Die 10 besten kostenlosen Projektmanagement-Tools für dein Unternehmen

Veröffentlicht am 16.12.2021 von Ines Bahr

Kostenlose Projektmanagement-Tools helfen dir, deine Arbeit zu verwalten, Ziele und Deadlines festzulegen und den Überblick über deine Projekte zu behalten.

14.12.2021: Der Artikel erhielt ein Update

Die 10 besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

Früher bedeutete Projektmanagement, zahllose Papierstapel zu jonglieren, Aufgaben händisch zu notieren und endlose Stunden damit zu verbringen, alle Projekte, beteiligten Personen und Deadlines organisiert und im Blick zu behalten.

Falls die Projektverwaltung für dich auch im Jahr 2021 noch ähnlich aussieht, ist es mehr als an der Zeit, auf ein Projektmanagement-Tool umzusteigen. Projektmanagement-Tools helfen dir, Projekte vorsehbar und detailgenau zu planen und durchzuführen. Sie automatisieren Ressourcenzuweisung, Budgetverfolgung, Zeitplanung, Zeitmanagement und viele weitere Aufgaben, sodass deinem agilen Team mehr Zeit dafür bleibt, neue Projektideen zu entwickeln.

Für kleine Teams mit begrenzten Budgets kann die Investition in ein Projektmanagement-Tool finanziell eine Herausforderung sein. In diesem Fall lohnt es sich, einen Blick auf kostenlose Projektmanagement-Tools zu werfen.

Die zehn besten kostenlosen Projektmanagement-Tools stellen wir – in alphabetischer Reihenfolge – in diesem Artikel vor.

Die 10 besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

1. Airtable: Mehr als 200 vorgefertigte Vorlagen

4,7/5

1.184 Nutzerbewertungen 

Airtable ist ein cloudbasiertes Zusammenarbeits- und Projektmanagement-Tool, mit dem du Projekte planen und organisieren und einen Roadmap für dich und dein Team erstellen kannst.

Das Tool hilft dir, Projekte anhand von Anwendungsfällen zu verteilen, und bietet erweiterte Filter- und Sortieroptionen, mit denen du unbegrenzt viele Aufgaben beliebig verwalten kannst. Außerdem umfasst Airtable integrierte Tools wie einen Terminplaner, einen Webseiten-Designer und ein E-Mail-Marketing-Tool.

Du kannst Routineaufgaben wie das Versenden und Genehmigen von Projektanfragen, das Planen von Team-Meetings und die Bearbeitung von Rechnungen automatisieren.

Airtable bietet Support per Telefon, E-Mail und Chat. Mobile Apps sind für iOS- und Android-Geräte verfügbar.

Hauptfunktionen:

  • Agile Methoden
  • Warnungen/Benachrichtigungen
  • Asset-Kategorisierung
  • Brainstorming
  • Marken-Management
  • Kampagnenplanung
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Airtable (Quelle)

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2. Asana: Fokusmodus und individuelle Aufgabenlisten

4,4/5

10048 Nutzerbewertungen

Die Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Software Asana hilft dir, deine täglichen Aufgaben zu verwalten und strategische Initiativen zu planen. Du kannst mit deinem Team gemeinsam an Projekten arbeiten un unabhängige Aufgaben auf einer zentralen Plattform nachverfolgen.

Mit Asana kannst du den Projektfortschritt verfolgen und den einzelnen Mitgliedern deiner Kreativteams Aufgaben zuweisen. Du kannst Ziele und Deadlines festlegen, damit der Zeitplan eingehalten wird,

und Arbeitsaufträge eintragen und den Fortschritt ihrer Erledigung verfolgen. Integrationen für Kommunikations-, Zahlungs- und Cloud-Speicher-Tools von Drittanbietern sind ebenfalls verfügbar, sodass wichtige Dateien und Kundendaten zentral organisiert werden können.

Der Support ist per Chat oder E-Mail erreichbar und Asana bietet mobile Apps für iOS und Android.

Hauptfunktionen:

  • Zeitplan-Management
  • Genehmigungs-Workflow
  • Audit-Trails
  • Backlog-Management
  • Budgetmanagement
  • Bug-Tracking
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Asana (Quelle)

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3. Basecamp: Automatische Check-ins für Teams

4,3/5

13241 Nutzerbewertungen

Basecamp ist ein Projektmanagement-Tool für Freelancer, kreative Teams und kleine Unternehmen, die Projekte an einem zentralen Ort organisieren und die Arbeit zwischen Teammitgliedern aufteilen möchten.

In einem Nachrichten-Board kannst du Ideen vorschlagen und Fortschrittsberichte und Projektfeedback von deinem Team erhalten und senden. Du kannst Checklisten und Aufgabenlisten erstellen, Elemente an Teammitglieder zuweisen und Fälligkeitsdaten für Projekte festlegen.

Praktisch ist auch der Zeitplanmanager, der in Kalender integriert werden kann, um automatisch Meetings zu planen und Veranstaltungen zu abonnieren.

Basecamp bietet Telefon-, Chat- und E-Mail-Support sowie mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

Hauptfunktionen:

  • Brainstorming
  • Kalenderverwaltung
  • Tools für die Zusammenarbeit
  • Anpassbare Vorlagen
  • Dokumentenmanagement
  • Live-Chat
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Basecamp (Quelle)

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4. ClickUp: Einfache Integration in Drittanbieter-Tools

4,7/5

2309 Nutzerbewertungen 

Das Projektmanagement-Tool ClickUp vereint alle Projekte in einer zentralen Projektmanagement-App. Du kannst deine Projekte organisieren, Details anzeigen und gemeinsam mit anderen Teammitgliedern an ihnen arbeiten.

ClickUp hilft dir, alle Projekte von Anfang bis Ende zu planen und unter Kontrolle zu behalten und individuelle Arbeitsabläufe zu erstellen. Du kannst zu allen Aufgaben oder Dokumenten Kommentare hinzufügen, andere Teammitglieder markieren und dich mit anderen absprechen. Ein globaler Timer erfasst automatisch, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird.

Mit Mindmaps lassen sich Projektideen planen und Aufgaben in verschiedene Projektphasen aufteilen. Zusätzlich können Aufgaben visuell gegliedert werden.

ClickUp bietet Support per Telefon, E-Mail und Chat. Mobile Apps sind für iOS- und Android-Geräte verfügbar.

Hauptfunktionen:

  • Agile Methoden
  • Warnungen/Eskalationen
  • Audit-Trails
  • Fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden
  • Brainstorming
  • Budgetmanagement
Vorstellung des Projektmanagement-Tools ClickUp (Quelle)

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5. Evernote Teams: Mit Kalender-Integration

4,4/5

6932 Nutzerbewertungen 

Evernote Teams ist ein Softwaretool, mit dem Teams gemeinsam an Projekten arbeiten können. Notizen, Aufgaben und Zeitpläne können an einem zentralen Ort verwaltet werden.

Das System speichert alle wichtigen Projektinformationen an einem Ort. Du kannst Notizen zu laufenden Projekten erstellen und an Teammitglieder senden sowie Aufgaben über die App zuweisen.

Außerdem kannst du Arbeitsabläufe für Teammitglieder erstellen. Teams können von jedem Gerät aus arbeiten, und das auch offline.

Ein Administrations-Dashboard bietet Zugriff auf Berechtigungskontrollen und detaillierte Protokolle. Die unkomplizierte Integration in Drittanbieter-Anwendungen macht es einfach, Daten zu migrieren und Meetings durchzuführen.

Der Suppor ist per E-Mail erreichbar. Mobile Apps sind für iOS- und Android-Geräte verfügbar.

Hauptfunktionen:

  • Brainstorming
  • Content Management
  • Dokumentenmanagement
  • Projektmanagement
  • Aufgabenverwaltung
  • Versionskontrolle
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Evernote (Quelle)

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6. Jira: Projektzugriff für Remote-Teams

4,4/5

10920 Nutzerbewertungen 

Jira ist ein Aufgabenverwaltungstool für Teams, die Produkte planen und entwickeln. Du kannst Probleme und Bugs erfassen und Teamaktivitäten verfolgen.

Mit Jira kannst du User Stories und Problemberichte erstellen, Sprints planen und Aufgaben im Team verteilen. Die Aufgaben lassen sich nach Priorität sortieren und mit Tickets verknüpfen.

Erstelle Workflows abhängig von der Dauer und Komplexität eines Projekts und lass dich oder deine Teammitglieder automatisch benachrichtigen, wenn Zeitpläne oder Abhängigkeiten von Aufgaben sich ändern.

Jira bietet mit Zugriffskontrollen und SSL-Verschlüsselung eine sichere Umgebung für das Projektmanagement.

Der Support ist per Telefon, E-Mail und Chat erreichbar. Es gibt eine mobile App für iOS und Android.

Hauptfunktionen:

  • Agile Methoden
  • Aufgabenverwaltung
  • Backlog-Management
  • Bug-Tracking
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Änderungsmanagement
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Jira (Quelle)Mehr erfahren

7. MindMeister: Online-Mindmap-Editor

4.7

200 Nutzerbewertungen

Das Mindmapping- und Projektmanagement-Tool MindMeister unterstützt dich bei der Teamzusammenarbeit und Projektplanung.

Du kannst Mindmaps erstellen und in Echtzeit gemeinsam mit deinem Team bearbeiten. Der integrierte Präsentationsmodus verwandelt deine Mindmaps in eine Slideshow.

Außerdem kannst du Mindmaps in agile Projekt-Dashboards umwandeln und den Fortschritt für mehrere Projekte visualisieren. MindMeister bietet eine Notizerstellungsfunktion für Meetings oder Brainstorming-Sitzungen und die Möglichkeit, eigene oder gemeinsame Daten in einer zentralen Datenbank zu speichern und mit anderen zu teilen.

Der Support ist per Telefon, E-Mail und Chat erreichbar. Es gibt eine mobile App für iOS und Android.

Hauptfunktionen:

  • Aktivitäten/Newsfeed
  • Brainstorming
  • Tools für die Zusammenarbeit
  • Datenimport/-export
  • Evaluationsmanagement
  • Präsentationstools
Vorstellung des Projektmanagement-Tools MindMeister (Quelle)

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8. monday.com: Arbeitsabläufe in einem zentralen Dashboard überblicken

4.6

2461 Nutzerbewertungen

monday.com ist eine Projektmanagement-Lösung zum Planen, Nachverfolgen und Organisieren von Projekt-Arbeitsabläufen. Zum Erstellen von Projektplänen stehen Vorlagen mit benutzerdefinierten Feldern zur Verfügung.

Du kannst wiederkehrende Aufgaben automatisieren, beispielsweise das Erstellen von Leads aus ausgehenden E-Mails, das Planen von Projektabläufen anhand von Projekt-Deadlines oder das Visualisieren von Daten mit Grafiken und Diagrammen.

monday.com unterstützt die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Vertrieb und Marketing, damit Teams Projekte gemeinsam planen können. Updates zum Projektfortschritt, Workflows und Budgetgenehmigungen können in der Plattform geteilt werden.

Das Tool bietet Integrationen für Kommunikations- und Buchhaltungssoftware von Drittanbietern, sodass Daten leicht zwischen den Systemen übertragen werden können.

monday.com bietet Telefon-, Chat- und E-Mail-Support sowie mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

Hauptfunktionen:

  • 360-Grad-Feedback
  • Kontowarnungen
  • Aktivitäts-Dashboard
  • Aktivitäts-Tracking
  • Analysen
  • Genehmigungs-Workflow
Vorstellung des Projektmanagement-Tools monday.com (Quelle)Mehr erfahren

9. Notion: Workflow-Berichte und -Statistiken

4,7/5

412 Nutzerbewertungen

Notion ist ein Tool für das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit, das alle Teammitglieder, Projektideen und Notizen auf einer zentralen Plattform vereint. Workflows werden mit einem Drag-and-Drop-Editor erstellt und organisiert.

Zusätzlich kannst du Roadmaps mit benutzerdefinierten Tags erstellen und Teammitglieder dazu einladen, Aufgaben und Aktivitäten zu bearbeiten und zu den Roadmaps hinzuzufügen.

Notion kann auch zum Erstellen einer zentralisierten Wissensdatenbank für dein Team genutzt werden. Das Tool bietet flexible Kanban-Boards, Listen und Tabellen, mit denen du die unterschiedlichsten Prozesse organisieren kannst. Erweiterte Berechtigungseinstellungen lassen dich genau kontrollieren, wer Zugriff auf Unternehmensdaten hat und mit welchen Abteilungen du Ressourcen teilen möchtest.

Der Support ist per Telefon, E-Mail und Chat erreichbar. Notion bietet eine mobile App für iOS- und Android-Geräte.

Hauptfunktionen:

  • Aktivitäten/Newsfeed
  • Brainstorming
  • Budgetmanagement
  • Kalenderverwaltung
  • Unteraufgaben erstellen
  • Anpassbare Vorlagen
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Notion (Quelle)

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10. Todoist: Integration in externe Sprachbefehlsanwendungen

4,6/5

1427 Nutzerbewertungen

Auch mit der Aufgaben- und Projektmanagement-Software Todoist kannst du deine Arbeitsabläufe organisieren. In Todoist kannst du Aufgaben aller Art erstellen und verwalten und dir einen Überblick über deine Arbeit verschaffen.

Du kannst die Aufgaben nach Wichtigkeit kennzeichnen und dir die wichtigsten Aufgaben jedes Tages hervorheben lassen. Außerdem kannst du Aufgaben zwischen Teammitgliedern aufteilen und ihnen einen Zeitrahmen für die Fertigstellung zuweisen.

Du kannst alle mit einem Projekt verbundenen Aktivitäten als Board mit Karten im Kanban-Stil anzeigen lassen, Aufgaben gruppieren und kennzeichnen oder sie einzelnen Teammitgliedern zuweisen.

Todoist ist in E-Mail-Plattformen integrierbar, sodass automatisch Aufgaben aus eingehenden E-Mails erstellt werden. Projekte können von beliebigen Geräten aus eingesehen, hinzugefügt und bearbeitet werden.

Der Support von Todoist ist per E-Mail und Chat erreichbar. Es gibt eine mobile App für iOS und Android.

Hauptfunktionen:

  • Tools für die Zusammenarbeit
  • Anpassbare Vorlagen
  • Dateifreigaben
  • Gantt-Ansicht
  • Kanban-Board
  • Notizmanagement
Vorstellung des Projektmanagement-Tools Todoist (Quelle)

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So wählst du das richtige kostenlose Projektmanagement-Tool

Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools solltest du nicht nur nach dem Preis schauen. Informiere dich über die folgenden Faktoren, bevor du dich entscheidest:

  • Was sind deine Anforderungen? Analysiere deine Bedürfnisse und Anforderungen, bevor du ein Tool wählst. Liegt dein Fokus auf dem Ressourcenmanagement, Brainstorming oder Workflow-Management? Jede Software ist auf einen bestimmten Bereich des Projektmanagements spezialisiert. Finde heraus, welches Tool deinen Bedürfnissen am besten entspricht.
  • Wie nutzerfreundlich ist ein Tool? Hat die Software deiner Wahl eine steile Lernkurve? Dauert es lange, bis du und dein Team wissen, wie sie alle Funktionen nutzen können? Auch diese Fragen sollten deine Auswahl beeinflussen. Installiere eine Testversion und probiere aus, wie leicht das Tool zu nutzen ist.
  • Wie hoch sind die Upgrade-Kosten, falls die Gratisversion dir nicht mehr ausreicht? Wenn dein Unternehmen wächst, wächst auch dein Team. Daher ist es gut möglich, dass du früher oder später zur kostenpflichtigen Version eines bisher kostenlosen Projektmanagement-Tools wechseln musst, damit du sie mit mehr Personen und für mehr Projekte nutzen kannst. Finde daher von Anfang an heraus, was ein Upgrade kostet und ob es in dein Budget passt.

Nützliche Fragen bei der Auswahl eines kostenlosen Projektmanagement-Tools

Bei der Auswahl kann es sehr helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Hier sind einige wichtige Fragen, die du den Anbietern in deiner Auswahl stellen solltest.

  • Welche Beschränkungen hat die kostenlose Software? Kostenlose Versionen eines Tools bieten oft keinen Zugang zu unbegrenzten Nutzern. Bevor du in die Software investierst, sollten du prüfen, ob dein Unternehmen mit der Anzahl an Nutzern und Funktionen der kostenlosen Version arbeiten kann.
  • Welche Art des technischen Supports kann ich erwarten? Kostenlose Tools bieten oft nur einen eingeschränkten Support, während zahlende Nutzer vorrangigen Support erhalten.
  • Welche Bereitstellungs- und Zugriffsoptionen sind verfügbar? Im Idealfall sollte die gewählte Projektmanagement-Software webbasiert sein, um die Remote-Arbeit und die Konnektivität von jedem Ort der Welt aus zu erleichtern. 

Wie haben wir diese Produkte ausgewählt? Das waren nicht wir – das wart ihr.

Um die passende Software zu finden und beim Kauf Zeit und Geld zu sparen, brauchst du Informationen, denen du vertrauen kannst. Deshalb überprüfen und verifizieren wir all unsere Nutzerbewertungen und empfehlen nur die Tools, die bereits von Menschen wie dir empfohlen und für gut befunden worden sind.

In anderen Worten: Unsere Produktempfehlungen sind niemals gekauft oder verkauft und sie basieren nie auf der Meinung einer einzelnen Person, sondern auf den Ansichten und Erfahrungen unserer unabhängigen Community an Software-Reviewern. Ausgewählt wurden die Produkte, die wir empfehlen, also von deinen Kolleginnen und Kollegen.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Projektmanagement Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.


Die Methodik für die Auswahl und das Ranking der Produkte auf Capterra wurde von unserem Forschungsteam entwickelt. Einige Anbieter bezahlen uns, wenn sie Web-Traffic erhalten, aber dies hat keine Auswirkungen auf unsere Methodik.

Um für diese Liste in Frage zu kommen, mussten Produkte folgende Kriterien erfüllen:

  1. Sie haben mindestens 20 einzelne innerhalb der letzten zwei Jahre auf Capterra veröffentlichte Produktbewertungen mit einer Durchschnittswertung von 3,0 oder höher. Für diesen Artikel haben wir die 10 Produkte mit den höchsten Bewertungen ausgewählt.
  2. Sie bieten eine kostenlose eigenständige Version der Software an (keine Testversion, die nach einem bestimmten Zeitraum erworben werden muss).
  3. Sie erfüllen unsere Definition von Projektmanagement-Software: „Projektmanagement-Software hilft Projektmanagern und Unternehmen, Projekte durchzuführen, also einzelne Initiativen mit einem bestimmten Umfang/Lieferumfang, einem festgelegten Zeitplan und festgelegten Ressourcen/Budgets. Die Tools helfen Unternehmen dabei, Projektkosten, -pläne und -ressourcen zu planen, zu überwachen und zu kontrollieren, um einen Mehrwert zu schaffen und die Kriterien für den Projekterfolg zu erfüllen.“

Hinweis: Inhalte dieses Artikels, die in Nutzerbewertungen veröffentlichte Ansichten wiedergeben, stellen nicht die Meinung von Capterra dar.

Das Tool mit der „besten Funktionalität“ ist das Tool, das entsprechend der auf Capterra öffentlich verfügbaren Nutzerbewertungen die höchste Bewertung im Bereich „Funktionen“ erhalten hat.

Das „günstigste“ Tool ist das Tool, bei dem ein Upgrade am preisgünstigsten ist (basierend auf den auf der Anbieterwebsite angegebenen Preisen mit Stand vom 1. Oktober 2021).

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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