Projekte sind aufwendig und voller Risiken – das liegt in der Natur der Sache, schließlich sind Projekte oft einmalig und neuartig. Da führen scheinbare Kleinigkeiten schnell dazu, dass so manches schwungvoll begonnene Projekt in Schwierigkeiten gerät und am Ende gar scheitert. Damit die Projektziele erreicht werden, müssen Sie sich die Frage stellen: Warum scheitern Projekte und mögliche Stolperfallen vermeiden.
Die Projektarbeit nimmt in Unternehmen einen immer größeren Raum ein. In den letzten zwei bis drei Jahren ist ihr Anteil um 62 Prozent gestiegen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter mittlerweile 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in Projekten – Tendenz weiter steigend. Zwei Drittel dieser Projekte werden in Deutschland erfolgreich abgeschlossen und bewegen sich im gesteckten Rahmen des magischen Zieldreiecks – Ergebnis, Kosten und Zeit. Das heißt aber auch, dass bei einem Drittel der angestoßenen Projekte längst nicht alles rund läuft. Verantwortlich dafür sind fünf Stolperfallen, die den Projekterfolg gefährden.
Warum scheitern Projekte – Stolperfallen und Tipps
Stolperfalle 1 – Unklare Zielsetzung
Gehen Sie davon aus, dass Projektideen selten hundertprozentig durchdacht sind. Es ist ein Fehler, darauf zu vertrauen, dass sich der Auftrag im Laufe der Zeit schon klären wird. Meist geschieht dies, wenn überhaupt, viel zu spät – und kostet dann richtig viel Zeit und Geld.
Meine Tipps:
- Sorgen Sie dafür, dass Ihre Projektziele klar formuliert sind. Je schneller Sie das beherzigen und umsetzen, desto erfolgreicher wird Ihr Projekt.
- Hüten Sie sich davor, die Ziele Ihres Auftraggebers zu erraten, sondern fragen Sie gezielt nach. Beginnen Sie das Projekt nicht ohne die notwendige Zielklarheit.
- Bleiben Sie hartnäckig, und entlocken Sie Ihrem Auftraggeber seine Prioritäten. Geben Sie sich erst zufrieden, wenn zumindest Größenordnungen für Termine und Kosten auf dem Tisch liegen.
Stolperfalle 2 – Fehlende Unterstützung
Wenn Sie als Projektleiter eine Entscheidung brauchen, gerade auch in schwierigen Situationen, fehlt plötzlich der Ansprechpartner im Management. Die Folge: Es kommt zu Verzögerungen, für die Sie eigentlich gar nichts können, die Sie aber verantworten müssen.
Meine Tipps:
- Prüfen Sie, ob es einen Auftraggeber gibt, der Ihr Projekt vollständig unterstützt und Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung steht.
- Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber von Anfang an klare und verbindliche Regeln für die künftige Zusammenarbeit. Gerade in kritischen (Entscheidungs-) Situationen müssen Sie mit seiner Unterstützung handlungsfähig bleiben.
- Animieren Sie Ihren Auftraggeber dazu, sich persönlich für das Projekt zu engagieren. Auf diese Weise sorgen Sie auch im Umfeld des Projektes für die notwendige Aufmerksamkeit.
Stolperfalle 3 – Unzureichende Planung
Der Projektleiter und sein Team gehen unvorbereitet in das Projekt. Sie schlagen möglicherweise einen falschen Weg ein und sind auf unvorhergesehene Ereignisse nicht vorbereitet. Fehler in der Planungsphase sind später kaum mehr korrigierbar und stellen eine häufige Ursache für das Scheitern von Projekten dar.
Meine Tipps:
- Verschaffen Sie sich frühzeitig einen schnellen und einfachen Überblick über den Projektablauf. Legen Sie bei wichtigen Zwischenergebnissen Meilensteine fest.
- Identifizieren Sie alle notwendigen Arbeitspakete und bilden Sie diese in einem Projektstrukturplan ab. Stimmen Sie den Plan mit allen Beteiligten ab.
- Ermitteln Sie die logischen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete und legen Sie im Netzplan eine sachlich und zeitlich korrekte Reihenfolge der Arbeitspakete fest. Organisieren Sie auf dieser Basis die Arbeit in Ihrem Team.
Stolperfalle 4 – Unterschätzte Risiken
Projektarbeit ist spannend, man weiß nie, welche Überraschung hinter der nächsten Ecke wartet. Risiken zu verdrängen oder kollektiv zu ignorieren bringt nichts. Die Realität schert sich nicht um Wunschdenken oder haltlosen Optimismus getreu dem Motto: »Das wird schon alles irgendwie gut gehen.«
Meine Tipps:
- Überlegen Sie zu Beginn, welche Risiken überhaupt existieren. Ein Problem ist halb gelöst, wenn es nur klar formuliert wird.
- Führen Sie geeignete Maßnahmen durch, um die Risiken zu minimieren. Legen Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf Risiken, die schwerwiegende Folgen haben können.
- Bagatellisieren Sie ein Risiko nicht. Nur wenn Sie die Gefahrenpotenziale ehrlich analysieren, können Sie dem Risiko erfolgreich begegnen.
Stolperfalle 5 – Mangelnde Kommunikation
Kontinuierliche aktive Kommunikation stellt eine Grundvoraussetzung für den Erfolg eines Projektes dar. Ohne passende Kommunikationsstrukturen kommen in kritischen Phasen des Projekts keine Entscheidungen zustande – und das Projekt bleibt auf der Strecke.
Meine Tipps:
- Halten Sie fest, wer welche Informationen wann und in welchem Format erhalten soll. So stellen Sie sicher, dass jeder die Informationen bekommt, die er für eine erfolgreiche Projektarbeit braucht.
- Sorgen Sie dafür, dass jede Person im Projekt weiß, für was sie verantwortlich ist. Nur wenn es eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten gibt, können Aufgaben gut und rechtzeitig erledigt werden.
Autorenprofil Mario Neumann
Mario Neumann hat 15 Jahre in einem internationalen IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit 2008 entwickelte er als selbständiger Trainer und Berater sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht.
