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5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Veröffentlicht am 4.4.2020 von Agnes Teh Stubbs und Ines Bahr

2020 wird als das Jahr im Gedächtnis bleiben, in dem Online-Meetings zum Standard wurden. Die COVID-19-Pandemie bringt große Einschränkungen für unser Arbeits- und Alltagsleben mit sich und Unternehmen verlegen Zusammenkünfte in die virtuelle Welt, um weiterarbeiten zu können.

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Gut durchgeführte Online-Meetings bieten geografisch verteilten Teams eine tolle Möglichkeit, sich auszutauschen, Probleme zu lösen und gemeinsam Dinge erledigt zu kriegen. Ineffiziente und schlecht geplante Meetings werden allerdings schnell zur Zeitverschwendung und rauben den Angestellten ihre Produktivität und Motivation.

Führungskräfte müssen die speziellen Herausforderungen der virtuellen Kommunikation im Blick behalten, um bei jedem Meeting das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Die folgenden Best Practices bieten eine gute Grundlage für erfolgreiche Online-Meetings.

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Tipp Nr. 1: Einen Plan festlegen

Dieser Grundsatz gilt für sämtliche Meetings, doch wenn die Teilnehmenden sich von den unterschiedlichsten Orten aus einwählen, ist er besonders wichtig.

Lege für jedes virtuelle Meeting im Voraus einen Zeitplan fest, damit alle wissen, was sie erwarten und wie sie sich beteiligen können. Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

  • Teile den Zeitablauf im Vorhinein mit: Schicke den Teilnehmenden rechtzeitig vor dem Meeting eine Übersicht über den zeitlichen Ablauf, damit sie sich gut vorbereiten können. Informiere in der E-Mail-Einladung über wichtige Gesprächspunkte und schicke eventuelle relevante Dokumente, Dateien oder Untersuchungsergebnisse mit, auf die du dich während des Meetings beziehen wirst.
  • Gib den Teilnehmenden die Möglichkeit, verwendete Dokumente vor dem Meeting einzusehen und zu kommentieren (falls anwendbar): Gib allen die gleiche Möglichkeit, zum Meeting beizutragen. Dafür können Dokumentenmanagement-Tools wie Google Drive sehr nützlich sein. Ob Präsentationen, Videos oder Jahresberichte: Du kannst beliebige Dokumente über Filesharing-Tools wie Dropbox oder Box bereitstellen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
  • Schaffe klare Erwartungen zum Ablauf und Management des Meetings: Stell sicher, dass alle Teilnehmenden genau wissen, wie das virtuelle Meeting abläuft und was von ihnen erwartet wird. Sollen beispielsweise alle ihre Mikrofone auf stumm schalten, während andere sprechen? Wird eine Diskussion gewünscht oder wird das Meeting hauptsächlich von der Person geleitet, die es moderiert?

Tipp Nr. 2: Im Voraus planen

Wenn Teammitglieder unterschiedliche Tagesabläufe haben oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann es schwierig sein, geeignete Zeitpunkte für Besprechungen zu finden. Die folgenden Empfehlungen sollen dabei helfen, die Zeitplanung zu erleichtern:

  • Wähle Zeiträume, die für alle Zeitzonen passend sind: Wenn du beispielsweise Teammitglieder aus München und Austin (Texas) erwartest, ist 16 Uhr deutscher Zeit eine gute Option – dann ist es in Austin 9 Uhr morgens.
  • Nutze Tools, die dir helfen, einen passenden Zeitraum zu finden: Schnell wird es chaotisch, wenn abgeglichen werden muss, wer denn nun wann verfügbar ist. Damit dich die unterschiedlichen Zeitzonen nicht zu sehr verwirren, empfiehlt sich die Nutzung von Terminfindungssoftware, die die Zeitzonen aller Beteiligten automatisch erkennen kann.
  • Meetings im Voraus planen: Je früher die Teilnehmenden von Meetings erfahren, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie keine Terminkonflikte haben. Wenn du dennoch einmal in der letzten Minute ein Meeting einberufen musst, überprüfe, ob alle Teilnehmenden freie Zeiträume haben.

Tipp Nr. 3: Regeln für Online-Meetings festlegen

Durchdachte Regeln für die Vorbereitung und den Umgang miteinander tragen viel zu problemlosen und produktiven Online-Meetings bei. Die folgenden Grundsätze helfen Organisator*innen und Teilnehmer*innen, für reibungslose Abläufe und eine gute Atmosphäre zu sorgen:

  • Teste alle Technologien vor dem Meeting: Probiere unbedingt im Voraus aus, ob alle benötigten Geräte, Tools und Verbindungen funktionieren. Dazu gehören Audio und Video, die Internetverbindung und die Bildschirmfreigabefunktionen. Stelle nach Möglichkeit schon zehn Minuten vor Beginn des Meetings die Verbindung her.
  • Seht euch per Video von Angesicht zu Angesicht: Sorge dafür, dass alle Beteiligten einander per Video sehen können. Körpersprache, Mimik und Gestik machen – genau wie der Tonfall –bei der Kommunikation eine ganze Menge aus. Einander zu sehen, und sei es nur per Video, macht Gespräche gleich sehr viel persönlicher als nur eine körperlose Stimme am Telefon zu hören und hilft dabei, Beziehungen aufzubauen. Außerdem können Missverständnisse vermieden werden und die Kommunikation wird einfacher: Körpersprachliche Hinweise helfen beispielsweise zu erkennen, ob jemand zu Ende gesprochen hat oder nur eine Pause macht.
  • Alle Ablenkungen ausschalten: Selbst bei im Büro stattfindenden Meetings oder Präsentationen schauen nicht wenige Anwesende zwischendurch auf ihr Smartphone oder beantworten E-Mails – und wenn keine anderen Personen im Raum sind, die einem tadelnde Blicke zuwerfen, ist die Versuchung natürlich noch größer. Bitte die Teilnehmenden, den anderen ihre ganze Aufmerksamkeit zu widmen und Ablenkungen wie Benachrichtigungen durch E-Mails und Textnachrichten während des Meetings zu deaktivieren.

Tipp Nr. 4: Die Teilnehmenden motiviert halten

Die ganze Planung nützt wenig, wenn das Publikum innerlich abwesend ist. Ein paar einfache Maßnahmen können viel dazu beitragen, alle motiviert zu halten:

  • Schaffe Raum für zwanglose Gespräche: Vor allem zu Beginn eines Meetings kommt es oft automatisch zu Smalltalk. Unterbrich ihn nicht zu schnell: Schließlich haben die Remote-Teams so eine Gelegenheit, eine Verbindung auf persönlicher Ebene zu schaffen, bevor es an die Arbeit geht – genau wie sie es auch bei Treffen vor Ort tun würden.
  • Fördere mit verschiedenen Methoden die aktive Beteiligung: Ermutige alle dazu, sich aktiv zu beteiligen und so zu handeln, als würden sie bei einem Präsenzmeeting gerade selbst vorne stehen. Gib ihnen beispielsweise die Gelegenheit, ausreichend früh vor Beginn des Meetings Fragen einzureichen. Bei Bedarf kannst du auch Umfragen einbinden oder dazu aufrufen, per Live-Chat weitere Fragen zu stellen.
  • Stell häufig Fragen: Stell beim Meeting immer wieder Fragen an die Zuhörerschaft, um sicherzugehen, dass alle dir folgen können, und ihnen Gelegenheiten zu bieten, sich selbst zu äußern. Statt offener Fragen solltest du deine Fragen präzise formulieren: Auf die Frage „Was denkt ihr über dieses Tool?“ bekommst du wahrscheinlich weniger konstruktive Antworten als auf die Frage „Denkt ihr, dieses Tool könnte unsere Produktivität steigern?“.

Tipp Nr. 5: Die Nachbereitung nicht vernachlässigen

Wie auch bei Meetings im Büro kann die anschließende Diskussion in der Kantine genauso aufschlussreich sein wie die Sitzung selbst. Sorge für eine klare Kommunikation ohne Verwirrung oder Missverständnisse:

  • Schließe das Meeting mit einer Gelegenheit für Austausch und Smalltalk: Frage die Teilnehmenden etwa fünf bis zehn Minuten vor Ende des Meetings, ob sie noch Fragen oder Anliegen haben. An dieser Stelle haben sie die Gelegenheit, auch eventuelle Vorbehalte oder Zweifel zu äußern. Fasse das Gesagte zusammen und besprich es im Anschluss mit deinem Team: Sinnvoll ist beispielsweise eine Follow-up-E-Mail, die zusammenfasst, was im Meeting besprochen wurde, welche Entscheidungen gefallen sind und welche Handlungen als Nächstes vom Team verlangt werden.
  • Überlege, wie das Meeting hätte besser sein können: Betrachte dich selbst kritisch. Was hat funktioniert? Was ist zu kurz gekommen? Insbesondere bei weniger formellen Meetings müssen nicht alle genannten Prinzipien angewendet werden, doch es lohnt sich immer, sich die Zeit zu nehmen, anderen zuzuhören, Feedback zu berücksichtigen und Vorgehensweisen zu überdenken. So wird das nächste Meeting noch erfolgreicher.

Die richtige Software für dein Online-Meeting

Ob für Webkonferenzen oder das Projektmanagement: Es gibt eine breite Auswahl an Softwaretools, die zu produktiven und effizienten virtuellen Meetings beitragen.

Jetzt gilt es nur noch herauszufinden, welche Tools für dein Team am besten passen. Stell dir bei der Auswahl folgende Fragen:

  • Was sind die wichtigsten Funktionen, die du für virtuelle Meetings brauchst? Müssen beispielsweise alle Beteiligten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten? Dann ist Google Docs eine gute Lösung. Sollen die Teammitglieder eine Präsentation in Echtzeit verfolgen? Dann brauchst du Software für die Bildschirmfreigabe.
  • Was ist die durchschnittliche Teilnehmerzahl deiner virtuellen Meetings? Für Videogespräche zu zweit brauchst du eventuell ganz andere Software als für Meetings mit 15 Angestellten oder mehr. Stell sicher, dass die von dir gewählte Webkonferenz- oder Meeting-Software die nötige Flexibilität bietet.

Was ist deine Strategie für Online-Meetings?

Erzähl uns, wie du vorgehst! Hast du bewährte Tipps für erfolgreiche virtuelle Besprechungen? Wie gelingt es dir am besten, Teilnehmende in verschiedenen Räumen oder auf unterschiedlichen Kontinenten in Verbindung zu bringen? Erzähl es in den Kommentaren!

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