine Arbeit nicht bewältigt, kannst du wieder in deinen Alltag als Projektmanager*in zurückkehren oder gleich die nächste Neuheit in Angriff nehmen.

Bist du bereit für Veränderungen?

Nach der Lektüre dieses Leitfadens solltest du Änderungen auf der Arbeit mit einem besseren Gefühl entgegensehen. Schreib mir aber gerne einen Kommentar, wenn ich deiner Meinung nach etwas Wichtiges vergessen habe. Natürlich freue ich mich auch über positives Feedback und deine Erfahrungen.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.