Arbeitszeiterfassung für Start-ups: kostenlose Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage zum Downloaden

Veröffentlicht am 20.9.2021 von Ines Bahr

Arbeitszeiterfassung für Start-ups

Die Zeiterfassungspflicht steht vor der Tür. Um dich und dein Unternehmen bei der Umsetzung zu unterstützen, haben wir eine Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage erstellt. Sie steht dir unter dem nachstehenden Link kostenlos zum Download zur Verfügung:

Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage
Screenshot der Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage, Tab 2

Urteil zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland

Laut einer Analyse der Agentur Compensation Partner leisten mehr als die Hälfte (54 %) der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland Überstunden. Um das zu vermeiden, hat der Europäischen Gerichtshofs (EuGH) am 14. Mai 2019 beschlossen, dass „Arbeitgeber aus allen Ländern der Europäischen Union die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen müssen.“ Das Gesetz besagt, dass alle deutschen Unternehmen sich dazu verpflichten, ein System einzusetzen, welches objektiv und verlässlich alle geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst. 

Knapp zwei Jahre nach dem EuGH-Urteil ist immer noch nicht final geklärt, ob dieses Gesetz in Deutschland schon gilt. Solange das deutsche Arbeitsrecht nicht geändert wurde, gilt noch keine generelle Zeiterfassungspflicht. Das schließt einige Branchen wie die Gastronomie oder das Baugewerbe aus sowie den Mindestlohnbereich. Wird das Urteil jedoch umgesetzt, sollten Unternehmen lieber früher als später anfangen, sich mit der Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter auseinanderzusetzen. Besonders für das Arbeiten im Home-Office ist die Arbeitszeiterfassung bereits jetzt entscheidend, da es hier schnell zu Überstunden kommen kann. 

Dauererreichbarkeit und Arbeiten nach Feierabend im Home-Office

Arbeitszeiterfassung wird besonders in Zeiten von Home-Office und mobiler Arbeit wichtig, da es hier die strikte Trennung von Arbeits- und Privatleben nicht mehr gibt. Laut unseren Studienergebnissen* (die Umfrage-Methodik befindet sich am Ende des Artikels) beantworten 53 % der Mitarbeiter im Home-Office berufliche Anrufe vor oder nach den Arbeitszeiten, 48 % arbeiten am Wochenende.

Work-Life-Blending in Deutschland
Studie zum Personalwesen im Zeitalter von Remote-Arbeit

Die Grafik zeigt, wie die Grenzen zwischen Privatleben, dem Arbeitsplatz und festen Arbeitszeiten im Home-Office weniger deutlich als beim Arbeiten vom Büro sind. Dies hat auf der einen Seite eine höhere Flexibilität und Selbstbestimmung zum Vorteil. Auf der anderen Seite kommt es schnell zu Überstunden, wenn Geschäftsangelegenheiten in der Freizeit erledigt und nicht festgehalten werden.

Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden? 

Die Arbeitszeit zu erfassen, ist durch verschiedene Möglichkeiten denkbar:

  • Stationäres System (auch Stempeluhr genannt): Die Mitarbeiter melden sich in einem stationären System an, sobald sie den Arbeitsplatz betreten und verlassen. Dies kann durch einen Chip oder Fingerabdruck geschehen. 
  • Laptop/PC oder Smartphone: Die Arbeitszeit wird erfasst, sobald sich der Mitarbeiter mit dem Arbeitsgerät einloggt. Dies eignet sich besonders für das Home-Office.
  • Excel-Tabelle: Auch Excel-Tabellen können im Home-Office verwendet werden. Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten hier selbst ein. Start-ups und kleine Unternehmen bedienen sich häufig noch an Excel-Vorlagen, um die Zeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen.
  • Handschriftlich: Auch eine handschriftliche Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten ist nach dem Urteil zulässig. Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist dieses System der Zeiterfassung jedoch veraltet. 

Die Zeiterfassung mit Software über den Laptop oder das Smartphone ist die einfachste Weise, Arbeitszeiten zu erfassen. Zeiterfassungs-Software automatisiert die Nachverfolgung der Anwesenheit, von Terminen und des Urlaubs von Mitarbeitern. Mit der Software können Unternehmen einen besseren Gesamtüberblick darüber erhalten, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, sowie eine Analyse der Arbeitskosten auf Projektbasis.

Start-ups sowie kleine Unternehmen können sich erst einmal mit einem Excel-Template an die Arbeitszeiterfassung herantasten. Um Unternehmen zu unterstützen, haben wir eine kostenlose Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage erstellt. 

Wie funktioniert unsere Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage?

So erstellst du Berichte mit unserer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung:

  • Basisdaten: Gebe Daten wie Projekt, Tätigkeit und Stundensatz in den 1. Tab ein. Weiterhin werden Urlaubstage, vereinbarte Normal-Arbeitsstunden pro Tag sowie gesetzlichen Pausenzeiten eingetragen. 
  • Zeiterfassung: In den 2. Tab kommen die täglichen Stunden. Unterschreiten der erforderlichen Pausenzeiten und überschreiten der maximalen Arbeitszeit pro Tag werden in Rot dargestellt.
  • Abwesenheitstage: In den 3. Tab trägst du Abwesenheiten (bspw. aufgrund Urlaub oder Krankheit) ein. Hinweis: Abwesende Tage werden nicht in die Überstundenberechnung miteinbezogen.
  • Feiertage: Liste aller Feiertage (gesetzliche und betriebliche) zur Berechnung des Stundenkontos (Tab 8)

Die folgenden Berichte werden erstellt:

  • R Stundenkonto: Report über Arbeitsstunden und Abwesenheitstage pro Monat mit Auswertung Überstunden und Urlaubskonto (Tab 4)
  • R Std.Monat: Report über geleistete Stunden pro Monat (Tab 5)
  • R EUR.Monat: Report über abrechenbare Stunden pro Monat (Tab 6)
  • R Std.Tagessicht: Report über geleistete Stunden pro Tag (Tab 7)
Arbeitszeiterfassung Stundenreport in Tagesansicht
Arbeitszeiterfassung Stundenreport in Tagesansicht, Tab 7

Arbeitszeiterfassung in Excel oder spezieller Software?

Die Arbeitszeiterfassung in Excel ist eine gute Methode um in das Thema einzusteigen. Auch für sehr kleine Unternehmen sind Excel-Vorlagen ein guter Start. Wächst jedoch das Unternehmen, sollte auf Zeiterfassungs-Software umgestiegen werden. 

Nachteile eine Excel-Datei für die Zeiterfassung zu nutzen liegen vor allem in: 

  • der Anfälligkeit durch menschliche Fehler bei der Dateneingabe,
  • der mangelnden Kontrollmöglichkeiten,
  • sowie der potenziell sehr einfache Manipulierbarkeit der Daten von beiden Seiten

Auch in puncto Datenschutz weist diese Methode Lücken auf. Die Excel-Datei sollte zumindest mit einem Passwort geschützt sein. Weiterhin ist wichtig, dass die Arbeitszeiten: 

  • vor unbefugten Zugriffen geschützt sind,
  • ein Kopieren, Weitergeben und Löschen von Daten nicht ermöglichen und
  • die Nachvollziehbarkeit der Dateneingabe soll gewährleistet sein.

Weitere kostenlose Templates gibt’s hier:

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Zeiterfassungs-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Studien-Methodik:

Die Capterra “Personalwesen im Zeitalter von Home-Office und Wohlbefinden” Umfrage wurde im Januar 2021 durchgeführt. Wir befragten 299 Mitarbeiter aus deutschen Unternehmen mit 2-250 Mitarbeitern. Für die Umfrage haben sich Mitarbeiter qualifiziert, die in einem Büro, in einem Geschäft oder an einer anderen Arbeitsstelle gearbeitet haben und aufgrund der Pandemie dazu übergegangen sind, von zu Hause aus zu arbeiten.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.