Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Veröffentlicht am 31.1.2019 von Ines Bahr

Update 31.01.2019: Der Artikel wurde aktualisiert und umfasst nun eine größere Zahl an Projektmanagement-Tools sowie aktualisierte Informationen.

 

Im Bereich der kostenlosen Projektmanagement-Tools ist der Wettbewerbsdruck sprunghaft angestiegen.

Als wir 2014 zum ersten Mal über die beste kostenlose Projektmanagement-Software geschrieben haben, gab es etwa 50 konkurrierende Tools, zehn davon waren richtig gut und sechs landeten am Ende auf unserer Liste.

Mittlerweile umfasst unsere Projektmanagement-Software-Liste 775 Tools, von denen immerhin 297 kostenlos sind. In diesem Artikel möchten wir ganze 30 gratis nutzbare bzw. Open-Source-Lösungen vorstellen. Nur etwa 4 % der Tools aus unserem Verzeichnis haben es somit auf diese Liste geschafft.

Es gibt also noch viel mehr Auswahl da draußen und wir haben nur die Tools aufgenommen, die wir wirklich herausragend fanden.

Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Der hart umkämpfte Markt der Projektmanagement-Tools

Wenn du ein kleines Team (mit weniger als fünf Leuten) und ein kleines Budget hast und bereit bist, auf manche Funktionen zu verzichten, könnte ein Gratisprodukt das Richtige für dich sein.

Aber auch kostenpflichtige, kommerzielle Projektmanagement-Tools mit einer Gratisoption („Freemium“) können eine budgetfreundliche Alternative für kleine Teams darstellen. Wenn du feststellst, dass du zusätzliche Funktionen oder Benutzer benötigst, kannst du immer noch das Upgrade auf eine Bezahlversion durchführen.

Bei den meisten hier aufgeführten Tools sind die Upgrades recht kostengünstig, sodass sie dein Budget nicht sprengen sollten.

Es war keine einfache Aufgabe, die lange Liste der Tools auszuwerten (am Ende des Artikels haben wir beschrieben, wie wir vorgegangen sind). Unser Ziel ist es, mit dieser Liste eine umfassende und nützliche Hilfe für die Auswahl kostenloser Projektmanagement-Tools bereitzustellen.

Du findest hier zahlreiche kostenlose Softwaretools von der grundlegenden Aufgaben- und Teamverwaltung bis hin zu voll ausgestatteter Software mit Planungsfunktionen, Gantt-Diagrammen und agilen Funktionalitäten.

Wir haben die Tools in drei Kategorien zusammengefasst: kostenlose Projektmanagement-Software, kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware und Open-Source-Projektmanagement-Software.

Außerdem findest du hier eine grafische Übersicht aller 30 Produkte.

Hinweis: Die nachfolgende Liste ist alphabetisch geordnet. Alle Tools haben eigene Stärken und Schwächen und sollten jeweils mit deinen eigenen Anforderungen verglichen werden (und nicht nur miteinander). Vor einer Kaufentscheidung solltest du überlegen, welche Funktionen dir am wichtigsten sind, welche geschäftlichen Anforderungen und Ziele hinter dieser Softwareanschaffung stehen und was du dir davon versprichst bzw. damit erreichen möchtest.

Die besten kostenlosen bzw. Open-Source-Projektmanagement-Tools für dein Kleinunternehmen

 

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

Bitrix24: Business-Management-Software für kleine und mittlere Unternehmen

Bitrix24 ist eine für die gemeinsame Nutzung gedachte Business-Management-Lösung, die CRM (Customer Relationship Management), Projektmanagement, Personalverwaltung und Workflow-Automatisierung in einer zentralen Plattform zusammenführt.

Die Gratisversion bietet 12 Nutzer, 5 GB Onlinespeicher und zahlreiche integrierte Funktionen. Dazu gehören im CRM Lead- und Kontaktmanagement, E-Mail-Marketing und Sales-Automatisierung. Für die Personalverwaltung gibt es ein Mitarbeiterverzeichnis, einen Mitarbeiter-Self-Service-Bereich und Gamification-Funktionen.

Die kostenlosen PM-Funktionen umfassen eine unbegrenzte Zahl an Aufgaben und Projekten, Zeiterfassung, Checklisten, Gantt-Diagramme und eine Dokumentenverwaltung. Dazu gibt es diverse Kommunikationsfunktionen wie soziale Netzwerke, Chats und Videokonferenzen.

Die zusätzlichen CRM- und Marketingfunktionen machen Bitrix24 zur idealen Option für Sales-Teams und professionelle Dienstleistungsunternehmen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Bitrix24
Die Aufgabenansicht in Bitrix24 (Quelle)

Vorteile: Die Zahl der verfügbaren Aufgaben und Projekte ist auch in der Gratisversion von Bitrix24 nicht begrenzt. Im Vergleich mit den anderen Gratistools auf dieser Liste ist das Tool besonders funktionsreich. Zudem ist es auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Den Capterra-Rezensenten sind zwei bedeutende, artverwandte Nachteile aufgefallen: Einerseits könnte der technische Support besser sein und andererseits wünschen sie sich angesichts des Funktionsreichtums mehr Schulungsmaterialien.

Für Unternehmen, die die Gratisversion nutzen, ist unter Umständen problematisch, dass der Kundensupport nicht inklusive ist. Neue Nutzer haben zunächst eine steile Lernkurve vor sich, sodass du dich auf eine gewisse Einarbeitungszeit einstellen musst, bevor dein Team das Tool wirklich beherrscht.

Upgrade-Kosten: Für die cloudbasierte Version: 39 $ (35 €) monatlich für 24 Nutzer (Plus); 99 $ (89 €) monatlich für 50 Nutzer (Standard) und 199 $ (179 €) monatlich für unbegrenzt viele Nutzer (Professional).

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine und mittlere Unternehmen mit einem Fokus auf Dienstleistungen, Beratung oder Vertrieb, die eine leistungsfähige Business-Management-Lösung mit Projektmanagement-Anteil suchen.

Clubhouse: Ein hochfunktionales Scrum-Tool

Clubhouse ist schlanker als andere Tools und für Teams gedacht, die an Softwareprojekten arbeiten. Der reduzierte Funktionsumfang ist für manche Projektteams eventuell nicht ausreichend, aber wer Software mit grundlegenden Scrum-Funktionen sucht, könnte hier fündig werden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Clubhouse
Kumulatives Flussdiagramm in Clubhouse (Quelle)

Vorteile: Der größte Vorteil von Clubhouse liegt in seiner passgenauen Ausrichtung auf eine Nische. Das Tool versucht nicht, alle Bereiche des Projektmanagement-Markts abzudecken, sondern richtet sich speziell an Teams, die Softwareprojekte mit Scrum managen. Du kannst Beziehungen zwischen Stories und Epics aufzeigen und mit einem Kanban-Board mit automatischen Team-Updates arbeiten. In mehreren Reviews auf Capterra wird erwähnt, dass das schlichte Dashboard von Clubhouse im Vergleich mit anderen, weniger intuitiven Tools für frischen Wind sorgt.

Clubhouse sichert die Nutzerdaten, indem alle zehn Minuten Backups an Amazon S3 und AWS gesendet werden. Außerdem gibt es SSL-Logins und HTTPS.

Sympathisch ist auch die Nonprofit-Version von Clubhouse: Gemeinnützige Organisationen, die die Kriterien von Clubhouse erfüllen, erhalten das Tool kostenlos.

Nachteile: Die Gratisversion von Clubhouse kann von maximal drei Personen genutzt werden, danach kostet das Tool 10 $ pro Nutzer und Monat. Die kostenpflichtige Version bietet Priority-Support und eine Beobachterrolle.

Auch wenn der minimalistische Charakter von Clubhouse viele Nutzer anspricht, ist es für manche Projektteams möglicherweise nicht umfassend genug. Clubhouse kann in andere Tools integriert werden, doch es mangelt an darüber hinausgehenden Speicheroptionen und auch andere Funktionen, die sonst oft zum Standard gehören – wie Team-Chat, Kundenportal und Zeiterfassung – fehlen bisher.

Clubhouse bietet eine iOS-App, die manchen Bewertungen zufolge allerdings nicht so gut ist wie das Tool selbst.

Upgrade-Kosten: 10 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOS

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen oder kleine Entwicklungsteams mit bis zu drei Personen, die Projekte agil leiten.

Freedcamp: Unbegrenzt viele Nutzer und Projekte

Freedcamp bietet viele seiner zahlreichen Funktionen kostenlos an und bietet somit in der Freemium-Version mehr Projektplanungsfunktionen als viele Wettbewerber, darunter Dateifreigabe und -bearbeitung, Diskussionsforen, Projektvorlagen und Rechnungen. Mehrere Capterra-Rezensenten loben Freedcamp für die einfache Einrichtung und den schnellen Kundenservice.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Freedcamp
Eine To-Do-Liste in Freedcamp (Quelle)

Vorteile: Nutzer können Projekten Aufgaben zuweisen, Meilensteine hinzufügen und die Zeit erfassen. Außerdem bietet das Tool Kanban-Boards zur Visualisierung des Fortschritts und ermöglicht es, persönliche Aufgaben privat zu halten.

Nachteile: Die Gratisversion von Freedcamp ist zwar umfassender als die mancher Konkurrenten, aber sie hat dennoch ihre Beschränkungen. Um Projektberichte zu nutzen, müssen die Nutzer mindestens auf die Business-Version upgraden. Auch Unteraufgaben können in der Gratisversion nur eingeschränkt genutzt werden.

Upgrade-Kosten: Upgrades sind ab 1,49 $ pro aktivem Nutzer und Monat verfügbar.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die Software mit unbegrenzten Projekten, Nutzern und Speicherplatz benötigen.

Hygger: Komplettes agiles Projektmanagement-Tool für das Portfoliomanagement

Du möchtest Kanban-Boards, Scrum oder eine Kombination aus beidem nutzen? Da könnte Hygger das Richtige für dein Team sein. Das Unternehmen ist erst seit 2017 tätig, hat aber in dieser Zeit auf Capterra bereits mehr als 70 Bewertungen mit durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen erhalten.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hygger
Ein Kanban-Board in Hygger (Quelle)

Vorteile: Eine der größten Stärken von Hygger ist es, dass Nutzer mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten können, ohne sich zu verzetteln. Zudem lassen sich Projekte nach bestimmten Kriterien zu Sammlungen zusammenfassen. Auch das Layout von Hygger ist sehr flexibel: Ob Sprints, Kanban-Boards, Swimlane-Ansichten, Backlogs, Burndown-Charts oder Roadmaps, alles ist da. In der Gratisversion stehen alle Funktionen zur Verfügung, doch der Speicherplatz ist auf 100 MB und 50 Aufgaben beschränkt.

Nachteile: Hygger ist ein vergleichsweise junges Produkt. Einigen Nutzerbewertungen zufolge treten gelegentlich noch Bugs auf und einige Funktionen der Desktop-Version sind noch nicht in den mobilen Apps verfügbar. Manche Nutzer sagen auch, dass der Wechsel zwischen Layouts – z. B. Kanban-Boards und Backlog – nicht reibungslos verläuft, sodass Daten von einem Layout ins andere kopiert werden müssen.

Upgrade-Kosten: 7 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Wachsende agile Teams, die eine komplette Projektmanagement-Lösung benötigen.

Pivotal Tracker: Ein rundes PM-Tool für kleine Technikteams

Mit dem agilen Tool Pivotal Tracker wird das Projektmanagement angeblich „fast so einfach wie ein Knopfdruck“.

Das Tool wurde von Pivotal Software entwickelt, die im Rahmen der EMC-Fusion im Jahr 2016 von Dell übernommen wurde und somit zu einem der größten Technologieunternehmen der Welt gehört. Mit anderen Worten: Bei Pivotal Tracker steckt viel dahinter.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Pivotal Tracker
Projektsuche im Arbeitsbereich von Pivotal Tracker (Quelle)

Vorteile: Pivotal Tracker bietet eine Menge Funktionen und ist viel mehr als nur eine etwas coolere Checkliste oder Zeiterfassung. Es verfügt über erweiterte Funktionen wie eine automatisierte Sprint-Planung, Arbeitsbereiche für mehrere Projekte, mehr als 100 Integrationen und detaillierte Analysefunktionen. Projekte werden der Agile-Terminologie gemäß in „Stories“ zerlegt. Native Anwendungen sorgen dafür, dass Pivotal Tracker auf jedem Gerät reibungslos funktioniert. Die Gratisversion ist auf zwei Projekte gleichzeitig beschränkt. Projekte können unter bestimmten Voraussetzungen für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden und fallen dann nicht unter die mengenmäßige Beschränkung für Projekte und Mitarbeiter. Bildungseinrichtungen erhalten eine Gratisversion mit unbegrenzt vielen Projekten, auch gemeinnützige Organisationen können derartige Gratisversionen beantragen.

Nachteile: Die kostenlose Version ist auf drei Nutzer, zwei gleichzeitige Projekte und 2 GB Speicherplatz beschränkt. Außerdem wurde Pivotal Tracker für die agile Softwareentwicklung geschaffen und ist daher für alle, die nicht zumindest ein wenig mit dieser Welt vertraut sind, möglicherweise nicht das Richtige.

Upgrade-Kosten: 150 $ für bis zu fünf Mitarbeiter pro Jahr.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine IT-Teams mit bis zu drei Personen.

Redbooth: Aufgabenverwaltung und schlichte PM-Lösung für gemeinsame Arbeitsbereiche

Redbooth ist eine kollaborative Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Lösung, mit der Teams ihre Arbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich besser organisieren können.

Die User können innerhalb eines Arbeitsbereichs Aufgaben, Gespräche, Notizen und Dateien nutzen und von einem Arbeitsbereich zur Dashboard-Ansicht wechseln, um alles zu überblicken, was ihnen zugewiesen wurde.

Die Gratisversion für bis zu 2 Nutzer und 2 aktive Projekte (Arbeitsbereiche) bietet 2 GB Speicherplatz. Sie bietet belastbare Funktionen zur Aufgabenverwaltung sowie grundlegende Projektmanagementfunktionen. So sind beispielsweise Gantt-Diagramme auch in der Gratisversion verfügbar, die Berichterstellungsfunktionen sind allerdings eingeschränkt.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Redbooth
Gantt-Diagramm in Redbooth (Quelle)

Vorteile: Redbooth bietet auch in der Gratisversion eine solide Aufgabenverwaltung, die es Nutzern ermöglicht, Aufgaben zu importieren, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, Aufgaben in Unteraufgaben zu unterteilen sowie Anwender und Fälligkeitsdaten zuzuweisen.

Die kostenlose Version ist auf zwei aktive Projekte beschränkt, wobei archivierte Projekte nicht angerechnet werden. Sobald ein Projekt beendet wurde, kann man es also archivieren und dann ein neues Projekt anlegen.

Nachteile: Die Gratisversion von Redbooth unterstützt keine Gastnutzer, was es Teams erschwert, mit Kunden oder Nutzern außerhalb ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten.

Auch der Speicherplatz in der Gratisversion ist mit 2 GB eher knapp bemessen, sodass auch kleine Teams vermutlich von der Integration von Google Drive oder Dropbox Gebrauch machen müssen.

Upgrade-Kosten: 12 $ (Pro) bzw. 18,75 $ (Business) pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Sehr kleine Teams mit höchstens 2 Nutzern, die Aufgaben verwalten müssen und für eine kleine Anzahl interner Projekte grundlegende Projektplanungsfunktionen benötigen.

Targetprocess: Für agile Teams entwickelt

Targetprocess ist ein spezialisiertes Projektmanagement-Tool, das sich gut für agile Ansätze wie Kanban-Boards und Scrum eignet. Es bietet unter anderem Funktionen für benutzerdefinierte Workflows, Teamkapazitätsplanung, Zeiterfassung und Problemmanagement.

In der Gratisversion können bis zu 1000 Elemente (wie Projekte, Bugs oder Iterationen) erstellt werden und den Nutzern steht ein Basis-Support per Live-Chat und eine Wissensdatenbank zur Verfügung.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Targetprocess
Sprintplanungs-Dashboard in Targetprocess (Quelle)

Vorteile: Targetprocess ist ideal für Software-Entwicklungsteams, die maßgeschneiderte Workflows zum Planen von Sprints oder für User Stories und Product Backlog benötigen. Auch die Berichts- und Tracking-Funktionen des Tools sind erstklassig: Im Dashboard lassen sich der Projektfortschritt, die von Projektmitgliedern für Aufgaben aufgewendete Zeit und sogar detaillierte Berichte, beispielsweise zu Fehlertrends pro Feature-Release, auf einen Blick erfassen.

Nachteile: Wer nach einem schlichten Projektmanagement-Tool sucht, wird mit Targetprocess nicht unbedingt glücklich. Das Tool richtet sich an einen Nischenmarkt und verfügt dementsprechend über spezielle Funktionen, die für nicht-technische Teams unwichtig sein könnten, aber die Komplexität erhöhen. Auch die Benutzeroberfläche ist nicht ganz einfach zu bedienen und neue Nutzer könnten eine Weile brauchen, um herauszufinden, wie man Boards einrichtet und auf Berichtsdetails zugreift.

Upgrade-Kosten: 25 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Software-Entwicklungsteams.

Teamweek: Ein robustes Tool für Teams

Teamweek war ursprünglich ein intern genutztes Nebenprodukt zur bekannten Zeiterfassungssoftware Toggl und wurde 2017 als eigenständiges Tool veröffentlicht, das sehr nützliche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team bietet.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Teamweek
Die mobile App von Teamweek (Quelle)

Vorteile: Der Name verrät bereits die größte Stärke von Teamweek, nämlich die Förderung der Zusammenarbeit im Team. Es bietet einen Großteil der Funktionen, die man von Projektmanagement-Software erwartet: Zeitpläne, einen ansprechenden Kalender, gemeinsame Ressourcen und Meilensteine. Dazu gibt es eine Vielzahl von Integrationen mit Tools wie Slack, Github und Chrome sowie Funktionen zur Kapazitätsplanung im Team.

Nachteile: In der Gratisversion fehlt eine grundlegende Funktion, nämlich die Projekt-Roadmap. Bei kurzen Projekten, die komplett mit einem Gantt-Diagramm geplant werden können, braucht man die nicht unbedingt, aber bei großen Projekten, bei denen man von einer höheren Ebene aus den Überblick behalten muss, sieht das anders aus.

Auch wer ein natives Hosting wünscht, muss sich für eine Bezahlversion entscheiden und Teams, die mit vielen verschiedenen Dateien hantieren, werden sich möglicherweise daran stören, dass man in Teamweek keine Dateien an Aufgaben anhängen kann.

Die Gratisversion ist von bis zu 5 Personen nutzbar. Auch kleineren Teams bietet ein Upgrade neben der Roadmap weitere Vorteile, nämlich benutzerdefinierte Farben und eine Jahresansicht, die allerdings von vielen kleinen Unternehmen nicht benötigt werden.

Upgrade-Kosten: 39 $ für zehn Nutzer pro Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die ein schlichtes, Gantt-basiertes Planungstool suchen.

 

factro: Aufgaben- und Projektmanagement in der Cloud

Die cloudbasierte Projektmanagement-Software factro bietet unterschiedliche Projektansichten, zwischen denen Nutzer per Klick wechseln können: Neben Tabellenansicht, Kanban-Board und Gantt-Diagramm (mit Meilensteinen und Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen) gibt es auch einen Projektstrukturbaum. Nutzer können Aufgaben filtern, sortieren, gruppieren und miteinander verknüpfen. Es gibt Checklisten mit Fortschrittsbalken, eine Deadline-Ampel und Funktionen zur Zeit- und Leistungserfassung sowie für die Verwaltung von Kunden, Benutzern und Berechtigungen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools factro
Projektübersicht in factro (Quelle)

Vorteile: Die übersichtliche Webplattform ist ohne Einarbeitung intuitiv bedienbar, außerdem stehen Videoanleitungen und kostenlose Webinare zur Verfügung. Im Best Practice Store erhalten Nutzer Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu verschiedenen unternehmensrelevanten Themen sowie von Experten entwickelte Projektvorlagen. Für die ortsunabhängige Zusammenarbeit ist es möglich, externe Partner in einzelne Aufgaben oder Projekte einzubinden. Benachrichtigungen informieren in Echtzeit und ohne E-Mails über Änderungen und Nutzer sehen im zentralen Dashboard auf einen Blick, welche Aufgaben aktiv, welche in Planung und welche bereits abgeschlossen sind. Anpassbare Vorlagen beschleunigen das Erstellen zukünftiger Projekte und Aufgaben. Der Kalender kann mit Outlook synchronisiert werden und Daten lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Alle Server befinden sich in Deutschland, es gelten also für alle Daten die deutschen Datenschutzrichtlinien und das Tool ist zu 100 % DSGVO- und BDSG-neu-konform. Benutzeroberfläche und Website sind deutsch und auch die Entwicklungs- und Support-Teams sitzen in Deutschland. Auf Anfrage wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung gestellt.

Nachteile: factro verfügt bisher nicht über Schnittstellen zu Tools von Drittanbietern. Daher kann es umständlich sein, Daten beim Wechsel von zuvor genutzten Projektmanagement-Lösungen zu factro zu migrieren.

Upgrade-Kosten: Für factro stehen vier verschiedene Preispakete zur Auswahl. Der kostenlose Basic-Tarif ist für kleine Teams mit maximal 10 Nutzern geeignet und bietet alle grundlegenden Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Das Team-Paket für kleine bis mittelgroße Teams (7,99 € pro Nutzer und Monat) bietet außerdem Funktionen wie Echtzeit-Benachrichtigungen und ein Rechtesystem zur Vergabe von Lese- und Bearbeitungszugriffsrechten. Im Business-Paket (19,99 € pro Nutzer und Monat) stehen ein persönliches Dashboard mit Echtzeit-Newsfeed, anpassbare Vorlagen, Gantt-Diagramme und mehr zur Verfügung. Die Professional-Version (29,99 € pro Nutzer und Monat) dient der Verwaltung größerer Teams und eignet sich damit auch für Abteilungen oder ganze Unternehmen und bietet u. a. Funktionen für Leistungserfassung und Controlling sowie einen Kalender mit Outlook-Synchronisation.

Mobile Apps: factro bietet mobile Apps für iOS und Android.

Am besten geeignet für:

Das skalierbare SaaS-Tool mit flexibler Preisgestaltung ist für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet, insbesondere für die Unternehmensbereiche Marketing, Produktion, Fertigung und Beratung.

 

Die besten kostenlosen Aufgabenverwaltungstools

Agantty: Optisch ansprechendes Gantt-Tool

Agantty ist eine kostenlose Projektplanungssoftware (völlig kostenlos, nicht etwa die Gratisversion eines kostenpflichtigen Tools), es gibt also keine Upgrade-Kosten und du kannst alle Funktionen von Anfang an nutzen. Dazu gehören unbegrenzt viele Aufgaben, Projekte und Nutzer sowie die Möglichkeit, Team- und Nutzerberechtigungen festzulegen. In der gemeinsam genutzten Gantt-Diagrammansicht lassen sich Aufgaben erstellen und sortieren. Nutzer können in individuellen Dashboards die ihnen zugewiesenen Aufgaben und Projekte einsehen.

Der Hersteller arbeitet an Erweiterungen, die gegen eine geringe Gebühr erworben werden können. Obwohl alle nativen Funktionen kostenlos bleiben, könnten Nutzer aus Nischenbereichen Agantty damit zukünftig besser auf ihre branchenspezifischen Bedürfnisse zuschneiden.

Das Gantt-Diagramm-Tool ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die mehr als nur eine Aufgabenverwaltung brauchen, aber keine umfassende Projektmanagement-Lösung mit Berichts- oder Ressourcenverwaltungsfunktionen benötigen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Agantty
Die Dashboard-Ansicht von Agantty (Quelle)

Vorteile: Der Hersteller legt seine Produkt-Roadmap offen dar und listet die Funktionen auf, die aktuell geplant sind, beispielsweise eine native mobile App und Zeiterfassungsfunktionen.

Ein Feedback-Button in der App ermöglicht es, Bugs zu kennzeichnen und eine schnelle Behebung zu erleichtern.

Nachteile: Es ist nicht möglich, externe Kunden oder Nutzer zur Zusammenarbeit an einem Projekt in Agantty einzuladen. Jeder interne oder externe Mitarbeiter muss sich für ein eigenes Konto registrieren. Agantty bietet die Möglichkeit, Nutzerberechtigungen festzulegen, aber Projektmanager sollten dabei gut aufpassen und sicherstellen, dass Gäste und Kunden keinen Zugriff auf Aufgaben und Projekte haben, die sie nicht sehen sollten.

Upgrade-Kosten: N/A

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine Teams, die ein schlankes, browserbasiertes Gantt-Tool für eine leichtere Projektplanung und Aufgabenverwaltung suchen.

Airtable: Flexibel und vielseitig einsetzbar

Airtable ist relativ neu auf dem Projektmanagement-Markt, steht aber bei Capterra-Nutzern als funktionsreiches Tool zur Visualisierung von Projektabläufen mit anpassbarer Nutzeroberfläche hoch im Kurs.

In der Gratisversion lassen sich unbegrenzt viele Projekte (die hier Bases heißen) erstellen. Pro Base kann man bis zu 1.200 Aufgaben (Records genannt) und 2 GB an Dateien hinzufügen sowie Aufgaben kommentieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Airtable
Aufgabenverwaltung in Airtable (Quelle)

Vorteile: Airtable ist nicht nur zur Verwaltung von Aufgaben, sondern für alle möglichen Arten von Daten sehr hilfreich. Das wie eine Tabellenkalkulation konzipierte Tool macht es möglich, Datenbanken mit Informationen zu Projektdetails, Kundenkonten oder Teambudgets aufzubauen. Man kann es unkompliziert anpassen und sich Aufgaben unter anderem als Listen in einer Tabelle, Karten auf einem Kanban-Board oder Daten in einem Kalender anzeigen lassen.

Nachteile: Der größte Nachteil von Airtable ist die steile Lernkurve. Anfänger finden das Tool mit seinen vielen verschiedenen Funktionalitäten möglicherweise zunächst etwas überwältigend. Demgegenüber stehen  Funktionseinschränkungen in der mobilen Version, so sind beispielsweise weniger Aufgabenansichten verfügbar.

Upgrade-Kosten: 12 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Teams, die ein anpassbares Aufgabenverwaltungstool suchen.

Asana: Vielfältige Funktionen

Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool und hat auf Capterra eine Durchschnittsbewertung von 4,5 von 5 Sternen. Es bietet Funktionen für Projektplanung, Dateifreigabe, Aufgabenverwaltung und Teamzusammenarbeit.

In der kostenlosen Basic-Version kann man unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte erstellen, aber die Zahl der Projektmitglieder ist auf 15 beschränkt und es ist nicht möglich, Aufgabenabhängigkeiten oder private Projekte zu erstellen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Asana
Projektübersichtsdashboard in Asana (Quelle)

Vorteile: Mit Asana kann man Produkt-Roadmaps erstellen und mit einer über verschiedene Standorte verstreuten Belegschaft zusammenarbeiten. In der Bezahlversion lassen sich Aufgabenabhängigkeiten aufzeigen und außerdem sind Drittanbieter-Integrationen mit Zeiterfassungs-, Kommunikations- und Berichtstools verfügbar, sodass auch Intensivnutzer auf ihre Kosten kommen.

Nachteile: Asana ist ein funktionsreiches Tool für technisch versierte Nutzer. Einige Capterra-Rezensenten finden die Software textlastig und wünschen sich mehr visuelle Elemente, die die Bedienung intuitiver machen.

Upgrade-Kosten: 9,25 € pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Checkvist: Checklisten-Tool für Freelancer

Wie der Name schon sagt, verzichtet Checkvist zugunsten der guten alten Checkliste auf Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere stylishe Designspielereien. Solche Listen werden meist eher von Einzelpersonen genutzt, da es schnell unübersichtlich wird, wenn ganze Teams Elemente zu einer Checkliste hinzufügen. Dementsprechend ist das Produkt für Einzelpersonen und sehr kleine Teams am besten geeignet.

 

Checkvist-Tutorial (Quelle)

Vorteile: Wer eine schlichte und unkomplizierte Checklisten-App zur Aufgabenorganisation benötigt, findet in Checkvist ein nützliches Hilfsmittel. Checkvist unterstützt unbegrenzte Hierarchien innerhalb von Listen, du kannst also nach Belieben ins Detail gehen. Das Upgrade auf die Premium-Version für 3,90 $ pro Nutzer und Monat bietet zusätzliche Funktionen wie bis zu 1 GB große Anhänge oder die Wiederholung von Aufgaben und Erinnerungen.

Nachteile: Sobald dein Team mehr als zwei oder drei Mitglieder umfasst, wird die Organisation per Checkliste schnell unübersichtlich. Checkvist ist webbasiert, wobei man auch offline Listen einsehen und bearbeiten kann (sie werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist). Außerdem gibt es ein mobiles Portal (also leider keine richtige native App), das dem Anbieter zufolge für Chrome optimiert wurde.

Upgrade-Kosten: 3,90 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Freiberufler und sehr kleine Teams.

Easynote: Einfache Aufgabenverwaltung

Easynote ist ein grundlegendes Aufgabenverwaltungstool. Die Gratisversion bietet unbegrenzte Nutzer, Aufgaben und Projekte sowie 1 GB Dateispeicher pro Person.

Bei Bedarf lassen sich sechs Apps (Kalender, Aktivität, Unteraufgaben, Kommentare, Dringlichkeit und Statistiken) zu Projekten hinzufügen. Im nachstehenden Screenshot sind beispielsweise Registerkarten für Aktivität und Kalender zu sehen und zur Aufgabe „Implement Google Calendar“ gibt es ein Status-Dropdown-Menü, das die Dringlichkeit anzeigt.

Easynote hat erst wenige Reviews auf Capterra erhalten, aber dafür bereits durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen und Lob für seine einfache Handhabung.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Easynote
Aufgabenübersicht in Easynote (Quelle)

Vorteile: E-Mail-Anfragen an den Kundenservice werden bei kostenlosen Konten innerhalb von 48 Stunden beantwortet, was bei Gratis-Software selten ist. Hilfe bei weniger dringlichen Problemen findet man in der Wissensdatenbank und den Hilfe-Dokumenten von Easynote.

Nachteile: Das Tool ist besonders in der Gratisversion stark abgespeckt. So kann man beispielsweise unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte anlegen, aber keine Projekt-Deadlines bestimmen, ohne zuvor ein Upgrade zu erwerben. Die Kommentar-App ist kostenlos, aber erst nach einem Upgrade sind auch Benachrichtigungen verfügbar.

Außerdem gibt es keine mobile App für iOS, was für Apple-Nutzer ein Problem sein könnte.

Upgrade-Kosten: 5 $ (Business) bzw. 10 $ (Extended) pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: Android

Am besten geeignet für:

Kleine Teams, die eine unkomplizierte Aufgabenverwaltung brauchen.

Hibox: Aufgabenverwaltung und Kollaboration

Hibox ist ideal für Projektteams, die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung auf einmal organisieren wollen. Mit rollenbasierten Berechtigungen kann man Administratoren, Manager, Basisnutzer und externe Nutzer zuweisen. Anschließend können Projektteams Arbeitsbereiche für bestimmte Teams und Projekte erstellen.

In jedem Arbeitsbereich können Nutzer Aufgabenlisten anlegen und anzeigen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Die Gratisversion kann von bis zu 10 Personen genutzt werden und ist für kleine Teams somit ausreichend.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hibox
Ein Hibox-Arbeitsbereich (Quelle)

Vorteile: Hibox ist ideal für nicht-technische Projektteams, die ein Tool zur Zusammenarbeit und zur Priorisierung von Aufgaben suchen. Das Tool wird von Capterra-Rezensenten gelobt, die eng mit externen Kunden zusammenarbeiten, insbesondere wegen der Möglichkeit, Bereiche für einzelne Kunden zu erstellen.

Capterra-Reviewer geben an, dass die Nutzung von Hibox ihre Kommunikation mit Teams und Kunden gleichermaßen verbessert hat, da sie damit unkompliziert gruppenübergreifende Aufgaben verwalten und Nachrichten verfolgen können.

Nachteile: Die Funktionen der Gratisversion sind begrenzt. Es stehen zehn Nutzer, 2 GB Speicherplatz, grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen und ein Basis-Onlinesupport zur Verfügung. Für eine erweiterte Aufgabenverwaltung, unbegrenzte Suchen, externe App-Integrationen und Videokonferenzen ist die Pro- oder Enterprise-Version erforderlich. Außerdem fehlt es Hibox an einigen Projektplanungsfunktionen wie Gantt-Diagrammen und benutzerdefinierten Berichten.

Upgrade-Kosten: 4 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die eine kostenlose Aufgabenverwaltung für bis zu 10 Nutzer suchen.

Hitask: Eine intuitive Aufgabenverwaltungs-App für Freelancer und Einzelunternehmer

Hitask ist zunächst einmal ein Aufgabenverwaltungstool, doch es kann viel mehr als nur To-Do-Listen anlegen. Das Tool wurde mit der „Getting Things Done“-Methode im Hinterkopf entwickelt und beinhaltet Kollaborationsfunktionen, eine Zeiterfassung und einen gemeinsamen Kalender.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hitask
Der Projekt-Tab in Hitask (Quelle)

Vorteile: Wer Projekte im Team zu organisieren hat, aber ungern den Umgang mit einem umfangreichen Portfoliomanagement-Software für Unternehmen erlernen möchte, könnte mit Hitask gut bedient sein. Alles, was man braucht, findet sich in einer zentralen Ansicht und man kann sofort loslegen. Die Software wird seit mehr als zehn Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen versehen (zum Beispiel Dokumentenspeicherung, sich wiederholende Aufgaben und Tags), ist stabil und zuverlässig und wächst mit deinem Team.

Nachteile: Hitask ist im Kern ein Aufgabenverwaltungstool. Wenn du versuchst, damit drei millionenschwere Projekte mit mehreren Teams und Unternehmen gleichzeitig zu verwalten, wirst du wahrscheinlich enttäuscht. Die Gratisversion bietet 500 MB Dateispeicher, was nur für sehr einfache Projekte ausreichen dürfte. Der Basis-Support ist über E-Mail, FAQs, Online-Formulare und ein Community-Forum verfügbar, Priority-Support gibt es nur für zahlende Kunden. Einige Benutzer geben an, ein persönlicher Support sei für Nutzer der Gratisversion praktisch nicht vorhanden.

Upgrade-Kosten: 4 $ pro Monat für Einzelpersonen; 5 $ pro Nutzer und Monat in der Business-Version für Teams bzw. 20 $ pro Nutzer und Monat in der Unternehmensversion.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen und kleine Teams, die eine Aufgabenmanagement-App mit einzelnen PM-Funktionen benötigen.

KanbanFlow: Kanban-Tool für Berater und große Teams

KanbanFlow ist ein Produkt des schwedischen Entwicklers CodeKick und eine klasse Wahl für Kanban-Board-Fans. Wer sich nicht dazuzählt, wird mit KanbanFlow wahrscheinlich nicht zufrieden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools KanbanFlow
Die Hauptansicht in KanbanFlow (Quelle)

Vorteile: In der Gratisversion von KanbanFlow kann man unbegrenzt viele Nutzer, Aufgaben und Boards anlegen, sodass selbst große Teams sie gut nutzen können. Auch Beratern, die von Projekt zu Projekt mit Gruppen unterschiedlicher Größe arbeiten, kommt dies entgegen. Unteraufgaben und wiederkehrende Aufgaben sind ebenfalls verfügbar, man kommt also nicht allzu schnell an die Grenzen der Gratisversion.

Nachteile: Da KanbanFlow keine native App anbietet, kann die Nutzeroberfläche auf mobilen Geräten etwas unpraktisch sein. Die vom Anbieter angegebene „mobile Web-App“ ist eigentlich nur ein Shortcut zur Web-App.

Für wichtige Funktionen wie Swimlane-Ansichten, Dateianhänge, die Suche und Integrationen muss man bezahlen.

Upgrade-Kosten: 5 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Berater und größere Teams.

MeisterTask: Kanban-Tool zur visuellen Aufgabenverwaltung

MeisterTask ist eine visuelle Aufgabenverwaltungslösung, mit der Teams ihre Arbeit mit einem gemeinsam genutzten Kanban-ähnlichen Board organisieren können. Individuelle Dashboards bieten eine Übersicht über aktuelle Projekte und Aufgaben.

Die Aufgaben werden in den Projekt-Workspaces als Karten dargestellt, die Spalten zeigen verschiedene Phasen im Workflow an. In den einzelnen Aufgabenkarten kann man Dateien hinzufügen, Aufgaben in To-Do-Listen aufteilen und mit anderen Nutzern zusammenarbeiten.

MeisterTask ist perfekt für Teams, die zusammenhängende Aufgaben in einem zentralen Projektarbeitsbereich gruppieren möchten, aber keine erweiterte Projektplanung oder -verfolgung benötigen (wie Berichte und Analysen). Die Gratisversion bietet unbegrenzte Aufgaben, Projekte und interne Mitarbeiter, anpassbare Projekt-Workspaces, unbegrenzten Speicherplatz und Dateianhänge von bis zu 20 MB.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools MeisterTask
Eine To-Do-Liste in MeisterTask (Quelle)

Vorteile: Die Anzahl der Aufgaben, Projekte und internen Projektmitglieder ist in der Gratisversion nicht beschränkt. Capterra-Reviewer loben die Einfachheit des Produkts und geben an, auch neue Nutzer kämen schnell mit dem Programm zurecht.

Nachteile: Auch wenn die meisten Aufgabenverwaltungsfunktionen gratis verfügbar sind, ist dies bei der Workflow-Automatisierung (Erstellung wiederkehrende Aufgaben) und der Volltextsuche in archivierten Aufgaben und Projekten nicht der Fall. Wie auch der Priority-Support und Gastzugänge sind diese Funktionen auf kostenpflichtige Versionen beschränkt.

Upgrade-Kosten: 8,25 € (Pro) bzw. 20,75 € (Business) pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine grundlegende Aufgabenverwaltung brauchen und Aufgaben auf einem Kanban-ähnlichen Board organisieren möchten.

Pipefy: Preisgekröntes Operations Management

Pipefy ist ein Operations-Management-Tool für Projektteams mit bis zu fünf Nutzern, das es ermöglicht, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und zur Projektverwaltung zu nutzen. Unter Capterra-Nutzern ist Pipefy sehr beliebt und wurde 2018 in den Kategorien „Best Value“ und „Best Ease of Use“ ausgezeichnet.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Pipefy
Kanban-Karten in Pipefy (Quelle)

Vorteile: Durch seine schlichte, intuitive Benutzeroberfläche ist Pipefy für Kunden und interne Teams einfach zu verwenden. Capterra-Reviewern zufolge lassen sich Aufgaben nach der Einrichtung benutzerdefinierter Workflows unkompliziert delegieren und überwachen. Auch die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen zu automatisieren und nach Wunsch anzupassen, ist ein großer Vorteil.

Nachteile: Pipefy fehlt es an Zeiterfassungsfunktionen und Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Tools wie Slack. Auch wer sein Workflow-Management-Tool über eine iOS-App verwenden möchte, ist mit Pipefy eventuell nicht gut bedient, da die Funktionen der App einigen Capterra- und iTunes-Rezensenten zufolge für wirkliche Produktivität noch zu begrenzt sind. Viele Bewertungen erwähnen, dass die in manchen Konkurrenzprodukten enthaltenen Automatisierungsfunktionen in Pipefy fehlen. Workflows und Prozesse werden weitgehend manuell organisiert.

Upgrade-Kosten: Ab 12 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die eine kostenlose Workflow-Verwaltung für bis zu 5 Nutzer suchen.

Podio: Anpassbares Workflow-Management

Podio verfügt über eine große Nutzerbasis von mehr als einer halben Million Unternehmen von klein bis groß. Das Tool will Teams jeder Größe einen Raum zur Zusammenarbeit bieten und ermöglicht alles vom Teilen von Grafiken bis hin zur Überwachung von Projekten.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Podio
Projekte in Podio (Quelle)

Vorteile: Capterra-Rezensenten nennen die Anpassbarkeit von Podio als großes Plus. Das Tool wurde hauptsächlich für nicht-technische Teams entwickelt, sodass man es umstandslos auch ohne eine IT-Abteilung konfigurieren kann. Auch die Möglichkeit, einzelne Aufgaben anhand gemeinsam gesetzter Projektziele zu verfolgen, wird von vielen geschätzt. Als Ableger aus dem Hause Citrix hat es außerdem einen soliden Hintergrund.

Nachteile: Die Gratisversion von Podio bietet begrenzte Aufgabenverwaltungsfunktionen, dazu Apps und Workspaces für Teams von bis zu fünf Personen. Projektteams, die Funktionen wie automatisierte Arbeitsabläufe, Zugriff für externe Nutzer oder visuelle Berichte brauchen, werden diese Funktionen in der Gratisversion vermissen. Capterra-Rezensenten erwähnen, dass dem Tool wichtige Funktionen für die Projektplanung fehlen, beispielsweise die Möglichkeit, Sprints und Meilensteine nachzuverfolgen.

Upgrade-Kosten: Ab 9 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams mit fünf oder weniger Mitgliedern, die eine kostenlose Aufgabenverwaltung benötigen.

Process Street: Workflow- und Prozessmanagement

Das Workflow-Management-Tool Process Street hilft Teams und Unternehmen, auf bestimmte Verfahren bzw. Prozesse bezogene Aufgaben zu strukturieren und als Vorlagen zu organisieren. Die Vorlagen können anschließend als Checklisten ausgeworfen werden, sobald das Team den entsprechenden Prozess erneut durcharbeiten muss.

Zusätzlich zu den Vorlagen aus der Vorlagenbibliothek des Anbieters kann man auch per Drag-and-Drop-Editor eigene Vorlagen erstellen. Sobald man bereit ist, einen Prozess zu starten, führt man eine Checkliste aus der Vorlage aus, weist Elemente den betreffenden Nutzern zu und plant Fälligkeitsdaten. Anschließend kann man im Dashboard den Fortschritt anhand der Vorlagenübersicht überwachen.

In einem Aktivitäts-Feed für Checklisten werden Aktivitäten, Kommentare und erledigte Aufgaben angezeigt.

Die Gratisversion von Process Street kann von unbegrenzt vielen Nutzern verwendet werden und bietet fünf aktive Checklisten, fünf aktive Vorlagen, grundlegende Berichtsfunktionen sowie Chat- und E-Mail-Support.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Process Street
Übersicht in Process Street (Quelle)

Vorteile: Archivierte Checklisten und Vorlagen gelten nicht als aktiv und zählen somit nicht zu den fünf, die in der Gratisversion erlaubt sind. Du kannst also beliebig viele Vorlagen erstellen und archivieren, solange du darauf achtest, dass immer höchstens fünf gleichzeitig aktiv sind.

Process Street unterscheidet zwischen zwei Nutzertypen: Mitglieder (zahlende Nutzer) und Gäste (nicht-zahlende Nutzer, z. B. externe Mitarbeiter). In der Gratisversion kannst du unbegrenzt viele Gäste haben, die nur auf die Checkliste zugreifen können, zu der sie eingeladen bzw. zugewiesen wurden.

Nachteile: Für das Erstellen von Workflows für eine kleine Zahl unkomplizierter Prozesse reicht die Gratisversion aus. Für mehr als fünf Prozesse ist jedoch die Business-Version erforderlich. Auch um die Reihenfolge festzulegen, in der Aufgaben erledigt werden müssen (z. B. wenn Aufgabe B zwingend erst nach Beendigung von Aufgabe A starten kann), wird ein Upgrade auf die Business Pro-Version benötigt.

Upgrade-Kosten: 15 $ pro Nutzer und Monat (Business) bzw. 30 $ pro Nutzer und Monat (Business Pro).

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine branchenübergreifende Teams, die höchstens fünf relativ einfache Prozesse gleichzeitig organisieren müssen, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.

Quire: Hierarchisch organisierte Aufgabenverwaltung

Quire teilt Projektziele mit einer Art Baumstruktur in Aufgaben auf, die nach ihrer Wichtigkeit geordnet sind, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und Aufgaben zu priorisieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Quire
Aufgabenhierarchie in Quire (Quelle)

Vorteile: Der größte Vorteil von Quire ist seine Benutzerfreundlichkeit. Mehrere Capterra-Rezensenten nennen die baumartige Struktur des Tools als bestens geeignet, um Projektaufgaben zu überblicken. Besonders für Freelancer, die an Projekten für verschiedene Kunden arbeiten, ist die hierarchische Darstellung nützlich. Auch die Prioritätseinstellungen und die Möglichkeit, Aufgaben zwischen Projekten zu verschieben, werden gut bewertet. Die iOS- und Android-Apps von Quire bieten Nutzern unterwegs eine ähnliche Benutzeroberfläche. Außerdem ist Quire auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Projektteams, die ihre Arbeit anderweitig – beispielsweise über Gantt-Diagramme und Kanban-Boards – visualisieren möchten, werden mit der Aufgabenliste in Quire nicht glücklich. Auch Funktionen für Portfoliomanagement, Projektplanung und eine umfassende Berichterstellung fehlen. Wenn Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortiert werden, ist nicht leicht zu erkennen, welche Unteraufgaben zu welchen Aufgaben gehören. Für Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann das ziemlich störend sein.

Quire hat ein Standardlimit von 30 Mitgliedern und 80 Projekten. Für kleine Projektteams kann es also eine gute Wahl sein, aber große Teams sollten besser woanders weitersuchen.

Upgrade-Kosten: Quire ist vollständig kostenlos. Möglicherweise werden im Laufe des Jahres 2019 Bezahlversionen hinzukommen.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams mit bis zu 30 Mitgliedern, die eine hierarchisch organisierte Aufgabenverwaltung benötigen.

Streamtime: Kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool für Kreativagenturen

Streamtime ist eine Arbeitsmanagement-Lösung für Freelancer, Kreativteams und Agenturen, die Auftragsarbeiten für Kunden durchführen. Die Plattform besteht aus vier Hauptmodulen: Arbeitsplanung, To-Do-Liste, Zeitplan und Berichte.

Im Planungsbereich lassen sich Projekte erstellen, Aufgaben und Beteiligte hinzufügen und schätzen, wie viele Stunden für die Arbeit benötigt werden. Mithilfe der angegebenen Stundensätze berechnet Streamtime die geplanten Gesamtkosten für den Auftrag, die anschließend in ein Angebot für den Kunden übernommen werden können.

Die To-Do-Liste zeigt Nutzern in Form von Karten die ihnen zugewiesenen Aufgaben an. Die Größe der Karte gibt an, wie lange es voraussichtlich dauern wird, sie zu bearbeiten.

Im Zeitplan werden alle Aufgaben und Projekte des Teams in einem Kalender angezeigt, sodass Workloads, Verfügbarkeiten und Zuweisungen gut überblickt werden können.

Die Berichte zeigen eine Momentaufnahme des aktuellen Status aller Aufträge und lassen sich nach zahlreichen Kriterien filtern.

Die Gratisversion von Streamtime umfasst alle vier Module, die Nutzer sind allerdings auf 5 aktive und 50 archivierte Jobs beschränkt.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Streamtime
Aufgabenkarte in Streamtime (Quelle)

Vorteile: Streamtime informiert transparent über seine Pläne für die Zukunft, aktuelle Entwicklungen (so sind beispielsweise Vorhersageanalysen und Funktionen zum Erstellen wiederkehrender Aufgaben geplant) und Änderungen, die für zukünftige Versionen in Betracht gezogen werden.

Die Nutzer werden dazu eingeladen, im Roadmap-Forum aktiv über gewünschte Funktionen abzustimmen. Capterra-Rezensenten zufolge wird das Nutzerfeedback schnell beantwortet und in die Roadmap integriert.

Nachteile: Einige der Begrifflichkeiten in Streamtime könnten für manche verwirrend sein, beispielsweise wenn es um Time Tracking und Timesheets geht. Streamtime bietet keine automatische Zeiterfassung mit integriertem Timer und auch keine herkömmlichen Stundenzettel. Stattdessen werden die Aufgaben mit einer geschätzten Zeit versehen und können manuell an die tatsächliche Arbeitszeit angepasst werden. Sobald man Elemente von „To Do“ nach „Done“ zieht, wird die tatsächliche Zeit gespeichert. Man kann einen Bericht erstellen, der einem Stundenzettel entspricht, indem man die Filter entsprechend anpasst oder den vordefinierten Bericht „My time this week“ im „Favorites“-Tab nutzt.

Upgrade-Kosten: 14 € pro Nutzer und Monat (Standard); 18 € pro Nutzer und Monat (Standard+); 28 € pro Nutzer und Monat (Premium).

Mobile Apps: iOS

Am besten geeignet für:

Freelancer und kleine Kreativteams, die bis zu fünf Aufträge gleichzeitig bearbeiten und Kundenangebote und Rechnungen erstellen müssen.

Trello: Schlichtes und einfach zu nutzendes Kanban-Board

Trello ermöglicht das Erstellen und Nachverfolgen von Aufgaben mithilfe von Kanban-Boards. Über digitale Karten lassen sich Projektmitgliedern Aufgaben zuweisen. Sie können Kommentare hinzufügen, Dateien anhängen, Fälligkeitsdaten festlegen und vieles mehr.

In der Gratisversion können unbegrenzt viele Boards erstellt werden, doch nur die Bezahlversionen bieten die Möglichkeit, Dateien von mehr als 10 MB anzuhängen, den Zugriff auf Projekte zu kontrollieren und erweiterte Integrationen mit Tools wie Jira, Bitbucket, Slack oder Salesforce zu nutzen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Trello
Karten in einem Kanban-Board in Trello (Quelle)

Vorteile: Mit Trello-Boards lassen sich Aufgaben auf optisch ansprechende Weise verfolgen, ähnlich wie Haftnotizen auf einem Whiteboard. Auch wenn das Tool zunächst fürs einfache Projektmanagement gedacht war, entwickelte es sich nach der Übernahme durch Atlassian Anfang 2017 zu einer skalierbaren Lösung für Unternehmen mit wachsenden Anforderungen. Bei Bedarf ist für größere Unternehmen auch der Umstieg auf erweiterte Projektmanagementlösungen wie Jira kein Problem. Trello ist auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Mit Trello lassen sich zwar die Aufgaben für eine kleine Zahl an Projekten wunderbar überblicken, aber Unternehmen mit vielen gleichzeitig laufenden Projekten werden Probleme damit haben, schnell alle aktuellen Aufgaben zu erfassen. Auch Funktionen wie Gantt-Diagramme für eine umfassende Projektplanung, eine Zeiterfassung für Mitarbeiter oder integrierte Buchhaltungssysteme fehlen.

Upgrade-Kosten: Ab 9,99 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Teams auf der Suche nach einem schlichten Projektmanagement-Tool.

Wrike: Starke Sicherheit für sehr kleine Teams

Wrike bietet Kanban-Boards, interaktive Gantt-Diagramme und zahlreiche weitere Funktionen, um Aufgaben zu organisieren und im Team zusammenzuarbeiten. Wer etwas zwischen einem umfangreichen Aufgabenverwaltungstool und einer unkomplizierteren Projektmanagementlösung sucht und dabei Wert auf Sicherheit legt, ist mit Wrike gut bedient.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Wrike
Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

Vorteile: In der Gratisversion können unbegrenzt viele Projekte erstellt werden und es stehen 2 GB Speicherplatz zur Verfügung, was das Tool zu einer guten Option für Einzelpersonen oder Zwei-Personen-Teams macht.

Die Apps sind allgemein beliebt: Allein bei Google Play hat die Wrike-App eine Bewertung von 4,3 von 5 Sternen (bei über 5.000 Bewertungen). Workspace-Daten und Anhänge sind standardmäßig verschlüsselt und eine weitere Verschlüsselungsebene lässt sich hinzufügen. Es ist möglich, Konten auf Wrikes Rechenzentrum in Europa migrieren zu lassen.

Insbesondere in den kostenpflichtigen Versionen ist Wrike ein außergewöhnliches Tool: Es ist schlank, intuitiv und bietet zahlreiche Funktionen, die auch Endnutzer mit wenig Erfahrung im Projektmanagement nicht überfordern. Außerdem ist es auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Die Gratisversion von Wrike ist leider relativ eingeschränkt und nur für sehr kleine Teams interessant. Sie ermöglicht nur bis zu 5 Nutzer, die sich 2 GB Speicherplatz teilen müssen. Dass Dateien von einer Größe von bis zu 500 MB hochgeladen werden können, wird somit eher hinderlich. Kreative Agenturen mit großen digitalen Ressourcen – eine zentrale Zielgruppe von Wrike – haben daher nicht viel von der Gratisversion. Für größere Unternehmen ist sie ohnehin nur zum Testen interessant.

Upgrade-Kosten: $ 9,80 pro Nutzer und Monat, in Gruppen von 5, 10 oder 15 Nutzern verfügbar (jährliche Abrechnung).

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen oder Teams von bis zu fünf Personen.

Open-Source-Projektmanagementsoftware

GanttProject: Etabliertes Projektplanungstool

Das 2003 entwickelte Tool GanttProject gehört zu den etablierteren Lösungen auf unserer Liste. Es hat in den letzten 15 Jahren viele Versionsveröffentlichungen durchlaufen und wurde zuletzt im August 2018 aktualisiert (GanttProject 2.8.9).

GanttProject kann beim Anbieter oder über ein Code Repository wie GitHub oder SourceForge heruntergeladen werden.

Es ist ideal für kleine Unternehmen, die Projektplanungs-, Ressourcen- und Aufgabenverwaltungsfunktionen benötigen und über ein IT-Team verfügen, das sich um die Implementierung kümmern und Probleme beheben kann.

GanttProject ist in Java geschrieben (Java RunTime ist erforderlich) und mit den Betriebssystemen Windows, OSX und Linux kompatibel.

Das Tool bietet Funktionen für Aufgaben- und Ressourcenmanagement sowie Projektplanung und hilft mit Gantt- und PERT-Diagrammen. Die Nutzer können Daten als CSV-Dateien exportieren und zusammenfassende PDF-Berichte erstellen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools GanttProject
Gantt-Diagramm in GanttProject (Quelle)

Vorteile: Die Software ist ziemlich umfassend. Weil sie kostenlos ist, geht der Anbieter auch offen damit um, was sie kann und was nicht. In den FAQ wird beispielsweise klargestellt, dass GanttProject keinen Ressourcenabgleich durchführen kann. Diese offene Kommunikation über die Möglichkeiten und Grenzen des Produkts zeigt, wie wichtig es den Entwicklern ist, den Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden.

Zusätzlich zu den FAQs werden diverse Support-Ressourcen angeboten, beispielsweise von Nutzern erstellte Video-Tutorials und ein Support-Forum.

Nachteile: Es ist nicht möglich, die Aufgabendauer in Stunden statt in Tagen zu messen. Diesen Nachteil gibt es auch bei anderen Projektmanagement-Tools, aber für Teams mit kleineren Projekten, bei denen einzelne Aufgaben eher weniger Zeit in Anspruch nehmen, kann das sehr unpraktisch sein.

Upgrade-Kosten: N/A

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine und mittlere Unternehmen, die größere Projekte planen und über IT-Personal verfügen, das sich um Hosting, Serverwartung und Software-Updates kümmern kann.

OpenProject: Robuste Projektmanagement-Lösung

OpenProject ist eine leistungsstarke Projektmanagementlösung, die in Ruby on Rails geschrieben und mit Linux-Betriebssystemen kompatibel ist.

Zu den Gratisfunktionen gehören Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Zusammenarbeit im Team, Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, Budgetverwaltung und Berichterstellung. Auch das agile Projektmanagement wird unterstützt und es gibt Taskboards, Backlogs, Bug-Tracking und Roadmap-Funktionen.

Wer OpenProject in der Cloud oder als Unternehmen nutzen möchte, benötigt dafür eine kostenpflichtige Lizenz. Die Bezahlversionen bieten zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten, Sicherheitsfunktionen und Support.

OpenProject wurde 2012 veröffentlicht und bringt mindestens einmal im Monat eine neue Version raus.

Die Software kann direkt beim Anbieter heruntergeladen oder erworben oder über ein Code Repository wie GitHub oder SourceForge heruntergeladen werden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools OpenProject
Sprint-Übersicht in OpenProject (Quelle)

Vorteile: Die Gratisversion von OpenProject umfasst sämtliche Projektmanagementfunktionen.

Auch das Upgrade auf OpenProject Cloud oder Enterprise ist bezahlbar und bietet zusätzliche Anpassungsoptionen, Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und professionellen Support.

Nachteile: Die OpenProject-Community bietet abgesehen von den Nutzerhandbüchern nur minimalen Support. Wie bei jeder selbst installierten Desktop-Lösung muss man zudem entweder technisch versiert genug sein, um Probleme selbst zu beheben, oder über IT-Personal verfügen, das die Installation und Systemwartung übernehmen kann.

Zudem wird Windows nicht unterstützt und man muss eine Entwicklungsumgebung einrichten, um OpenProject auf OSX ausführen zu können. Auch wenn Linux das bevorzugte Betriebssystem vieler Entwickler ist, wird Windows zweifelsohne häufiger genutzt. Die fehlende Windows-Version kann somit für viele Unternehmen problematisch sein.

Upgrade-Kosten: 4,95 € pro Nutzer und Monat für OpenProject Cloud (Minimum 5 Nutzer); 5,95 € pro Nutzer und Monat für OpenProject Enterprise (Minimum 20 Nutzer). Fixpreis ab 200 Nutzern.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Etablierte kleine Unternehmen, die eine starke Projektmanagementlösung suchen und technisch versiertes IT-Personal haben, das mit Linux OS vertraut ist und Hosting, Software-Updates und Serverwartung übernehmen kann.

OrangeScrum: Grundlegende Aufgabenverwaltung für kleine Unternehmen

Das Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tool OrangeScrum ist als kostenlose Open-Source-Desktop-App „OrangeScrum Community“ oder als kostenpflichtige cloudbasierte oder selbst gehostete Software erhältlich. OrangeScrum ist in CakePHP geschrieben und läuft unter Windows, OSX und Linux.

Zu den kostenlosen Standardfunktionen gehören die Aufgabenverwaltung mit Listen oder Kanban-Boards, Ressourcenplanung sowie Aufgaben- und Ressourcenberichte und Analysen. Premiumfunktionen kann man entweder als Add-ons für die Gratisversion erwerben oder gleich auf eine Bezahlversion upgraden. Dazu gehören Zeiterfassung, wiederkehrende Aufgaben, Gantt-Diagramme, Projektvorlagen, Kundenverwaltungsfunktionen und die Verwaltung von Benutzerrollen. Schulungen und Support beim Onboarding sind gegen Aufpreis möglich.

Die Open-Souce-Version wurde 2014 entwickelt und ist beim Anbieter und auf GitHub erhältlich.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools OrangeScrum
Benachrichtigungen auf dem Nutzer-Dashboard von OrangeScrum (Quelle)

Vorteile: Ein globales Forum und die Online-Dokumentation bieten OrangeScrum-Nutzern Hilfe bei der Lösung von Problemen. Außerdem sind ein Installationsleitfaden sowie Support per E-Mail, Telefon und Skype verfügbar. Capterra-Rezensenten verleihen dem Kundenservice durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen.

Nachteile: Die Informationen zu den unterschiedlichen OrangeScrum-Versionen können erst mal verwirrend sein, da die Open-Source-Version und die Bezahlversionen den gleichen Namen tragen. Wenn man auf Google nach „OrangeScrum“ sucht, findet man „orangescrum.com“ (die kostenpflichtigen Versionen) und „orangescrum.org“ (die Open-Source-Version) und es wird nicht gleich klar, dass es sich um dasselbe Produkt handelt.

Außerdem ist nicht deutlich ersichtlich, welche Funktionen kostenlos und welche nur als Add-on verfügbar sind. So wird auf orangescrum.org unter „Features“ als Erstes „Time Tracking“ angezeigt, die Zeiterfassung ist jedoch eine Premium-Funktion, für die bezahlt werden muss.

In dieser Vergleichstabelle werden die Unterschiede zwischen den Versionen deutlich.

Upgrade-Kosten: Für die cloudbasierte Version: 9 $ für 10 Nutzer pro Monat (Startup), 29 $ für 20 Nutzer pro Monat (Basic), 49 $ für 35 Nutzer pro Monat (Standard), 89 $ für 60 Nutzer pro Monat (Professional), 109 $ für unbegrenzt viele Nutzer pro Monat (Corporate).

Die selbst gehostete Version wird in ähnlichen Paketen verkauft, beginnend mit einer Einmalzahlung von 259 $ für 10 Nutzer (ohne Gebühren für Wartung und Support), 969 $ für 50 Nutzer, 1789 $ für 100 Nutzer und 4999 $ für unbegrenzt viele Nutzer.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine selbst gehostete Aufgabenverwaltungslösung suchen, die sie an ihre Bedürfnisse anpassen können und die über ein eigenes IT-Team verfügen, das Hosting, Software-Updates und Serverwartung übernehmen kann.

ProjectLibre: Open-Source-Tool für Gantt-Diagramme

ProjectLibre ist ein beliebtes Open-Source-Projektmanagement-Tool und wurde bereits über drei Millionen Mal heruntergeladen. Gantt-Diagramme helfen dabei, Aufgaben zu erstellen und gleichzeitig kritische Pfade in einem zentralen Dashboard zu visualisieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools ProjectLibre
ProjectLibre in Aktion (Quelle)

Vorteile: Capterra-Rezensenten geben ProjectLibre durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören neben den Gantt-Diagrammen zur Visualisierung von Aufgabenabhängigkeiten auch Tabellenkalkulationen zum Berechnen von Projektkosten und Überblicken der Ressourcenverfügbarkeit.

Laut Capterra-Nutzern ist das Tool außerdem mit Microsoft Project kompatibel, sodass Gantt-Diagramme und Dateien migriert werden können.

Nachteile: Wer mit Microsoft Project und ähnlichen Tools nicht vertraut ist, wird die Nutzeroberfläche möglicherweise wenig ansprechend finden.

Auch der Support ist etwas schwer zu finden: Es gibt ein altes, 35-seitiges Google-Dokument von 2014 mit einem Nutzerleitfaden und ein mäßig aktives Nutzerforum. Das bedeutet: Wer mit ProjectLibre Probleme bekommt, hat möglicherweise keine andere Wahl, als es selbst irgendwie auf die Reihe zu kriegen.

ProjectLibre ist mit OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Project 2003, 2007 und 2010 kompatibel, wurde aber noch nicht für neuere Versionen von Microsoft Project aktualisiert.

Upgrade-Kosten: Bisher gibt es ProjectLibre nur als kostenlose Version. Eine kostenpflichtige Cloud-Version ist derzeit in Entwicklung und soll bald veröffentlicht werden.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Nutzer auf der Suche nach einem kostenlosen Open-Source-Tool für Gantt-Diagramme.

ProjeQtOr: Open-Source-Projektmanagement-System mit umfangreichen Funktionen

Das 2009 vom französischen Entwickler Pascal Bernard veröffentlichte Open-Source-Tool ProjeQtOr wurde im Laufe der Jahre von Dutzenden Mitwirkenden aktiv weiterentwickelt und zu einem umfassenden Projektmanagementsystem mit einer schwindelerregenden Zahl von Funktionen ausgebaut, darunter Portfoliomanagement, Bug-Tracking, Risikomanagement und Budgetmanagement.

In einer Online-Demo kann man alles ausprobieren. Neben den fest installierten Versionen ist das Programm auch direkt im Browser nutzbar.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools projeqtor
Die Nutzeroberfläche von ProjeQtOr (Quelle)

Vorteile: ProjeQtOr ist völlig kostenlos. Der Entwickler verdient mit dem Projekt Geld, indem er kostenpflichtig das Hosting des Systems, Premium-Support (Basis-Support ist über das Community-Forum verfügbar), professionelle Schulungen und die Entwicklung kundenspezifischer Funktionen anbietet. Außerdem können Nutzer im Forum Feature-Requests stellen und den Prozess durch „Sponsoring“ der Anfrage beschleunigen.

Das System wird regelmäßig aktualisiert: Mehrmals im Monat erscheinen neue Patches und etwa alle zwei Monate wird ein größeres Update mit neuen Funktionen und Bugfixes veröffentlicht. Auch das Community-Forum ist sehr aktiv. Bernard (im Forum „babynus“ genannt) hat an dem Tag, an dem wir es besucht haben, ganze zehn Themen im Forum beantwortet.

Nachteile: Der obige Screenshot zeigt: Bei ProjeQtOr ist viel los. Für neue Nutzer kann das schnell überwältigend sein und auch auf der Website heißt es: „ProjeQtOr kann auf den ersten Blick einschüchternd wirken. Nach der Installation sind so viele Menüsymbole verfügbar, dass es erst mal extrem komplex scheint.“

Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass nicht benötigte Schaltflächen deaktiviert werden können.

Upgrade-Kosten: Das Tool ist völlig kostenlos, außer man möchte den oben erwähnten kostenpflichtigen Support nutzen.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Nutzer auf der Suche nach einem Projektmanagementsystem mit zahlreichen Funktionen, die keinen Wert auf eine schlanke Benutzeroberfläche legen und wenig Support benötigen.


Unsere Methodik

Kostenlose Tools und Open-Source-Lösungen

Tools, die als Open-Source-Software in diesem Artikel aufgeführt sind, legen ihren Quellcode offen, sodass jede*r ihn begutachten, verändern und verbessern kann.

Weitere Auswahlkriterien waren:

  • Der Quellcode wurde innerhalb der letzten 12 Monate (vor Erscheinen der englischen Version dieses Artikels) aktualisiert (neue Version oder mindestens Bugfixes).
  • Die Nutzerbewertungen des Tools auf der Capterra-Website ergeben einen Durchschnitt von mindestens 3,5 von 5 Sternen.
  • Die Software unterstützt mindestens eines der Betriebssysteme Windows, Mac und Linux.

Gratis-/Freemium-Produkte

Wir haben zunächst die Produkte im Projektmanagement-Softwareverzeichnis von Capterra daraufhin untersucht, ob sie eine Gratisversion bieten und den genannten Kriterien entsprechen.

Anschließend haben wir die in Frage kommenden Produkte in Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tools eingeteilt.

Zuletzt haben wir jedes Produkt anhand von Branchen-Know-how, Markttrends und spezifischen Softwarefunktionen beurteilt.

1. Ist das Tool kostenlos bzw. entspricht es unseren Kriterien für ein kostenloses Angebot?

In diesem Artikel definieren wir Produkte als kostenlos, die …

  • eine eigenständige Gratisversion der Software anbieten
  • eine Gratisversion bieten, die keine Testversion der Software ist, bei der man nach gewisser Zeit eine kostenpflichtige Version erwerben müsste

Sobald wir ein Tool als gratis eingestuft haben, haben wir es nach den folgenden Kriterien analysiert:

  • Das Tool hat mindestens drei verifizierte Reviews auf der Capterra-Website.
  • Die Gratisversion umfasst mindestens drei unabhängige Nutzer.
  • Die App ist im Google Play Store als „sicher“ identifiziert.
  • Der Anbieter sendet in der ersten Woche nach der Registrierung nicht mehr als zehn Marketing-E-Mails.
2. Geht es um Projektmanagement- oder Aufgabenverwaltungssoftware?

Die Produkte, die die obigen Kriterien erfüllen, wurden anschließend anhand unserer Definition für Projektmanagement-Software ausgewertet:

Projektmanagement-Software hilft Organisationen, Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und im Rahmen des geplanten Projektumfangs zu verwalten und abzuschließen. Geschäftsleitung, Projektteams und Stakeholder können mit diesen Tools Projekte planen, überwachen und steuern.

Tools, auf die diese Definition passt, bieten grundlegende Projektmanagementfunktionen und passen somit in unsere Kategorie „Projektmanagementsoftware“.

Wir haben Produkte als Projektmanagement-Software eingeordnet, wenn sie alle folgenden grundlegenden Funktionen bieten:

  • Aufgabenverwaltung – Aufgaben erstellen, Fälligkeitsdaten planen und Nutzern Aufgaben zuweisen. Den Fortschritt jeder Aufgabe bis zum Abschluss nachverfolgen.
  • Funktionen für die Zusammenarbeit – Ein zentraler Arbeitsbereich, in dem mehrere Nutzer kommunizieren, sich absprechen und planen können.
  • Dokumentenverwaltung/Dateifreigabe – Dateien freigeben, an einem zentralen Ort speichern und Versions- und Änderungsverlauf nachverfolgen.
  • Projektplanung – Orientierungswerte für Projektumfang, Budget und Zeitplan festlegen. Projekte in Meilensteine und Einzelaufgaben aufteilen. Den zentralen Projektpfad darlegen und Abhängigkeiten, Hindernisse und wichtige Ressourcen identifizieren.
  • Berichte/Dashboards – Diagramme, Tabellen, Präsentationen von Daten und Aktivitäts-Streams anzeigen. Tatsächliche vs. geschätzte Zeit und aufgelaufene Kosten nachverfolgen.

Viele kleine Unternehmen brauchen lediglich eine Software für die Aufgabenverwaltung und die Zusammenarbeit in kleinen Teams. Wenn Produkte nicht unserer Projektmanagement-Software-Definition entsprachen, haben wir sie anhand unserer Definition für Aufgabenverwaltungssoftware betrachtet:

Aufgabenverwaltungssoftware hilft Einzelpersonen und Teams beim Organisieren, Verwalten und Erledigen von Aufgaben. Sie ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, den Aufgabenfortschritt nachzuverfolgen und zusammenzuarbeiten.

Wir haben Produkte als Aufgabenverwaltungssoftware eingeordnet, wenn sie alle folgenden grundlegenden Funktionen bieten:

  • Aufgabenerstellung – Aufgaben erstellen, Nutzern zuweisen und Deadlines festlegen. Aufgabenbeschreibungen hinzufügen und jede Aufgabe einem Projekt zuordnen.
  • Nachverfolgen des Aufgabenfortschritts – Aufgabenverlauf und Bearbeitungsfortschritt anzeigen.
  • Zusammenarbeit – Aufgaben kommentieren und Dateianhänge hinzufügen.
  • Aufgabenspezialisierung zuweisen – Etiketten/Tags zu Aufgaben hinzufügen, Status anzeigen, Prioritäten zuweisen.
  • Benachrichtigungen – Für verschiedene Tätigkeiten Benachrichtigungen per E-Mail oder in der App sowie standortbasierte Erinnerungen einrichten.
  • Aufgaben verschieben/bearbeiten – Aufgaben per Drag and Drop verschieben oder Status und Bezeichnung ändern.
3. Abschließende Bewertung

Zum Schluss haben wir die verbleibenden Produkte im Hinblick auf heutige Geschäftsanforderungen und Projektmanagement-Trends anhand von sieben weiteren Faktoren untersucht:

 

  • Integrierte Funktionen – Der in den Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungsdefinitionen festgelegte Funktionsumfang.
  • Mobile Nutzbarkeit – Verfügbarkeit für alle Gerätetypen (IOS, Android und Windows); Gesamtbewertung in den App Stores.
  • Kundendienst – Produktinterne Unterstützung (Hilfethemen, FAQ, Communities), Support per E-Mail oder SMS, Verfügbarkeit (rund um die Uhr, zeitlich beschränkt, nur in den USA oder global)
  • Sicherheit – ISO/IEC 27001-Qualifizierung, HIPAA, SP 800-53 und/oder DIACAP Level 2, AES, TLS/SSL und 2FA.
  • API – Verfügbarkeit, Abwärtskompatibilität
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Marketing

Wir gaben den Produkten eine relative Bewertung von 0–10 Punkten und wählten anschließend die Gewinner aus, die hier in alphabetischer Reihenfolge vorgestellt werden.

An dieser Untersuchung waren auch Anthony Bradley, Rachel Burger und Laura Clymer beteiligt.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen. Eine umfassende Liste mit Aufgabenverwaltungssoftware findest du hier.

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