8 leichtgewichtige Projektmanagement Instrumente und Methoden

Gantt-Charts, Meilensteine, Projektstrukturpläne, Statusberichte und Ist-Soll-Analysen sind nur einige von vielen Werkzeugen, die regelmäßig Einsatz in Projekten erfahren. In diesem Blogartikel möchte ich dir acht Projektmanagement Instrumente und Methoden aus unterschiedlichsten Bereichen des Projektmanagements vorstellen. Diese Werkzeuge sind nicht unbedingt dem Mainstream zuzuordnen, können aber gleichwohl sehr hilfreich für deine Projektarbeit sein.

1.      Projektmanagement Instrument: Stacey Matrix

Zu Beginn eines jeden Projektes stellt sich die Frage der Vorgehensweise. Sollte das Vorhaben eher agil, oder klassisch oder doch mithilfe eines hybriden Mix durchgeführt werden? Die von Ralph D. Stacey erfundene Matrix schafft bei dieser Entscheidungsfindung Transparenz für Projektmanager und hilft, die passende Herangehensweise zu finden.

Die Stacey Matrix gleicht einem kartesischen Koordinatensystem. Auf der y-Achse wird die Klarheit des Projektgegenstandes beschrieben auf der x-Achse die Gewissheit hinsichtlich der anzuwendenden Projektmethodik. Wenn du nun versuchst dein Projekt oder die wichtigsten Aufgaben deines Vorhabens in diese Matrix einzuordnen, kannst du daraus die erfolgversprechendste Projektmethodik ableiten. Hierzu ein Beispiel: Ordnest du dein Projekt im Bereich links unten ein, solltest du die Aufgabe mit den gängigen, klassischen Werkzeugen des Projektmanagements meistern können. Es handelt sich um ein kompliziertes Projekt. Solltest du dein Projekt im Bereich der Komplexitätszone platzieren, bedeutet dies, dass dein Projekt weder vollständig planbar ist und sich die Anforderungen im Laufe des Projektes ändern können. In diesem Falle solltest du agile Frameworks wie Scrum den klassischen, sequenziellen Projektmanagement-Vorgehen vorziehen. Befindet sich dein Projekt im chaotischen Bereich, wirst du es schwer haben, das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Nutze Methoden wie Design Thinking, um mehr Klarheit zu erhalten und das Projekt in den komplexen Bereich „zu ziehen“.

2.      Projektmanagement Instrument: Context Map

Ein weiteres hilfreiches Tool für den Projektbeginn ist die Context Map. Diese Alternative zur klassischen Umfeldanalyse ist intuitiv verständlich, fördert den Austausch im Team und hilft Risiken und Schwachstellen im Projekt schnell zu erkennen. Die Context Map ist ein Instrument aus dem Bereich Graphic Facilitation. Es erlaubt dir Input-Faktoren, Rahmenbedingungen und Trends jedweder Art zu dokumentieren. Dies können Kundenwünsche, Technologien, Unsicherheiten, Wettbewerber, Gesetze und Regularien, Umwelteinflüsse und vieles mehr sein.

Ich empfehle dir die Context Map im Team zu erstellen, da unterschiedliche Blickwinkel und Erfahrungswerte helfen den Kontext klarer zu definieren. Zudem erzielst du während der Ausarbeitung ein gemeinsames Verständnis im Team. Du kannst die Context Map ganz einfach selbst erstellen, indem du sechs Flipcharts mit den Themenbereichen:

• Mein Projekt,
• Umfeldfaktoren,
• Trends,
• Kundenwünsche,
• Unsicherheiten und
• Technologie

anfertigst.  Diese kannst du dann um das zentrale Projekt platzieren und erhälst so einen schnellen und umfangreichen Überblick hinsichtlich des Kontextes deines Projektes. Alternativ kannst du aber auch die Templates von Bernhard Schloss oder von „Design a better Business“ benutzen und diese mit deinen Inhalten befüllen.

3.     Projektmanagement Instrument: Role Model Canvas

Ein eindeutige Rollenklärung ist für ein erfolgreiches Teamwork essenziell. Mithilfe des Role Model Canvas können Rollen im Projekt einfach definiert und überprüft werden. Das Werkzeug aus dem Bereich Graphic Facilitation ist intuitiv verständlich und fördert den Austausch im Team ohne großen organisatorischen Aufwand. Zusätzlich ermöglicht es Schnittstellen und Beziehungen zwischen Rollen transparent zu machen und somit den Projektbeteiligten die Kommunikationswege im Projekt aufzuzeigen.

Die Handhabung ist simpel: Drucke pro zu definierender Rolle ein Rollen-Canvas (am besten im Format A0 aus) und hänge es auf. (). Versorge die Teilnehmer deines Workshops mit Haftnotizen und Zetteln und beginne das Canvas sukzessive mit deinen Inhalten zu füllen. Mit welchem Feld du beginnst, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer ihren Input liefern. Nach dem initialen Anbringen der Zettel, wird das Ergebnis vor dem Board Feld für Feld diskutiert. Hierbei kann das Team selbstverständlich neue Zettel anbringen oder obsolete entfernen. Nach kurzer Zeit wrist du ein gemeinsames Rollenverständnis im Team erzielt haben. Du kannst das Role Model Canvas übrigens kostenfrei auf der Webseite von Visual Braindump herunterladen.

4.      Projektmanagement Instrument: Liberating Structures

Wer kennt sie nicht – endlose und ineffektive Meetings. Gerade in Projekten hetzen die Beteiligten oft von einer Besprechung in die Nächste. Allerdings sind die Ergebnisse dieser Meetings häufig wenig zielführend und energieraubend. Dabei wünschen sich die Projektmitarbeiter häufig mehr gegenseitiges Verständnis, engere Zusammenarbeit sowie mehr Verbundenheit und gegenseitige Unterstützung. Nur eben nicht so. Wenn du die üblichen Meeting-Muster bestehend aus klarer Agenda und vorgegebener Struktur einmal durchbrechen möchtest, empfehle ich dir die Liberating Structures. Liberating Structures ist eine Sammlung von ca. 33 Instrumenten, die miteinander verbunden werden können, um komplexe Probleme mithilfe von Gruppenintelligenz zu lösen. „Liberating“ steht im Deutschen für „befreiend“ und genau das sollen diese leichtgewichtigen kleinen Tools auch sein. Sie sollen Einschränkungen wie, z.B.: Hierarchiedenken eliminieren. Um dir ein Gefühl für diese einfachen Werkzeuge zu geben, möchte ich dir kurz „1-2-4-all“ vorstellen:

1. Im ersten Schritt bringt jeder Teilnehmer seine Gedanken zu Papier.
2. Dann teilt er seine Gedanken mit einem Partner. Anschließend wählt das Paar die besten Ideen aus und verfeinert diese.
3. In einer weiteren Runde wird das Paar zur Vierergruppe und das Prozedere wiederholt sich.
4. Im letzten Schritt stellt dann die Vierergruppe Ihre präferierte Idee dem restlichen Team vor.

Probier es aus und lass dich auf der Webseite https://www.liberatingstructures.de inspirieren.

5.      Projektmanagement Instrument: Gut – Schlecht – Behalten

Das klassische Lessons Learned ausschließlich am Ende eines Projektes hat langsam aber sicher ausgedient. Immer mehr Projektleiter sehen den Sinn von regelmäßigen Reflexionen im Projekt. Denn: Gemeinsames Lernen des Teams ist wichtig. Ebenso wie ein stetiger Austausch zu Dingen, die in der jüngeren Vergangenheit liefen, um als Team daraus seine Lehren zu ziehen. Eine einfache Methode, diese Ereignisse zu visualisieren ist die Gut-Schlecht-Behalten-Technik. Ziel dieser Methode ist es, Ereignisse, Prozesse, Fehler und Erfahrungen jeglicher Art in die drei zuvor genannten Kategorien einzuteilen.

Bilde kleine Gruppen und lasse diese auf vorgefertigten Flipcharts oder Whiteboards Dinge notieren, die gut liefen, schlecht liefen und die beibehalten werden sollten. Anschließend clustern die Teilnehmer die Ergebnisse und präsentieren diese. Nach Abschluss aller Präsentationen kann die Gruppe gemeinsam Handlungen für die Zukunft ableiten. Du kannst diese Kategorisierung auch zeitlich durchführen. Dies hilft gerade bei längeren Zeiträumen Entwicklungen sichtbar machen (in der Illustration nahmen die schlechten Aspekte über den Zeitverlauf ab).

6.      Projektmanagement Instrument: Aus Rot mach Grün

Auch im Bereich des Projektcontrollings hätte ich eine eher unkonventionelle Methode für dich. Das simple Konzept der „aus Rot mach Grün“-Methode beruht darauf, Arbeitspakete mit Farben zu visualisieren. Zu Beginn einer Iteration oder eines Meilensteines werden alle Arbeitspakete eines Teams in Form von rot markierten Feldern in einer Matrix dargestellt.

Zum wöchentlichen JourFixe Meeting, werden erledigte Arbeitspakete grün markiert und dem Team präsentiert. Das Ziel ist es, zum Ende einer Iteration alle Felder grün zu bekommen. Das Schöne an dieser Methode ist, dass die Visualisierung mit den Farben rot und grün einen Wettkampf unter den Teams entfacht. Besonders dann, wenn man zum Abschluss einer Iteration ein Meeting mit dem Kunden macht, bei dem sich nur die Teams äußern müssen, die nicht alle Kacheln grün geschalten haben. Aber du musst beim Einsatz einer solchen Methode auch vorsichtig sein. Denn nur wenige Organisationen können einen roten Status aushalten, ohne das sämtliche Eskalationsmechanismen losgetreten werden.

7.      Projektmanagement Instrument: Delegation Poker

Richtige Delegation und das damit verbundene Vertrauen ist entscheidender Erfolgsfaktor bei der Führung von Projektteams. Um sich das Thema Delegation spielerisch in einer Gruppe zu erarbeiten hat Jürgen Appelo das Spiel Delegation Poker entwickelt. Das Spiel hat drei primäre Lernziele:

1. Delegation ist keine binäre Entscheidung. Das bedeutet, dass es beim Delegieren oft mehr Zustände als „Ich mache es“ oder „Du machst es“ gibt.
2. Delegation ist ein schrittweiser Prozess. Dies bedeutet, dass einem Mitarbeiter sukzessive mehr Verantwortung übertragen werden kann.
3. Delegation ist situationsabhängig. Es muss immer der Kontext in Erwägung gezogen werden. Alles zu delegieren, kann auch über das Ziel hinausschießen.

Hierzu hat Appelo sieben Stufen der Delegation auf Karten symbolisiert. Die einzelnen Stufen lauten wie folgt:

• Stufe 1: Der Chef trifft Entscheidungen alleine und weist die Mitarbeiter an.
• Stufe 2: Der Chef verkauft seine Entscheidung. Das heißt, er trifft die Entscheidung, versucht aber sein Team von der Korrektheit der Entscheidung zu überzeugen.
• Stufe 3: Auch hier entscheidet der Chef. Er holt sich aber die Meinung des Teams ein.
• Stufe 4: Hier treffen Chef und Team gemeinsam die Entscheidung.
• Stufe 5: Der Chef wirkt als Berater. Das Team aber trifft die Entscheidung.
• Stufe 6: Der Chef wird informiert, nachdem das Team die Entscheidung getroffen hat.
• Stufe 7: Der Chef delegiert vollständig und wird auch nicht aktiv über das Ergebnis informiert.

Wenn du das Spiel durchführst, erhält jeder Teilnehmer ein Kartenset mit den oben beschriebenen 7 Karten. Nachdem ein Teilnehmer ein Arbeitspaket vorgestellt hat, wählen die Teilnehmer aus ihrem Kartenstapel die ihnen als adäquat erscheinende Delegationsstufe für diese Aufgabe und legen diese umgedreht vor sich auf den Tisch. Wenn alle Teilnehmer gewählt haben, werden die Karten gleichzeitig umgedreht. Sollte eine einhellige Meinung bzgl. der Delegationsstufe vorherrschen, wird dieses Arbeitspaket oder Aufgabe mit diesem Delegationslevel umgesetzt. Sollte eine große Diskrepanz in der Gruppe herrschen, erklären die Teilnehmer mit dem höchsten und niedrigsten Delegationswert, weshalb sie diesen gewählt haben. Anschließend wird das Prozedere so lange wiederholt, bis sich die Teilnehmer annähern und ein Konsens in der Gruppe erzielt wird.

8.      Projektmanagement Instrument: Werkzeuge für das Projektmarketing

Auch bei der Auswahl der besten Instrumente für das Projektmarketing kannst du ein einfaches Schema anwenden. Ordne die Werkzeuge nach Ihrer Reichweite, Ihrer Wirkung, Ihrem Einbindungsgrad und dem Aufwand, der mit der Durchführung der Maßnahme verbunden ist. Um dir dies zu veranschaulichen, habe ich einmal die beiden Marketing-Instrumente Workshop und Newsletter gegenübergestellt.

Während der Newsletter eine deutlich größere Reichweite aufweist und ohne großen Aufwand zu erstellen ist, hat der Workshop seine Stärken bei der Wirkung und dem Einbindungsgrad. Nutze dieses einfache Diagramm, um deine Projektmarketingstrategie zu überprüfen und diese stakeholder-gerecht zu gestalten.

Du siehst, es gibt nicht nur die schwergewichtigen, komplizierten Tools und Werkzeuge, sondern auch einfache und leicht anzuwendende Instrumente, die du in deinem aktuellen oder neuen Projekt einmal ausprobieren solltest.