Gehörst du zu den Menschen, die morgens eine To-Do-Liste erstellen und bei Sonnenuntergang ausnahmslos alle Punkte abgehakt haben?
Oder gehörst du eher zu denen, die sehr gerne ein solcher Mensch wären, aber trotzdem am Ende der meisten Tage vor einer Handvoll halbfertiger Projekte, verpasster Deadlines und unbeantworteter E-Mails sitzen?
Seien wir ehrlich: Wir allen wollen zu der ersten Gruppe gehören, aber den meisten von uns fällt es alles andere als leicht.
An dieser Stelle kommen Selbstmanagement-Methoden wie die GTD-Methode (Getting Things Done) ins Spiel.
Erfahrungsgemäß kommt beim Thema GTD bei manchen Skepsis auf: Die Methode wirkt auf den ersten Blick ziemlich komplex und niemand will mehr Zeit mit dem Zeitmanagement verbringen als damit, Dinge wirklich zu erledigen. Tatsächlich geht es bei GTD aber gar nicht darum, ein möglichst ausgeklügeltes Organisationssystem zu nutzen. Es geht darum, über die richtigen Tools zu verfügen und diese auch effektiv einzusetzen. Schließlich heißt es „get things done“ und nicht „get things planned“!
Nichtsdestotrotz braucht man ein funktionierendes System, um Dinge im Arbeits- und Privatleben erfolgreich zu erledigen. Für alle, die im Projektmanagement tätig sind oder auch nur gelegentlich Aufgaben in diesem Bereich übernehmen, sind Organisationstalent und Zeitmanagement-Fähigkeiten absolut unverzichtbar.
Wie soll man schließlich ein Team anleiten, wenn man schon die eigenen Prioritäten und Zeitpläne nicht im Blick hat?
Trotz alledem ist es wenig produktiv, Tausende von Softwaretools durchzuprobieren, die angeblich die Produktivität steigern, oder Projekte mithilfe von fünf verschiedenen Smartphone-Apps zu verwalten. Deshalb stellt dieser Artikel fünf bewährte Produktivitätstools vor, die sofort mit der Getting Things Done-Methode genutzt werden können.
Was ist die GTD-Methode?
Für den Fall, dass du noch nicht mit der GTD-Methode vertraut bist, folgt eine kurze Zusammenfassung. Auf Capterra findest du außerdem auch noch ausführlichere Artikel zum Thema GTD.
„Getting Things Done“ ist eine Produktivitätsmethode, die auf dem gleichnamigen Buch (deutscher Titel: „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“) von David Allen basiert.
Das Buch wurde 2001 erstmals veröffentlicht und seitdem entwickelte sich die „Getting Things Done“-Bewegung zu einem globalen Phänomen: Es gibt GTD-Trainer und dieses Jahr fand in Amsterdam sogar ein globaler GTD Summit statt.
Die GTD-Methode lässt sich folgendermaßen zusammenfassen: Je produktiver du bist, desto weniger Stress wirst du haben.
In anderen Worten: Erledige mehr in kürzerer Zeit, damit du dich länger entspannen kannst.
Allens Prinzip funktioniert folgendermaßen: Man erfasst zunächst alle anstehenden Aufgaben in einer unorganisierten Liste oder Mappe (digital oder auf Papier), die als Eingang oder Inbox bezeichnet wird. Anschließend werden die Aufgaben systematisch geordnet und so priorisiert, dass man sich ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren kann. Zukünftige und nicht abgeschlossene Aufgaben kommen geordnet in eine Warteschlange und werden erst dann wieder vorgelegt, wenn sie an der Reihe sind.
Für die GTD-Methode benötigt man folgende Werkzeuge:
- Inbox bzw. Eingang
- Papierkorb
- Ablagesystem für Referenzmaterialien
- Listen
- Kalender
2001 waren diese Werkzeuge noch physisch/greifbar vorhanden, man nutzte Papierkalender und Ordner oder Ablagemappen. Jetzt, bald zwanzig Jahre später, kann man all das problemlos durch passende Smartphone-Apps ersetzen.
Natürlich sind der Kalender in Buchform und die To-Do-Liste in einem schönen Notizbuch noch lange nicht ausgestorben und bleiben für viele die bevorzugte Methode, sich zu organisieren.
Technologisch hat sich in den letzten Jahren allerdings eine Menge getan und Apps werden zur immer beliebteren Alternative.
Nicht nur hat man sein Smartphone ohnehin meistens dabei, viele GTD-Apps verfügen außerdem über Möglichkeiten, die das gute alte Notizbuch einfach nicht bieten kann. So können beispielsweise Funktionen zur Automatisierung oder für die Zusammenarbeit im Team die Produktivität steigern und Unternehmen Zeit und Geld sparen.
5 GTD-Apps für ein stressfreies Zeitmanagement
Wir haben uns auf die fünf wichtigsten GTD-Werkzeuge konzentriert – Inbox, Ablagesystem, Checkliste bzw. To-Do-Liste und Kalender – und anhand dessen fünf Tools ausgewählt, die alle Schritte der GTD-Methode abdecken.
Bei der Auswahl habe ich auch in einigen GTD-Foren mitgelesen, um zu erfahren, was GTD-Nutzer*innen selbst verwenden und empfehlen. Genau die in diesem Artikel aufgeführten fünf Tools wurden dabei immer wieder erwähnt. Einige davon stehen nur für iOS zur Verfügung, andere sind plattformübergreifend nutzbar.
Die nachfolgende Liste ist alphabetisch geordnet.
1. G Suite
Gmail-Posteingang und die Apps der G Suite (Quelle)
Eines der zentralen Elemente der GTD-Methode ist die Inbox, und die Art Inbox, mit der die meisten von uns am häufigsten zu tun haben, ist der E-Mail-Posteingang. Gmail ist nicht nur der beliebteste plattformübergreifende E-Mail-Client, sondern bietet auch zahlreiche Funktionen, die wunderbar mit der GTD-Methode genutzt werden können.
E-Mails können aus dem Posteingang archiviert oder in Ordner sortiert werden, aus denen man sie für zukünftige Projekte mühelos wieder hervorholen kann.
Auch Google Docs, Google Notizen und Google Kalender sind in der G Suite integriert, sodass man direkt etwas notieren, eine To-Do-Liste erstellen oder einen Blick in den Zeitplan seines Teams werfen kann. Auch an die Zusammenarbeit wurde gedacht: Teammitglieder können Dokumente, Tabellen und Präsentationen gemeinsam bearbeiten und Kommentare hinterlassen. So gut, wie alle Tools zusammen funktionieren, könnte man fast meinen, Google hätte bei der Entwicklung bereits GTD im Sinn gehabt.
AM BESTEN GEEIGNET FÜR: Teams, die eng zusammenarbeiten und sich die Arbeit in einer auf Google basierenden Umgebung gut vorstellen können.
Preis: Die G Suite ist ab 5,20 € pro Nutzer und Monat verfügbar. Dafür erhält man geschäftliche E-Mail-Adressen mit dem eigenen Unternehmensnahmen in der Domain, 30 GB Speicherplatz und Support rund um die Uhr. Die Apps können einzeln kostenlos heruntergeladen werden.
2. Microsoft To-Do
Microsoft To-Do auf Laptop und iPhone (Quelle)
Wer sich schon länger mit Selbstmanagement-Methoden und nützlichen Apps dafür beschäftigt, wird sich vermutlich an Wunderlist erinnern. Die beliebte Aufgabenverwaltungs-App wurde 2015 von Microsoft aufgekauft und soll durch Microsoft To-Do ersetzt werden.
Aktuell (Juli 2019) ist Wunderlist noch immer verfügbar, auch wenn die Software Microsoft zufolge in den Ruhestand versetzt werden soll, sobald die wichtigsten Funktionen in Microsoft To-Do integriert wurden.
Diese Aussage lässt hoffen, dass Microsoft To-Do früher oder später wirklich alle Funktionen bieten wird, die Wunderlist-Fans so schätzen gelernt haben, beispielsweise eine Gratisversion, Funktionen zur Zusammenarbeit, plattformübergreifende Funktionen, Benachrichtigungen und Unteraufgaben.
Für die GTD-Methode ist das „Mein Tag“-Feature praktisch: In diese Liste kannst du die Aufgaben hinzufügen, auf die du dich an einem Tag konzentrieren willst, damit du nicht von einer langen, unübersichtlichen Liste erschlagen wirst. Fans des agilen Projektmanagements werden diese Funktion besonders zu schätzen wissen.
AM BESTEN GEEIGNET FÜR: Agile Projektmanager, die Office 365 nutzen (möchten) und nach einem besonders einfachen, kostenlosen GTD-Tool suchen.
Preis: Kostenlos
3. OmniFocus
OmniFocus auf dem iPhone (Quelle)
OmniFocus ist nur auf iOS-Geräten verfügbar. Wer ein anderes Betriebssystem nutzt, kann direkt zu Punkt 5 springen. Für Apple-Nutzer*innen auf der Suche nach einer soliden GTD-App ist das Tool jedoch definitiv einen Blick wert.
OmniFocus ist für alle interessant, denen ein großer Funktionsumfang wichtiger ist als eine superaufgeräumte, schlichte Nutzeroberfläche.
Die neueste Version, OmniFocus 3, bietet neue Funktionen wie Automatisierung, Tags und Stapelverarbeitung. Wer sich intensiv mit Getting Things Done beschäftigen möchte, wird sich freuen, dass OmniFocus direkt auf Grundlage der GTD-Methode entwickelt wurde und alles Nötige bietet, was man für ihre Umsetzung braucht, von der Inbox über Funktionen zur Verarbeitung, Delegation und Organisation von Aufgaben bis hin zur regelmäßigen Durchsicht.
Ein Nachteil besteht darin, dass OmniFocus für Einzelpersonen entwickelt wurde und somit nicht wirklich für die Zusammenarbeit geeignet ist (für Teamprojekte ist das Tool OmniPlan separat verfügbar). Wenn deine Projekte viel Zusammenarbeit erfordern, benötigst du ein anderes Kollaborationstool.
AM BESTEN GEEIGNET FÜR: Personen, die GTD intensiv nutzen, vorwiegend alleine arbeiten, hauptsächlich Apple-Produkte verwenden und kein Problem damit haben, ein wenig Geld für ein GTD-Tool auszugeben.
Preis: 9,99 $ pro Monat im Abonnement (einschließlich Webversion) oder 49,99 $ (Standard) bzw. 99,99 $ (Pro) für die Standalone-Version.
4. Things
Listenansicht in der Things-App (Quelle)
Die App mit dem ungewöhnlichen Namen „Things“ wurde 2007 vom deutschen Startup Cultured Code als Mac-Programm entwickelt und gehörte zu den ersten Apps, die 2008 im neu eröffneten App Store für das iPhone veröffentlicht wurden.
Things blieb Apple treu und aktualisierte die beliebte Produktivitäts-App mit neuen Versionen für iPad und Apple Watch. In den Jahren 2009 und 2017 wurde Things mit dem renommierten Apple Design Award ausgezeichnet und die App wird kontinuierlich weiterentwickelt. Auf dem Blog des Unternehmens wird ausführlich über neue und geplante Funktionen informiert.
Things wird nicht ohne Grund schon seit über zehn Jahren immer beliebter: Nutzerrezensionen zufolge fügt sich das minimalistische Design wunderbar in das Apple-Ökosystem ein und die App hat genau den richtigen Funktionsumfang, um die GTD-Methode vollständig umzusetzen (beispielsweise mit Inbox, Ablagesystemen, To-Do-Listen und Kalender), ohne sich von unnötigen Funktionen ablenken zu lassen.
Während OmniFocus mit seiner Anpassbarkeit und seinem Funktionsumfang überzeugt, besticht Things durch seine Einfachheit und sein minimalistisches Design. Allerdings fehlen auch bei Things die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, das Tool ist also eher für die eigenen Aufgaben als für das ganze Team geeignet.
AM BESTEN GEEIGNET FÜR: Einzelnutzer*innen, die ein schlichtes, elegantes GTD-Tool suchen, das sich gut in die klare, minimalistische Ästhetik von Apple einfügt.
Preis: 9,99 $
5. Todoist
Tag ohne anstehende Aufgaben in Todoist im Browser (Quelle)
Wenn die letzten beiden Apps für dich nach der perfekten Lösung klangen, aber du kein Apple-Gerät besitzt, könnte Todoist für dich genau das Richtige sein. Todoist kombiniert die besten Elemente von OmniFocus und Things in einem plattformübergreifenden Paket und bietet sogar eine Browserversion.
Die App wurde 2007 vom bosnischen Flüchtling Amir Salihefendic entwickelt, um seine eigenen Projekte zu organisieren. Heute zählt Todoist ganze fünf Millionen Nutzer*innen.
Was ist das Besondere an Todoist? Es gibt eine Gratisversion, Funktionen zur Zusammenarbeit (die bei OmniFocus und Things fehlen) und zusätzliche Motivation durch Gamification: Karmapunkte belohnen für die Erledigung von Aufgaben.
Nicht zuletzt bietet Todoist alle nötigen Funktionen, um Aufgaben elegant und unkompliziert nach der GTD-Methode zu verwalten. Die größte Stärke des Tools liegt vielleicht darin, dass es auf jedem Gerät mit einem Browser verwendet werden kann. Außerdem ist Todoist einschließlich aller Hilfeseiten auf Deutsch verfügbar.
AM BESTEN GEEIGNET FÜR: Projektleiter*innen, die keine bestimmte Marke bevorzugen und ein praktisches, kostengünstiges Tool suchen, um Dinge zu erledigen.
Preis: Todoist ist kostenlos verfügbar. Für größere Teams gibt es die Premium- und Business-Versionen (3 bzw. 5 € pro Nutzer und Monat), die für mehr Personen und Projekte genutzt werden können und diverse Zusatzfunktionen wie Erinnerungen, Etiketten, Kommentare und Datei-Uploads oder Premium-Support bieten.
Was sind deine bevorzugten Apps für die GTD-Methode?
Wir hoffen, dass du unter den vorgestellten Tools eines finden konntest, das dir hilft, mit einem durchdachten System mehr Ordnung in deine täglichen Aufgaben zu bringen. Jeder Mensch nutzt andere Selbstmanagement-Methoden und so kann es eine Weile dauern, herauszufinden, was zur eigenen Arbeitsweise am besten passt.
Nutzt du bereits andere GTD-Apps, die erfolgreich deine Produktivität steigern? Erzähl es in den Kommentaren – und dann leg los und get things done!
Du möchtest mehr über die GTD-Methode und das Thema Zeitmanagement erfahren? Hier kannst du weiterlesen:
- Todoist und Wunderlist im Vergleich (Microsoft To-Do): Das Kopf-an-Kopf-Rennen der Aufgaben-Tools
- So hat „Getting Things Done“ mein Leben verändert: 5 Dinge, die ich gelernt habe
- 8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools
Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!
