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Terminplanungssysteme

Ein Terminplanungssystem (deutsch für appointment software) optimiert den Prozess zur Terminplanung von Kunden, Patienten und Meetings. Terminplaner Software fördert die Effizienz, indem Doppelbuchungen beseitigt und wiederkehrende Termine automatisiert werden. Mit solchen Terminbuchungstools können Mitarbeiter außerdem in Echtzeit auf ihre Zeitpläne und die ihrer Kollegen zugreifen, Änderungen am System direkt von der Planungsoberfläche aus vornehmen und Kunden die passendsten Terminvorschläge nennen. Terminplanungssysteme enthalten häufig Erinnerungswerkzeuge, die dazu beitragen, die rechtzeitige Teilnahme an geplanten Besprechungen und Terminen sicherzustellen. Terminplanung Software ist mit Dienstplan Software & Schichtplaner, Terminplanern für Arztpraxen und Reservierungssoftware verbunden.

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Yolawo

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Yolawo ist ein Buchungssystem für Kurse aller Art, mit dem du deine Angebote digital verwalten und bis zu 70 % Aufwand sparen kannst. Erfahre mehr über Yolawo
Yolawo ist ein nutzerfreundliches Buchungssystem für Kurse, Events und Seminare. Es ermöglicht dir, ohne IT-Kenntnisse eine Buchungsseite zu erstellen. Teilnehmer können nicht nur Informationen über deine Angebote erhalten, sondern auch direkt buchen und bezahlen. Die gesamte Verwaltung kann digital erfolgen und bis zu 70 % Zeit sparen – sei es für die Kommunikation mit Teilnehmern, die Verwaltung von Anmeldungen, Terminanpassungen oder die Kontrolle der Anwesenheit vor Ort. Yolawo bietet Lösungen für all das und mehr! Erfahre mehr über Yolawo

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Fresha ist eine Terminbuchungssoftware, die ohne Abonnement erhältlich ist. Erfahre mehr über Fresha
Fresha ist eine Terminbuchungssoftware, die ohne Abonnement erhältlich ist. Fresha wird von mehr als 50.000 Unternehmen mit mehr als 150.000 Fachleuten genutzt, die mehr als 20 Millionen Termine pro Monat buchen. Fresha ist eine einfache, flexible und leistungsstarke Buchungssoftware für dein Unternehmen, die ohne Abonnement erhältlich ist. Fresha verfügt über alle erweiterten Funktionen, die du zur Führung deines Unternehmens benötigst. Kostenlose Testversion verfügbar. Erfahre mehr über Fresha

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Timum

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timum ist eine in der Immobilienwirtschaft genutzte SaaS-Lösung zur Automatisierung von Buchungen und dem Koordinieren von Terminen. Erfahre mehr über Timum
timum ist eine SaaS-Lösung für automatisierte Buchungen und zur Koordination von Terminen. Das Ziel der Software ist das Optimieren des Terminmanagements, um eine höhere Effizienz zu ermöglichen. timum findet in der Immobilienbranche Verwendung und bietet unterschiedliche Funktionen wie automatische E-Mail-Erinnerungen, eine Online-Terminbuchung und einen konfigurierbaren Kalender. Letzterer bildet das Kernelement, da er Vorgänge mehrerer Ressourcen in einer Übersicht darstellt. Erfahre mehr über Timum

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Zoom vereint Cloud-Videokonferenzen, einfache Online-Meetings und Gruppennachrichten auf einer benutzerfreundlichen Plattform.
Zoom vereint Cloud-Videokonferenzen, einfache Online-Meetings und Gruppennachrichten auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Die Lösung bietet die besten Video-, Audio- und Screen-Sharing-Funktionen für Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, Zoom Rooms und H.323-/SIP-Raumsysteme. Zoom wurde 2011 von erfahrenen Führungskräften und Ingenieuren von Cisco und WebEx gegründet. Erfahre mehr über Zoom Workplace

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Wix Bookings ist eine führende Online-Planungsplattform, die von Millionen von Geschäftsinhabern genutzt wird.
Wix bietet eine All-in-one Online-Planungssoftware für serviceorientierte Unternehmen. Wix Bookings enthält eine vollständige Tool-Suite und Funktionen, die Geschäftsinhaber bei allen Prozessen unterstützen, von der Gründung eines Unternehmens bis zur Skalierung für mehr Wachstum. Unternehmen, die sich für Wix Bookings entscheiden, erhalten alle branchenführenden Tools, die sie benötigen, um ein Unternehmen zu verwalten und auszubauen. online. Erfahre mehr über Wix

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Self-Service-Planung, damit du Zeit für den Rest deiner To-do-Liste sparen kannst.
Der persönliche Assistent für deinen Zeitplan, der rund um die Uhr im Hintergrund arbeitet, um deinen Kalender zu verwalten und dich zu entlasten. Sobald ein Kunde eine Buchung mit dir abschließt, sendet Acuity automatisch personalisierte Buchungsbestätigungen mit Branding sowie SMS-Erinnerungen und bietet dem Kunden Möglichkeiten zur Umbuchung und Zahlungsabwicklung, sodass der Alltag selbst mit zunehmendem Geschäftswachstum reibungsloser abläuft. Du musst lediglich ein paar Bestätigungen geben. Erfahre mehr über Acuity Scheduling

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Die Anwendung hilft dir bei der Planung von Meetings ohne das Hin und Her mit E-Mails.
Das leistungsstarke und dennoch einfache, automatisierte Planungstool Calendly ermöglicht dir, dich mit anderen zu verbinden, um mehr zu erreichen. Millionen Nutzer profitieren von angenehmer Terminplanung, mehr Zeit für das Erreichen der obersten Prioritäten und der Flexibilität, um individuelle Nutzer und große Teams gleichermaßen unterzubringen. Calendly arbeitet mit Kalendern von Google, Office 365 und Outlook und Anwendungen wie Salesforce, Stripe, GoToMeeting und Zapier für eine nahtlose Nutzererfahrung. Erfahre mehr über Calendly

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Verwende die Salon-Software und Apps von Vagaro, um gebucht zu werden, Zahlungen abzuwickeln, Mahnungen zu versenden und dein Unternehmen zu vermarkten. Startpreis: 25 $/Monat.
Steigere die Produktivität und verschaffe dir freie Zeit mit Vagaro. Plane Termine vom Desktop aus oder verwende die Vagaro-Pro-App, um Kund*innen unterwegs zu verwalten. Lass dich über den softwareeigenen Beauty-Marktplatz, deine eigene Buchungsseite, Facebook, Yelp, Instagram oder über deine eigene Website mit dem softwareeigenen Buchungs-Widget buchen. Versende automatisierte Erinnerungen und E-Mails. Verwalte Pakete. Wickle Zahlungen sicher ab. Vagaro Pro ist die am häufigsten heruntergeladene/bewertete Apple- und Android-App. Die Preise starten bei 25 $ pro Monat. Melde dich für eine einmonatige kostenlose Testversion an. Erfahre mehr über Vagaro

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Terminplanungslösung, die Unternehmen bei der Erstellung von gemeinsam nutzbaren Kalendern mit geplanten Events oder Meetings und Konferenzraumdetails unterstützt.
Terminplanungslösung, die Unternehmen bei der Erstellung von gemeinsam nutzbaren Kalendern mit geplanten Events oder Meetings und Konferenzraumdetails unterstützt. Erfahre mehr über Google Calendar

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Vereinfache die Terminplanung und automatisiere Erinnerungen mit der Fitness- und Beauty-Software MINDBODY und optimiere das Business-Management.
Die MINDBODY Salon-Software wurde entwickelt, um dir zu helfen, deinen Salon zu verwalten und zu erweitern, von der Rezeption bis zum Stuhl und überall dazwischen. Mit einem leistungsstarken Toolset kannst du Termine planen, Zahlungen sicher abwickeln, Erfolge verfolgen, Stylistenpläne verwalten und mit automatischen Terminerinnerungen verhindern. Darüber hinaus wird eine fortschrittliche Suite mit integrierten Marketingfunktionen neue Kunden anziehen und bestehende Kunden ansprechen. Genieße mehr Zeit, um dich auf das zu konzentrieren, was du liebst. Fordere noch heute eine kostenlose Demoversion an. Erfahre mehr über Mindbody

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Online-Personal-Training-Software, mit der Personal Trainer Trainings- und Ernährungspläne für ihre Kunden erstellen und verfolgen können. 30 Tage kostenlos testen
My PT Hub ist eine Online-Web-Anwendung und mobile App, mit der Personal Trainer, Coaches und Fitnessstudio-Besitzer ihre Kunden verwalten können, indem sie anpassbare Trainings- und Ernährungsprogramme erstellen und gleichzeitig ihre Fortschritte und Erfolge verfolgen können. Spare heute Hunderte, und während du wächst, Tausende. My PT Hub ersetzt die Notwendigkeit von vier bis fünf Apps, da sich alles an einem Ort befindet. Außerdem wird dir kein Zuschlag berechnet, wenn dein Unternehmen wächst. Probiere es mit einem kostenlosen 30-Tage-Test aus. Erfahre mehr über My PT Hub

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All-in-one-Außendienstmanagement-App mit umfassenden Funktionen zum Ausführen und Erweitern von Vorgängen jeder Größe. Fakturierung, Zahlungen und mehr!
Housecall Pro ist eine cloudbasierte Terminplanungs-App für Serviceprofis, mit der Geschäftsprozesse und Workflows automatisiert werden können. Die branchenführende App ist eine All-in-one-Business-Management-Lösung, mit der Serviceprofis ihr gesamtes Unternehmen direkt von ihrem Smartphone aus verwalten und ausbauen können. Die Plattform umfasst eine breite Palette von Funktionen wie Auftragsplanung, Versand, automatische Rechnungsstellung, Kunden-SMS-Benachrichtigungen, Zahlungsabwicklung, Marketing, Online-Buchung und vieles mehr! Erfahre mehr über Housecall Pro

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Wechsle noch heute kostenlos zu SimplePractice und schließe dich mehr als 40.000 Kund*innen an, die florierende Gesundheits- und Wellnessunternehmen betreiben.
Steigere deinen Umsatz, konzentriere dich auf deine Kund*innen und überlasse SimplePractice den Rest. In nur wenigen Minuten kannst du mit der erstklassigen mobilen App vollständig papierlose Neuaufnahmen durchführen, sicher mit Kund*innen kommunizieren, automatisch bezahlt werden, kostenlose Terminerinnerungen senden und sogar dein Geschäft von unterwegs aus führen. Nutze das Kunde*innenportal, um dich außerhalb der Sitzungen zu verbinden, Versicherungen nahtlos abzurechnen und Sitzungen überall über Telehealth durchzuführen. Teste die Anwendung noch heute kostenlos und sieh dir an, warum Tausende von Kund*innen SimplePractice zur Nummer eins gewählt haben! Erfahre mehr über SimplePractice

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Hol dir alle Tools, die du zum Aufbau besserer Kundenbeziehungen online unter einem Dach benötigst.
Brevo ist Europas führender All-in-One Software-Anbieter für digitales Marketing und Sales. Nutzen Sie E-Mail Marketing, SMS, WhatsApp, Web Push, Chat, Automation oder CRM – und das alles auf einer einzigen Plattform zu fairen Preisen. So verbessern Sie im Handumdrehen Ihre Kundenbeziehungen und erreichen Ihre Zielgruppe immer zur richtigen Zeit auf dem richtigen Kanal. Und das ohne Kompromisse in Sachen Datenschutz. Denn wir sorgen dafür, dass Ihre Botschaften über unsere Server in Deutschland absolut rechtssicher und DSGVO-konform ankommen. Erfahre mehr über Brevo

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Finde einen Besprechungstermin schneller, indem du die Teilnehmer befragst und den Termin mit den meisten Stimmen auswählst.
Das Planungstool, das du tatsächlich verwenden wirst. Finde einen Besprechungstermin 2x schneller, indem du die Teilnehmer befragst und den Termin mit den meisten Stimmen auswählst. Erfahre mehr über Doodle

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Die Anwendung zur Ressourcenplanung, der die weltweit führenden Agenturen und Marken wie Vice, RGA und Buzzfeed vertrauen.
Float unterstützt Agenturen, Studios und Firmen beim Ressourcenmanagement. Seit 2012 hilft es den besten Teams der Welt, einschließlich RGA, Vice und Buzzfeed, ihren Zeitaufwand vorherzusagen. Schönes einfaches Design, blitzschnelle Technologie, Zusammenarbeit in Echtzeit. Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche von Float vereinfacht die Teamplanung. Float kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Erfahre mehr über Float

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Automatisiere deine Vertriebs- und Marketingprozesse. Sorge für Umsatzwachstum. Spare Zeit. Organisiere dich. Sieh dir jetzt die Software-Demo an!
Infusionsoft ist eine cloudbasierte Vertriebs- und Marketingplattform, der 125.000 kleine Unternehmen vertrauen. Die Plattform vereint Customer-Relationship-Management (CRM), Marketingautomatisierung und eCommerce in einem zentralen System, sodass kleine Unternehmen personalisierte Verkaufs- und Kundenserviceerlebnisse bieten und mehr Geschäfte abschließen können. Infusionsoft bietet derzeit für die ersten drei Monate 50 % Ermäßigung an. Sieh dir jetzt die Demo an, um zu erfahren, wie die Anwendung deinem kleinen Unternehmen helfen kann. Erfahre mehr über Keap

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Terminplanungssystem mit Erinnerungen für Service-Unternehmen. Lasse deine Kunden selbst online Termine buchen – beinhaltet eine kostenlose Version.
SimplyBook.me bietet ein umfangreiches Terminplanungssystem, mit dem du einen professionellen Eindruck machen und all deine Online-Bedürfnisse erfüllen kannst. Du erhältst eine komplette Buchungswebsite oder ein Widget für deine eigene Website, auf der du dein Geschäft präsentieren und Termine annehmen sowie Produkte, Mitgliedschaften, Pakete, Geschenkgutscheine und Zusatzdienstleistungen verkaufen kannst. Es stehen dir zahlreiche Marketingtools zur Verfügung sowie eine Admin-App und eine gebrandete Kunden-App. Eine umfangreiche Unternehmenslösung, die mit HQ-Management (Headquarters) erhältlich ist. Erfahre mehr über SimplyBook.me

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Online-Reservierungssoftware für die Tour- und Aktivitätsunternehmen. Ziel ist es, dir mit halbem Aufwand die doppelte Anzahl an Buchungen zu ermöglichen.
FareHarbor ist ein leistungsfähiges Reservierungssystem für Tour- und Aktivitätsunternehmen aller Größen. Sie sind so konzipiert, dass du in jedem Bereich deines Unternehmens mit Leichtigkeit und Effizienz arbeiten kannst. Auf einem zentralen Dashboard findest du alle Tools, die du für die tägliche Verwaltung benötigst. Verwende ein beliebiges Gerät, um Kundendaten zu sammeln, digitale Verzichtserklärungen zu unterschreiben oder Zahlungen mit dem branchenüblichen Kreditkartensatz von 1,9 % + 30 Cent pro Transaktion sicher anzunehmen. Tue alles mit Unterstützung rund um die Uhr von dem freundlichen Kundenerfolgsteam. Erfahre mehr über FareHarbor

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Führende Marketingplattform für kleine und mittlere Unternehmen! KOSTENLOSE Marketing-Demo
Die Mission von Marketing 360 ist es, KMUs die weltweit führende Marketingplattform zu bieten, indem sie erstklassige digitale Marketing-Software und hochqualifizierte professionelle Marketing-Services auf einer einzigen, leistungsstarken und erschwinglichen Plattform anbieten. Erfahre mehr über Marketing 360

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Cloudbasierte Online-Buchungs-, Terminplanungs-, Point-of-Sale- und Marketing-Software – alles, was du benötigst, um dein Spa oder deinen Salon besser zu betreiben.
35 % der Kunden möchten Termine nach den üblichen Geschäftszeiten buchen – können sie dann bei dir buchen? Vereinfache die Terminplanung für dich und deine Kunden mit der Online-Buchungssoftware von Booker – der All-in-one-Software für Spa- und Salonmanagement. Diese Plattform bietet Termin- und Personalplanung, Verkaufsstellen, Marketing- und Kundenbindungstools. Teste eine kostenlose Demo und schließe dich über 128.000 Fachleuten an, die Zeit und Mühe sparen, wenn sie wachsen und ihre Geschäfte mit Booker betreiben. Erfahre mehr über Booker

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Lass dein Unternehmen gedeihen und wachsen mit dieser kostenlosen Terminplanungslösung, die über das Internet, den Desktop, Android und iOS bereitgestellt wird.
Erhöhe deinen Umsatz mit Setmore, einer Plattform, mit der du die Terminbuchung automatisieren und das Wachstum beschleunigen kannst. Füge Unternehmensinformationen, Servicedetails und Personalprofile hinzu und starte deine Terminplanung im Kalender. Teile deine Buchungsseite auf Websites, Facebook oder Instagram und ermögliche deinen Kund*innen, online zu buchen. Nutze die Möglichkeiten automatischer E-Mail-Benachrichtigungen und -Erinnerungen, Google-/Office-Kalendersynchronisierungen, Klassen, Android- und iOS-Apps und mehr. Melde dich noch heute für eine KOSTENLOSE Testversion an! Erfahre mehr über Setmore

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Mit Goldie kannst du mühelos Termine planen, Nichterscheinungen mit automatischen Texterinnerungen reduzieren und Zahlungen für Dienstleistungen entgegennehmen.
Goldie (ehemals Appointfix) ist ein modernes Terminbuch, mit dem du deine Termine auf all deinen mobilen Geräten synchronisieren kannst. Mit Goldie kannst du mühelos Termine planen und Nichterscheinungen reduzieren, indem du automatisierte Texterinnerungen verwendest, was dein Leben etwas einfacher macht. Die Anwendung eignet sich für jedes Unternehmen mit einer sich wiederholenden Kundenbasis. Ersetze heute dein Papier-Terminbuch und lasse die App Terminerinnerungen senden, damit deine Kunden nie wieder eine Buchung verpassen. Erfahre mehr über Goldie

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Von über 60.000 Fachkräften im Bereich psychische Gesundheit geschätzt, hilft die EHR-Software TherapyNotes Therapeut*innen bei der effizienteren Verwaltung ihrer Praxen.
TherapyNotes wird von mehr als 60.000 Fachkräften im Bereich psychische Gesundheit genutzt und unterstützt Verhaltenstherapeut*innen bei der effizienten Verwaltung ihrer Praxen durch eine nutzerfreundliche, sichere Plattform für Notizen, Abrechnung, Terminplanung und mehr. TherapyNotes vereinfacht die administrative Arbeit und gibt Ärzt*innen mehr Zeit und Energie, sich darauf zu konzentrieren, ihre Patient*innen effektiv zu betreuen. Erfahre mehr über TherapyNotes, LLC

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Die Fuhrparkmanagement-Software von Verizon Connect für kleine und mittlere Unternehmen mit einer Flottengröße von fünf oder mehr Fahrzeugen.
Die Flottenmanagementsoftware von Verizon Connect für kleine und mittlere Unternehmen kann dir dabei helfen, versteckte Treibstoff- und Betriebskosten aufzudecken, und gleichzeitig das Potenzial für mehr Effizienz aufzeigen. Nutze die Dashboards und Berichterstattungstools, um Trends zu analysieren und die Leistung deiner Flotte genau zu messen. Mit der 24/7-Überwachung kannst du unsicheres Verhalten, unbefugte Verwendung oder Abweichungen vom Standardverfahren effektiv verwalten. Du wirst bald erkennen, wo du sparen kannst und eine effizientere Flotte leiten. Erfahre mehr über Verizon Connect

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Terminplanungssysteme: Ratgeber

Einführung

Ein Terminplanungssystem ist eine Programmieranwendung, mit der Benutzer Termine buchen oder Besprechungen mit Kundschaft, Kollegen, Auftragnehmern oder Unternehmen planen können. Diese spezialisierte Anwendung kann die Aufgaben rationalisieren, die normalerweise von persönlichen Assistenten, Bürokräften und Empfangspersonal in einem Unternehmen ausgeführt werden. Außerdem können die Benutzer die Initiative ergreifen und die volle Kontrolle über ihren virtuellen Terminkalender behalten.

Planungssysteme sind gefragte Anwendungen, die dafür bekannt sind, Planungsaufgaben zu automatisieren, die Effizienz zu verbessern und Einsparungen zu ermöglichen. Sie ermöglichen es den Endbenutzern, auf die Termine ihrer Kontakte zuzugreifen und über eine kalenderähnliche Planungsoberfläche, Termine online zu buchen oder Änderungen an ihren Terminkalendern in Echtzeit vorzunehmen. So können sie die für sich besten verfügbaren Optionen wählen. Auch sind Terminbuchungssysteme für ihr benutzerorientiertes Design, ihren Komfort und ihre Transparenz beliebt.

Häufig sind sie mit Erinnerungsfunktionen ausgestattet und können auch verwendet werden, um die Pünktlichkeit zu gewährleisten, die Anwesenheitsquote zu erhöhen und die Themen zu fördern, die bei der Besprechung oder dem Termin besprochen werden.

Wie in einem Blogartikel von Capterra mit dem Titel Die 5 besten Online-Terminplaner erläutert, vereinfachen Terminsysteme den Buchungsprozess und spiegeln die Professionalität sowohl seitens des Veranstaltungsteams als auch seitens der Teilnehmenden wider. Diese Tools eliminieren das Risiko von Doppelbuchungen, automatisieren zeitaufwändige Aufgaben, ersetzen fehleranfällige manuelle Prozesse und ermöglichen Echtzeiteinblicke in den Terminkalender des Gastgebers. Damit unterstützen sie Benutzer aller Art wie etwa Kundschaft, Lieferunternehmen, Partner, Auftragnehmer und Patienten.

Das Funktionsprinzip der Online-Terminbuchung ist sehr einfach und im genannten Artikel erläutert. Teilnehmende können über eine Website oder mithilfe einer App über einen PC oder ein mobiles Gerät Termine in Online-Ticketing-Systemen und gelegentlich auch in Offline-Ticketing- und Zahlungsabwicklungstechnologien buchen. In dieser Hinsicht funktioniert sie ähnlich wie Online-Buchungssoftware, Planungssoftware und Kalender Software-Tools. Die Software verfügt über integrierte Alarme und Benachrichtigungen und leiht sich daher einige der Funktionen einer Terminerinnerung Software aus.

Aber auch wenn sie von vornherein nutzerorientiert gestaltet ist, kann sie auf bestimmte Branchen zugeschnitten werden. In dieser Hinsicht haben sie also viel mit Anwendungen aus dem Gesundheits- und Wellnessbereich gemeinsam, wie etwa mit Terminplaner für Arztpraxen, Spa Software und Massage Software. Ein weiteres Fachgebiet, in dem Buchungssoftware zum Einsatz kommt, ist das Friseurhandwerk. Man könnte also sagen, dass diese Art von Anwendungen viel mit Friseur Software und Salonsoftware gemein hat. Dank dieser Überschneidung können Unternehmen wählen, ob sie ein spezialisiertes Tool verwenden oder sich für ein umfassenderes Paket entscheiden, das ein umfangreicheres Spektrum an Aktivitäten für Anbieter wie Ferienanlagen, Wellness-Kliniken, Freizeitzentren und Schönheitssalons abdecken kann.

Alle Tools für die Terminbuchung unterscheiden sich voneinander, aber es gibt bestimmte Funktionen, die sie alle unabhängig von der Branche bieten. Ganz gleich, ob sie im Gesundheitswesen, in Unternehmen, im Außendienst oder bei Event-Marketing-Kampagnen eingesetzt werden, sollte jede Terminplaner Software zumindest in der Lage sein, die folgenden Aufgaben durchzuführen, zu automatisieren und zu rationalisieren:

  • Zentralisierung der Terminverwaltung und die Planung von Mitarbeitenden/Veranstaltungen
  • Synchronisation der Kalender von Teilnehmenden und Hosts, wie beispielsweise Mitarbeitenden, Kundschaft und Auftragnehmenden
  • Gewährung von Zugriff auf den Veranstaltungskalender an Endbenutzer
  • Angebot eines benutzerabhängigen und zeitzonenfreundlichen Einblicks in die bevorstehende Verfügbarkeit von Zeitfenstern
  • Bereitstellung von Buchungs-, Terminänderungs- und Zahlungsoptionen
  • Senden von Erinnerungen, RSVP-Anfragen und Bestätigungs-E-Mails für Veranstaltungen
  • Verteilung von Anmeldeformularen, Verzichtserklärungen, Themenlisten und mehr

Was ist ein Terminplanungssystem?

Ein Terminbuchungssystem soll den Buchungsprozess für Unternehmen, Außendienstmitarbeitende, Kreative und Wellness-Profis rationalisieren. Sie unterstützt die Teams dabei, ihre Kalender zu synchronisieren, Kundschaft, Mitarbeitenden oder Mitwirkenden ihre Verfügbarkeit mitzuteilen und Self-Service-Buchungen zu erleichtern. Mit einer Software für die Terminplanung können deutsche Unternehmen das Risiko eines Nichterscheinens minimieren, indem sie sich direkt mit den Nutzern in Verbindung setzen, vor dem Besuch Erinnerungen versenden, Sonderwünsche berücksichtigen und Stornierungen in Echtzeit zulassen.

Terminbuchungssoftware ersetzt veraltete Geschäftspraktiken wie die persönliche, telefonische oder E-Mail-Buchung durch Empfangspersonal, einen Operator oder einen persönlichen Assistenten. Sie beseitigt einige der lästigsten Aspekte der manuellen Terminplanung, wie beispielsweise Überbuchungen, Doppelbelegungen und Tippfehler. Durch den Echtzeit-Zugang zu Terminkalendern haben Benutzer außerdem die vollständige Kontrolle über den Buchungsprozess, ohne ihre persönliche Zeitverfügbarkeit oder ihre Anmeldedaten mit einem vollkommen Fremden teilen zu müssen.

Als Selbstbedienungstool können Terminverwaltungssysteme in Form einer Browserplattform, einer mobilen App, eines In-App-Kalenders, eines Widgets oder eines sonstigen integrierten Dienstes angeboten werden. Unabhängig von der Art des Programms ist die wichtigste Voraussetzung die Zentralisierung von Zeitverfügbarkeit, Terminplanung und Terminverwaltung in einer einzigen, transparenten und zugänglichen digitalen Lösung.

Online Buchungssysteme eignen sich für eine Vielzahl von Geschäftsbereichen, darunter Kliniken, Arztpraxen, Salons, Spas, Fitnessstudios, Immobilienmakler- und Heimdienstleistungsunternehmen. Sie können aber auch in Restaurants, Autohäusern, im Außendienst, in Finanzinstituten und in Bildungseinrichtungen, die Führungen anbieten, wie z. B. Universitäten und Museen, eingesetzt werden.

Software für die Online Terminbuchung ist so konzipiert, dass sie ein breites Spektrum von Branchen bedienen und von Menschen genutzt werden kann, die nicht unbedingt über fortgeschrittene IT-Kenntnisse verfügen. Diese Systeme verfügen in der Regel über ein Online-Portal, in das Dienstleistende ihre Geschäftszeiten, Servicebeschreibungen und die Verfügbarkeit von Teammitgliedern eingeben können. Am anderen Ende des Prozesses befindet sich ein Benutzerportal, das es Kundschaft ermöglicht, ihre Termine anzulegen, zu ändern oder zu stornieren, ohne den Dienstleistenden persönlich zu kontaktieren. Durch diese Funktion wird eine Vermittlung überflüssig, sie spart Zeit und Ressourcen auf beiden Seiten, verringert die Abhängigkeit von Empfangsmitarbeitenden, senkt das Risiko von Stornierungen und erspart Kundschaft die Mühe, zur Bestätigung von Terminen anzurufen. Außerdem kann die Kundschaft damit ihre eigenen Zeitpläne unter Einhaltung bestimmter Parameter im Alleingang optimieren.

Die Synchronisierung von Kalendern ermöglicht es Unternehmen, Kundentermine, die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden und Feiertage im Voraus über ein einziges Dashboard anzuzeigen. Je nach Art der Software können Dienstleistende ihre Kalender auch in ihre Social-Media-Profile integrieren, sie mit eingebettetem Code auf ihren Websites bewerben oder benutzerdefinierte URLs mit potenziellem Besuch teilen. Je höher die Komplexität ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Unternehmen eigene Terminplanungsanwendungen entwickeln. Stattdessen greifen die meisten auf bestehende, seriöse und etablierte Anbieter von Buchungssoftware zurück, die über ASP-, SaaS- oder Cloud-basierte Modelle individuelle Nachfrageschwankungen, saisonale Schwankungen und virale Marketingergebnisse berücksichtigen können.

Welche Vorteile bietet ein Terminplanungssystem?

Terminbuchungssysteme bieten einen doppelten Nutzen, sowohl für den Veranstaltenden des Meetings als auch für die Teilnehmenden. Als zuverlässige, doppelläufige Anwendung, die sowohl Unternehmen als auch Kundschaft nutzt, sind die wichtigsten Vorteile eines Terminplaner-Tools Effizienz, Kosteneinsparungen und ein hohes Maß an Unabhängigkeit. Im Detail sind einige der überzeugendsten Vorteile von Terminplanungssystemen:

  • Bessere Kundenzufriedenheit und Kundenrücklaufquote: Wenn du deiner Kundschaft die Möglichkeit gibst, ihre Termine in aller Ruhe und zum für sie besten Zeitpunkt zu buchen, bedeutet das weniger Frust und mehr Umsatz. Ein Selbstbedienungsportal mit geführtem Support und Tipps über Pop-ups auf dem Bildschirm, Dropdown-Menüs, vorausgefüllten Feldern und Chatbots ist ein effektiver Weg, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen und die Kundenrücklaufquote zu maximieren.
  • Größere Unabhängigkeit: Mit einem Terminbuchungstool kann Kundschaft nicht nur ihre Termine buchen, sondern auch absagen, verschieben oder wiederkehrende Termine einrichten. Dieser Vorteil ersetzt im Wesentlichen den Erstkontakt und eventuelle Folgeanrufe mit dem Empfangspersonal.
  • Geringere Leerstandsraten: Es ist nicht ideal, sich darauf zu verlassen, dass Empfangspersonal die Buchungen in der Reihenfolge vornehmen, in der sie eingehen, ohne dem Anrufenden das Dashboard zu zeigen. Dies kann dazu führen, dass bei Anrufen bestimmte Tage überbucht werden, Anrufende sich für die am wenigsten bevorzugte Option eintragen lassen und ihre Termine dann nicht wahrnehmen. Oder es werden Termine verpasst, die erst frei werden, nachdem sie aufgelegt haben. Ein Online-Terminbuchungssystem löst all diese Probleme.
  • Weniger Nichterscheinen: Terminbuchungstools können automatische Erinnerungen, RSVP-Anfragen und Benachrichtigungen mit der Option der Umbuchung per SMS oder E-Mail versenden. Dadurch wird das Risiko des Nichterscheinens reduziert, das in Restaurants, Arztpraxen und anderen Einrichtungen, in denen die Kundschaft gewöhnlich nicht anruft, um dem Unternehmen mitzuteilen, dass sie nicht kommen werden, extrem hoch ist.
  • Weniger Fehler: Solange Menschen Termine manuell eintragen, besteht die Gefahr, dass Kundschaft aufgrund von Missverständnissen oder menschlichem Versagen zweimal oder gar nicht gebucht wird. Im schlimmsten Fall erfährt die Kundschaft dies erst, wenn sie bereits zu ihrem Termin erschienen ist. Terminplanungsprogramme minimieren das Risiko, Kundschaft abweisen zu müssen.
  • Bessere Personaleinsatzplanung: Da Teammitglieder in der Regel Zugriff auf ihren Zeitplan haben und Änderungen in Echtzeit vornehmen können, ist die Planung oder Überwachung der Arbeitszeiten einfacher zu handhaben. Das Management kann mit einer Terminsoftware von einem einzigen Dashboard aus Schichten zuweisen, Anwesenheit verfolgen, tägliche Aktivitäten erfassen und sich auf Spitzenzeiten vorbereiten.
  • Geringere Arbeitsbelastung: Die Entlastung des Empfangspersonals von der mühsamen Aufgabe als Terminplaner bedeutet eine deutliche Hilfe für Teammitglieder. Dies führt zu einer größeren Zufriedenheit des Teams und einer besseren Nutzung ihrer Zeit und Fähigkeiten.
  • Verfügbarkeit auf mehreren Kanälen: Der Komfort von Multi-Channel-Buchungen ist nicht zu unterschätzen. Laut dem Digital Health Customer Survey (Umfrage zum digitalen Gesundheitswesen, Link in englischer Sprache) von Accenture wollen 77 % der Patienten ihre Termine digital verwalten. Aber auch ohne diese Zahlen ist leicht zu erkennen, warum es am besten ist, mehrere Buchungsmöglichkeiten beispielsweise über Webportale und mobile Apps oder per Telefon, E-Mail und Online-Chat anzubieten. Die Tools sorgen dafür, dass die Kundschaft stets durchgestellt wird, ohne dass Anrufe in der Warteschleife landen, die Leitung unterbrochen wird oder Probleme aufgrund mangelnder Erreichbarkeit auftreten.

Über welche Funktionen verfügen Terminplanungssysteme?

Die Funktionen der Terminbuchungssysteme sind nur durch die Vorstellungskraft des Benutzers und den Wachstumserwartungen für seine Branche begrenzt. Softwareentwicklungsteams sind einfallsreich und statten diese Tools mit vielen Funktionen aus. Einige grundlegende Funktionen einer Terminplaner Software sind:

  • Onlinebuchung: Die Benutzer können Termine in Selbstbedienung über Online-Portale, Touchscreen-Kioske vor Ort, mobile Apps und andere bequeme Kanäle buchen. Diese Funktion bietet nur dann einen Mehrwert, wenn die Kundschaft verfügbaren Zeitfenster in Echtzeit sehen und eigene Entscheidungen treffen kann.
  • Automatisierte Planung: Die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden kann in Echtzeit geprüft werden, die Informationen dann den Benutzern angezeigt und Zeitfenster automatisch empfohlen und gebucht werden. Auch diese Funktion bietet einen Mehrwert, allerdings nur, wenn du sicher sein kannst, dass Schichten, Urlaube, Fähigkeiten, Arbeitsvorlieben und Anforderungen der Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand sind. So kann es sein, dass ein Friseur nur mit bestimmten Haartypen arbeiten möchte, oder dass sich die Schicht eines Arztes mit externen Verpflichtungen überschneidet, die noch nicht berücksichtigt wurden.
  • Planung wiederkehrender Termine: Benutzer können wiederkehrende Termine über einen bestimmten Zeitraum und unter Berücksichtigung von Ausnahmen planen. Benutzer sollten beispielsweise alle paar Monate einen Zahnarzttermin einplanen können, aber den Urlaub des Zahnarztes oder die Zeit, die ein Implantat zum Einheilen benötigt, einkalkulieren.
  • Umplanung: Die Kundschaft soll ihre Termine mühelos verschieben können. Es ist für Kundschaft häufig einfacher, nicht zu einem Termin zu erscheinen, als ihn zu verschieben. Ein Online-Planungssoftware-Tool kann dieses Problem lösen und Prozesse über direkte Links zum Kalender automatisieren: In-App-Tools zur Terminauswahl, Texterinnerungen zur Verschiebung von Terminen sofern diese nicht verfügbar sind, und Warnungen auf der schwarzen Liste für „Regelmäßiges Nichterscheinen“.
  • Kalenderintegration: Das Team, welches Terminplanungen des Unternehmens vornimmt, kann auf der Unternehmenswebsite oder der Buchungs-App eingebunden werden. Kundschaft, die externe, Cloud-basierte Optionen bevorzugt, kann zwischen Google Kalender, iCal und Outlook Widgets und Dashboards wählen, die auf ihrem Buchungsportal angezeigt werden. So können Unternehmen das Buchungssystem mit Tools für das Anwesenheitsmanagement und Lohnabrechnungsprogrammen verknüpfen.
  • Kalender-Synchronisierung: Teammitglieder können ihre Kalender mit den Kalendern des Unternehmens und der Kundschaft synchronisieren. Auf diese Weise enthält der Kalender genaue Verfügbarkeitsinformationen und Anpassungen können in Echtzeit vorgenommen werden, wenn ein Teammitglied Urlaub beantragt, für ein anderes Teammitglied einspringen oder Überstunden machen möchte.
  • Terminerinnerungen: Admins können sowohl für Dienstleistungsunternehmen als auch für ihre Kundschaft automatische Erinnerungen zur Vorbereitung auf anstehende Termine, Zahlungen oder Terminänderungen einstellen. Je nach Anwendung können Benutzer E-Mails, Anrufe, SMS und In-App-Erinnerungen oder Push-Benachrichtigungen erhalten.
  • Verwaltung von Warteschlangen und Wartelisten: Der Website-Traffic und Wartelisten für Termine können verwaltet werden. In Spitzenzeiten können Dienstleistungsunternehmen auf ihren Websites oder Apps integrierte Warteschlangensysteme anbieten, welche die Kundschaft über ihre voraussichtliche Wartezeit informiert, bevor sie die Buchung abschließen können. Wartelisten können Kundschaft dabei helfen, einen Termin zu bekommen, wenn sie bereit sind zu warten.
  • Zahlungsabwicklung: Unternehmen können die Zahlungsabwicklung für Beratungen, Kautionen, Geräte und Zusatzleistungen unterstützen. So können Unternehmen jeder Art, von Campingplätzen bis hin zu medizinischen Einrichtungen, sicherstellen, dass die Kundschaft von der Kostentransparenz für die angebotenen Dienstleistungen profitiert und gleichzeitig den Cashflow rationalisieren.
  • Websiteintegration: Benutzerdefinierte URLs können in Newsletter einfügt und Pop-ups in die mobile App eingebettet werden, um Besuch direkt auf die Terminkalender-Seite zu leiten. Integrierte Tools wie Google Reserve können darüber hinaus Benutzer, die auf Google Maps nach Geschäften in der Nähe suchen, mit dem Buchungssystem des Anbieters verbinden.
  • Manuelle Eingabe: Der Kundschaft kann die Möglichkeit angeboten werden, ihre Buchungen manuell zu bestätigen, entweder selbstständig oder mithilfe des Empfangspersonals. Die manuelle Eingabe ermöglicht es der Kundschaft, beim Verlassen des Gebäudes mit dem Empfangspersonal einen Folgebesuch zu vereinbaren. Die Kundschaft kann auch selbständig eine Buchung über einen Selbstbedienungskiosk oder ein mobiles Endgerät vor Ort vornehmen.
  • Dynamische Ressourcenzuordnung: Das System automatisiert die Personal- und Ressourcenzuordnung für Außendienst-, Kundendiensttechnik- und mobile Teams. Durch eingebaute Algorithmen können Terminbuchungssysteme die Kundschaft mit dem nächstgelegenen, qualifiziertesten oder am höchsten bewerteten Teammitglied in der Nähe verbinden und dabei automatisch die Ankunftszeit, die Gebühren und die Dauer des Termins berechnen.

Im Capterra Softwareverzeichnis stehen unzählige Terminplaner Systeme zur Auswahl. Aber nur durch gründliches Recherchieren, Prüfen, Filtern und Vergleichen kann die ideale Online-Buchungssoftware für individuelle betriebliche Anforderungen gefunden werden.

Was sollte beim Kauf eines Terminplanungssystems berücksichtigt werden?

Der Kauf einer Terminplanung Software kann leicht vom Aussehen, der Bedienung oder dem Preis eines Tools beeinflusst werden. Aber das sollten nicht die wichtigsten Überlegungen sein. Stattdessen sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren. Hier sind drei wichtige Punkte, die beim Kauf eines Terminplanungssystems beachtet werden sollten:

  • Verfügt sie über Funktionen, die für den Geschäftsgebrauch relevant sind? Die Größe des Unternehmens, der Markt und die Benutzerbasis bestimmen den Nutzen und die Relevanz eines Buchungssystems. Im Gegensatz zu Privatanwendungen, bei denen es nur darum geht, Termine bequem zu buchen und zu verfolgen, geht es Dienstleistungsunternehmen eher darum, wie unkompliziert ihre Teammitglieder eingeteilt und eine große Anzahl von Terminen verwaltet werden können. Die IT-Kompetenz der Teammitglieder ist ein individueller Parameter für jedes Unternehmen in Großbritannien. Unternehmen müssen sich Gedanken über ihre Belegschaft machen, bevor sie die Dienste eines Planungssystems in Anspruch nehmen, um Termine zu buchen, zu verfolgen und zu verwalten. Verschiedene Faktoren wie Multitasking-Fähigkeiten, Arbeitsbelastung und Unternehmenskultur sind spezifische Anforderungen, die nicht von jeder Software befriedigt werden können.
  • Ist es besser, sich für marktspezifische Lösungen zu entscheiden? Die meisten der auf dem Markt erhältlichen Planungsanwendungen sind für den allgemeinen Gebrauch bestimmt und daher ideal für Unternehmen mit einer Vielzahl von Aktivitäten. Dazu gehören Logistikunternehmen, Unterhaltungseinrichtungen, Gastronomiebetriebe und Wellness-Kliniken. In bestimmten Bereichen wie dem Gesundheitswesen, der Immobilienverwaltung, der Autovermietung und dem Sanitärbereich ist es jedoch erforderlich, dass die Kundschaft während des Buchungsvorgangs bestimmte Daten eingibt, wie beispielsweise Versicherungsnummern, Geräte-Seriennummern, Verzichtserklärungen und Erklärungen über die Notwendigkeit von Barrierefreiheit. Wenn möglich, sollten marktspezifische Planungsmerkmale vor allgemeinen Funktionen berücksichtigt werden.
  • Fördert ein Terminplanungssystem die Transparenz? Die Synchronisierung von Kalendern, die Integration von Websites und Funktionen zur gemeinsamen Nutzung sind nicht sinnvoll, wenn die Planungssoftware Details, die der Kundschaft wichtig ist, außer Acht lässt. Wenn beispielsweise ein Haustiersalon nicht angibt, auf welche Tierart, Rasse und welches Tier er spezialisiert ist, oder wenn eine Tierklinik bestimmte Gebühren oder Qualifikationen nicht angibt, dafür aber Leistungen gebucht werden können, die sie gar nicht anbietet, dann ist das Buchungssystem aufgrund mangelnder Transparenz und Genauigkeit von vornherein fehlerhaft. Eine Grundvoraussetzung für ein gutes Online-Buchungssystem ist die Möglichkeit, die Sprachen, die das Unternehmen anbietet, die Art der angebotenen Dienstleistungen und das Einzugsgebiet einzugeben, damit die Informationen selbst auf kleinen Bildschirmen sichtbar und zugänglich sind.

Einige der wichtigsten Trends bei Terminbuchungssystemen, die sich heute abzeichnen, lassen sich leichter übernehmen als andere. Aber alle Unternehmen müssen sich an die zunehmenden Veränderungen der Verbrauchererwartungen, die Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und die unaufhaltsame Automatisierung anpassen – sowohl was den Funktionsumfang als auch die Art und Weise betrifft, wie sie mit sozialer Verantwortung umgehen. Hier sind einige der wichtigsten Trends bei Terminplanungssoftware:

  • Die Chatbot-Planung hat sich durchgesetzt: Chatbot-Software ist ein fester Bestandteil vieler kundenorientierter Vorgänge und befindet sich auf dem Vormarsch. Die Chatbots sind in Webseiten, Messaging-Apps, Browsern oder proprietären Buchungs-Apps integriert. Sie ersetzen den Menschen und erfinden den Online-Buchungsprozess neu. Wenn das Entwicklungsteam jedoch keine Zugänglichkeitsfunktionen vorsieht, können diese Tools Menschen mit Behinderungen benachteiligen.
  • Mobile Bereitschaft ist entscheidend: Da die Menschen mehr Zeit auf ihren Smartphones oder Tablets verbringen als am PC, ist es eher wahrscheinlich, dass sie ihre Termine über ein mobiles Gerät buchen. Daher ist es bei der Entwicklung unerlässlich, Mobilgeräte zu berücksichtigen. Dienstleistungsunternehmen, die mit bestimmten Entwicklungsteams zusammenarbeiten, stehen möglicherweise vor dem Problem, dass weniger Kundschaft erreicht wird, als es ihnen lieb ist, wenn ihre Apps nicht mit bestimmten Geräten kompatibel sind. Auch bei allgemeiner Gerätekompatibilität können Planungsanwendungen die Kundschaft trotzdem enttäuschen, indem sie auf bestimmten Bildschirmen nicht gut dargestellt werden, nicht gut mit Bildschirmlesegeräten funktionieren, Inhalte nicht richtig vergrößert anzeigen usw.
  • Die Planung auf mehreren Kanälen ist auf dem Vormarsch: Die Möglichkeit, Termine von leicht zugänglichen Geräten aus zu vereinbaren, ist für Kundschaft schneller, billiger und zufriedenstellender. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Kundschaft auf das Buchungssystem zugreift und ihre Buchung abschließt. Wenn ein Termin einfach vereinbart werden kann, ist das ein Zeichen für ein gutes Kundenerlebnis und ein Zeichen dafür, dass Kundschaft wiederkommt, wenn sie die Gelegenheit dazu hat.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Die 5 besten Online-Terminplaner - Capterra Blog (Zugriffsdatum: Dienstag, 7. Februar 2023)
  2. Digital Health Customer Survey (Umfrage zum digitalen Gesundheitswesen) - Accenture (Zugriffsdatum: Dienstag, 7. Februar 2023)